Abrechnungsfähige vs. nicht abrechnungsfähige Stunden: Was ist der Unterschied?

Den Unterschied zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu verstehen, bedeutet nicht nur zu wissen, was in Rechnung gestellt wird. Es geht darum, zu verstehen, was die Rentabilität antreibt. 

• Abrechnungsfähige Stunden sind die Zeit, die Sie mit der tatsächlichen Arbeit für einen Kunden verbringen – denken Sie dabei an Projektarbeit, Beratungen oder alles, was Sie zu Ihrem vereinbarten Abrechnungssatz in Rechnung stellen. Verwenden Sie einen Tracker für abrechnungsfähige Stunden, um alles im Blick zu behalten. Unabhängig davon, ob Sie nach Zeitaufwand oder Festpreis abrechnen, bilden diese Stunden die Grundlage Ihres Umsatzes.
• Nicht abrechenbare Stunden? Das ist die Zeit, die Sie für Dinge wie Verwaltung, interne Besprechungen oder sogar Marketing aufwenden – Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber nicht direkt Geld einbringen. 

Es ist wichtig zu wissen, wie man beide Arten von Arbeitszeiten verwaltet, da nicht abrechenbare Zeiten zwar wichtig sind, aber die Rentabilität beeinträchtigen können, wenn sie nicht unter Kontrolle gehalten werden. Der Schlüssel ist Ausgewogenheit. 

Aber wie findet man es?

Einführung in abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden

Abrechenbare Stunden sind diejenigen, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen, nicht abrechenbare Stunden hingegen nicht. Klingt einfach, oder? Aber das ist noch nicht alles. 

Sie müssen diese klar definieren, um am Ende des Abrechnungszyklus Unklarheiten zu vermeiden. Das richtige Tool, wie beispielsweise ein Tool zur Erfassung abrechnungsfähiger Stunden, kann hier entscheidend sein. Es stellt sicher, dass Sie alles genau erfassen und zwischen dem, was in Rechnung gestellt wird, und dem, was nicht in Rechnung gestellt wird, unterscheiden.

Eine effektive Verwaltung dieser Stunden kann den Unterschied zwischen einem florierenden Unternehmen und einem Unternehmen ausmachen, das Schwierigkeiten hat, über die Runden zu kommen. Wenn Sie Ihre Auslastung – den Prozentsatz Ihrer gesamten Stunden, die abrechnungsfähig sind – im Griff haben, können Sie besser erkennen, wie effektiv Sie Ihre Zeit in Gewinn umwandeln. Und hey, wer möchte das nicht?

Definition der abrechnungsfähigen Stunden

Rechnungsfähige Stunden sind, einfach gesagt, Ihr Brotverdienst. Das sind die Stunden, die Sie für kundenbezogene Arbeiten aufwenden, die sich direkt auf Ihren Gewinn auswirken. Denken Sie an Projektmanagement, Beratungen oder jede andere Aufgabe, die vom Kunden ausdrücklich angefordert wird. Diese Stunden werden über ein Tool zur Erfassung abrechnungsfähiger Stunden erfasst und bestimmen Ihre Abrechnung, sei es auf Zeitbasis oder auf Festpreisbasis.

Was ist ebenso wichtig? Vermeidung von sogenannten „Überschreitungen des abrechenbaren Stundensatzes“. Das ist der Fall, wenn Ihre tatsächlich abrechenbaren Stunden die geplanten oder budgetierten Stunden überschreiten – etwas, das Sie sicherlich nicht allzu oft erleben möchten. 

Wenn Sie Ihre abrechnungsfähigen Stunden genau im Auge behalten, stellen Sie nicht nur eine genaue Abrechnung sicher, sondern schützen auch Ihre Rentabilitätskennzahlen. Es geht darum, klug zu arbeiten, nicht nur hart.

Definition von nicht abrechenbaren Stunden

Nicht abrechenbare Stunden sind diese heimtückischen kleinen Zeitdiebe; unverzichtbar, aber nicht direkt gewinnbringend. Dazu gehören Aufgaben wie interne Besprechungen, Schulungen oder Marketingaktivitäten. Diese Stunden erscheinen zwar nicht auf Ihren Rechnungen, sind aber dennoch für Ihren Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung.

