W-9 vs. W-4: Wesentliche Unterschiede zwischen den beiden IRS-Formularen

Das Herzstück jedes florierenden Unternehmens ist ein solides Verständnis der finanziellen Verpflichtungen, wozu auch das Wissen über den Umgang mit Buchhaltung, Steuern und Dokumentation gehört. Es geht nicht nur darum, Zahlungen zu erhalten, Ihre Beiträge zu zahlen und Fristen einzuhalten – es geht darum, das Wie und Warum des Prozesses zu verstehen.

Als Unternehmer oder Arbeitnehmer kann es jedoch oft verwirrend und überwältigend sein, sich im Dschungel der IRS-Anforderungen zurechtzufinden, insbesondere wenn es darum geht, die Unterschiede zwischen Steuerformularen wie W-2, W-9 und W-4 zu verstehen. Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Unternehmer oder Angestellter sind oder gerade erst anfangen, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihnen insbesondere die Komplexität der Formulare W-9 und W-4 Kopfzerbrechen bereitet hat.

Du bist nicht allein. Die Verwirrung um Steuerformulare rührt oft daher, dass sie ähnlich aussehen und sich in ihren Funktionen überschneiden. Glücklicherweise decken diese beiden Formulare sehr unterschiedliche Aspekte der Steuererklärung und Steuerkonformität ab.

In diesem Blogbeitrag gehen wir darauf ein, was die einzelnen Formulare sind, vergleichen ihre Unterschiede und geben Tipps, was Sie in jedes Formular eintragen sollten, um Genauigkeit zu gewährleisten. Wenn Sie diese Details kennen, können Sie sich viel einfacher und gelassener auf die bevorstehende Steuersaison vorbereiten.

Was ist ein W-9?

Schauen wir uns zunächst einmal an, was ein W-9 ist. Das IRS-Formular W-9 mit dem offiziellen Titel „Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Bescheinigung” ist ein grundlegendes Steuerdokument, das von Unternehmen, Selbstständigen und unabhängigen Auftragnehmern gleichermaßen ausgefüllt wird. Seine Hauptaufgabe besteht darin, den Austausch von Steuerinformationen zwischen den an Finanztransaktionen beteiligten Parteien zu erleichtern.

Das W-9-Formular ist das Instrument, mit dem ein Unternehmen, das einen Auftragnehmer, Freiberufler oder Gig-Worker beschäftigt, die an diese Personen oder Unternehmen geleisteten Zahlungen an die US-Steuerbehörde IRS meldet. Dies ist besonders wichtig für Zahlungen, die als „Nicht-Arbeitnehmer-Vergütung“ klassifiziert sind und üblicherweise auf einem 1099-NEC-Formular dokumentiert werden. Die Zahler sind verpflichtet, das Formular W-9 bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrags vorzulegen, und die Zahlungsempfänger sind verpflichtet, es auszufüllen.

Im Wesentlichen wird das W-9-Formular von einer Person oder einem Unternehmen (dem Zahlungsempfänger) beim Zahler eingereicht, wobei diese ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) angeben – dies kann die Sozialversicherungsnummer (SSN), die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) oder die individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) sein –, um eine korrekte Angabe des Einkommens für Steuerzwecke sicherzustellen.

Was ist ein W-4?

Das Formular W-4, offiziell bekannt als „Employee's Withholding Certificate” (Steuerbescheinigung für Arbeitnehmer), spielt für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine entscheidende Rolle, wenn es um Lohnsteuern geht. Im Gegensatz zum W-9, das in erster Linie von Auftragnehmern und Freiberuflern verwendet wird, ist das W-4 ein wesentliches Dokument für die Steuerabzüge von Personen, die einer traditionellen Beschäftigung nachgehen.

