Rechnungsstellung für Freiberufler: Schritt-für-Schritt-Anleitung 2025

Die Rechnungsstellung durch Freiberufler ist unerlässlich, um zeitnahe Zahlungen sicherzustellen und Professionalität zu wahren. Um als Freiberufler eine Rechnung zu erstellen, erstellen Sie zunächst einen detaillierten Rechnungskopf mit Ihren Unternehmensdaten und den Kundendaten. Listen Sie die angebotenen Dienstleistungen, Termine und Zahlungsbedingungen klar auf. Verwenden Sie professionelle Vorlagen oder Software, um den Prozess zu optimieren und Fehler zu vermeiden. Die Gewährleistung von Genauigkeit und Klarheit in Ihren Rechnungen hilft Ihnen nicht nur, pünktlich bezahlt zu werden, sondern erhöht auch Ihre Glaubwürdigkeit gegenüber Ihren Kunden. Im Jahr 2025 können Tools wie Bonsai die Rechnungsstellung schneller und effizienter machen, sodass Freiberufler sich auf ihre Kernarbeit konzentrieren können und gleichzeitig finanzielle Stabilität gewährleistet ist.

Wie man als Freiberufler eine Rechnung erstellt: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Egal, wie sehr Sie Ihre Arbeit lieben, Sie müssen trotzdem bezahlt werden! Unabhängig davon, ob Sie mehrere kleinere Kunden oder einige wenige Großaufträge haben, ist es entscheidend, dass Sie über ein professionelles und präzises Zahlungssystem verfügen.

Die Erstellung einer korrekten Rechnung trägt dazu bei, dass Sie korrekt und pünktlich bezahlt werden, und kann auch Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen – nichts wirkt unprofessioneller als eine hastig zusammengestellte Rechnung voller Fehler!

Kunden werden eher wieder mit Ihnen zusammenarbeiten wollen, wenn Sie in all Ihren Unterlagen einen gepflegten, professionellen Eindruck hinterlassen.

Sie können eine Rechnung von Grund auf neu erstellen (lesen Sie diesen Leitfaden weiter!) oder Rechnungsvorlagen verwenden, um schneller loszulegen!

Schauen wir uns einmal genauer an, was Sie genau angeben müssen, wenn Sie eine Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten versenden.

1. Erstellen Sie einen Rechnungskopf mit Ihren Unternehmensdaten

Was ist das Erste, was Kunden sehen, wenn sie Ihre Freiberuflerrechnung öffnen? Die Kopfzeile natürlich! Ihre Kopfzeile muss alle Ihre Geschäftsinformationen klar und ästhetisch ansprechend darstellen. Es sollte folgende Informationen enthalten:

• Ihr Firmenname oder, falls Sie keinen haben, Ihr vollständiger Name

• Ihre Geschäftsadresse

• Kontaktdaten, einschließlich Ihrer Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website

• Eine Steueridentifikationsnummer für Ihr Unternehmen, falls Sie eine haben.

Achten Sie beim Grafikdesign darauf, dass Ihr Logo und Ihre Grafiken gut lesbar sind und professionell wirken. Die Informationen sollten oben auf Ihrer Rechnung linksbündig ausgerichtet sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Wenn Sie noch kein eigenes Logo oder Branding haben, stellen Sie einfach sicher, dass alle Ihre Informationen klar und gut sichtbar sind.

2. Geben Sie die Kontaktdaten Ihres Kunden an

Als Nächstes sollte eine Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten immer die Daten Ihres Kunden enthalten, darunter:

• Der Name des Kunden oder dessen Firmenname

• Die Geschäftsadresse des Kunden

• Name der Kontaktperson, die die Rechnung erhält (falls zutreffend)

• Kontaktdaten des Kunden oder Unternehmens, einschließlich Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Die Gewährleistung korrekter Kundendaten zeigt, dass Sie professionell sind und auf Details achten, was sich positiv auf Sie als Freiberufler auswirkt.

Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass der Kunde Ihre Rechnung schnell und effizient bearbeitet – insbesondere, wenn Sie eine große Firma mit vielen verschiedenen Abteilungen in Rechnung stellen.

Genaue Angaben helfen dabei, die richtige Person innerhalb des Unternehmens zu erreichen, sodass Sie unnötige Zahlungsverzögerungen vermeiden können.

3. Rechnungsinformationen angeben

Außerdem müssen Sie auf Ihrer Freiberuflerrechnung das Ausstellungsdatum und die Rechnungsnummer angeben.

Das Datum ist für Ihre Steuerunterlagen unerlässlich und nützlich, wenn Sie eine Zahlungsverzögerung haben und auf die Rechnung zurückgreifen müssen.

Das Ausstellungsdatum der Rechnung bestimmt häufig das Zahlungsziel (in der Regel 30 Tage ab Ausstellung) und hilft Ihrem Kunden zu wissen, wann die Zahlung erwartet wird.

