Die 5 besten Zeiterfassungsprogramme für Agenturen

Eine Agentur zu leiten ist harte Arbeit. An jedem Tag gibt es so viel zu tun, von der Verwaltung von Projekten über Gespräche mit Kunden bis hin zur Erledigung von Aufgaben und vielem mehr. Oftmals hat man das Gefühl, einfach nicht genug Zeit zu haben, um alles zu erledigen. Das kann zu Verzögerungen, Frustration und Fragen hinsichtlich der Terminplanung und Produktivität Ihrer Agentur führen.

Eine Zeiterfassungssoftware für Agenturen kann dabei helfen. Zugegeben, es wird nicht jedes zeitbezogene Problem auf magische Weise lösen. Aber es kann Ihnen helfen, Ihre Zeit viel effektiver zu verwalten, indem Sie verstehen, wo und wie sie verbraucht wird. Auf diese Weise können Sie Prozesse erkennen, die nicht ganz so effizient sind wie die übrigen, und Maßnahmen zu ihrer Verbesserung ergreifen. In diesem Leitfaden befassen wir uns mit dem Wert und den wichtigsten Vorteilen von Zeiterfassungslösungen für Agenturen.

Auf welche Funktionen sollte man bei einer Zeiterfassungssoftware für Agenturen achten?

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware hilft Agenturen dabei, ihre Abläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und eine genaue Abrechnung sicherzustellen. Hier sind die fünf wichtigsten Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Echtzeit-Verfolgung

Die Verwendung von manuellen Eingaben, Timern oder automatischer Protokollierung garantiert genaue Aufzeichnungen für die Abrechnung und Produktivitätsanalyse. Durch diese Methoden wird eine präzise Zeitverfolgung erreicht.

2. Projekt & -Aufgabenmanagement-Integration

Die in Bonsai nachverfolgten Aufgaben werden mit der nachverfolgten Zeit integriert, um die Leistungsbewertung des Teams, die Arbeit an Projektterminen und vieles mehr zu ermöglichen.

3. Rechnungsstellung & Automatisierung der Rechnungsstellung

Die erfassten Stunden, die in Rechnung gestellt werden müssen, werden automatisch in Rechnungen umgewandelt, was die Rechnungsstellung für Kunden erheblich vereinfacht und manuelle Prozesse vollständig überflüssig macht.

4. Umfassende Berichterstattung & Analytik

Durch die Analyse der Zeitverwendung können Agenturen ihren Arbeitsablauf strategisch planen, um ihre Gewinnspanne bei Projekten zu maximieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

5. Zugänglichkeit über mehrere Geräte

Hybride und Remote-Arbeitsumgebungen ermöglichen den Zugriff über Mobilgeräte und Desktop-Computer, sodass Arbeitszeiten von jedem Standort aus erfasst werden können, um maximale Produktivität zu erzielen.

Agenturen profitieren von einer Verbesserung ihrer Rentabilität und Effizienz, indem sie Tools auswählen, die ihnen bei der Zeiterfassung mit diesen Kernfunktionen helfen.

Hier sind die besten Zeiterfassungsprogramme, die Sie in Betracht ziehen sollten.

1. Bonsai – Das beste Zeiterfassungstool für Agenturen

Bonsai ist eine Agenturverwaltungssoftware, die Zeiterfassung, Projektmanagement, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung in einem einzigen Tool vereint. Mit Auslastungsberichten, Workload-Ansichten und abrechnungsfähigen Kennzahlen pro Projekt bietet Bonsai Agenturen einen vollständigen Überblick darüber, wie ihre Zeit und Ressourcen eingesetzt werden.

Ein präzises und effektives Zeitmanagement ist entscheidend für die Rentabilität einer Agentur, die Verwaltung der Arbeitsbelastung des Teams und die Genauigkeit der Rechnungsstellung. Mit Bonsai lässt sich die Zeit ganz einfach in Echtzeit, manuell oder automatisch erfassen, sodass Agenturen die Flexibilität erhalten, die sie verdienen.

Wie kann man die Zeit in Bonsai erfassen?

