O melhor CRM para agências de publicidade: recursos, capacidades e benefícios

CRM significa Gestão de Relacionamento com o Cliente e pode ter dois significados. Pode se referir à estratégia geral de uma organização para gerenciar as expectativas e a satisfação dos clientes ou a um aplicativo de software. No entanto, aqui o foco é nas plataformas de software. Um CRM de agência de publicidade é um centro de informações sobre clientes, detalhes de campanhas e ativos de projetos.

A maioria das agências tem entre 50 e 100 clientes. Gerenciar esses dados por meio de bancos de dados manuais ou planilhas é desafiador e insustentável à medida que as agências crescem. Um CRM oferece uma maneira de reunir várias fontes de informação em um único destino, simplificando processos e fluxos de trabalho.

Escolher o CRM da sua agência de publicidade é complicado, especialmente com tantas ofertas no mercado. Neste artigo, você descobrirá por que é importante investir em um CRM e quais recursos você deve esperar que seu novo software ofereça.

Noções básicas sobre CRM para agências de publicidade: O que é um CRM?

As agências de publicidade precisam de grandes volumes de dados de seus clientes. Ativos como logins de contas e pacotes de branding precisam ser compartilhados. As agências também exigem detalhes de contato de várias partes interessadas e meios para comunicar o progresso, idealmente em tempo real.

Um CRM oferece maneiras simples de gerenciar dados, arquivos e vários aspectos do gerenciamento de projetos. Geralmente, trata-se de uma única plataforma de software com logins para pessoal autorizado. Alguns CRMs oferecem até mesmo um portal do cliente, permitindo que os administradores criem logins externos. Os clientes podem então utilizar este portal para verificar a conclusão dos projetos, analisar os resultados ou enviar mensagens aos seus gerentes de conta.

Diferentes tipos de CRMs para agências de publicidade

CRMs baseados em nuvem, computador ou servidor são a norma. A principal diferença entre essas três opções é a forma como os dados são armazenados e acessados. Os CRMs baseados em computador (ou desktop) existem exclusivamente em um único computador ou, possivelmente, em uma pequena rede de máquinas. Esses tipos podem ser econômicos para pequenas agências, mas geralmente não são escaláveis o suficiente para organizações ambiciosas.

Os CRMs baseados em servidores são soluções internas que se conectam a várias máquinas. No entanto, os servidores requerem manutenção e podem ser caros de operar. Ainda assim, esta variante de CRM é fácil de expandir e cresce com o negócio.

Os CRMs baseados em nuvem ainda utilizam soluções grandes e escaláveis do tipo servidor, mas a responsabilidade de gerenciar esses servidores recai sobre um terceiro confiável. O software geralmente existe por meio de um login online, portanto, não utiliza os recursos da agência. Não ocupa espaço nos computadores ou servidores da empresa, mas os dados continuam acessíveis instantaneamente através de logins seguros.

A maioria das agências em crescimento optará por uma solução baseada em nuvem, a menos que já tenham equipes internas de desenvolvimento de software.

Benefícios de um CRM para agências de publicidade

Escolher o CRM certo significa compreender os benefícios que esta plataforma pode trazer para a sua agência de publicidade. Você trabalha arduamente para oferecer conteúdo incrível, estruturas de campanha e conselhos publicitários para outras empresas. Faz sentido, então, que você queira um software que trabalhe tão duro quanto você. Avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) de um CRM para agências de publicidade significa descobrir como ele melhora seus processos de negócios.

Melhoria nas relações com os clientes

A primeira grande vantagem de um CRM eficaz é a forma como ele pode melhorar o relacionamento com seus clientes. Como agência de publicidade, você tem o potencial de criar parcerias duradouras que geram lucro por muitos anos. Afinal, a publicidade raramente é um trabalho que se faz uma única vez. Campanhas contínuas e ajustes de marca são parte integrante de um marketing eficaz.

Quando você pode acessar rapidamente os detalhes de contato e projetos anteriores de um cliente, isso ajuda a construir um relacionamento muito mais próximo com ele. Você é visto como profissional, mas atencioso, o que ajuda os clientes a se sentirem valorizados. Os CRMs permitem que as agências realizem acompanhamentos eficazes, ofereçam produtos e serviços adequados com base em compras anteriores e compartilhem rapidamente informações críticas para o projeto. Alguns CRMs, como o Bonsai, oferecem até mesmo maneiras de reduzir o atrito do processo de integração. Todos esses fatores e outros contribuem para clientes mais satisfeitos, que estão cada vez mais propensos a repetir negócios com sua agência.

