W-9 vs W-4: Principais diferenças entre os dois formulários do IRS

No centro de todo negócio próspero está uma sólida compreensão das obrigações financeiras, e isso inclui saber como lidar com sua contabilidade, impostos e documentação. Não se trata apenas de receber pagamentos, pagar suas dívidas e cumprir prazos — trata-se de entender os porquês e os comos do processo.

Mas, como empresário ou funcionário, navegar pelo labirinto de exigências do IRS pode muitas vezes parecer confuso e opressor, especialmente quando se trata de compreender as diferenças entre formulários fiscais como os formulários W-2, W-9 e W-4. Quer você seja um empresário ou funcionário experiente ou esteja apenas começando, é provável que as complexidades dos formulários W-9 e W-4, em particular, tenham lhe causado algumas dores de cabeça.

Você não está sozinho. A confusão entre os formulários fiscais decorre frequentemente da sua aparência semelhante e das suas funcionalidades sobrepostas. Felizmente, esses dois formulários atendem a aspectos muito diferentes da declaração e conformidade tributária.

Nesta postagem do blog, vamos explicar o que é cada formulário, comparar suas diferenças e dar dicas sobre o que você deve incluir em cada um para garantir a precisão. Conhecer esses detalhes pode ajudá-lo a se preparar para a próxima temporada de impostos com muito mais facilidade e tranquilidade.

O que é um W-9?

Primeiro, vamos ver o que é um W-9. O formulário W-9 do IRS, oficialmente intitulado Solicitação de Número de Identificação Fiscal e Certificação, é um documento fiscal fundamental que deve ser preenchido por empresas, trabalhadores autônomos e prestadores de serviços independentes. Sua principal função é facilitar a troca de informações fiscais entre as partes envolvidas em transações financeiras.

O W-9 é a ferramenta pela qual uma empresa que contrata um prestador de serviços, freelancer ou trabalhador temporário declara os pagamentos feitos a esses indivíduos ou entidades ao IRS. Isso é especialmente importante para pagamentos classificados como “Remuneração de não funcionários”, que geralmente são documentados em um formulário 1099-NEC. Os pagadores têm a responsabilidade de fornecer o formulário W-9 no momento da assinatura do contrato de trabalho, e os beneficiários são obrigados a preenchê-lo.

Essencialmente, o W-9 é apresentado a um pagador por uma pessoa ou entidade empresarial (o beneficiário), que fornece o seu Número de Identificação Fiscal (TIN) — que pode ser um Número de Segurança Social (SSN), Número de Identificação do Empregador (EIN) ou Número de Identificação Fiscal Individual (ITIN) — para garantir a declaração precisa dos rendimentos para efeitos fiscais.

O que é um W-4?

O formulário W-4, oficialmente conhecido como Certificado de Retenção do Empregado, desempenha um papel fundamental para empregados e empregadores no que diz respeito aos impostos sobre o trabalho. Ao contrário do W-9, que é usado principalmente por prestadores de serviços e freelancers, o W-4 é um documento essencial para a retenção de impostos de pessoas que trabalham em empregos tradicionais.

O objetivo principal do W-4 é múltiplo e tem muitas utilidades:

• Relata a receita do ano
• Divulga informações sobre o contribuinte, certifica o número de identificação fiscal, declara a situação fiscal e determina a obrigação tributária.
• Orienta os empregadores na determinação do valor correto do imposto de renda federal a ser retido do salário de um funcionário. Esse valor é depositado no IRS ao longo do ano.
• Dá ao IRS uma ideia do valor do imposto de renda que o funcionário deverá pagar no ano, para que possam retê-lo gradualmente de cada salário.
• Contribui para a Previdência Social e o Medicare por meio de depósitos, para que os rendimentos dos funcionários sejam devidamente alocados a esses programas. Isso também garante a conformidade com a Lei Federal de Contribuições para Seguros (FICA).

