W-2-Anweisungen für 2025: Erste Schritte bei der Steuererklärung

Was ist das W-2-Formular?

Denken Sie an Ihren ersten Job zurück. Erinnern Sie sich an das W-2-Formular, das Sie jedes Jahr erhalten haben? Da Sie nun Inhaber eines Kleinunternehmens sind, sind Sie dafür verantwortlich, diese Formulare an Ihre Mitarbeiter zu verteilen.

Das W-2-Formular ist eine standardisierte Einkommens- und Steuererklärung, die in den USA verwendet wird. Arbeitgeber müssen jedes Jahr ausfüllen und beim Internal Revenue Service (IRS) einreichen. Es handelt sich um ein offizielles Dokument, das die Jahreseinkünfte Ihrer Mitarbeiter und die Höhe der von Ihnen im Vorjahr einbehaltenen Steuern zusammenfasst.

Als Arbeitgeber müssen Sie für jeden Mitarbeiter, der im Laufe des Jahres mindestens 600 US-Dollar verdient hat, ein W-2-Formular ausfüllen. Sie sind vom IRS verpflichtet, dieses Formular Ihren Mitarbeitern zu Beginn jedes Jahres auszuhändigen. Es sollte mit Angaben zu den Mitarbeitern wie Löhnen, Gehältern, Trinkgeldern, Boni und anderen Formen steuerpflichtiger Vergütungen ausgefüllt werden. Es ist wichtig zu betonen, dass die Einreichung Ihrer W-2-Formulare obligatorisch ist.

Das W-2-Formular enthält auch eine Liste von Abzügen wie Bundes- und Landessteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und muss beispielsweise auch Abzüge für Altersvorsorgepläne enthalten.

Alle Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern bis spätestens 31. Januar 2025 die W-2-Formulare zusenden, da diese für die Steuererklärung erforderlich sind. W-2-Formulare sollten vor der Steuersaison verteilt werden, um eine reibungslose Bearbeitung der Einkommenssteuern zu gewährleisten.

Was ist der Zweck des W-2?

Das W-2-Formular ist ein wichtiges Bindeglied in den USA. Einkommensteuer-Regulierungssystem, wobei jede Einheit das offizielle Dokument für verschiedene Zwecke verwendet.

Arbeitgeber wie Sie sind verpflichtet, Kopien des W-2-Formulars jedes Mitarbeiters zu verteilen. Kopien werden an die Sozialversicherungsbehörde, die Steuerbehörde, die staatlichen und lokalen Steuerbehörden sowie an den jeweiligen Mitarbeiter gesendet. Mit dem W-2-Formular können Sie die Löhne, die Sie jedem Mitarbeiter zahlen, dokumentieren und die Höhe der Steuern, die Sie im Laufe des Jahres einbehalten haben, nachverfolgen.

Ihre Mitarbeiter verwenden das W-2-Formular, um ihre im Laufe des Jahres erzielten Löhne und die von ihrem Arbeitgeber einbehaltenen Steuerbeträge zu melden. Es handelt sich um ein wichtiges Dokument, das sie verwenden, um genaue und schnelle Steuererklärungen beim IRS einzureichen.

Die Bundessteuerbehörde (IRS), die Steuerbehörden der Bundesstaaten und die lokalen Steuerbehörden verwenden W-2-Formulare, um zu überprüfen, ob Einzelpersonen den korrekten Betrag an Einkommenssteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer auf der Grundlage ihres Einkommens gezahlt haben. Wenn W-2-Formulare sowohl an staatliche Steuerbehörden als auch an die Bundessteuerbehörde übermittelt werden, überprüfen die Steuerbeamten die Richtigkeit der einzelnen Steuererklärungen anhand der von den Arbeitgebern bereitgestellten Daten.

Wichtige Bestandteile eines W-2-Formulars

Das W-2-Formular bietet eine übersichtliche Zusammenfassung der wichtigsten Informationen, die für das Verständnis des Einkommens und der Steuerabzüge eines Mitarbeiters auf einen Blick unerlässlich sind.

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Informationen, die Sie auf jedem von Ihnen ausgestellten W-2-Formular finden.

