Os 5 melhores softwares de controle de tempo para agências

Gerir uma agência é um trabalho árduo. Há muito o que fazer em um dia qualquer, desde gerenciar projetos até conversar com clientes, concluir tarefas e muito mais. Muitas vezes, pode parecer que você simplesmente não tem tempo suficiente para realizar tudo. Isso pode causar atrasos, frustração e dúvidas sobre a programação e a produtividade da sua agência.

Um software de controle de tempo da agência pode ajudar. É claro que isso não resolverá magicamente todos os problemas relacionados ao tempo. Mas pode ajudá-lo a gerenciar o tempo que você tem de forma muito mais eficaz, entendendo onde e como ele está sendo gasto. Isso permite que você identifique processos que não são tão eficientes quanto os demais e tome medidas para melhorá-los. Neste guia, analisaremos o valor e os principais benefícios das soluções de controle de tempo para agências.

Quais recursos procurar em um software de controle de tempo para agências?

Escolher o software de controle de tempo certo ajuda as agências a otimizar as operações, melhorar a produtividade e garantir um faturamento preciso. Aqui estão as cinco características mais importantes a serem consideradas:

1. Rastreamento em tempo real

O uso de entradas manuais, temporizadores ou registros automáticos garante registros precisos para faturamento e análise de produtividade. Através destes métodos, é feito um acompanhamento preciso do tempo.

2. Projeto & Integração da gestão de tarefas

As tarefas rastreadas no Bonsai são integradas ao tempo rastreado para permitir a avaliação do desempenho da equipe, o trabalho para cumprir prazos de projetos e muito mais.

3. Faturamento & Automação de faturamento

As horas registradas que precisam ser faturadas são convertidas automaticamente em faturas, o que simplifica muito o faturamento do cliente, eliminando totalmente os processos manuais.

4. Relatórios abrangentes & Análises

Com a análise de como o tempo é gasto, as agências podem traçar estratégias para seu fluxo de trabalho a fim de maximizar sua margem de lucro nos projetos e tomar decisões informadas.

5. Acessibilidade em vários dispositivos

Os ambientes de trabalho híbridos e remotos permitem o acesso móvel e por computador, para que as horas possam ser registradas a partir de qualquer local, garantindo a máxima produtividade.

As agências se beneficiarão da melhoria na lucratividade e eficiência ao selecionar ferramentas que as auxiliem no controle de tempo com esses recursos essenciais.

Aqui estão os melhores softwares de controle de tempo que você deve considerar.

1. Bonsai - A melhor ferramenta de controle de tempo para agências

O Bonsai é um software de gestão de agências que combina controle de tempo, gerenciamento de projetos, recursos e faturamento em uma única ferramenta. Com relatórios de utilização, visualizações da carga de trabalho e métricas faturáveis por projeto, o Bonsai oferece às agências uma visão completa sobre como seu tempo e recursos são gastos.

A gestão precisa e eficaz do tempo é fundamental para a rentabilidade de uma agência, a gestão da carga de trabalho da equipe e a precisão do faturamento. O Bonsai facilita o acompanhamento do tempo em tempo real, manualmente ou automaticamente, proporcionando às agências a flexibilidade que merecem.

Como controlar o tempo no Bonsai?

Registro de atividades em tempo real

Para usuários que alternam entre várias tarefas ao longo do dia, o Bonsai facilita o controle do tempo com seu próprio cronômetro integrado. Os usuários podem acompanhar novas tarefas com um cronômetro, pausar quando necessário, e as entradas são sincronizadas automaticamente com faturas e projetos relacionados.

Veja como acompanhar o tempo em tempo real no Bonsai:

• Clique no botão “Rastrear tempo”, localizado no canto superior direito do seu painel.
• Preencha os detalhes da tarefa, como o nome do projeto e outras observações.
• Quando estiver pronto para começar o acompanhamento, clique em “Iniciar cronômetro”. E quando terminar, você pode clicar em “Parar o cronômetro” para salvar sua entrada.
• Você também pode controlar o tempo gasto em tarefas, usando o cronômetro integrado em cada tarefa.