Echtzeit-Aktivitätsprotokollierung

Für Nutzer, die im Laufe des Tages zwischen mehreren Aufgaben wechseln, erleichtert Bonsai mit seinem integrierten Timer die Zeiterfassung. Benutzer können neue Aufgaben mit einem Timer verfolgen, bei Bedarf pausieren, und die Einträge werden automatisch mit Rechnungen und zugehörigen Projekten synchronisiert.

So können Sie die Zeit in Bonsai in Echtzeit verfolgen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeit erfassen“, die sich oben rechts in Ihrem Dashboard befindet.
• Geben Sie die Details der Aufgabe ein, wie z. B. den Projektnamen und andere Anmerkungen.
• Wenn Sie bereit sind, mit der Zeiterfassung zu beginnen, klicken Sie auf „Timer starten“. Wenn Sie fertig sind, können Sie auf „Timer stoppen“ klicken, um Ihre Eingabe zu speichern.
• Sie können die Zeit für Aufgaben auch mit dem integrierten Timer für jede Aufgabe verfolgen.

Mit diesem Ansatz können Agenturen den Arbeitsfortschritt sowie alle abrechnungsfähigen Stunden kontinuierlich überwachen, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient und präzise ausgeführt wird.

Manuelle Zeiterfassung

Für diejenigen, die ihre Stunden lieber nach Abschluss ihrer Aufgaben eingeben möchten, bietet Bonsai die Möglichkeit der manuellen Zeiterfassung. Diese Strategie eignet sich gut für Agenturen, die ihre Zeiten am Ende des Tages eingeben oder Änderungen an bereits im System erfassten Stunden vornehmen möchten.

So protokollieren Sie Zeiten manuell in Bonsai:

• Gehen Sie zum Hauptmenü und klicken Sie auf „Zeiterfassung“.
• Drücken Sie auf „Zeit hinzufügen“, um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.
• Erledigen Sie die Aufgabe, die zu erledigen ist. Geben Sie die geschätzte Zeit ein, benennen Sie das Projekt, an dem gearbeitet wird, und fügen Sie relevante Notizen hinzu.
• Geben Sie an, ob die aufgezeichnete Zeit abrechnungsfähig oder nicht abrechnungsfähig ist, und speichern Sie die Angaben.
• Sie können die Zeit auch direkt in Ihrer Zeiterfassung hinzufügen:

Geplante Zeiterfassung für ein besseres Arbeitspensum-Management

Mit Bonsai-Konten können Benutzer ihre Aufgaben planen und mit Zeiteinträgen verknüpfen, was die Nachverfolgung und Zeitübersicht bei der Arbeitslastverwaltung ermöglicht. Dies ist besonders hilfreich für Agenturen, die sich mit wiederkehrenden Aufgaben oder Besprechungen mit Kunden befassen.

• Navigieren Sie zum Abschnitt „Ressourcen“ und zur Registerkarte „Arbeitslast“.
• Sehen Sie den Zeitplan Ihres Teams auf einen Blick und erkennen Sie Überschneidungen.
• Ausgleich der Arbeitslasten und Ermittlung von Unter- oder Überkapazitäten
• Sehen Sie die tatsächlich für jede Aufgabe aufgezeichnete Zeit im Vergleich zu den geschätzten Zeiten.
• Alle nicht geplanten Aufgaben anzeigen und entsprechend der Kapazität Ihrer Teammitglieder planen

Was sind die herausragenden Funktionen von Bonsai Time Tracking?

Echtzeitberichte für Einblicke in die Teamproduktivität

Bonsai erstellt detaillierte Nutzungsberichte, anhand derer Agenturen erkennen können, wie viel ihrer erfassten Zeit abrechnungsfähig und wie viel nicht abrechnungsfähig ist . Mit dieser Funktion können Manager die Produktivität ihres Teams bewerten und sicherstellen, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden.

Nahtlose Rechnungsintegration

Mit nur einem Klick erstellt Bonsai automatisierte Rechnungen aus den erfassten Zeiten. Das bedeutet, dass die Abrechnung mit dem Kunden auf den genauen Arbeitsstunden der Agentur basiert, was den Verwaltungsaufwand minimiert und garantiert, dass Agenturen für jede geleistete Arbeitsminute bezahlt werden.

Diese Funktionen positionierten Bonsai als führende Zeitmanagement-Software für Agenturen, die ihre Produktivität, die Genauigkeit ihrer Kundenabrechnung und ihr Ressourcenmanagement verbessern möchten.

