Quais são os principais formulários para pequenas empresas para contadores?

Os contadores são a espinha dorsal do bom funcionamento de uma pequena empresa. Eles mantêm registros financeiros, preparam documentos fiscais e fornecem conselhos valiosos aos seus clientes. Se você é contador, você é literalmente o máximo.

Mas o que esse trabalho envolve? Na maioria das vezes, isso envolve manter-se atento a funções financeiras importantes, como impostos, salários e fluxo de caixa. Isso significa manter um registro organizado de documentos – e uma ampla variedade de documentos, aliás.

Todas as pequenas empresas precisam de um conjunto básico de documentos para funcionar sem problemas. Vamos discutir os 10 formulários essenciais que todos os contadores devem ter para seus clientes de pequenas empresas em 2023.

O que são formulários contábeis?

Contadores e contadores públicos certificados responsáveis pela coleta e manutenção de registros financeiros. Isso inclui manter o controle das informações sobre folha de pagamento, impostos, contas a pagar/receber, relatórios de auditoria e muito mais. Como contador de pequenas empresas, você é responsável por fornecer os formulários necessários aos seus clientes para documentar adequadamente suas finanças.

Esses documentos são conhecidos como formulários contábeis ou formulários de demonstrações financeiras. Eles ajudam a manter registros precisos que podem ser usados para tomar decisões informadas sobre questões financeiras, como orçamento e planejamento tributário.

Durante muito tempo, os formulários contábeis eram exclusivamente em papel e processados manualmente; os livros de registros foram mantidos à mão durante centenas de anos, até que a imprensa surgiu e facilitou o acesso aos formulários. Atualmente, devido à revolução digital, a maioria dos documentos contábeis é criada em computadores ou por meio de programas de software online.

Os softwares de contabilidade (como o Bonsai!) estão se tornando cada vez mais populares entre os proprietários de pequenas empresas, pois permitem o cálculo automatizado de dados financeiros e facilitam significativamente a declaração de impostos.

Como os contadores se beneficiam do uso de formulários

É necessário muito tempo e esforço para acompanhar todos os detalhes financeiros relacionados a uma pequena empresa. Os formulários contábeis ajudam a simplificar o processo, fornecendo um modelo fácil de usar para inserção de dados e cálculos.

Ao utilizar formulários contábeis, os contadores podem economizar tempo em cálculos manuais e garantir a precisão em seu trabalho. Os formulários fornecem a documentação necessária que pode ser usada para referência futura ou durante auditorias, se necessário.

Outros benefícios incluem:

• Análise. Especialmente se você usa um software de contabilidade automatizado, pode executar análises nos dados inseridos nos formulários para entender melhor a saúde dos negócios dos seus clientes e tomar decisões mais informadas.
• Detecção e prevenção de fraudes. Os formulários contábeis são uma ótima maneira de detectar qualquer atividade suspeita nas finanças de seus clientes e funcionários. Você pode identificar facilmente discrepâncias ou sinais de alerta se tiver acesso aos dados e documentos corretos.
• Preparação de impostos. Uma das tarefas mais importantes dos contadores é preparar declarações fiscais, e isso requer demonstrações financeiras precisas, que podem ser obtidas por meio de formulários contábeis.
• Relatório bancário. Ter registros financeiros precisos e atualizados é essencial para obter empréstimos de bancos ou outras instituições financeiras – e é mais provável que eles trabalhem com você se sua documentação estiver em ordem.

Com os documentos certos preparados e mantidos em dia, a saúde financeira da sua empresa estará em ótima forma.

Os 10 formulários contábeis essenciais para pequenas empresas em 2023

Cada empresa irá preparar seus formulários contábeis de maneira um pouco diferente; por exemplo, você irá adicionar sua própria marca, serviços e preços. No entanto, você descobrirá que há um conjunto básico de documentos essenciais que a maioria (senão todas) das pequenas empresas precisa. Aqui estão os 10 principais que você deve conhecer como contador.

1. Lucros e perdas

O sucesso do seu negócio depende muito do dinheiro que entra e sai das suas contas. A demonstração de resultados é um documento que reúne esses detalhes em um formato fácil de ler. É importante manter esses registros por motivos legais, bem como para o crescimento e aprimoramento do seu negócio.

2. Balanço patrimonial

Quer saber como está o desempenho da sua empresa em um determinado momento? O balanço patrimonial registra o total de ativos e passivos de uma empresa, bem como quaisquer diferenças entre eles. Este documento é utilizado para garantir que suas finanças estejam em ordem, portanto, é importante mantê-lo atualizado com todas as transações.

3. Relatório de contas a receber

O relatório de contas a receber é uma ferramenta importante para acompanhar o dinheiro devido por clientes ou consumidores; também é muito útil para avaliar o risco de crédito quando necessário. Como contador, manter o controle desses documentos ajudará você a manter um melhor relacionamento com os clientes e garantir que os pagamentos sejam feitos em dia.

