¿Cuáles son los principales formularios para pequeñas empresas destinados a contables?

Los contables son la columna vertebral del buen funcionamiento de una pequeña empresa. Llevan un registro de los documentos financieros, preparan los documentos fiscales y proporcionan valiosos consejos a sus clientes. Si tú mismo eres contable, eres, literalmente, lo más.

Pero, ¿en qué consiste ese trabajo? En su mayor parte, implica estar al tanto de funciones financieras importantes como los impuestos, los salarios y el flujo de caja. Eso significa mantener un registro ordenado de documentos, y además de una amplia variedad de documentos.

Todas las pequeñas empresas necesitan un conjunto básico de documentos para funcionar correctamente. Analicemos los 10 formularios más importantes que todos los contables deben tener para sus clientes de pequeñas empresas en 2023.

¿Qué son los formularios contables?

Contables y contables públicos certificados responsables de la recopilación y el mantenimiento de los registros financieros. Esto incluye llevar un registro de la información sobre nóminas, impuestos, cuentas por pagar/cobrar, informes de auditoría y mucho más. Como contable de pequeñas empresas, usted es responsable de proporcionar a sus clientes los formularios necesarios para documentar adecuadamente sus finanzas.

Estos documentos se conocen como formularios contables o formularios de estados financieros. Ayudan a mantener registros precisos que pueden utilizarse para tomar decisiones informadas sobre cuestiones financieras, como la elaboración de presupuestos y la planificación fiscal.

Durante mucho tiempo, los formularios contables eran exclusivamente en papel y se procesaban manualmente; los libros de registro se llevaban a mano durante cientos de años, hasta que apareció la imprenta y facilitó el acceso a los formularios. Hoy en día, debido a la revolución digital, la mayoría de los documentos contables se crean en ordenadores o mediante programas de software en línea.

El software de contabilidad (¡como Bonsai!) es cada vez más popular entre los propietarios de pequeñas empresas, ya que permite calcular automáticamente los datos financieros y facilita considerablemente la presentación de impuestos.

Cómo se benefician los contables al utilizar formularios

Lleva mucho tiempo y esfuerzo llevar un control de todos los detalles financieros relacionados con una pequeña empresa. Los formularios contables ayudan a agilizar el proceso al proporcionar una plantilla fácil de usar para la introducción de datos y los cálculos.

Mediante el uso de formularios contables, los contables pueden ahorrar tiempo en cálculos manuales y garantizar la precisión en su trabajo. Los formularios les proporcionan la documentación necesaria que puede utilizarse como referencia futura o durante las auditorías, si fuera necesario.

Otros beneficios incluyen:

• Análisis. Especialmente si utiliza software de contabilidad automatizado, puede realizar análisis de los datos introducidos en los formularios para comprender mejor la salud de los negocios de sus clientes y tomar decisiones más informadas.
• Detección y prevención del fraude. Los formularios contables son una excelente manera de detectar cualquier actividad sospechosa en las finanzas de sus clientes y empleados. Si tienes acceso a los datos y documentos adecuados, podrás detectar fácilmente cualquier discrepancia o señal de alerta.
• Preparación de impuestos. Una de las tareas más importantes de los contables es preparar las declaraciones de impuestos, lo que requiere estados financieros precisos, que se pueden obtener a través de formularios contables.
• Relación bancaria. Contar con registros financieros precisos y actualizados es esencial para obtener préstamos de bancos u otras entidades crediticias, y es más probable que estos trabajen con usted si su documentación está en regla.

Con los documentos adecuados preparados y conservados, la salud financiera de su negocio estará en plena forma.

Los 10 formularios contables esenciales para pequeñas empresas en 2023

Cada empresa preparará sus formularios contables de forma ligeramente diferente; por ejemplo, añadirá su propia marca, servicios y precios. Sin embargo, descubrirás que hay un conjunto básico de documentos cruciales que la mayoría (si no todas) las pequeñas empresas necesitan. Aquí tienes las 10 principales que debes conocer como contable.

1. Ganancias y pérdidas

El éxito de tu negocio depende en gran medida del dinero que entra y sale de tus cuentas. La cuenta de resultados es un documento que recoge estos datos en un formato fácil de leer; es recomendable conservar estos registros por motivos legales, así como para el crecimiento y la mejora de su negocio.

2. Balance general

¿Quieres saber cómo le va a tu negocio en un momento dado? El balance general refleja el total de activos y pasivos de una empresa, así como cualquier diferencia entre ellos. Este documento se utiliza para garantizar que tus finanzas estén en orden, por lo que es recomendable mantenerlo actualizado con todas las transacciones.

3. Informe de cuentas por cobrar

El informe de cuentas por cobrar es una herramienta importante para realizar un seguimiento del dinero que deben los clientes; también es muy útil para evaluar el riesgo crediticio cuando es necesario. Como contable, llevar un control de estos documentos te ayudará a mantener una mejor relación con los clientes y a garantizar que los pagos se realicen a tiempo.

4. Estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de caja es un resumen de todas las entradas y salidas de efectivo de su negocio. Es esencial para comprender la liquidez, lo que puede ayudarte a determinar la salud financiera de tu pequeña empresa.

5. Plan de negocio

Si desea obtener inversiones o préstamos, es fundamental contar con un plan de negocios bien redactado. Debe incluir detalles sobre la misión y los objetivos de la empresa, así como las estrategias para alcanzarlos. Lo ideal sería que este documento proporcionara a los inversores una visión general del destino de su dinero y garantizara que todos estén en sintonía en lo que respecta a las finanzas.

6. Formulario de aprobación de compra

El formulario de aprobación de compras documenta la cantidad de dinero que se gasta en una compra, quién la autorizó y por qué. Notarás la ausencia de este formulario en particular si alguna vez necesitas rastrear un error hasta su origen; también te ayudará a llevar un registro de quién gasta qué y por qué motivo.

7. Formulario de inventario diario

Muchas pequeñas empresas tienen un inventario que fluctúa de un día para otro. El formulario de inventario diario recoge los detalles de lo que se compra y se vende, para que puedas asegurarte de que tus registros estén siempre actualizados.

8. Formulario de pago con tarjeta de crédito

¿Qué ocurre si uno de sus clientes o empleados necesita cambiar la información de su tarjeta de crédito? Para agilizar el proceso, disponer de un formulario de pago con tarjeta de crédito permite a los clientes actualizar su información de pago de forma rápida y sencilla.

9. Formulario de solicitud de combustible

El formulario de solicitud de combustible le permite realizar un seguimiento de la cantidad de combustible que utiliza su empresa, lo que resulta especialmente útil para aquellos que consumen mucho combustible en sus operaciones, como los comerciantes y los repartidores.

10. Formulario de información fiscal del cliente

Por último, el formulario de información fiscal del cliente le ayuda a llevar un registro de los datos fiscales de sus clientes para utilizarlos cuando sea necesario. Esto incluye su nombre, dirección, número de la Seguridad Social o número de identificación fiscal, y cualquier otro dato importante que pueda ser necesario para presentar la declaración de impuestos.

Como contable, es esencial tener estos formularios a mano para poder gestionar tu negocio y mantenerte organizado durante todo el año. Mantenerse al día con todos estos documentos ayudará a garantizar que todo funcione correctamente y con precisión, lo que se traduce en una mejor salud financiera para todos los involucrados.

Formularios para gestionar su propio negocio

Es bastante fácil mantener estos formularios cuando se cuenta con todo un departamento de contabilidad. Pero, ¿qué pasa si trabajas solo? ¿Qué formularios son esenciales para operar su propio negocio?

Como mínimo, querrás usar:

• Formularios de facturas recurrentes: para agilizar los pagos de clientes habituales.
• Estado de flujo de caja: para realizar un seguimiento de la liquidez.
• Formulario de seguimiento de inventario: para llevar un control de lo que entra y sale.
• Formulario de pago con tarjeta de crédito: para que puedas actualizar la información según sea necesario.
• Plan de negocio: para obtener inversiones o préstamos.
• Formulario de gastos empresariales: para realizar un seguimiento de los costes y ajustar sus hábitos de compra.
• Informe de cuentas por pagar y por cobrar: para supervisar el dinero adeudado.

Si te mantienes al día con estos formularios, podrás mantener tu negocio en marcha y asegurarte de que siga por el buen camino.

¿Deberías usar un software de contabilidad?

Seamos realistas: llevar un control de todos estos formularios puede ser todo un reto, especialmente si se trata de muchos clientes y facturas diferentes.

Por eso muchas pequeñas empresas optan por invertir en software de contabilidad. Estas herramientas suelen tener un panel de control intuitivo que puedes utilizar para gestionar todas tus cuentas, y vienen con una variedad de plantillas y formularios que puedes rellenar fácilmente.

El uso de un software de contabilidad puede ayudarte a mantenerte organizado y al tanto de todo sin tener que introducir manualmente los datos en cada formulario o documento. Además, la mayoría de las soluciones están basadas en la nube, por lo que no tendrás que preocuparte por perder documentos importantes si le ocurre algo a tu ordenador.

Nuestra solución, Bonsai, es una herramienta de gestión empresarial todo en uno que cuenta con un conjunto específico de funciones para contabilidad y finanzas. Gestiona todo, desde la facturación hasta el seguimiento de gastos y las nóminas, con facilidad.

Conclusión

Los formularios son una parte esencial de cualquier trabajo de contabilidad, y esto es especialmente cierto en el caso de las pequeñas empresas. Si te mantienes al día con los formularios mencionados anteriormente, podrás garantizar que tu negocio funcione de manera fluida y precisa, al tiempo que mantienes un alto nivel de eficiencia.

No te olvides tampoco de nuestra biblioteca de plantillas de formularios contables aquí en Bonsai. Las plantillas eliminan el trabajo pesado de la creación y el mantenimiento de documentos para que puedas centrarte en lo importante. ¡Feliz contabilidad!

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