Pro Projekt oder Teammitglied abrechenbare Sätze

Mit Bonsai können Agenturen ganz einfach unterschiedliche Tarife pro Projekt, Mitglied oder Aufgabe festlegen, um eine genaue Abrechnung und Gewinnverfolgung zu ermöglichen. Die Kontrolle über die Einnahmen wird für Agenturen immer strategischer.

Durch die Nutzung der vielseitigen Zeiterfassungs- und Verwaltungsfunktionen von Bonsai können Agenturen ihre Produktivität steigern, eine genaue Abrechnung sicherstellen und wertvolle Einblicke in Projektabläufe gewinnen.

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2. Toggl Track

Toggl Track ist bekannt für seine Benutzeroberfläche und Flexibilität. Einer der Vorteile dieser Software besteht darin, dass die Teams auch die Zeit für verschiedene Projekte erfassen können. Man kann Ein-Klick-Timer einrichten, detaillierte Berichte erstellen und eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools integrieren. Toggl Track ist sehr nützlich für Agenturen, die eine einfache, aber effektive Lösung für die Zeiterfassung benötigen.

3. Ernte

Die Kombination aus Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Rechnungsstellung macht Harvest einzigartig. Agenturen können den Status eines Projekts verfolgen, den Überblick über die ausgegebenen Budgetmittel behalten und Rechnungen direkt über das System ausstellen. Sie sind außerdem mit fortschrittlichen Berichtstools ausgestattet, die es der Agentur ermöglichen, die Produktivität des Teams und die projektspezifische Rentabilität bis zu einem gewissen Grad für geschäftliche Entscheidungen zu verstehen.

4. Clockify

Chronos entwickelt eine perfekte operative Uhr für alle Unternehmen und Behörden, unabhängig von ihrer Größe. Erweiterte detaillierte Zeiterfassung, Berichtsfunktionen und ein System zur Kennzeichnung von Aufgaben sind nur einige der bemerkenswerten Funktionen. Clockify ist hilfreich für Agenturen, die eine aufgaben- und auftragsspezifische Aufschlüsselung der für die Produktivität aufgewendeten Zeit wünschen.

5. Zeitlager

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TimeCamp ist eine einfache Wahl für Kreativagenturen, die auf der Suche nach einer Zeiterfassungssoftware sind. TimeCamp hebt die Überwachung von Agenturen auf eine neue Ebene, indem es Daten zur tatsächlichen Rentabilität von Projekten bereitstellt. Zu den Funktionen gehören automatische Zeiterfassung, Genehmigung von Stundenzetteln und umfassende Berichterstellung. Durch die Integration mit verschiedenen Projektmanagement- und Buchhaltungssystemen steigert TimeCamp die Effizienz der Agenturen.

Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist für Agenturen, die ihre Produktivität steigern und ihren Kunden genaue Rechnungen stellen möchten, von größter Bedeutung. Denken Sie immer daran, dass jedes Tool über unterschiedliche Funktionen und Fähigkeiten verfügt, die auf die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Agenturen zugeschnitten sind. Daher ist es ratsam, jedes einzelne genauer zu analysieren, um das für Sie am besten geeignete auszuwählen.

10 Probleme, die eine Zeiterfassungssoftware für Agenturen löst

Die wertvollsten Teile der Agentur-Software dienen nicht nur dazu, Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Sie lösen auch Probleme, die Ihre Agentur belasten und sich auf Ihre Produktivität, Arbeitsmoral und vieles mehr auswirken könnten. In diesem Abschnitt betrachten wir zehn häufige Probleme, mit denen viele Agenturen konfrontiert sind, und erklären, wie Zeiterfassungs-Apps sie alle lösen können.

Problem 1 – Zeitverschwendung

Zeit ist das kostbarste Gut von allen. Die besten Agenturen wissen genau, wie sie damit umgehen müssen, während erfolglose Agenturen oft große Mengen davon verschwenden. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Agentur möglicherweise übermäßig viel Zeit verschwendet, kann eine Zeiterfassungssoftware den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Einer der größten Vorteile von Zeiterfassungs-Apps ist, dass sie die Zeiterfassung Ihrer Agentur transparent machen. Sie helfen Ihnen dabei, klar zu erkennen, wie Ihre Zeit verwendet wird, welche Abläufe und Prozesse reibungslos funktionieren und welche sich in die Länge ziehen.

