Arbeit auf Honorarbasis: Vorteile, Herausforderungen und bewährte Verfahren im Jahr 2025

Im Allgemeinen treten bei der Arbeit mit einem Retainer-Vertrag gewisse Schwierigkeiten auf, die jedoch nur im Falle eines Verstoßes gegen die Vertragsbedingungen eines bestimmten Vertrags möglich sind. Sie müssen Zahlungsoptionen wie Vorauszahlung, Festpreis und Nachzahlung unter Berücksichtigung einiger Vor- und Nachteile auswählen.

Es wird in der Regel als fester Betrag gezahlt, der monatlich sein kann und als Retainer-Gebühr aus der Retainer-Gebührenstruktur bezeichnet wird. Gemäß den Einschränkungen umfassen einige kritische Erfolgsfaktoren in diesem Modell die Definition des Arbeitsumfangs, die Verwaltung von Retainer-Vereinbarungen und den Entscheidungsprozess zur Festlegung der Höhe des Retainers. Rolling Retainer bieten immer Vorteile, da man die notwendigen Änderungen vornehmen kann, um sie an die wiederkehrenden Arbeiten anzupassen. 

Einführung in die Arbeit auf Honorarbasis

Die Arbeit auf Vertragsbasis ist insofern vorteilhaft, als dass der Fachmann oder Dienstleister sich eines regelmäßigen Einkommens sicher sein kann. Es handelt sich um eine Servicegebühr, bei der Kunden einen festen Betrag für Dienstleistungen zahlen müssen, die in vereinbarten Abständen erbracht werden. Dies könnte in einem Honorarvertrag hervorgehoben werden, der Einzelheiten zu den auszuführenden Arbeiten, dem als Honorar zu zahlenden Betrag und anderen wesentlichen Punkten enthält. 

Die Retainer können vom Typ Rolling, Festpreis, vorab vereinbart oder nachträglich in Rechnung gestellt sein. Diese verschiedenen Formen ermöglichen es beiden Parteien, Vielfalt, ein hohes Aufkommen an wiederkehrenden Arbeiten und Einnahmen in einem Tätigkeitsbereich zu erzielen, der durch den Einsatz des Retainer-Managementsystems leicht zu überwachen ist.

Definition der Retainer-Vereinbarung

Ein Retainer-Vertrag ist ein Vertragsverhältnis, das typisch für Spezialisten in ihrem Bereich ist, darunter Rechtsanwälte, Berater oder unabhängige Auftragnehmer. Diese Art der Vereinbarung stellt sicher, dass der Kunde die Arbeit des Dienstleisters nach einem festen Zeitplan erhalten oder abrufen kann. Es ist bemerkenswert, dass der Kunde in der Regel einen bestimmten Betrag im Voraus bezahlt, was ihm eine Art Honorar-basiertes Zahlungssystem ermöglicht. 

Einige der Informationen können den Arbeitsumfang, die Höhe des Honorars und die allgemeinen Bedingungen des Honorarprogramms umfassen. Einige verwenden möglicherweise einen festen Preis pro Mandatsvertrag, insbesondere wenn die auszuführenden Arbeiten im Voraus festgelegt und vereinbart wurden, während andere möglicherweise ein rollierendes Mandatsvertragsmodell verwenden, das in erster Linie der Abrechnung dient und von verschiedenen Faktoren abhängen kann.

Bedeutung von Retainer-Vereinbarungen für Agenturen

Für die Agenturen ist diese Art von Marketing und Geschäftsmodell wichtig, da es durch den Einsatz von Retainer-Verträgen einen stetigen und kontinuierlichen Cashflow garantiert. Diese Zahlungsweise kann auch in Form von fortlaufenden Honoraren, monatlichen Honoraren oder sogar als Festpreis-Honorar erfolgen. Auf diese Weise können Agenturen für häufige Aufträge gebucht werden, und der Arbeitsumfang wird so beschrieben, dass das Projektmanagement gewährleistet ist. 

