Las 5 mejores aplicaciones de control de tiempo para agencias

Dirigir una agencia es un trabajo duro. Hay mucho que hacer cada día, desde gestionar proyectos hasta hablar con los clientes, completar tareas y mucho más. A menudo, puede parecer que simplemente no tienes tiempo suficiente para hacer todo lo que necesitas. Esto puede provocar retrasos, frustración y dudas sobre la programación y la productividad de su agencia.

El software de seguimiento del tiempo de la agencia puede ayudar. Es cierto que no resolverá mágicamente todos los problemas relacionados con el tiempo. Pero puede ayudarte a gestionar el tiempo del que dispones de forma mucho más eficaz, comprendiendo dónde y cómo se gasta. Esto le permite detectar los procesos que no son tan eficientes como el resto y tomar medidas para mejorarlos. En esta guía, analizaremos el valor y las ventajas clave de las soluciones de seguimiento del tiempo de las agencias.

¿Qué características hay que buscar en un software de seguimiento del tiempo para agencias?

Elegir el software adecuado para el seguimiento del tiempo ayuda a las agencias a optimizar sus operaciones, mejorar la productividad y garantizar una facturación precisa. Estas son las cinco características más importantes a tener en cuenta:

1. Seguimiento en tiempo real

El uso de entradas manuales, temporizadores o registros automáticos garantiza la precisión de los registros para la facturación y el análisis de la productividad. Mediante estos métodos, se realiza un seguimiento preciso del tiempo.

2. Proyecto & Integración de la gestión de tareas

Las tareas registradas en Bonsai se integran con el tiempo registrado para permitir la evaluación del rendimiento del equipo, el trabajo para cumplir con los plazos de los proyectos y mucho más.

3. Facturación & Automatización de facturación

Las horas registradas que deben facturarse se convierten automáticamente en facturas, lo que simplifica enormemente la facturación a los clientes y elimina por completo los procesos manuales.

4. Informes completos & Analítica

Mediante el análisis del uso del tiempo, las agencias pueden diseñar estrategias para su flujo de trabajo con el fin de maximizar su margen de beneficio en los proyectos y tomar decisiones informadas.

5. Accesibilidad desde múltiples dispositivos

Los entornos de trabajo híbridos y remotos permiten el acceso móvil y desde el escritorio, de modo que se pueden registrar las horas desde cualquier lugar para lograr la máxima productividad.

Las agencias se beneficiarán de una mejora en la rentabilidad y la eficiencia al seleccionar herramientas que les ayuden a realizar el seguimiento del tiempo con estas funciones básicas.

Aquí tienes los mejores programas de seguimiento del tiempo que deberías tener en cuenta.

1. Bonsai: la mejor herramienta de seguimiento del tiempo para agencias

Bonsai es un software de gestión de agencias que combina el control del tiempo, la gestión de proyectos, la asignación de recursos y la facturación en una sola herramienta. Con informes de utilización, vistas de la carga de trabajo y métricas facturables por proyecto, Bonsai ofrece a las agencias una visión completa de cómo se invierten su tiempo y sus recursos.

Una gestión precisa y eficaz del tiempo es fundamental para la rentabilidad de una agencia, la gestión de la carga de trabajo del equipo y la precisión de la facturación. Bonsai facilita el seguimiento del tiempo en tiempo real, de forma manual o automática, lo que proporciona a las agencias la flexibilidad que merecen.

¿Cómo realizar un seguimiento del tiempo en Bonsai?

Registro de actividades en tiempo real

Para los usuarios que realizan múltiples tareas a lo largo del día, Bonsai facilita el seguimiento del tiempo con su propio temporizador integrado. Los usuarios pueden realizar un seguimiento de las nuevas tareas con un temporizador, pausarlas cuando lo necesiten y las entradas se sincronizan automáticamente con las facturas y los proyectos relacionados.

A continuación, te explicamos cómo realizar un seguimiento del tiempo en tiempo real en Bonsai:

• Haga clic en el botón «Track Time» (Seguimiento del tiempo) situado en la parte superior derecha de su panel de control.
• Rellene los detalles de la tarea, como el nombre del proyecto y otras notas.
• Cuando esté listo para comenzar el seguimiento, haga clic en «Iniciar temporizador». Y cuando hayas terminado, puedes hacer clic en «Detener temporizador» para guardar tu entrada.
• También puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas utilizando el temporizador integrado en cada tarea.