Redução da rotatividade de clientes

Clientes satisfeitos são menos propensos a procurar seus concorrentes, reduzindo o risco de perda de clientes. Embora a repetição de negócios seja excelente, o que é ainda melhor é saber que você está conquistando o seu mercado. Os CRMs ajudam as agências a se aproximarem desse objetivo, oferecendo maneiras de proporcionar experiências cada vez melhores.

Geralmente, custa mais conquistar um novo cliente do que cuidar dos já existentes. É claro que, para um crescimento contínuo, você precisa manter tanto os novos clientes quanto os atuais satisfeitos. Os CRMs ajudam a sua agência a fazer exatamente isso.

Aumento do valor da vida útil do cliente (CLV)

Quanto mais tempo um cliente permanecer com você, mais provável será que ele gaste. Os analistas de negócios referem-se a isso como valor da vida útil do cliente ou CLV. No entanto, o CLV não se refere apenas ao quanto um cliente aumenta seu fluxo de caixa.

Embora a receita seja uma consideração crítica, o CLV também inclui aspectos como referências, mídia ganha e experiências compartilhadas. Por exemplo, um cliente que fala a um colega sobre os seus serviços aumenta instantaneamente o seu CLV. Da mesma forma, quando eles compartilham seu conteúdo online ou escrevem uma crítica elogiosa, essa é outra maneira de agregar valor à sua agência. Os CRMs aumentam organicamente o CLV, permitindo que você faça mais pelos seus clientes, seja mais produtivo e ofereça o suporte adequado.

Tomada de decisões mais inteligentes

Os CRMs beneficiam tanto suas equipes quanto seus clientes. Quando você pode acessar rapidamente detalhes de contato, ativos e cronogramas de projetos, você e sua equipe podem tomar decisões mais rapidamente. Você obtém uma visão holística das informações dos seus clientes, o que pode levar a ações mais inteligentes e lucrativas.

Por exemplo, seu especialista em Google Ads pode verificar rapidamente se tem acesso aos dados de login relevantes do cliente. Caso contrário, eles podem enviar uma mensagem através da plataforma para solicitar as informações. Enquanto isso, eles podem começar a traçar estratégias com base nos recursos aos quais já têm acesso.

Os gerentes de vendas podem verificar quantos leads precisam atualmente de chamadas de acompanhamento e atribuir essas tarefas aos membros relevantes da equipe. Não há necessidade de verificar com toda a equipe para ver quem está em qual tarefa. Um CRM eficaz mostra quem está fazendo o quê e quanto tempo está levando.

O Bonsai permite que as agências atribuam tarefas com prioridades e etiquetas definidas, para que qualquer pessoa possa rapidamente reunir as tarefas relacionadas. O resultado dessa visão em toda a organização são equipes mais rápidas e produtivas, proporcionando excelentes experiências aos clientes.

Gerenciamento seguro de dados

Manter todos os dados dos clientes em um único sistema seguro é mais seguro do que tê-los espalhados por várias instalações de armazenamento. Quando os detalhes de contato e os ativos do projeto são mantidos em caixas de entrada de e-mail, planilhas e bancos de dados, há mais vulnerabilidades potenciais, colocando os dados em risco contra cibercriminosos.

O número de violações de dados está aumentando constantemente. Em 2023, a Statista observou que houve pelo menos 3.205 casos de dados comprometidos, afetando mais de 350 milhões de pessoas. Esses números indicam um aumento acentuado no número de ataques cibernéticos, destacando a necessidade crescente de sistemas seguros.

Evitar longas cadeias de e-mails com dados de clientes em anexo pode ajudar a reduzir o risco de violações de dados. Um CRM com recursos de compartilhamento de arquivos e comunicação pode ajudar a melhorar a postura geral de segurança cibernética da sua organização.

Recursos que todo CRM de agência de publicidade deve ter

À medida que você busca uma atualização tecnológica em sua agência de publicidade, empregar o CRM certo é uma parte significativa desse processo. Um software eficaz para agências de publicidade constitui uma base sólida para gerenciar relacionamentos e melhorar a interação com seus clientes. Portanto, as decisões estratégicas relativas à seleção de software devem ser priorizadas em seus planos de negócios.