Com essa abordagem, as agências podem monitorar constantemente o andamento do trabalho, bem como as horas faturáveis, para garantir que o trabalho seja realizado com eficiência e precisão.

Entrada manual de tempo

Para aqueles que preferem inserir suas horas após concluir suas tarefas, o Bonsai disponibiliza o controle manual do tempo. Essa estratégia funciona bem para agências que inserem seus horários no final do dia ou desejam fazer alterações nas horas que já foram inseridas no sistema.

Como registrar o tempo manualmente no Bonsai:

• Vá para o menu principal e clique em “Controle de tempo”.
• Pressione “Adicionar hora” para adicionar uma nova entrada.
• Conclua a tarefa que deve ser realizada. Insira a estimativa do tempo gasto, nomeie o projeto em que está trabalhando e adicione quaisquer notas relevantes.
• Indique se o tempo registrado é faturável ou não faturável e salve.
• Você também pode adicionar o tempo diretamente na sua planilha de horas:

Acompanhamento de horários programados para uma melhor gestão da carga de trabalho

As contas Bonsai permitem que os usuários planejem suas tarefas e as associem a registros de tempo, o que possibilita o acompanhamento e a visibilidade do tempo no gerenciamento da carga de trabalho. Isso é particularmente útil para agências que lidam com tarefas repetitivas ou reuniões com os clientes.

• Navegue até a seção Recursos e a guia Carga de trabalho.
• Veja a programação da sua equipe rapidamente e identifique sobreposições
• Equilibre as cargas de trabalho e veja quem está abaixo ou acima da capacidade
• Veja o tempo real registrado em cada tarefa em comparação com as estimativas da tarefa.
• Veja todas as suas tarefas não planejadas e programe-as com base na capacidade dos membros da sua equipe.

Quais são as características mais marcantes do Bonsai Time Tracking?

Relatórios em tempo real para insights sobre a produtividade da equipe

O Bonsai fornece relatórios detalhados de utilização, ajudando as agências a ver quanto do tempo rastreado é faturável e quanto não é. Esse recurso permite que os gerentes avaliem a produtividade da equipe e garantam que os recursos estejam sendo alocados de forma eficiente.

Integração perfeita do faturamento

Com apenas um clique, o Bonsai cria faturas automatizadas a partir do tempo rastreado. Isso significa que o faturamento do cliente é baseado nas horas exatas trabalhadas pela agência, o que minimiza as tarefas administrativas e garante que as agências sejam pagas por cada minuto trabalhado.

Esses recursos posicionaram o Bonsai como um software líder em gerenciamento de tempo para agências que desejam aumentar sua produtividade, precisão no faturamento de clientes e gerenciamento de recursos.

Taxas faturáveis por projeto ou membro da equipe

O Bonsai facilita às agências a definição de diferentes tarifas por projeto, membro ou tarefa, para um faturamento preciso e acompanhamento dos lucros. Ter controle sobre a receita torna-se mais estratégico para as agências.

Ao aproveitar os recursos versáteis de controle e gerenciamento de tempo do Bonsai, as agências podem aumentar a produtividade, garantir um faturamento preciso e obter informações valiosas sobre os fluxos de trabalho dos projetos.

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2. Toggl Track

O Toggl Track é conhecido pela sua interface e flexibilidade. Uma das vantagens deste software é que as equipes também podem controlar o tempo dedicado a diferentes projetos. É possível configurar temporizadores com um clique, participar de relatórios detalhados e integrar-se a uma infinidade de ferramentas de gerenciamento de projetos. O Toggl Track é muito útil para agências que precisam de uma solução simples, mas eficaz, para controlar o tempo.

3. Colheita

A combinação de controle de tempo, controle de despesas e faturamento torna o Harvest único. As agências podem acompanhar o status de um projeto, controlar quanto do orçamento foi gasto e faturar diretamente a partir do sistema. Eles também são equipados com ferramentas avançadas de relatórios que permitem à agência compreender a produtividade da equipe e a rentabilidade específica do projeto até certo ponto para a tomada de decisões comerciais.

