Wie sieht eine Rechnung aus?

Wussten Sie, dass eines der Schlüsselelemente für ein florierendes Geschäftdie „Rechnungsstellung” ist?

Bei der Rechnungsstellung an Ihre Kunden sollten Sie möglichst wenig Zeit verlieren und die Rechnung so schnell wie möglich versenden.

Aber Moment mal! Wie sieht eine Rechnung aus?

Eine Rechnung ist ein Dokument (in gedruckter oder digitaler Form), das wichtige Informationen enthält, die Ihre Kunden zur Bearbeitung der fälligen Zahlung benötigen. Es sollte die Kosten und die Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Produkte sowie weitere Informationen enthalten, die Ihnen eine schnelle Bezahlung ermöglichen.

Nicht genügend Informationen? Lesen Sie diesen Artikel weiter, und am Ende werden Sie eine Vorstellung davon haben, wie Ihre Rechnung aussehen sollte. Oder noch besser: Lernen Sie, wie Sie & eine Rechnung schnell und professionell erstellen können.

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem die Bezahlung der von Ihnen gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen verlangt wird. Und was ist mit „Wie sieht eine Rechnung aus?“ Das hängt von der Vorlage und dem Format ab, das Sie wählen, und umfasst die folgenden 8 Schlüsselelemente:

1. Firmenname und Details

Durch die Angabe Ihres Firmennamens und Ihrer Kontaktdaten kann der Empfänger den Absender der Rechnung leichter erkennen. Die Angaben können E-Mail-Adresse, Telefonnummer (für den Fall, dass der Kunde Fragen oder Anliegen hat), Anschrift und das Logo Ihres Unternehmens umfassen.

2. Kundendaten

Fügen Sie auch die Kundendaten zu Ihrer Rechnung hinzu. Geben Sie deren Namen, Adresse und Kontaktdaten an, auch wenn die Zusendung digital erfolgt.

3. Rechnungsnummer

Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige fortlaufende Kennung für jede neue Rechnung (z. B. 001, 002, 003 usw.). Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung mit einer eindeutigen Nummer gekennzeichnet ist. Dies hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben und Ihre Zahlungen zu verfolgen.

4. Rechnungsdatum und Zahlungsziel

Durch die Angabe des Zahlungsziels teilen Sie Ihren Kunden mit, wann Sie mit der Zahlung rechnen. Darüber hinaus sollten Sie auch das Rechnungsdatum angeben, das im Wesentlichen den Zeitpunkt der Rechnungsstellung angibt.

5. Menge und Preise

Listen Sie die Waren und Dienstleistungen auf, die Sie Ihrem Kunden geliefert haben, sowie den jeweils fälligen Betrag. Vergessen Sie nicht, die Menge des Produkts anzugeben.

6. Gesamtbetrag

Der Gesamtbetrag ist der Gesamtwert der Rechnung, der noch nicht bezahlt wurde. Es wird oft sowohl in Zahlen als auch in Worten angegeben, in der Regel am unteren Rand.

7. Bankverbindung

Die Angabe Ihrer Bankverbindung auf Ihrer Rechnung erleichtert Ihrem Kunden die Zahlungsabwicklung. Wenn Sie jedoch keine Zahlungen per Banküberweisung akzeptieren, können Sie diese Informationen weglassen, da sie nicht erforderlich sind.

8. Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen entsprechen der Anzahl der Tage für die fälligen Zahlungen, zum Beispiel Net10, Net30 oder Net15 – das bedeutet 10, 30 oder 15 Tage. Vergessen Sie nicht, Ihre bevorzugten Zahlungsmethoden anzugeben.

Wie gestaltet man eine Rechnung?

Es reicht nicht aus, zu wissen, was in einer Rechnung enthalten sein muss. Befolgen Sie diese Tipps, um eine einfache und übersichtliche Rechnung zu erstellen, mit der Sie Zahlungen pünktlich einziehen können.

• Entwerfen Sie Ihre Struktur

Der erste Schritt besteht darin, die Rechnung zu skizzieren. Strukturieren Sie es so, dass alle wichtigen Elemente innerhalb der Standardränder von 8,5 Zoll × 11 Zoll einer Rechnung Platz finden. Auch wenn Sie die Rechnung per E-Mail versenden, sollten Sie sie so gestalten, dass sie innerhalb der Standardränder liegt (für den Fall, dass Ihre Kunden die von Ihnen gesendeten Dokumente ausdrucken möchten).