Con este enfoque, las agencias pueden supervisar constantemente el progreso del trabajo, así como las horas facturables, para garantizar que el trabajo se realice de manera eficiente y precisa.

Entrada manual de horas

Para aquellos que prefieren introducir sus horas después de terminar sus tareas, Bonsai ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento manual del tiempo. Esta estrategia funciona bien para las agencias que introducen sus tiempos al final del día o que desean realizar modificaciones en las horas que ya se han introducido en el sistema.

Cómo registrar el tiempo manualmente en Bonsai:

• Vaya al menú principal y haga clic en «Seguimiento del tiempo».
• Pulse «Añadir tiempo» para añadir una nueva entrada.
• Completa la tarea que hay que hacer. Introduzca la estimación del tiempo empleado, nombre el proyecto en el que se está trabajando y añada cualquier nota relevante.
• Indique si el tiempo registrado es facturable o no facturable y guarde.
• También puede añadir el tiempo directamente en su hoja de horas:

Seguimiento programado del tiempo para una mejor gestión de la carga de trabajo

Las cuentas Bonsai permiten a los usuarios programar sus tareas y asociarlas con entradas de tiempo, lo que permite realizar un seguimiento y visualizar el tiempo en la gestión de la carga de trabajo. Esto resulta especialmente útil para las agencias que se ocupan de tareas repetitivas o reuniones con los clientes.

• Navega hasta la sección Recursos y la pestaña Carga de trabajo.
• Consulte el calendario de su equipo de un vistazo y detecte solapamientos.
• Equilibra las cargas de trabajo y comprueba quién está por debajo o por encima de su capacidad.
• Consulte el tiempo real registrado en cada tarea en comparación con las estimaciones de las tareas.
• Vea todas sus tareas no planificadas y prográmelas en función de la capacidad de los miembros de su equipo.

¿Cuáles son las características más destacadas de Bonsai Time Tracking?

Informes en tiempo real para obtener información sobre la productividad del equipo.

Bonsai proporciona informes detallados de utilización, lo que ayuda a las agencias a ver cuánto tiempo registrado es facturable y cuánto no lo es. Esta función permite a los gerentes evaluar la productividad del equipo y garantizar que los recursos se asignen de manera eficiente.

Integración perfecta de la facturación

Con solo un clic, Bonsai crea facturas automatizadas a partir del tiempo registrado. Esto significa que la facturación al cliente se basa en las horas exactas trabajadas por la agencia, lo que minimiza las tareas administrativas y garantiza que las agencias cobren por cada minuto trabajado.

Estas características posicionaron a Bonsai como un software líder en gestión del tiempo para agencias que desean aumentar su productividad, la precisión en la facturación a los clientes y la gestión de recursos.

Tarifas facturables por proyecto o miembro del equipo

Bonsai facilita a las agencias el establecimiento de diferentes tarifas por proyecto, miembro o tarea, lo que permite una facturación precisa y un seguimiento de los beneficios. Controlar los ingresos se convierte en una estrategia más para las agencias.

Al aprovechar las versátiles funciones de seguimiento y gestión del tiempo de Bonsai, las agencias pueden mejorar la productividad, garantizar una facturación precisa y obtener información valiosa sobre los flujos de trabajo de los proyectos.

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2. Toggl Track

Toggl Track es conocido por su interfaz y flexibilidad. Una de las ventajas que ofrece este software es que los equipos también pueden realizar un seguimiento del tiempo dedicado a diferentes proyectos. Se pueden configurar temporizadores con un solo clic, participar en informes detallados e integrarse con una gran variedad de herramientas de gestión de proyectos. Toggl Track es muy útil para agencias que necesitan una solución sencilla pero eficaz para realizar un seguimiento del tiempo.