4. Clockify

A Chronos está criando um relógio operacional perfeito para todas as empresas e agências, independentemente do seu tamanho. O acompanhamento detalhado e avançado do tempo, a funcionalidade de criação de relatórios e o sistema de etiquetagem de tarefas são apenas algumas das suas características notáveis. O Clockify é útil para agências que desejam uma análise específica do tempo gasto em produtividade por tarefa e atribuição.

5. TimeCamp

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O TimeCamp é uma escolha fácil para agências criativas que procuram um software de folha de ponto. O TimeCamp leva o monitoramento de agências a um novo patamar, fornecendo dados sobre a rentabilidade real dos projetos. Os recursos incluem controle automático de tempo, aprovações de planilhas de horas e relatórios abrangentes. Ao integrar-se com diferentes sistemas de gerenciamento de projetos e contabilidade, o TimeCamp aumenta a eficiência das agências.

Escolher o software de controle de tempo certo é de extrema importância para agências que desejam melhorar a produtividade e faturar os clientes com precisão. Lembre-se sempre de que cada ferramenta possui um conjunto diferente de recursos e capacidades destinados a atender às necessidades específicas de cada agência. Portanto, é prudente analisar cada um deles mais detalhadamente para selecionar o mais adequado para você.

10 problemas que o software de controle de tempo da agência resolve

Os softwares mais valiosos para agências não existem apenas para facilitar o seu trabalho. Eles também resolvem problemas, o tipo de problema que pode estar prejudicando sua agência e afetando sua produtividade, moral e muito mais. Nesta seção, veremos dez problemas comuns que muitas agências enfrentam e explicaremos como os aplicativos de controle de tempo podem resolvê-los.

Problema 1 – Tempo perdido

O tempo é o bem mais precioso de todos. As melhores agências sabem exatamente como gerenciá-lo, enquanto as agências fracassadas muitas vezes desperdiçam grandes quantidades dele. Se você acha que sua agência pode estar desperdiçando tempo excessivo, um software de controle de tempo pode fazer toda a diferença.

Uma das melhores coisas sobre os aplicativos de controle de tempo é como eles trazem visibilidade ao controle de tempo da sua agência. Eles ajudam você a ver claramente como seu tempo está sendo gasto, quais operações e processos estão funcionando bem e quais estão demorando.

Isso é inestimável quando se trata de identificar fontes de perda de tempo e eliminá-las. Pode ser uma equipe ou um funcionário específico que não está fazendo sua parte. Ou pode ser apenas uma determinada maneira de fazer as coisas que precisa ser mais eficiente. De qualquer forma, um aplicativo de controle de tempo lhe dirá.

Problema 2 – Baixa produtividade

Produtividade. É o Santo Graal de qualquer negócio, a única coisa que todos os proprietários se esforçam para melhorar. Muitos sonham com a agência perfeitamente otimizada, onde todos os processos são eficientes, todos os projetos são concluídos dentro do prazo e todos os aspectos do trabalho são simplificados.

É claro que não existe uma agência perfeita. Sempre haverá problemas a resolver, lacunas na sua produtividade e processos que precisam ser atualizados com o passar do tempo. Mas, embora você possa não conseguir atingir a perfeição em termos de produtividade, pode chegar muito mais perto com ferramentas de controle de tempo.

Esses aplicativos permitem que você veja onde as coisas estão dando errado na sua agência. Você pode consultar os registros de tempo para ver quais tarefas estão consumindo tempo excessivo e, então, tomar medidas para remediar isso. Muitos trabalhadores também tendem a se tornar mais produtivos quando trabalham com um software de controle de tempo.

Problema 3 – Processos desatualizados e desorganizados

Muitas agências sofrem com processos desatualizados. Você pode ter começado com uma determinada maneira de fazer as coisas que parecia funcionar bem na época. Mas então, o tempo passa e essa forma de trabalhar deixa de produzir os resultados que antes produzia.

Ao identificar e atualizar processos desatualizados e desorganizados, você pode ajudar sua agência a economizar mais tempo, ganhar mais dinheiro e funcionar com mais eficiência. Mas identificá-los nem sempre é fácil. Mais uma vez, os aplicativos de controle de tempo estão aqui para ajudar.

Se você perder prazos em um projeto, por exemplo, pode examinar os registros de tempo para descobrir o motivo. Com um bom aplicativo de controle de tempo, você poderá ver exatamente qual aspecto do projeto levou muito tempo. Você pode então cruzar essas informações com dados temporais de outros projetos para identificar padrões, tendências e processos que precisam ser reformulados.

Problema 4 – Falta de responsabilidade

A responsabilidade é importante em qualquer setor. Se os funcionários não se sentirem responsáveis pelo seu trabalho ou sempre presumirem que outra pessoa irá compensar suas falhas, isso pode causar muitos problemas. Isso está relacionado aos pontos listados acima – a falta de responsabilidade está frequentemente diretamente relacionada à baixa produtividade e ao desperdício de tempo.

No entanto, quando os trabalhadores sabem que seus esforços estão sendo monitorados, eles geralmente tendem a se empenhar mais. Eles também se sentirão menos inclinados a brincar ou gastar tempo em atividades não relacionadas ao trabalho.

Em outras palavras, o software de controle de tempo induz a responsabilidade. Isso faz com que os funcionários se sintam mais responsáveis e, em alguns casos, mais motivados também. O software certo pode ajudar sua agência a reduzir drasticamente o desperdício de tempo.

Problema 5 – Alocação desequilibrada de recursos

Todas as agências têm um conjunto finito de recursos para gastar e gerenciar. A maneira como você gerencia esses recursos – assim como gerencia o tempo – pode determinar o sucesso ou o fracasso do futuro da sua empresa. As melhores agências alocam seus recursos da forma mais eficiente possível, para que nada seja desperdiçado.

No entanto, mais uma vez, muitas vezes é extremamente difícil saber onde investir recursos e quais deles podem estar sendo desperdiçados. Mas o software de controle de tempo também pode ajudar nisso.

Isso pode ajudá-lo a perceber, por exemplo, que uma equipe costuma concluir as tarefas muito antes do prazo. Enquanto isso, outra equipe luta para cumprir os prazos. Ao aprofundar essa questão, você pode descobrir que a segunda equipe simplesmente não dispõe dos recursos e do apoio necessários.

Problema 6 – Aumento dos níveis de concorrência

Do desenvolvimento de software ao marketing, muitos setores estão se tornando mais competitivos. Há mais agências do que nunca, todas oferecendo serviços semelhantes entre si e disputando a atenção do mesmo tipo de clientes.

Manter-se à altura dos seus concorrentes neste mercado cada vez mais concorrido e competitivo não é fácil. Especialmente quando esses rivais têm frequentemente à sua disposição uma variedade de ferramentas tecnológicas que os ajudam a se tornarem mais rápidos, melhores e mais eficientes.

Muitas vezes, uma das únicas maneiras de acompanhar o ritmo é garantir que você tenha as melhores ferramentas para apoiar sua própria força de trabalho e seus processos. Isso inclui software de controle de tempo. É um elemento vital das pilhas de tecnologia das agências modernas e pode lhe dar a vantagem necessária sobre seus concorrentes mais próximos.

Problema 7 – Clientes insatisfeitos

Em última análise, um dos principais objetivos de qualquer agência é satisfazer os clientes. Se você puder oferecer às pessoas os serviços e resultados que elas desejam, elas estarão muito mais propensas a voltar a procurá-lo no futuro ou a recomendá-lo a outras pessoas.

Isso ajuda você a construir uma base sólida de clientes fiéis, o que obviamente tem um impacto positivo nos seus lucros. Por outro lado, se você não conseguir agradar seus clientes, poderá sofrer uma série de efeitos colaterais, como menos leads e uma reputação prejudicada.

Naturalmente, os clientes não ficarão satisfeitos se os prazos não forem cumpridos e os serviços forem atrasados. Ao utilizar um software de controle de tempo para monitorar e otimizar suas operações, você terá mais facilidade para oferecer um serviço de excelência a todos.

Problema 8 – Talentos insatisfeitos

Não são apenas os clientes que podem ficar desapontados com a sua agência. Seus melhores talentos também podem se sentir desapontados se trabalharem muito e não se sentirem reconhecidos ou valorizados. Isso ocorre com surpreendente regularidade, especialmente em agências movimentadas, com várias equipes trabalhando em projetos complexos.

Uma equipe pode se esforçar muito e fazer horas extras para realizar as tarefas e atingir suas metas. Mas os superiores podem não perceber esses esforços. Isso pode fazer com que os funcionários talentosos se sintam desmotivados e invisíveis. Na pior das hipóteses, eles podem até mesmo sair para procurar trabalho em outro lugar.

O software de controle de tempo oferece novamente uma solução para esse problema. Permite que você veja exatamente o desempenho de cada equipe e funcionário. Isso permite que você recompense e reconheça facilmente aqueles que têm um desempenho melhor do que o esperado, ao mesmo tempo em que incentiva e ajuda aqueles que enfrentam dificuldades.

Problema 9 – Gerenciamento de uma força de trabalho remota

Desde o início da pandemia, o trabalho remoto tem crescido cada vez mais. Hoje em dia, não é incomum que as equipes das agências estejam espalhadas por várias regiões, estados ou até mesmo países. No entanto, gerenciar uma equipe remota, com algumas pessoas em casa e outras no escritório, nem sempre é fácil.

Pode ser difícil, por exemplo, manter a responsabilidade e garantir que todos estejam fazendo sua parte quando seus funcionários estão tão espalhados. Ao mesmo tempo, talvez você não queira microgerenciar ou acompanhá-los demais, pois isso pode prejudicar o moral deles.

O software de controle de tempo é a solução perfeita. Isso facilita a visualização e o gerenciamento de suas equipes remotas, sem se aprofundar muito nos detalhes do software de monitoramento. Também é benéfico para os trabalhadores. Muitos consideram útil usar um software para ver quantas horas estão trabalhando e manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal.

Problema 10 – Erro humano

O erro humano é natural e inevitável. As pessoas cometem erros. Há muitas razões para isso, como estar sobrecarregado de trabalho ou simplesmente se distrair em um momento crucial. De qualquer forma, o custo do erro humano pode ser enorme, dependendo da situação.

Sua equipe poderia, por exemplo, cometer um erro ao tentar calcular o número de horas faturáveis a cobrar de um cliente. Isso pode levar a uma fatura imprecisa, uma disputa do cliente e todo tipo de problema legal, além de prejudicar sua reputação.

Você pode contar com o software de controle de tempo para fazer as coisas da maneira certa. Produz dados precisos todas as vezes, perfeitos para preparar faturas ou automatizar partes da gestão da folha de pagamento. Com menos erros para corrigir, as operações da sua agência devem fluir com muito mais facilidade.

Escolhendo e usando um software de controle de tempo para agências

O software de controle de tempo resolve claramente muitos problemas para as agências. Pode otimizar as operações da sua agência, elevar o moral, aumentar a produtividade e muito mais. No entanto, se você deseja obter os melhores resultados com sua tecnologia de controle de tempo, é necessário escolher e utilizá-la com cuidado. Aqui estão algumas dicas e truques para ajudar.

Não se precipite

Existem muitos aplicativos de controle de tempo à sua escolha. No entanto, nem todos são iguais. Algumas são básicas, outras são mais complexas. Alguns têm apenas algumas funcionalidades essenciais, outros são soluções completas e totalmente integradas que funcionam perfeitamente com o resto do seu conjunto de tecnologias.

Naturalmente, é importante evitar precipitar-se e usar o primeiro aplicativo que encontrar, sem avaliar seus prós e contras. Confira a lista completa de recursos e funções que você terá, compare suas opções e considere suas necessidades para encontrar o programa certo.