Cálculo da retenção W-4

O cálculo da retenção com base no formulário W-4 envolve uma fórmula específica do IRS que analisa as informações fiscais e considera os rendimentos do funcionário, a frequência dos pagamentos e as informações fornecidas no formulário W-4. O valor é baseado em vários fatores do seu W-4, incluindo:

• Seu status de declaração
• Se você tem mais de um emprego
• Se você tem ou não dependentes
• Qualquer renda adicional ou deduções fiscais que você espera ter

O objetivo? Para ajudar os funcionários a evitar uma grande conta tributária no final do ano. Isso também evita que eles paguem impostos a mais ao longo do ano e compara informações fiscais. Isso permite que eles obtenham aquele grande reembolso de impostos que todos nós esperamos ansiosamente no início de cada ano.

Qual é a principal diferença entre o W-9 e o W-4?

A principal diferença entre os formulários W-9 e W-4 reside no público-alvo a que se destinam. Você também pode diferenciar o tipo de formulário de acordo com suas finalidades fiscais. O formulário W-9 é usado principalmente por freelancers, prestadores de serviços independentes e outros tipos de não funcionários para fornecer seu Número de Identificação Fiscal (TIN) às entidades que os remuneram.

Em contrapartida, o formulário W-4 é utilizado exclusivamente pelos funcionários para indicar aos empregadores o valor do imposto de renda federal que deve ser retido do salário do funcionário. O W-4 é uma ferramenta essencial para os funcionários controlarem seus impostos sobre a folha de pagamento e determinarem quanto dinheiro será retido de seus salários ao longo do ano para fins fiscais.

Quem precisa do formulário W-4?

Para os trabalhadores com emprego tradicional, o W-4 é imprescindível para o cumprimento das regulamentações do IRS e para uma situação financeira ideal. Desde os novos contratados que iniciam sua jornada na empresa até aqueles que passam por mudanças significativas na vida, o formulário W-4 desempenha um papel fundamental na forma como sua situação fiscal é tratada.

Novas contratações

No momento em que você se torna funcionário de uma empresa, ela emite a documentação necessária para a sua integração. Nesses documentos, você deve preencher um formulário W-4. É um requisito único no início do seu emprego, mas sua precisão é crucial.

Por quê, você pergunta?

Bem, se um novo funcionário não apresentar um W-4, o empregador irá reter o imposto na taxa mais alta, assumindo o status de solteiro sem ajustes. Isso pode resultar em custos mais elevados e uma parcela maior de seus rendimentos sendo retida para impostos. O preenchimento oportuno e preciso do W-4 garante que a retenção esteja alinhada com sua obrigação tributária real, evitando o pagamento excessivo ou insuficiente de impostos ao longo do ano.

Funcionários ajustando retenções fiscais

Há momentos em que os funcionários podem precisar ajustar suas retenções fiscais. O funcionário ajusta a retenção com base em vários fatores. Por exemplo, eles podem perceber que está sendo retido um valor excessivo ou insuficiente de imposto de seus salários, afetando seu planejamento financeiro e declaração de imposto de renda.

Os funcionários podem reenviar um novo W-4 aos seus empregadores a qualquer momento durante o seu emprego, quando considerarem que é necessário um ajuste. Essa flexibilidade permite que eles ajustem suas retenções em resposta a mudanças em sua situação fiscal, como uma renda secundária ou uma discrepância nas estimativas fiscais anteriores.

Não ajustar as retenções quando necessário pode levar a obrigações fiscais inesperadas ou valores de reembolso inferiores ao esperado no final do ano. Por outro lado, tomar medidas proativas para gerenciar as retenções por meio do W-4 pode evitar essas surpresas e proporcionar uma situação financeira mais equilibrada ao longo do ano.

Funcionários passando por grandes mudanças na vida

Várias mudanças importantes na vida podem alterar drasticamente a situação fiscal de um funcionário, incluindo:

• Casamento
• Divórcio
• O nascimento ou a morte de uma criança
• A perda do emprego do cônjuge
• Tornar-se o principal responsável pelos cuidados de um membro da família

Nesses casos, é imperativo revisar o formulário W-4. Por exemplo, um casamento pode qualificar um funcionário para um status de declaração diferente e possíveis deduções fiscais, como o Crédito Fiscal por Casamento. A adição de um filho pode dar direito a créditos fiscais, como o Crédito Fiscal por Filhos. O formulário é solicitado pelo funcionário, que atualiza suas informações pessoais para obter os benefícios desses créditos.