Dies ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Ursachen für Zeitverschwendung zu identifizieren und zu beseitigen. Es könnte ein bestimmtes Team oder ein bestimmter Mitarbeiter sein, der nicht seinen Beitrag leistet. Oder es könnte einfach eine bestimmte Vorgehensweise sein, die effizienter gestaltet werden muss. So oder so, eine Zeiterfassungs-App wird es Ihnen sagen.

Problem 2 – Geringe Produktivität

Produktivität. Es ist der Heilige Gral jedes Unternehmens, das Einzige, was jeder Eigentümer zu verbessern versucht. Viele träumen von der perfekt optimierten Agentur, in der jeder Prozess effizient ist, jedes Projekt termingerecht fertiggestellt wird und jeder Aspekt der Arbeit rationalisiert ist.

Natürlich gibt es keine perfekte Agentur. Es wird immer Probleme geben, die behoben werden müssen, Lücken in Ihrer Produktivität und Prozesse, die im Laufe der Zeit aktualisiert werden müssen. Auch wenn Sie vielleicht nicht die perfekte Produktivität erreichen können, können Sie diesem Ziel mit Zeiterfassungstools doch deutlich näher kommen.

Mit diesen Apps können Sie erkennen, wo in Ihrer Agentur Probleme auftreten. Sie können die Zeitprotokolle einsehen, um festzustellen, welche Aufgaben übermäßig viel Zeit in Anspruch nehmen, und dann Maßnahmen ergreifen, um dies zu beheben. Viele Arbeitnehmer neigen auch dazu, produktiver zu werden, wenn sie mit Zeiterfassungssoftware arbeiten.

Problem 3 – Veraltete und unorganisierte Prozesse

So viele Agenturen leiden unter veralteten Prozessen. Vielleicht haben Sie mit einer bestimmten Vorgehensweise begonnen, die zu diesem Zeitpunkt gut zu funktionieren schien. Aber dann vergeht die Zeit, und diese Arbeitsweise bringt nicht mehr die Ergebnisse, die sie früher einmal gebracht hat.

Durch das Aufspüren und Aktualisieren veralteter und unorganisierter Prozesse können Sie Ihrer Agentur helfen, mehr Zeit zu sparen, mehr Geld zu verdienen und effizienter zu arbeiten. Aber sie zu entdecken ist nicht immer einfach. Auch hier helfen wieder Zeiterfassungs-Apps.

Wenn Sie beispielsweise die Fristen für ein Projekt verpassen, können Sie die Zeitprotokolle durchsehen, um herauszufinden, warum. Mit einer guten Zeiterfassungs-App sollten Sie genau sehen können, welcher Aspekt des Projekts zu viel Zeit in Anspruch genommen hat. Sie können diese dann mit Zeitdaten aus anderen Projekten abgleichen, um Muster, Trends und Prozesse zu identifizieren, die einer Überarbeitung bedürfen.

Problem 4 – Mangelnde Rechenschaftspflicht

Verantwortlichkeit ist in jeder Branche wichtig. Wenn Arbeitnehmer sich nicht für ihre Arbeit verantwortlich fühlen oder immer davon ausgehen, dass jemand anderes ihre Arbeit übernehmen wird, kann dies zu vielen Problemen führen. Dies knüpft an die oben aufgeführten Punkte an – mangelnde Verantwortlichkeit steht oft in direktem Zusammenhang mit geringer Produktivität und Zeitverschwendung.

Wenn Arbeitnehmer jedoch wissen, dass ihre Leistungen überwacht werden, sind sie in der Regel eher bereit, die erforderlichen Anstrengungen zu unternehmen. Sie werden auch weniger geneigt sein, herumzuspielen oder Zeit mit nicht arbeitsbezogenen Aktivitäten zu verbringen.

Mit anderen Worten: Zeiterfassungssoftware fördert die Verantwortlichkeit. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter verantwortungsbewusster und in manchen Fällen auch motivierter. Die richtige Software kann Ihrer Agentur dabei helfen, Zeitfresser drastisch zu reduzieren.