4. Demonstração de fluxo de caixa

A Demonstração de Fluxo de Caixa é um resumo de todas as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa. É essencial para compreender a liquidez, o que pode ajudá-lo a determinar a saúde financeira da sua pequena empresa.

5. Plano de negócios

Se você deseja garantir investimentos ou empréstimos, é fundamental ter um plano de negócios bem elaborado. Deve incluir detalhes sobre a missão e os objetivos da empresa, bem como estratégias para alcançá-los. Idealmente, este documento fornecerá aos investidores uma visão geral sobre o destino do seu dinheiro e garantirá que todos estejam em sintonia financeiramente.

6. Formulário de aprovação de compra

O Formulário de Aprovação de Compra documenta o valor gasto em uma compra, quem a autorizou e por quê. Você sentirá a falta desse formulário específico se precisar rastrear um erro até sua origem; ele também ajudará você a acompanhar quem está gastando o quê e por qual motivo.

7. Formulário de inventário diário

Muitas pequenas empresas têm um estoque que varia diariamente. O Formulário de Inventário Diário registra os detalhes do que está sendo comprado e vendido, para que você possa garantir que seus registros estejam sempre atualizados.

8. Formulário de pagamento com cartão de crédito

O que acontece se um dos seus clientes ou funcionários precisar alterar as informações do cartão de crédito? Para agilizar o processo, ter um formulário de pagamento com cartão de crédito à mão oferece aos clientes uma maneira rápida e fácil de atualizar suas informações de pagamento.

9. Formulário de requisição de combustível

O Formulário de Requisição de Combustível permite que você acompanhe a quantidade de combustível utilizada pela sua empresa, o que é particularmente útil para aqueles que utilizam muito combustível em suas operações, como comerciantes e motoristas de entrega.

10. Formulário de informações fiscais do cliente

Por fim, o Formulário de Informações Fiscais do Cliente ajuda você a manter um registro dos dados fiscais dos seus clientes para usar quando necessário. Isso inclui o nome, endereço, número do Seguro Social ou número de identificação fiscal e quaisquer outros dados importantes que possam ser necessários para a declaração de impostos.

Como contador, é essencial ter esses formulários à mão para que você possa gerenciar seus negócios e se manter organizado ao longo do ano. Manter-se atualizado com todos esses documentos ajudará a garantir que tudo esteja funcionando de maneira tranquila e precisa – o que significa melhor saúde financeira para todos os envolvidos!

Formulários para administrar seu próprio negócio

É bastante fácil manter esses formulários quando se tem um departamento de contabilidade inteiro. Mas e se você estiver trabalhando sozinho? Quais formulários são essenciais para operar seu próprio negócio?

No mínimo, você vai querer usar:

• Formulários de fatura recorrente – para agilizar os pagamentos de clientes recorrentes
• Demonstração de fluxo de caixa – para acompanhar a liquidez
• Formulário de acompanhamento de inventário – para controlar o que entra e sai
• Formulário de pagamento com cartão de crédito – para que você possa atualizar as informações conforme necessário
• Plano de negócios – para garantir investimentos ou empréstimos
• Formulário de despesas comerciais – para acompanhar os custos e fazer ajustes nos seus hábitos de compra
• Relatório de contas a pagar e a receber – para monitorar o dinheiro devido

Ao manter esses formulários em dia, você poderá manter seu negócio funcionando e garantir que ele permaneça no caminho certo.

Você deve usar um software de contabilidade?

Vamos ser sinceros: controlar todos esses formulários pode ser um desafio, especialmente se você lida com muitos clientes e faturas diferentes.

É por isso que muitas pequenas empresas optam por investir em software de contabilidade. Essas ferramentas geralmente possuem um painel intuitivo que você pode usar para gerenciar todas as suas contas e vêm com uma variedade de modelos e formulários que você pode preencher facilmente.

Usar um software de contabilidade pode ajudá-lo a se manter organizado e em dia com tudo, sem precisar inserir manualmente os dados em cada formulário ou documento. Além disso, a maioria das soluções é baseada na nuvem, então você não precisará se preocupar em perder documentos importantes se algo acontecer ao seu computador.

Nossa solução, Bonsai, é uma ferramenta de gestão empresarial completa que possui um conjunto específico de funções para contabilidade e finanças. Gerencie tudo com facilidade, desde faturamento até controle de despesas e folha de pagamento.

Conclusão

Os formulários são uma parte essencial de qualquer trabalho de contabilidade, especialmente para pequenas empresas. Ao manter-se atualizado com os formulários mencionados acima, você poderá garantir que sua empresa funcione de maneira tranquila e precisa, mantendo um alto nível de eficiência.

Não se esqueça da nossa biblioteca de modelos de formulários contábeis aqui na Bonsai. Os modelos eliminam o trabalho pesado da criação e manutenção de documentos, para que você possa se concentrar no que é importante. Boa contabilidade!

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