Die Herausforderung besteht darin, sie unter Kontrolle zu halten. Die Zeiterfassung ist hier genauso wichtig wie bei abrechnungsfähigen Stunden. Auch wenn diese Stunden nicht direkt zum Umsatz beitragen, beeinflussen sie Ihre Auslastungsrate und Ihre Gesamteffizienz. Du kannst sie nicht ignorieren – lass sie nur nicht deinen Zeitplan dominieren. 

Verwenden Sie Tools wie Bonsai, um diese Stunden zu erfassen und zu sehen, wofür Sie Ihre Zeit verwenden. Sie werden vielleicht überrascht sein.

Die Bedeutung der Unterscheidung zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden

Warum sollte Ihnen dieser Unterschied wichtig sein? Nun, es ist das Rückgrat Ihrer Abrechnungsgenauigkeit und Projektrentabilität. Durch eine klare Unterscheidung zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden können Sie gegenüber Ihren Kunden Transparenz wahren, genaue Rechnungen erstellen und ungeplante Ausgaben vermeiden.

Abrechenbare Stunden sind das, was den Betrieb am Laufen hält; nicht abrechenbare Stunden sind notwendig, müssen aber sorgfältig verwaltet werden, um Ihre Gewinne nicht zu schmälern. Die Verwendung eines Trackers stellt sicher, dass jede Minute zählt – sei es durch direkte Umsatzgenerierung oder durch andere Formen der Unterstützung des Unternehmens.

Auswirkungen auf den Umsatz

Ihre Einnahmen hängen direkt davon ab, wie gut Sie Ihre abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden verwalten. Wenn Sie zu viel Zeit mit nicht abrechenbaren Aufgaben verbringen, lassen Sie im Grunde genommen Geld auf dem Tisch liegen. Durch die genaue Erfassung und Optimierung Ihrer Arbeitszeit können Sie die Abrechnungsgenauigkeit verbessern und die Rentabilität Ihrer Projekte steigern.

Es geht nicht nur darum, mehr zu arbeiten, sondern darum, effizienter zu arbeiten. Wenn Sie wissen, wohin Ihre Zeit fließt, können Sie bessere Entscheidungen treffen – sei es, um unnötige Besprechungen zu reduzieren oder Ihren Projekt-Workflow zu optimieren. Denken Sie daran: Zeit ist Geld, und wie Sie sie nutzen, kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Mit Tools wie Bonsai erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wofür Sie Ihre Zeit aufwenden, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen und die Rentabilität steigern können.

Auswirkungen auf die Produktivität der Mitarbeiter

Zeiterfassung – klingt nach einer lästigen Pflicht, oder? Aber es ist tatsächlich das Geheimnis für die Steigerung der Produktivität. Wenn Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden erfassen, erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, wofür Ihr Team seine Zeit aufwendet. Das bedeutet eine bessere Verteilung der Arbeitslast und keine Spekulationen mehr. Sie werden auch eine Steigerung der Rechnungsgenauigkeit feststellen, was zu gesünderen Projektgewinnen führt. Anpassung der Abrechnungssätze auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden? Das ist ein Kinderspiel für faire Bezahlung und zufriedenere Mitarbeiter.

Und hier kommt der Clou: Wenn Sie genau bestimmen können, was Umsatz generiert und was nicht, wird das Projektmanagement um einiges einfacher. Die Konzentration auf abrechnungsfähige Aufgaben bei gleichzeitiger Kontrolle nicht abrechnungsfähiger Arbeiten gewährleistet eine effiziente Nutzung der Ressourcen. Letztendlich erfassen Sie nicht nur die Zeit, sondern steigern auch die Produktivität und Rentabilität.

Mit Tools wie Bonsai können Sie die Produktivität in Echtzeit beobachten. Es ist, als hätte man einen Überblick über den Arbeitsablauf seines Teams aus der Vogelperspektive. Mit Zeiterfassungsbögen und Kapazitätsmanagementfunktionen können Manager schnelle Anpassungen vornehmen, um Projekte planmäßig und termingerecht durchzuführen. Es geht darum, jede Minute zu nutzen.

Beispiele für abrechenbare Stunden in Agenturen

Was ist also abrechnungsfähig? In Agenturen dreht sich alles um Arbeit, die direkt mit Kunden und Projekten verbunden ist. Denken Sie an Kundenberatungen, Projektdurchführung oder kreative Aufgaben – all das kann zu Ihren festgelegten Abrechnungssätzen in Rechnung gestellt werden. Nicht abrechenbare Stunden sind jedoch administrative Aufgaben, Teambesprechungen und Strategiesitzungen, die zwar wichtig sind, aber kein Einkommen generieren.

Die Verwendung eines Tools zur Erfassung abrechnungsfähiger Stunden ist nicht nur empfehlenswert, sondern unverzichtbar. Es stellt sicher, dass jede in Rechnung gestellte Stunde erfasst wird, wodurch Transparenz gewahrt bleibt und Sie gegenüber Ihren Kunden im Klaren sind. In Kombination mit der zeitbasierten Abrechnung erhalten Sie einen Echtzeit-Überblick über die Rentabilität des Projekts und die Ressourcennutzung. Es ist Ihr Leitfaden, um unangenehme Überschreitungen der abrechenbaren Sätze zu vermeiden.

Kundengespräche

Kundengespräche und Kunden-Onboarding – sie können eine Goldgrube oder eine Zeitverschwendung sein. Mit dem richtigen Tracking-System können Sie klar zwischen abrechnungsfähigen Arbeiten und freundschaftlichen Treffen unterscheiden, die unter nicht abrechnungsfähige Stunden fallen. Eine genaue Abrechnung beginnt damit, den Unterschied zu kennen. Und wenn Sie die Abrechnungssätze im Voraus besprechen – egal ob zeitbasiert oder Festpreis – vermeiden Sie spätere Unklarheiten. Niemand mag Überraschungen auf einer Rechnung.

Die Erfassung der in diesen Besprechungen verbrachten Zeit gibt auch Aufschluss über Ihre Auslastungsrate und hilft Ihnen zu erkennen, was Zeit kostet, ohne zum Umsatz beizutragen. Es geht nicht nur um Nachverfolgung – es geht darum, jede Minute optimal zu nutzen.

Projektdurchführung

Hier kommt es auf die Praxis an. Während der Projektdurchführung ist ein zuverlässiges Tool zur Erfassung der abrechnungsfähigen Stunden nicht optional, sondern unverzichtbar. Es hilft sicherzustellen, dass jede Stunde, die für Kundenarbeit aufgewendet wird, protokolliert und in Rechnung gestellt wird und zur Rentabilität beiträgt. Durch die Trennung von nicht abrechenbaren und abrechenbaren Stunden lassen sich die gefürchteten Überschreitungen des Abrechnungssatzes vermeiden.

Es ist entscheidend, ein Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben zu finden. Es sorgt für eine gesunde Auslastung und die Rentabilität Ihrer Projekte. Unabhängig davon, ob Sie nach Zeitaufwand oder nach einem Festpreis-Modell abrechnen, ist Konsistenz der Schlüssel zu einem reibungslosen Rechnungsprozess.

Beispiele für nicht abrechenbare Stunden in Agenturen

Nicht alle Arbeiten sind abrechnungsfähig, und das ist in Ordnung. Nicht abrechenbare Stunden sind solche, die für interne Besprechungen, Schulungen oder Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden. Diese Aktivitäten sorgen für einen reibungslosen Ablauf in der Agentur, auch wenn sie nicht direkt einem Kunden in Rechnung gestellt werden können.

Eine effiziente Zeiterfassung ist hier ebenso wichtig. Es hilft dabei, zwischen abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Arbeiten zu unterscheiden, wodurch Überschreitungen der abrechnungsfähigen Sätze minimiert und eine gesunde Auslastungsrate gefördert werden. Langfristig geht es nicht nur um Rentabilität, sondern auch um Nachhaltigkeit.

Interne Besprechungen

Interne Besprechungen sind zwar nicht abrechnungsfähig, aber dennoch unverzichtbar. Sie helfen bei der Planung und Verwaltung, wie abrechenbare Stunden gegenüber nicht abrechenbaren Stunden abgewogen werden. Verwenden Sie während dieser Sitzungen einen Tracker für abrechnungsfähige Stunden? Das ist eine bahnbrechende Neuerung. Es sorgt dafür, dass Sie immer wissen, wofür Ihr Team seine Zeit verwendet, und hilft Ihnen, unerwartete Überschreitungen der abrechenbaren Stunden zu vermeiden.

