La mejor agencia de publicidad CRM: características, capacidades y ventajas

CRM son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de las relaciones con los clientes) y puede tener dos significados. Puede referirse a la estrategia general de una organización para gestionar las expectativas y la satisfacción de los clientes, o a una aplicación de software. Sin embargo, aquí todo gira en torno a las plataformas de software. Un CRM para agencias de publicidad es un centro de información sobre clientes, detalles de campañas y activos de proyectos.

La mayoría de las agencias tienen entre 50 y 100 clientes. Gestionar estos datos mediante bases de datos manuales u hojas de cálculo resulta complicado e insostenible a medida que las agencias crecen. Un CRM proporciona una forma de reunir múltiples vías de información en un único destino, lo que agiliza los procesos y los flujos de trabajo.

Elegir el CRM de tu agencia de publicidad es complicado, especialmente con tantas ofertas en el mercado. En este artículo, descubrirás por qué es importante invertir en un CRM y las funciones que debes esperar que te ofrezca tu nuevo software.

Conceptos básicos sobre CRM para agencias de publicidad: ¿Qué es un CRM?

Las agencias de publicidad necesitan grandes volúmenes de datos de sus clientes. Es necesario compartir activos tales como los datos de acceso a las cuentas y los paquetes de marca. Las agencias también necesitan los datos de contacto de múltiples partes interesadas y formas de comunicar los avances, idealmente en tiempo real.

Un CRM ofrece formas sencillas de gestionar datos, archivos y diversos aspectos de la gestión de proyectos. Por lo general, se trata de una única plataforma de software con inicios de sesión para el personal autorizado. Algunos CRM incluso ofrecen un portal para clientes, lo que permite a los administradores crear inicios de sesión externos. Los clientes pueden utilizar este portal para comprobar la finalización de los proyectos, revisar los resultados o enviar mensajes a sus gestores de cuentas.

Diferentes tipos de CRM para agencias de publicidad

Los CRM basados en la nube, en ordenadores o en servidores son la norma. La principal diferencia entre estas tres opciones es cómo se almacenan y se accede a los datos. Los CRM basados en ordenador (o de escritorio) existen únicamente en un único ordenador o, posiblemente, en una pequeña red de equipos. Estos tipos pueden ser rentables para agencias pequeñas, pero a menudo no son lo suficientemente escalables para organizaciones ambiciosas.

Los CRM basados en servidores son soluciones internas que se conectan a múltiples máquinas. Sin embargo, los servidores requieren mantenimiento y su funcionamiento puede resultar costoso. Aun así, esta variante de CRM es fácil de ampliar y crece al ritmo del negocio.

Los CRM basados en la nube siguen utilizando soluciones de tipo servidor grandes y escalables, pero la responsabilidad de gestionar estos servidores recae en un tercero de confianza. El software suele estar disponible mediante un inicio de sesión en línea, por lo que no utiliza los recursos de la agencia. No ocupa espacio en los ordenadores ni en los servidores de la empresa, pero se puede acceder a los datos al instante mediante inicios de sesión seguros.

La mayoría de las agencias en crecimiento optarán por una solución basada en la nube, a menos que ya cuenten con equipos internos de desarrollo de software.

Ventajas de un CRM para agencias de publicidad

Elegir el CRM adecuado significa comprender los beneficios que esta plataforma puede aportar a su agencia de publicidad. Trabajas duro para ofrecer contenidos increíbles, estructuras de campaña y asesoramiento publicitario a otras empresas. Por lo tanto, es lógico que desee un software que trabaje tan duro como usted. Evaluar el retorno de la inversión (ROI) de un CRM para agencias de publicidad significa determinar cómo mejora los procesos de su negocio.

Mejora de las relaciones con los clientes

La primera gran ventaja de un CRM eficaz es la forma en que puede mejorar las relaciones con tus clientes. Como agencia de publicidad, tienes el potencial de crear asociaciones duraderas que generen beneficios durante muchos años. Después de todo, la publicidad rara vez es un trabajo que se hace una sola vez. Las campañas continuas y los ajustes de marca son parte integrante de un marketing eficaz.

Cuando puedes acceder rápidamente a los datos de contacto y a los proyectos anteriores de un cliente, esto te ayuda a establecer una relación mucho más estrecha con él. Se le percibe como una persona profesional y atenta, lo que ayuda a los clientes a sentirse valorados. Los CRM permiten a las agencias realizar seguimientos eficaces, ofrecer productos y servicios adecuados basados en compras anteriores y compartir rápidamente información crítica para los proyectos. Algunos CRM, como Bonsai, incluso ofrecen formas de reducir la fricción del proceso de incorporación. Todos estos factores y muchos más contribuyen a que los clientes estén más satisfechos y sean más propensos a volver a contratar los servicios de su agencia.

