„Außerhalb des Geltungsbereichs“ bedeutet: Was es ist und wie man es vermeiden kann

Im Projektmanagement bezeichnet „Out of Scope“ alle zusätzlichen Arbeiten, Änderungen oder alles, was nicht im Projektplan definiert ist, insbesondere solche Änderungen, die sich auf die Geschwindigkeit der Projektabwicklung, den Projektzeitplan und den Projektressourcenplan auswirken. Es wird normalerweise in der Projektbeschreibung festgehalten und ist, wenn es nicht angemessen berücksichtigt wird, einer der Gründe für das Scheitern eines Projekts. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Scope Creep zu vermeiden. Eine klare Definition der Projektziele zu Beginn des Projekts kann dabei helfen, unvorhergesehene Ereignisse effektiv zu bewältigen. Was die interne Kontrolle betrifft, kann auch auf die Bereitstellung ausreichender Mittel im Haushalt verwiesen werden, um den Kostenausgleich auf einem bestimmten Niveau zu minimieren.

Einführung in den Projektumfang

Das Konzept des Projektumfangs wird vorgestellt und umfasst die Entwicklung einer Umfangsbeschreibung, die Identifizierung der zu erbringenden Leistungen sowie die Steuerung des gesamten Projekts. Es schafft einen Rahmen, innerhalb dessen das Projekt koordiniert wird, und trägt zur Erreichung der Projektziele bei, da es bei der Erstellung eines Zeitplans für ein Projekt hilft. 

Es unterstützt auch die Projektressourcenplanung, insbesondere hinsichtlich des Umfangs der Planung, und gewährleistet intensive Projektaktivitäten in Bezug auf den ersten Projektumfang. Mithilfe eines Projekt-Dashboards und einer Budgetverwaltung werden die Risiken eines Scheiterns in der Anfangsphase von Projekten verringert.

Definition des Projektumfangs

Der Projektumfang im Projektmanagement bezieht sich auf eine klare Definition dessen, was im Projekt erreicht werden soll, wann und wie dies erreicht werden soll und welche Ressourcen dafür benötigt werden. 

Der Projektstart oder die Projektinbetriebnahme wird in diesem Fall von der Entwicklung einer Leistungsbeschreibung in Bezug auf die Projektprozesse, Projektzeitpläne und Ressourcen begleitet. Die Leistungsbeschreibung wird dann während des Projektumsetzungsprozesses für die Projektplanung, die Bewertung des gesamten Projektfortschritts sowie die Verwaltung der Projektkosten verwendet. Bei geringfügigen Abweichungen vom Hauptprojektplan ist ein Scheitern des Projekts unvermeidlich. Daher ist es wichtig, sich selbst über den Projektumfang auf dem Laufenden zu halten und das Projekt-Dashboard regelmäßig zu überprüfen.

Bedeutung der Definition des Projektumfangs

Die Definition des Projektumfangs im Projektmanagement ist sehr wichtig, da dadurch festgelegt und bestimmt wird, was zum Projekt gehört und was nicht. Es wird in erster Linie im Projektmanagement und für die Projektplanung und Ressourcenzuweisung sowie für die Budgetkontrolle, die Skizzierung der Projekte und ihrer zu erbringenden Leistungen sowie für die Festlegung von Fristen verwendet. Drittens ist eine gut ausgearbeitete Projektbeschreibung hilfreich, um die Projektleistung zu bewerten und Hinweise zu möglichen Änderungen gegenüber der ursprünglichen Projektdefinition zu geben. Es ist gefährlich, an einem Projekt ohne klar definierten Projektumfang zu arbeiten, da die Projektdurchführung fehlerhaft sein und somit möglicherweise zum Scheitern des Projekts führen könnte. Somit ist die Rolle des Projektumfangs vom Beginn des Projekts bis zur Erstellung des Projekt-Dashboards unverzichtbar. 