Bestimmte Bereiche für wichtige Details festlegen. Beispielsweise ein oberer Bereich für Kundendaten, eine detaillierte Liste der Produkte und Dienstleistungen, ein unterer Bereich für Zahlungsbedingungen usw.

• Machen Sie es einfach und klar

Bei der Erstellung einer Rechnung sollte darauf geachtet werden, dass diese für den Kunden verständlich ist, damit er die angegebenen Daten nachvollziehen kann. Sie können beispielsweise eine Tabelle erstellen, in der Sie die Liste der Dienstleistungen oder Produkte und die fälligen Beträge in separaten Spalten auflisten. Darüber hinaus können Sie Farben verwenden, um wichtige Informationen in der Rechnung modisch hervorzuheben und sie besser lesbar zu machen.

• Personalisieren Sie es!

Eine Möglichkeit, den Prozess der Rechnungsgestaltung zu vereinfachen, besteht darin, Ihren Unternehmensstil und Ihr Design zu integrieren. Durch die Einbindung des Logos und der Farbpalette Ihres Unternehmens wird das Rechnungsdesign einzigartig und individuell gestaltet. Dies ist besonders wichtig für designorientierte Unternehmen wie Webdesigner oder Grafikdesigner.

• Platz für Beschreibungen sicherstellen

Beim Erstellen einer Rechnung sollten Sie einen Platz für Ihre Leistungsbeschreibungen reservieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie komplexe Dienstleistungen anbieten, die etwas längere Beschreibungen erfordern.

• Zahlungsbedingungen klar angeben

Zwar sind Zahlungsbedingungen nicht die grundlegendsten Informationen in Ihrer Rechnung, aber sie sind wichtig genug, dass Sie ihnen in Ihrem Design Platz einräumen sollten. Geben Sie Ihre Zahlungsbedingungen klar an, zusammen mit den bevorzugten Zahlungsmethoden und etwaigen Verzugsgebühren, die Sie berechnen.

• Fälligkeitsdatum und Betrag hervorheben

Einer der Hauptzwecke Ihrer Rechnung besteht darin, Ihren Kunden mitzuteilen, wie viel sie Ihnen für Ihre Dienstleistungen schulden und wann sie Sie bezahlen müssen. Um sicherzustellen, dass die Rechnung klar und deutlich empfangen wird, heben Sie das Fälligkeitsdatum und den Gesamtbetrag Ihrer Rechnung hervor. Eine Möglichkeit dafür ist die Verwendung von fetten oder großen Schriftarten, um die Aufmerksamkeit des Kunden zu erregen.

Wie erstellt man & schnell eine Rechnung & professionell?

‍

Mit Rechnungsvorlagen können Sie schnell und professionell Rechnungen erstellen und versenden. Und wenn Sie entschlossen sind, Ihre Rechnungen zu optimieren, um einen besseren Eindruck bei Ihren Kunden zu hinterlassen, sollten Sie den Einsatz einer Rechnungssoftware in Betracht ziehen.

Bonsai ist ein Rechnungsstellungstool, das Rechnungsvorlagen für eine schnelle und einfache Rechnungsstellung generiert und bereitstellt. Mit diesem Tool erstellen Sie in wenigen Minuten eine Rechnung, die Sie versenden können, um schnellere Zahlungen zu erhalten.

Aber das ist noch nicht alles: Bonsai verfügt über einige herausragende Funktionen, wie wiederkehrende Abrechnungen, automatisierte Zahlungen, E-Mail-Follow-ups und vieles mehr. Bonsai kann wirklich zu Ihrem täglichen Begleiter und, ganz ehrlich, zu Ihrem digitalen besten Freund werden. Dieses unverzichtbare, zeitsparende Tool werden Sie haben wollen.

Schlussfolgerung

Die Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, unabhängig von Branche und Größe. Achten Sie darauf, den Inhalt gegenüber dem Design oder der Verpackung zu priorisieren, denn das ist es, was Ihren Kunden am wichtigsten ist.

Versuchen Sie dennoch, sich von anderen abzuheben und professionell zu wirken, denn das kann für manche Kunden ausschlaggebend sein.

Machen Sie sich das Leben leichter und melden Sie sich bei Bonsai Invoices an, um schneller bezahlt zu werden!