Auf Kundenseite können Prepaid- und Postpaid-Retainer ausgewählt werden, um eine größere Flexibilität zu gewährleisten. Außerdem kann die Festlegung eines neuen und besseren Retainer-Betrags oder die Beantragung eines geeigneten Retainer-Managementsystems ebenfalls zu weiteren Verbesserungen führen. Ein Retainer-Programm ist ein unverzichtbares Instrument, das Agenturen dabei hilft, ein stabiles Einkommen zu gewährleisten und die Zusammenarbeit mit Kunden auszubauen.

Link zu Rechnungen

Die effiziente Verwaltung von Retainer-Verträgen ist für Agenturen, die ein stabiles Einkommen anstreben, von entscheidender Bedeutung. Tools wie Bonsai bieten Agenturen eine nahtlose Möglichkeit, wiederkehrende Projekte zu organisieren, den Fortschritt zu verfolgen und die Rechnungsstellung zu verwalten. Mit Bonsai können Agenturen den Arbeitsumfang einfach definieren, Arbeitszeiten überwachen und Rechnungen automatisch erstellen, was die Pflege langfristiger Kundenbeziehungen vereinfacht.

Arten von Retainer-Vereinbarungen

Es ist wichtig zu verstehen, dass es verschiedene Formen von Retainer-Vereinbarungen gibt, die von Fachleuten verwendet werden. Die erste ist eine Vorauszahlung, bei der der Kunde einen bestimmten Betrag für bestimmte Dienstleistungen bezahlt, um sicherzustellen, dass der Freiberufler mehr Arbeit hat. Zweitens wird das auf Retainer basierende Zahlungsmodell auch als Rolling Retainer bezeichnet, bei dem der Kunde eine monatliche Gebühr entrichtet. Dies gilt auch für wiederkehrende Dienstleistungen wie Beratungshonorare. 

Abschließend lässt sich der Festpreis-Retainer als Vereinbarung definieren, wonach ein Kunde für eine bestimmte Dienstleistung einen bestimmten Betrag zu zahlen hat. Bei Postpaid-Retainern muss der Kunde eine Retainer-Gebühr nach Erbringung der Dienstleistung bezahlen. In jedem Fall beschreiben die meisten dieser Vereinbarungen die Spezifikationen des Retainer-Managementsystems und legen die Bedingungen für das Retainer-Programm fest.

Zeitpauschalen bezahlen

Die Wahl der zeitabhängigen Bezahlung bedeutet, dass man einen Vertrag über einen Pauschalhonorar abschließen muss. Dies kann dadurch geschehen, dass man sich auf einen festen Betrag einigt, den ein Mandant zahlen muss, bevor er rechtlich vertreten wird, was als Vorauszahlung bezeichnet wird. Es bietet die Gewissheit, dass der Dienstleister immer Arbeit für den Kunden haben wird, um relevant zu bleiben. 

Eine weitere häufig bevorzugte Art der Preisgestaltung sind Postpaid-Retainer, die als eine Art von Retainer-Gebühr beschrieben werden können, die dem Kunden nach Erbringung der Dienstleistung in Rechnung gestellt wird. Es gibt jedoch einige Kunden, die einen Festpreis-Retainer bezahlen möchten, bei dem die Retainer-Gebühren nicht von der Anzahl der aufgewendeten Stunden, sondern vom Umfang der Arbeit abhängen. 

Aus diesem Grund müssen rollierende Retainer bei der Rechnungsstellung über ein sicheres Retainer-Managementsystem verwaltet werden. Bitte beachten Sie folgende Punkte: 

• Das Zeitvergütungsmodell umfasst in der Regel eine im Voraus bezahlte Pauschale für regelmäßige Dienstleistungen.
• Bei Postpaid-Retainern werden den Kunden die Kosten nach Erbringung der Dienstleistung in Rechnung gestellt, während Festpreis-Retainer auf der Art der angebotenen Dienstleistungen basieren.
• Jede Art von Retainer oder Abrechnungsstruktur, die rollierend ist, erfordert eine sichere Methode zur Speicherung und Verwaltung.

