¿Cómo es una factura?

¿Sabías que uno de los elementos clave para que un negocio prospere esla «facturación»?

A la hora de facturar a tus clientes, es mejor no perder demasiado tiempo y enviar la factura lo antes posible.

¡Pero espera! ¿Cómo es una factura?

Una factura es un documento (impreso o digital) que contiene información esencial que sus clientes necesitarán para procesar el pago correspondiente. Debe incluir el coste y la descripción de los servicios o productos proporcionados, junto con otra información que le permita cobrar rápidamente.

¿No hay suficiente información? Continúa leyendo este artículo y, al final, tendrás una idea de cómo debería ser tu factura. O mejor aún, aprenda a crear & y envíe una factura de forma rápida y profesional.

Una factura es un documento en el que se solicita el pago de los bienes y servicios que has proporcionado. Y en cuanto a «¿cómo es una factura?», Depende de la plantilla y el formato que elijas, que incluyen los siguientes 8 elementos clave:

1. Nombre y datos de la empresa

Incluir el nombre de su empresa y sus datos de contacto ayuda al destinatario a reconocer el «remitente» de la factura. Los detalles pueden incluir el correo electrónico, el número de contacto (por si el cliente tiene alguna pregunta o duda), la dirección y el logotipo de tu empresa.

2. Datos del cliente

Añade también los datos del cliente a tu factura. Incluya su nombre, dirección y datos de contacto, incluso si se envía por correo electrónico.

3. Número de factura

Un número de factura es una identificación secuencial única para cada nueva factura (por ejemplo, 001, 002, 003, etc.). Asegúrese de que cada factura esté marcada con un número único. Esto te ayudará a organizarte y llevar un control de tus pagos.

4. Fecha de la factura y fecha de vencimiento del pago

Incluir la fecha de vencimiento del pago indica a tus clientes cuándo esperas que se realice el pago. Además, también debe incluir la fecha de la factura, que básicamente registra cuándo se entregó la factura.

5. Cantidad y precios

Enumere los bienes y servicios que proporcionó a su cliente y el importe adeudado por cada uno. No olvides mencionar la cantidad del producto.

6. Importe total adeudado

El importe total adeudado es el valor total de la factura que queda pendiente de pago. A menudo se menciona tanto en números como en letras, normalmente en la parte inferior.

7. Datos bancarios

Incluir tus datos bancarios en la factura facilita el proceso de pago a tu cliente. Sin embargo, si no aceptas pagos mediante transferencias bancarias, puedes excluir esta información en particular, ya que no es necesaria.

8. Condiciones de pago

Las condiciones de pago se refieren al número de días para los pagos vencidos, por ejemplo, Net10, Net30 o Net15, lo que significa 10, 30 o 15 días. No olvides incluir tus métodos de pago preferidos.

¿Cómo diseñar una factura?

No basta con saber qué incluir en una factura. Siga estos consejos sobre cómo diseñar una factura que sea sencilla y clara y que además le permita cobrar los pagos a tiempo.

• Diseña tu estructura

El primer paso es esbozar la factura. Estructúrela para que quepan todos los elementos esenciales dentro de los márgenes estándar de 8,5 pulgadas × 11 pulgadas de una factura. Aunque envíes la factura por correo electrónico, diseña la factura de manera que se ajuste a los márgenes estándar (por si tus clientes desean imprimir los documentos que les envías).

Designa ciertos espacios para detalles esenciales. Por ejemplo, un espacio superior para los datos del cliente, una lista detallada de productos y servicios, un espacio inferior para las condiciones de pago, etc.

• Hazlo sencillo y claro.

Al crear una factura, prioriza que sea lo suficientemente comprensible para que el cliente entienda los datos mencionados. Por ejemplo, puede crear una tabla para detallar la lista de servicios o productos y los importes adeudados en columnas separadas. Además, puede utilizar colores para resaltar de forma elegante la información importante de la factura y hacerla más legible.

• ¡Personalízalo!

Una forma de simplificar el proceso de diseño de facturas es incorporar el estilo y el diseño de su empresa. Incorporar el logotipo y la paleta de colores de tu empresa hará que el diseño de la factura sea único y personalizado. Esto es especialmente importante para empresas centradas en el diseño, como diseñadores web o diseñadores gráficos.

• Asegúrese de dejar espacio para las descripciones.

Al redactar una factura, es posible que desee reservar un espacio para las descripciones de sus servicios. Esto es especialmente importante si ofreces servicios complejos que requieren descripciones algo extensas.

• Establezca claramente las condiciones de pago.

Aunque las condiciones de pago no son la información más importante de tu factura, son lo suficientemente importantes como para que les dediques un espacio en tu diseño. Asegúrate de indicar claramente tus condiciones de pago, junto con los métodos de pago preferidos y los recargos por demora que cobrarás.

• Resalte la fecha de vencimiento y el importe.

Uno de los principales objetivos de tu factura es informar a tus clientes de cuánto te deben por tus servicios y cuándo deben pagarte. Para garantizar que la factura se reciba con claridad, destaque la fecha de vencimiento y el importe total adeudado. Una forma de hacerlo es utilizando fuentes en negrita o de gran tamaño para llamar la atención del cliente.

¿Cómo crear & enviar una factura rápidamente & de forma profesional?

‍

Puede utilizar plantillas de factura para crear y enviar una factura de forma rápida y profesional. Y si estás decidido a perfeccionar tus facturas para causar una mejor impresión en tus clientes, considera la posibilidad de utilizar un software de facturación.

Bonsai es una herramienta de facturación que genera y proporciona plantillas de facturas para facturar de forma rápida y sencilla. Con esta herramienta, tendrás una factura lista en cuestión de minutos para enviarla y acelerar los pagos.

Pero eso no es todo; Bonsai tiene algunas características excepcionales, como facturación recurrente, pagos automatizados, seguimientos por correo electrónico y mucho más. El bonsái puede convertirse realmente en tu compañero diario y, francamente, en tu mejor amigo digital. Querrás tener esta herramienta imprescindible que te ahorrará tiempo.

Conclusión

La facturación es fundamental para todas las empresas, independientemente de su sector y tamaño. Asegúrate de dar prioridad al contenido sobre el diseño o el embalaje, eso es lo que más les importará a tus clientes.

Dicho esto, intenta destacar y dar una imagen profesional, ya que eso puede ser decisivo para algunos clientes.

¡Haz tu vida más fácil y regístrate en Bonsai Invoices para cobrar más rápido!