Was sind die wichtigsten Unternehmensformen für Buchhalter?

Buchhalter sind das Rückgrat eines gut funktionierenden Kleinunternehmens. Sie führen Finanzunterlagen, erstellen Steuerunterlagen und beraten ihre Kunden kompetent. Wenn Sie selbst Buchhalter sind, sind Sie buchstäblich das Nonplusultra.

Aber was beinhaltet eine solche Tätigkeit? Im Wesentlichen geht es darum, wichtige Finanzfunktionen wie Steuern, Löhne und Cashflow im Blick zu behalten. Das bedeutet, dass man eine ordentliche Dokumentation der Unterlagen führen muss – und zwar einer Vielzahl von Unterlagen.

Jedes kleine Unternehmen benötigt eine Reihe grundlegender Dokumente, um reibungslos zu funktionieren. Lassen Sie uns die 10 wichtigsten Formulare besprechen, die alle Buchhalter für ihre Kleinunternehmerkunden im Jahr 2023 unbedingt benötigen.

Was sind Buchhaltungsformulare?

Buchhalter und Wirtschaftsprüfer, die für die Erfassung und Pflege von Finanzunterlagen verantwortlich sind. Dazu gehört die Erfassung von Lohn- und Gehaltsdaten, Steuern, Verbindlichkeiten/Forderungen, Prüfungsberichten und vielem mehr. Als Buchhalter für kleine Unternehmen sind Sie dafür verantwortlich, Ihren Kunden die erforderlichen Formulare zur Verfügung zu stellen, damit diese ihre Finanzen ordnungsgemäß dokumentieren können.

Diese Dokumente werden als Buchhaltungsformulare oder Finanzberichtsformulare bezeichnet. Sie helfen dabei, genaue Aufzeichnungen zu führen, die für fundierte Entscheidungen in finanziellen Angelegenheiten wie Budgetplanung und Steuerplanung herangezogen werden können.

Lange Zeit wurden Buchhaltungsformulare ausschließlich in Papierform erstellt und manuell bearbeitet. Über Jahrhunderte hinweg wurden Geschäftsbücher von Hand geführt, bis die Erfindung der Druckerpresse den Zugang zu Formularen erleichterte. Heutzutage werden aufgrund der digitalen Revolution die meisten Buchhaltungsunterlagen auf Computern oder mithilfe von Online-Softwareprogrammen erstellt.

Buchhaltungssoftware (wie Bonsai!) wird bei Kleinunternehmern immer beliebter, da sie die automatisierte Berechnung von Finanzdaten ermöglicht und die Steuererklärung erheblich vereinfacht.

Wie Buchhalter von der Verwendung von Formularen profitieren

Es kostet viel Zeit und Mühe, alle finanziellen Details eines Kleinunternehmens im Blick zu behalten. Buchhaltungsformulare helfen dabei, den Prozess zu optimieren, indem sie eine benutzerfreundliche Vorlage für die Dateneingabe und Berechnungen bereitstellen.

Durch die Verwendung von Buchhaltungsformularen können Buchhalter Zeit bei manuellen Berechnungen sparen und die Genauigkeit ihrer Arbeit sicherstellen. Formulare liefern ihnen dringend benötigte Unterlagen, die bei Bedarf für spätere Referenzzwecke oder bei Audits verwendet werden können.

Weitere Vorteile sind:

• Analytik. Insbesondere wenn Sie automatisierte Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie Analysen der in Formularen eingegebenen Daten durchführen, um die Geschäftslage Ihrer Kunden besser zu verstehen und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
• Betrugserkennung und -prävention. Buchhaltungsformulare sind eine hervorragende Möglichkeit, verdächtige Aktivitäten in den Finanzen Ihrer Kunden und Mitarbeiter aufzudecken. Wenn Sie Zugriff auf die richtigen Daten und Dokumente haben, können Sie Unstimmigkeiten oder Warnsignale leicht erkennen.
• Steuererklärung. Eine der wichtigsten Aufgaben für Buchhalter ist die Erstellung von Steuererklärungen, wofür genaue Finanzberichte erforderlich sind, die über Buchhaltungsformulare erstellt werden können.
• Bankbericht. Genaue und aktuelle Finanzunterlagen sind unerlässlich, um Kredite von Banken oder anderen Kreditgebern zu erhalten – und diese sind eher bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, wenn Ihre Unterlagen in Ordnung sind.

