Wie man einen Vertragsschreiben verfasst: 4 einfache Schritte (2025)

Um ein Vertragsschreiben zu verfassen, sollten Sie zunächst feststellen, wann dies erforderlich ist, beispielsweise bei Freiberuflern oder Auftragnehmern, für die formelle Unterlagen vorgeschrieben sind. Beginnen Sie mit grundlegenden Informationen, definieren Sie Begriffe klar und legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Stellen Sie sicher, dass das Schreiben bei Bedarf Geheimhaltungsklauseln enthält und Platz für Unterschriften bietet. Dieser Prozess schützt alle Beteiligten, indem er Erwartungen und rechtliche Verpflichtungen klarstellt. Verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine umfassende Vereinbarung erstellen, die Interessen schützt und gegenseitiges Verständnis sicherstellt.

Menschen sind sich ständig über Dinge einig. In der Regel sind diese Vereinbarungen informeller Natur und müssen nicht schriftlich festgehalten werden. Wenn jedoch ein Freiberufler oder Auftragnehmer beteiligt ist, kann es an der Zeit sein, sozusagen Stift und Papier zur Hand zu nehmen. In Fällen, in denen ein erhebliches Risiko besteht oder Sie sich und Ihren Kunden einfach schützen möchten, wird eine Vereinbarung empfohlen.

Wenn Sie denken, dass dies nur eine weitere Herausforderung für Freiberufler ist, liegen Sie falsch. Auch wenn Sie mit dem Verfassen eines Vertragsbriefs nicht vertraut sind, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Das Konzept ist eigentlich ganz einfach. Es ist leicht zu lernen, wie man ein Vereinbarungsschreiben verfasst und wann solche Dokumente erforderlich sind.

1. Der erste Schritt zum Verfassen eines Vertragsschreibens? Wissen, wann man eines verwendet

Um zu lernen, wie man einen Vertrag zwischen zwei Parteien verfasst, muss man zunächst eine Situation identifizieren, in der ein Vertrag notwendig oder hilfreich sein kann. Zu wissen, wann man eine Vereinbarungsschreiben verwendet, ist ein wichtiges Instrument im Projektmanagement und kann Ihnen später negative Auswirkungen ersparen.

Im Allgemeinen ist ein Vereinbarungsschreiben erforderlich, wenn Sie sich bereit erklärt haben, mit einem Kunden zusammenzuarbeiten, die Bedingungen der Vereinbarung jedoch nicht in einem rechtsverbindlichen Vertrag festgehalten wurden. Dies sind bekannte Szenarien für Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer, die keiner offiziellen Firma angehören und keine Arbeitsverträge abschließen.

Einige Freiberufler halten es für Zeitverschwendung, zu lernen, wie man einen Vertrag aufstellt. Beispielsweise haben Sie vielleicht gehört, dass mündliche Vereinbarungen ausreichend sind – dies ist ein weit verbreiteter Irrtum. Es gibt zwar Fälle, in denen eine mündliche Vereinbarung durchsetzbar ist, doch sind diese eher die Ausnahme als die Regel. Leider sind die Zeiten, in denen Geschäftsvereinbarungen mit einem einfachen Handschlag besiegelt wurden, längst vorbei. Heutzutage kann es kompliziert – ja sogar unmöglich – sein, mündliche Vereinbarungen durchzusetzen. Warum? Denn nichts hindert den Kunden daran, seine Meinung nachträglich zu ändern und seine ursprüngliche Vereinbarung falsch darzustellen.

Das ist natürlich das schlimmste Szenario. Es gibt auch Situationen, in denen Menschen einfach die ursprünglichen Bedingungen der Vereinbarung vergessen. Wir sind schließlich alle Menschen! Solche Situationen kommen häufig vor, insbesondere wenn zwischen der ursprünglichen Vereinbarung und dem Ende des Geschäftsverhältnisses viel Zeit vergangen ist. Ein schriftliches Vereinbarungsformular kann sicherstellen, dass die von Ihnen vereinbarten Bedingungen für beide Parteien unbestreitbar sind. Wenn die Einzelheiten der Vereinbarung schwarz auf weiß dokumentiert sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass es später zu Streitigkeiten über diese Bedingungen kommt, nahezu gleich null. Aus diesem Grund ist es für Freiberufler unerlässlich, zu lernen, wie man einen Vertrag zwischen zwei Parteien verfasst.

2. Als nächstes vereinbaren Sie die Bedingungen.

Viele Freiberufler und Berater begehen den Fehler, dass sie versuchen, eine Vereinbarung zu formulieren, bevor diese mündlich getroffen wurde. Dies kann eine Verschwendung von Zeit und Energie sein, da der Kunde das Vertragsschreiben möglicherweise als inakzeptabel empfindet. In diesem Fall müssen Sie wieder von vorne anfangen und den gesamten Prozess erneut durchlaufen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vor der Ausarbeitung eines formellen Dokuments, einschließlich einer Vereinbarung, auf einen gemeinsamen Nenner einigen.

Um zu einer angemessenen Vereinbarung zu gelangen, müssen Sie das Projekt von Anfang bis Ende durchdenken. Es kann eine gute Idee sein, Ihre Ideen gleich zu notieren. Schreiben Sie alle Gedanken und Fragen auf, die Sie beispielsweise zu Projektspezifikationen, Honorarvereinbarungen, Fristen und Zahlungen haben. Sie sollten auch Aspekte des Projekts berücksichtigen, wie beispielsweise die Anzahl der Überarbeitungen, zu denen Sie bereit sind, und etwaige Meilensteine, die Sie für den Projektabschluss festlegen möchten.