Hier sind einige Dinge zu beachten: 

• Der Projektumfang beschreibt die Komponente, die im Projektplan enthalten ist, und was im Projektkontext nicht berücksichtigt werden sollte.
• Es wird für die Terminplanung von Veranstaltungen, die Ressourcenplanung und die Budgetkontrolle verwendet.
• Wenn der Umfang klar definiert ist, kann man den Fortschritt verfolgen und relevante Änderungen am Arbeitsplan vornehmen.

Verständnis von „Out of Scope“

Außerhalb des Geltungsbereichs bedeutet, dass diese nicht im Projektmanagementplan auf der Grundlage des ursprünglich geplanten Arbeitsplans enthalten sind. Es hebt die Aspekte hervor, die während des Projektverlaufs nicht diskutiert werden sollten. Es umfasst hauptsächlich diejenigen Aspekte, die keine Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Projektabwicklung, dem Ressourcenmanagement und der Terminplanung beinhalten. Das Verständnis dessen, was unter „Out of Scope“ fällt, hilft also dabei, eine Ausweitung des Projektumfangs zu kontrollieren, was für jedes Projekt katastrophal wäre. 

Eine korrekte Definition des Umfangsbeschreibungsdokuments, das auch nicht zum Umfang gehörende Elemente enthält, ist sehr hilfreich für die ordnungsgemäße Verwaltung der Budgetfragen und des möglichen Projektablaufs.

Definition von „außerhalb des Geltungsbereichs“

Was unter „Out of Scope“ im PMBOK-Projektmanagement zu verstehen ist, sind diejenigen, die nicht im Projektumfang enthalten sind. Es bezieht sich auf Aktivitäten, Ergebnisse oder Arbeiten, die nichts mit der Erstellung und Verwaltung des Projekts zu tun haben. Die Definition von Aspekten, die „außerhalb des Geltungsbereichs“ liegen, ist für das Projektmanagement wichtig, da sie dazu beiträgt, ein Scheitern des Projekts zu verhindern. Es gibt Projektkomponenten, die „Out of Scope“-Angelegenheiten umfassen können, wie z. B. Projektaktualisierungen, Projektzeitpläne und Projektressourcenzuweisungen. Diese Maßnahmen liegen außerhalb des für das jeweilige Projekt formulierten Plans und können daher die ordnungsgemäße Verwaltung der Mittel sowie den für das Projekt festgelegten Zeitplan beeinträchtigen. Diese können durch Änderungen beeinflusst werden, die nach Beginn des Projekts eintreten und nicht in der Leistungsbeschreibung des Projekts vorgesehen waren. Daher sollte „Out of Scope“ von Zeit zu Zeit im Projekt-Dashboard überprüft werden, damit es während der Projektarbeit nicht zu Verwirrung und Missverständnissen kommt.

Beispiele für „Out of Scope“ im Projektmanagement

Für den Erfolg eines Projekts ist es ebenso wichtig, zu definieren, was „außerhalb des Projektumfangs“ liegt, wie den Projektumfang festzulegen. Im Allgemeinen betrachten wir alles, was nicht in der Leistungsbeschreibung beschrieben oder angegeben ist, als „außerhalb des Leistungsumfangs“. Nehmen wir beispielsweise an, dass bei der Entwicklung einer IT-Anwendung alle Funktionen, die nicht im Projektplan erwähnt sind, aus dem Umfang herausfallen. Außerhalb des Geltungsbereichs könnten auch andere Aspekte fallen, beispielsweise Zeitpläne und Ressourcen. HE-Elemente wie die Schulung der Endnutzer des Projekts werden bei der Projektplanung nicht berücksichtigt, wenn ihre Einbindung nicht zuvor geplant war oder wenn die Definition der Projektressourcen bestimmte Ressourcen nicht umfasst. In diesem Fall fallen sie unter „außerhalb des Umfangs“. Wenn diese „Out of Scope“-Aufgaben nicht verwaltet werden, könnten sie zu einem möglichen Fehlerpunkt werden. Bitte beachten Sie folgende Punkte: 

• Was außerhalb des Umfangs liegt, gibt an, was im Laufe des Projekts nicht zu erwarten ist, wie beispielsweise bestimmte zusätzliche Funktionen oder Aktivitäten.
• Fristen und Ressourcen sowie alles, was bei der Erstellung des Gesamtplans nicht berücksichtigt werden konnte, können ebenfalls als „außerhalb des Geltungsbereichs“ betrachtet werden.
• Einige der üblichen Taktiken, die außerhalb des Projektumfangs durchgeführt werden müssen, führen oft zum Scheitern des Projekts und müssen daher ordnungsgemäß verwaltet werden.

