«Fuera de alcance»: qué significa y cómo evitarlo

En la gestión de proyectos, «fuera del alcance» se refiere a todo el trabajo adicional, los cambios o cualquier elemento que no esté definido en el plan del proyecto, en particular aquellos cambios que afectan al ritmo de ejecución del proyecto, al calendario del proyecto y al plan de recursos del proyecto. Normalmente se incluye en la declaración del alcance del proyecto y, si no se aborda adecuadamente, es una de las causas del fracaso del proyecto. Hay varias formas de evitar la desviación del alcance, como identificar claramente lo que se espera del proyecto desde el inicio, lo que puede ayudar a gestionar eficazmente las contingencias. En cuanto al control interno, también se puede hacer referencia a la provisión de fondos adecuados en el presupuesto para minimizar el equilibrio de costes en un determinado nivel.

Introducción al alcance del proyecto

Se introduce el concepto de alcance del proyecto, que implica la elaboración de una declaración de alcance, la identificación de los entregables y el control de todo el proyecto. Crea un marco dentro del cual se coordina el proyecto y ayuda a alcanzar los objetivos del mismo, ya que contribuye a la creación de un calendario para el proyecto. 

También apoya la planificación de recursos del proyecto, especialmente en lo que respecta al alcance del diseño, y garantiza unas sólidas actividades del proyecto en relación con el primer ámbito del mismo. Con la ayuda de un panel de control del proyecto y la gestión del presupuesto, se reducen las posibilidades de fracaso durante la fase inicial de los proyectos.

Definición del alcance del proyecto

El alcance del proyecto en la gestión de proyectos se refiere a una definición clara de lo que se va a lograr en el proyecto y cuándo y cómo se va a lograr, junto con los recursos necesarios. 

El inicio del proyecto o la puesta en marcha del proyecto en este caso va acompañado de la elaboración de una declaración del alcance en relación con los procesos, los plazos y los recursos del proyecto. La declaración del alcance se utiliza durante el proceso de implementación del proyecto para programar proyectos, evaluar el progreso general del proyecto y administrar los costes del mismo. El fracaso del proyecto es inevitable en caso de que se produzcan ligeros cambios con respecto al plan principal del proyecto. Por lo tanto, es importante llevar un registro del alcance del proyecto y revisar con frecuencia el panel de control del proyecto.

Importancia de definir el alcance del proyecto

Definir el alcance de un proyecto en la gestión de proyectos es muy importante, ya que identifica y determina qué está dentro y qué está fuera del proyecto. Se utiliza principalmente en la gestión de proyectos y para la programación de proyectos y la asignación de recursos, así como para controlar presupuestos, esbozar los proyectos y sus entregables, y establecer plazos. En tercer lugar, una declaración del alcance del proyecto bien elaborada resulta útil para evaluar el rendimiento del proyecto y proporcionar orientación sobre los cambios que puedan ser necesarios con respecto a la definición original del proyecto. Es peligroso trabajar en un proyecto sin un alcance claro, ya que la ejecución del proyecto podría ser defectuosa y, por lo tanto, provocar su fracaso. Por lo tanto, desde el inicio del proyecto hasta la fase de creación del panel de control del proyecto, el papel del alcance del proyecto es invulnerable. 

Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta: 

• El alcance del proyecto describe los componentes que forman parte del plan del proyecto y lo que no debe tenerse en cuenta en el contexto del proyecto.
• Se utiliza para programar eventos, planificar recursos y controlar el presupuesto.
• Cuando el alcance está bien definido, es posible realizar un seguimiento del progreso y realizar los cambios pertinentes en el plan de trabajo.

Comprender el concepto «fuera del alcance»

Fuera del alcance significa aquellos que no están cubiertos en el plan de gestión del proyecto basado en el calendario de trabajo originalmente previsto. Destaca los aspectos que no deben discutirse durante el transcurso del proyecto. Se compone principalmente de aquellos aspectos que no tienen ninguna obligación relacionada con el movimiento del proyecto, la gestión de recursos y la programación. Por lo tanto, comprender qué queda fuera del alcance ayuda a controlar cualquier ampliación del alcance del proyecto, una situación que resulta catastrófica para cualquier proyecto. 

Una definición adecuada de la declaración del alcance, que incluya los elementos que quedan fuera del alcance, ayuda mucho a gestionar correctamente las cuestiones presupuestarias y el posible flujo del proyecto.

Definición de «Fuera del alcance»

En la gestión de proyectos PMBOK, «fuera del alcance» se refiere a aquellos elementos que no están incluidos en el alcance del proyecto. Se refiere a las actividades, resultados o trabajos que no tienen nada que ver con la creación y gestión del proyecto. La definición de los aspectos que están «fuera del alcance» es importante en la gestión del proyecto, ya que ayuda a prevenir el fracaso del mismo. Hay componentes del proyecto que pueden tener asuntos «fuera del alcance», como actualizaciones del proyecto, calendarios del proyecto y asignación de recursos del proyecto. Estas acciones no forman parte del plan formulado para el proyecto concreto y, por lo tanto, pueden perturbar la gestión adecuada de los fondos, así como el calendario establecido para el proyecto. Estos pueden verse afectados por cambios que se produzcan tras el inicio del proyecto y que no se hayan incluido en la declaración del alcance del proyecto. Por lo tanto, se debe comprobar periódicamente la sección «Fuera del alcance» en el panel de control del proyecto para que no haya confusiones ni malentendidos durante el trabajo del proyecto.

Ejemplos de «fuera del alcance» en la gestión de proyectos

Definir lo que está «fuera del alcance» de los proyectos es tan importante como identificar cuál es el alcance del proyecto para que este tenga éxito. En general, si no se describe o especifica en la declaración del alcance, lo consideramos «fuera del alcance». Por ejemplo, supongamos que al desarrollar una aplicación informática, todas las características que no se mencionan en el plan del proyecto quedan fuera del alcance. Fuera del alcance también podría referirse a otros aspectos, por ejemplo, plazos y recursos. Los elementos HE, como la formación de los usuarios finales del proyecto, no se tienen en cuenta en la programación del proyecto si su incorporación no se ha planificado previamente, o si la definición de los recursos del proyecto no incluye determinados recursos, quedan fuera del alcance. Si estas tareas «fuera del alcance» no se gestionan, podrían convertirse en un posible punto de fallo. Por favor, tenga en cuenta lo siguiente: 

• Lo que queda fuera del alcance especifica lo que no se espera en el transcurso del proyecto, como algunas funciones o actividades adicionales.
• Los plazos y los recursos, así como cualquier elemento que no encajara en el plan general cuando se elaboró, también pueden considerarse «fuera del alcance».
• Algunas de las tácticas habituales que deben completarse fuera del alcance del proyecto a menudo conducen al fracaso del mismo y, por lo tanto, deben gestionarse adecuadamente.

Implicaciones de «fuera del alcance» en los proyectos

El concepto de «fuera del alcance» en la gestión de proyectos es muy importante tenerlo en cuenta para llevar a cabo un proyecto con éxito. Tiene una estrecha relación con el proceso del proyecto e influye en sus actividades, resultados y calendario inicial. Esto se refiere a cualquier meta, objetivo, exigencia o tarea adicional que no se haya contemplado en el momento de la formulación del proyecto. Cuando se dice que ciertos aspectos están fuera del «alcance del trabajo», esto puede ser perjudicial para el proyecto y puede llevar a su pérdida. Esto puede alterar el calendario del proyecto, afectar al control del presupuesto e incluso poner en peligro el control de los recursos del proyecto. Por lo tanto, es pertinente desarrollar la declaración del alcance desde la fase de planificación del proyecto. No tener en cuenta los elementos «fuera del alcance» podría dificultar la finalización del proyecto debido a tareas no programadas que podrían sobrecargar el proyecto y retrasar su entrega. Por lo tanto, es fundamental controlar y realizar un seguimiento de estos aspectos con la ayuda de un panel de control del proyecto, de modo que se puedan resolver los problemas identificados.

Cómo afecta «Fuera del alcance» al calendario del proyecto

El término «fuera del alcance» supone una gran amenaza para la gestión de proyectos, ya que afecta a aspectos como la sincronización, la asignación de recursos y los plazos de los proyectos. Las tareas adicionales que surgen fuera del alcance del proyecto implican que se necesita más tiempo para completarlas, un factor que dificulta el plan de progreso establecido para el proyecto. Estas fluctuaciones pueden contribuir al fracaso de los proyectos, ya que interfieren en su ejecución y en sus procesos. Crean la necesidad de ajustar la declaración del alcance y las propuestas de gestión presupuestaria, lo que puede requerir un cambio en los resultados esperados para garantizar que el proyecto se mantenga en el camino correcto con respecto a su propósito declarado.

Impacto de «fuera del alcance» en el presupuesto del proyecto

Una situación «fuera de alcance» tiene un impacto en la gestión presupuestaria de un proyecto en términos del proyecto. Esto genera un aumento en los gastos del proyecto, una distorsión en el calendario del proyecto y en la gestión de los recursos del proyecto cuando se introducen otras tareas y entregables que no estaban previstos inicialmente. Esta interrupción afecta al progreso de los proyectos al ejercer presión sobre la utilización de los recursos y el calendario de los proyectos, de tal manera que estos pueden no cumplir con sus plazos. Todo ello puede provocar desviaciones con respecto a la ejecución prevista del proyecto y, si no se aborda adecuadamente, puede conducir al fracaso del proyecto. La declaración del alcance del proyecto y el panel de control del proyecto deben modificarse para incluir los cambios y garantizar que el resto de los procesos del proyecto se ajusten al alcance modificado. Por lo tanto, los cambios «fuera del alcance» tienen repercusiones drásticas en el presupuesto general y en el resultado de un proyecto.

«Fuera del alcance» y su efecto en la moral del equipo

La gestión de proyectos tiende a recibir actividades «fuera del alcance» que interfieren con el calendario inicial del proyecto y ejercen presión sobre el plazo del mismo. Estos casos provocan un retraso en la ejecución del proyecto y, al mismo tiempo, requieren la identificación de otros recursos en el proyecto. Este cambio repentino en los plazos del proyecto y las exigencias de los resultados puede afectar mucho a la moral del equipo. Además, la desviación del alcance conduce al deterioro de la cohesión del equipo, lo que provoca una erosión de su confianza en el progreso del proyecto. Puede provocar el fracaso del proyecto y afecta negativamente al presupuesto. Para lograrlo, el alcance debe definirse en la declaración de alcance tal y como se definió al inicio del proyecto, con el fin de mejorar el flujo del proyecto y disponer de un panel de control del proyecto bien entendido.

Identificación de elementos «fuera de alcance»

En la gestión de proyectos, es importante trabajar en torno a los elementos «fuera del alcance» para facilitar la finalización del proyecto. Este paso comienza durante la fase de inicio del proyecto, en la que se debe detallar la declaración del alcance que comprende los entregables del proyecto, el calendario y los recursos humanos. 

Es necesario celebrar reuniones diarias o semanales sobre el estado del proyecto, con referencia al panel de control del proyecto para obtener actualizaciones rápidas del mismo y evitar que su tamaño se incremente. La desviación del plan del proyecto suele ser una de las razones principales por las que fracasan la mayoría de los proyectos. Del mismo modo, el control presupuestario está estrechamente relacionado con la distribución del tiempo y el trabajo del proyecto, debido a la necesidad de eliminar los costes y tareas innecesarios del alcance del proyecto.

Señales de que algo está «fuera de alcance»

Hay casos que pueden dar una pista de que un aspecto determinado de un proyecto está «fuera del alcance». Una de las indicaciones habituales es cuando los entregables no se encuentran dentro del alcance del proyecto que se ha definido en el acta de constitución del proyecto. Esta desalineación puede provocar el fracaso del proyecto y es un aspecto que se puede supervisar mediante un panel de control del proyecto. La otra señal es la falta de consideración por la programación del proyecto. 