Der Hauptzweck des W-4-Formulars ist vielfältig und hat viele Verwendungszwecke:

• Ergibt das Jahreseinkommen
• Offenlegung von Steuerzahlerinformationen, Bestätigung der Steueridentifikationsnummer, Erklärung des Steuerstatus und Feststellung der Steuerschuld
• Unterstützt Arbeitgeber bei der Ermittlung des korrekten Betrags der einzubehaltenden Bundessteuer vom Gehalt eines Arbeitnehmers. Dieser Betrag wird im Laufe des Jahres beim IRS hinterlegt.
• Gibt dem IRS eine Vorstellung davon, wie viel Einkommensteuer der Arbeitnehmer für das Jahr zahlen muss, damit diese Steuer schrittweise von jedem Gehaltsscheck einbehalten werden kann.
• Leistet Beiträge zur Sozialversicherung und Medicare über Einzahlungen, damit die Einkünfte der Arbeitnehmer ordnungsgemäß diesen Programmen zugewiesen werden. Dadurch wird auch die Einhaltung des Bundesgesetzes über Versicherungsbeiträge (FICA) gewährleistet.

Berechnung der W-4-Quellensteuer

Die Berechnung der Quellensteuer auf Grundlage eines W-4-Formulars erfolgt nach einer speziellen IRS-Formel, die Steuerinformationen überprüft und das Einkommen des Arbeitnehmers, die Häufigkeit der Gehaltszahlungen und die im W-4-Formular angegebenen Informationen berücksichtigt. Der Betrag basiert auf mehreren Faktoren in Ihrem W-4-Formular, darunter:

• Ihr Steuerstatus
• Ob Sie mehr als einen Job haben
• Ob Sie unterhaltsberechtigte Personen haben oder nicht
• Alle zusätzlichen Einkünfte oder Steuerabzüge, die Sie erwarten

Der Zweck? Um Mitarbeitern zu helfen, eine hohe Steuerrechnung am Jahresende zu vermeiden. Außerdem verhindert es, dass sie im Laufe des Jahres zu viel Steuern zahlen, und vergleicht Steuerinformationen. Dadurch erhalten sie die hohe Steuerrückerstattung, auf die wir uns alle zu Beginn jedes Jahres freuen.

Was ist der Hauptunterschied zwischen W-9 und W-4?

Der Hauptunterschied zwischen W-9- und W-4-Formularen liegt in ihrer Zielgruppe. Sie können die Art des Formulars auch nach steuerlichen Zwecken unterscheiden. Das Formular W-9 wird in erster Linie von Freiberuflern, unabhängigen Auftragnehmern und anderen Arten von Nicht-Angestellten verwendet, um ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) den Unternehmen mitzuteilen, die sie bezahlen.

Im Gegensatz dazu wird das Formular W-4 ausschließlich von Arbeitnehmern verwendet, um Arbeitgebern mitzuteilen, wie viel Bundessteuer von ihrem Gehalt einbehalten werden soll. Das Formular W-4 ist ein wichtiges Instrument für Arbeitnehmer, um ihre Lohnsteuern zu kontrollieren und festzulegen, wie viel Geld ihnen im Laufe des Jahres zu Steuerzwecken von ihrem Lohn abgezogen wird.

Wer benötigt das Formular W-4?

Für Arbeitnehmer in traditionellen Beschäftigungsverhältnissen ist das W-4-Formular unverzichtbar, um die Vorschriften der US-Steuerbehörde IRS einzuhalten und eine optimale finanzielle Situation zu gewährleisten. Vom neuen Mitarbeiter, der seine Karriere in einem Unternehmen beginnt, bis hin zu Personen, die bedeutende Veränderungen in ihrem Leben erfahren, spielt das W-4-Formular eine entscheidende Rolle bei der Handhabung ihrer Steuersituation.

Neue Mitarbeiter

Sobald Sie Mitarbeiter eines Unternehmens werden, stellt das Unternehmen Unterlagen für die Einarbeitung aus. In diesen Unterlagen müssen Sie ein W-4-Formular ausfüllen. Es handelt sich um eine einmalige Anforderung zu Beginn Ihrer Beschäftigung, deren Genauigkeit jedoch von entscheidender Bedeutung ist.

Warum, fragen Sie?

