Cómo 21 Degrees Digital simplificó la vida de la agencia con Bonsai

Solo queríamos un lugar donde los proyectos, el tiempo, los contratos y las facturas encajaran entre sí. Bonsai le fait.
— Aliko Mwambingu, gestor de cuentas

Una agencia en crecimiento, una pila en crecimiento

Con sede en Leeds, 21 Degrees Digital cuenta con 15 empleados que se encargan de los medios de comunicación de pago, el SEO y los proyectos web.

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A medida que aumentaba el trabajo con los clientes, también lo hacía el número de herramientas utilizadas:

• ClickUp para tareas y tiempo

• SharePoint para archivos

• HubSpot para el seguimiento de ventas

• Better Proposals + SignNow para presentaciones y firmas

• Muchas solicitudes de clientes.

• Xero para la facturación (actualizado manualmente)

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Cambiar entre seis aplicaciones diferentes ralentizaba el trabajo del equipo y ocultaba el coste real de cada uno de los contratos de sus clientes.

Nuestro espacio de trabajo en ClickUp estaba tan desordenado que nos pareció más fácil empezar de cero que limpiarlo.

— Rachel Scahill, directora de operaciones

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Buscando una casa

El equipo probó HoneyBook, HubPlanner y Many Requests, pero ninguno conectaba los proyectos y las finanzas de la forma que necesitaban. El enfoque integral de Bonsai —proyectos, propuestas, tiempo y facturación bajo un mismo techo— destacó por encima del resto.

La mayoría de las herramientas te piden que modifiques tu proceso. Bonsai ya se adapta al funcionamiento de las agencias.

— Rachel Scahill, directora de operaciones

Trasladarse en tres pasos

1. Importación de datos: se importaron a Bonsai los contratos en vigor, los registros de tiempo pasados y los contactos de HubSpot.

2. Configuración de plantillas: se crearon plantillas para PPC, SEO y tareas web para que los proyectos puedan iniciarse en cuestión de minutos.

3. Formación del equipo: una breve sesión a distancia permitió que todos se familiarizaran con el nuevo sistema.

Tres semanas después, ClickUp fue cancelado; solo quedaron Bonsai y Xero.

El día a día con el bonsái

• Las tareas del proyecto, las horas registradas y las facturas ahora comparten los mismos datos, por lo que los costes y los márgenes quedan claros.

• Una propuesta puede convertirse en un contrato firmado y una primera factura en un solo flujo de trabajo, lo que ahorra tiempo de administración.

• El planificador de recursos muestra quién tiene disponibilidad y quién está ausente esa semana, lo que reduce los conflictos de programación.

Funciones que más utiliza el equipo

• Recurso & planificador de capacidad

• Catálogo de servicios con tarifas uniformes.

• Automatización desde la propuesta hasta la factura

• Paneles de control de rentabilidad en tiempo real

Todos usan su parte de Bonsai, y los líderes siguen teniendo una visión clara de cómo nos va.

— Aliko Mwambingu, gestor de cuentas

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