É evidente que há muitos benefícios em investir em um CRM para agências de publicidade. Mas como você deve proceder para escolher o melhor? Isso ajuda a avaliar o que você precisa das plataformas de software da sua agência. Como especialistas em publicidade e marketing, é improvável que você precise apenas de suporte de vendas — embora isso possa ser um recurso útil. Você pode precisar pensar em recursos que o ajudem a gerenciar projetos complexos, manter os clientes informados e melhorar a produtividade. Aqui estão algumas das principais funcionalidades que os anunciantes procuram em uma solução de CRM eficaz.

Gestão de leads

À medida que você expande seus negócios, anotar os dados de contato de um cliente potencial no verso de um folheto não é uma solução sustentável. Também não é ideal ter um banco de dados separado com detalhes de contato. Se apenas uma pessoa não tiver acesso, você pode estar prejudicando seus lucros sem nem mesmo perceber. Um CRM fornece um repositório único para informações sobre leads e pode incluir muito mais detalhes do que apenas um nome e um número de contato.

Alguns CRMs são capazes de se integrar com outras fontes de dados comerciais para obter detalhes sobre clientes potenciais. Por exemplo, se uma parte interessada se inscrever na sua newsletter por e-mail, isso também pode incluir o consentimento para entrar em contato com ela sobre os serviços que você oferece. Seu CRM pode registrar isso e até mesmo enviar um e-mail automático confirmando a inscrição. A partir daqui, você pode enviar e-mails de acompanhamento e avaliar o potencial do lead como futuro cliente.

Geração de cotações e propostas

Depois de conseguir um cliente potencial genuinamente interessado em seus serviços de publicidade, você vai querer enviar uma proposta. Boas propostas fornecem uma imagem clara do que você deseja fazer pelo cliente e dos benefícios que isso pode trazer para ele. É também uma oportunidade para promover seus valores e diferenciais — o que o diferencia de seus colegas. Os CRMs que ajudam você a gerar propostas e orçamentos rapidamente aumentam a velocidade com que você pode responder a consultas e oferecer seus serviços.

O CRM da Bonsai inclui links para uma vasta biblioteca de recursos, incluindo formulários e modelos para simplificar a elaboração de orçamentos e propostas. Escolha um modelo e adicione sua personalização e marca, depois envie diretamente do CRM para maior segurança.

Ferramentas de colaboração

Depois de saber o que vai fazer, é hora de decidir quem vai fazer. Um CRM com soluções colaborativas ajuda a distribuir tarefas e equilibrar cargas de trabalho. Os gerentes podem monitorar suas equipes de forma mais eficaz e oferecer suporte onde for necessário. Os indivíduos veem rapidamente quais são as responsabilidades que lhes competem e podem marcar as tarefas como concluídas, conforme necessário.

Relatórios sugerem que o esgotamento dos funcionários é um dos principais fatores que contribuem para a rotatividade. Até 76% das pessoas sofrem de esgotamento, sendo as principais razões a comunicação pouco clara e as pressões de tempo irracionais. Você pode utilizar um software de colaboração eficaz para mitigar esses desafios, delegando tarefas com instruções claras e distribuindo as cargas de trabalho de maneira justa.

Recursos de compartilhamento de arquivos

Parte de uma colaboração eficaz é a capacidade de enviar os dados relevantes para onde eles precisam estar. Para agências de publicidade, isso pode incluir a análise dos resultados de campanhas, novos conteúdos publicitários ou sugestões de fotos e vídeos para futuras iniciativas de marketing. O envio desses arquivos por e-mail ou plataformas de compartilhamento de mídia não é necessariamente seguro e pode criar inconsistências no tom e na marca.

Quando você pode usar seu CRM para enviar mídia e outros recursos, tudo vem de um único destino, o que aumenta a confiança do cliente. Você também pode garantir que seus logotipos, assinaturas e outros detalhes da empresa sejam consistentes em todas as suas comunicações.

Soluções de comunicação com o cliente

Compartilhar arquivos e ativos é apenas uma das maneiras pelas quais seu CRM pode apoiar interações positivas com os clientes. Pergunte ao seu fornecedor de software se a plataforma dele permite enviar e receber mensagens em tempo real. É comum que as agências tenham ferramentas de comunicação e mensagens separadas, talvez sem perceber que alguns CRMs oferecem esse recurso. A vantagem de reunir todas essas conversas em um único lugar é que todos ficam informados e você reduz o risco de falhas de comunicação.

Controle de tempo

Uma comunicação clara também é importante para suas equipes. Um aspecto disso é que todos saibam o que estão fazendo e quando devem fazer. Prazos e metas claros são essenciais, mas um software eficaz de controle de tempo também é.

