Agentur-SOPs: Erstellen Sie effektive SOPs im Jahr 2025

Agentur-SOPs (Standard Operating Procedures, Standardarbeitsanweisungen) sind für die Aufrechterhaltung von Konsistenz und Effizienz innerhalb einer Agentur unerlässlich. Sie dienen als detaillierte Leitfäden, die die zur Erledigung von Aufgaben und Prozessen erforderlichen Schritte beschreiben und sicherstellen, dass alle Teammitglieder aufeinander abgestimmt sind und die Abläufe reibungslos funktionieren. Die Erstellung effektiver SOPs umfasst die Identifizierung wichtiger Prozesse, die klare Dokumentation jedes einzelnen Schritts und die regelmäßige Aktualisierung der Verfahren, um Veränderungen in der Behörde oder Branche Rechnung zu tragen. Die Implementierung von SOPs kann zu einer verbesserten Produktivität, weniger Fehlern und einer erhöhten Skalierbarkeit führen. Für Agenturen bedeutet dies, ihren Kunden konsistente Ergebnisse zu liefern und langfristigen Erfolg zu erzielen.

Konsistenz.

Ohne sie ist Ihre Agentur zum Scheitern verurteilt. Dies zeigt sich im Bereich Branding, wo 85 % der Unternehmen angeben, über Markenrichtlinien zu verfügen. Diese Richtlinien dienen dazu, sicherzustellen, dass die von diesen Unternehmen veröffentlichten Botschaften einheitlich bleiben.

Warum?

Wenn Sie ein inkonsistentes Branding haben, haben Sie kein Vertrauen. Und ohne Vertrauen haben Sie keine Kunden. Wenn Sie Ihren Kunden widersprüchliche Botschaften vermitteln, werden diese verwirrt sein, wer Sie sind und was Sie tun.

Dieses Konzept der Konsistenz geht jedoch weit über das hinaus, was Sie Ihren Kunden sagen. Es sollte in Ihrer gesamten Agentur zum Einsatz kommen. Konsistente Prozesse. Konsistente Erstellung und Erledigung von Aufgaben. Je konsistenter Sie die internen Abläufe Ihrer Agentur gestalten können, desto weniger Zeit müssen Sie damit verbringen, Wege zur Fertigstellung von Projekten zu finden.

Hier kommen die SOPs der Agentur ins Spiel.

Was ist eine SOP für eine Agentur für digitales Marketing?

SOP steht für „Standard Operating Procedure“ (Standardarbeitsanweisung).

Stellen Sie sich die SOPs der Agentur als kleine Wegweiser vor, denen Sie folgen, um Ihre Arbeit zu erledigen. Jeder dieser Schritte ist ein schrittweiser Prozess – in der Regel in Form einer Anleitung dokumentiert –, der Ihren Mitarbeitern drei Dinge vermittelt:

Was muss getan werden, wie muss es getan werden und welches Ergebnis wird durch die Befolgung der SOP erwartet?

Die Idee besteht darin, einheitliche Methoden für die Durchführung von Routinetätigkeiten zu schaffen. Solange die Methode befolgt wird, ist das Ergebnis praktisch garantiert. Als Agenturinhaber benötigen Sie SOPs, um wichtige Prozesse zu definieren und in einigen Fällen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Sie werden SOPs in Ihrem gesamten Unternehmen implementieren.

Kunden-Onboarding? Das ist eine Reihe von SOPs, die Sie erstellen, um sicherzustellen, dass jeder neue Kunde einen einheitlichen Prozess durchläuft. Das Gleiche gilt für Ihre Arbeit. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihre Agentur gestaltet Websites. Bei jedem Projekt sprechen Sie mit Ihren Kunden, erfassen Anforderungen, erstellen Wireframes und erledigen alles andere, was zum Aufbau einer Website gehört.

Für jede dieser Aufgaben ist eine SOP erforderlich.