3. Cosecha

La combinación de seguimiento del tiempo, seguimiento de gastos y facturación hace que Harvest sea único. Las agencias pueden realizar un seguimiento del estado de un proyecto, controlar cuánto presupuesto se gasta y facturar directamente desde el sistema. También están equipados con herramientas avanzadas de generación de informes que permiten a la agencia comprender la productividad del equipo y la rentabilidad específica de cada proyecto hasta cierto punto para tomar decisiones empresariales.

4. Clockify

Chronos está creando un reloj operativo perfecto para todas las empresas y agencias, independientemente de su tamaño. El seguimiento detallado y avanzado del tiempo, la funcionalidad de creación de informes y el sistema de etiquetado de tareas son solo algunas de sus características más destacadas. Clockify es útil para las agencias que desean un desglose específico por asignación y tarea del tiempo dedicado a la productividad.

5. TimeCamp

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TimeCamp es una opción fácil para las agencias creativas que buscan un software de hojas de horas. TimeCamp lleva la supervisión de agencias al siguiente nivel al proporcionar datos sobre la rentabilidad real de los proyectos. Las funciones incluyen seguimiento automático del tiempo, aprobación de hojas de horas y generación de informes completos. Al integrarse con diferentes sistemas de gestión de proyectos y contabilidad, TimeCamp mejora la eficiencia de las agencias.

Elegir el software de seguimiento del tiempo adecuado es de suma importancia para las agencias que desean mejorar su productividad y facturar a sus clientes con precisión. Recuerde siempre que cada herramienta tiene un conjunto diferente de características y capacidades destinadas a satisfacer las necesidades específicas de cada agencia. Por lo tanto, es prudente analizar cada uno de ellos más a fondo para seleccionar el más adecuado para usted.

10 problemas que resuelve el software de seguimiento del tiempo de las agencias

Las piezas más valiosas del software para agencias no solo existen para facilitar tu trabajo. También resuelven problemas, el tipo de problemas que podrían estar lastrando su agencia y afectando a su productividad, moral y mucho más. En esta sección, analizaremos diez problemas comunes a los que se enfrentan muchas agencias y explicaremos cómo las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden resolverlos todos.

Problema 1: pérdida de tiempo

El tiempo es el bien más preciado de todos. Las mejores agencias saben exactamente cómo gestionarlo, mientras que las agencias que fracasan suelen desperdiciar grandes cantidades. Si cree que su agencia puede estar perdiendo demasiado tiempo, un software de seguimiento del tiempo puede marcar la diferencia.

Una de las mejores cosas de las aplicaciones de seguimiento del tiempo es cómo aportan visibilidad al control del tiempo de tu agencia. Te ayudan a ver claramente cómo se emplea tu tiempo, qué operaciones y procesos funcionan correctamente y cuáles se están alargando.

Esto resulta muy valioso a la hora de identificar las fuentes de pérdida de tiempo y eliminarlas. Puede que sea un equipo o un trabajador en particular el que no está aportando lo que le corresponde. O tal vez solo sea una forma de hacer las cosas que hay que optimizar. En cualquier caso, una aplicación de seguimiento del tiempo te lo dirá.

Problema 2: baja productividad

Productividad. Es el santo grial de cualquier negocio, lo único que todo propietario se esfuerza por mejorar. Muchos sueñan con la agencia perfectamente optimizada, donde todos los procesos son eficientes, todos los proyectos se realizan a tiempo y todos los aspectos del trabajo están racionalizados.

Por supuesto, no existe la agencia perfecta. Siempre habrá problemas que resolver, lagunas en tu productividad y procesos que habrá que actualizar con el paso del tiempo. Pero aunque quizá no puedas alcanzar la perfección en materia de productividad, puedes acercarte mucho más a ella con las herramientas de seguimiento del tiempo.

Estas aplicaciones te permiten ver dónde están fallando las cosas en tu agencia. Puede consultar los registros de tiempo para ver qué tareas están consumiendo una cantidad excesiva de tiempo y, a continuación, tomar medidas para remediarlo. Muchos trabajadores también tienden a ser más productivos cuando utilizan software de seguimiento del tiempo.

