Compreender a gestão de recursos da agência: princípios e ferramentas de apoio

A gestão de recursos da agência é um aspecto crítico para administrar e expandir seus negócios. Em sua forma mais básica, é uma maneira de alocar pessoas e ferramentas para as tarefas e projetos que precisam delas. Indo mais a fundo, a gestão de recursos envolve compreender as competências dos membros da sua equipe e como utilizá-las para satisfazer os clientes. A gestão de recursos da agência também requer uma compreensão das soluções digitais que você tem à sua disposição e nas quais precisa investir.

Compreender totalmente os recursos da sua agência permite que você crie um catálogo significativo de produtos e serviços para os clientes. Você pode rapidamente dizer se um projeto é viável, quanto tempo deve levar e quem você precisa envolver para concluí-lo.

Uma estratégia de gerenciamento de recursos bem planejada permite equilibrar as cargas de trabalho, melhorando a experiência dos funcionários e aumentando a satisfação dos clientes. Também pode ajudá-lo a otimizar o orçamento da sua empresa, melhorando a eficiência e a produtividade.

Neste guia, você aprenderá por que o gerenciamento de recursos da agência é tão importante e descobrirá seus princípios fundamentais. Você também descobrirá os tipos de ferramentas que podem ajudá-lo a implementar estratégias que ampliam ainda mais seus recursos.

Noções básicas sobre gestão de recursos da agência

Como líder ou tomador de decisões de uma agência, seu melhor recurso são as pessoas. São eles que realizam tarefas para os clientes, oferecendo uma variedade de habilidades e experiência que levam a resultados satisfatórios nos projetos. Uma boa gestão de recursos significa compreender os seus colaboradores e o que eles têm para oferecer.

Sem essa abordagem, você corre o risco de ter listas de tarefas altamente desequilibradas, nas quais um ou dois membros da equipe altamente confiáveis assumem cargas de trabalho cada vez maiores. Esses funcionários provavelmente se sentirão ressentidos por fazerem mais do que seus colegas. Você pode não perceber que isso também é ruim para os colegas que trabalham menos. Eles podem se sentir subvalorizados, desnecessários e até mesmo entediados. Todos esses são fatores que podem levar à rotatividade de pessoal, em que seus melhores talentos saem e vão para a concorrência.

Distribuir tarefas entre sua equipe é o primeiro passo para garantir que cada indivíduo não assuma tarefas demais ou de menos. No entanto, uma gestão eficaz dos recursos exige a atribuição adequada e justa das tarefas. Por exemplo, você pode ter um especialista em vendas com anos de experiência em conversas presenciais com clientes. