Significado de “fora do escopo”: o que é e como evitá-lo

Na gestão de projetos, “Fora do Escopo” significa todo o trabalho adicional, alteração ou qualquer coisa que não esteja definida no plano do projeto, particularmente aquelas alterações que afetam a taxa de entrega do projeto, o cronograma do projeto e o plano de recursos do projeto. Normalmente, é descrito na declaração do escopo do projeto e, se não for bem abordado, é uma das causas do fracasso do projeto. Existem várias maneiras de evitar o aumento do escopo, como uma identificação clara do que se espera do projeto desde o início, o que pode ajudar a lidar com as contingências de maneira eficaz. No que diz respeito ao controle interno, também se pode fazer referência à disponibilização de fundos adequados no orçamento para minimizar o equilíbrio de custos em um determinado nível.

Introdução ao escopo do projeto

O conceito de escopo do projeto é apresentado e envolve o desenvolvimento de uma declaração de escopo, a identificação dos resultados esperados, bem como o controle de todo o projeto. Cria uma estrutura dentro da qual o projeto é coordenado e ajuda a alcançar os objetivos do projeto, uma vez que ajuda na criação de um cronograma para o projeto. 

Ele também oferece suporte ao planejamento de recursos do projeto, especialmente em termos de extensão do projeto, e garante atividades sólidas relacionadas ao escopo inicial do projeto. Com a ajuda de um painel de controle do projeto e gerenciamento do orçamento, diminui as chances de falha durante o período inicial dos projetos.

Definição do escopo do projeto

O escopo do projeto na gestão de projetos refere-se a uma definição clara do que deve ser realizado no projeto e quando e como isso deve ser feito, juntamente com os recursos necessários. 

O início do projeto ou a inicialização do projeto, neste caso, é acompanhado pelo desenvolvimento de uma declaração de escopo em relação aos processos, cronogramas e recursos do projeto. A declaração do escopo é então utilizada durante o processo de implementação do projeto para o planejamento dos projetos, avaliação do progresso geral do projeto, bem como administração dos custos do projeto. O fracasso do projeto é inevitável em caso de pequenas alterações no plano principal do projeto. Portanto, é importante manter um registro do escopo do projeto e revisar o painel do projeto com frequência.

Importância de definir o escopo do projeto

Definir o escopo de um projeto na gestão de projetos é muito importante, pois identifica e determina o que está dentro e fora do projeto. É usado principalmente na gestão de projetos e para o planejamento de projetos e alocação de recursos, bem como para controlar orçamentos, delinear os projetos e seus resultados esperados, e prazos. Em terceiro lugar, uma declaração de escopo do projeto bem desenvolvida é útil para avaliar o desempenho do projeto e fornecer orientações sobre as alterações que podem ser necessárias em relação à definição original do projeto. É perigoso trabalhar em um projeto sem um escopo claro, pois a execução do projeto pode ser falha e, portanto, levar ao fracasso do projeto. Assim, desde o início do projeto até a fase de criação do painel do projeto, o papel do escopo do projeto é inviolável. 

Aqui estão algumas coisas a serem observadas: 

• O escopo do projeto descreve os componentes que fazem parte do plano do projeto e o que não deve ser levado em consideração no contexto do projeto.
• É usado para agendar eventos, planejar recursos e controlar o orçamento.
• Quando o escopo está bem definido, é possível acompanhar o progresso e fazer alterações relevantes no plano de trabalho.

Entendendo o que está “fora do escopo”

Fora do escopo significa aqueles que não estão cobertos pelo plano de gerenciamento do projeto com base no cronograma de trabalho originalmente planejado. Destaca os aspectos que não devem ser discutidos durante o curso do projeto. Consiste principalmente nos aspectos que não têm nenhuma obrigação relacionada ao movimento do projeto, gerenciamento de recursos e programação. Portanto, compreender o que está fora do escopo ajuda a controlar qualquer expansão do escopo do projeto, uma situação que é catastrófica para qualquer projeto. 

Uma definição adequada da Declaração de Escopo, que inclua itens fora do escopo, ajuda muito no gerenciamento adequado das questões orçamentárias e do possível fluxo do projeto.

Definição de “Fora do escopo”

O que se entende por “Fora do escopo” em um gerenciamento de projetos PMBOK são aqueles que não estão contidos no escopo do projeto. Refere-se às atividades, resultados ou trabalhos que não têm nada a ver com a criação e gestão do projeto. A definição dos aspectos que estão “fora do escopo” é importante na gestão do projeto, pois ajuda a evitar o fracasso do projeto. Existem componentes do projeto que podem ter assuntos “fora do escopo”, como atualizações do projeto, cronogramas do projeto e alocação de recursos do projeto. Essas ações estão fora do plano formulado para o projeto específico e podem, portanto, prejudicar a gestão adequada dos fundos, bem como o cronograma definido para o projeto. Estes podem ser afetados por mudanças que ocorram após o início do projeto e que não tenham sido previstas na declaração do escopo do projeto. Portanto, a opção “Fora do escopo” deve ser verificada periodicamente no painel do projeto, para que não haja confusão ou mal-entendidos durante o trabalho.

Exemplos de “Fora do escopo” na gestão de projetos

Definir o que está “fora do escopo” dos projetos é tão importante quanto identificar qual é o escopo do projeto para o sucesso do mesmo. Em geral, se não estiver descrito ou especificado na declaração do escopo, consideramos como “Fora do Escopo”. Por exemplo, suponha que, ao desenvolver uma aplicação de TI, todas as funcionalidades que não são mencionadas no plano do projeto ficam fora do escopo. Fora do escopo também pode se referir a outros aspectos, como prazos e recursos. Elementos como o treinamento do usuário final do projeto não são considerados no cronograma do projeto se sua incorporação não tiver sido planejada previamente ou se a definição dos recursos do projeto não incluir determinados recursos, eles ficam fora do escopo. Se essas tarefas “fora do escopo” não forem gerenciadas, elas podem se tornar um possível ponto de falha. Tenha em mente o seguinte: 

• O que está fora do escopo especifica o que não deve ser esperado no decorrer do projeto, como algumas funções ou atividades extras.
• Prazos e recursos, bem como tudo o que não se encaixou no plano geral quando elaborado, também podem ser considerados “Fora do Escopo”.
• Algumas das táticas habituais que têm de ser concluídas fora do âmbito do projeto conduzem frequentemente ao fracasso do projeto e, por isso, têm de ser geridas adequadamente.

Implicações do termo “fora do escopo” em projetos

O conceito de “Fora do Escopo” na gestão de projetos é muito importante a ser considerado para executar um projeto bem-sucedido. Tem uma relação estreita com o processo do projeto e influencia suas atividades, resultados e cronograma inicial. Refere-se a quaisquer metas, objetivos, exigências ou tarefas que sejam adicionais e não tenham sido contemplados no momento da formulação do projeto. Quando certos aspectos são considerados fora do “Escopo do Trabalho”, isso pode ser prejudicial ao projeto e levar à sua perda. Isso pode atrapalhar o cronograma do projeto, afetar o controle do orçamento e até mesmo comprometer o controle dos recursos do projeto. Portanto, é pertinente desenvolver a declaração do escopo logo na fase de planejamento do projeto. A não consideração de itens “fora do escopo” pode prejudicar a conclusão do projeto devido a tarefas não programadas que podem sobrecarregar o projeto e atrasar sua entrega. Portanto, é fundamental controlar e acompanhar esses aspectos com a ajuda de um painel de controle do projeto, para que os problemas identificados possam ser resolvidos.

Como o “Fora do Escopo” afeta o cronograma do projeto

O termo “Fora do Escopo” representa uma grande ameaça para o gerenciamento de projetos, afetando entidades como o cronograma do projeto, a alocação de recursos do projeto e os prazos do projeto. Tarefas adicionais que surgem fora do escopo do projeto significam que é necessário mais tempo para concluí-las, um fator que prejudica o plano de progresso definido para o projeto. Essas flutuações podem contribuir para o fracasso do projeto, uma vez que interferem na execução e nos processos do projeto. Eles criam a necessidade de ajustes na declaração de escopo e nas propostas de gestão orçamentária, o que pode exigir uma mudança nos resultados esperados para garantir que o projeto permaneça dentro do planejado em relação ao seu objetivo declarado.

Impacto do "Fora do Escopo" no orçamento do projeto

Uma situação “fora do escopo” tem impacto na gestão do orçamento do projeto em termos do projeto. Isso gera um acréscimo nas despesas do projeto, distorção no cronograma do projeto e na gestão dos recursos do projeto quando outras tarefas e entregas que não foram planejadas inicialmente são introduzidas. Essa interrupção afeta o andamento dos projetos, exercendo pressão sobre a utilização dos recursos e o cronograma dos projetos, de modo que estes podem não cumprir seus prazos. Todos esses fatores podem levar a um desvio da execução planejada do projeto e, se não forem bem tratados, podem levar ao fracasso do projeto. A declaração do escopo do projeto e o painel do projeto devem ser alterados para incluir as mudanças e garantir que os demais processos do projeto sigam o escopo alterado. Assim, as alterações “fora do âmbito” têm repercussões drásticas no orçamento geral e no resultado de um projeto.

“Fora do escopo” e seu efeito no moral da equipe

A gestão de projetos tende a receber atividades “fora do escopo” que interferem no cronograma inicial do projeto e pressionam o prazo do projeto. Essas situações causam um atraso na execução do projeto e, ao mesmo tempo, exigem a identificação de outros recursos no projeto. Essa mudança repentina nos prazos do projeto e nas exigências dos resultados finais pode realmente afetar o moral da equipe. Além disso, o aumento do escopo leva à deterioração da coesão da equipe, resultando na erosão de sua confiança no andamento do projeto. Isso pode causar uma possível falha no projeto e afetar negativamente o orçamento. Para isso, o escopo deve ser definido na declaração de escopo, conforme definido no início do projeto, de modo a melhorar o fluxo do projeto, bem como ter um painel de controle do projeto bem compreendido.

Identificando elementos “fora do escopo”

Na gestão de projetos, é importante contornar os itens “fora do escopo” para ajudar a facilitar a conclusão do projeto. Esta etapa começa durante a fase de início do projeto, na qual deve ser detalhada a declaração de escopo que compreende os resultados esperados do projeto, o prazo e os recursos humanos. 

São necessárias reuniões diárias ou semanais sobre o status do projeto, com referência ao painel do projeto para atualizações rápidas e para evitar o aumento do tamanho do projeto. O desvio do plano do projeto é geralmente um dos principais motivos pelos quais a maioria dos projetos fracassa. Da mesma forma, o controle do orçamento tem uma forte conexão com o tempo do projeto e a distribuição do trabalho, devido à necessidade de remover custos e tarefas desnecessárias do escopo do projeto.

Sinais de que algo está “fora do escopo”

Existem casos que podem dar uma pista de que um determinado aspecto de um projeto está “fora do escopo”. Uma das indicações habituais é quando os resultados finais não estão dentro do escopo do projeto que foi definido no termo de abertura do projeto. Esse desalinhamento pode levar ao fracasso do projeto e é uma área que pode ser acompanhada usando um painel de controle do projeto. O outro sinal é a falta de consideração pelo cronograma do projeto. 

Se as tarefas demorarem mais tempo do que o prazo definido, isso pode indicar uma alteração no escopo do trabalho. Por fim, o planejamento dos recursos do projeto pode ser o problema, uma vez que há um sinal claro de um problema de escopo. Isso fica evidente quando há uma tendência a consumir mais recursos do que o previsto, especialmente em questões relacionadas ao orçamento.

Ferramentas para identificar elementos “fora do escopo”: Microsoft Project

O Microsoft Project possui muitos recursos para uso no gerenciamento de projetos, especialmente na definição de componentes “fora do escopo”. Uma de suas principais funcionalidades é ajudar a programar projetos, e você pode inserir as datas de entrega dos projetos. Isso permite mapear os fluxos do projeto, desde a fase de início até a fase de entrega. Em primeiro lugar, ajuda na definição do escopo do projeto, desenvolvendo uma declaração de escopo precisa. Ele oferece um painel de controle do projeto onde é possível obter informações em tempo real sobre como os projetos estão sendo executados e as entregas feitas em relação ao cronograma planejado do projeto. Em particular, essa ferramenta ajuda a evitar o fracasso do projeto, fornecendo um planejamento eficiente dos recursos e do orçamento do projeto.

• Os itens “fora do escopo” podem ser reconhecidos com a ajuda do Microsoft Project, e o cronograma do projeto também pode ser criado com a ajuda desse programa.
• Ajuda a definir as tarefas do projeto e suas inter-relações, desde o planejamento até a implementação.
• Ele pode mostrar o progresso alcançado em tempo real e é útil no planejamento e gerenciamento de recursos e fundos que podem ser necessários para o projeto.

Prevenindo o "Fora do Escopo" em seus projetos

Evitar o “Fora do Escopo” em qualquer projeto é uma das melhores práticas de gerenciamento eficiente de projetos. Isso pode ser alcançado através da elaboração de uma declaração detalhada do escopo, do refinamento dos resultados esperados e também da preparação de um plano eficiente de gerenciamento de recursos do projeto. Outra condição é a comparação frequente do estado atual do projeto com o plano original de sua implementação. Isso será de grande ajuda para garantir que o cronograma do projeto seja cumprido, os prazos sejam respeitados e os fluxos de trabalho do projeto sejam realizados conforme planejado. O painel do projeto também é útil para monitorar todos os componentes vitais do projeto em tempo real. O início adequado do projeto e o controle do orçamento também ajudam a evitar que o projeto saia dos trilhos e, assim, aumentam a taxa de sucesso do projeto.