Problem 5 – Unausgewogene Verteilung von Ressourcen

Jede Behörde verfügt über eine begrenzte Anzahl von Ressourcen, die sie ausgeben und verwalten kann. Wie Sie diese Ressourcen verwalten – genau wie Sie Ihre Zeit verwalten – kann über die Zukunft Ihres Unternehmens entscheiden. Die besten Agenturen setzen ihre Ressourcen so effizient wie möglich ein, damit nichts verschwendet wird.

Allerdings ist es oft äußerst schwierig zu wissen, wo Ressourcen eingesetzt werden sollten und welche möglicherweise verschwendet werden. Aber auch dabei kann Zeiterfassungssoftware helfen.

Es kann Ihnen beispielsweise helfen zu erkennen, dass ein Team regelmäßig Aufgaben weit vor dem Zeitplan erledigt. Unterdessen kämpft ein anderes Team darum, die Fristen einzuhalten. Wenn man das genauer betrachtet, stellt man möglicherweise fest, dass dem zweiten Team einfach die erforderlichen Ressourcen und die notwendige Unterstützung fehlen.

Problem 6 – Zunehmender Wettbewerb

Von der Softwareentwicklung bis zum Marketing – in vielen Branchen verschärft sich der Wettbewerb. Es gibt mehr Agenturen als je zuvor, die alle ähnliche Dienstleistungen anbieten und um die Aufmerksamkeit derselben Kundengruppen buhlen.

In diesem zunehmend überfüllten und wettbewerbsintensiven Markt mit der Konkurrenz Schritt zu halten, ist nicht einfach. Insbesondere, wenn diese Konkurrenten oft über eine Reihe von technologischen Hilfsmitteln verfügen, die ihnen helfen, schneller, besser und effizienter zu werden.

Oftmals besteht eine der wenigen Möglichkeiten, Schritt zu halten, darin, sicherzustellen, dass Sie über die besten Tools verfügen, um auch Ihre eigenen Mitarbeiter und Prozesse zu unterstützen. Dazu gehört auch Zeiterfassungssoftware. Es ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Agentur-Tech-Stacks und könnte Ihnen den entscheidenden Vorteil gegenüber Ihren direkten Konkurrenten verschaffen.

Problem 7 – Unzufriedene Kunden

Letztendlich ist es eines der Hauptziele jeder Agentur, ihre Kunden zufrieden zu stellen. Wenn Sie den Menschen die Dienstleistungen und Ergebnisse bieten können, die sie sich wünschen, werden sie viel eher wieder zu Ihnen zurückkehren oder Sie weiterempfehlen.

Das hilft Ihnen dabei, einen starken Stamm treuer Kunden aufzubauen, was sich natürlich positiv auf Ihren Gewinn auswirkt. Umgekehrt kann es zu einer Reihe von Folgewirkungen kommen, wenn Sie Ihre Kunden nicht zufriedenstellen, beispielsweise weniger Leads und ein geschädigter Ruf.

Natürlich sind Kunden nicht erfreut, wenn Termine nicht eingehalten werden und Dienstleistungen sich verzögern. Durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware zur Überwachung und Optimierung Ihrer Abläufe sollte es Ihnen leichter fallen, allen einen erstklassigen Service zu bieten.

Problem 8 – Unzufriedene Talente

Es sind nicht nur Kunden, die von Ihrer Agentur enttäuscht sein könnten. Auch Ihre besten Talente könnten enttäuscht sein, wenn sie viel harte Arbeit leisten und sich nicht wahrgenommen oder geschätzt fühlen. Dies geschieht mit überraschender Regelmäßigkeit, insbesondere in vielbeschäftigten Agenturen mit mehreren Teams, die alle an komplexen Projekten arbeiten.

Ein Team könnte viel zusätzliche Arbeit und Überstunden investieren, um die Aufgaben zu erledigen und seine Ziele zu erreichen. Aber die Vorgesetzten bemerken diese Bemühungen möglicherweise nicht. Dies kann dazu führen, dass talentierte Mitarbeiter sich demotiviert und unsichtbar fühlen. Im schlimmsten Fall könnten sie sogar wegziehen, um anderswo Arbeit zu suchen.

Auch hier bietet Zeiterfassungssoftware eine Lösung für dieses Problem. Damit können Sie genau sehen, wie jedes Team und jeder Mitarbeiter arbeitet. Auf diese Weise können Sie diejenigen, die besser als erwartet abschneiden, leicht belohnen und anerkennen und gleichzeitig diejenigen, die Schwierigkeiten haben, ermutigen und unterstützen.