Diese Treffen bieten auch die Gelegenheit, Abrechnungsstrategien zu überprüfen, sei es auf Zeitbasis oder zum Festpreis. Eine offene Diskussion dieser Ansätze kann Ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren und die Rentabilität Ihrer Projekte steigern. Sie treffen sich nicht nur – Sie entwickeln Strategien.

Ausbildung und Entwicklung

In Schulungen geschieht das Wunderbare: Die Teammitglieder verbessern ihre Fähigkeiten, was letztendlich zu einer besseren Projektdurchführung führt. Sie sind nicht abrechnungsfähig, aber unverzichtbar. Und obwohl sie nicht direkt zum Umsatz beitragen, sind sie für die langfristige Rentabilität von entscheidender Bedeutung.

Die Durchführung von Schulungen, die die Bedeutung der Zeiterfassung hervorheben, kann die Sichtweise Ihres Teams auf abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Aufgaben verändern. Es geht nicht nur ums Lernen – es geht darum, die Auswirkungen jeder gearbeiteten Stunde zu verstehen. Und wenn Mitarbeiter wissen, wie sich ihre Arbeit auf die Rentabilität des Projekts auswirkt, sind sie engagierter und produktiver.

Wie man abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Stunden erfasst

Es ist entscheidend, den Überblick über abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu behalten – ohne diesen Überblick agieren Sie im Hinblick auf die Abrechnungsgenauigkeit und die Rentabilität von Projekten quasi blind. 

Sie benötigen ein System, sei es eine altmodische Stundenzettel oder eine elegante Softwarelösung, um jede Sekunde der abrechnungsfähigen Arbeit zusammen mit den wesentlichen nicht abrechnungsfähigen Aufgaben zu erfassen. Es geht nicht nur darum, Arbeitszeiten zu erfassen, sondern auch darum, sicherzustellen, dass Sie richtig abrechnen und keine Zeit für Aufgaben verschwenden, die nicht direkt zu Ihrem Geschäftsergebnis beitragen.

Wie sieht also die Strategie aus? Bei den abrechenbaren Stunden sollten Sie sich auf alles konzentrieren, was mit Kundenkontakt oder Projekten zu tun hat – das sind Ihre Haupteinnahmequellen. Nicht abrechenbare Stunden? Denken Sie an Verwaltungsarbeit, Teambesprechungen oder sogar Schulungen. 

Die Überwachung Ihrer Auslastung– das Verhältnis zwischen abrechenbaren und Gesamtstunden – ist entscheidend, um zu verstehen, wie effektiv Sie Ihre Zeit nutzen. 

Und vergessen wir nicht, auf Überschreitungen der abrechenbaren Stundenanzahl zu achten, wenn die tatsächlichen Stunden die budgetierten überschreiten. Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zu finden und sicherzustellen, dass Ihre Abrechnungssätze fair sind und die geleistete Arbeit widerspiegeln.

Manuelle Zeiterfassung

Manuelle Zeiterfassung: Dies ist die klassische Methode zur Erfassung von Arbeitsstunden, hat jedoch Vor- und Nachteile. 

Positiv ist, dass Sie dadurch gezwungen sind, bewusst mit Ihrer Zeit umzugehen, und einen klareren Überblick über abrechnungsfähige und nicht abrechnungsfähige Arbeiten erhalten. Allerdings kann es mühsam werden – vor allem, wenn man nicht konsequent dabei bleibt. Und seien wir ehrlich: Es passiert schnell, dass man vergisst, die 15-minütigen Intervalle für Projektanpassungen oder Kundengespräche zu protokollieren.

Warum ist das immer noch wichtig? Weil es Ihnen Kontrolle gibt. Sie können die Abrechnungssätze manuell anpassen, was eine hervorragende Möglichkeit ist, Ihre Auslastung im Blick zu behalten. 

Aber Vorsicht: Manuelles Tracking ist anfällig für menschliche Fehler, und wenn Sie nicht aufpassen, kann es zu den gefürchteten Überschreitungen der abrechenbaren Sätze kommen. Es geht um Disziplin und ständige Überwachung.

Probieren Sie den kostenlosen Rechner für abrechnungsfähige Stunden von Bonsai aus.