Problema 3: procesos obsoletos y desorganizados

Muchas agencias sufren por tener procesos obsoletos. Es posible que hayas empezado con una forma determinada de hacer las cosas que parecía funcionar bien en ese momento. Pero entonces, el tiempo pasa y esa forma de trabajar ya no produce los resultados que antes producía.

Al detectar y actualizar los procesos obsoletos y desorganizados, puede ayudar a su agencia a ahorrar más tiempo, ganar más dinero y funcionar de manera más eficiente. Pero detectarlos no siempre es fácil. Una vez más, las aplicaciones de seguimiento del tiempo están aquí para ayudar.

Si no cumples con los plazos de un proyecto, por ejemplo, puedes revisar los registros de tiempo para averiguar por qué. Con una buena aplicación de seguimiento del tiempo, deberías poder ver exactamente qué aspecto del proyecto llevó demasiado tiempo. A continuación, puede cruzar esa información con los datos temporales de otros proyectos para identificar patrones, tendencias y procesos que necesitan una revisión.

Problema 4: Falta de rendición de cuentas

La responsabilidad es importante en cualquier sector. Si los trabajadores no se sienten responsables de su trabajo, o siempre dan por sentado que alguien más hará su trabajo, esto puede causar muchos problemas. Esto se relaciona con los puntos mencionados anteriormente: la falta de responsabilidad suele estar directamente relacionada con la baja productividad y la pérdida de tiempo.

Sin embargo, cuando los trabajadores saben que se está haciendo un seguimiento de sus esfuerzos, suelen estar más dispuestos a esforzarse lo necesario. También se sentirán menos inclinados a perder el tiempo o dedicarse a actividades ajenas al trabajo.

En otras palabras, el software de seguimiento del tiempo fomenta la responsabilidad. Hace que los trabajadores se sientan más responsables y, en algunos casos, también más motivados. El software adecuado puede ayudar a su agencia a reducir drásticamente las pérdidas de tiempo.

Problema 5: Asignación desequilibrada de recursos

Todas las agencias disponen de una serie limitada de recursos para gastar y gestionar. La forma en que gestiona esos recursos, al igual que la forma en que gestiona el tiempo, puede determinar el futuro de su negocio. Las mejores agencias asignan sus recursos de la manera más eficiente posible, para que no se desperdicie nada.

Sin embargo, una vez más, a menudo resulta muy complicado saber dónde invertir los recursos y cuáles podrían estar desperdiciándose. Pero el software de seguimiento del tiempo también puede ayudar con eso.

Por ejemplo, puede ayudarte a ver que un equipo suele terminar las tareas mucho antes de lo previsto. Mientras tanto, otro equipo lucha por cumplir con los plazos. Si profundizas más en ello, es posible que descubras que el segundo equipo simplemente carece de los recursos y el apoyo que necesita.

Problema 6: Aumento de los niveles de competencia

Desde el desarrollo de software hasta el marketing, muchos sectores se están volviendo más competitivos. Hay más agencias que nunca, todas ellas ofreciendo servicios similares y compitiendo por captar la atención del mismo tipo de clientes.

Mantenerse al día con sus rivales en este mercado cada vez más saturado y competitivo no es fácil. Especialmente cuando esos rivales suelen disponer de una serie de herramientas tecnológicas que les ayudan a ser más rápidos, mejores y más eficientes.

A menudo, una de las únicas formas de mantenerse al día es asegurarse de que se dispone de las mejores herramientas para apoyar también a la propia plantilla y los propios procesos. Eso incluye el software de seguimiento del tiempo. Es un elemento vital de las pilas tecnológicas de las agencias modernas y podría proporcionarte la ventaja que necesitas sobre tus rivales más cercanos.

Problema 7: Clientes insatisfechos

En última instancia, uno de los objetivos principales de cualquier agencia es satisfacer a los clientes. Si puedes ofrecer a las personas los servicios y resultados que desean, será mucho más probable que vuelvan a ti en el futuro o que te recomienden a otras personas.

Esto te ayuda a crear una base sólida de clientes fieles, lo que obviamente tiene un impacto positivo en tus ganancias. Por el contrario, si no logras satisfacer a tus clientes, puedes sufrir una serie de efectos secundarios, como una disminución de los clientes potenciales y una reputación dañada.