Criação de uma declaração detalhada do escopo do projeto

A gestão de projetos inclui a declaração de escopo como uma das principais ferramentas que podem ser utilizadas para traçar o curso da implementação do projeto. Eles descrevem questões como gestão de recursos, calendário do projeto e identificação dos resultados do projeto. Esses parâmetros de referência são decididos durante a fase de início do ciclo de vida do projeto, quando o plano do projeto é formulado.

O controle do projeto por meio de um painel de controle ajuda a acompanhar o progresso do projeto, minimizando assim as chances de falha devido ao atraso na conclusão. Isto implica o controle orçamental, que é um componente essencial de qualquer âmbito de um projeto, devido à necessidade de gerir os recursos de forma otimizada. Além disso, diferentes processos do projeto na declaração do escopo são definidos para integrar as atividades do projeto e aumentar a eficiência.

Definir limites claros e realistas para o projeto

Para gerenciar um projeto adequadamente, é sempre necessário estabelecer e definir limites adequados. Esses limites são definidos e apresentados em uma declaração de escopo que indica o objetivo do projeto, os resultados esperados, o cronograma do projeto e os recursos necessários. Inclui o plano original do projeto, o plano orçamentário e o plano de responsabilidades. As reuniões sobre o status do projeto, que geralmente são semanais ou mensais, são importantes e alteram constantemente o fluxo dos projetos e as formas de lidar com eles. E isso, por sua vez, ajuda a evitar o fracasso do projeto. O cumprimento do cronograma do projeto é muito importante e há um painel de controle do projeto que está sendo usado para notificar todos os membros da equipe sobre as atividades necessárias e seus prazos.

Gerenciando solicitações “fora do escopo”

Uma das tarefas difíceis ao lidar com gerenciamento de projetos é como lidar com solicitações “fora do escopo”. Eles podem influenciar o ritmo de implementação dos projetos, o que resulta em desvios do plano inicial do projeto, daí a necessidade de uma gestão adequada. Lidar com tais solicitações normalmente implica uma revisão da declaração do escopo do projeto e também dos resultados esperados, do cronograma e dos recursos do projeto. Portanto, se não forem bem gerenciadas, as solicitações “fora do escopo” podem afetar os prazos de um projeto. Outra coisa que precisa ser feita é atualizar o painel do projeto com mais frequência para ver como essas mudanças estão influenciando o andamento do projeto. As práticas acima podem contribuir significativamente para garantir que os projetos não fracassem e que o orçamento fosse bem administrado.

Como lidar com solicitações “fora do escopo”: Asana para gerenciamento de tarefas

O controle de solicitações “fora do escopo” na gestão de projetos é muito importante. Isso começa com uma declaração clara e precisa do escopo do projeto, que define todos os resultados esperados, o progresso do projeto e o prazo a ser seguido. Se o escopo do projeto não estiver claramente definido, o plano original do projeto pode se expandir ou se desviar e pode até mesmo resultar em uso indevido de recursos e eventual fracasso do projeto. Como o Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, ele vai além do planejamento, execução e painel de controle para acompanhar o andamento dos projetos, também auxiliando no gerenciamento de solicitações “fora do escopo”. O Asana também ajuda a melhorar o controle geral do orçamento e a distribuição do trabalho, mantendo a uniformidade nos recursos do projeto e definindo os prazos do projeto.

Estabelecimento de um processo para solicitações “fora do escopo”

Quando se trata de gerenciamento de projetos, é sempre importante estar preparado para trabalhos que se enquadram na categoria “fora do escopo”. É o caso quando, durante a implementação do projeto, é solicitado um item que não fazia parte da proposta do projeto ou do documento de definição do escopo. Se não forem bem tratadas, este tipo de solicitações pode causar o fracasso do projeto devido às interferências causadas pelo cronograma do projeto. Esses pedidos são o reconhecimento inicial, após o qual é realizada uma avaliação do impacto dos resultados, prazos e recursos do projeto. Por fim, as alterações são aprovadas ou rejeitadas com base nas avaliações realizadas. Isso garante que o andamento do projeto continue sem prejudicar o escopo e o controle orçamentário do projeto.

Conclusão: O papel do “Fora do Escopo” no gerenciamento bem-sucedido de projetos

Como em qualquer gerenciamento de projetos bem-sucedido, o conceito de “Fora do Escopo” desempenha um papel significativo para garantir que os projetos não fracassem. É fundamental manter o plano original do projeto, pois ele ajuda a controlar as alterações que não estão na declaração do escopo do projeto, promovendo assim uma implementação adequada do projeto. Ele também desempenha um papel importante no planejamento dos recursos dos projetos, de modo a fazer o agendamento correto dos projetos e também o monitoramento por meio de um painel de controle do projeto e também do orçamento. O que está “fora do escopo” é compreensível, útil para manter o projeto no caminho certo e permite a conclusão pontual das entregas do projeto dentro do prazo estipulado.