Glücklicherweise gibt es keine „richtige“ oder „falsche“ Art, eine SOP zu erstellen. In der Regel geht es darum, festzustellen, wo ein Prozess stattfindet, und die Schritte für eine ordnungsgemäße Durchführung auf der Grundlage Ihrer bisherigen Erfahrungen zu dokumentieren. In vielen Fällen fließt die Software, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, in Ihre SOPs ein. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben in Ihrer Agentur eine Projektmanagement-Software. In diese Software werden Standardarbeitsanweisungen für die Zuweisung von Aufgaben, die Erstellung von Projektzeitplänen und sogar die Planung von Besprechungen integriert sein.

Ihre Agentur kann diese integrierten SOPs um zusätzliche Schritte ergänzen, die die korrekte Verwendung der Software hervorheben.

Der Punkt ist einfach: SOPs sind in Ihrer Agentur allgegenwärtig und sollten fast alles, was Sie tun, regeln. Ohne sie herrscht Chaos.

Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software.

Die Verwendung eines Projektmanagement-Tools ist genauso wichtig wie die Einführung von SOPs in Ihrer Agentur. Eine der besten Funktionen von Bonsai ist sein zuverlässiges Projektmanagement-Tool. Es verfügt über integrierte Zeiterfassungs- und Aufgabenverwaltungsfunktionen, die Ihnen dabei helfen können, einen reibungslosen internen Prozess zu erreichen.

So kann Bonsai die Projektmanagementfähigkeiten Ihres Teams effektiv verbessern:

Verfolgen Sie die Arbeitszeit Ihres Teams genau

Die Zeiterfassung in einer Agentur ist wichtig, da sie es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, die Zeit, die sie für ihre Aufgaben aufwenden, genau zu protokollieren. Projektmanager können ihre Zeiteinträge ganz einfach im Dashboard einsehen.

Erfahren Sie mehr über die Zeiterfassungsfunktionen von Bonsai.

Mit Bonsai ist die Zeiterfassung einfach und unkompliziert. Sie müssen lediglich einen neuen Timer starten und das Projekt und die Aufgabe auswählen, an denen Sie gerade arbeiten. Wählen Sie aus, ob die Aufgabe abrechnungsfähig sein soll oder nicht, und geben Sie gegebenenfalls den abrechnungsfähigen Satz ein. Sie können auch Notizen hinzufügen, um sich daran zu erinnern, welche Arbeiten in dieser Zeit durchgeführt wurden.

Wenn Ihr Teammitglied vergessen hat, den Zeiterfasser zu starten, kann es die Zeiteinträge einfach manuell hinzufügen. Nachdem Sie die Projektdetails hinzugefügt haben, protokollieren Sie, wie viel Zeit für die Aufgabe aufgewendet wurde und wann sie erledigt wurde. Mit dem Timer können Sie bei Bedarf auch pausieren und fortfahren, was bei Pausen oder Unterbrechungen sehr praktisch ist. Und so effizient kann Zeiterfassung mit Bonsai sein.

Halten Sie Ihre Projekte im Zeitplan und im Budget

Neben der genauen Zeiterfassung verfügt Bonsai auch über eine Aufgabenverwaltungsfunktion. Sie können Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und deren Fortschritt verfolgen. Über das Aufgaben-Dashboard können Sie Ihre Prioritäten entweder in Kanban- oder Listenform anzeigen lassen. Sie können die Aufgaben unter anderem auch nach Datum, Status oder Bearbeiter filtern.

Erfahren Sie mehr über die Aufgabenverwaltungsfunktionen von Bonsai.

Das Erstellen einer Aufgabe ist ebenfalls ein Kinderspiel. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe“, fügen Sie den Namen der Aufgabe hinzu, weisen Sie sie dem entsprechenden Teammitglied zu, legen Sie die Priorität fest und schon kann es losgehen! Außerdem können Sie die Häufigkeit festlegen, wenn es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt. Das Hinzufügen von Abhängigkeiten und Tags hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben noch besser zu organisieren. Da Bonsai ein All-in-One-Tool für Agenturen ist, können Sie damit auch Timer aus Ihrer Aufgabenliste starten. Dadurch können Sie Ihren Kunden ganz einfach genaue Rechnungen ausstellen.

Marketingagentur-SOPs – die wichtigsten Schritte zur Erstellung Ihrer Standardprozesse

Das Konzept hinter den SOPs der Agentur ist also einfach:

Identifizieren Sie einen Prozess, den Sie standardisieren möchten, und schreiben Sie Anweisungen, wie man ihn ausführt.