Wenn ein neuer Mitarbeiter kein W-4-Formular einreicht, behält der Arbeitgeber standardmäßig den höchsten Steuersatz ein und geht dabei von einem ledigen Status ohne Anpassungen aus. Dies könnte zu höheren Kosten führen und dazu, dass ein größerer Teil Ihres Einkommens für Steuern einbehalten wird. Durch das rechtzeitige und korrekte Ausfüllen des Formulars W-4 wird sichergestellt, dass die Einbehaltung Ihrer tatsächlichen Steuerschuld entspricht, wodurch eine Über- oder Unterzahlung von Steuern während des Jahres verhindert wird.

Mitarbeiter passen Steuerabzüge an

Es gibt Fälle, in denen Arbeitnehmer ihre Steuerabzüge anpassen müssen. Der Arbeitnehmer passt die Einbehaltung anhand verschiedener Faktoren an. Beispielsweise könnten sie feststellen, dass zu viel oder zu wenig Steuern von ihrem Gehalt einbehalten werden, was sich auf ihre Finanzplanung und Steuererklärung auswirkt.

Arbeitnehmer können ihrem Arbeitgeber jederzeit während ihres Arbeitsverhältnisses ein neues W-4-Formular vorlegen, wenn sie eine Anpassung für notwendig halten. Diese Flexibilität ermöglicht es ihnen, ihre Einbehaltungen als Reaktion auf Änderungen ihrer Steuersituation, wie z. B. ein Nebeneinkommen oder eine Diskrepanz in früheren Steuerschätzungen, genau anzupassen.

Wenn die Einbehaltungen nicht bei Bedarf angepasst werden, kann dies zu unerwarteten Steuerverbindlichkeiten oder zu geringeren Rückerstattungsbeträgen als erwartet am Jahresende führen. Umgekehrt können Sie durch proaktive Maßnahmen zur Verwaltung der Einbehaltungen über das Formular W-4 solche Überraschungen vermeiden und Ihre finanzielle Situation über das ganze Jahr hinweg ausgeglichener gestalten.

Mitarbeiter, die große Veränderungen in ihrem Leben erleben

Verschiedene wichtige Veränderungen im Leben können die Steuersituation eines Arbeitnehmers drastisch verändern, darunter:

• Ehe
• Scheidung
• Die Geburt oder der Tod eines Kindes
• Der Verlust des Arbeitsplatzes eines Ehepartners
• Hauptpflegeperson für ein Familienmitglied werden

In diesen Fällen ist eine Überarbeitung des W-4-Formulars unerlässlich. Beispielsweise kann eine Ehe dazu führen, dass ein Arbeitnehmer einen anderen Steuerstatus und mögliche Steuerabzüge wie den Ehegattenfreibetrag geltend machen kann. Durch die Geburt eines Kindes können Steuergutschriften wie die Steuergutschrift für Kinder hinzukommen. Das Formular wird vom Arbeitnehmer angefordert, der seine persönlichen Daten aktualisiert, um die Vorteile dieser Gutschriften zu nutzen.

Wenn Sie die W-4 nach solchen Lebensereignissen nicht aktualisieren, kann dies zu unangemessenen Steuerabzügen führen und potenzielle Probleme bei der Steuererklärung verursachen. Es kann sich auch auf Steuerrückerstattungen oder Steuerverbindlichkeiten auswirken. Durch die rechtzeitige Aktualisierung des W-4-Formulars als Reaktion auf diese Lebensveränderungen bleiben die Einbehaltungen mit der neuen finanziellen Realität synchronisiert, was angesichts der veränderten Umstände für Seelenfrieden und finanzielle Stabilität sorgt.

Was steht auf dem Formular W-4?

Die aktuelle Version des Formulars W-4 umfasst verschiedene Aspekte, die Arbeitnehmern und Arbeitgebern dabei helfen, die Steuerabzüge korrekt zu bestimmen. Es beginnt mit einer Reihe von Abschnitten, die vom Arbeitnehmer ausgefüllt werden und die Angaben zum Steuerzahler überprüfen. Unten finden Sie ein Feld, in das der Arbeitgeber seinen Namen und seine Adresse, Ihr erstes Arbeitsdatum und seine EIN-Nummer eintragen kann.