• Mitarbeiterinformationen: Angaben zum Mitarbeiter, darunter Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer.

• Arbeitgeberinformationen: Arbeitgeberinformationen wie rechtlicher Name, Adresse, Identifikationsnummer (EIN), staatliche Identifikationsnummer, Name und Adresse.

• Arbeitnehmerentgelt: steuerpflichtiges Einkommen, das der Arbeitnehmer während des Kalenderjahres erzielt hat. Diese Beträge sind nach Löhnen, Trinkgeldern, Sozialversicherungslöhnen und Trinkgeldern sowie Medicare-Löhnen aufgeführt.

• Steuerabzugsbeträge: Erfassen Sie die einbehaltenen Bundes- und Landessteuern sowie die einbehaltenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern für das Kalenderjahr.

• Leistungen, Arbeitgeberbeiträge und sonstige Vergütungen: zusätzliche Leistungen, die vom Arbeitgeber gewährt werden. Beispiele hierfür sind Rentenbeiträge oder andere Nebenleistungen.

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[Quelle: Dreamstime – Alt: Möglichkeiten zum Versenden des W-2-Formulars im Jahr 2025]

W-2-Anweisungen, die Sie kennen sollten

Wenn Sie wissen, wie man W-2-Formulare richtig ausfüllt und bearbeitet, können Sie auf lange Sicht viel Zeit sparen. Wenn Sie Fehler minimieren, Ihren Ablage-Workflow optimieren, kostspielige Verwaltungsfehler vermeiden und Geld sparen möchten, befolgen Sie einfach ein paar einfache, aber wichtige detaillierte Anweisungen, und der Prozess sollte reibungslos verlaufen.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine manuelle Einreichung entscheiden, eine Lohnbuchhaltungssoftware verwenden oder die Hilfe eines Steuerberaters in Anspruch nehmen, ist es für Unternehmer unerlässlich, zu wissen, welche Informationen gemeldet werden müssen, und die Bedeutung der W-2-Terminologie zu verstehen. Diese Angaben müssen korrekt sein, um Strafen und Probleme bei der Einreichung zu vermeiden, und Ihre endgültigen Zahlen müssen auf ihre Richtigkeit überprüft werden.

So füllen Sie Ihr W-2-Formular aus

Die folgenden Anleitungen, Steuer- und Einkommensmeldevorschriften helfen Ihnen dabei, Ihre W-2-Formulare korrekt auszufüllen. Sie können auch die Richtlinien der US-Steuerbehörde IRS zu Rate ziehen und anhand dieses W-2-PDF-Dokuments die einzelnen Felder ausfüllen.

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W-2-Feld

Anweisungen (mit lesbaren Informationen ausdrucken)

Feld A: Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers

Geben Sie die neunstellige Sozialversicherungsnummer Ihres Mitarbeiters ein. Eine Sozialversicherungsnummer hat folgendes Format: XXX-XX-XXXX. Überprüfen Sie die Sozialversicherungsnummern bei der Eingabe, um Fehler zu vermeiden.

Feld B: Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)

Eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) wird Ihrem Unternehmen vom IRS zugewiesen und ist für die Einstellung von Mitarbeitern erforderlich. Ihre von der Regierung ausgestellte EIN ist auf jedem W-2-Formular jedes Mitarbeiters identisch und hat das folgende Format: XX-XXXXXXX.

Feld C: Name, Adresse und Postleitzahl des Arbeitgebers

Geben Sie den vollständigen rechtlichen Namen und die Adresse Ihres Unternehmens in Feld C an. Die Adresse Ihres Unternehmens kann sich von dem Ort unterscheiden, an dem Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten.

Feld D: Kontrollnummer

Eine Kontrollnummer hilft Ihnen dabei, jedes einzelne W-2-Formular intern zu identifizieren. Wenn Ihr Unternehmen keine Kontrollnummern verwendet, lassen Sie Feld D leer.

Feld E: Name des Mitarbeiters

Geben Sie in dieser Zeile den offiziellen Vornamen, die Initiale des zweiten Vornamens und den Nachnamen Ihres Mitarbeiters ein. Verwenden Sie die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters als Referenz.