Auswirkungen von „Out of Scope“ in Projekten

Das Konzept „Out of Scope“ im Projektmanagement ist für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts von großer Bedeutung. Es steht in engem Zusammenhang mit dem Projektablauf und beeinflusst dessen Aktivitäten, Ergebnisse und ursprünglichen Zeitplan. Dies bezieht sich auf alle Ziele, Vorgaben, Anforderungen oder Aufgaben, die zusätzlich sind und zum Zeitpunkt der Projektformulierung nicht berücksichtigt wurden. Wenn bestimmte Aspekte als außerhalb des „Leistungsumfangs“ liegend bezeichnet werden, kann dies sich nachteilig auf das Projekt auswirken und zum Verlust des Projekts führen. Dies kann den Projektzeitplan stören, die Budgetkontrolle beeinträchtigen und sogar die Ressourcenkontrolle des Projekts gefährden. Daher ist es sinnvoll, die Leistungsbeschreibung bereits in der Planungsphase des Projekts zu erstellen. Die Nichtberücksichtigung von „Out of Scope“-Elementen könnte die Fertigstellung des Projekts behindern, da ungeplante Aufgaben das Projekt überlasten und die Projektlieferung verzögern könnten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, diese Aspekte mithilfe eines Projekt-Dashboards zu kontrollieren und zu verfolgen, damit festgestellte Probleme gelöst werden können.

Wie sich „Out of Scope“ auf den Projektzeitplan auswirkt

Der Begriff „Out of Scope“ stellt eine große Gefahr für das Projektmanagement dar und wirkt sich auf Aspekte wie Projektzeitplan, Projektressourcenzuweisung und Projektzeitpläne aus. Zusätzliche Aufgaben, die außerhalb des Projektumfangs anfallen, bedeuten, dass mehr Zeit für ihre Erledigung benötigt wird, was den festgelegten Projektfortschrittsplan belastet. Solche Schwankungen können zum Scheitern von Projekten beitragen, da sie die Projektdurchführung und -prozesse beeinträchtigen. Sie machen Anpassungen der Leistungsbeschreibung und der Vorschläge zum Budgetmanagement erforderlich, die möglicherweise eine Änderung der zu erbringenden Leistungen erfordern, um sicherzustellen, dass das Projekt hinsichtlich seines erklärten Zwecks auf Kurs bleibt.

Auswirkungen von „Out of Scope“ auf das Projektbudget

Eine „Out of Scope“-Situation hat Auswirkungen auf das Budgetmanagement eines Projekts in Bezug auf das Projekt. Dies führt zu zusätzlichen Projektkosten, Verzerrungen im Projektzeitplan und Problemen beim Projektressourcenmanagement, wenn andere Aufgaben und Ergebnisse hinzukommen, die ursprünglich nicht geplant waren. Diese Störung wirkt sich auf den Fortschritt von Projekten aus, indem sie Druck auf die Ressourcennutzung und den Zeitplan der Projekte ausübt, sodass Projekte möglicherweise ihre Fristen nicht einhalten können. All dies kann zu Abweichungen von der geplanten Projektdurchführung führen und, wenn es nicht angemessen behandelt wird, zum Scheitern des Projekts führen. Die Projektbeschreibung und das Projekt-Dashboard müssen geändert werden, um die Änderungen zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die übrigen Projektprozesse dem geänderten Umfang entsprechen. Daher haben „Out of Scope“-Änderungen drastische Auswirkungen auf das Gesamtbudget und das Ergebnis eines Projekts.

