Contabilidade freelance: receita de 8 passos para o sucesso

Um dos aspectos mais assustadores de trabalhar por conta própria é o dinheiro. Como você vai ganhar dinheiro e manter um fluxo constante de pagamentos pelos modelos de fatura que enviar? E, mais importante ainda, como você controlará suas despesas como freelancer? Embora o controle das receitas e despesas seja fundamental para todos os freelancers dominarem de forma rápida e fácil, há uma certa confusão entre o que é desejável e está na moda e o que é essencial e necessário.

A contabilidade (ou “contabilidade”, como alguns preferem chamar) deve ser algo a que você deve prestar atenção, no entanto. Se você não tem certeza de qual é o seu processo ou quais são os objetivos da sua empresa, agora é a hora de definir prioridades. Aqui estão nossas melhores dicas de contabilidade para freelancers de todos os setores, níveis de experiência e valor.

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1. Preste contas de tudo

Os primeiros meses como freelancer podem parecer sombrios. Você provavelmente tem um bom número de despesas, todas essenciais para colocar seu novo negócio em funcionamento. Por outro lado, sua lista de clientes pode ser insuficiente. Para construir autoestima e se convencerem de que estão no caminho certo, muitos freelancers evitam contabilizar todas as suas despesas – e isso é uma péssima decisão.

Mesmo que seus números estejam claramente no vermelho, com o lucro muito distante, nunca é sensato fingir que você está indo melhor do que realmente está. Calcule suas despesas (todas elas) e seja realista quanto à sua situação financeira. Esperamos que as coisas melhorem em breve e, caso isso não ocorra, você terá uma lista precisa das despesas para consultar quando chegar a hora de cortar custos desnecessários.

E quanto aos ganhos? A mesma regra se aplica. Documente cada centavo ganho – mesmo rendimentos pagos em dinheiro ou troca – e use esses números para ver como está a situação do seu negócio. Quanto mais detalhes você puder registrar, melhor, pois essas informações serão necessárias na hora de declarar o imposto de renda.

2. Prepare-se para o desastre

Os dias de manter suas contas registradas em um caderno acabaram; a maioria dos freelancers é experiente o suficiente para manter seus números armazenados em uma planilha do Excel modelo 1099 ou em um software de contabilidade instalado em seus computadores. Mas o que acontece se o seu disco rígido estiver danificado ou os seus arquivos corrompidos? Não deixe nada ao acaso.

Agende um horário semanal para fazer backup de todos os seus números e documentos comprovativos em um serviço baseado na nuvem. Também é uma boa ideia manter seus registros financeiros mais importantes em papel, guardados em algum lugar em um cofre à prova de fogo em seu escritório. (Declarações fiscais e documentos de constituição de empresas são bons exemplos disso.)

Se você faz a maioria das compras da sua empresa com cartão de crédito, lembre-se de baixar uma cópia dos extratos mensais pelo menos uma vez por ano. Algumas empresas não permitem que você acesse facilmente informações de conta com mais de um ano. Outros fornecem resumos de fim de ano que não mostram o nível de detalhe necessário. Você não quer ser pego com registros incompletos para uma auditoria fiscal do IRS. Inclua esses arquivos digitais em seu backup seguro.

3. Informe-se sobre a legislação tributária

Ninguém espera que você esteja a par das milhares de leis tributárias às quais um freelancer pode estar sujeito, mas é aconselhável ter pelo menos uma ideia geral das regras. Existem muitos recursos gratuitos voltados explicitamente para prestadores de serviços independentes que podem esclarecer os pontos mais comuns de confusão. Os assuntos que mais interessam aos freelancers incluem:

• Dedução para escritório em casa
• Prêmios de seguro saúde para trabalhadores autônomos
• Deduções de viagens e entretenimento
• Pagamentos trimestrais estimados de impostos (para que você possa efetuar os pagamentos em dia e evitar multas por pagamento insuficiente).
• Formulários 1099-misc vs. 1099-K

4. Mantenha separado

Muitos freelancers iniciantes podem não ter várias contas correntes ou cartões de crédito para utilizar, mas se você tiver, comece designando apenas um para seus empreendimentos comerciais. É muito mais fácil manter suas despesas comerciais e pessoais separadas dessa maneira. Quando chegar a época do imposto, se você estiver pronto para equilibrar suas contas, só precisará consultar uma ou duas contas, em vez de ter que separar meses e meses de extratos de várias fontes.