Mit den richtigen Dokumenten, die vorbereitet und gepflegt werden, wird die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens in Topform sein.

Die 10 wichtigsten Buchhaltungsformulare für kleine Unternehmen im Jahr 2023

Jedes Unternehmen wird seine Buchhaltungsformulare ein wenig anders gestalten; beispielsweise werden Sie Ihr eigenes Branding, Ihre Dienstleistungen und Preise hinzufügen. Sie werden jedoch feststellen, dass es eine Reihe wichtiger Dokumente gibt, die die meisten (wenn nicht sogar alle) kleinen Unternehmen benötigen. Hier sind die Top 10, die Sie als Buchhalter kennen sollten.

1. Gewinn und Verlust

Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt stark davon ab, wie viel Geld auf Ihre Konten fließt und wie viel Geld von Ihren Konten abfließt. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Dokument, das diese Details in einem übersichtlichen Format zusammenfasst. Sie sollten diese Aufzeichnungen aus rechtlichen Gründen sowie für das Wachstum und die Verbesserung Ihres Unternehmens aufbewahren.

2. Bilanz

Möchten Sie sehen, wie Ihr Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt abschneidet? Die Bilanz erfasst die gesamten Vermögenswerte und Verbindlichkeiten eines Unternehmens sowie etwaige Differenzen zwischen diesen. Dieses Dokument dient dazu, sicherzustellen, dass Ihre Finanzen in Ordnung sind. Sie sollten es daher mit allen Transaktionen auf dem neuesten Stand halten.

3. Forderungsbericht

Der Bericht „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ist ein wichtiges Instrument zur Verfolgung von Forderungen gegenüber Kunden oder Klienten. Er ist auch sehr nützlich, um bei Bedarf das Kreditrisiko zu bewerten. Als Buchhalter hilft Ihnen die Überwachung dieser Dokumente dabei, eine bessere Beziehung zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich eingehen.

4. Kapitalflussrechnung

Die Kapitalflussrechnung ist eine Zusammenfassung aller Ein- und Auszahlungen Ihres Unternehmens. Es ist wichtig für das Verständnis der Liquidität, die Ihnen dabei helfen kann, die finanzielle Gesundheit Ihres Kleinunternehmens zu bestimmen.

5. Geschäftsplan

Wenn Sie Investitionen oder Kredite sichern möchten, ist ein gut ausgearbeiteter Businessplan entscheidend. Es sollte Einzelheiten über die Mission und die Ziele des Unternehmens sowie Strategien zu deren Erreichung enthalten. Im Idealfall gibt dieses Dokument den Anlegern einen Überblick darüber, wohin ihr Geld fließt, und stellt sicher, dass alle finanziell auf dem gleichen Stand sind.

6. Kaufgenehmigungsformular

Das Kaufgenehmigungsformular dokumentiert den für einen Kauf ausgegebenen Geldbetrag, wer ihn genehmigt hat und warum. Sie werden das Fehlen dieser speziellen Form spüren, wenn Sie jemals einen Fehler bis zu seinem Ursprung zurückverfolgen müssen; sie hilft Ihnen auch dabei, den Überblick darüber zu behalten, wer was ausgibt und aus welchem Grund.

7. Tägliches Inventarformular

Viele kleine Unternehmen haben einen Lagerbestand, der von Tag zu Tag schwankt. Das tägliche Inventarformular erfasst die Details der gekauften und verkauften Artikel, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihre Aufzeichnungen immer auf dem neuesten Stand sind.

8. Formular für Kreditkartenzahlung

Was passiert, wenn einer Ihrer Kunden oder Mitarbeiter seine Kreditkartendaten ändern muss? Um den Prozess zu optimieren, können Kunden mit einem Kreditkarten-Zahlungsformular ihre Zahlungsinformationen schnell und einfach aktualisieren.