Das Formular endet mit einer Reihe von Anweisungen, die Informationen zum Ausfüllen der einzelnen Abschnitte enthalten und die Kriterien für die Quellensteuer unterscheiden. Sie müssen alle Angaben korrekt ausfüllen und das Formular vollständig ausfüllen, um eine zu geringe oder zu hohe Steuerabzug zu vermeiden. Jede falsche Angabe oder Auslassung kann zu einer ungenauen Quellensteuer führen, was eine potenzielle Steuerschuld oder eine unerwartet hohe Steuerrückerstattung zur Folge haben kann.

Altes vs. neues W-4-Formular

Das Formular W-4, das zuletzt im Jahr 2020 aktualisiert wurde, wurde im Oktober 2023 einigen Änderungen unterzogen. Diese Aktualisierungen sind subtil, aber sie sind wichtig, um genaue und konforme Steuerpraktiken zu gewährleisten.

Hier sind die wichtigsten Änderungen:

• Entfernung der Verweise auf den Steuerabzugsrechner: Die US-Steuerbehörde IRS hat die Verweise auf den Steuerabzugsrechner aus dem Formular entfernt. Diese Änderung vereinfacht das Formular und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf die aktuell benötigten Informationen zu konzentrieren, ohne externe Schätztools verwenden zu müssen.
• Aktualisiertes Arbeitsblatt für Abzüge 2023: Das Arbeitsblatt für Abzüge wurde mit aktualisierten Finanzinformationen für 2023 überarbeitet, damit die Einbehaltungen den neuesten Steuerrichtlinien und Schwellenwerten entsprechen.
• Erläuterung zu Schritt 2(c): Schritt 2(c) befasst sich mit mehreren Arbeitsplätzen oder Situationen, in denen beide Ehepartner berufstätig sind. Es enthält nun zusätzlichen Text, der klarere Hinweise dazu gibt, wer das Kontrollkästchen für zwei Jobs verwenden sollte, und hilft den Mitarbeitern dabei, eine genaue Auswahl zu treffen, die ihrer Beschäftigungssituation entspricht.

Es ist wichtig zu beachten, dass derzeitige Mitarbeiter, die über ein gültiges W-4-Formular verfügen, nicht allein aufgrund dieser Neugestaltungen ein neues Formular ausfüllen müssen. Trotzdem sollten Arbeitgeber ihre Teams auf diese Änderungen aufmerksam machen.

Darüber hinaus können die Angaben auf dem bestehenden W-4-Formular weiterhin zur Berechnung der Einbehaltungen herangezogen werden, es sei denn, der Arbeitnehmer muss seinen Steuerstatus oder Anpassungen aktualisieren. In Fällen, in denen ein neues Formular erforderlich ist, sollte jedoch die aktuellste Version des W-4-Formulars ausgefüllt werden.

Was Arbeitnehmer auf dem Formular W-4 angeben müssen

Beim Ausfüllen des W-4-Formulars müssen Arbeitnehmer bestimmte wichtige Angaben machen, damit die Steuerabzüge korrekt berechnet werden können. Das Formular besteht aus fünf Abschnitten mit wesentlichen Elementen, die enthalten sein müssen:

1. Schritt 1 – Persönliche Angaben: Dazu gehören der vollständige Name des Mitarbeiters, seine Adresse, seine Sozialversicherungsnummer und sein Steuerstatus.
2. Schritt 2 – Mehrere Arbeitsplätze oder berufstätiger Ehepartner: Falls zutreffend, müssen Arbeitnehmer angeben, ob sie mehrere Arbeitsplätze haben oder ob ihr Ehepartner berufstätig ist.
3. Schritt 3 – Unterhaltsberechtigte: Die Angabe von Unterhaltsberechtigten wirkt sich auf die Höhe der einbehaltenen Steuern aus. Arbeitnehmer mit unterhaltsberechtigten Personen, wie beispielsweise Kindern, sollten dies genau angeben, um von möglichen Steuergutschriften wie der Steuergutschrift für Kinder zu profitieren.
4. Schritt 4 – Weitere Anpassungen: In diesem Abschnitt können detailliertere Anpassungen vorgenommen werden. Dazu gehören sonstige Einkünfte (nicht aus Erwerbstätigkeit), andere Abzüge als der Standardfreibetrag und alle zusätzlichen Einbehaltungen, die Ihr Arbeitgeber von Ihrem Gehalt abziehen soll.
5. Schritt 5 – Unterschrift: In diesem letzten Schritt wird das Formular von Ihnen unterschrieben und datiert, um zu bestätigen, dass die angegebenen Informationen fehlerfrei sind. Ohne Ihre Unterschrift ist das Formular ungültig.

Während alle Mitarbeiter die Schritte 1 und 5 (persönliche Angaben und Unterschrift) ausfüllen müssen, sind die Schritte 2 bis 4 optional und hängen von Ihrer individuellen Steuersituation ab.

Wer benötigt das Formular W-9?

Nun zum Formular W-9. Dieses Formular ist für alle Personen unerlässlich, die außerhalb des traditionellen Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnisses tätig sind, wie beispielsweise Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer. In einigen anderen Situationen kann das Formular W-9 erforderlich sein.

Unabhängige Auftragnehmer

Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer, Freiberufler oder Gig-Arbeiter sind, der für ein Unternehmen und dessen Kunden tätig ist, arbeiten Sie für jemanden, sind aber nicht bei diesem Unternehmen angestellt. In diesen Fällen sind W-9-Formulare Ihre wichtigsten Steuerunterlagen. Mit dem Formular W-9 geben Sie einem Kunden die wichtigsten Informationen, die er benötigt, um Ihre Zahlungen an die US-Steuerbehörde IRS zu melden. Egal, ob Sie Grafikdesigner, Berater, Texter oder Teilzeit-Programmierer sind – dieses Formular ist ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres Finanz-Toolkits.

Neue Mitglieder aus dem Bereich Banken oder Kreditinstitute

Einstieg in die Welt der Geschäftskonten oder Kredite? Auch hier kommt das Formular W-9 zum Einsatz. Wenn Sie ein neues Konto bei einer Bank oder einem Kreditinstitut eröffnen, werden Sie möglicherweise nach einem W-9-Formular gefragt.

Warum?

Denn alle Zinsen oder Dividenden, die Sie erhalten, müssen gemeldet werden, in der Regel auf einem Formular 1099-INT. Auf diese Weise kann das Finanzinstitut gegenüber dem IRS Transparenz und Korrektheit wahren und sicherstellen, dass alle Erträge, die Sie über Ihre Konten erzielen, gemeldet werden.

Immobilien- und Schuldentransaktionen

Die andere beteiligte Partei kann bei bestimmten Arten von Immobilien- und Schuldtransaktionen ein W-9-Formular von Ihnen verlangen, darunter:

• Hypothekenzinszahlungen
• Rückzahlung von Studentenkrediten
• Immobilientransaktionen und -investitionen
• Begleichung bestimmter Arten von Schulden

Dadurch erhalten sie die notwendigen Informationen, um alle Transaktionen und Investitionen korrekt an die US-Steuerbehörde IRS zu melden, in der Regel mithilfe der Formulare 1098 und 1099.

Was steht auf dem Formular W-9?

Das W-9-Formular scheint auf den ersten Blick recht einfach zu sein, aber jeder Abschnitt spielt eine wichtige Rolle für den reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens oder Ihrer freiberuflichen Tätigkeit. Es enthält Informationen zum Zahler, Felder, die vom Zahlungsempfänger auszufüllen sind, sowie Anweisungen zum Ausfüllen. Werfen wir einen Blick auf die jüngsten Änderungen aus dem Jahr 2023 und darauf, was Sie für eine genaue und effiziente Steuererklärung beachten sollten.