Bezahlung für Arbeitsvorschüsse

Es gibt zwei Arten von Retainern: den Prepaid- und den Postpaid-Retainer, bei denen eine Person oder ein Unternehmen für die erbrachten Dienstleistungen im Voraus bezahlt. Tatsächlich basiert dies auf einer servicebasierten Zahlungsrichtlinie, bei der ein vereinbarter Festbetrag für die Dienstleistung während der gesamten Laufzeit des vereinbarten Vertrags einbehalten wird. Die Einzelheiten der gegebenen Aufgabe oder des Projekts, die als Arbeitsumfang bezeichnet werden, sind in der vertraglichen Vereinbarung enthalten.

Zu den Retainern gehören unter anderem der Rolling Retainer, der Retainer auf monatlicher Basis und der Festpreis-Retainer. Es ermöglicht auch die Verwaltung des Retainer-Programms mit einem Retainer-Managementsystem, das sicherstellt, dass alle Aufträge im Rahmen des vereinbarten Umfangs ausgeführt und die Retainer-Gebühren ordnungsgemäß abgerechnet werden. Es ist wichtig zu beachten, dass Beratungshonorare in der Beratungsbranche sehr beliebt sind.

Festverträge vs. projektbezogene Verträge

Je nach Art Ihres Unternehmens gibt es einen großen Unterschied zwischen der Arbeit mit einem Retainer und projektbasierten Verträgen. Prozentuale Retainer-Vereinbarungen sichern den Umsatzfluss und erleichtern die Umsatzprognose durch einen festen Retainer-Preis. Es handelt sich in der Regel um einen vorausbezahlten Vorschuss, der eine Zahlung garantiert, die Sie erhalten, wenn Sie sich an anderen Projekten beteiligen. 

Für Aufgaben, die mehr oder weniger regelmäßig anfallen, kann dem Berater eine feste monatliche Vergütung für eine bestimmte Anzahl von Arbeitsstunden oder -tagen gezahlt werden. Andererseits gibt es projektbezogene Verträge, deren Umfang vom Arbeitsaufwand abhängt. Es gibt keine feste monatliche Gebühr, daher hängen die Zahlungsbedingungen von der Erfüllung bestimmter Aufgaben ab. Obwohl ein solches Modell möglicherweise höhere Pauschaleinnahmen verspricht, ist es weniger effizient und zuverlässig als fortlaufende Dienstleistungen.

Mit Bonsai können Sie die Rechnungsstellung sowohl für Prepaid- als auch für Postpaid-Retainer automatisieren. Dadurch müssen Sie Ihren Kunden nach jeder erbrachten Leistung keine manuellen Rechnungen mehr ausstellen, was Ihren Arbeitsablauf vereinfacht und Ihnen ermöglicht, sich mehr auf die Erbringung der Leistung zu konzentrieren. Das Rechnungsstellungssystem von Bonsai kann alles von monatlichen Pauschalen bis hin zu individuellen Abrechnungszyklen verarbeiten und bietet Flexibilität sowohl für Festpreise als auch für rollierende Pauschalen.

Vorteile der Arbeit auf Honorarbasis

Eine Retainer-Basis bietet zahlreiche Vorteile. Die Retainer-Gebühr ist eine Form der Zahlungsstruktur, die durch rollierende Retainer oder feste monatliche Gebühren ein gewisses Maß an geschäftlicher Vorhersehbarkeit bietet. Es erleichtert Unternehmen die Finanzplanung und vereinfacht auch den Abrechnungsprozess. 

Dieses Modell bietet Kunden auch große Vorteile bei der Anforderung notwendiger Dienstleistungen und zeichnet sich durch Flexibilität aus. Außerdem werden Rollenkonflikte und Unklarheiten hinsichtlich des Arbeitsumfangs durch die Bestimmungen im Retainer-Vertrag reduziert. Die Fortsetzung einer gut geplanten Retainer-Arbeit durch ein Retainer-Managementsystem hilft Ihrem Unternehmen auch dabei, wiederkehrende Arbeiten reibungslos abzuwickeln.

Stabiles Einkommen und Vorhersehbarkeit

Eine festgelegte Auszahlungsstruktur erleichtert die Budgetplanung, da Sie einen bestimmten Geldbetrag planen können, den Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums erhalten werden. Auf diese Weise ist es möglich, eine konstante Arbeit und ein stabiles Einkommen zu haben, wenn Sie den Prepaid-Retainer verwenden und den Postpaid-Retainer außer Acht lassen. Bei einer Retainer-Vereinbarung zahlt ein Kunde regelmäßig, in der Regel monatlich, eine Retainer-Gebühr für eine bestimmte Menge an Dienstleistungen oder Zeit. 