Die Realität sieht so aus, dass, wenn es so einfach wäre, keine Agentur Probleme mit ihren Prozessen hätte. Aber das tun sie doch. Jeder Engpass in Ihrem Unternehmen ist das Ergebnis einer schlechten – oder nicht vorhandenen – SOP. Das Gleiche gilt für viele Probleme, die Sie mit Kunden und sogar Ihrem eigenen Team haben werden. Oft sind es die von Ihnen festgelegten Verfahren, die dafür verantwortlich sind.

Und diese mangelhaften Verfahren können Sie viel Geld kosten.

CIO Dive sagt, dass Unternehmen aufgrund ineffizienter Prozesse jährlich bis zu 1,3 Millionen Dollar verlieren können. Aus diesem Grund sollte der Prozess der Erstellung von SOPs für Agenturen selbst eine SOP sein – eine, bei der Sie diese Schritte befolgen.

Schritt 1 – Definieren Sie das Endziel

Keine Reise kann beginnen, ohne ein klares Ziel vor Augen zu haben.

Wenn Sie daran zweifeln, verlassen Sie heute Ihr Haus, ohne zu wissen, wohin Sie gehen möchten. Sie werden nur Stunden damit verbringen, herumzulaufen oder herumzufahren, ohne irgendwo anzukommen, und dabei eine Menge Zeit Ihres Tages verschwenden.

Das Gleiche gilt für die von Ihnen erstellten SOPs der Agentur.

Beginnen Sie mit dem, was die SOP erreichen soll. In einer Agentur könnte dieses Ziel beispielsweise lauten:„Erstellen Sie einen Projektzeitplan.“ Jedes Projekt benötigt einen solchen Zeitplan, um das Budget und die aufgabenbezogenen Fristen zu verwalten. Mit diesem Ziel vor Augen können Sie rückwärts arbeiten, indem Sie sich die einfache Frage stellen:

Welche Schritte muss ich befolgen, um eine Zeitleiste zu erstellen?

Ihr Endziel hilft Ihnen nicht nur dabei, zu bestimmen, was Sie erreichen möchten, sondern zeigt Ihnen auch, warum Sie eine SOP erstellen müssen. Wenn Ihnen kein Ziel einfällt, suchen Sie vielleicht nach etwas, das keinen definierten Prozess erfordert.

Schritt 2 – Erstellen Sie ein SOP-Format

Um eine SOP zu erstellen, benötigen Sie…eine SOP!

Es kann sich langsam wie eine SOPception anfühlen. Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihr Format nur einmal erstellen müssen, bevor Sie es für alle SOPs verwenden können. Betrachten Sie dieses Format als Vorlage für alle zukünftigen SOPs, die Sie erstellen werden. Es hilft Ihnen dabei, den Zweck der SOP und alle relevanten Details zu ihrer Umsetzung zu definieren.

Sie können dabei frei vorgehen und ein Format erstellen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist, aber die meisten enthalten die folgenden Angaben:

• Einleitung – Kurze Erläuterung des Inhalts und des Hauptzwecks der SOP. In diesem Abschnitt können Sie auch den Titel der SOP festlegen, ihr eine ID-Nummer zuweisen und die Person oder Abteilung hervorheben, die sie verwenden wird.
• Zusammenfassung – Aufbauend auf der Einleitung fassen Sie die SOP detaillierter zusammen. Was bewirkt es? Warum? Wo wird es angewendet? Beantworten Sie diese Fragen, und Sie haben eine Zusammenfassung.
• Details – Hier geben Sie die Schritte für die SOP ein, und hier kann die SOP kompliziert werden. Manche entscheiden sich für einfache Schritte, insbesondere bei unkomplizierten Prozessen. Wenn Sie jedoch eine SOP für eine komplexe Aufgabe erstellen, bevorzugen Sie möglicherweise ein Flussdiagramm oder ein hierarchisches Schritt-für-Schritt-Format.
• Verwandte SOPs/Checklisten – Nennen Sie alle anderen SOPs oder Prozesse, die entweder von Ihrer neuen SOP abhängen oder abgeschlossen sein müssen, bevor Sie die neue SOP befolgen können.