Ebenso wichtig ist es, für jede Rechnung, die Sie versenden, eine eindeutige Rechnungsnummer zu vergeben. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über Zahlungen im Zusammenhang mit bestimmten Projekten und können Kunden, die möglicherweise mehrere Rechnungen von Ihnen erhalten haben, besser bedienen.

Die Nummerierung Ihrer Rechnungen können Sie selbst festlegen – einige Freiberufler verwenden fortlaufende Nummern, während andere bestimmte Codes für bestimmte Projektarten oder Kunden bevorzugen. Sowohl das Datum als auch die Rechnungsnummer helfen Ihnen dabei, ein ordentliches Buchführungssystem zu führen, was besonders wichtig ist, wenn die Steuererklärung ansteht!

4. Beschreibung der gelieferten Waren/Dienstleistungen

Dieser Teil ist möglicherweise der wichtigste – Sie müssen alle Waren oder Dienstleistungen beschreiben, die Sie für den Kunden erbracht haben. Es sollte eine klare Aufschlüsselung der Kosten für jeden Artikel oder jede Dienstleistung enthalten. Falls zutreffend, geben Sie bitte Folgendes an:

• Kosten pro Einheit

• Anzahl der bereitgestellten Einheiten

• geleistete Arbeitsstunden

• Der Preis, zu dem Dienstleistungen berechnet werden.

Durch Klarheit lassen sich Rückfragen und Missverständnisse vermeiden und der Zahlungsprozess beschleunigen.

Wenn Sie Kosten wie Reisekosten, die Nutzung von Requisiten oder sonstige Ausgaben im Zusammenhang mit der Ausführung Ihrer Arbeit in Rechnung stellen, geben Sie diese bitte deutlich in der Rechnung an. Die diesbezüglichen Bedingungen sollten vor Abschluss der Arbeiten mit dem Kunden vereinbart worden sein.

5. Anwendbare Steuern auflisten

Wenn Sie Steuern auf Ihre Arbeit berechnen müssen, müssen Sie die anwendbaren Steuern auf Ihrer Rechnung einzeln aufführen. Geben Sie jede Art von Steuer klar an – diese hängen von Ihrem Standort ab, können jedoch bundesstaatsspezifische Umsatzsteuern, GST oder Mehrwertsteuer umfassen.

Fügen Sie Informationen zur Steuerberechnung hinzu, damit Ihr Kunde leicht nachvollziehen kann, wie Sie Ihre Gesamtbeträge berechnet haben. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, und erleichtern sich das Leben erheblich, wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuererklärung zu machen!

6. Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen an

Es ist unerlässlich, mit dem Kunden klare Erwartungen hinsichtlich des Zeitpunkts der Bezahlung zu vereinbaren. Ihre Rechnung sollte immer das Zahlungsziel und alle anderen Zahlungsbedingungen enthalten, wie z. B. Verzugsgebühren oder Skonti bei sofortiger Zahlung.

Hier können Sie auch die Zahlungsarten auflisten, die Sie akzeptieren, z. B. Schecks, Kreditkarten, Online-Überweisungen von Geschäftskonten oder andere Plattformen wie PayPal oder Venmo.

Klare Bedingungen bedeuten, dass Sie im Falle einer Zahlungsstreitigkeit oder eines Zahlungsverzugs auf etwas Konkretes zurückgreifen können.

7. Erwägen Sie, Notizen mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuzufügen.

In diesem Abschnitt können Sie spezifische Begriffe hinzufügen, die sich auf die von Ihnen angebotenen Waren oder Dienstleistungen beziehen. Dazu können Rückgabebedingungen, Informationen zur Produktgarantie, Urheberrechtshinweise oder alles andere gehören, was für die Art Ihrer Arbeit relevant ist.

Wenn Sie diese Informationen in Ihre Rechnung aufnehmen, sind Sie auf der sicheren Seite und haben im Falle eines Rechtsstreits etwas, worauf Sie sich beziehen können. Es zeigt auch, dass Sie ein professioneller und sorgfältiger Mitarbeiter sind, was das Vertrauen Ihrer Kunden in Sie stärkt.

Fünf Dinge, die auf allen Rechnungen von Freiberuflern enthalten sein sollten

Freelancer-Rechnungen unterscheiden sich zwar je nach Tätigkeitsbereich, aber es gibt fünf Dinge, die immer auf jeder Freelancer-Rechnung enthalten sein müssen !

Diese sind:

• Ihre Kontaktdaten: Dies ist ein Bezugspunkt für Ihre Kunden. Es sollte Kontaktdaten, Ihren vollständigen Namen und Ihr Firmenlogo (falls vorhanden) enthalten.

• Kontaktdaten des Kunden: So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung an die richtige Stelle/Person gelangt.

• Rechnungsnummer und Datum: Jede Rechnung sollte eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Ausstellungsdatum zur Nachverfolgung enthalten. Dies ist nützlich für Ihre Steuerunterlagen und auch für Ihre Kunden, wenn es darum geht, ihre verschiedenen Zahlungen nachzuverfolgen.

