Freiberufliche Buchhaltung: 8 Schritte zum Erfolg

Einer der schwierigsten Aspekte der Selbstständigkeit ist das Geld. Wie werden Sie es verdienen und einen stetigen Zahlungsfluss für die von Ihnen eingereichten Rechnungsvorlagen aufrechterhalten? Und noch wichtiger: Wie werden Sie Ihre Ausgaben als Freiberufler nachverfolgen? Die Überwachung von Einnahmen und Ausgaben ist für alle Freiberufler von entscheidender Bedeutung, um schnell und einfach den Überblick zu behalten. Allerdings herrscht eine gewisse Verwirrung darüber, was wünschenswert und trendy ist und was wirklich wichtig und notwendig ist.

Die Buchhaltung (oder „Rechnungswesen“, wie manche es lieber nennen) sollte jedoch etwas sein, worauf Sie achten sollten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihr Prozess aussieht oder welche Ziele Sie für Ihr Unternehmen haben, ist es jetzt an der Zeit, Prioritäten zu setzen. Hier sind unsere besten Buchhaltungstipps für Freiberufler aller Branchen, Erfahrungsstufen und Wertigkeiten.

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1. Alles berücksichtigen

Die ersten Monate als Freiberufler können düster erscheinen. Sie haben wahrscheinlich eine ganze Reihe von Ausgaben, die alle für den Aufbau und Betrieb Ihres neuen Unternehmens unerlässlich sind. Ihre Kundenliste hingegen kann Mängel aufweisen. Um ihr Selbstwertgefühl zu stärken und sich selbst einzureden, dass ihre Bemühungen richtig sind, vermeiden es viele Freiberufler, alle ihre Ausgaben zu zählen – und das ist ein fataler Fehler.

Selbst wenn Ihre Zahlen eindeutig im Minus sind und Gewinne in weiter Ferne liegen, ist es niemals ratsam, so zu tun, als würde es Ihnen besser gehen, als es tatsächlich der Fall ist. Zählen Sie Ihre Ausgaben (alle) und seien Sie realistisch, was Ihre finanzielle Situation angeht. Hoffentlich wird sich die Lage bald verbessern, und wenn nicht, haben Sie eine genaue Aufstellung Ihrer Ausgaben, auf die Sie zurückgreifen können, wenn es darum geht, unnötige Kosten zu senken.

Wie sieht es mit den Erträgen aus? Es gilt dieselbe Regel. Dokumentieren Sie jeden verdienten Cent – auch Einkünfte, die bar oder durch Tauschhandel bezahlt wurden – und nutzen Sie diese Zahlen, um zu sehen, wo Sie mit Ihrem Unternehmen stehen. Je mehr Details Sie aufzeichnen können, desto besser, da diese Informationen bei der Steuererklärung benötigt werden.

2. Bereiten Sie sich auf Katastrophen vor

Die Zeiten, in denen Sie Ihre Konten in einem Notizbuch festhielten, sind vorbei. Die meisten Freiberufler sind versiert genug, um ihre Zahlen in einer Excel-Vorlage im Format 1099 oder einer Buchhaltungssoftware auf ihrem Computer zu speichern. Was passiert jedoch, wenn Ihre Festplatte kaputt geht oder Ihre Dateien beschädigt werden? Überlassen Sie nichts dem Zufall.

Planen Sie wöchentlich einen Zeitpunkt ein, um alle Ihre Zahlen und Belege in einem cloudbasierten Dienst zu sichern. Es ist auch ratsam, Ihre wichtigsten Finanzunterlagen in Papierform aufzubewahren und an einem sicheren Ort in Ihrem Büro zu lagern, beispielsweise in einem feuersicheren Safe. (Steuererklärungen und Gründungsdokumente sind hierfür gute Beispiele.)

Wenn Sie den Großteil Ihrer geschäftlichen Einkäufe mit einer Kreditkarte tätigen, denken Sie daran, mindestens einmal jährlich eine Kopie Ihrer Monatsabrechnungen herunterzuladen. Einige Unternehmen erlauben Ihnen nicht, auf Kontoinformationen zuzugreifen, die älter als ein Jahr sind. Andere bieten Jahresendberichte an, die nicht den erforderlichen Detaillierungsgrad aufweisen. Sie möchten nicht mit unvollständigen Unterlagen bei einer Steuerprüfung durch die IRS erwischt werden. Beziehen Sie diese digitalen Dateien in Ihr sicheres Backup ein.