„Out of Scope“ und seine Auswirkungen auf die Moral des Teams

Das Projektmanagement erhält häufig Aufgaben, die „außerhalb des Aufgabenbereichs“ liegen, den ursprünglichen Projektzeitplan beeinträchtigen und Druck auf den Zeitrahmen des Projekts ausüben. Solche Fälle führen zu einer Verzögerung bei der Durchführung des Projekts und erfordern gleichzeitig die Identifizierung anderer Ressourcen im Projekt. Diese plötzliche Änderung des Projektzeitplans und der Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen kann die Moral des Teams erheblich beeinträchtigen. Darüber hinaus führt Scope Creep zu einer Verschlechterung des Teamzusammenhalts, was wiederum das Vertrauen der Teammitglieder in den Fortschritt des Projekts untergräbt. Dies kann zu einem möglichen Scheitern des Projekts führen und wirkt sich negativ auf das Budget aus. Um dies zu erreichen, sollte der Umfang in der zu Beginn des Projekts definierten Umfangserklärung festgelegt werden, um den Projektablauf zu verbessern und ein gut verständliches Projekt-Dashboard zu erhalten.

Identifizieren von Elementen außerhalb des Geltungsbereichs

Im Projektmanagement ist es wichtig, „außerhalb des Umfangs“ liegende Punkte zu umgehen, um den Projektabschluss zu erleichtern. Dieser Schritt beginnt in der Projektinitiierungsphase, in der die Leistungsbeschreibung, die die Projektleistungen, den Zeitrahmen und die personellen Ressourcen umfasst, detailliert festgelegt werden sollte. 

Tägliche oder wöchentliche Projektstatusbesprechungen sind erforderlich, wobei das Projekt-Dashboard für schnelle Projektaktualisierungen und zur Vermeidung einer Eskalation des Projektumfangs herangezogen werden sollte. Abweichungen vom Projektplan sind in der Regel ein Hauptgrund dafür, dass die meisten Projekte scheitern. Ebenso steht die Budgetkontrolle in engem Zusammenhang mit der Projektzeit und der Arbeitsverteilung, da unnötige Kosten und Aufgaben aus dem Projektumfang entfernt werden müssen.

Anzeichen dafür, dass etwas „außerhalb des Geltungsbereichs“ liegt

Es gibt Fälle, die einen Hinweis darauf geben können, dass ein bestimmter Aspekt eines Projekts „außerhalb des Umfangs“ liegt. Eines der üblichen Anzeichen ist, wenn die zu erbringenden Leistungen nicht innerhalb des in der Projektcharta definierten Projektumfangs liegen. Diese Fehlausrichtung kann zum Scheitern des Projekts führen und ist ein Bereich, der mithilfe eines Projekt-Dashboards verfolgt werden könnte. Das andere Anzeichen ist die mangelnde Beachtung der Projektplanung. 

Wenn Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als der festgelegte Zeitrahmen, kann dies auf eine Änderung des Arbeitsumfangs hindeuten. Schließlich könnte die Projektressourcenplanung das Problem sein, da es deutliche Anzeichen für ein Umfangsproblem gibt. Dies wird deutlich, wenn es dazu neigt, mehr Ressourcen zu verbrauchen, als es ursprünglich vorgesehen war, insbesondere in Bezug auf die Budgetierung.

Tools zur Identifizierung von Elementen außerhalb des Umfangs: Microsoft Project

Microsoft Project bietet viele Ressourcen für die Verwaltung von Projekten, insbesondere für die Definition von Komponenten, die „außerhalb des Umfangs“ liegen. Eine seiner wichtigsten Funktionen besteht darin, bei der Planung von Projekten zu helfen, und Sie können Projekttermine eingeben. Dadurch ist es möglich, Projektabläufe von der Projektinitiierungsphase bis zur Projektabwicklungsphase abzubilden. Erstens hilft es bei der Definition des Projektumfangs, indem es eine genaue Umfangsbeschreibung entwickelt. Es bietet ein Projekt-Dashboard, über das man Echtzeitinformationen darüber erhält, wie Projekte ausgeführt werden und welche Lieferungen im Vergleich zum geplanten Projektzeitplan erfolgt sind. Insbesondere hilft dieses Tool dabei, Projektmisserfolge zu vermeiden, indem es eine effiziente Projektressourcenplanung und Projektbudgetierung ermöglicht.

