Die beste CRM-Lösung für Werbeagenturen: Funktionen, Fähigkeiten und Vorteile

CRM steht für Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) und kann zwei Bedeutungen haben. Es kann sich auf die Gesamtstrategie einer Organisation zum Management von Kundenerwartungen und -zufriedenheit oder auf eine Software-App beziehen. Hier geht es jedoch ausschließlich um Softwareplattformen. Ein CRM einer Werbeagentur ist eine zentrale Anlaufstelle für Kundeninformationen, Kampagnendetails und Projektressourcen.

Die meisten Agenturen haben zwischen 50 und 100 Kunden. Die Verwaltung dieser Daten mithilfe manueller Datenbanken oder Tabellenkalkulationen ist schwierig und mit dem Wachstum der Agenturen nicht mehr tragbar. Ein CRM bietet die Möglichkeit, verschiedene Informationskanäle an einem einzigen Ort zusammenzuführen und so Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die Auswahl einer CRM-Lösung für Ihre Werbeagentur ist schwierig, insbesondere angesichts der Vielzahl an Angeboten auf dem Markt. In diesem Artikel erfahren Sie, warum es wichtig ist, in ein CRM zu investieren, und welche Funktionen Sie von Ihrer neuen Software erwarten sollten.

Grundlagen des CRM für Werbeagenturen: Was ist ein CRM?

Werbeagenturen benötigen große Datenmengen von ihren Kunden. Assets wie Konto-Logins und Branding-Pakete müssen geteilt werden. Agenturen benötigen außerdem die Kontaktdaten mehrerer Interessengruppen und Möglichkeiten, um über den Fortschritt zu kommunizieren, idealerweise in Echtzeit.

Ein CRM bietet einfache Möglichkeiten zur Verwaltung von Daten, Dateien und verschiedenen Aspekten des Projektmanagements. Es handelt sich in der Regel um eine einzige Softwareplattform mit Anmeldedaten für autorisiertes Personal. Einige CRMs bieten sogar ein Kundenportal, über das Administratoren externe Logins erstellen können. Kunden können dieses Portal dann nutzen, um den Fortschritt von Projekten zu überprüfen, Ergebnisse zu begutachten oder Nachrichten an ihre Kundenbetreuer zu senden.

Verschiedene Arten von CRM-Systemen für Werbeagenturen

Cloudbasierte, computerbasierte oder serverbasierte CRMs sind die Norm. Der Hauptunterschied zwischen diesen drei Optionen besteht darin, wie Daten gespeichert und abgerufen werden. Computerbasierte (oder desktopbasierte) CRMs existieren ausschließlich auf einem einzelnen Computer oder möglicherweise in einem kleinen Netzwerk von Rechnern. Diese Typen können für kleine Agenturen kostengünstig sein, sind jedoch für ambitionierte Unternehmen oft nicht skalierbar genug.

Serverbasierte CRMs sind interne Lösungen, die mit mehreren Rechnern verbunden sind. Server müssen jedoch gewartet werden und können teuer im Betrieb sein. Dennoch lässt sich diese CRM-Variante leicht erweitern und wächst mit dem Unternehmen mit.

Cloud-basierte CRMs nutzen nach wie vor große, skalierbare Serverlösungen, aber die Verantwortung für die Verwaltung dieser Server liegt bei einem vertrauenswürdigen Drittanbieter. Die Software ist in der Regel über einen Online-Login verfügbar, sodass keine Ressourcen der Agentur beansprucht werden. Es nimmt keinen Speicherplatz auf den Computern oder Servern des Unternehmens ein, aber die Daten sind dennoch über sichere Anmeldungen sofort zugänglich.

Die meisten wachsenden Agenturen entscheiden sich für eine cloudbasierte Lösung, es sei denn, sie verfügen bereits über eigene Softwareentwicklungsteams.

Vorteile eines CRM-Systems für Werbeagenturen

Die Wahl des richtigen CRM bedeutet, die Vorteile zu verstehen, die diese Plattform Ihrer Werbeagentur bieten kann. Sie arbeiten hart daran, anderen Unternehmen großartige Inhalte, Kampagnenstrukturen und Werbeberatung zu liefern. Es ist also nur logisch, dass Sie eine Software wünschen, die genauso hart für Sie arbeitet. Die Bewertung der Kapitalrendite (ROI) eines CRM-Systems für Werbeagenturen bedeutet, herauszufinden, wie es Ihre Geschäftsprozesse verbessert.