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Sobald Sie Ihre Gedanken zu den Projektbedingungen gesammelt haben, besteht der nächste Schritt darin, diese Gedanken Ihrem Kunden mitzuteilen. Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um eventuelle Fragen zu stellen und Feedback vom Kunden zu Ihren vorgeschlagenen Bedingungen einzuholen. Beachten Sie, dass es einige Zeit dauern kann, bis die Bedingungen so ausgehandelt sind, dass sie für beide Seiten akzeptabel sind. Trotzdem ist es wichtig, Geduld zu haben und sicherzustellen, dass Sie eine Vereinbarung treffen, mit der sowohl Sie als auch Ihr Kunde vollkommen zufrieden sind. Dadurch werden mögliche Unklarheiten oder Verzögerungen beim Verfassen des formellen Vertragsschreibens vermieden.

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3. Nachdem Sie nun wissen, wie man eine Vereinbarung verfasst, beginnen Sie mit dem Entwurf.

Ob Sie es glauben oder nicht, das Verfassen des eigentlichen Schreibens ist möglicherweise der einfachste Teil des gesamten Prozesses, in dem Sie lernen, wie man eine Vereinbarung schreibt. Sobald Sie wissen, ob ein solches Schreiben erforderlich ist, und die Bedingungen vereinbart wurden, müssen Sie nur noch die Bedingungen der Vereinbarung ordnungsgemäß dokumentieren. Wenn Sie die beiden anderen Schritte oben erfolgreich abgeschlossen haben, sollte dieser Teil ein Kinderspiel sein!

Sie sollten den Entwurfsprozess damit beginnen, ein kurzes Vorwort zum Vertragsschreiben zu verfassen. In diesem Abschnitt des Dokuments werden die Vertragsparteien (d. h. Sie und Ihr Kunde), der Zweck der Vereinbarung und das Datum des Inkrafttretens der Vertragsbedingungen angegeben. Ganz einfach, oder?

Als Nächstes sollten Sie das Vertragsschreiben selbst verfassen. Das Wichtigste dabei ist, dass das Vertragsschreiben alle Bedingungen enthält, die Sie und Ihr Kunde zuvor mündlich vereinbart haben. Lassen Sie nichts aus! Es spielt keine Rolle, wie lang der Brief letztendlich wird. Nehmen Sie sich die Zeit und den Raum, die Sie brauchen, um alles genau zu erklären. Dies ist möglicherweise der wichtigste Punkt, den man beim Erlernen des Verfassens einer Vereinbarung beachten sollte.

Wenn Sie beispielsweise vereinbart haben, während der gesamten Projektdauer regelmäßig Rechnungen zu versenden, sollten Sie dies unbedingt im Vertragsschreiben vermerken. Geben Sie außerdem an, wann der Kunde sich zur Zahlung dieser Rechnungen verpflichtet hat, beispielsweise innerhalb einer Woche oder eines Monats nach Erhalt der Rechnung. Es ist äußerst wichtig, solche Bedingungen zu dokumentieren, da sie Ihnen helfen können, etwaige Streitigkeiten oder Probleme mit Ihrem Kunden in der Zukunft zu lösen. Anstatt sich beispielsweise über Zahlungsbedingungen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen zu streiten, können Sie einfach höflich auf den Absatz im Vertragsschreiben verweisen, in dem festgelegt ist, was der Kunde bereits vereinbart und unterzeichnet hat!

Sie können natürlich bei der Ausarbeitung Ihres Vertragsschreibens alles selbst neu erfinden, aber es gibt auch viele Vertragsvorlagen, aus denen Sie wählen können. Dadurch sparen Sie Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie alle wichtigen Komponenten haben, um den Brief offiziell zu gestalten. Die Verwendung einer Vorlage ist auch eine gute Idee, wenn Sie sich noch etwas unsicher sind, wie man einen Vertrag richtig aufsetzt.

4. Unterschreiben Sie schließlich auf der gepunkteten Linie (oder einer beliebigen Linie!).

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie beim Verfassen eines Vertrags zwischen zwei Parteien beachten sollten, ist die Unterschrift. Tatsächlich muss das Schreiben mindestens zwei Unterschriften tragen – Ihre und die Ihres Kunden. In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, die Vereinbarung zusätzlich von einem Zeugen unterzeichnen zu lassen. Dies ist zwar nicht unbedingt erforderlich, könnte jedoch eine zusätzliche Schutzebene für den Vertrag darstellen. Wenn Sie Ihren Kunden um eine Unterschrift bitten, lassen Sie ihn bitte auch das Datum eintragen. Dies beweist, dass die Vereinbarung vor Beginn des Projekts unterzeichnet wurde, und verleiht dem Dokument zusätzliche Legitimität. Bonsai bietet einen kostenlosen Online-Signaturgenerator, mit dem Sie Ihre Dokumente elektronisch signieren können.

Das Erlernen des effektiven Verfassens eines Vertragsbriefs ist nur eines von vielen Hilfsmitteln, die Ihnen das Leben als Freiberufler erleichtern und angenehmer machen können. Insbesondere kann es Ihnen helfen, Konflikte zu vermeiden und Ihre Arbeit angenehmer zu gestalten. Der Historiker und Philosoph Arnold J. Toynbee sagte einmal: „Die höchste Errungenschaft besteht darin, die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit zu verwischen.“ Möchten Sie weitere Tipps und Hilfsmittel, um dieses ultimative Ziel zu erreichen? Probieren Sie Bonsai noch heute kostenlos aus!