• Die „außerhalb des Umfangs“ liegenden Elemente können mit Hilfe von Microsoft Project erkannt werden, und auch der Projektzeitplan kann mit dessen Unterstützung erstellt werden.
• Es hilft dabei, Projektaufgaben und deren Zusammenhänge von der Planung bis zur Umsetzung zu definieren.
• Es kann den erzielten Fortschritt in Echtzeit anzeigen und ist nützlich für die Planung und Verwaltung der Ressourcen und Mittel, die für das Projekt erforderlich sein könnten.

Verhindern Sie „Out of Scope“ in Ihren Projekten

Das Vermeiden von „Out of Scope“ in jedem Projekt ist eine der besten Praktiken für ein effizientes Projektmanagement. Dies kann durch die Erstellung einer detaillierten Leistungsbeschreibung, die Verfeinerung der zu erbringenden Leistungen und die Ausarbeitung eines effizienten Plans für das Projektressourcenmanagement erreicht werden. Eine weitere Voraussetzung ist der häufige Vergleich des aktuellen Projektstands mit dem ursprünglichen Plan für dessen Umsetzung. Dies wird wesentlich dazu beitragen, dass die Projektplanung eingehalten, die Projektfristen eingehalten und die Projektabläufe wie geplant durchgeführt werden. Das Projekt-Dashboard ist auch hilfreich, um alle wichtigen Komponenten des Projekts in Echtzeit zu überwachen. Eine ordnungsgemäße Projektinitiierung und Budgetkontrolle tragen ebenfalls dazu bei, dass ein Projekt nicht aus der Bahn gerät, und erhöhen somit die Erfolgsquote des Projekts.

Erstellung einer detaillierten Projektbeschreibung

Das Projektmanagement umfasst die Leistungsbeschreibung als eines der wichtigsten Instrumente, mit denen der Verlauf der Projektumsetzung geplant werden kann. Sie umreißen Themen wie Ressourcenmanagement, Projektkalender und Identifizierung von Projektergebnissen. Diese Benchmarks werden in der Initiierungsphase des Projektlebenszyklus festgelegt, wenn der Projektplan formuliert wird.

Das Projektcontrolling über ein Projekt-Dashboard hilft dabei, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, und trägt so dazu bei, das Risiko eines Projektmisserfolgs aufgrund von Verzögerungen bei der Projektfertigstellung zu minimieren. Dazu gehört auch die Budgetkontrolle, die aufgrund der Notwendigkeit einer optimalen Ressourcenverwaltung ein zentraler Bestandteil jedes Projektumfangs ist. Darüber hinaus werden verschiedene Projektprozesse in der Leistungsbeschreibung definiert, um die Projektaktivitäten zu integrieren und die Effizienz zu steigern.

Klare und realistische Projektgrenzen setzen

Um ein Projekt ordnungsgemäß zu verwalten, müssen immer angemessene Grenzen gesetzt und definiert werden. Diese Grenzen werden in einer Leistungsbeschreibung definiert und dargelegt, in der der Zweck des Projekts, die zu erbringenden Leistungen, der Zeitplan des Projekts und die erforderlichen Ressourcen angegeben sind. Es umfasst den ursprünglichen Projektplan, den Budgetplan und einen Plan, der festlegt, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Projektstatusbesprechungen, die in der Regel wöchentlich oder monatlich stattfinden, sind wichtig und verändern ständig den Projektablauf und die Art und Weise, wie Projekte gehandhabt werden. Dies wiederum trägt dazu bei, Projektmisserfolge zu vermeiden. Die Einhaltung des Projektzeitplans ist sehr wichtig. Es gibt ein Projekt-Dashboard, über das alle Teammitglieder über die erforderlichen Aktivitäten und deren Fälligkeit informiert werden.