Verbesserte Kundenbeziehungen

Der erste große Vorteil eines effektiven CRM-Systems ist die Art und Weise, wie es die Beziehungen zu Ihren Kunden verbessern kann. Als Werbeagentur haben Sie das Potenzial, dauerhafte Partnerschaften aufzubauen, die Ihnen über viele Jahre hinweg Gewinn bringen. Schließlich ist Werbung selten eine einmalige Angelegenheit. Kontinuierliche Kampagnen und Markenanpassungen sind ein wesentlicher Bestandteil effektiven Marketings.

Wenn Sie schnell auf die Kontaktdaten und früheren Projekte eines Kunden zugreifen können, hilft Ihnen das, eine viel engere Beziehung zu ihm aufzubauen. Sie werden als professionell und gleichzeitig fürsorglich wahrgenommen, was dazu beiträgt, dass sich Kunden wertgeschätzt fühlen. CRMs ermöglichen es Agenturen, effektive Nachfassaktionen durchzuführen, auf der Grundlage früherer Käufe passende Produkte und Dienstleistungen anzubieten und projektkritische Informationen schnell weiterzugeben. Einige CRMs wie Bonsai bieten sogar Möglichkeiten, um Reibungsverluste beim Onboarding-Prozess zu reduzieren. All diese Faktoren und noch mehr tragen dazu bei, dass Ihre Kunden zufriedener sind und mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder bei Ihrer Agentur buchen.

Reduzierte Kundenabwanderung

Zufriedene Kunden wechseln seltener zu Ihren Mitbewerbern, wodurch das Risiko der Kundenabwanderung sinkt. Wiederholungskäufe sind zwar großartig, aber noch besser ist es zu wissen, dass Sie Ihren Markt beherrschen. CRMs helfen Agenturen dabei, diesem Ziel näher zu kommen, indem sie Möglichkeiten bieten, kontinuierlich verbesserte Erfahrungen zu liefern.

Es kostet in der Regel mehr, einen neuen Kunden zu gewinnen, als sich um bestehende Kunden zu kümmern. Natürlich müssen Sie für kontinuierliches Wachstum sowohl Ihre neuen als auch Ihre bestehenden Kunden zufriedenstellen. CRMs unterstützen Ihre Agentur dabei, genau das zu tun.

Erhöhter Customer Lifetime Value (CLV)

Je länger ein Kunde bei Ihnen bleibt, desto wahrscheinlicher ist es, dass er Geld ausgibt. Business-Analysten bezeichnen dies als Customer Lifetime Value oder CLV. Bei CLV geht es jedoch nicht nur darum, wie sehr ein Kunde Ihren Cashflow steigert.

Während der Umsatz ein entscheidender Faktor ist, umfasst der CLV auch Aspekte wie Empfehlungen, Earned Media und geteilte Erfahrungen. Wenn beispielsweise ein Kunde einem Bekannten von Ihren Dienstleistungen erzählt, erhöht sich dessen CLV sofort. Ebenso bringen sie Ihrer Agentur einen Mehrwert, wenn sie Ihre Online-Inhalte teilen oder eine begeisterte Bewertung schreiben. CRMs steigern den CLV auf organische Weise, indem sie Ihnen ermöglichen, mehr für Ihre Kunden zu tun, produktiver zu sein und die richtige Unterstützung zu bieten.

Intelligentere Entscheidungsfindung

CRMs kommen sowohl Ihren Teams als auch Ihren Kunden zugute. Wenn Sie schnell auf Kontaktdaten, Ressourcen und Projektzeitpläne zugreifen können, können Sie und Ihre Mitarbeiter Entscheidungen schneller treffen. Sie erhalten einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Kundendaten, was zu intelligenteren und profitableren Maßnahmen führen kann.

Beispielsweise kann Ihr Google Ads-Experte schnell überprüfen, ob er Zugriff auf die relevanten Anmeldedaten des Kunden hat. Wenn nicht, können sie über die Plattform eine Nachricht senden, um die Informationen anzufordern. In der Zwischenzeit können sie damit beginnen, Strategien auf der Grundlage der ihnen bereits zur Verfügung stehenden Ressourcen zu entwickeln.

Vertriebsleiter können überprüfen, wie viele Leads derzeit Folgeanrufe erfordern, und diese Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen. Es ist nicht nötig, das gesamte Team zu überprüfen, um zu sehen, wer welche Aufgabe hat. Ein effektives CRM zeigt, wer was tut und wie lange es dauert.

Mit Bonsai können Agenturen Aufgaben mit festgelegten Prioritäten und Tags zuweisen, sodass jeder schnell miteinander verbundene Aufträge zusammenstellen kann. Das Ergebnis dieser unternehmensweiten Sichtweise sind schnellere, produktivere Teams, die ein hervorragendes Kundenerlebnis bieten.