Sie müssen diese Angaben noch nicht ausfüllen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Gliederung Ihres SOP-Formats zur Hand haben – sie wird Ihnen später nützlich sein.

Schritt 3 – Machen Sie einen Rundgang

Wenn Sie entschieden haben, dass ein Prozess eine SOP benötigt, bedeutet dies, dass es sich um einen Prozess handelt, der in Ihrer Agentur bereits vorhanden ist. Das Problem, das Sie haben, besteht darin, dass der Prozess nicht definiert ist, was zu der zuvor erwähnten Inkonsistenz führt.

Hier beginnen Sie mit der Definition.

Finden Sie die für den Prozess verantwortliche Person – vorausgesetzt, Sie sind es nicht selbst – und lassen Sie sich den Prozess von ihr erklären. Idealerweise nehmen Sie diesen Durchgang auf (auch ein mit Ihrem Smartphone aufgenommenes Video reicht aus), damit Sie jeden Schritt in Aktion sehen können.

Diese Aufzeichnung dient zwei Zwecken.

Erstens – und am offensichtlichsten – zeigt es Ihnen, was getan werden muss, um den von Ihnen definierten Prozess abzuschließen. Der zweite Grund ist jedoch vielleicht noch wichtiger:

Die Aufzeichnung zeigt Ihnen auch, wo derzeit Probleme im Prozess liegen.

Beispielsweise kann es zu einem Engpass kommen, weil die Person, die den Prozess abschließt, eine Genehmigung benötigt, bevor sie fortfahren kann. Alternativ kann es auch manuelle Aufgaben geben, wie beispielsweise das Verfassen einer E-Mail, die zeitaufwendig sind. Aufgaben wie diese könnten mit der richtigen Agenturverwaltungssoftware potenziell automatisiert werden.

Kurz gesagt, Sie möchten sehen, wie der Prozess derzeit abläuft, um sicherzustellen, dass die von Ihnen festgelegten Schritte optimiert sind.

Schritt 4 – Einholung der Zustimmung der Stakeholder

Gute SOPs für Agenturen können nicht im luftleeren Raum erstellt werden.

Wenn Sie die einzige Person sind, die Prozesse definiert, laufen Sie Gefahr, wie ein Manager zu klingen, der von oben auf die „Untergebenen“ herabblickt, die unter ihm arbeiten. Außerdem verpassen Sie wichtige Informationen. Schließlich kennen diejenigen, die die Aufgabe bereits ausführen, den vorgesehenen Prozess am besten.

All dies bedeutet, dass die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder von entscheidender Bedeutung ist.

Im Falle von SOPs sind diese Stakeholder jedoch keine Vorstandsmitglieder und Kunden. Das sind die Personen in Ihrem Team, die an den Aufgaben arbeiten, die Sie dokumentieren möchten.

Beziehen Sie sie mit ein.

Du hast damit bereits mit deiner Aufnahme begonnen. Bauen Sie nun darauf auf, indem Sie die Teammitglieder einladen, sich anzusehen, was Sie haben, und hervorzuheben, was ihnen am aktuellen Prozess gefällt – und was nicht. Ihr Feedback wird sich als entscheidend erweisen, wenn Sie Ihre Schritte skizzieren. Außerdem vermeiden Sie das Problem, dass Ihre Stimme „ungehört“ bleibt – 75 % der Mitarbeiter haben das Gefühl, dass ihre Meinung vom Management ignoriert wird.

Schritt 5 – Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Du kommst näher.

Sie haben die Zutaten für die Erstellung Ihrer neuen SOP vorbereitet. Sie haben eine Aufgabe identifiziert, wissen, wie sie derzeit erledigt wird, und Sie haben Ihren Mitarbeitern zugehört.

Es ist fast Zeit, den Stift zu Papier zu bringen.

Aber noch nicht ganz.

Bevor Sie mit dem Verfassen von SOPs für Ihre Agentur beginnen, sollten Sie sich immer fragen, für welches Publikum Sie das Dokument erstellen. Welche Vorkenntnisse haben sie über alles, was in die SOP einfließt? Sie müssen dies wissen, um zu bestimmen, wie viel Erklärungen Sie zu bestimmten Fachbegriffen liefern müssen.

