Comment 21 Degrees Digital a simplifié la vie des agences grâce à Bonsai

Nous voulions simplement un endroit où les projets, les délais, les contrats et les factures s'imbriquent les uns dans les autres. Bonsai le fait.<0>
— Aliko Mwambingu, gestionnaire de comptes

Une agence en pleine croissance, une pile en pleine croissance

Basée à Leeds, 21 Degrees Digital compte 15 employés chargés des médias payants, du référencement naturel (SEO) et des projets web.

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À mesure que le travail des clients augmentait, le nombre d'outils utilisés augmentait également :

• ClickUp pour les tâches et le temps

• SharePoint pour les fichiers

• HubSpot pour le suivi des ventes

• Better Proposals + SignNow pour les présentations et les signatures

• Nombreuses demandes de la part des clients

• Xero pour la facturation (mise à jour manuelle)

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Le fait de passer d'une application à l'autre ralentissait l'équipe et masquait le coût réel de chacun de leurs contrats avec leurs clients.

Notre espace de travail ClickUp était tellement encombré qu'il semblait plus facile de repartir à zéro que de le nettoyer.

— Rachel Scahill, directrice des opérations

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À la recherche d'une maison

L'équipe a testé HoneyBook, HubPlanner et Many Requests, mais aucun de ces outils ne permettait de relier les projets et les finances comme elle le souhaitait. L'approche tout-en-un de Bonsai — projets, propositions, gestion du temps et facturation sous un même toit — s'est démarquée.

La plupart des outils vous demandent de modifier votre processus. Bonsai correspond déjà au mode de fonctionnement des agences.

— Rachel Scahill, directrice des opérations

Déménager en trois étapes

1. Importation des données: les contrats en cours, les journaux de temps passés et les contacts HubSpot ont été importés dans Bonsai.

2. Configuration des modèles – Des modèles PPC, SEO et de tâches web ont été créés afin que les projets puissent démarrer en quelques minutes.

3. Formation de l'équipe: une courte session à distance a permis à tout le monde de se familiariser avec le nouveau système.

Trois semaines plus tard, ClickUp a été annulé ; seuls Bonsai et Xero sont restés.

Au quotidien avec Bonsai

• Les tâches du projet, les heures suivies et les factures partagent désormais les mêmes données, ce qui permet de clarifier les coûts et les marges.

• Une proposition peut être transformée en contrat signé et en première facture dans un seul flux de travail, ce qui permet de gagner du temps en matière d'administration.

• Le planificateur de ressources indique qui est disponible et qui est absent cette semaine-là, ce qui réduit les conflits d'horaires.

Fonctionnalités les plus utilisées par l'équipe

• Ressource & planificateur de capacité

• Catalogue de services à tarifs uniformes

• Automatisation de la proposition à la facturation

• Tableaux de bord de rentabilité en temps réel

Chacun utilise son petit bout de bonsaï, et la direction a toujours une vision claire de nos performances.

— Aliko Mwambingu, gestionnaire de comptes

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