Problem 9 – Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

Seit Beginn der Pandemie hat die Fernarbeit zugenommen. Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass Agenturteams über verschiedene Regionen, Bundesstaaten oder sogar Länder verteilt sind. Allerdings ist es nicht immer einfach, Remote-Mitarbeiter zu managen, von denen einige zu Hause und andere im Büro arbeiten.

Es kann beispielsweise schwierig sein, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass jeder seinen Beitrag leistet, wenn Ihre Mitarbeiter so weit verstreut sind. Gleichzeitig sollten Sie sie nicht zu sehr kontrollieren oder überwachen, da dies ihre Arbeitsmoral beeinträchtigen könnte.

Zeiterfassungssoftware ist die perfekte Lösung. Es erleichtert Ihnen die Überwachung und Verwaltung Ihrer Remote-Teams, ohne dass Sie sich zu sehr mit den Feinheiten von Überwachungssoftware auseinandersetzen müssen. Es ist auch für die Arbeitnehmer von Vorteil. Viele finden es hilfreich, eine Software zu verwenden, um zu sehen, wie viele Stunden sie arbeiten, und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.

Problem 10 – Menschliches Versagen

Menschliches Versagen ist natürlich und unvermeidlich. Menschen machen Fehler. Dafür gibt es viele Gründe, beispielsweise Überlastung oder einfach nur Ablenkung in einem entscheidenden Moment. In jedem Fall können die Kosten menschlicher Fehler je nach Situation enorm sein.

Ihr Team könnte beispielsweise einen Fehler machen, wenn es versucht, die Anzahl der abrechenbaren Stunden zu berechnen, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen. Dies könnte zu einer ungenauen Rechnung, einer Beanstandung seitens des Kunden und allen möglichen rechtlichen Problemen führen sowie Ihrem Ruf schaden.

Sie können sich darauf verlassen, dass Zeiterfassungssoftware die Arbeit richtig erledigt. Es liefert jedes Mal genaue Daten, die sich perfekt für die Erstellung von Rechnungen oder die Automatisierung von Teilen Ihrer Lohnbuchhaltung eignen. Da weniger Fehler behoben werden müssen, sollten die Abläufe in Ihrer Agentur wesentlich reibungsloser verlaufen.

Auswahl und Einsatz von Zeiterfassungssoftware für Agenturen

Zeiterfassungssoftware löst eindeutig viele Probleme für Agenturen. Es kann die Abläufe Ihrer Agentur optimieren, die Arbeitsmoral steigern, die Produktivität erhöhen und vieles mehr. Wenn Sie jedoch die besten Ergebnisse mit Ihrer Zeiterfassungstechnologie erzielen möchten, müssen Sie diese sorgfältig auswählen und einsetzen. Hier sind einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen können.

Überstürzen Sie nichts.

Es gibt eine Vielzahl von Zeiterfassungs-Apps zur Auswahl. Allerdings sind sie nicht alle gleich. Einige sind einfach, andere komplexer. Einige verfügen nur über ein paar wichtige Funktionen, andere sind vollständig integrierte All-in-One-Lösungen, die nahtlos mit dem Rest Ihrer Technologieplattform zusammenarbeiten.

Natürlich ist es wichtig, nicht voreilig zu handeln und nicht die erste App zu verwenden, die man findet, ohne ihre Vor- und Nachteile abzuwägen. Sehen Sie sich die vollständige Liste der Funktionen und Merkmale an, vergleichen Sie die verschiedenen Optionen und überlegen Sie sich, welche Anforderungen Sie haben, um das richtige Programm zu finden.

Erwägen Sie ein All-in-One-Gerät

Wie oben erwähnt, sind einige Zeiterfassungs-Apps tatsächlich Teil von All-in-One-Softwarepaketen für Agenturen. Die besten Pakete enthalten außerdem unzählige weitere unverzichtbare Tools für Agenturen – wie CRM- und Terminplanungstools –, die alle aufeinander abgestimmt sind.

Oft ist es am besten, solche All-in-One-Suiten zu verwenden, wenn möglich. Sie sind einfacher zu handhaben und wesentlich kostengünstiger als der separate Kauf aller Komponenten. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken über Inkompatibilitäten machen, wenn alles vom selben Entwickler stammt.