Reducción de la pérdida de clientes

Los clientes satisfechos son menos propensos a acudir a la competencia, lo que reduce el riesgo de pérdida de clientes. Aunque la repetición de negocios es excelente, lo que es aún mejor es saber que estás acaparando tu mercado. Los CRM ayudan a las agencias a acercarse a este objetivo al proporcionarles formas de ofrecer experiencias que mejoran constantemente.

Por lo general, cuesta más captar un nuevo cliente que atender a los ya existentes. Por supuesto, para lograr un crecimiento continuo, es necesario mantener satisfechos tanto a los clientes nuevos como a los actuales. Los CRM ayudan a tu agencia a hacer precisamente eso.

Aumento del valor del ciclo de vida del cliente (CLV)

Cuanto más tiempo permanezca un cliente con usted, más probable será que gaste. Los analistas de negocios se refieren a esto como el valor de vida útil del cliente o CLV. Sin embargo, el CLV no se refiere únicamente a cuánto aumenta un cliente tu flujo de caja.

Si bien los ingresos son un factor fundamental, el CLV también incluye aspectos como las referencias, los medios ganados y las experiencias compartidas. Por ejemplo, un cliente que le habla a un compañero sobre sus servicios aumenta instantáneamente su CLV. Del mismo modo, cuando comparten tu contenido online o escriben una reseña positiva, esa es otra forma en la que aportan valor a tu agencia. Los CRM aumentan orgánicamente el CLV al permitirle hacer más por sus clientes, ser más productivo y proporcionar el apoyo adecuado.

Toma de decisiones más inteligente

Los CRM benefician tanto a sus equipos como a sus clientes. Cuando puedes acceder rápidamente a los datos de contacto, los activos y los plazos de los proyectos, tú y tu personal pueden tomar decisiones más rápidamente. Obtienes una visión global de la información de tus clientes, lo que te permite tomar medidas más inteligentes y rentables.

Por ejemplo, su experto en Google Ads puede comprobar rápidamente si tiene acceso a los datos de inicio de sesión pertinentes del cliente. Si no es así, pueden enviar un mensaje a través de la plataforma para solicitar la información. Mientras tanto, pueden empezar a elaborar estrategias basadas en los activos a los que ya tienen acceso.

Los gerentes de ventas pueden revisar cuántos clientes potenciales requieren actualmente llamadas de seguimiento y asignar esas tareas a los miembros del equipo pertinentes. No es necesario consultar a todo el equipo para saber quién está asignado a cada tarea. Un CRM eficaz muestra quién está haciendo qué y cuánto tiempo le está llevando.

Bonsai permite a las agencias asignar tareas con prioridades y etiquetas establecidas para que cualquiera pueda recopilar rápidamente las tareas relacionadas. El resultado de esta perspectiva global de la organización es que los equipos son más rápidos y productivos, y ofrecen una excelente experiencia al cliente.

Gestión segura de datos

Mantener todos los datos de los clientes en un único sistema seguro es más seguro que tenerlos repartidos en múltiples instalaciones de almacenamiento. Cuando los datos de contacto y los activos del proyecto se guardan en bandejas de entrada de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos, existen más vulnerabilidades potenciales, lo que pone los datos en riesgo frente a los ciberdelincuentes.

El número de violaciones de datos aumenta constantemente. En 2023, Statista señaló que se produjeron al menos 3205 casos de datos comprometidos que afectaron a más de 350 millones de personas. Estas cifras indican un fuerte aumento en el número de ciberataques, lo que pone de relieve la creciente necesidad de contar con sistemas seguros.

Evitar las largas cadenas de correos electrónicos con datos de clientes adjuntos puede ayudar a reducir el riesgo de violaciones de datos. Un CRM con capacidades para compartir archivos y comunicarse puede ayudar a mejorar la postura general de ciberseguridad de su organización.

Características que toda agencia de publicidad CRM debería tener

A medida que persigue una actualización tecnológica en su agencia de publicidad, emplear el CRM adecuado es una parte importante de este proceso. Un software eficaz para agencias de publicidad constituye una base sólida para gestionar las relaciones y mejorar la interacción con sus clientes. Por lo tanto, las decisiones estratégicas relativas a la selección de software deben ser prioritarias en sus planes de negocio.