Für wen ist die SOP gedacht?

Eine SOP, die für die Kundenaufnahme erstellt wurde, wird wahrscheinlich an Ihr Projektteam weitergeleitet, während eine SOP für den Verkauf einer Dienstleistung an einen potenziellen Kunden an den Vertrieb geht. Diese Teams sprechen in ihrer Interaktion mit Kunden unterschiedliche „Sprachen“. Ihre SOP muss dies berücksichtigen, indem sie in einer Sprache verfasst ist, die den Zwecken des Prozesses entspricht.

Schritt 6 – Erstellen Sie die SOP und sammeln Sie erneut Feedback…

Als Nächstes kommt der einfache Teil:

Das Verfassen der SOP.

Solange Sie die bisherigen Schritte befolgt haben, verfügen Sie über ein Format und alle erforderlichen Informationen. Es gibt sogar eine aufgezeichnete Anleitung – ergänzt durch Feedback von Leuten vor Ort –, die Ihnen dabei hilft.

Schreiben Sie das alles auf Papier.

Achten Sie beim Verfassen Ihres SOP auf Ihre Wortwahl. Es ist immer besser, einen Schritt nach dem anderen zu gehen und bei Bedarf Erläuterungen hinzuzufügen. Dies sollte kein mehrseitiges Dokument mit Tausenden von Wörtern sein. Wenn ja, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihre neue SOP eigentlich aus mehreren SOPs besteht, die zu einem Paket zusammengefasst wurden.

Nachdem Sie die SOP verfasst haben, wenden Sie sich erneut an die Stakeholder, die Sie in Schritt 4 einbezogen haben. Lassen Sie sie den von Ihnen erstellten Prozess lesen und überprüfen, um sicherzustellen, dass in den Schritten nichts fehlt.

Schritt 7 – Testen und einführen

Agentur-SOPs zu haben ist nicht dasselbe wie diese SOPs umzusetzen. Mit diesem Dokument führen Sie eine – wenn auch geringfügige – Änderung in Ihrer Agentur ein. Leider kann Veränderung Widerstand hervorrufen. Mitarbeiter könnten sich gegen die SOP wehren, insbesondere wenn sie nicht ordnungsgemäß getestet wurde. Dieser Widerstand ist einer der Hauptgründe dafür, dass 70 % aller Initiativen zur Unternehmensumgestaltung letztendlich scheitern.

Sie haben bereits einen Teil dieser Widerstände überwunden, indem Sie Ihre Mitarbeiter in die Erstellung der SOP einbezogen haben. Aber es kann wieder aufkommen, wenn Sie versuchen, die neue SOP einzuführen, ohne sie vorher zumindest zu testen. Alle Probleme, die während des Erstellungsprozesses nicht erkannt wurden, werden zu großen Problemen, sobald die SOP in der gesamten Agentur eingeführt ist.

Also, probieren Sie es zuerst aus.

Lassen Sie ein oder zwei Personen die SOP befolgen, während die übrigen den Prozess so ausführen, wie sie es vor der Dokumentation getan haben. Im Idealfall zeigt dieser Test, dass die SOP effizienter ist, was bedeutet, dass Sie den Nachweis haben, dass sie einsatzbereit ist. Wenn die SOP aus irgendeinem Grund weniger effizient ist, ist das ein Signal, sie noch einmal zu überarbeiten.

Schritt 8 – Speichern und nachschlagen

Herzlichen Glückwunsch!

Sie haben die erste von wahrscheinlich vielen SOPs für Ihre Agentur erstellt, die für Konsistenz in Ihren Abläufen sorgen werden. Der letzte Schritt besteht darin, diese SOP – ebenso wie alle SOPs, die Sie in Zukunft erstellen – für Ihre Mitarbeiter leicht zugänglich zu machen.

Kurz gesagt, Sie benötigen einen Wissensspeicher.

Agentur-Projektmanagement-Software wie Bonsai kann diesen Speicher bereitstellen. Beispielsweise könnten Sie in der Software ein Projekt erstellen, bevor Sie die Funktionen zum Hochladen von Dokumenten nutzen, um alle SOPs zu speichern. Gewähren Sie allen Mitarbeitern Zugriff auf dieses Projekt, und Sie verfügen über eine SOP-Ressource für alle Mitarbeiter der Agentur.