Altes vs. neues W-9-Formular

Das W-9-Formular wurde im Laufe der Jahre mehrfach überarbeitet. Die Version vor 2023 konzentrierte sich in erster Linie auf die Erfassung der Steueridentifikationsnummer (TIN) von US-Steuerzahlern. Personen und ansässige Ausländer für verschiedene Meldepflichten. Dieses Formular war einfach zu verstehen, enthielt jedoch keine spezifischen Details für komplexere Unternehmensstrukturen. Die Nichteinhaltung – beispielsweise die Nichtangabe der korrekten TIN – kann zu einer Quellensteuer führen, d. h. zu einer Situation, in der der Zahler einen festgelegten Steuersatz von den geleisteten Zahlungen einbehalten muss.

Aus diesem Grund wurde in der neuen Überarbeitung von 2023 eine bemerkenswerte Änderung vorgenommen. Eine neue Zeile 3b wurde speziell für Durchlaufgesellschaften wie Personengesellschaften und Trusts eingeführt. Diese Zeile ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, die das Formular W-9 an eine Personengesellschaft, einen Trust oder einen Nachlass übermitteln und ausländische Partner, Eigentümer oder Begünstigte haben. Es wurde entwickelt, um den Prozess der Identifizierung und Meldung indirekter ausländischer Beteiligungen an diesen Unternehmen zu optimieren und entspricht den Anforderungen der Anhänge K-2 und K-3 des Formulars 1065.

Dieses Update sorgt für mehr Klarheit und Genauigkeit im Berichtsprozess, insbesondere für Unternehmen mit komplexen Strukturen, an denen ausländische Partner beteiligt sind. Wenn Sie aus den USA kommen Bürger oder Ausländer mit Wohnsitz in den USA bedeutet dies eine bessere Einhaltung der IRS-Vorschriften und eine reibungslosere Abwicklung der internationalen Aspekte der Unternehmensbesteuerung.

Was Arbeitnehmer auf dem Formular W-9 angeben müssen

Das W-9-Formular ist einfach aufgebaut, aber jeder Abschnitt hat seine eigene Bedeutung. Die Angaben, die Sie in Ihrem Formular machen müssen, umfassen:

• Zeilen 1 & 2 – Identifizierende Angaben: Hier geben Sie Ihren vollständigen Namen und gegebenenfalls den Namen Ihres Unternehmens an. Es ist wichtig, diese Angaben genau so anzugeben, wie Sie Ihre Steuererklärung einreichen.
• Zeile 3 – Bundessteuerklassifizierung: In diesem Teil legen Sie Ihre Unternehmensstruktur dar. Sind Sie als Einzelunternehmen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Personengesellschaft oder vielleicht als S-Corporation oder C-Corporation klassifiziert? Diese Einstufung bestimmt, wie Ihr Einkommen besteuert wird. Und vergessen Sie nicht, dass Sie mit den neuesten Aktualisierungen für 2023 zusätzliche Angaben zu ausländischen Partnern oder Begünstigten in Zeile 3b machen müssen, wenn Sie eine Durchlaufgesellschaft sind.
• Zeile 4 – Befreiungen: Hier geben Sie an, ob Ihr Unternehmen von der Quellensteuerpflicht oder der FATCA-Meldepflicht befreit ist. In diesem Abschnitt können Sie Ihren „Code für steuerbefreite Zahlungsempfänger“ oder „Code für die Befreiung von der FACTA-Meldepflicht“ eingeben. Sie können diesen Abschnitt nicht als Einzelperson ausfüllen.
• Zeilen 5 & 6 – Adresse & Kontonummern: Ihre Hauptgeschäftsadresse, einschließlich Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl.
• Zeile 7 – Kontonummer: Viele Auftragnehmer arbeiten mit mehreren Unternehmen oder Lieferanten zusammen. In diesen Fällen füllen sie mehrere W-9-Formulare aus. Die Lieferantennummer identifiziert die Beziehung zwischen Zahler und Zahlungsempfänger. Wenn dies auf Sie zutrifft, geben Sie in diesem Abschnitt eine eindeutige Lieferantennummer an, um anzugeben, auf welches Konto sich das W-9-Formular bezieht.
• Teil I – Steueridentifikationsnummer (TIN): Ihre SSN, EIN oder ITIN
• Teil II – Beglaubigung: Ihre Unterschrift und das Datum der Unterzeichnung. Dieser Abschnitt dient dazu, zu bestätigen, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt und aktuell sind.