Está claro que invertir en un CRM para agencias de publicidad ofrece numerosas ventajas. Pero, ¿cómo elegir el mejor? Ayuda a evaluar lo que necesitas de las plataformas de software de tu agencia. Como especialistas en publicidad y marketing, es poco probable que solo necesites asistencia en ventas, aunque esta puede ser una función útil. Es posible que debas pensar en funciones que te ayuden a gestionar proyectos complejos, mantener informados a los clientes y mejorar la productividad. Estas son algunas de las características más importantes que buscan los anunciantes en una solución CRM potente.

Gestión de clientes potenciales

A medida que crece su negocio, anotar los datos de contacto de un cliente potencial en el reverso de un folleto ya no es una solución viable. Tampoco es ideal tener una base de datos separada con los datos de contacto. Si solo una persona no tiene acceso, podrías estar obstaculizando tus ganancias sin siquiera darte cuenta. Un CRM proporciona un único repositorio para la información de los clientes potenciales y puede incluir mucho más detalle que solo un nombre y un número de contacto.

Algunos CRM son capaces de integrarse con otras fuentes de datos empresariales para extraer información sobre clientes potenciales. Por ejemplo, si una parte interesada se suscribe a su boletín informativo por correo electrónico, esto también puede incluir el consentimiento para ponerse en contacto con ella en relación con los servicios que usted ofrece. Tu CRM puede registrar esto e incluso enviar un correo electrónico automático confirmando su suscripción. Desde aquí, puedes enviar correos electrónicos de seguimiento y evaluar el potencial del cliente potencial como futuro cliente.

Generación de presupuestos y propuestas

Una vez que tengas un cliente potencial que esté realmente interesado en tus servicios publicitarios, querrás enviarle una propuesta. Las buenas propuestas ofrecen una imagen clara de lo que se quiere hacer exactamente por el cliente y de los beneficios que esto le puede reportar. También es una oportunidad para promocionar tus valores y diferenciadores, es decir, lo que te distingue de tus colegas. Los CRM que te ayudan a generar rápidamente propuestas y presupuestos aumentan la velocidad con la que puedes responder a las consultas y ofrecer tus servicios.

El CRM de Bonsai incluye enlaces a una amplia biblioteca de recursos, que incluye formularios y plantillas para simplificar la elaboración de presupuestos y propuestas. Elige una plantilla y añádele tu toque personal y tu marca, y luego envíala directamente desde el CRM para mayor seguridad.

Herramientas de colaboración

Una vez que sepas lo que vas a hacer, es hora de decidir quién lo va a hacer. Un CRM con soluciones colaborativas ayuda a asignar tareas y equilibrar las cargas de trabajo. Los gerentes pueden supervisar a sus equipos de manera más eficaz y brindar apoyo donde sea necesario. Las personas ven rápidamente cuáles son sus responsabilidades y pueden marcar las tareas como completadas según sea necesario.

Los informes sugieren que el agotamiento de los empleados es un factor importante que contribuye a la rotación de personal. Hasta un 76 % de las personas experimentan agotamiento, siendo las principales razones la falta de claridad en la comunicación y las presiones de tiempo irrazonables. Puede utilizar un software de colaboración eficaz para mitigar estos retos, delegando tareas con instrucciones claras y distribuyendo las cargas de trabajo de forma equitativa.

Capacidades para compartir archivos

Parte de una colaboración eficaz es la capacidad de enviar los datos relevantes donde sea necesario. Para las agencias de publicidad, esto podría incluir el análisis de los resultados de las campañas, nuevos contenidos publicitarios o sugerencias de fotos y vídeos para futuras iniciativas de marketing. El envío de estos archivos por correo electrónico o plataformas para compartir archivos multimedia no es necesariamente seguro y puede crear inconsistencias en el tono y la imagen de marca.

Cuando puedes utilizar tu CRM para enviar archivos multimedia y otros activos, todo proviene de un único destino, lo que aumenta la confianza del cliente. También puede asegurarse de que sus logotipos, firmas y otros datos de la empresa sean coherentes en todas sus comunicaciones.

Soluciones de comunicación con los clientes

Compartir archivos y recursos es solo una de las formas en que tu CRM puede facilitar interacciones positivas con los clientes. Pregunte a su proveedor de software si su plataforma le permite enviar y recibir mensajes en tiempo real. Es habitual que las agencias dispongan de herramientas de comunicación y mensajería independientes, quizá sin darse cuenta de que algunos CRM ofrecen esta función. La ventaja de reunir todas esas conversaciones en un solo lugar es que todos están al tanto de lo que ocurre y se reduce el riesgo de malentendidos.

Seguimiento del tiempo

La comunicación clara también es importante para tus equipos. Un aspecto de eso es que todos sepan lo que están haciendo y cuándo deben hacerlo. Es esencial establecer plazos y objetivos claros, pero también lo es contar con un software eficaz para el control del tiempo.