Verifique se o CRM da sua agência de publicidade pode fornecer um cronograma de projeto simples, com uma lista das tarefas atribuídas e suas datas e horários de conclusão. O Bonsai oferece isso, além da capacidade de acompanhar as horas faturadas e importá-las para faturas detalhadas para seus clientes. Na verdade, o Bonsai foi recentemente aclamado como uma das melhores ferramentas de controle de tempo para 2025 pelos respeitados especialistas em software B2B da Tekpon.

Ferramentas de programação

Outro aspecto da gestão do tempo é agendar reuniões em horários adequados. Se você está envolvido na criação de uma campanha publicitária poderosa nas redes sociais, a última coisa que precisa é interrompê-la repentinamente. Mas se os clientes não conseguirem marcar reuniões com você em horários que lhes sejam convenientes, eles podem ficar insatisfeitos, o que pode levar à perda de clientes.

Os CRMs com ferramentas de agendamento utilizam seus calendários internos e criam uma lista de horários e datas disponíveis. O cliente pode ver essas informações e marcar uma reunião em um horário que seja conveniente tanto para ele quanto para sua equipe. Os clientes permanecem informados e satisfeitos por você estar acessível, e seus funcionários permanecem produtivos e focados nas tarefas.

Suporte para faturamento e pagamento

Outro fator que afeta a satisfação do cliente é o faturamento e os pagamentos. Os clientes querem formas simples de pagamento e não querem perder tempo lidando com sistemas complexos e demorados. Opte por um CRM para agências de publicidade que ofereça criação, envio e acompanhamento automáticos de faturas. Você também pode verificar se há maneiras de personalizar e adicionar sua própria marca às faturas para torná-las mais profissionais.

O Bonsai oferece uma interface limpa e organizada que torna a criação e o pagamento de faturas intuitivos. Você pode conectar faturas a pacotes de serviços ou horas faturadas e até mesmo criar faturas recorrentes para assinaturas. Descubra os métodos de pagamento preferidos do seu cliente e adicione-os às suas faturas.

Portais do cliente

O envio de faturas em tempo hábil ajuda os clientes a pagarem prontamente e mantém você em destaque quando eles estão considerando os próximos passos para seus esforços de publicidade. Você também pode incentivar seus clientes a entrar em contato com você de forma proativa, fornecendo um portal externo. Os CRMs podem oferecer a possibilidade de criar uma maneira rápida para os clientes fazerem login e verem o andamento das campanhas e dos projetos associados.

Oferecer maneiras de melhorar a experiência do cliente pode aumentar a receita em até 15%. Os portais do cliente são apenas uma das maneiras pelas quais um excelente CRM para agências de publicidade ajuda a oferecer melhor suporte e serviço aos clientes.

Suporte ao cliente

É claro que não são apenas os clientes que precisam de um bom suporte. Quando você investe em um CRM, você quer ter certeza de que poderá obter ajuda caso encontre algum problema. Uma única falha técnica pode se tornar um desastre se não for tratada corretamente.

Verifique se o fornecedor do seu software oferece uma central de ajuda ou outros recursos de suporte. Se não estiver claro no site deles, pergunte a um representante de vendas ou dê uma olhada nas avaliações de outros usuários.

Todos esses recursos ajudam você a transformar sua agência de publicidade em uma potência focada no cliente. Você também deve perguntar aos fornecedores de CRM sobre a escalabilidade de suas soluções. Os CRMs que crescem com você não ficarão obsoletos quando você ultrapassar 100, 200 ou 500 clientes.

Como um CRM completo para agências de publicidade pode ajudar

É possível obter um CRM para agências de publicidade com todas essas funcionalidades? Sim, e a Bonsai oferece exatamente isso. O Bonsai CRM inclui ferramentas integradas de controle de tempo, agendamento e colaboração para manter todos produtivos e focados nas tarefas. Existem também várias soluções financeiras, desde apoio fiscal até contabilidade geral. Mais importante ainda, a Bonsai oferece várias maneiras de entrar em contato com clientes, armazenar ativos e se tornar uma agência de publicidade mais produtiva.

Globalmente, o setor de publicidade deve atingir US$ 319,8 bilhões até 2025. As agências com capacidade para gerenciar melhor as informações sobre leads e clientes têm muitas oportunidades de crescimento e aumento dos lucros. Se você deseja um CRM criado com agências em mente, comece hoje mesmo seu teste gratuito do Bonsai e veja como ele pode ajudar sua agência de publicidade.