Não atualizar o W-4 após tais eventos da vida pode resultar em retenções fiscais inadequadas e levar a possíveis problemas durante a declaração de impostos. Também pode afetar reembolsos ou obrigações fiscais. A atualização oportuna do W-4 em resposta a essas mudanças na vida permite que as retenções permaneçam em sincronia com a nova realidade financeira, proporcionando tranquilidade e estabilidade financeira diante das novas circunstâncias.

O que consta no formulário W-4?

A versão atual do Formulário W-4 abrange vários aspectos que orientam os funcionários e empregadores a determinar com precisão as retenções fiscais. Começa com um conjunto de seções, que são preenchidas pelo funcionário e verificam as informações do contribuinte. Na parte inferior, você verá um espaço para o empregador preencher seu nome e endereço, sua primeira data de contratação e o EIN (número de identificação do empregador) dele.

O formulário termina com um conjunto de instruções que fornecem informações sobre como preencher cada seção e diferenciam os critérios de retenção. Você precisa preencher tudo corretamente e completar o formulário para evitar a retenção insuficiente ou excessiva de impostos. Qualquer declaração falsa ou omissão pode levar a uma retenção incorreta, resultando em uma possível obrigação fiscal ou em um reembolso de imposto inesperadamente alto.

Antigo vs Novo W-4

O formulário W-4, que foi atualizado pela última vez em 2020, sofreu algumas alterações em outubro de 2023. Essas atualizações são sutis, mas são significativas para garantir práticas fiscais precisas e em conformidade.

Aqui estão as principais alterações:

• Remoção das referências ao estimador de retenção de impostos: O IRS removeu as referências ao estimador de retenção de impostos do formulário. Essa mudança simplifica o formulário, concentrando os funcionários nas informações atuais necessárias, sem ferramentas de estimativa externas.
• Planilha de deduções atualizada para 2023: A planilha de deduções foi revisada com informações financeiras atualizadas para 2023, de modo que as retenções estejam em conformidade com as diretrizes e limites fiscais mais recentes.
• Esclarecimento na Etapa 2(c): A Etapa 2(c) trata de múltiplos empregos ou situações em que ambos os cônjuges estão trabalhando. Agora inclui texto adicional que fornece orientações mais claras sobre quem deve usar a caixa de seleção para dois empregos, ajudando os funcionários a fazer seleções precisas que reflitam sua situação profissional.

É importante observar que os funcionários atuais com um W-4 válido em arquivo não são obrigados a preencher um novo formulário apenas devido a essas reformulações. Apesar disso, os empregadores devem informar suas equipes sobre essas mudanças.

Além disso, as informações contidas no W-4 existente ainda podem ser usadas para calcular as retenções, a menos que o funcionário precise atualizar seu status de declaração ou ajustes. No entanto, a versão mais recente do W-4 deve ser preenchida nos casos em que for necessário um novo formulário.

O que os funcionários devem incluir no formulário W-4

Ao preencher o formulário W-4, os funcionários devem fornecer informações específicas e essenciais para uma retenção de impostos precisa. O formulário tem cinco seções com elementos essenciais que devem ser incluídos:

1. Etapa 1 - Informações pessoais: Isso inclui o nome completo do funcionário, endereço, número do CPF e situação fiscal.
2. Passo 2 - Vários empregos ou cônjuge que trabalha: Se aplicável, os funcionários precisam informar se têm vários empregos ou se têm um cônjuge que trabalha.
3. Etapa 3 - Dependentes: Declarar dependentes afeta o valor do imposto retido na fonte. Os funcionários com dependentes, como filhos, devem informar isso com precisão para se beneficiarem de possíveis créditos fiscais, como o Crédito Fiscal por Filhos.
4. Etapa 4 - Outros ajustes: esta seção permite ajustes mais detalhados. Inclui outros rendimentos (não provenientes de empregos), deduções além da dedução padrão e qualquer retenção extra que você deseja que seu empregador retire do seu salário.
5. Etapa 5 - Assinatura: Nesta etapa final, o formulário é assinado por você e datado, confirmando que as informações fornecidas estão corretas. Sem a sua assinatura, o formulário não é válido.

Embora todos os funcionários devam preencher as etapas 1 e 5 (informações pessoais e assinatura), as etapas 2 a 4 são opcionais e dependem da sua situação fiscal específica.