3. Informieren Sie sich über das Steuerrecht

Niemand kann erwarten, dass man alle Tausende von Steuergesetzen kennt, denen ein Freiberufler unterliegen kann, aber es ist ratsam, zumindest eine allgemeine Vorstellung von den Regeln zu haben. Es gibt viele kostenlose Ressourcen, die sich ausdrücklich an unabhängige Auftragnehmer richten und die häufigsten Unklarheiten beseitigen können. Zu den Themen, die für Freiberufler am interessantesten sind, gehören:

• Home-Office-Abzug
• Krankenversicherungsbeiträge für Selbstständige
• Reise- und Bewirtungskosten
• Vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen (damit Sie Ihre Zahlungen pünktlich leisten können und keine Steuerstrafe wegen Unterzahlung zahlen müssen).
• Formulare 1099-Misc und 1099-K

4. Getrennt halten

Viele Freiberufler, die gerade erst anfangen, haben vielleicht nicht mehrere Girokonten oder Kreditkarten, die sie nutzen können. Wenn Sie jedoch mehrere Konten oder Karten haben, sollten Sie zunächst eines davon speziell für Ihre geschäftlichen Aktivitäten reservieren. Auf diese Weise ist es viel einfacher, Ihre geschäftlichen und privaten Ausgaben voneinander zu trennen. Wenn die Steuerzeit kommt und Sie bereit sind, Ihre Bücher zu bilanzieren, müssen Sie nur ein oder zwei Konten heranziehen, anstatt monatelang Kontoauszüge aus verschiedenen Quellen durchzugehen.

Abgesehen davon, dass dies aus administrativer Sicht komfortabler ist, empfiehlt die US-Steuerbehörde IRS, dass Sie für Ihre geschäftlichen und privaten Aktivitäten unterschiedliche Tools verwenden. Wenn Sie jemals einer Steuerprüfung unterzogen werden, ist es für Sie viel weniger aufwendig, nachzuweisen, dass eine Ausgabe tatsächlich für Ihr Unternehmen getätigt wurde, wenn sie mit einer eigenständigen, ausschließlich für geschäftliche Zwecke bestimmten Kreditkarte oder einem Konto getätigt wurde.

Beachten Sie, dass die Voraussetzung für die Geltendmachung der meisten geschäftlichen Ausgaben darin besteht, dass Sie den Kauf zu 100 % für geschäftliche Zwecke nutzen. Mit Ausnahme von Verpflegung oder Unterhaltung, die Sie bezahlen, während Sie gleichzeitig die Kosten eines Kunden übernehmen (was zu 100 % des Preises zulässig ist), können Sie keine alltäglichen Ausgaben geltend machen, die auch persönlicher Natur sind (wie z. B. eine Handyrechnung, ein Flugticket oder ein neuer Computer). Verpflegung während Geschäftsreisen wird zu 50 % der Kosten erstattet.

5. Machen Sie sich sorgfältige Notizen.

Ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Tankstellenbelege nach drei oder vier Monaten verblassen? Haben Sie jemals eine zerknüllte Fast-Food-Quittung aus Ihrer Tasche gezogen und sich gefragt, ob sie von einem Geschäftsessen stammt, an das Sie sich vage erinnern? Diese Situationen hätten durch einige handschriftliche Notizen und ordnungsgemäße Ablagetechniken gelöst werden können.

Es empfiehlt sich, den Zweck einer Geschäftsausgabe sofort nach der Rückkehr ins Büro aufzuschreiben und die Belege dann in einem Ordner oder Umschlag zu sammeln, der speziell für diese Art von Belegen vorgesehen ist. Besser noch: Scannen Sie es ein und laden Sie es sofort in die Cloud hoch. Das Mittagessen in einem Burgerrestaurant – das während einer Geschäftskonferenz eingenommen wurde – sollte mit dem Namen der Konferenz, dem Datum und dem zulässigen Prozentsatz der Ausgaben in klarer Schrift und in Ihrer Handschrift versehen sein. Wenn die Steuererklärung ansteht, haben Sie keinen Zweifel daran, wofür der Kauf bestimmt ist und ob er als Ausgabe geltend gemacht werden kann.