Die wiederkehrenden Arbeiten sorgen dafür, dass das Unternehmen über einen regelmäßigen Cashflow verfügt und die Arbeitslast besser bewältigen kann. Beratungshonorare, Honorarprogramme und Honorarverträge tragen alle zur Entwicklung eines programmierten Honorarsystems bei. Dies erweitert die Fähigkeiten sowie die Aufgaben und trägt zu einem gefahrlosen Betrieb bei.

Langfristige Kundenbeziehungen

Es ist oft einfach, einen Retainer-Vertrag zu organisieren, um langfristige Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Dieser Vertrag sieht eine nicht-digitale Zahlungsweise vor, die ein auf einem Retainer basierendes Zahlungssystem festlegt, wodurch der Kunde von einfachen und vorhersehbaren Arbeits- und Zahlungsmustern profitiert. Vorausbezahlte Honorare, nachträglich bezahlte Honorare oder ein Festpreis-Honorar, je nach Umfang der erforderlichen Arbeit.

Die Verwendung eines Retainer-Managementsystems kann bei der Koordination, Überwachung und Kontrolle der Gebühren für Retainer hilfreich sein. Dies kann wesentlich dazu beitragen, das Management dieser laufenden Beziehungen im Bereich der professionellen Dienstleistungen zu verbessern. Eines der gängigen Preismodelle, das verwendet werden kann, ist eine vereinbarte Zahlung zu Beginn des Monats als Gegenleistung für die erbrachten Dienstleistungen, wodurch Ihrem Unternehmen Stammkunden garantiert werden. Denken Sie daran, dass das Hauptziel des Retainer-Programms darin besteht, einen konstanten, hochprofitablen und stabilen Kundenstamm aufzubauen.

Effizientes Ressourcenmanagement

Effektives Ressourcenmanagement bedeutet die bestmögliche Nutzung von Ressourcen, wobei die Verwendung durch Modelle wie das Retainer-basierte Erstattungsmodell vorgegeben wird. In diesem Modell wird ein Vertrag geschlossen, bei dem eine Partei einen Vorschuss zahlt, der die fortgesetzten Dienstleistungen der anderen Partei garantiert. Diese Gebühr kann auch als monatliche Retainer-Gebühr für einen Prepaid-Retainer, Postpaid-Retainer oder Festpreis-Retainer bezeichnet werden. 

Einige Arten von Beratungshonoraren sind rollierende Honorare, bei denen der Honorarbetrag monatlich erneuert wird, damit der Dienstleister die wiederkehrenden Arbeiten ordnungsgemäß verwalten kann. Einige der im Rahmen eines Retainer-Vertrags erbrachten Dienstleistungen werden im Leistungsumfang detailliert beschrieben, um sicherzustellen, dass ein gemeinsames Verständnis bzw. eine gemeinsame Sichtweise darüber besteht, was jeder zu tun hat. Ein gutes Retainer-Managementsystem spielt eine wichtige Rolle für den reibungslosen Ablauf des gesamten Prozesses. Dabei handelt es sich um Themen wie die Nachverfolgung der Honorare für Retainer, die Überwachung der in diesen Retainern enthaltenen Arbeiten und so weiter.

Link zu Ressourcen

Darüber hinaus ermöglicht die Ressourcenverwaltungsfunktion von Bonsai Unternehmen und Teams eine effektive Verwaltung ihrer Ressourcen, indem sie die Verfügbarkeit der Teams verfolgt, die Arbeit entsprechend der Kapazitäten zuweist und eine optimale Verteilung der Arbeitslast sicherstellt. Ob Sie nun ein kleines Team leiten oder mehrere Kunden betreuen – Bonsai sorgt für eine optimale Ressourcenauslastung und hilft Ihnen dabei, einen gleichbleibenden Mehrwert zu liefern und Ihre Retainer-Verpflichtungen effizient zu erfüllen.