Der Rest des Formulars besteht aus Anweisungen, die Ihnen helfen, das Formular korrekt auszufüllen. Es ist wichtig, diese Anweisungen durchzulesen, um Fehler zu vermeiden.

Wichtige Erkenntnisse

Das Formular W-4 wird von Arbeitnehmern verwendet, um Arbeitgebern mitzuteilen, wie viel Bundessteuer von ihrem Gehalt einbehalten werden soll.

Das Formular W-9 wird von unabhängigen Auftragnehmern, Freiberuflern und Gig-Workern verwendet, um ihre Steueridentifikationsnummer (TIN) an die Unternehmen weiterzugeben, die sie bezahlen.

Die Überarbeitung des W-4-Formulars für 2023 entfernt Verweise auf den Steuerabzugsrechner, aktualisiert die Beträge auf dem Arbeitsblatt für Abzüge und fügt einen erläuternden Text für Abschnitt 2(c) hinzu.

Die Überarbeitung des W-9-Formulars im Jahr 2023 führt eine neue Zeile für Durchlaufgesellschaften wie Personengesellschaften und Trusts ein, um Informationen über indirekte ausländische Partner, Eigentümer oder Begünstigte anzugeben.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die Folgen, wenn man kein W-9-Formular einreicht?

Wenn Sie das Formular W-9 nicht einreichen, kann dies zu einer Quellensteuer führen, bei der der Zahler gesetzlich verpflichtet ist, Steuern in Höhe eines bestimmten Satzes (derzeit 24 % im Jahr 2023) von Ihren Zahlungen einzubehalten. Dies kann Sie viel Geld kosten, da Ihnen Strafen oder Einkommensverluste entstehen können.

Können Sie sowohl auf dem Formular W-9 als auch auf dem Formular W-4 Steuerbefreiungen geltend machen?

Auf dem Formular W-9 können Sie Steuerbefreiungen geltend machen, wenn Sie bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. wenn Sie von der Ersatzsteuer oder der FATCA-Meldepflicht befreit sind. Das W-4-Formular konzentriert sich jedoch auf Freibeträge und Anpassungen aufgrund persönlicher und finanzieller Umstände, wie z. B. Unterhaltsberechtigte oder zusätzliche Einkünfte. Die in diesen Formularen geltend gemachten Ausnahmen dienen unterschiedlichen Zwecken und sind spezifisch für den Kontext jedes Formulars.

Wie oft sollten Sie Ihre W-4- und W-9-Informationen aktualisieren?

Sie sollten Ihr W-4-Formular aktualisieren, wenn Sie eine neue Stelle antreten oder sich wesentliche Änderungen in Ihrem Leben oder Ihrer finanziellen Situation ergeben, wie z. B. eine Änderung des Familienstands, die Geburt eines Kindes oder eine Änderung Ihres Einkommens. Das W-9-Formular aktualisieren Sie nur, wenn sich Ihre persönlichen oder geschäftlichen Daten ändern, z. B. bei einem neuen Firmennamen oder einer neuen Steueridentifikationsnummer (TIN).

Weitere Informationen zu den Formularen W-4 oder W-9, einschließlich aktualisierter Kopien, finden Sie direkt auf der Website der US-Steuerbehörde IRS oder im kostenlosen, online ausfüllbaren W9-Formular von Bonsai. Wenn Sie Hilfe bei der Steuererklärung benötigen oder die Freelancer-Produkte von Bonsai ausprobieren möchten, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an!

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