Feld F: Adresse und Postleitzahl des Mitarbeiters

Geben Sie die aktuelle Adresse jedes Mitarbeiters ein. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen aktuell sind.

Kasten 1: Löhne, Trinkgelder und sonstige Vergütungen

Das steuerpflichtige Einkommen berechnen. Geben Sie die Höhe des Lohns, des Trinkgeldes und anderer Vergütungen ein, die der Bundessteuer unterliegen. Diese Zahl umfasst die Prämien und steuerpflichtigen Leistungen Ihrer Mitarbeiter, wie beispielsweise Gruppen-Risikolebensversicherungen. Hinweis: Vorsteuervergünstigungen wie Beiträge zu einem 401(k)-Plan sind nicht anzugeben.

Feld 2: Einbehaltene Bundessteuer

Geben Sie den Betrag der von Ihnen einbehaltenen Bundessteuer an.

Kasten 3: Sozialversicherungslöhne

Melden Sie die gesamten Löhne Ihrer Mitarbeiter, die der Sozialversicherungssteuer unterliegen. Diese Zahl sollte nicht höher sein als die Sozialversicherungslohnbasis. Die Lohnbasis wird jährlich aktualisiert und beträgt für 2023 160.200 $.

Feld 4: Einbehaltene Sozialversicherungssteuer

Geben Sie nur den Betrag ein, den Sie vom Sozialversicherungslohn Ihres Mitarbeiters einbehalten haben (ohne Ihren Anteil). Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die Sozialversicherungsbeiträge zu gleichen Teilen. Für das Jahr 2023 bleibt der Sozialversicherungsbeitragssatz bei 6,2 Prozent des Lohns bis zur maximalen Sozialversicherungslohnbasis. Feld 4 darf (Steuerfreibetrag) x (Arbeitgeberanteil) oder 9.932,40 $ für 2023 nicht überschreiten.

Kasten 5: Medicare-Löhne und Trinkgelder

Geben Sie den Betrag der Löhne ein, die der Medicare-Steuer unterliegen. Im Gegensatz zur Sozialversicherung gibt es keine Medicare-Lohnbasis.

Feld 6: Einbehaltene Medicare-Steuer

Geben Sie ein, wie viel Sie vom Lohn Ihres Mitarbeiters für die Medicare-Steuer einbehalten haben. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen beide denselben Medicare-Steuersatz: jeweils 1,45 Prozent. (Ähnliches Konzept wie Box 4)

Kasten 7: Tipps zur Sozialversicherung

Hat Ihr Mitarbeiter Trinkgelder verdient und gemeldet? Geben Sie hier den Gesamtbetrag an und vergessen Sie nicht, diesen Betrag in Feld 1 und Feld 5 einzutragen.

Hinweis: Die Summe aus Feld 3 und Feld 7 darf für das Jahr 2023 160.200 $ nicht überschreiten. Diese Summe sollte mit der Zahl in Feld 1 übereinstimmen.

Feld 8: Zugewiesene Trinkgelder

Ist Ihr Unternehmen ein großes Lebensmittel- oder Getränkeunternehmen? Wenn ja und der Ihnen gemeldete Trinkgeldbetrag unter dem vom IRS genehmigten Prozentsatz liegt, können Sie Ihren Mitarbeiter mit zugewiesenen Trinkgeldern entschädigen.

Geben Sie den Betrag in Feld 8 nicht in den Feldern 1, 3, 5 oder 7 an.

Feld 9: Vorauszahlungen der EIC

Lassen Sie dieses Feld leer.

Feld 10: Leistungen für die Betreuung von Angehörigen

Erfassen Sie die Höhe der im Rahmen eines Betreuungsprogramms für Angehörige ausgezahlten Betreuungsleistungen.

Leistungsbeträge über 5.000 Dollar sind steuerpflichtig. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter mehr als 5.000 Dollar gezahlt haben, geben Sie den Überschuss in den Feldern 1, 3 und 5 an.

Feld 11: Nicht qualifizierte Pläne

Geben Sie den Betrag der nicht qualifizierten Planbeiträge ein.

Tragen Sie diese Beträge ebenfalls in Feld 1 ein.