Herausforderungen bei der Arbeit auf Honorarbasis

Eines der größten Risiken oder Probleme bei der Arbeit auf Retainer-Basis ist möglicherweise der definierbare Arbeitsumfang. Es kann entweder erhöht werden oder Abweichungen von der ursprünglichen Vereinbarung im Rahmenvertrag aufweisen, ohne dass dies eine entsprechende Erhöhung der Retainer-Gebühr zur Folge hat. Zweitens kann die Arbeit mit rollierenden Retainern eine ziemliche Herausforderung darstellen: Es ist notwendig, die verwendeten und nicht verwendeten Teile des Retainers klar zu unterscheiden und letztere auf den weiteren Zeitraum zu übertragen. Schließlich gibt es noch die auf Retainern basierende Vergütungsstruktur, bei der die Zahlung in der Regel über vorab ausgestellte Retainer erfolgt, was für Kunden mit begrenzten finanziellen Mitteln ein Problem darstellen kann.

Kundenanforderungen verwalten

In einem Beratungsunternehmen ist es besonders wichtig, die Erwartungen der Kunden zu steuern, wenn auf Retainer-Basis gearbeitet und im Voraus bezahlt wird. Die Verwirrung kann vermieden werden, indem ein Honorarvertrag ausgearbeitet wird, in dem der Umfang der zu erbringenden Leistungen und die finanzielle Struktur der Honorare, wie z. B. nachträgliche oder im Voraus zu zahlende Honorare, festgelegt sind. Schließlich bieten rollierende Retainer weitaus mehr Flexibilität, wodurch dem Kunden klar wird, wie viel Sie für Retainer berechnen. 

Die Verwendung eines Retainer-Managementsystems erleichtert diesen Prozess, ermöglicht wiederkehrende Arbeiten und sorgt dafür, dass die monatliche Retainer-Gebühr pünktlich eingeht. Hier sind einige wichtige Informationen zum Umgang mit den Erwartungen Ihrer Kunden: 

• Die Erwartungen der Kunden zu erfüllen und die Honorarvereinbarungen festzulegen, ist ein Faktor, der in der Beratung nicht übersehen werden sollte.
• Rolling Retainers sind flexibel und tragen dazu bei, mehr Klarheit über die Gebühren zu schaffen und Verwirrung zu vermeiden.
• Ein Retainer-Managementsystem stellt sicher, dass der Manager wiederkehrende Aufgaben und die Einziehung von Gebühren problemlos bewältigen kann.

Sicherstellung einer konsistenten Wertbereitstellung

Um sicherzustellen, dass man kontinuierlich einen Mehrwert liefert, ist die Verwendung eines auf Retainer basierenden Zahlungssystems ratsam. Dazu ist ein Vertrag über die Beauftragung erforderlich, in dem die für solche Arbeiten vereinbarte Vergütung festgelegt ist. Implementierungen wie beispielsweise in einem Retainer-Managementsystem können eine systematische Überwachung und Verwaltung ermöglichen. Beratungsverträge bieten Vorteile wie die Gewährleistung eines Dienstleisters und dessen Aufmerksamkeit für das Projekt. 

Das liegt daran, dass Retainer-Verträge manchmal eine monatliche Retainer-Gebühr vorsehen, es jedoch drei Arten gibt, von denen die folgenden selten verwendet werden: Prepaid-Retainer, Postpaid-Retainer. Eine weitere Möglichkeit wäre auch, dass die Unternehmen im Rahmen ihres Retainer-Programms auch einen Festpreis-Retainer anbieten. 

Einrichtung einer Retainer-Vereinbarung

Eine Mandatsvereinbarung ist jedoch eine der wirksamsten Methoden, um eine Rechtsangelegenheit durch die Begründung eines Mandatsverhältnisses zwischen Anwalt und Mandant abzuschließen. Bei Abschluss einer Retainer-Vereinbarung sollten Sie festlegen, welche Art von Arbeit der Berater ausführen soll, und sich auf einen monatlichen Retainer-Satz einigen. Dies schafft die Grundlage für ein rollierendes oder Retainer-Zahlungssystem aufgrund des schwankenden Geschäftsvolumens. Die Einzelheiten zu den Zahlungsplänen, einschließlich der Frage, ob es sich um einen Vorauszahlungsvertrag, einen Festpreisvertrag oder einen Nachzahlungsvertrag handelt, müssen im Vertrag über die Beauftragung angegeben werden. 