Apropos Zugriff: Sie können diesen Speicher auch nutzen, um die Verwendung der SOP zu fördern. Machen Sie es zur Standardpraxis, Mitarbeiter, die Fragen stellen, auf die SOP zu verweisen, die Antworten liefert, anstatt selbst zu antworten. Und wenn es keine SOP gibt, die die Frage beantwortet, dann raten Sie mal, was passiert?

Möglicherweise müssen Sie nur eine weitere SOP erstellen.

Ein Beispiel für SOP-Marketing

Nachdem Sie nun die Schritte zur Erstellung von SOPs für Agenturen kennen, ist es hilfreich, ein Beispiel zur Hand zu haben, das zeigt, wie diese aussehen könnten.

Nehmen wir an, Sie betreiben eine Agentur für digitales Marketing mit Schwerpunkt auf der Erstellung von Werbetexten. Der Bearbeitungsprozess für einen Artikel könnte durch eine SOP geregelt werden, die etwa wie folgt aussehen könnte:

****

KOPIERREDAKTION SOP FÜR <AGENTURNAME>

SOP-ID – 00012

ZUSTÄNDIGE ABTEILUNG(EN) – Lektorat

Der Zweck dieser Standardarbeitsanweisung (SOP) besteht darin, einen Bearbeitungsprozess für <AGENCY NAME>zu erstellen. Diese SOP stellt sicher, dass alle produzierten Artikel sachlich korrekt, grammatikalisch einwandfrei und veröffentlichungsbereit sind.

Zusammenfassung

Mit dieser SOP für das Lektorat verfügen alle Lektoren bei <AGENCY NAME> über festgelegte Schritte, die sie beim Lektorat eines eingereichten Artikels befolgen müssen. Das Dokument ist für die Verwendung durch das Lektoratsteam bestimmt. Es kann jedoch auch Textern zur Verfügung gestellt werden, die es als Checkliste bei der Bearbeitung ihrer eigenen Texte verwenden können.

Diese SOP sollte unmittelbar nach Einreichung eines Beitrags und immer vor der Veröffentlichung angewendet werden. Die Nichtbeachtung dieser SOP kann zur Veröffentlichung von nicht überprüften Arbeiten führen, was einen Reputationsschaden für <AGENCY NAME> und unsere Kunden zur Folge haben kann.

Details

Die folgenden Schritte sollten alle Lektoren bei der Bearbeitung eines eingereichten Artikels befolgen:

1. Öffnen Sie den eingereichten Artikel in Microsoft Word und aktivieren Sie „Änderungen verfolgen“.
2. Führen Sie eine erste Durchsicht durch, um Rechtschreib- oder Grammatikfehler zu finden und zu korrigieren.
3. Überprüfen Sie jede in dem Artikel genannte Tatsache, indem Sie sie bis zu ihrer ursprünglichen Quelle zurückverfolgen.
4. Markieren Sie jeden sachlichen Fehler – oder jede unbestätigte Tatsache – mit einem Kommentar in Word.
5. Senden Sie den Artikel an den Verfasser zurück, damit er eventuelle Fehler korrigieren kann.
6. Wiederholen Sie bei erneuter Einreichung die Schritte 1 bis 5, bis das Dokument zur Veröffentlichung bereit ist.
7. Reichen Sie den Artikel beim Projektleiter ein.

Verwandte SOPs und Dokumente

Die beigefügten Dokumente enthalten zusätzliche Informationen zu der oben genannten SOP:

• Interne Richtlinien für Autoren
• <KUNDENNAME>s Richtlinien für das Verfassen von Texten
• <KUNDENNAME>s Markenrichtlinien
• Interne Richtlinien für Redakteure

****

Dies ist nur ein Beispiel für Dutzende von SOPs, die Sie für Ihre Agentur erstellen könnten. Andere können Software integrieren – wie beispielsweise Ihre Projektmanagement-Suite – oder Schritte beinhalten, an denen bestimmte Personen beteiligt sind.