Holen Sie sich Input und Ideen von Ihrem Team

Als Agenturinhaber sind Sie der wichtigste Entscheidungsträger für das Unternehmen. Sie haben das letzte Wort darüber, welche Schritte das Unternehmen unternimmt und in welche Software es investiert. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Entscheidungen alleine treffen sollten.

Wenn es darum geht, Software auszuwählen, die Ihr Team täglich verwenden wird, ist es sehr sinnvoll, die Teammitglieder in den Prozess einzubeziehen. Sprechen Sie mit Teamleitern und Mitarbeitern auf verschiedenen Ebenen, um herauszufinden, was sie benötigen und welche Funktionen für sie von Vorteil sein könnten.

Überprüfen Sie die Zeitprotokolle, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Ein Zeitmessungsprogramm allein reicht nicht aus, um Ihnen automatisch alle oben aufgeführten Vorteile und Lösungen zu bieten. Sie müssen es richtig einsetzen, und das bedeutet, dass Sie die Zeitprotokolle aktiv überprüfen müssen, um zu sehen, wie die Zeit Ihrer Agentur verwendet wird.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Protokolle regelmäßig zu überprüfen, insbesondere am Ende von Projekten. Sehen Sie, welche Prozesse schnell abgeschlossen wurden und welche tendenziell länger gedauert haben. Gehen Sie dann ins Detail, finden Sie die Ursachen für langsame Prozesse oder Verzögerungen heraus und suchen Sie nach Möglichkeiten, diese zu beheben.

Kombinieren Sie Zeiterfassung mit anderen Prozessen

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie den maximalen Nutzen aus einer Zeiterfassungs-App ziehen, besteht darin, sie zusammen mit anderen Komponenten Ihres Agentur-Stacks zu verwenden. Sie können beispielsweise Ihre Zeiterfassungstechnologie mit Ihren Abrechnungs- und Lohnabrechnungsprozessen kombinieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Rechnungserstellung und Gehaltsabrechnung zu beschleunigen.

Im besten Fall können Sie sogar bestimmte Prozesse der Lohnabrechnung und Rechnungsstellung automatisieren. Zeit, Energie, Aufwand – all das sparen Sie mit Hilfe Ihrer Zeiterfassungs-App in großem Umfang. Dadurch können sich Ihre Mitarbeiter auf andere Aspekte des Geschäfts konzentrieren.

Auch hier ist es daher in der Regel am besten, sich für eine All-in-One-Agentursoftware zu entscheiden, die über diese Integrations- und Automatisierungsfunktionen verfügt.

Schlussfolgerung

Eine Reihe erfolgreicher Unternehmen nutzt heute Software, die auf die Zeiterfassung für digitale Agenturen spezialisiert ist. Ein hervorragendes Beispiel hierfür wäre die Software, die in unserem vorherigen Artikel beschrieben wurde, nämlich die Zeiterfassungssoftware für Digitalagenturen. Lassen Sie uns nun das breitere Feld der Zeiterfassungssoftware für Agenturen und deren Vorteile erkunden.

Zeit sparen. Verbesserung der Produktivität. Ausgewogene Ressourcenverteilung. Bei richtiger Anwendung bringt Zeiterfassungssoftware zweifellos unschätzbare Vorteile für jede Agentur mit sich. Die Vorteile sind in der Tat nahezu unbegrenzt, und die besten Apps wachsen mit Ihrem Unternehmen mit und lassen sich entsprechend skalieren. Um jedoch Ihre Rendite zu maximieren, müssen Sie das richtige Werkzeug für die jeweilige Aufgabe auswählen.

Für die meisten Agenturen, insbesondere solche, die ihre Produktivität steigern und ihr Wachstum beschleunigen möchten, ist die All-in-One-Agentursoftware von Bonsai die perfekte Lösung. Mit nicht nur Zeiterfassungssoftware, sondern auch CRM, Rechnungsstellung, Terminplanung und vielem mehr bietet es alles, was Sie zum Aufbau und Wachstum einer erfolgreichen Agentur benötigen. Wenden Sie sich noch heute an das Bonsai-Team, um mehr darüber zu erfahren.