Feld 12: Codes

Führen Sie die verschiedenen Formen der aufgeschobenen Vergütung, die für Ihren Mitarbeiter gelten, einzeln auf. Die US-Steuerbehörde IRS erkennt über 30 Arten von Box-Codes (A-HH) an. Geben Sie den Code links neben der Zeile ein, mit den Beträgen auf der rechten Seite.

Feld 13: Kontrollkästchen

Kreuzen Sie alle Kästchen an, die auf den Mitarbeiter zutreffen.

• Gesetzlicher Arbeitnehmer: Überprüfen Sie, ob Sie eine W-2-Erklärung für einen gesetzlichen Arbeitnehmer erstellen.
• Altersvorsorgeplan: Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn Sie in Feld 12 den Code D oder E eingegeben haben.
• Krankengeld von Dritten: Überprüfen Sie, ob Krankengeldzahlungen von Dritten gemeldet werden.

Feld 14: Sonstiges

Geben Sie alle zusätzlichen Steuerbeträge an, die in keinem anderen Abschnitt des W-2-Formulars aufgeführt sind. Dazu können beispielsweise Fahrzeugleasingzahlungen oder einbehaltene staatliche Steuern für die Erwerbsunfähigkeitsversicherung gehören.

Feld 15: Staatliche Identifikationsnummer des Arbeitgebers

Ähnlich wie in Feld B geben Sie hier Ihre staatsspezifische Arbeitgeber-Identifikationsnummer ein. Beginnen Sie dazu mit der zweistelligen Abkürzung Ihres Bundesstaates, gefolgt von Ihrer EIN-Nummer.

Feld 16: Staatliche Löhne, Trinkgelder usw.

Geben Sie die Löhne des Mitarbeiters ein, die der staatlichen Einkommensteuer unterliegen. Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihr Mitarbeiter in einem Bundesstaat ohne Einkommenssteuer arbeitet.

Feld 17: Staatliche Einkommenssteuer

Geben Sie den Betrag der einbehaltenen staatlichen Einkommenssteuer ein. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine staatliche Einkommenssteuer einbehalten haben.

Feld 18: Lokale Löhne, Trinkgelder usw.

Geben Sie den Betrag der Löhne an, die in Ihrer Gemeinde steuerpflichtig sind. Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihr Mitarbeiter an einem Ort arbeitet, an dem keine Einkommenssteuerpflicht besteht.

Feld 19: Lokale Einkommenssteuer

Wenn eine der Städte oder Gemeinden, in denen Sie geschäftlich tätig sind, Steuern verlangt, geben Sie diesen Betrag hier ein. Bitte leer lassen, wenn nicht zutreffend.

Feld 20: Ortsname

Geben Sie den Namen der Stadt oder Ortschaft ein.

Die schwierigsten W-2-Felder zum Ausfüllen

Nicht alle Felder auf dem W-2-Formular sind gleich. Einige sind einfach zu verstehen, während andere etwas Zeit benötigen, um sie zu verstehen. Box 1, Box 3 und Box D stellen Arbeitgeber häufig vor Herausforderungen. Im Folgenden werden wir die typischen Fragen und Bedenken im Zusammenhang mit jedem W-2-Feld näher erläutern.

Bitte klicken Sie hier, um ein überarbeitetes W2-PDF-Formular herunterzuladen, das weitere Anweisungen enthält, die Ihnen beim korrekten Ausfüllen Ihrer W-2-Formulare helfen.

Feld 1 auf dem W-2-Formular: Vergütung

In Feld 1 des Formulars W-2 ist angegeben, wie viel Sie Ihrem Mitarbeiter an Löhnen, Trinkgeldern, Boni und sonstigen Vergütungen gezahlt haben. Dieses Feld berücksichtigt keine Vorsteuervergünstigungen.

Feld 3 hingegen gibt den Betrag aus Feld 1 an, der der Sozialversicherungssteuer unterliegt. Der Betrag in Feld 3 kann sich vom Betrag in Feld 1 unterscheiden oder auch nicht.

