Contabilidad autónoma: receta de 8 pasos para el éxito

Uno de los aspectos más desalentadores de trabajar por cuenta propia es el dinero. ¿Cómo lo ganarás y mantendrás un flujo constante de pagos por las plantillas de factura que envíes? Y lo que es más importante, ¿cómo llevarás un control de tus gastos como autónomo? Aunque controlar los ingresos y los gastos es fundamental para todos los autónomos, hay cierta confusión entre lo que está de moda y lo que es esencial y necesario.

Sin embargo, la contabilidad (o «contabilidad», como algunos prefieren llamarla) es algo a lo que hay que prestar atención. Si no estás seguro de cuál es tu proceso o cuáles son los objetivos que tienes para tu negocio, ahora es el momento de establecer prioridades. Estos son nuestros mejores consejos de contabilidad para autónomos de todos los sectores, niveles de experiencia y valor.

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1. Dar cuenta de todo

Los primeros meses como autónomo pueden parecer desalentadores. Probablemente tengas un buen número de gastos, todos ellos vitales para poner en marcha tu nuevo negocio. Por otro lado, tu lista de clientes puede ser insuficiente. Para ganarse el respeto y engañarse a sí mismos para sentirse bien con sus esfuerzos, muchos autónomos evitan contabilizar todos sus gastos, lo cual es un error terrible.

Aunque tus números estén claramente en números rojos y los beneficios estén muy lejos, nunca es aconsejable fingir que te va mejor de lo que realmente te va. Cuente sus gastos (todos ellos) y sea realista sobre cuál es su situación en lo que respecta al presupuesto. Con suerte, las cosas mejorarán pronto, y si no es así, tendrás una lista precisa de gastos a la que recurrir cuando llegue el momento de recortar gastos innecesarios.

¿Y qué hay de las ganancias? Se aplica la misma regla. Documenta cada céntimo que ganes, incluso los ingresos pagados en efectivo o mediante trueque, y utiliza estas cifras para saber cuál es la situación de tu negocio. Cuantos más detalles puedas registrar, mejor, ya que esta información será necesaria a la hora de pagar los impuestos.

2. Prepárese para un desastre

Los días en los que se llevaba un registro de las cuentas en un cuaderno han terminado; la mayoría de los autónomos son lo suficientemente inteligentes como para guardar sus números en una plantilla de Excel 1099 o en un programa de contabilidad almacenado en su ordenador. Pero, ¿qué ocurre si se estropea el disco duro o se dañan los archivos? No dejes nada al azar.

Programa un momento cada semana para hacer una copia de seguridad de todos tus números y la documentación de respaldo en un servicio basado en la nube. También es una buena idea conservar tus documentos financieros más importantes en papel, guardados en una caja fuerte ignífuga en tu oficina. (Las declaraciones de impuestos y los documentos de constitución son buenos ejemplos de ello).

Si realiza la mayoría de sus compras comerciales con tarjeta de crédito, recuerde descargar una copia de los extractos mensuales al menos una vez al año. Algunas empresas no te permiten acceder fácilmente a la información de la cuenta que tiene más de un año de antigüedad. Otros proporcionan resúmenes de fin de año que no muestran el nivel de detalle requerido. No querrás que te pillen con registros incompletos en una auditoría fiscal del IRS. Incluya estos archivos digitales en su copia de seguridad protegida.

3. Infórmese sobre la legislación fiscal.

No se espera que nadie esté al tanto de los miles de leyes fiscales a las que puede estar sujeto un autónomo, pero es aconsejable tener al menos una idea general de las normas. Existen muchos recursos gratuitos dirigidos explícitamente a los contratistas independientes que pueden aclarar los puntos que suelen generar más confusión. Los temas que más interesan a los autónomos son:

• Deducción por oficina en el hogar
• Primas del seguro médico para autónomos
• Deducciones por viajes y entretenimiento
• Pagos trimestrales estimados de impuestos (para que pueda realizar los pagos a tiempo y evitar una multa por pago insuficiente).
• Formularios 1099-misc frente a 1099-K

4. Manténgalo separado.

Es posible que muchos autónomos principiantes no dispongan de varias cuentas corrientes o tarjetas de crédito, pero si es tu caso, empieza por designar una sola para tus actividades empresariales. De esta manera, es mucho más fácil mantener separados los gastos personales de los gastos de tu negocio. Cuando llega la época de declarar los impuestos, si estás listo para cuadrar tus cuentas, solo tienes que consultar una o dos cuentas, en lugar de tener que revisar meses y meses de extractos de diversas fuentes.

Además de ser más cómodo desde el punto de vista administrativo, el IRS recomienda utilizar herramientas diferentes para las actividades empresariales y personales. Si alguna vez te someten a una auditoría, te resultará mucho más fácil demostrar que un gasto se realizó efectivamente para tu negocio si se pagó con una tarjeta de crédito o cuenta independiente y exclusiva para fines comerciales.