Es sieht ein Retainer-Programm für regelmäßig wiederkehrende Arbeiten vor, wodurch ein konstanter Cashflow gewährleistet ist. Um dem gerecht zu werden, wird es entscheidend sein, ein Retainer-Managementsystem einzuführen, das unter anderem bei der Nachverfolgung der Retainer-Gebühren und der Höhe der Retainer-Gebühren hilft. Dies führt zur Anwendung der Retainer-Vereinbarung, die die Sicherheit einer Beratungsbeziehung verbessert, um das Vertrauen und damit die Beziehung zwischen Dienstleister und Kunde zu stärken.

Geeignete Kunden identifizieren

Die besten Kunden für das Retainer-Programm sind Unternehmen, die die Dienstleistungen der Kanzlei häufig und regelmäßig in Anspruch nehmen werden. Einige davon könnten Unternehmen sein, die Unterstützung bei der Verwaltung ihres Retainer-Managementsystems benötigen, Beratungsfirmen, die an dieser Option der Retainer-Zahlung interessiert sind, oder kleine Unternehmen, die ihren Cashflow durch die Wahl eines Retainers mit Festpreis aufrechterhalten möchten. 

Allerdings sollten auch diejenigen unabhängigen Auftragnehmer, die ihr regelmäßiges Einkommen mit einem monatlichen Retainer sichern müssen, oder Kunden mit einem sehr breiten Spektrum an Arbeiten, die durch den Retainer abgedeckt werden sollen und die an der Flexibilität des Modells der rollierenden Retainer interessiert sind, von der Zusammenarbeit mit uns profitieren. Einige von ihnen möchten möglicherweise die Flexibilität nutzen, den Fachmann im Rahmen eines Vorauszahlungsvertrags zu beauftragen.

Festlegung des Arbeitsumfangs

Die Arbeit umfasst die Auflistung einer Reihe von Aktivitäten und Dienstleistungen, die gemäß der vom Kunden vereinbarten Rahmenvereinbarung Teil des Vertrags sind. In diesem Vertrag ist eine monatliche Pauschale für alle vereinbarten Leistungen innerhalb des vereinbarten Zeitraums vorgesehen. Dies kann im Rahmen einer Vereinbarung erfolgen, bei der der Kunde eine wahrscheinlich monatliche oder jährliche Pauschalgebühr zahlt, oder der Kunde wird nach der Vereinbarung der Dienstleistungen in Rechnung gestellt. 

Darüber hinaus wird die Struktur des Arbeitsumfangs auch durch das später installierte Retainer-Managementsystem definiert, wodurch die Durchführung der geplanten Aufgaben vereinfacht wird. Unabhängig davon, ob es sich um einen Festpreis- oder einen rollierenden Retainer handelt, garantiert das Konzept die beste Leistung, wodurch die im Retainer-Vertrag vereinbarten Ziele zum vereinbarten Zeitpunkt und in der vereinbarten Weise erreicht werden.

Festlegung der Preise

Bei der Festlegung des Preises für ein Retainer-basiertes Zahlungsmodell müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden. Dies könnte durch die Erhebung einer festen monatlichen Gebühr für die zu erledigenden Arbeiten erfolgen, wenn die von Ihnen angebotenen Arbeiten repetitiver Natur sind und gleichzeitig den Bedürfnissen des Arbeitgebers gut entsprechen. Diese Dienstleistungen sind in der Rahmenvereinbarung geregelt und bieten dem Kunden feste Kosten, während sie dem Berater ein regelmäßiges Einkommen sichern. 