Der Hauptunterschied zwischen Feld 1 und Feld 3 auf dem W-2-Formular besteht darin, dass Feld 3 auf dem W-2-Formular keine Vorsteuerabzüge berücksichtigt, die das zu versteuernde Einkommen reduzieren. Das bedeutet, dass der Zahlenwert in Feld 3 höher sein kann als der in Feld 1, da er diese Abzüge, die das gesamte steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers verringern, nicht berücksichtigt.

Feld D: Kontrollnummer

Die Lohnbuchhaltungsabteilungen verwenden Kontrollnummern, um jedem W-2-Formular in ihrem System eine eindeutige Identifikationsnummer zuzuweisen.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern sind, können Sie auf ein Lohnabrechnungssystem oder die Kontrolle von Zahlen ganz verzichten. Das Fehlen der Kontrollnummer hat keine Auswirkungen auf Ihre W-2-Formulare und verzögert auch nicht den Einreichungsprozess. Darüber hinaus ist die Verwendung von Kontrollnummern für Arbeitgeber optional, und die IRS verlangt keine solche Nummer für irgendeinen Abschnitt einer Einkommensteuererklärung.

Wenn Ihre Mitarbeiter ihre Steuererklärung vorbereiten, werden einige dies wahrscheinlich als Fehler kennzeichnen. Versichern Sie ihnen einfach, dass sie ihre Steuererklärung auch ohne diese Angaben einreichen können.

Wenn Sie keine Kontrollnummern verwenden, lassen Sie Feld D auf jedem W-2-Formular leer.

[Canva – Alt: Einreichungsmethoden W-2 2025]

Elektronische vs. papierbasierte Einreichungsmethoden

Der Hauptunterschied bei der Einreichung von W-2-Formularen besteht darin, wie Sie dies tun: entweder in Papierform oder elektronisch. Werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Möglichkeiten, W-2-Formulare zu versenden.

Online

Die elektronische Einreichung ist blitzschnell und effizient und damit die perfekte Lösung für größere Unternehmen. Die Online-Einreichung verringert auch das Risiko kostspieliger Fehler, da Steuersoftware Fehler erkennen und Sie auf fehlende Informationen hinweisen kann. Die Digitalisierung senkt auch die Kosten, da Ausgaben für Papier, Umschläge, Druck, Porto und den Arbeitsaufwand für die manuelle Ablage und Organisation entfallen.

Arbeitgeber, die sich für die elektronische Einreichung entscheiden, können den Vorgang über Lohnabrechnungssysteme abwickeln.

Weitere Vorteile von Online-W-2-Formularen:

• Online-Zugänglichkeit: Mitarbeiter können bei Bedarf online auf ihre W-2-Formulare zugreifen, indem sie sich einloggen.
• Komfort: Selbstbedienungs-Onlineportale bieten Mitarbeitern Zugriff auf aktuelle und frühere W-2-Formulare. Dadurch haben sie die Freiheit, wichtige Steuerinformationen jederzeit für andere Zwecke, wie beispielsweise einen Kreditantrag, zu exportieren.
• Schutz vor Betrug und Identitätsdiebstahl: W-2 -Formulare enthalten sensible Informationen. Die Online-Speicherung von W-2-Formularen verringert die mit der papierbasierten Archivierung verbundenen Risiken.
• Erweiterter Zugang: Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern bis zum 31. Januar ihre W-2-Formulare zuzusenden. Wenn sie am Tag der Frist per Post verschickt werden, müssen die Mitarbeiter bis Februar warten, bis sie sie erhalten. Die Online-Lieferung erfolgt hingegen sofort.

Auf Papier

Die Papierablage hingegen könnte eine funktionalere Lösung für kleine Unternehmen oder Eigentümer sein, die nicht technisch versiert sind. Manuelle Arbeit erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit, verlängert die Ablagezeit und erhöht die Kosten für Büromaterial.

Wenn Sie W-2-Formulare versenden, können Sie diese entweder selbst verschicken, Ihren Lohnbuchhalter damit beauftragen oder sie persönlich aushändigen. Wenn Sie Ihrem Lohnbuchhalter erlauben, Ihre W-2-Formulare per Post zu versenden, führt dies wahrscheinlich zu einer schnelleren Zustellung und weniger Fehlern, aber auch zu höheren Kosten.