Verwaltung von Anfragen außerhalb des Geltungsbereichs

Eine der schwierigen Aufgaben im Projektmanagement ist der Umgang mit Anfragen, die „außerhalb des Rahmens“ liegen. Sie können das Tempo beeinflussen, mit dem Projekte umgesetzt werden, was zu Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan führt und daher ein angemessenes Management erforderlich macht. Die Bearbeitung solcher Anfragen erfordert in der Regel eine Überarbeitung der Projektbeschreibung sowie der Projektleistungen, des Projektzeitplans und der Projektressourcen. Daher können „außerhalb des Umfangs“ liegende Anfragen, wenn sie nicht gut verwaltet werden, den Zeitplan eines Projekts beeinträchtigen. Eine weitere Maßnahme besteht darin, das Projekt-Dashboard häufiger zu aktualisieren, um zu sehen, wie sich diese Änderungen auf den Projektfortschritt auswirken. Die oben genannten Vorgehensweisen können wesentlich dazu beitragen, dass Projekte nicht scheitern und das Budget gut verwaltet wird.

Umgang mit Anfragen außerhalb des Aufgabenbereichs: Asana für das Aufgabenmanagement

Die Kontrolle von „außerhalb des Rahmens“ liegenden Anfragen im Projektmanagement ist sehr wichtig. Dies beginnt mit einer klaren und genauen Projektbeschreibung, in der alle zu erbringenden Leistungen, der Projektfortschritt und der einzuhaltende Zeitrahmen festgelegt sind. Wenn der Umfang des Projekts nicht klar definiert ist, kann sich der ursprüngliche Plan des Projekts ausweiten oder davon abweichen und sogar zu einer Fehlverwendung von Ressourcen und letztendlich zum Scheitern des Projekts führen. Da Asana ein Projektmanagement-Tool ist, geht es über die Projektplanung, Projektdurchführung und das Projekt-Dashboard zur Verfolgung des Projektfortschritts hinaus und unterstützt auch bei der Verwaltung von Anfragen, die „außerhalb des Umfangs“ liegen. Asana trägt auch zur Verbesserung der allgemeinen Budgetkontrolle und Arbeitsverteilung bei, indem es für Einheitlichkeit bei den Projektressourcen sorgt und die Projektzeitrahmen festlegt.

Einrichtung eines Prozesses für Anfragen außerhalb des Geltungsbereichs

Beim Projektmanagement ist es immer wichtig, auf solche Arbeiten vorbereitet zu sein, die unter „außerhalb des Umfangs“ fallen. Dies ist der Fall, wenn im Laufe der Projektdurchführung ein Element verlangt wird, das nicht Teil des Projektvorschlags oder des Umfangsdefinitionsdokuments war. Wenn solche Anfragen nicht gut gehandhabt werden, können sie aufgrund von Störungen durch den Projektzeitplan zum Scheitern des Projekts führen. Solche Anfragen sind die erste Anerkennung, woraufhin eine Folgenabschätzung der Projektergebnisse, Fristen und Ressourcen durchgeführt wird. Schließlich werden die Änderungen auf der Grundlage der durchgeführten Bewertungen entweder genehmigt oder abgelehnt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt weiter voranschreitet, ohne den Projektumfang und die Budgetkontrolle zu beeinträchtigen.

Fazit: Die Rolle von „Out of Scope“ im erfolgreichen Projektmanagement

Wie bei jedem erfolgreichen Projektmanagement spielt das Konzept „Out of Scope“ eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass Projekte nicht scheitern. Es ist von entscheidender Bedeutung, den ursprünglichen Projektplan beizubehalten, da er dabei hilft, Änderungen zu kontrollieren, die nicht in der Projektbeschreibung enthalten sind, und somit eine ordnungsgemäße Umsetzung des Projekts fördert. Es spielt auch eine wichtige Rolle bei der Planung der Ressourcen in Projekten, um eine korrekte Terminplanung für Projekte sowie die Überwachung über ein Projekt-Dashboard und auch das Budget zu ermöglichen. Was „außerhalb des Umfangs“ liegt, ist verständlich, hilft dabei, das Projekt auf Kurs zu halten, und ermöglicht die termingerechte Fertigstellung der Projektleistungen innerhalb der festgelegten Projektzeit.