Sichere Datenverwaltung

Die Speicherung aller Kundendaten in einem einzigen, sicheren System ist sicherer, als sie auf mehrere Speicherorte zu verteilen. Wenn Kontaktdaten und Projektressourcen in E-Mail-Posteingängen, Tabellenkalkulationen und Datenbanken gespeichert werden, gibt es mehr potenzielle Schwachstellen, wodurch Daten durch Cyberkriminelle gefährdet werden.

Die Zahl der Datenverstöße nimmt ständig zu. Im Jahr 2023 stellte Statista fest, dass es mindestens 3.205 Fälle von Datenkompromittierungen gab, von denen über 350 Millionen Menschen betroffen waren. Diese Zahlen zeigen einen starken Anstieg der Cyberangriffe und verdeutlichen den zunehmenden Bedarf an sicheren Systemen.

Das Vermeiden langer E-Mail-Ketten mit angehängten Kundendaten kann dazu beitragen, das Risiko von Datenverstößen zu verringern. Ein CRM mit Funktionen für Dateifreigabe und Kommunikation kann dazu beitragen, die allgemeine Cybersicherheit Ihres Unternehmens zu verbessern.

Funktionen, über die jedes CRM einer Werbeagentur verfügen sollte

Wenn Sie in Ihrer Werbeagentur eine technologische Modernisierung anstreben, ist der Einsatz des richtigen CRM ein wichtiger Teil dieses Prozesses. Eine effektive Software für Werbeagenturen bildet eine solide Grundlage für das Management von Beziehungen und die Verbesserung der Interaktion mit Ihren Kunden. Daher sollten strategische Entscheidungen hinsichtlich der Softwareauswahl in Ihren Geschäftsplänen Priorität haben.

Es liegt auf der Hand, dass die Investition in ein CRM-System für Werbeagenturen zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Aber wie soll man vorgehen, um das beste auszuwählen? Es hilft Ihnen dabei, zu beurteilen, was Sie von Ihren Agentur-Softwareplattformen benötigen. Als Werbe- und Marketingspezialisten benötigen Sie wahrscheinlich nicht ausschließlich Vertriebsunterstützung – auch wenn dies eine praktische Funktion sein kann. Sie sollten über Funktionen nachdenken, die Ihnen dabei helfen, komplexe Projekte zu verwalten, Kunden auf dem Laufenden zu halten und die Produktivität zu steigern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die Werbetreibende in einer leistungsstarken CRM-Lösung suchen.

Lead-Management

Wenn Sie expandieren, ist es nicht mehr praktikabel, die Kontaktdaten eines potenziellen Kunden auf die Rückseite einer Broschüre zu schreiben. Es ist auch nicht ideal, eine separate Datenbank mit Kontaktdaten zu haben. Wenn nur eine Person keinen Zugang hat, könnten Sie Ihre Gewinne beeinträchtigen, ohne es überhaupt zu merken. Ein CRM bietet einen zentralen Speicherort für Lead-Informationen und kann weitaus mehr Details enthalten als nur einen Namen und eine Kontaktnummer.

Einige CRMs können mit anderen Geschäftsdatenquellen integriert werden, um potenzielle Kundendaten abzurufen. Wenn sich beispielsweise eine interessierte Partei für Ihren E-Mail-Newsletter anmeldet, kann dies auch die Zustimmung beinhalten, sie bezüglich der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen zu kontaktieren. Ihr CRM kann dies aufzeichnen und sogar eine automatische E-Mail versenden, um die Anmeldung zu bestätigen. Von hier aus können Sie Folge-E-Mails versenden und das Potenzial des Leads als zukünftiger Kunde bewerten.

Angebotserstellung und Angebotserstellung

Sobald Sie einen Interessenten haben, der wirklich an Ihren Werbedienstleistungen interessiert ist, sollten Sie ihm ein Angebot unterbreiten. Gute Vorschläge vermitteln ein klares Bild davon, was Sie für den Kunden tun möchten und welche Vorteile ihm daraus entstehen. Es ist auch eine Gelegenheit, Ihre Werte und Alleinstellungsmerkmale zu präsentieren – also das, was Sie von Ihren Kollegen unterscheidet. CRMs, mit denen Sie schnell Angebote und Kostenvoranschläge erstellen können, erhöhen die Geschwindigkeit, mit der Sie auf Anfragen reagieren und Ihre Dienstleistungen anbieten können.

