Das Steuerformular W9 erklärt: 7 wichtige Fakten und wie man es ausfüllt

Sie müssen nicht lange freiberuflich tätig sein, bevor Sie gebeten werden, ein W9-Formular auszufüllen, um Ihre Steuern für Selbstständige vorzubereiten. Diejenigen unter Ihnen, die traditionell den Großteil ihres Einkommens als Angestellte verdient haben, wissen möglicherweise nicht genau, wozu ein W9-Formular dient, wie man es ausfüllt oder wie man es bei jeder Rechnungsvorlage, die Sie erstellen und zur Zahlung versenden, vorbereitet.

Glücklicherweise gibt es kaum etwas Einfacheres als dieses unverzichtbare Werkzeug für alle, die als selbstständige Auftragnehmer tätig sind.

1. Was ist ein W9-Steuerformular?

Dieses Formular erfüllt weitgehend dieselbe Funktion wie ein Standard-W-4-Formular (das Formular, das von Mitarbeitern von Unternehmen jedes Jahr verwendet wird). Es werden zwar nicht alle Details zur Berechnung der Anzahl der Unterhaltsberechtigten für die Steuerabzüge behandelt, aber das liegt daran, dass Sie – und nicht Ihr freiberuflicher Kunde – dafür verantwortlich sind, zu ermitteln, wie viel Steuern Sie pro Quartal an die Steuerbehörde zahlen müssen. Kunden sind in der Regel nicht dafür verantwortlich, Ihnen bei der Zahlung Ihrer Steuern zu helfen.

Auf dem Formular W9 werden einige grundlegende Angaben abgefragt, wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Postanschrift, Ihre Sozialversicherungsnummer und wie Sie Ihr Unternehmen klassifizieren möchten (z. B. selbstständig oder Einzelunternehmer). Es besteht auch die Möglichkeit, anstelle der Sozialversicherungsnummer eine EIN (Employer Identification Number, Arbeitgeberidentifikationsnummer) anzugeben. Einige Freiberufler geben diese Nummer lieber an, um ihre Sozialversicherungsdaten zu schützen, aber das ist nicht verpflichtend. Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer Arbeitgeberidentifikationsnummer für Einzelunternehmer.

Hinweis: Wenn Sie eine EIN anstelle einer SSN verwenden möchten, ist dies kostenlos möglich. Sie müssen lediglich in den USA wohnen. und in der Lage sein, dieses Formular online ausfüllen.

Sie werden auch gefragt, ob Sie der Quellensteuer unterliegen. Wenn Ihnen nicht mitgeteilt wurde, dass Sie dies tun müssen (in der Regel durch die Steuerbehörde IRS wegen Nichtzahlung von Steuern oder nicht ordnungsgemäßer Meldung), dann bestätigen Sie einfach, dass Sie von der Quellensteuer befreit sind. Die meisten Freiberufler sind davon ausgenommen, aber wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht ausgenommen sind, ist Ihr Kunde dafür verantwortlich, 28 % Ihres Gehalts einzubehalten und an die Steuerbehörde IRS abzuführen.

Wussten Sie, dass Sie Bonsai für die Buchhaltung verwenden können? Oder dass Bonsai Ihnen dabei helfen kann, sich auf die Selbstständigensteuer vorzubereiten, indem es Steuerschätzungen bereitstellt, Sie an Abgabetermine erinnert und Ihre Steuerabzüge ermittelt?

Mal sehen, wie das funktioniert. Gehen Sie zunächst zu Ihrem Bonsai-Hauptdashboard und schauen Sie sich die linke Seite genau an – wir werden mit den Bereichen Buchhaltung und Steuern arbeiten. Klicken Sie zunächst auf „Buchhaltung“.

Im Abschnitt „Buchhaltung“ finden Sie eine Aufschlüsselung Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Beide können entweder automatisch von Ihrem Bankkonto importiert oder manuell hinzugefügt werden (Sie können dies mithilfe einer 1099-Excel-Vorlage verfolgen). Auch Arbeiten, für die Sie über Bonsai bezahlt wurden, werden hier registriert.

Stellen Sie sicher, dass dieser Abschnitt ordnungsgemäß ausgefüllt ist, und klicken Sie anschließend auf „Steuern“.