Wenn Sie W-2-Formulare selbst versenden, senden Sie diese an die Adresse des Steuerzahlers, die Sie in den Kontaktdaten des Mitarbeiters hinterlegt haben. Denken Sie auch daran, vertrauliche Umschläge zu verwenden, um die sensiblen persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zu schützen.

Wenn Sie W-2-Formulare per Post bei der SSA einreichen, fügen Sie bitte immer ein W-3-Formular bei, das eine Zusammenfassung aller W-2-Formulare Ihrer Mitarbeiter enthält. Wer sich für elektronische Methoden entscheidet, muss kein W-3-Formular einreichen. Senden Sie Ihre Post an die richtige Postanschrift, je nach dem von Ihnen gewählten Transportunternehmen:

USA Postdienst

Sozialversicherungsbehörde

Direktes Einsatzzentrum

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

(für Einschreiben verwenden Sie bitte die Postleitzahl 18769-0002)

Privater Zustelldienst (FedEx, UPS usw.)

Sozialversicherungsbehörde

Direktes Einsatzzentrum

Zu Händen: W-2-Prozess

1150 E. Bergstraße

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

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Die elektronische Einreichung Ihrer W-2-Formulare hat klare Vorteile. Wenn Sie als Kleinunternehmer diese Methode wählen, gibt es ab 2025 wichtige Regeln zu beachten:

Zustimmung der Arbeitnehmer: Arbeitgeber müssen die Zustimmung der Arbeitnehmer zur elektronischen Übermittlung einholen, bevor sie W-2-Formulare online versenden. Die Zustimmung des Mitarbeiters muss „in einer Weise eingeholt werden, die zeigt, dass er oder sie auf die Erklärung in dem elektronischen Format zugreifen kann, in dem sie bereitgestellt wird“, so die IRS. Wenn ein Mitarbeiter seine Einwilligung widerruft, können Sie ihm außerdem seine W-2 nicht mehr online zukommen lassen.

Erforderliche Benachrichtigung: Die Mitarbeiter müssen außerdem ausdrücklich über folgende Informationen benachrichtigt werden:

• Die Zustimmung zum Erhalt einer Online-W-2 ist erforderlich. Wenn ein Mitarbeiter diese Angaben nicht macht, erhält er sein W-2-Formular in Papierform.
• Wie kann man die elektronische W-2-Einwilligung widerrufen?
• Wie aktualisiert man Adressdaten, falls erforderlich?
• Umfang und Dauer des Zustimmungszeitraums.
• jede Änderung der Kontaktdaten des Unternehmens.

Die vollständige Liste finden Sie auf Seite 16 dieses Dokuments.

In der modernen Welt der Heimarbeit bietet die elektronische Übermittlung von W-2-Formularen Arbeitgebern zahlreiche Vorteile und ist möglicherweise die effizienteste Methode für Ihr kleines Unternehmen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren Mitarbeitern W-2-Formulare zusenden können.

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[Canva – Alt: W-2-Fristen für 204]

W-2-Fristen und Zeitpläne für 2025

W-2-Formulare müssen bis zum Stichtag 31. Januar 2025 eingereicht werden, um Strafen zu vermeiden. Die folgende Tabelle enthält die Fristen für die Übermittlung der W-2-Formulare an Ihre Mitarbeiter und die Einreichung bei der SSA, unabhängig davon, ob dies per Post oder elektronisch erfolgt.

Aufgabe

Frist

Verteilung der W-2-Formulare an die Mitarbeiter

31. Januar 2025

Einreichung von W-2-Formularen in Papierform

31. Januar 2025

Online-Einreichung von W-2-Formularen (über Business Services Online)

31. Januar 2025

Im Jahr 2025 hat die US-Steuerbehörde IRS die Strafen für verspätete Einreichungen von W-2-Formularen erhöht, um der Inflation Rechnung zu tragen. Strafen und Gebühren richten sich nach der Größe Ihres Unternehmens und berücksichtigen die Dauer der Verzögerung.