Verwendung von Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassungssoftware nimmt Ihnen die Arbeit ab und trennt mit einem Klick abrechnungsfähige von nicht abrechnungsfähigen Aufgaben. Es könnte kaum einfacher sein. 

Indem Sie jede Minute, die Sie für ein Projekt aufwenden, protokollieren, erstellen Sie eine übersichtliche Aufzeichnung der abrechnungsfähigen Stunden, was die Rechnungsstellung zum Kinderspiel macht. Und die nicht abrechenbaren Stunden? Auch diese werden erfasst, sodass Sie einen ganzheitlichen Überblick darüber erhalten, wie die Zeit Ihres Teams verteilt ist.

Das Schöne an Software ist ihre Fähigkeit zur Automatisierung und Optimierung. Es reduziert Fehler, sorgt für eine gesunde Auslastung und meldet Anzeichen für eine Überschreitung der abrechenbaren Rate. Unabhängig davon, ob Sie an Festpreisprojekten oder zeitbasierten Abrechnungen arbeiten, sorgt ein automatisiertes System für Transparenz und Effizienz.

So verwenden Sie Bonsai, um Ihre abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Stunden zu erfassen

Bonsai ist nicht nur ein weiteres Tool zur Zeiterfassung – es ist die Kommandozentrale Ihrer Agentur, mit der Sie Arbeitszeiten überwachen und die Produktivität steigern können. Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, um das Beste daraus zu machen.

Schritt 1: Legen Sie die wöchentliche Kapazität für Ihre Teammitglieder fest.

Gehen Sie auf Ihrem Dashboard zur Registerkarte „Team“ und fügen Sie Ihre Mitarbeiter hinzu. Legen Sie ihre wöchentliche Kapazität fest – im Wesentlichen die Gesamtzahl der Stunden, die sie für die Arbeit zur Verfügung stehen. Dies ist Ihre Ausgangsbasis für die Überwachung der Arbeitsbelastung und um sicherzustellen, dass niemand überlastet ist oder untätig herumsteht.

Schritt 2: Abrechnungs- und Kostensätze zuweisen

Weisen Sie jedem Teammitglied auf der Registerkarte „Team“ seine spezifischen abrechnungsfähigen Sätze und Kostensätze zu. So können Sie auf einen Blick sehen, wie viel Sie Ihren Kunden berechnen und wie hoch Ihre internen Kosten sind. Es geht um Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzen.

Schritt 3: Zeit erfassen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Zeit in Bonsai zu erfassen:

1. Verwenden Sie den Timer in der App, um Stunden in Echtzeit zu protokollieren.
2. Geben Sie die Stunden manuell im Abschnitt „Stundenzettel“ ein, um mehr Flexibilität zu erhalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl abrechnungsfähige als auch nicht abrechnungsfähige Stunden erfassen. Jede Aufgabe zählt, auch wenn sie nicht abrechenbar ist.

Schritt 4: Überprüfen und Anpassen der protokollierten Stunden in den Stundenzetteln

Überprüfen Sie die Registerkarte „Stundenzettel“, um eine wöchentliche Zusammenfassung aller protokollierten Stunden anzuzeigen. Passen Sie die Einträge nach Bedarf an, um sicherzustellen, dass alles an der richtigen Stelle ist. Dadurch bleiben Ihre Daten sauber und Ihre Erkenntnisse genau.

Schritt 5: Preise für bestimmte Projekte anpassen

Manchmal reichen Standardtarife nicht aus. Für Projekte, die eine Sonderpreisgestaltung erfordern, passen Sie die Preise direkt in den Projekteinstellungen an. Auf diese Weise stimmt Ihre Rechnungsstellung genau mit dem überein, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben.

Schritt 6: Überwachen Sie die Teamleistung mit Aktivitätsberichten.

Sehen Sie sich den Aktivitätsbericht an, um einen vollständigen Überblick darüber zu erhalten, wie Ihr Team seine Zeit zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aufgaben aufteilt. Sie können auch einen Auslastungsbericht erstellen, um die Produktivität jedes Teammitglieds auf der Grundlage seiner wöchentlichen Kapazität zu verfolgen. Es ist, als würde man die Effizienz seiner Agentur in Echtzeit überprüfen.