Si las tareas requieren más tiempo del previsto, esto puede indicar un cambio en el alcance del trabajo. Por último, la planificación de los recursos del proyecto puede ser el problema, ya que hay indicios claros de un problema de alcance. Esto resulta evidente cuando tiende a consumir más recursos de los que se habían previsto, especialmente en cuestiones relacionadas con el presupuesto.

Herramientas para identificar elementos «fuera de alcance»: Microsoft Project

Microsoft Project cuenta con muchos recursos que se pueden utilizar para gestionar proyectos, especialmente a la hora de definir los componentes «fuera del alcance». Una de sus principales funciones es ayudar a programar proyectos, y permite introducir las fechas de entrega de los mismos. Esto permite trazar los flujos del proyecto desde la fase de inicio hasta la fase de entrega. En primer lugar, ayuda a definir el alcance del proyecto mediante la elaboración de una declaración de alcance precisa. Ofrece un panel de control de proyectos donde se obtiene información en tiempo real sobre cómo se están ejecutando los proyectos y las entregas realizadas en comparación con el calendario previsto para el proyecto. En concreto, esta herramienta ayuda a evitar el fracaso de los proyectos al proporcionar una planificación eficiente de los recursos y del presupuesto del proyecto.

• Los elementos «fuera del alcance» se pueden reconocer con la ayuda de Microsoft Project y el calendario del proyecto también se puede crear con su ayuda.
• Ayuda a definir las tareas del proyecto y sus interrelaciones, desde la planificación hasta la implementación.
• Puede mostrar el progreso realizado en tiempo real y resulta útil para planificar y gestionar los recursos y los fondos que pueden ser necesarios para el proyecto.

Cómo evitar que tus proyectos se salgan del alcance

Evitar los «fuera de alcance» en cualquier proyecto es una de las mejores prácticas para una gestión eficiente de proyectos. Esto se puede lograr preparando una declaración detallada del alcance, perfeccionando los entregables y también preparando un plan eficiente de gestión de recursos del proyecto. Otra condición es la comparación frecuente del estado actual del proyecto con el plan original de su implementación. Esto será de gran ayuda para garantizar que se cumpla la programación del proyecto, se respeten los plazos y se completen los flujos de trabajo según lo previsto. El panel de control del proyecto también resulta útil para supervisar todos los componentes esenciales del proyecto en tiempo real. El inicio adecuado del proyecto y el control del presupuesto también ayudan a evitar que el proyecto se desvíe de su curso y, por lo tanto, aumentan la tasa de éxito del mismo.

Creación de una declaración detallada del alcance del proyecto

La gestión de proyectos incluye la declaración del alcance como una de las principales herramientas que se pueden utilizar para trazar el curso de la implementación del proyecto. Describen cuestiones como la gestión de recursos, el calendario del proyecto y la identificación de los resultados del proyecto. Estos puntos de referencia se deciden durante la fase de inicio del ciclo de vida del proyecto, cuando se formula el plan del proyecto.

El control de proyectos mediante un panel de control ayuda a realizar un seguimiento del progreso de un proyecto, lo que contribuye a minimizar las posibilidades de que este fracase debido a retrasos en su finalización. Esto conlleva el control presupuestario, que es un componente fundamental de cualquier proyecto, debido a la necesidad de gestionar los recursos de forma óptima. Además, se definen diferentes procesos del proyecto en la declaración del alcance para integrar las actividades del proyecto y mejorar la eficiencia.

Establecer límites claros y realistas para el proyecto.