Hier geschieht das Wunder: Bonsai übernimmt alle Berechnungen für Sie und wir versorgen Sie mit einer Übersicht Ihrer geschätzten Steuern, einer Liste der Steuerabzüge, die Sie für die kommende Steuersaison nutzen können, sowie Erinnerungen an alle anstehenden Abgabetermine.

Einfach, oder? Wenn Sie bereit sind, Bonsai auszuprobieren und alle Funktionen zu erkunden, melden Sie sich für die kostenlose Testversion an!

2. Behandeln Sie Ihr W9 mit Sorgfalt

Ein großer Fehler, den viele Freiberufler machen, ist die Sicherung ihrer Daten. Es wird empfohlen, dass Sie Ihr ausgefülltes W9-Formular niemals als Anhang einer E-Mail an einen Kunden senden, es sei denn, Ihr Nachrichtensystem verfügt über eine Verschlüsselungsfunktion. Andernfalls können Sie einen sicheren elektronischen Dokumentenversanddienst nutzen oder Ihr Formular per Post an Ihren Kunden senden.

Es wird außerdem empfohlen, dass Sie niemals ein ausgefülltes W9-Formular an Personen weitergeben, mit denen Sie keine legitime Arbeitsbeziehung unterhalten. Mit anderen Worten: Es ist ratsam, zu warten, bis Sie einen vollständigen Vertrag vorliegen haben, in dem die Partnerschaft mit dem unabhängigen Auftragnehmer erläutert wird, bevor Sie ein W9-Formular mit Ihren sensiblen Daten ausfüllen.

3. Weitere Details zum W9

Wie oft sollten Sie Ihr Formular aktualisieren? Das kommt darauf an. Im Allgemeinen können Sie dasselbe Dokument so lange bei Ihrem Kunden aufbewahren, wie die darin enthaltenen Informationen aktuell sind. Wenn sich jedoch Ihre Adresse, Ihr Name, Ihre Quellensteuer oder Ihre Steuernummer ändern, müssen Sie ihnen ein neues Formular mit den korrekten Angaben zusenden. Einige Kunden bitten auch jedes Jahr oder bei einer Aktualisierung ihrer Systeme um ein neues Formular. Auch wenn es nicht üblich ist, darum zu bitten, dauert das Ausfüllen eines neuen Formulars nur wenige Minuten und ist eine gute Möglichkeit, Ihre Kunden mit ihren Buchhaltungsabteilungen zufrieden zu stellen.

Ein W9-Formular muss für jeden Kunden, für den Sie geschäftlich tätig sind, in den Akten vorliegen. Die bereitgestellten Informationen helfen ihnen dabei, später im Jahr ein Formular 1099-Misc auszufüllen und auszustellen. Das Formular 1099-Misc entspricht für Auftragnehmer dem Formular W-2 für Arbeitnehmer. Die darin enthaltenen Zahlen helfen Ihnen bei der Steuererklärung und der Zahlung Ihrer Steuern.

4. Verspätete oder fehlende W9-Formulare

Während die meisten Kunden proaktiv sind und Sie bitten, ein W9-Formular auszufüllen, wenn Sie mit ihnen ins Geschäft kommen, kann es vorkommen, dass Sie auf einen Kunden treffen, der sich dessen nicht bewusst ist. Vielleicht wird ihnen erst bewusst, dass dies notwendig ist, wenn sie ihre eigene Steuererklärung ausfüllen und das Formular 1099-Misc für die Angabe Ihres Einkommens ausfüllen müssen. Ein guter Freiberufler wird diesen Bedarf im Voraus erkennen und neuen Kunden ein W9-Formular zur Verfügung stellen, noch bevor sie danach fragen. Indem Sie dies zusammen mit den Vertrags- und Rechnungsbedingungen zum Teil des Onboarding-Prozesses machen, haben Sie es rechtzeitig vor der Steuersaison aus dem Weg geräumt. Denken Sie daran, dass Sie mit Bonsai Tax Ihre Steuerabzüge berechnen und Ihre vierteljährlichen Steuern schätzen können.