Das CRM von Bonsai enthält Links zu einer umfangreichen Ressourcenbibliothek, darunter Formulare und Vorlagen, die die Erstellung von Angeboten und Vorschlägen vereinfachen. Wählen Sie eine Vorlage aus, fügen Sie Ihre persönliche Note und Ihr Branding hinzu und versenden Sie sie dann direkt aus dem CRM, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.

Tools für die Zusammenarbeit

Sobald Sie wissen, was Sie tun werden, ist es an der Zeit zu entscheiden, wer es tun wird. Ein CRM mit kollaborativen Lösungen hilft bei der Zuweisung von Aufgaben und der Ausbalancierung der Arbeitslast. Manager können ihre Teams effektiver überwachen und bei Bedarf Unterstützung leisten. Einzelpersonen sehen schnell, welche Aufgaben in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, und können Aufträge nach Bedarf als erledigt markieren.

Berichten zufolge ist das Burnout von Mitarbeitern ein wesentlicher Faktor, der zur Fluktuation beiträgt. Bis zu 76 % aller Menschen leiden unter Burnout, wobei unklare Kommunikation und unangemessener Zeitdruck zu den Hauptursachen zählen. Sie können effektive Kollaborationssoftware einsetzen, um diese Herausforderungen zu bewältigen, indem Sie Aufgaben mit klaren Anweisungen delegieren und die Arbeitslast fair verteilen.

Funktionen zur Dateifreigabe

Ein Teil einer effektiven Zusammenarbeit ist die Fähigkeit, die relevanten Daten dorthin zu senden, wo sie benötigt werden. Für Werbeagenturen könnte dies die Analyse von Kampagnenergebnissen, neuen Werbeinhalten oder Vorschläge für Fotos und Videos für zukünftige Marketingmaßnahmen umfassen. Das Versenden dieser Dateien per E-Mail oder über Medienaustauschplattformen ist nicht unbedingt sicher und kann zu Unstimmigkeiten in Bezug auf Tonfall und Branding führen.

Wenn Sie Ihr CRM zum Versenden von Medien und anderen Assets nutzen können, kommt alles aus einer Hand, was das Vertrauen der Kunden stärkt. Sie können auch sicherstellen, dass Ihre Logos, Signaturen und andere Unternehmensangaben in allen Ihren Kommunikationsmitteln einheitlich sind.

Lösungen für die Kundenkommunikation

Das Teilen von Dateien und Assets ist nur eine Möglichkeit, wie Ihr CRM positive Interaktionen mit Kunden unterstützen kann. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob seine Plattform das Senden und Empfangen von Echtzeitnachrichten ermöglicht. Es ist üblich, dass Agenturen über separate Kommunikations- und Messaging-Tools verfügen, möglicherweise ohne zu wissen, dass einige CRMs diese Funktion bieten. Der Vorteil, alle diese Gespräche an einem Ort zu bündeln, besteht darin, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und das Risiko von Missverständnissen verringert wird.

Zeiterfassung

Eine klare Kommunikation ist auch für Ihre Teams wichtig. Ein Aspekt davon ist, dass jeder weiß, was er zu tun hat und wann er es tun soll. Klare Fristen und Ziele sind unerlässlich, aber ebenso wichtig ist eine effektive Zeiterfassungssoftware.

Überprüfen Sie, ob das CRM Ihrer Werbeagentur einen übersichtlichen Projektzeitplan mit einer Liste der zugewiesenen Aufgaben und deren Enddaten und -zeiten bereitstellen kann. Bonsai bietet Ihnen diese Möglichkeit sowie die Möglichkeit, abrechnungsrelevante Stunden zu erfassen und diese in detaillierte Rechnungen für Ihre Kunden zu importieren. Tatsächlich wurde Bonsai kürzlich von den renommierten B2B-Softwareexperten Tekpon als eines der besten Zeiterfassungstools für 2025 ausgezeichnet.

Planungstools

Ein weiterer Aspekt des Zeitmanagements ist die Planung von Besprechungen zu geeigneten Zeiten. Wenn Sie gerade intensiv an einer wirkungsvollen Social-Media-Werbekampagne arbeiten, ist das Letzte, was Sie brauchen, diese plötzlich abzubrechen. Wenn Kunden jedoch keine Termine mit Ihnen zu Zeiten vereinbaren können, die ihnen passen, können sie unzufrieden werden, was zu Kundenabwanderung führen kann.

CRMs mit Terminplanungstools nutzen Ihre internen Kalender und erstellen eine Liste mit verfügbaren Zeiten und Terminen. Der Kunde kann diese einsehen und einen Termin vereinbaren, der sowohl für ihn als auch für Ihr Team passt. Kunden bleiben informiert und zufrieden, dass Sie erreichbar sind, und Ihre Mitarbeiter bleiben produktiv und bei der Arbeit.