Quem precisa do formulário W-9?

Agora, vamos ao formulário W-9. Este formulário é essencial para aqueles que operam fora da relação tradicional empregado-empregador, como freelancers e prestadores de serviços independentes. Algumas outras situações podem exigir o formulário W-9.

Contratantes independentes

Se você é um prestador de serviços independente, freelancer ou trabalhador temporário que presta serviços a uma empresa e seus clientes, você trabalha para alguém, mas não é empregado por essa pessoa. Nesses casos, os formulários W-9 são os documentos fiscais que você deve usar. O formulário W-9 é a forma como você fornece ao cliente as informações essenciais de que ele precisa para declarar ao IRS o que lhe pagou. Portanto, seja você um designer gráfico, consultor, redator ou programador em tempo parcial, este formulário é uma parte essencial do seu kit de ferramentas financeiras.

Novos membros de bancos ou instituições de crédito

Entrando no mundo das contas empresariais ou dos empréstimos? O W-9 também entra em jogo aqui. Quando você abre uma nova conta em um banco ou instituição financeira, eles podem solicitar um formulário W-9.

Por quê?

Porque quaisquer juros ou dividendos que você ganhar precisam ser declarados, normalmente no Formulário 1099-INT. É uma forma de a instituição financeira manter a transparência e a honestidade perante o IRS, garantindo que pode declarar todos os rendimentos que acumula nas suas contas.

Transações imobiliárias e de dívida

A outra parte envolvida pode solicitar um W-9 de você em certos tipos de transações imobiliárias e de dívidas, incluindo:

• Pagamentos de juros hipotecários
• Pagamentos de empréstimos estudantis
• Transações e investimentos imobiliários
• Liquidação de certos tipos de dívida

Isso lhes dá as informações necessárias para relatar com precisão qualquer transação e investimento ao IRS, normalmente usando os formulários 1098 e 1099.

O que consta no formulário W-9?

À primeira vista, o formulário W-9 parece bastante simples, mas cada seção desempenha um papel fundamental para manter as operações da sua empresa ou do seu trabalho freelance funcionando perfeitamente. Contém informações sobre o pagador, campos a preencher pelos beneficiários e instruções para o preenchimento. Vamos examinar as alterações recentes feitas em 2023 e o que você deve incluir para uma declaração fiscal precisa e eficiente.

Antigo vs Novo W-9

O formulário W-9 sofreu algumas alterações ao longo dos anos. A versão anterior a 2023 concentrava-se principalmente na recolha do Número de Identificação Fiscal (TIN) dos EUA. pessoas físicas e estrangeiros residentes para diversos requisitos de declaração. Este formulário era simples, mas carecia de detalhes específicos para estruturas empresariais mais complexas. O não cumprimento — como não fornecer o TIN correto — pode levar à retenção de imposto, uma situação em que o pagador deve reter imposto a uma taxa fixa dos pagamentos efetuados.

É por isso que uma mudança notável foi feita na nova revisão de 2023. Uma nova linha 3b foi introduzida especificamente para entidades de fluxo contínuo, como sociedades e fundos fiduciários. Esta linha é uma grande mudança para entidades que fornecem o W-9 a uma parceria, trust ou patrimônio e têm parceiros, proprietários ou beneficiários estrangeiros. Ele foi projetado para simplificar o processo de identificação e comunicação de participações estrangeiras indiretas nessas entidades, em conformidade com os requisitos dos Anexos K-2 e K-3 do Formulário 1065.

Esta atualização traz clareza e especificidade ao processo de relatório, especialmente para entidades com estruturas complexas envolvendo parceiros estrangeiros. Se você é um cidadão dos EUA cidadão ou estrangeiro residente, isso significa um melhor cumprimento das regulamentações do IRS e um tratamento mais tranquilo dos aspectos internacionais da tributação empresarial.