Para gestionar un proyecto adecuadamente, siempre es necesario establecer y definir los límites adecuados. Estos límites se definen y presentan en una declaración de alcance que indica el propósito del proyecto, los entregables, el calendario del proyecto y los recursos necesarios. Incluye el plan original del proyecto, el plan presupuestario y el plan de responsabilidades. Las reuniones sobre el estado de los proyectos, que suelen ser semanales o mensuales, son importantes y cambian constantemente el flujo de los proyectos y la forma de gestionarlos. Y esto, a su vez, ayuda a prevenir el fracaso del proyecto. El cumplimiento del calendario del proyecto es muy importante y se utiliza un panel de control del proyecto para notificar a todos los miembros del equipo las actividades requeridas y sus fechas de vencimiento.

Gestión de solicitudes «fuera de alcance»

Una de las tareas más difíciles a la hora de gestionar proyectos es cómo manejar las solicitudes «fuera de alcance». Pueden influir en el ritmo al que se ejecutan los proyectos, lo que da lugar a desviaciones del plan inicial del proyecto, de ahí la necesidad de una gestión adecuada. Tratar este tipo de solicitudes suele implicar una revisión de la declaración del alcance del proyecto, así como de los entregables, el calendario y los recursos del proyecto. Por lo tanto, si no se gestionan adecuadamente, las solicitudes «fuera de alcance» pueden afectar a los plazos de un proyecto. Otra cosa que hay que hacer es actualizar el panel de control del proyecto con más frecuencia para ver cómo influyen estos cambios en el progreso del proyecto. Las prácticas anteriores pueden contribuir en gran medida a garantizar que los proyectos no fracasen y que el presupuesto se gestione adecuadamente.

Cómo gestionar las solicitudes «fuera de alcance»: Asana para la gestión de tareas

El control de las solicitudes «fuera de alcance» en la gestión de proyectos es muy importante. Esto comienza con una declaración clara y precisa del alcance del proyecto, en la que se definen todos los resultados esperados, el progreso del proyecto y el calendario que se debe seguir. Si el alcance del proyecto no está claramente definido, el plan original del proyecto puede ampliarse o desviarse, lo que puede dar lugar a un uso indebido de los recursos y, en última instancia, al fracaso del proyecto. Dado que Asana es una herramienta de gestión de proyectos, va más allá de la programación, la ejecución y el panel de control de proyectos para realizar un seguimiento del progreso de los mismos, ya que también ayuda a gestionar las solicitudes «fuera de alcance». Asana también ayuda a mejorar el control presupuestario general y la distribución del trabajo, ya que mantiene la uniformidad en los recursos del proyecto y establece los plazos del mismo.

Establecimiento de un proceso para solicitudes «fuera del ámbito de aplicación».

En lo que respecta a la gestión de proyectos, siempre es importante estar preparado para aquellos trabajos que quedan «fuera del alcance». Esto ocurre cuando, durante la ejecución del proyecto, se solicita un elemento que no formaba parte de la propuesta del proyecto ni del documento de definición del alcance. Si no se gestionan adecuadamente, este tipo de solicitudes pueden provocar el fracaso del proyecto debido a las interferencias causadas por los plazos del mismo. Dichas solicitudes constituyen el reconocimiento inicial, tras lo cual se lleva a cabo una evaluación del impacto de los resultados, plazos y recursos del proyecto. Finalmente, los cambios se aprueban o rechazan en función de las evaluaciones que se realizan. Esto garantiza que el proyecto siga avanzando sin obstaculizar su alcance ni el control presupuestario.

Conclusión: El papel de «Fuera del alcance» en la gestión exitosa de proyectos

Al igual que en cualquier gestión de proyectos exitosa, el concepto de «fuera del alcance» desempeña un papel importante a la hora de garantizar que los proyectos no fracasen. Es fundamental mantener el plan original del proyecto, ya que ayuda a controlar los cambios que no figuran en la declaración del alcance del proyecto, lo que favorece una ejecución adecuada del mismo. También desempeña un papel importante en la planificación de los recursos de los proyectos, con el fin de realizar una programación correcta de los mismos, así como en la supervisión a través de un panel de control del proyecto y del presupuesto. Lo que está «fuera del alcance» es comprensible, útil para mantener el proyecto en marcha y permite completar a tiempo los entregables del proyecto dentro del plazo estipulado.