Rechnungsstellung und Zahlungsunterstützung

Ein weiterer Faktor, der sich auf die Kundenzufriedenheit auswirkt, ist die Rechnungsstellung und die Zahlungen. Kunden wünschen sich einfache Zahlungsmöglichkeiten und möchten keine Zeit mit komplexen, zeitaufwendigen Systemen verbringen. Entscheiden Sie sich für ein CRM-System für Werbeagenturen, das die automatische Rechnungserstellung, den Versand und die Nachverfolgung ermöglicht. Sie können auch prüfen, ob es Möglichkeiten gibt, Rechnungen zu personalisieren und mit Ihrem eigenen Markenzeichen zu versehen, um ihnen ein professionelleres Aussehen zu verleihen.

Bonsai bietet eine übersichtliche, aufgeräumte Benutzeroberfläche, die sowohl das Erstellen als auch das Bezahlen von Rechnungen intuitiv macht. Sie können Rechnungen mit Servicepaketen oder abgerechneten Stunden verknüpfen und sogar wiederkehrende Rechnungen für Abonnements erstellen. Finden Sie heraus, welche Zahlungsmethoden Ihre Kunden bevorzugen, und fügen Sie diese Ihren Rechnungen hinzu.

Kundenportale

Durch das rechtzeitige Versenden von Rechnungen können Kunden schnell bezahlen und Sie bleiben im Gedächtnis, wenn sie über die nächsten Schritte für ihre Werbemaßnahmen nachdenken. Sie können Ihren Kunden auch die Möglichkeit geben, proaktiv mit Ihnen in Kontakt zu treten, indem Sie ein externes Portal bereitstellen. CRMs bieten möglicherweise die Möglichkeit, eine schnelle Möglichkeit für Kunden zu schaffen, sich anzumelden und den Fortschritt von Kampagnen und damit verbundenen Projekten einzusehen.

Durch die Bereitstellung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Kundenerfahrung könnte der Umsatz um bis zu 15 % gesteigert werden . Kundenportale sind nur eine der Möglichkeiten, wie ein gutes CRM-System für Werbeagenturen dazu beiträgt, Kunden einen besseren Support und Service zu bieten.

Kundensupport

Natürlich brauchen nicht nur die Kunden guten Support. Wenn Sie in ein CRM investieren, möchten Sie sicher sein, dass Sie Hilfe erhalten, wenn Probleme auftreten. Ein einziger technischer Fehler kann zu einer Katastrophe führen, wenn er nicht richtig behandelt wird.

Überprüfen Sie, ob Ihr Softwareanbieter ein Hilfezentrum oder andere unterstützende Ressourcen anbietet. Wenn es auf ihrer Website nicht klar ist, fragen Sie einen Vertriebsmitarbeiter oder schauen Sie sich Bewertungen anderer Nutzer an.

All diese Funktionen helfen Ihnen dabei, Ihre Werbeagentur in ein kundenorientiertes Kraftpaket zu verwandeln. Sie sollten CRM-Anbieter auch nach der Skalierbarkeit ihrer Lösungen fragen. CRMs, die mit Ihnen wachsen, werden nicht veraltet sein, wenn Sie 100, 200 oder 500 Kunden überschreiten.

Wie ein All-in-One-CRM für Werbeagenturen hilft

Ist es möglich, ein CRM für Werbeagenturen mit all diesen Funktionen zu bekommen? Ja, und Bonsai bietet genau das. Das Bonsai CRM umfasst integrierte Tools für Zeiterfassung, Terminplanung und Zusammenarbeit, damit alle produktiv bleiben und ihre Aufgaben erfüllen können. Es gibt auch mehrere Finanzlösungen, von Steuerunterstützung bis hin zur allgemeinen Buchhaltung. Noch wichtiger ist, dass Bonsai mehrere Möglichkeiten bietet, mit Kunden in Kontakt zu treten, Assets zu speichern und eine produktivere Werbeagentur zu werden.

Weltweit wird die Werbebranche bis 2025 voraussichtlich einen Umsatz von 319,8 Milliarden US-Dollar erreichen. Agenturen, die in der Lage sind, Lead- und Kundeninformationen besser zu verwalten, haben zahlreiche Möglichkeiten für Wachstum und Gewinnsteigerungen. Wenn Sie ein CRM suchen, das speziell für Agenturen entwickelt wurde, starten Sie noch heute Ihre kostenlose Bonsai-Testversion und sehen Sie selbst, wie es Ihre Werbeagentur unterstützen kann.