(Hinweis: Es gibt viele Dinge, die Ihre Steuererklärung jedes Jahr verzögern können, darunter auch die verschiedenen Formulare, die Sie erhalten. Wenn Sie vorausschauend denken und Ihrem Kunden dabei helfen können, einige dieser Abläufe zu optimieren, können Sie Verzögerungen beim jährlichen Erhalt Ihrer Formulare vermeiden. Niemand möchte auf ein verspätetes 1099-Misc-Formular warten, und wenn Sie das W9-Formular vorliegen haben, können Sie diese Situation vermeiden. Sie möchten sicher nicht einer von Dutzenden Freiberuflern sein, die Schlange stehen, um Probleme mit Steuerformularen zu klären!

5. Häufige Probleme mit W9

Trotz der Einfachheit dieses Formulars gibt es immer noch Freiberufler, die Kunden oder andere Unternehmen melden, die sich nicht sicher sind, wozu es dient. Insbesondere könnten sie eine Anfrage zum Ausfüllen eines Formulars von einer anderen Person als einem Kunden erhalten.

Sie können zwar von jedem, der Ihnen eine Vergütung als Nicht-Arbeitnehmer zahlt, eine W9-Anforderung erhalten, aber wahrscheinlich werden Sie davon im Voraus wissen.

Zins- und Dividendenzahlungen erfolgen häufig unter Verwendung der in einem W9-Formular enthaltenen Informationen. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie eine Anfrage von einer Bank oder einem anderen Finanzinstitut erhalten, mit dem Sie Geschäfte tätigen. Ihr Vermieter oder ein anderes Unternehmen würde diese Informationen jedoch niemals benötigen. Wenn das Unternehmen oder die Person Sie nicht für Dienstleistungen oder den Wert von Vermögenswerten bezahlt, besteht keine Notwendigkeit, Sie nach diesen sensiblen Informationen zu fragen, und Sie sollten weitere Informationen einholen, bevor Sie dieser Aufforderung nachkommen.

6. Sind Sie wirklich Freiberufler?

W9-Formulare haben außerdem den Vorteil, dass sie festhalten, wie Sie in Bezug auf das Unternehmen, für das Sie arbeiten, behandelt werden. Wenn Sie ein W9-Formular erhalten, wird davon ausgegangen, dass Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind und das Arbeitsverhältnis entsprechend behandelt wird. Sie würden beispielsweise keine Sozialleistungen erhalten und hätten die Freiheit, wie ein Freiberufler zu kommen und zu gehen. Sie würden die Vorteile und Verantwortlichkeiten eines Beraters genießen und nicht die eines Angestellten.

Es gab Fälle, in denen festangestellte Mitarbeiter gebeten wurden, ein W9-Steuerformular auszufüllen. Wenn Sie für eine Voll- oder Teilzeitbeschäftigung eingestellt wurden, sollte dies ein Warnsignal sein. Mitarbeiter sollten als Angestellte bezahlt werden, anhand der in einem W-4-Formular erfassten Informationen, und als Einkommen in einem W-2-Formular angegeben werden. Wenn ein Unternehmen offenbar versucht, das Gesetz zu umgehen, indem es Ihre Vergütung neu einstuft, sollten Sie sich so schnell wie möglich an einen Anwalt wenden, um die Angelegenheit zu klären. Die US-Steuerbehörde IRS ist nicht nachsichtig, wenn es um die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern geht. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich über Ihre Einstufung zu informieren und die entsprechenden Unterlagen auszufüllen.

7. W9 ist keine große Sache.

Das W9-Formular ist zwar ein notwendiges Instrument für Ihre freiberufliche Tätigkeit, sollte Ihnen jedoch keine Angst einflößen oder Anlass zur Sorge geben. Betrachten Sie es als eine schnelle und legale Möglichkeit für Ihren neuen Kunden, Sie zu bezahlen und gegenüber dem Finanzamt korrekt zu bleiben. Das Ausfüllen von W9-Formularen sollte so einfach sein wie das Unterzeichnen eines Vertrags oder das Versenden einer Rechnung. Das ist ein Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen wächst. Anstatt sich darüber Gedanken zu machen, dass es sich um ein umständliches Formular handelt, freuen Sie sich lieber darüber, dass Sie bald mehr verdienen werden und nun wirklich ein erfolgreicher Freiberufler sind!

Weitere Informationen zum Formular W9, einschließlich einer aktualisierten Kopie, finden Sie direkt auf der Website der US-Steuerbehörde IRS. Wenn Sie Hilfe bei der Steuererklärung benötigen oder die Freelancer-Produkte von Bonsai ausprobieren möchten, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an!