O que os funcionários devem incluir no formulário W-9

O formulário W-9 é simples, mas cada seção tem seu significado específico. Os detalhes que você deve incluir no formulário incluem:

• Linhas 1 & 2 - Informações de identificação: aqui, imprima seu nome completo e, se aplicável, o nome da sua empresa. É importante inserir essas informações exatamente como constam na sua declaração de imposto de renda.
• Linha 3 - Classificação fiscal federal: nesta parte, você esclarece a estrutura da sua empresa. Você é classificado como uma empresa individual, uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC), uma parceria ou talvez uma corporação S ou corporação C? Essa classificação orienta como sua renda é tributada. E não se esqueça de que, com as últimas atualizações de 2023, você deve fornecer detalhes adicionais sobre parceiros ou beneficiários estrangeiros na linha 3b, caso seja uma entidade de fluxo contínuo.
• Linha 4 - Isenções: É aqui que você declara se sua empresa está isenta de retenção na fonte ou de declaração FATCA. Nesta seção, você pode inserir seu “código de beneficiário isento” ou “código de isenção de relatório FACTA”. Você não pode preencher esta seção como pessoa física.
• Linhas 5 & 6 - Endereço & Números de conta: Seu endereço comercial principal, incluindo a cidade, o estado e o código postal.
• Linha 7 - Número da conta: Muitos empreiteiros trabalham com várias empresas ou fornecedores. Nesses casos, eles preencherão vários formulários W-9. O número do fornecedor identifica a relação entre pagador e beneficiário. Se isso se aplicar a você, insira um número de fornecedor exclusivo nesta seção para especificar a qual conta o W-9 se refere.
• Parte I - Número de identificação fiscal (TIN): Seu SSN, EIN ou ITIN
• Parte II - Certificação: Sua assinatura e a data da assinatura. Esta seção serve para certificar que as informações contidas nela são precisas e atualizadas.

O restante do formulário consiste em instruções que o ajudam a preenchê-lo corretamente. É importante revisar estas instruções para evitar erros antes de prosseguir.

Principais conclusões

O formulário W-4 é utilizado pelos funcionários para informar aos empregadores quanto de imposto de renda federal deve ser retido de seus salários.

O formulário W-9 é utilizado por prestadores de serviços independentes, freelancers e trabalhadores temporários para fornecer o seu Número de Identificação Fiscal (TIN) às entidades que lhes pagam.

A revisão de 2023 do formulário W-4 remove referências ao estimador de retenção de impostos, atualiza os valores na planilha de deduções e adiciona texto esclarecedor para a seção 2(c).

A revisão de 2023 do formulário W-9 introduz uma nova linha para entidades de fluxo contínuo, como sociedades e fundos fiduciários, para fornecer informações sobre sócios, proprietários ou beneficiários estrangeiros indiretos.

Perguntas frequentes

Quais são as consequências de não apresentar um formulário W-9?

A não apresentação do formulário W-9 pode levar à retenção na fonte, em que o pagador retém legalmente impostos a taxas específicas (atualmente 24% em 2023) dos seus pagamentos. Isso pode custar muito dinheiro, pois você pode incorrer em multas ou perdas de renda antecipadas.

Você pode solicitar isenções nos formulários W-9 e W-4?

No formulário W-9, você pode solicitar isenções se atender a determinados critérios, como isenção de retenção na fonte ou relatório FATCA. No entanto, o W-4 concentra-se em deduções e ajustes com base em situações pessoais e financeiras, como dependentes ou rendimentos adicionais. As isenções solicitadas nestes formulários têm diferentes finalidades e são específicas ao contexto de cada formulário.

Com que frequência você deve atualizar suas informações W-4 e W-9?

Você deve atualizar seu W-4 sempre que começar um novo emprego ou houver mudanças significativas na sua vida ou situação financeira, como mudança no estado civil, nascimento de um filho ou mudança na renda. Para o W-9, você só precisa atualizar quando suas informações pessoais ou comerciais forem alteradas, como um novo nome comercial ou TIN.

Para obter informações adicionais sobre os formulários W-4 ou W-9, incluindo cópias atualizadas dos mesmos, você pode visitar diretamente o site do IRS ou usar o formulário W9 preenchível online gratuito da Bonsai. Para obter ajuda com impostos ou experimentar o conjunto de produtos para freelancers da Bonsai, inscreva-se para um teste gratuito!

Isenção de responsabilidade: As informações fornecidas têm caráter meramente informativo e não substituem o aconselhamento profissional em matéria fiscal, jurídica ou contábil. Você deve consultar seu próprio contador, advogado e consultor tributário antes de se envolver em qualquer transação.