9. Formular für die Kraftstoffanforderung

Mit dem Formular für Kraftstoffanforderungen können Sie den Kraftstoffverbrauch Ihres Unternehmens nachverfolgen – dies ist besonders hilfreich für diejenigen, die in ihrem Betrieb viel Kraftstoff verbrauchen, wie Handwerker und Lieferfahrer.

10. Steuerinformationsformular für Kunden

Schließlich hilft Ihnen das Formular für Steuerinformationen zu Kunden dabei, die Steuerdaten Ihrer Kunden zu erfassen, damit Sie diese bei Bedarf zur Hand haben. Dazu gehören ihr Name, ihre Adresse, ihre Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer sowie alle anderen wichtigen Daten, die für die Steuererklärung erforderlich sein könnten.

Als Buchhalter ist es unerlässlich, diese Formulare griffbereit zu haben, damit Sie Ihr Unternehmen verwalten und das ganze Jahr über organisiert bleiben können. Wenn Sie all diese Dokumente auf dem neuesten Stand halten, können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos und korrekt abläuft – was für alle Beteiligten eine bessere finanzielle Situation bedeutet!

Formulare für die Führung Ihres eigenen Unternehmens

Es ist relativ einfach, diese Formulare zu pflegen, wenn man eine ganze Buchhaltungsabteilung hat. Aber was ist, wenn Sie ein Ein-Mann-Betrieb sind? Welche Formulare sind für die Führung Ihres eigenen Unternehmens unerlässlich?

Sie sollten mindestens Folgendes verwenden:

• Wiederkehrende Rechnungsformulare – zur Optimierung von Zahlungen von Stammkunden
• Kapitalflussrechnung – zur Verfolgung der Liquidität
• Bestandsverfolgungsformular – um den Überblick über Ein- und Ausgänge zu behalten
• Kreditkarten-Zahlungsformular – damit Sie die Daten bei Bedarf aktualisieren können
• Businessplan – zur Sicherung von Investitionen oder Krediten
• Formular für Geschäftsausgaben – zur Erfassung von Kosten und zur Anpassung Ihrer Einkaufsgewohnheiten
• Bericht über Verbindlichkeiten und Forderungen – zur Überwachung ausstehender Zahlungen

Wenn Sie diese Formulare regelmäßig ausfüllen, können Sie Ihr Unternehmen am Laufen halten und sicherstellen, dass es auf dem richtigen Weg bleibt.

Sollten Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden?

Seien wir ehrlich – den Überblick über all diese Formulare zu behalten, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie mit vielen verschiedenen Kunden und Rechnungen zu tun haben.

Deshalb entscheiden sich viele kleine Unternehmen dafür, in Buchhaltungssoftware zu investieren. Diese Tools verfügen in der Regel über ein intuitives Dashboard, über das Sie alle Ihre Konten verwalten können, und sie enthalten eine Vielzahl von Vorlagen und Formularen, die Sie ganz einfach ausfüllen können.

Die Verwendung einer Buchhaltungssoftwarelösung kann Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick zu behalten, ohne Daten manuell in jedes Formular oder Dokument eingeben zu müssen. Außerdem sind die meisten Lösungen cloudbasiert, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wichtige Dokumente zu verlieren, wenn etwas mit Ihrem Computer passiert.

Unsere Lösung, Bonsai, ist ein All-in-One-Tool für die Unternehmensverwaltung, das über spezifische Funktionen für Buchhaltung und Finanzen verfügt. Erledigen Sie alles von der Rechnungsstellung über die Spesenabrechnung bis hin zur Lohnabrechnung mit Leichtigkeit.

Zusammenfassung

Formulare sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Buchhaltungsaufgabe – dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen. Wenn Sie die oben genannten Formulare stets auf dem neuesten Stand halten, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos und präzise läuft und gleichzeitig ein hohes Maß an Effizienz beibehält.

Vergessen Sie auch nicht unsere Bibliothek mit Vorlagen für Buchhaltungsformulare hier bei Bonsai. Vorlagen erleichtern die Erstellung und Pflege von Dokumenten, sodass Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können. Viel Spaß beim Buchen!

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