Naturalmente, los clientes no estarán contentos si no se cumplen los plazos y se retrasan los servicios. Al utilizar un software de seguimiento del tiempo para supervisar y optimizar sus operaciones, le resultará más fácil ofrecer un servicio de primera calidad a todos.

Problema 8: Talentos insatisfechos

No solo los clientes pueden sentirse decepcionados con tu agencia. Tus mejores talentos también pueden sentirse decepcionados si trabajan duro y no se sienten reconocidos o valorados. Esto ocurre con sorprendente regularidad, especialmente en agencias muy activas con múltiples equipos trabajando en proyectos complejos.

Un equipo puede dedicar mucho esfuerzo adicional y horas extras para hacer el trabajo y alcanzar sus objetivos. Pero es posible que los superiores no se den cuenta de esos esfuerzos. Esto puede provocar que los trabajadores con talento se sientan desmotivados e invisibles. En el peor de los casos, podrían incluso marcharse para buscar trabajo en otro lugar.

El software de seguimiento del tiempo vuelve a ofrecer una solución a este problema. Te permite ver exactamente cómo está rindiendo cada equipo y cada trabajador. Esto te permite recompensar y reconocer fácilmente a aquellos que rinden más de lo esperado, al tiempo que animas y ayudas a los que tienen dificultades.

Problema 9: Gestión de una plantilla remota

Desde el inicio de la pandemia, el trabajo a distancia ha ido en aumento. Hoy en día, no es raro que los equipos de las agencias estén repartidos por diferentes regiones, estados o incluso países. Sin embargo, gestionar una plantilla remota, con algunas personas en casa y otras en la oficina, no siempre es fácil.

Por ejemplo, puede resultar difícil mantener la responsabilidad y garantizar que todos aporten su granito de arena cuando los trabajadores están tan dispersos. Al mismo tiempo, es posible que no desee microgestionarlos ni hacer un seguimiento excesivo, ya que eso podría perjudicar su moral.

El software de seguimiento del tiempo es la solución perfecta. Te permite ver y gestionar fácilmente tus equipos remotos, sin tener que profundizar demasiado en los entresijos del software de supervisión. También es beneficioso para los trabajadores. A muchos les resulta útil utilizar un software para ver cuántas horas dedican al trabajo y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal.

Problema 10: Error humano

El error humano es natural e inevitable. Las personas cometen errores. Hay muchas razones para ello, como estar sobrecargado de trabajo o simplemente distraerse en un momento clave. En cualquier caso, el coste de los errores humanos puede ser enorme, dependiendo de la situación.

Tu equipo podría, por ejemplo, cometer un error al intentar calcular el número de horas facturables a un cliente. Esto podría dar lugar a una factura inexacta, a una disputa por parte del cliente, y a todo tipo de problemas legales, además de dañar su reputación.

Puedes confiar en el software de seguimiento del tiempo para hacer las cosas bien. Proporciona datos precisos en todo momento, lo que resulta perfecto para preparar facturas o automatizar partes de la gestión de nóminas. Con menos errores que corregir, las operaciones de su agencia deberían fluir con mucha más facilidad.

Selección y uso de software de seguimiento del tiempo de las agencias

El software de seguimiento del tiempo resuelve claramente muchos problemas para las agencias. Puede optimizar las operaciones de su agencia, mejorar la moral, aumentar la productividad y mucho más. Sin embargo, si desea obtener los mejores resultados de su tecnología de seguimiento del tiempo, debe elegirla y utilizarla con cuidado. Aquí tienes algunos consejos y trucos que te pueden ayudar.

No te precipites.

Hay muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo entre las que elegir. Sin embargo, no todos son iguales. Algunos son básicos, otros son más complejos. Algunas solo tienen un par de funciones clave, mientras que otras son soluciones todo en uno totalmente integradas que funcionan a la perfección con el resto de tu infraestructura tecnológica.

Por supuesto, es importante evitar precipitarse y utilizar la primera aplicación que encuentres, sin sopesar sus pros y contras. Consulte la lista completa de características y funciones que obtendrá, compare sus opciones y tenga en cuenta sus necesidades para encontrar el programa adecuado.

