Como a 21 Degrees Digital simplificou a vida da agência com o Bonsai

Queríamos apenas um local onde os projetos, o tempo, os contratos e as faturas se encaixassem. O bonsai faz isso.

— Aliko Mwambingu, Gerente de Contas

Uma agência em crescimento, uma pilha em crescimento

Com sede em Leeds, a 21 Degrees Digital conta com 15 funcionários que atuam nas áreas de mídia paga, SEO e projetos web.

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À medida que o trabalho com os clientes aumentava, também aumentava o número de ferramentas utilizadas:

• ClickUp para tarefas e tempo

• SharePoint para arquivos

• HubSpot para acompanhamento de vendas

• Melhores propostas + SignNow para apresentações e assinaturas

• Muitas solicitações de pedidos de clientes

• Xero para faturamento (atualizado manualmente)

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Alternar entre seis aplicativos diferentes atrasava o trabalho da equipe e ocultava o custo real de cada um dos seus clientes.

Nosso espaço de trabalho no ClickUp estava tão desorganizado que parecia mais fácil começar do zero do que organizá-lo.

— Rachel Scahill, Diretora de Operações

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Procurando uma casa

A equipe testou o HoneyBook, o HubPlanner e o Many Requests, mas nenhum deles conectava projetos e finanças da maneira que eles precisavam. A abordagem completa da Bonsai — projetos, propostas, tempo e faturamento sob o mesmo teto — se destacou.

A maioria das ferramentas exige que você adapte seu processo. O Bonsai já se adapta à forma como as agências trabalham.

— Rachel Scahill, Diretora de Operações

Mudança em três etapas

1. Importação de dados – contratos ativos, registros de tempo anteriores e contatos do HubSpot foram transferidos para o Bonsai.

2. Configuração de modelos – Modelos de PPC, SEO e tarefas web foram criados para que os projetos possam ser iniciados em poucos minutos.

3. Treinamento da equipe – uma breve sessão remota deixou todos à vontade com o novo sistema.

Três semanas depois, o ClickUp foi cancelado; apenas o Bonsai e o Xero permaneceram.

O dia a dia com o bonsai

• As tarefas do projeto, as horas registradas e as faturas agora compartilham os mesmos dados, de modo que os custos e as margens ficam claros.

• Uma proposta pode se transformar em um contrato assinado e na primeira fatura em um único fluxo de trabalho, economizando tempo administrativo.

• O planejador de recursos mostra quem está disponível e quem está de folga naquela semana, reduzindo conflitos de agendamento.

Recursos que a equipe mais utiliza

• Planejador de capacidade de recursos &

• Catálogo de serviços com tarifas consistentes

• Automatização da proposta à fatura

• Painéis de rentabilidade em tempo real

Todos usam sua parte do Bonsai, e a liderança ainda tem uma visão clara de como estamos indo.

— Aliko Mwambingu, Gerente de Contas

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