Verzögerung bei der Einreichung

Mindeststrafe

Höchststrafe

Innerhalb von 30 Tagen eingereicht

60 Dollar pro Formular

630.500 Dollar pro Jahr oder 220.500 Dollar für kleine Unternehmen.

Eingereicht nach 30 Tagen, vor dem 1. August

120 Dollar pro Formular

1.891.500 Dollar pro Jahr oder 630.500 Dollar für kleine Unternehmen.

Nach dem 1. August eingereicht

310 $ pro Formular

3.783.000 Dollar pro Jahr oder 1.261.000 Dollar für kleine Unternehmen.

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Arbeitgeber, die betrügerische W-2-Erklärungen einreichen, werden mit einer Mindeststrafe von 5000 Dollar oder mehr belegt. Schließlich werden Arbeitgebern, die absichtlich keine Meldung einreichen, 630 US-Dollar pro W-2-Erklärung in Rechnung gestellt.

Wichtige Erkenntnisse

• Das W-2-Formular ist eine offizielle Einkommens- und Steuererklärung, die alle US-amerikanischen Arbeitgeber müssen im Namen ihrer Arbeitnehmer ausfüllen. W-2-Formulare müssen jedes Jahr beim Internal Revenue Service (IRS) eingereicht werden.
• Arbeitgeber sind verpflichtet, Mitarbeitern, denen sie im Laufe des Jahres Vergütungen (einschließlich Sachleistungen) in Höhe von 600 USD oder mehr gezahlt haben, ein W-2-Formular zuzusenden.
• Die W-2-Formulare für das Steuerjahr 2023 sollten bis zum 31. Januar 2025 an die Mitarbeiter ausgegeben und bei den Steuerbehörden eingereicht werden.
• Es gibt zwei Möglichkeiten, W-2-Formulare an Steuerbehörden und Mitarbeiter zu senden: elektronisch oder per Post. Die US-Steuerbehörde IRS hat neue Vorschriften für Arbeitgeber eingeführt, die im Jahr 2025 W-2-Formulare online einreichen und versenden.

Häufig gestellte Fragen

Wenn die Steuersaison beginnt, sollten Sie vorbereitet sein, wenn Ihre Mitarbeiter mit dringenden Fragen zum Thema Steuern zu Ihnen kommen. Hier finden Sie informative Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Unterstützung bei Steuerfragen zusenden können.

Mitarbeiter könnten auch daran interessiert sein, mehr über die Formulare W-4 und W-9 zu erfahren.

Wie kann ich meine W-2 online abrufen?

Arbeitgeber können zwischen zwei verschiedenen Möglichkeiten wählen, um W-2-Formulare zu versenden: elektronisch oder in Papierform. Mitarbeiter können ihre W-2-Formulare online erhalten, sobald sie ihrem Arbeitgeber ihre Online-Zustimmung erteilt haben. Wenn sie ihre Zustimmung nicht elektronisch erteilt haben, erhalten sie eine Papierversion ihres W-2-Formulars.

Arbeitgeber stellen W-2-Formulare häufig online über Portale von Drittanbietern aus. Aus Sicherheitsgründen darf das Formular nicht direkt per E-Mail an Mitarbeiter gesendet werden. Stattdessen erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber einen Link zum Herunterladen des Formulars. Wenn der Arbeitgeber ein Online-Portalsystem verwendet, Sie jedoch Ihre W-2 noch nicht erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner auf die Benachrichtigungs-E-Mail. E-Mails dieser Art gehen oft in Ihrem Spam-Ordner verloren.
2. Melden Sie sich beim Online-Lohnportal oder Self-Service-Tool Ihres Arbeitgebers an, um zu sehen, ob Ihre W-2 heruntergeladen werden kann.
3. Viele Online-Steuersoftware-Tools können Ihre W-2 elektronisch importieren und Sie benachrichtigen, wenn sie zum Herunterladen bereitsteht.

Was soll ich tun, wenn meine W-2-Angaben falsch sind?

Haben Sie Ungenauigkeiten in Ihrer W-2 gefunden? Um Ihre Steuern einzureichen, muss das von Ihrem Arbeitgeber ausgestellte W-2-Formular korrekte Angaben zu Ihrem Einkommen und Ihren Steuern enthalten. Andernfalls muss es korrigiert werden, wenn Fehler festgestellt werden. Es stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung.