Considera una solución todo en uno.

Como se ha mencionado anteriormente, algunas aplicaciones de seguimiento del tiempo forman parte de paquetes de software todo en uno para agencias. Los mejores paquetes también incluyen otros elementos esenciales para las agencias, como un CRM y herramientas de programación, todos ellos diseñados para funcionar conjuntamente.

A menudo, lo mejor es utilizar este tipo de paquetes todo en uno, si es posible. Son más fáciles de manejar y mucho más rentables que comprar todo por separado. Además, cuando todo ha sido diseñado por el mismo desarrollador, no hay que preocuparse por posibles problemas de incompatibilidad.

Recaba opiniones e ideas de tu equipo.

Como propietario de una agencia, tú eres quien toma las decisiones importantes para el negocio. Eres tú quien tiene la última palabra sobre las medidas que toma la empresa y en qué programas invierte. Pero eso no significa que debas tomar decisiones solo.

A la hora de elegir el software que tu equipo utilizará a diario, tiene mucho sentido involucrarlo en el proceso. Habla con los jefes de equipo y los trabajadores de diferentes niveles para averiguar qué necesitan y qué tipo de funciones podrían resultarles útiles.

Revisar los registros de tiempo para encontrar áreas de mejora.

El simple hecho de tener un programa de seguimiento del tiempo no es suficiente para obtener automáticamente todas las ventajas y soluciones mencionadas anteriormente. Hay que utilizarlo de la forma adecuada, lo que significa revisar activamente los registros de tiempo para ver cómo se está empleando el tiempo de su agencia.

Acostúmbrate a revisar los registros con regularidad, especialmente al final de los proyectos. Vea qué procesos se completaron rápidamente y cuáles tendieron a tardar más tiempo. A continuación, profundice en los detalles, averigüe las causas fundamentales que provocan la lentitud de los procesos o los retrasos y busque formas de solucionarlos.

Combinar el seguimiento del tiempo con otros procesos

Otra forma de asegurarte de que sacas el máximo partido a una aplicación de seguimiento del tiempo es utilizarla junto con otras herramientas de tu agencia. Por ejemplo, es posible que pueda combinar su tecnología de seguimiento del tiempo con sus procesos de facturación y nómina. Esto puede ayudarle a agilizar la generación de facturas y el cálculo de salarios.

En el mejor de los casos, incluso es posible que pueda automatizar ciertos procesos de nómina y facturación. Tiempo, energía, esfuerzo: todo ello se ahorrará en abundancia con la ayuda de tu aplicación de seguimiento del tiempo. Esto libera a su personal para que pueda centrar sus esfuerzos en otros aspectos del negocio.

Una vez más, por eso suele ser mejor optar por un software integral para agencias que incorpore estas integraciones y capacidades de automatización.

Conclusión

Hoy en día, numerosas empresas de éxito utilizan software especializado en el control del tiempo para agencias digitales. Un excelente ejemplo de esto sería el software detallado en nuestro artículo anterior, el software de seguimiento del tiempo de las agencias digitales. Ahora, exploremos el amplio campo del software de seguimiento del tiempo de las agencias y sus ventajas.

Ahorrar tiempo. Mejorar la productividad. Equilibrar la asignación de recursos. Cuando se utiliza correctamente, no hay duda de que el software de seguimiento del tiempo aporta beneficios inestimables a cualquier agencia. De hecho, las ventajas son casi ilimitadas, y las mejores aplicaciones están preparadas para adaptarse al crecimiento de su empresa, ampliándose o reduciéndose según sea necesario. Sin embargo, para maximizar sus ganancias, debe elegir la herramienta adecuada para el trabajo.

Para la mayoría de las agencias, especialmente aquellas que buscan mejorar su productividad y acelerar su crecimiento, el software todo en uno de Bonsai es la solución perfecta. No solo incluye un software de seguimiento del tiempo, sino también un CRM, facturación, programación y mucho más. Tiene todo lo que necesitas para crear y hacer crecer una agencia de éxito. Póngase en contacto con el equipo de Bonsai hoy mismo para obtener más información al respecto.