Andere Arten von Retainern, wie beispielsweise Rolling Retainer, sind ebenfalls nützlich, da sie den Arbeitsumfang sehr offen gestalten und für Kontinuität sorgen. Andererseits sind auch Festpreis-Honorare und Vorauszahlungshonorare für langjährige Projekte möglich, deren Dauer bekannt ist. In anderen Fällen hängt es stark von den Einzelheiten des Auftrags und den Wünschen der beiden beteiligten Parteien ab, ob ein Postpaid-Retainer oder eine andere Vertragsart besser geeignet ist. Die Entscheidung über die Höhe des als Vorschuss zu zahlenden Betrags sollte für potenzielle Kunden in Bezug auf die Loyalität angemessen sein. Aus diesem Grund wird empfohlen, ein Retainer-Managementsystem einzurichten, um den Fluss dieser Zahlungen und Dienstleistungen zu überprüfen.

Verwendung von Bonsai zur Verwaltung von Retainer-Verträgen

Die ordnungsgemäße Verwaltung der Honorarvereinbarungen mit Kunden ist eine der Grundlagen für den Betrieb eines Unternehmens. Anwendungen wie Retainer-Managementsysteme sind erforderlich, um die Höhe der Retainer zu überwachen, Pay-as-you-go-Zahlungen zu analysieren und Festpreis-Retainer zu verwalten. Es gibt einige Schwierigkeiten, die erwähnt werden sollten, wenn wir über Retainer-Vereinbarungen sprechen:

• Der Umfang der Arbeiten, die eine Retainer-Vereinbarung abdecken kann, muss klar definiert werden.
• Die monatlich zu zahlende Retainer-Gebühr sollte ebenfalls ordnungsgemäß verwaltet werden. 

Einrichten von wiederkehrenden Projekten und Retainern in Bonsai

Mit Bonsai können Sie ganz einfach Ihre Retainer-Verträge einrichten und verwalten, sodass Ihre Projekte und Finanzen stets gut organisiert sind. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit Bonsai Ihre wiederkehrenden Projekte optimieren können:

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1. Navigieren Sie zur Registerkarte „Projekte“: Beginnen Sie, indem Sie in Ihrem Bonsai-Dashboard zur Registerkarte „Projekte“ gehen. Hier können Sie neue Projekte erstellen und bestehende verwalten.

2. Neues Projekt erstellen: Klicken Sie auf „Neues Projekt“ und wählen Sie die Option zur Budgetverfolgung aus. Hier können Sie die Details Ihrer Retainer-Vereinbarung festlegen, darunter das Budget, die Abrechnungsbedingungen und die Häufigkeit der Abrechnung – wöchentlich, monatlich oder in benutzerdefinierten Intervallen.

3. Verfolgen Sie Ihr Budget im Zeitverlauf: Sobald das Projekt aktiv ist, können Sie ganz einfach überwachen, wie Ihr Budget verwendet wird. Mit Bonsai können Sie frühere Budgetzyklen einsehen, was Ihnen bei der Analyse der Projektfinanzen hilft und sicherstellt, dass Sie auf Kurs bleiben.

4. Rechnungen effizient verwalten: Bonsai bietet zwei Hauptoptionen für die Rechnungsstellung: wiederkehrende Rechnungen und abonnementbasierte Rechnungen.

• Wiederkehrende Rechnungen: Diese eignen sich perfekt für Retainer, da sie automatisch in regelmäßigen Abständen – beispielsweise monatlich oder vierteljährlich – Rechnungen erstellen und versenden.
• Abonnementrechnungen: Für Kunden mit einem Abonnementmodell bietet Bonsai die Möglichkeit, automatische Zahlungen einzurichten, bei denen die Zahlungsmethode des Kunden automatisch belastet wird.

5. Online-Zahlungen einrichten: Um den Prozess noch reibungsloser zu gestalten, ermöglicht Bonsai Online-Zahlungen, was schnellere, sichere Transaktionen und weniger Zeitaufwand für die Verfolgung von Zahlungen bedeutet.

Bewährte Verfahren für die Arbeit auf Retainer-Basis

Während Richtlinien dazu beitragen, Unsicherheiten in einer beruflichen Beziehung zu beseitigen, helfen klare Richtlinien im Rahmen des Honorarvertrags dabei, Probleme während der gesamten Geschäftsbeziehung zu vermeiden. Ein klar definierter Arbeitsumfang beschreibt alle erwarteten Arbeiten und zu erzielenden Ergebnisse. 