Schritt 7: Nicht in Rechnung gestellte Stunden mit einem Klick abrechnen

Auf der Registerkarte „Zeit“ eines Projekts können Sie alle nicht in Rechnung gestellten Stunden anzeigen. Mit einem einzigen Klick erstellen Sie eine Rechnung, damit Ihnen keine Zeit entgeht. Es geht schnell, ist einfach und stellt sicher, dass Sie für jede geleistete Arbeit bezahlt werden.

Wie man die abrechenbaren Stunden erhöht

Mehr abrechenbare Stunden, mehr Gewinn. So einfach ist das. Aber wie setzt man das um? Zunächst sollten Sie Ihre Zeiterfassung straffen. Wenn Sie hier und da auch nur ein paar abrechnungsfähige Minuten verpassen, summiert sich das schnell. 

Verwenden Sie präzise Tools, um jede Sekunde der Kundenarbeit zu erfassen – lassen Sie diese Stunden nicht ungenutzt verstreichen. Die Verbesserung der Genauigkeit der Zeiterfassung bedeutet nicht nur, Arbeitsstunden zu protokollieren, sondern den vollen Wert Ihrer Arbeit zu erfassen.

Als nächstes sollten Sie Ihr Preismodell überdenken. Der Wechsel von einer Festpreisabrechnung zu einer zeitbasierten Abrechnung kann eine entscheidende Veränderung bewirken. Damit können Sie jeden Moment, den Sie für Kundenarbeit aufwenden, in Rechnung stellen und verhindern so eine Unterberechnung. 

Behalten Sie Ihre Auslastungsrate genau im Auge – sie zeigt Ihnen, wie viel Ihrer verfügbaren Zeit tatsächlich für abrechnungsfähige Aufgaben aufgewendet wird. Das Ziel? Reduzieren Sie nicht abrechenbare Stunden und steigern Sie die abrechenbaren Stunden. Es geht darum, die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.

Verbesserung des Projektmanagements

Gutes Projektmanagement ist wie das Steuern eines Schiffes. Sie müssen sorgfältig vorgehen, um Fallstricke wie Überschreitungen des abrechenbaren Satzes und Ungenauigkeiten bei der Abrechnung zu vermeiden. Beginnen Sie mit der Implementierung eines zuverlässigen Tools zur Erfassung abrechnungsfähiger Stunden. Dies hilft Ihnen, den Überblick über die zeitbasierte Abrechnung zu behalten und sicherzustellen, dass Sie kein Geld durch falsch gemeldete Stunden verlieren.

Unterscheiden Sie klar zwischen abrechnungsfähigen Arbeiten (z. B. Kundenleistungen), nicht abrechnungsfähigen Arbeiten (z. B. interne Planung) und nicht abrechnungsfähigen Aufgaben (z. B. Schulungen). Diese Klarheit hilft, Unklarheiten auf Rechnungen zu vermeiden und steigert die Gesamtrentabilität. Durch die Optimierung Ihrer Ressourcennutzung können Sie nicht nur Projekte besser verwalten, sondern auch Ihren Gewinn steigern.

Reduzierung nicht abrechenbarer Arbeiten

Nicht abrechenbare Arbeit – der stille Produktivitätskiller. Es sind diese Aufgaben, die Stunden in Anspruch nehmen, aber nicht zu Ihrem Umsatz beitragen. Um sie zu minimieren, sollten Sie zunächst diese Aufgaben identifizieren und kategorisieren. Gibt es Besprechungen, die kürzer sein könnten, oder E-Mails, die optimiert werden könnten? Verwenden Sie einen Tracker für abrechnungsfähige Stunden, um Einblicke zu gewinnen, wie viel Zeit für nicht abrechnungsfähige Aktivitäten aufgewendet wird.

Die Reduzierung nicht abrechenbarer Stunden verbessert Ihre Auslastungsrate, was wiederum Ihre Rentabilität steigert. Und vergessen Sie nicht: Sie können ein Festpreismodell für sich wiederholende, nicht abrechenbare Aufgaben in Betracht ziehen. Auf diese Weise verlieren Sie keine Zeit mit Aktivitäten, die nicht direkt zu Ihrem Geschäftsergebnis beitragen.