Recuerde que, para poder reclamar la mayoría de los gastos relacionados con la actividad empresarial, es necesario que la compra se utilice al 100 % con fines empresariales. Excepto la comida o el entretenimiento que pagas mientras también pagas los gastos de un cliente (lo cual está permitido al 100 % del precio), no puedes reclamar los gastos cotidianos que también son de naturaleza personal (como la factura del teléfono móvil, el billete de avión o un ordenador nuevo). Se permite el 50 % del coste de la comida consumida durante los viajes por motivos de trabajo.

5. Toma notas meticulosas.

¿Alguna vez has notado cómo los recibos de las gasolineras se desvanecen después de tres o cuatro meses? ¿Alguna vez has sacado un recibo arrugado de comida rápida de tu bolsillo y te has preguntado si era de una comida de negocios que vagamente recuerdas haber disfrutado? Estas situaciones podrían haberse resuelto añadiendo unas cuantas notas manuscritas y utilizando técnicas de archivo adecuadas.

Es una buena práctica anotar el propósito de un gasto empresarial inmediatamente después de llegar a la oficina y guardarlo en un archivo o sobre destinado exclusivamente a este tipo de recibos. Mejor aún, escanéalo y súbelo a la nube inmediatamente. El almuerzo en una hamburguesería, disfrutado durante una conferencia de negocios, debe llevar escrito con tinta clara y de su puño y letra el nombre de la conferencia, la fecha y el porcentaje de gasto permitido. Cuando llegue la época de pagar impuestos, no tendrás ninguna duda sobre para qué es la compra y si se puede considerar un gasto.

En los casos en los que no reciba un recibo, como por ejemplo en un viaje con Uber, deberá acceder a los archivos electrónicos. Me gusta imprimirlas desde mi ordenador o teléfono al final de un viaje y archivarlas con el resto de mis recibos en papel. Una breve nota con la ciudad y el evento al que asistí me ayuda a recordar el propósito del viaje más adelante y me protege en caso de que el IRS me pregunte por el recibo. Se recomienda conservar los registros fiscales durante tres años.

6. Hazlo algo habitual.

Muchos autónomos recomiendan encarecidamente organizar sus recibos, gastos y nóminas una vez a la semana ( utilizando Excel para llevar la contabilidad). Para aquellos que consideren excesivo este calendario, bastará con una cita mensual con sus tareas de contabilidad. Para motivarte y orientarte aún más, considera la posibilidad de utilizar un software de facturación o gastos que se coordine a la perfección con tu software de facturación para mantenerte informado de tus finanzas y avisarte cuando haya pasado demasiado tiempo desde la última vez que actualizaste tus datos.

7. Cobrar lo que se debe

Una de las formas sorprendentes en que los 1099ss se ven abrumados con su contabilidad como autónomos es cómo pueden atrasarse en la facturación. Olvidarse de enviar las facturas de sus trabajos como autónomo y no tomar medidas para cobrar puede hacer que sus gastos se desequilibren rápidamente con respecto a sus ingresos y provocar que su negocio tenga un rendimiento deficiente en muy poco tiempo. Adquiera el hábito de facturar inmediatamente después de alcanzar un hito o completar un proyecto y sea diligente en el seguimiento de los pagos pendientes. Usted dirige un negocio, y es fundamental que dé prioridad a su flujo de caja por encima de casi cualquier otra tarea contable que realice.

8. Únete a una comunidad

Los compañeros pueden ser una fuente vital de información y apoyo, especialmente para los nuevos autónomos. Haz todo lo posible por identificar comunidades de autónomos prósperas dentro de tu nicho y pide consejo a sus líderes sobre las mejores herramientas para autónomos que te permitirán mantener bajo control tus asuntos contables. La mayoría de los contratistas independientes son increíblemente generosos con su tiempo y sus consejos. (Solo asegúrate de respetar que son profesionales ocupados y agradéceles debidamente por sus aportaciones).

Pensamientos finales

Incluso los autónomos más experimentados tienen dificultades con la contabilidad de vez en cuando. Ya sea por falta de conocimiento sobre un tema o por una actitud descuidada a la hora de mantener los registros en orden, cada mal hábito tiene el potencial de descarrilar tu negocio e impedir que prospere. Haz que sea una prioridad poner tu contabilidad donde corresponde en tu negocio y comprométete a aprender un poco más sobre el proceso cada año. ¡Te alegrarás de haber invertido tiempo y energía cuando veas cómo aumenta tu cuenta bancaria! Empieza a gestionar tu negocio como autónomo con Bonsai, regístrate hoy mismo para obtener una prueba gratuita.