Eine angemessene monatliche Pauschale muss auf der Grundlage der Anzahl der Stunden und des Schwierigkeitsgrades der regelmäßigen Aufgaben festgelegt werden. Ob Prepaid oder Postpaid, Festpreis oder nicht, all dies hängt von den Einzelheiten des Beratungsvertrags ab. Abschließend sei daran erinnert, dass das Retainer-Programm stets überprüft und angepasst werden sollte, um etwaigen Änderungen der Arbeitsbelastung oder der Leistung des Kunden Rechnung zu tragen.

Regelmäßige Kommunikation mit Kunden

Bei der Erbringung von Dienstleistungen auf Stundenbasis oder auf Retainer-Basis hat sich eine regelmäßige Kommunikation mit den Kunden als notwendig erwiesen. Im Gegensatz zum traditionellen projektbasierten Modell gibt es bei diesem Modell Varianten wie Festpreis-Retainer und rollierende Retainer, die eine ständige Kommunikation und Zusammenarbeit erfordern, um Erwartungen zu besprechen und notwendige Änderungen im Arbeitsumfang vorzunehmen.

Wichtig sind der Vertrag über die Beauftragung, in dem die Honorare und die Honorarsumme für die ständige Arbeit hervorgehoben werden. 

Ein Retainer-Managementsystem hilft dabei, die Kommunikation und die erbrachten Dienstleistungen im Blick zu behalten. Dies führt zu einer klaren und transparenten Beziehung zum Kunden und zu einer höheren Zufriedenheit mit der monatlichen Pauschalvergütung.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Vereinbarungen

Überprüfen Sie die Retainer-Vereinbarung von Zeit zu Zeit, um den Wert und die Bedingungen, die sie bietet, zu aktualisieren. Dazu gehören Beratungshonorare, Gebühren und der Zweck, für den die Gebühren als Honorare berechnet werden. Die Häufigkeit der Überprüfung kann im Vertrag über die Beauftragung festgelegt werden, einschließlich der Fälle, in denen die Kanzlei ein auf Beauftragung basierendes Zahlungssystem praktiziert. 

Änderungen können an der Höhe des Honorars oder der Honorarvereinbarung vorgenommen werden, um einer Veränderung des Geschäftsumfelds oder einer Änderung der Bedürfnisse des Kunden Rechnung zu tragen. Auch Fragen zu wiederkehrenden Arbeiten oder fortlaufenden Honoraren, Festpreisen oder nachträglichen Honoraren können erneut besprochen werden. Dies trägt dazu bei, dass die Vereinbarung für beide Seiten von Nutzen ist und eine wichtige Rolle bei der Gestaltung eines kontinuierlichen, soliden Arbeitsverhältnisses spielt.

Fazit: Erfolgreich mit Retainer

Das Zahlungsmodell hängt erfolgreich von der Sicherung von Retainer-Gebühren ab und ist aufgrund der regelmäßigen und garantierten Einnahmen zufriedenstellend und kosteneffizient. Häufig schätzen Kunden die Struktur der Retainer-Vereinbarung; darüber hinaus helfen Konzepte wie das Retainer-Managementsystem bei der Verwaltung des Projektumfangs. Funktionen wie ein Festpreis-Retainer können bei wiederholten Aufträgen nützlich sein, da sie garantieren, dass Dienstleister angemessen bezahlt werden. 

Es ist auch wichtig zu wissen, dass die Festlegung eines Retainer-Betrags eine monatliche Mindestgebühr sicherstellt und somit für finanzielle Stabilität sorgt. Darüber hinaus bedeuten Retainer die Möglichkeit, nicht genutzte Stunden oder Aufgaben auf einen anderen Monat zu übertragen. Beratungshonorare bieten daher ein attraktives Geschäftsmodell für Fachleute. Dies liegt daran, dass die Kommunikation von vornherein klar ist und die Grenzen durch einen Retainer-Vertrag festgelegt sind.  Retainer sind insofern vorteilhaft, als sie eine kontinuierliche und lukrative Geschäftsbeziehung zwischen dem Kunden und dem Dienstleister fördern.