Além de ser mais confortável do ponto de vista administrativo, a Receita Federal recomenda que você use ferramentas diferentes para suas atividades comerciais e pessoais. Se você for auditado, será muito mais fácil provar que uma despesa foi realmente para o seu negócio se ela tiver sido feita com um cartão de crédito ou conta exclusiva para uso comercial.

Lembre-se de que, para solicitar o reembolso da maioria das despesas relacionadas com a empresa, é necessário que a compra seja utilizada 100% para fins comerciais. Exceto alimentação ou entretenimento que você paga enquanto também paga os custos de um cliente (o que é permitido em 100% do preço), você não pode reivindicar despesas diárias que também sejam de natureza pessoal (como conta de celular, passagem aérea ou computador novo). As refeições consumidas durante viagens a trabalho são permitidas em 50% do custo.

5. Faça anotações meticulosas

Você já percebeu como os recibos dos postos de gasolina desbotam após três ou quatro meses? Você já tirou um recibo amassado de fast food do bolso e se perguntou se era de um almoço de negócios que você vagamente se lembra de ter apreciado? Essas situações poderiam ter sido resolvidas com algumas anotações manuscritas e técnicas adequadas de arquivamento.

É uma boa prática anotar o objetivo de uma despesa comercial imediatamente após chegar ao escritório e, em seguida, colocá-la em um arquivo ou envelope específico para esses tipos de recibos. Melhor ainda, digitalize-o e envie-o para a nuvem imediatamente. O almoço em uma lanchonete – desfrutado durante uma conferência de negócios – deve ter o nome da conferência, a data e a porcentagem da despesa permitida escritos com tinta clara e à mão. Quando chegar a época de declarar os impostos, você não terá dúvidas sobre a finalidade da compra e se ela se qualifica como despesa.

Para os casos em que você não recebe um recibo, como em uma viagem de Uber, será necessário acessar os arquivos eletrônicos. Gosto de imprimi-los do meu computador ou celular no final de uma viagem e arquivá-los com o resto dos meus recibos em papel. Uma breve anotação com a cidade e o evento que participei me ajuda a lembrar o objetivo da viagem mais tarde e me mantém protegido caso o IRS (Receita Federal dos EUA) questione o recibo. Recomenda-se que você mantenha os registros fiscais por três anos.

6. Faça disso uma coisa regular

Muitos freelancers juram que organizam seus recibos, despesas e holerites uma vez por semana ( usando o Excel para manter as contas). Para aqueles que consideram essa programação excessiva, uma data mensal para suas tarefas contábeis deve ser suficiente. Para motivar e orientar ainda mais, considere um software de faturamento ou despesas que se coordene perfeitamente com seu software de faturamento para mantê-lo informado sobre suas finanças e notificá-lo quando muito tempo tiver passado desde a última atualização de seus dados.

7. Cobrar o que é devido

Uma das maneiras surpreendentes pelas quais os 1099ss ficam sobrecarregados com sua contabilidade freelance é como eles podem ficar atrasados no faturamento. Esquecer de enviar suas faturas de freelancer e não tomar medidas para cobrar pode rapidamente desequilibrar suas despesas em relação aos seus ganhos e criar um negócio com baixo desempenho em pouco tempo. Crie o hábito de faturar imediatamente após o término ou conclusão de um projeto e seja diligente no acompanhamento dos pagamentos em atraso. Você está administrando um negócio, e é fundamental priorizar seu fluxo de caixa acima de quase todas as outras tarefas contábeis que você realizará.

8. Junte-se a uma comunidade

Os colegas podem ser uma fonte vital de informação e apoio, especialmente para os freelancers iniciantes. Faça o possível para identificar comunidades de freelancers prósperas dentro do seu nicho e procure seus líderes para obter conselhos sobre as melhores ferramentas de freelancer que manterão suas questões contábeis sob controle. A maioria dos prestadores de serviços independentes é incrivelmente generosa com seu tempo e conselhos. (Apenas certifique-se de respeitar o fato de que eles são profissionais ocupados e agradeça-lhes adequadamente por suas contribuições).

Considerações finais

Mesmo os freelancers mais experientes têm dificuldades com a contabilidade de vez em quando. Seja por falta de conhecimento sobre um assunto ou por uma atitude negligente em relação à organização dos registros, cada mau hábito tem o potencial de prejudicar seus negócios e impedir que eles prosperem. Torne uma prioridade colocar sua contabilidade no lugar certo em sua empresa e comprometa-se a aprender um pouco mais sobre o processo a cada ano. Você ficará feliz com o investimento de tempo e energia quando começar a ganhar dinheiro! Comece a gerenciar seu negócio freelance com o Bonsai, inscreva-se hoje mesmo para um teste gratuito.