Wenn Sie keine Quittung erhalten, beispielsweise bei einer Uber-Fahrt, müssen Sie auf elektronische Dateien zugreifen. Ich drucke diese gerne am Ende einer Reise von meinem Computer oder Smartphone aus und hefte sie zusammen mit meinen anderen Papierbelegen ab. Eine kurze Notiz mit dem Namen der Stadt und der Veranstaltung, an der ich teilgenommen habe, hilft mir später, mich an den Zweck der Reise zu erinnern, und schützt mich für den Fall, dass das Finanzamt nach der Quittung fragt. Es wird empfohlen, Steuerunterlagen drei Jahre lang aufzubewahren.

6. Machen Sie es zu einer regelmäßigen Sache

Viele Freiberufler schwören darauf, ihre Belege, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen einmal pro Woche zu organisieren (indem sie Excel zur Buchführung verwenden). Für diejenigen, die diesen Zeitplan für übertrieben halten, sollte ein monatlicher Termin für Ihre Buchhaltungsaufgaben ausreichen. Um Sie zusätzlich zu motivieren und anzuleiten, sollten Sie eine Abrechnungs- oder Spesenabrechnungssoftware in Betracht ziehen, die sich nahtlos mit Ihrer Rechnungssoftware koordinieren lässt, damit Sie stets über Ihre Finanzen informiert sind und benachrichtigt werden, wenn seit Ihrer letzten Aktualisierung Ihrer Daten zu viel Zeit vergangen ist.

7. Forderungen einziehen

Eine der überraschenden Ursachen dafür, dass Freiberufler mit ihrer Buchhaltung überfordert sind, ist, dass sie mit der Rechnungsstellung in Verzug geraten können. Wenn Sie vergessen, Ihre Rechnungen als Freiberufler zu versenden, und keine Maßnahmen zum Einzug der Forderungen ergreifen, kann dies schnell dazu führen, dass Ihre Ausgaben in keinem Verhältnis mehr zu Ihren Einnahmen stehen und Ihr Unternehmen innerhalb kürzester Zeit eine schwache Performance aufweist. Beginnen Sie damit, Rechnungen unmittelbar nach Erreichen eines Meilensteins oder Abschluss eines Projekts zu stellen, und verfolgen Sie ausstehende Zahlungen konsequent nach. Sie führen ein Unternehmen, und es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren Cashflow vor fast allen anderen Buchhaltungsaufgaben priorisieren.

8. Treten Sie einer Community bei

Kollegen können eine wichtige Quelle für Informationen und Unterstützung sein – insbesondere für neue Freiberufler. Geben Sie Ihr Bestes, um erfolgreiche Freelancer-Communities in Ihrer Nische zu finden, und fragen Sie deren Leiter nach Ratschlägen zu den besten Freelancer-Tools, mit denen Sie Ihre freiberufliche Buchhaltung unter Kontrolle halten können. Die meisten unabhängigen Auftragnehmer sind erstaunlich großzügig mit ihrer Zeit und ihrem Rat. (Beachten Sie jedoch, dass es sich um vielbeschäftigte Fachleute handelt, und bedanken Sie sich entsprechend für ihre Beiträge).

Abschließende Gedanken

Selbst die erfahrensten Freiberufler haben von Zeit zu Zeit Schwierigkeiten mit der Buchhaltung. Ob es sich nun um mangelnde Kenntnisse zu einem Thema oder eine nachlässige Haltung gegenüber der ordnungsgemäßen Führung von Unterlagen handelt – jede schlechte Angewohnheit kann Ihr Unternehmen aus der Bahn werfen und dessen Erfolg verhindern. Machen Sie es sich zur Priorität, Ihre Buchhaltung dort zu platzieren, wo sie in Ihrem Unternehmen hingehört, und verpflichten Sie sich, jedes Jahr ein wenig mehr über den Prozess zu lernen. Sie werden froh sein, Zeit und Energie investiert zu haben, wenn sich das finanziell auszahlt! Beginnen Sie mit Bonsai, Ihr freiberufliches Unternehmen zu verwalten, und melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an.