Sie werden auch feststellen, dass dieses Beispiel dem in Schritt 2 dieses Artikels erwähnten SOP-Format entspricht. Auch dies ist kein festes Format, das jede Agentur verwenden muss. Je nachdem, welche Details Sie in Ihren SOPs mitteilen möchten, kann dies bei Ihnen anders sein. Der wichtigste Punkt ist – noch einmal – dass die SOP einem einheitlichen Format folgt, um Verwirrung zu vermeiden.

Wo kann man SOP-Vorlagen für Agenturen bekommen?

Was ist, wenn Sie Ihre SOPs nicht von Grund auf neu erstellen möchten?

Das ist verständlich, da die Erstellung jeder SOP einige Zeit in Anspruch nimmt. Selbst wenn Sie bereits ein Format vorbereitet haben, können Sie mehr als 90 Minuten für die Dokumentation aufwenden, zusätzlich zu der Zeit, die Sie für das Einholen von Feedback benötigen. Das sind Stunden, die Sie möglicherweise nicht für die Erstellung von SOPs für Ihre Agentur aufwenden können.

So geraten Sie in eine „Catch-22“-Situation.

Sie wissen, dass die Einführung von SOPs die Effizienz Ihrer Agentur und Ihrer Mitarbeiter steigern wird. Aber man kann nicht kurzfristig die anfängliche Zeit investieren, um diese Effizienz zu schaffen. Was ist die Lösung?

SOP-Vorlagen.

Auch hier kann Ihre Agenturverwaltungssoftware hilfreich sein, wenn es darum geht, diese Vorlagen zu finden. Nehmen wir Bonsai als Beispiel. Neben Tools, die Sie in Ihre SOPs integrieren können, enthält es auch über 500 Vorlagen. Sie reichen von Verträgen über Rechnungen bis hin zu internen Briefings. Alle können entweder zur Entwicklung eines SOP-Formats oder zur Unterstützung der von Ihnen erstellten SOPs verwendet werden. Beispielsweise könnte eine neue SOP für die Angebotserstellung für Kunden eine Bonsai-Angebotsvorlage enthalten, um sicherzustellen, dass alle Angebote einheitlich sind.

Erstellen Sie heute SOPs, profitieren Sie morgen davon

Die Schaffung von Konsistenz ist der Hauptgrund, warum Sie SOPs für Ihre Agentur erstellen müssen.

Aber es ist bei weitem nicht das einzige. Der andere wichtige Grund ist einer, der sich konkret auf Ihre Agentur auswirken wird:

SOPs verbessern Ihr Geschäftsergebnis.

Auch wenn sie nicht direkt Geld einbringen, macht jede SOP, die Sie erstellen, Ihre Agentur ein kleines bisschen effizienter. Es wird Zeit gespart, weil Ihre Mitarbeiter keine selbst entwickelten Prozesse ausarbeiten oder andere um Hilfe bitten müssen. Die eingesparte Zeit bedeutet mehr erledigte Aufgaben, was letztendlich zu mehr Geld von Kunden führt.

Dann gibt es noch den Aspekt der Fehlererkennung von SOPs.

In einer Agentur kann es zu Problemen kommen, selbst wenn diese über Standardarbeitsanweisungen verfügt. In diesem Fall können Sie die Ursache des Problems beheben, indem Sie den abgeschlossenen Prozess mit Ihrer SOP vergleichen. Wurde ein Schritt übersprungen? Vielleicht wurde ein Schritt falsch ausgeführt? Was auch immer das Problem sein mag, es ist einfacher zu lokalisieren, wenn Sie über einen bewährten Prozess verfügen, von dem Sie wissen, dass er funktioniert. Das Reverse Engineering des Fehlers mithilfe Ihrer SOP hilft Ihnen, die spezifische Ursache zu erkennen, und kann Ihren Mitarbeitern zu Schulungszwecken dienen.

Letztendlich kann eine Agentur ohne SOPs funktionieren…just.

Wenn Sie jedoch skalieren möchten oder einfach nur effizienter arbeiten wollen, sind SOPs der Schlüssel zum Erfolg. Sie schaffen Konsistenz. Sie machen Sie effizienter. Und letztendlich führt dies zu zufriedeneren Kunden und effektiveren Teammitgliedern.