Explicação do formulário fiscal W9: 7 fatos importantes e como preenchê-lo

Você não precisa ser freelancer por muito tempo antes de ser solicitado a preencher um formulário W9 para preparar seus impostos de trabalho autônomo. Para aqueles que tradicionalmente obtêm a maior parte de sua renda como funcionários, talvez não tenham muita ideia do que é ou como preencher um formulário W9, ou como se preparar para isso com cada modelo de fatura que criam e enviam para pagamento.

Felizmente, existem poucas coisas mais simples do que esta ferramenta necessária para qualquer pessoa que trabalhe como prestador de serviços independente.

1. O que é um formulário fiscal W9?

Este formulário tem praticamente a mesma função que um W-4 padrão (o formulário utilizado anualmente pelos funcionários das empresas). Embora não entre em todos os detalhes sobre como calcular o número de dependentes para retenção de impostos, isso se deve ao fato de que você — e não seu cliente freelancer — é responsável por determinar quanto imposto deve ser pago ao IRS a cada trimestre. Os clientes geralmente não têm a responsabilidade de ajudá-lo a pagar seus impostos.

O W9 solicitará algumas informações básicas, como seu nome, endereço postal, número de segurança social e como você planeja classificar sua empresa (independente ou proprietário único, por exemplo). Também existe a opção de fornecer um EIN (Número de Identificação do Empregador) em vez de um número de segurança social. Alguns freelancers preferem fornecer esse número como forma de proteger suas informações de previdência social, mas isso não é obrigatório. Leia mais sobre os benefícios de um número de identificação patronal para um empresário individual.

Observação: se você quiser substituir o SSN pelo EIN, isso pode ser feito gratuitamente. Você só precisa residir nos EUA. e poderá preencher este formulário online.

Também será perguntado se você está sujeito à retenção de imposto de renda. Se não lhe foi informado que precisa fazer isso (geralmente pelo IRS por falta de pagamento de impostos ou declaração incorreta), basta certificar que está isento de retenção na fonte. A maioria dos freelancers estará isenta, mas se, por algum motivo, você não estiver, seu cliente será responsável por reter 28% do seu salário para enviar ao IRS.

Você sabia que pode usar o Bonsai para contabilidade? Ou que a Bonsai pode ajudá-lo a se preparar para o imposto sobre o trabalho autônomo, fornecendo estimativas fiscais, lembretes de datas de preenchimento e identificando suas deduções fiscais?

Vamos ver como isso funciona. Primeiro, acesse o painel principal do Bonsai e observe atentamente o lado esquerdo — trabalharemos com as seções de contabilidade e impostos. Primeiro clique em “Contabilidade”.

Na seção de contabilidade, você verá um detalhamento de suas receitas e despesas. Ambos podem ser importados automaticamente da sua conta bancária ou adicionados manualmente (você pode acompanhar usando um modelo 1099 do Excel). Os trabalhos pelos quais você foi remunerado através do Bonsai também serão registrados aqui.

Certifique-se de que esta seção esteja preenchida corretamente e clique em “Impostos” em seguida.

É aqui que a mágica acontece: o Bonsai fará todos os cálculos para você e forneceremos uma visão geral das suas estimativas fiscais, uma lista de deduções fiscais que você pode usar para a próxima temporada de impostos e lembretes para todas as próximas datas de declaração.

Simples, certo? Se você está pronto para conferir o Bonsai e explorar todos os recursos, inscreva-se para o teste gratuito!

2. Manuseando seu W9 com cuidado

Um grande erro que muitos freelancers cometem é não manter suas informações seguras. Recomenda-se que você nunca envie seu W9 preenchido para um cliente como anexo de um e-mail, a menos que tenha algum tipo de criptografia em seu sistema de mensagens. Caso contrário, você pode usar um serviço seguro de entrega eletrônica de documentos ou enviar seu formulário ao cliente pelo correio.

Também é recomendável que você nunca forneça um formulário W9 preenchido a ninguém com quem não tenha uma relação profissional legítima. Em outras palavras, é aconselhável esperar até ter um contrato completo em arquivo, explicando a parceria com o prestador de serviços independente, antes de preencher um formulário W9 com suas informações confidenciais.

3. Detalhes adicionais sobre o W9

Com que frequência você deve atualizar seu formulário? Depende. Geralmente, você pode manter o mesmo arquivo com seu cliente, desde que as informações nele contidas estejam atualizadas. No entanto, se o seu endereço, nome, retenção na fonte ou números fiscais mudarem, você precisará enviar um novo formulário com as informações corretas. Alguns clientes também solicitam um novo formulário a cada ano ou quando atualizam seus sistemas. Embora não seja comum solicitar isso, preencher um novo formulário leva apenas alguns minutos e é uma boa maneira de manter seus clientes satisfeitos com seus departamentos de contabilidade.