Bevor Sie fortfahren, überprüfen Sie, ob der Fehler auf Ihrem W-2 tatsächlich ein Fehler ist. Die auf Ihrem Formular angegebenen Beträge können oft von denen auf Ihrer letzten Gehaltsabrechnung des Jahres abweichen. Änderungen Ihres steuerpflichtigen Einkommens oder Ihrer steuerfreien Leistungen können zu geringfügigen Abweichungen zwischen diesen Summen führen.

Sobald dies überprüft wurde, benachrichtigen Sie Ihren Arbeitgeber über den Fehler und bitten Sie ihn, Ihnen bis Ende Februar ein korrigiertes W-2-Formular zuzusenden.

Wenn Sie Ihre Steuererklärung online einreichen, korrigieren Sie die ursprünglichen W-2-Angaben, sobald Sie die aktualisierten Angaben von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben. Fehler werden mit einem W-2C-Formular korrigiert, aber Sie müssen das W-2C-Formular nicht einsenden, wenn Sie Ihre Steuererklärung online einreichen, da die IRS die aktualisierte Version von Ihrem Arbeitgeber erhält. Bei Einreichung per Post fügen Sie bitte ein ausgedrucktes W-2C-Formular bei. (Hinweis: Darüber hinaus wird das Formular W-2C verwendet, um Fehler in den Formularen W-2AS, W-2CM, W-2 GU und W-2VI zu korrigieren.)

Was passiert, wenn Sie erhebliche Fehler in Ihrer W-2 feststellen oder glauben, dass Ihr Arbeitgeber keine oder falsche Bundes- und Lohnsteuern einbehalten hat?

Wenden Sie sich an die IRS oder besuchen Sie ein Steuerhilfezentrum, und die IRS wird sich mit Ihrem Arbeitgeber in Verbindung setzen. Sie werden aufgefordert, das Formular zu ändern und Ihnen innerhalb von 10 Tagen eine korrigierte Kopie zuzusenden, da es sich um eine zeitkritische Angelegenheit handelt. Sie können Ihre Steuererklärung einreichen und die Ihrer Meinung nach korrekten Gesamtlöhne und -abzüge unter Verwendung des Formulars 4852, auch bekannt als „Ersatz für das W-2-Formular”, angeben. Beziehen Sie sich bei der Verwendung dieses Formulars auf die Angaben auf Ihren Gehaltsabrechnungen.

Kann ich meine Steuern ohne W-2 einreichen?

Ja, die Steuererklärung ist auch ohne W-2 möglich.

Wenn Sie Ihre Kopie verloren haben oder nie eine von Ihrem Arbeitgeber erhalten haben, wenden Sie sich an ihn, um eine Kopie zu erhalten. Sie können sich auch an die Steuerbehörde IRS wenden, um Hilfe zu erhalten. Die Mitarbeiter der Steuerbehörde benötigen Ihre persönlichen Daten sowie den Namen und die Adresse Ihres Arbeitgebers, um eine Kopie zu finden.

Wenn diese Optionen fehlschlagen, können Sie das IRS -Formular 4852, den Ersatz für das Formular W-2, verwenden, um Ihre Bundessteuern einzureichen. Um das Formular auszufüllen, benötigen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen für das Jahr 2023. Geben Sie unbedingt Angaben zu Ihrem Einkommen an, wie z. B. Löhne, Trinkgelder, Sozialversicherungs- und Krankenkassenbeiträge sowie im Laufe des Kalenderjahres einbehaltene Steuern.

Das Formular 4852 kann auch verwendet werden, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen ein W-2-Formular mit unrichtigen Angaben ausgestellt hat.

Wenn Sie Ihre staatlichen Steuern ohne W-2 einreichen, vergessen Sie nicht, sich an Ihre staatliche Steuerbehörde zu wenden, um die richtigen Unterlagen zur Untermauerung Ihrer Steuererklärungen zu erhalten. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen, weshalb es besonders wichtig ist, nicht bis zum Ablauf der Steuerfrist zu warten, um ihn abzuschließen.