Umgang mit nicht abrechenbaren Stunden

Die Verwaltung nicht abrechenbarer Stunden ist wie die Wartung Ihres Autos – notwendig, aber man sollte es nicht übertreiben. Verfolgen Sie sie akribisch, um einen vollständigen Überblick darüber zu erhalten, wohin Ihre Zeit fließt. Auch wenn sie keine direkten Einnahmen generieren, verursachen sie dennoch Kosten. Berücksichtigen Sie diese also in Ihren Gesamtabrechnungsraten, um Transparenz zu gewährleisten.

Der Einsatz von Tools, die abrechenbare von nicht abrechenbaren Stunden trennen, hilft, Überraschungen zu vermeiden. Auf diese Weise haben Sie einen klaren Überblick darüber, wie Ihre Ressourcen genutzt werden, unabhängig davon, ob Sie zeitbasierte Abrechnungen oder Festpreisverträge verwenden. Stellen Sie sich das wie eine Feinabstimmung Ihres Geschäftsmodells vor – damit alles reibungslos läuft, ohne unnötige Verzögerungen.

Festlegen einer Grenze für nicht abrechnungsfähige Stunden

Um die Rentabilität zu maximieren, sollten Sie strenge Grenzen für nicht abrechenbare Stunden festlegen. Warum? Denn die Zeit, die Sie für nicht abrechenbare Aufgaben aufwenden, schmälert Ihr Umsatzpotenzial. Legen Sie eine Obergrenze fest – beispielsweise maximal 15 bis 20 % der Gesamtstunden – und halten Sie sich daran. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Ihr Team stärker auf Aktivitäten konzentriert, die den Umsatz steigern.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre zeitbasierten Abrechnungssätze und verwenden Sie einen zuverlässigen Tracker für abrechnungsfähige Stunden, um die Einhaltung dieser Grenzen zu überwachen. Erwägen Sie gegebenenfalls die Einführung von Festpreisen für nicht abrechnungsfähige Tätigkeiten wie interne Schulungen oder Verwaltungsarbeiten. Auf diese Weise kontrollieren Sie die Kosten und verbessern die Produktivität, ohne dabei notwendige Geschäftsabläufe zu beeinträchtigen.

Nicht abrechenbare Stunden in abrechenbare Stunden umwandeln

Der heilige Gral des Zeitmanagements: Nicht abrechenbare Stunden in abrechenbare Stunden verwandeln. Beginnen Sie damit, nicht abrechenbare Aufgaben zu identifizieren, die in die Kundenarbeit integriert werden könnten. Könnten beispielsweise diese internen Forschungsstunden als Kundenberatungszeit umpositioniert werden? Könnte ein kostenloser Service in ein kostenpflichtiges Add-on umgewandelt werden?

Es geht darum, bei der Rechnungsstellung strategisch vorzugehen. Nutzen Sie Ihre Zeiterfassungsdaten, um Trends zu analysieren und die Abrechnungssätze entsprechend anzupassen. Und denken Sie daran: Mit einem zuverlässigen Tool zur Erfassung der abrechenbaren Stunden lassen sich Chancen für eine Konvertierung leichter erkennen. Sie steigern Ihre Auslastungsrate und sorgen dafür, dass ein größerer Teil der Arbeitszeit Ihres Teams direkt zum Geschäftsergebnis beiträgt.

Fazit: Ausgleich zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden

Das richtige Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu finden, ist für die Rentabilität von entscheidender Bedeutung. Verwenden Sie einen Tracker für abrechnungsfähige Stunden oder ein ausgeklügeltes Zeiterfassungssystem, um die Abrechnungsgenauigkeit zu gewährleisten und die Abrechnungssätze effektiv zu verwalten. Dies hilft dabei, klar zwischen abrechnungsfähigen Arbeiten und nicht abrechnungsfähigen Aufgaben zu unterscheiden, sodass Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen können.

Wenn Sie wissen, wann Sie zeitbasierte Abrechnungsmodelle und wann Festpreis-Modelle verwenden sollten, können Sie Ihre Zeit besser einteilen und die Produktivität Ihres Teams optimieren. Es geht darum, die richtige Balance zu finden – damit Ihr Unternehmen florieren kann, ohne Ihre Ressourcen zu erschöpfen. 

Sind Sie bereit, Ihre Strategie für abrechnungsfähige Stunden zu optimieren? Lassen Sie uns das verwirklichen.