É necessário que um formulário W9 esteja arquivado para cada cliente com quem você faz negócios. As informações fornecidas ajudam-nos a preencher e emitir um formulário 1099-Misc no final do ano. O formulário 1099-Misc é o equivalente ao W-2 de um funcionário para um prestador de serviços, e você utilizará os números nele incluídos para ajudar a declarar e pagar seus impostos.

4. W9 atrasados ou em falta

Embora a maioria dos clientes seja proativa e peça que você preencha um formulário W9 quando você começa a fazer negócios com eles, você pode se deparar com um cliente que não está ciente de que isso precisa ser feito. Talvez só percebam que há uma necessidade quando chega a hora de declarar seus próprios impostos e precisam preencher o formulário 1099-Misc para informar sua renda. Um bom freelancer antecipará essa necessidade com antecedência e fornecerá um W9 aos novos clientes antes mesmo que eles solicitem. Ao torná-lo parte do processo de integração, juntamente com os termos do contrato e do faturamento, você terá tudo pronto com bastante antecedência para a temporada de impostos. Lembre-se de que você pode usar o Bonsai Tax para calcular suas deduções fiscais e estimar os impostos trimestrais.

(Observação: há muitos fatores que podem atrasar o pagamento dos seus impostos anualmente, entre eles os diversos formulários que você receberá. Se você puder pensar com antecedência e ajudar seu cliente a simplificar algumas dessas etapas, isso o ajudará a evitar atrasos na obtenção dos formulários a cada ano. Ninguém quer esperar por um formulário 1099-Misc atrasado, e ter o W9 em arquivo pode evitar essa situação. Você não quer ser um entre uma dúzia ou mais de freelancers esperando na fila para resolver questões relacionadas a formulários fiscais!

5. Problemas comuns com o W9

Apesar da natureza simples deste formulário, ainda há freelancers que denunciam clientes ou outras entidades que não têm certeza do seu propósito. Em particular, eles podem receber um pedido para preencher um formulário de alguém que não seja um cliente.

Embora você possa receber uma solicitação do W9 de qualquer pessoa que lhe pague uma remuneração como não funcionário, provavelmente você saberá disso com antecedência.

Os pagamentos de juros e dividendos são frequentemente efetuados com as informações contidas no formulário W9, portanto, não se surpreenda se receber uma solicitação de um banco ou outra instituição financeira com a qual você mantém relações comerciais. No entanto, seu locador ou outra empresa nunca precisariam dessas informações. Se a empresa ou pessoa não estiver pagando pelos seus serviços ou pelo valor dos ativos, não há necessidade de solicitar essas informações confidenciais, e você deve pedir mais informações antes de atender ao pedido.

6. Você é realmente um freelancer?

Os W9 também têm a vantagem de estabelecer como você está sendo tratado em relação à empresa para a qual trabalha. Se você receber um W9, presume-se que você é um prestador de serviços independente e a relação de trabalho será tratada como tal. Você não receberia benefícios de funcionário, por exemplo, e teria a liberdade de ir e vir como um freelancer. Você desfrutaria das vantagens e responsabilidades de um consultor, e não de um funcionário.

Houve casos em que funcionários regulares foram solicitados a preencher um formulário fiscal W9. Se você foi contratado para um emprego em tempo integral ou parcial, isso deve ser um sinal de alerta. Os funcionários devem ser remunerados como funcionários, através das informações recolhidas num formulário W-4 e declaradas como rendimento num formulário W-2. Se uma empresa parece estar burlando a lei ao reclassificar sua remuneração, você deve procurar aconselhamento para resolver a questão o mais rápido possível. O IRS não é tolerante quando se trata do pagamento adequado de impostos, e cabe a você saber como você é classificado e preencher a documentação correspondente.

7. W9 não é grande coisa

Embora seja uma ferramenta necessária para realizar seu trabalho freelance, o W9 não deve assustá-lo nem causar preocupação. Pense nisso como uma maneira rápida e legal para o seu novo cliente lhe pagar e permanecer em conformidade com o IRS. Preencher o formulário W9 deve ser tão simples quanto assinar um contrato ou enviar uma fatura. É um sinal de que você está expandindo seus negócios. Em vez de se preocupar com o fato de ser um formulário complicado, comemore que em breve você terá mais renda e que agora é realmente um freelancer de sucesso!

Para obter informações adicionais sobre o formulário W9, incluindo uma cópia atualizada do mesmo, você pode visitar diretamente o site do IRS. Para obter ajuda com impostos ou experimentar o conjunto de produtos para freelancers da Bonsai, inscreva-se para um teste gratuito!