Comprueba si el CRM de tu agencia de publicidad puede proporcionar un calendario de proyectos sencillo con una lista de tareas asignadas y sus fechas y horas de finalización. Bonsai ofrece esto, además de la posibilidad de realizar un seguimiento de las horas facturadas e importarlas a facturas detalladas para sus clientes. De hecho, Bonsai ha sido recientemente aclamada como una de las mejores herramientas de seguimiento del tiempo para 2025 por Tekpon, una prestigiosa empresa especializada en software B2B.

Herramientas de programación

Otro aspecto de la gestión del tiempo es programar las reuniones en momentos adecuados. Si estás inmerso en la creación de una potente campaña publicitaria en redes sociales, lo último que necesitas es interrumpirla de repente. Pero si los clientes no pueden concertar citas contigo en horarios que les convengan, pueden sentirse descontentos, lo que puede provocar su pérdida.

Los CRM con herramientas de programación toman tus calendarios internos y crean una lista de fechas y horarios disponibles. El cliente puede verlos y reservar una reunión en un momento que les convenga tanto a ellos como a su equipo. Los clientes se mantienen informados y satisfechos de que usted está localizable, y sus empleados siguen siendo productivos y centrados en sus tareas.

Asistencia en facturación y pagos

Otro factor que influye en la satisfacción del cliente es la facturación y los pagos. Los clientes quieren formas sencillas de pagar y no quieren perder tiempo lidiando con sistemas complejos y que requieren mucho tiempo. Opte por un CRM para agencias de publicidad que ofrezca la creación, el envío y el seguimiento automáticos de facturas. También puedes comprobar si hay formas de personalizar y añadir tu propia marca a las facturas para que tengan un aspecto más profesional.

Bonsai ofrece una interfaz limpia y ordenada que hace que tanto la creación como el pago de facturas sean intuitivos. Puedes vincular facturas a paquetes de servicios o horas facturadas e incluso crear facturas recurrentes para suscripciones. Averigua cuáles son los métodos de pago preferidos por tus clientes y añádelos a tus facturas.

Portales de clientes

El envío puntual de las facturas ayuda a los clientes a pagar rápidamente y hace que usted sea su primera opción cuando estén pensando en los próximos pasos a seguir en sus campañas publicitarias. También puede animar a sus clientes a ponerse en contacto con usted de forma proactiva proporcionándoles un portal externo. Los CRM pueden ofrecer la posibilidad de crear una forma rápida para que los clientes inicien sesión y vean el progreso de las campañas y los proyectos asociados.

Ofrecer formas de mejorar la experiencia de los clientes podría aumentar los ingresos hasta en un 15 %. Los portales para clientes son solo una de las formas en que un buen CRM para agencias de publicidad ayuda a ofrecer a los clientes un mejor servicio y asistencia.

Atención al cliente

Por supuesto, no solo los clientes necesitan un buen servicio de asistencia. Cuando inviertes en un CRM, quieres saber que podrás obtener ayuda si surge algún problema. Un solo fallo técnico podría convertirse en un desastre si no se gestiona correctamente.

Comprueba si el proveedor de tu software ofrece un centro de ayuda u otros recursos de asistencia. Si no está claro en su sitio web, pregunte a un representante de ventas o consulte las opiniones de otros usuarios.

Todas estas características te ayudan a transformar tu agencia de publicidad en una potencia centrada en el cliente. También debe preguntar a los proveedores de CRM sobre la escalabilidad de sus soluciones. Los CRM que crecen contigo no quedarán obsoletos cuando superes los 100, 200 o 500 clientes.

Cómo ayuda un CRM todo en uno para agencias de publicidad

¿Es posible conseguir un CRM para agencias de publicidad con todas estas funciones? Sí, y Bonsai ofrece exactamente eso. El CRM de Bonsai incluye herramientas integradas de seguimiento del tiempo, programación y colaboración para mantener a todos productivos y centrados en sus tareas. También hay múltiples soluciones financieras, desde asistencia fiscal hasta contabilidad general. Más importante aún, Bonsai ofrece múltiples formas de contactar con los clientes, almacenar activos y convertirse en una agencia de publicidad más productiva.

A nivel mundial, se prevé que la industria publicitaria alcance los 319 800 millones de dólares en 2025. Las agencias con capacidad para gestionar mejor la información sobre clientes potenciales y clientes tienen muchas oportunidades de crecimiento y aumento de beneficios. Si quieres un CRM creado pensando en las agencias, empieza hoy mismo tu prueba gratuita de Bonsai y descubre cómo puede ayudar a tu agencia de publicidad.