Considere um tudo-em-um

Como mencionado acima, alguns aplicativos de controle de tempo fazem parte de pacotes de software completos para agências. Os melhores pacotes também incluem inúmeros outros recursos essenciais para agências, como CRM e ferramentas de agendamento, todos projetados para funcionar em conjunto.

Muitas vezes, é melhor usar esses tipos de pacotes completos, se possível. São mais fáceis de trabalhar e muito mais econômicos do que comprar tudo separadamente. Além disso, quando tudo foi projetado pelo mesmo desenvolvedor, você não precisa se preocupar com problemas de incompatibilidade.

Obtenha opiniões e ideias da sua equipe

Como proprietário de uma agência, você é o grande tomador de decisões do negócio. É você quem tem a palavra final sobre as medidas que a empresa toma e em quais softwares ela investe. Mas isso não significa que você deva tomar decisões sozinho.

Quando se trata de escolher o software que sua equipe usará todos os dias, faz muito sentido envolvê-la no processo. Converse com os líderes de equipe e funcionários de diferentes níveis para descobrir o que eles precisam e que tipos de recursos poderiam beneficiá-los.

Analise os registros de tempo para identificar áreas que precisam ser melhoradas.

Ter apenas um programa de controle de tempo não é suficiente para lhe proporcionar automaticamente todos os benefícios e soluções listados acima. Você precisa usá-lo da maneira correta, e isso significa verificar ativamente os registros de tempo para ver como o tempo da sua agência está sendo gasto.

Adquira o hábito de revisar os registros regularmente, especialmente no final dos projetos. Veja quais processos foram concluídos rapidamente e quais tenderam a demorar mais. Em seguida, entre em mais detalhes, descobrindo as causas fundamentais por trás dos processos lentos ou atrasos e encontrando maneiras de corrigi-los.

Combine o controle de tempo com outros processos

Outra maneira de garantir que você obtenha o máximo valor de um aplicativo de controle de tempo é usá-lo em conjunto com outras partes do seu conjunto de ferramentas da agência. Você pode combinar sua tecnologia de controle de tempo com seus processos de faturamento e folha de pagamento, por exemplo. Isso pode ajudá-lo a acelerar a geração de faturas e o cálculo de salários.

Na melhor das hipóteses, você pode até mesmo automatizar certos processos de folha de pagamento e faturamento. Tempo, energia, esforço – tudo isso será economizado em abundância com a ajuda do seu aplicativo de controle de tempo. Isso libera sua equipe para concentrar seus esforços em outros aspectos do negócio.

Mais uma vez, é por isso que geralmente é melhor optar por um software de agência completo, que tenha essas integrações e recursos de automação incorporados.

Conclusão

Atualmente, várias empresas de sucesso utilizam software especializado no controle de tempo para agências digitais. Um excelente exemplo disso seria o software detalhado em nosso artigo anterior, o software de controle de tempo para agências digitais. Agora, vamos explorar o campo mais amplo do software de controle de tempo de agências e suas vantagens.

Economizando tempo. Melhorando a produtividade. Equilibrando sua alocação de recursos. Quando bem utilizado, não há dúvida de que o software de controle de tempo traz benefícios inestimáveis para qualquer agência. De fato, as vantagens são quase ilimitadas, e os melhores aplicativos estão prontos para acompanhar o crescimento da sua empresa, expandindo-se ou reduzindo-se conforme necessário. No entanto, para maximizar seus retornos, você precisa escolher a ferramenta certa para o trabalho.

Para a maioria das agências, especialmente aquelas que buscam melhorias na produtividade e um crescimento mais rápido, o software completo para agências da Bonsai é a solução perfeita. Oferecendo não apenas um software de controle de tempo, mas também um CRM, faturamento, agendamento e muito mais, ele tem tudo o que você precisa para construir e expandir uma agência de sucesso. Entre em contato com a equipe da Bonsai hoje mesmo para saber mais sobre o assunto.