• Klare Zahlungsbedingungen: Geben Sie klar an, wann die Zahlung für Ihre Waren oder Dienstleistungen fällig ist, und legen Sie alle weiteren Zahlungsbedingungen fest, wie z. B. Verzugsgebühren. Führen Sie in diesem Abschnitt die Zahlungsmethoden auf, die Sie akzeptieren.

• Detaillierte Leistungen und Kosten: Jede Rechnung eines Freiberuflers sollte eine detaillierte Auflistung der für den Kunden erbrachten Leistungen und eine klare Aufschlüsselung der Kosten enthalten. Dies sorgt für Transparenz und verringert die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten erheblich.

Zusammen helfen Ihnen diese Komponenten dabei, eine professionelle und informative Rechnung zu erstellen, die den gesamten Rechnungsstellungsprozess reibungslos und effizient ablaufen lässt.

Wie Sie mit Bonsai kostenlos eine Rechnung erstellen

Wir haben also alles zusammengefasst, was Sie in Ihrer Freelancer-Rechnung angeben müssen. Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen können. Können Sie Google Docs, Word oder Excel verwenden? Können Sie eine Rechnung auf Ihrem iPhone erstellen? Es gibt eine Vielzahl von Tools für Freiberufler, aber eine der einfachsten und effizientesten Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen, ist die Verwendung einer der kostenlosen Vorlagen von Bonsai!

Wie man sich anmeldet

Bonsai ist ein Tool für die Unternehmensführung und bietet unter anderem eine große Auswahl an Dokumenten, die Ihnen helfen, Ihre Geschäfte besser zu führen. Die Anmeldung ist einfach und völlig kostenlos. Sobald Sie sich angemeldet haben, erhalten Sie Zugriff auf die kostenlosen, benutzerfreundlichen Vorlagen von Bonsai.

Die richtige Vorlage auswählen

Sobald Sie sich angemeldet haben, müssen Sie eine geeignete Vorlage auswählen! Es gibt eine große Auswahl an verschiedenen Vorlagen für alle möglichen Berufe – hier sind einige der besten Optionen für Freiberufler!

Vorlage für freiberufliche Rechnungen

Dies ist der Goldstandard unter den Rechnungsvorlagen für Freiberufler. Es ist vollständig mit Ihrem Branding editierbar und enthält alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnung professionell und korrekt ist.

Rechnungsvorlage für Selbstständige

Dies ist eine großartige Wahl für alle Selbstständigen – egal, ob Sie freiberuflich nebenberuflich tätig sind oder einen florierenden Kundenstamm haben, mit dieser Vorlage können Sie schnell professionelle und präzise Rechnungen erstellen.

Vorlage für wiederkehrende Rechnungen

Freiberuflich tätig zu sein bedeutet nicht, dass man keine regelmäßige Arbeit hat! Wenn Sie einen Stammkunden haben, der immer dieselben Dienstleistungen in Anspruch nimmt, können Sie diese Vorlage für wiederkehrende Rechnungen verwenden, um zu vermeiden, dass Sie immer wieder dasselbe schreiben müssen! Diese Rechnung ist ideal, unabhängig davon, ob Ihre Rechnungsstellung wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder in einem anderen Zeitrahmen erfolgt.

Branchenspezifische Vorlagen

Einige freiberufliche Tätigkeiten erfordern spezielle Vorlagen, um den besonderen Merkmalen der Arbeit Rechnung zu tragen.

Wenn Sie beispielsweise als freiberuflicher Fotograf tätig sind, können Sie die kostenlose Rechnungsvorlage für Fotografen verwenden. Mit dieser Vorlage können Sie die Informationen an die Art der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen anpassen, z. B. ob Sie Hochzeitsfotografie, Porträtfotografie oder andere Dienstleistungen anbieten. Außerdem können Sie alle Kosten auflisten, die während des Fotoshootings anfallen, wie z. B. Reisekosten, Requisiten oder sonstige Ausgaben.

Bonsai bietet auch andere spezifische Vorlagen für andere freiberufliche Tätigkeiten an, wie z. B. eine Rechnungsvorlage für Personal Trainer, eine Rechnungsvorlage für Nachhilfelehrer und eine Rechnungsvorlage für Lebensberater – stöbern Sie einfach in der großen Auswahl an Vorlagen, um diejenige zu finden, die am besten zu Ihrer Tätigkeit passt!

Eingabe Ihrer Daten

Sobald Sie Ihre bevorzugte Vorlage ausgewählt haben, können Sie diese bearbeiten. Wenn Sie Firmen- oder persönliche Logos oder Designs haben, können Sie diese hinzufügen, damit die Rechnung Ihr Branding widerspiegelt.

Stellen Sie sicher, dass Sie die anderen Abschnitte so bearbeiten, dass sie Ihre Kontaktdaten, die Daten Ihres Kunden, die von Ihnen bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen, die Zahlungsdetails und alle anderen spezifischen Angaben enthalten.

Quellen

https://www.linkedin.com/pulse/freelance-work-rise-hanna-larsson/

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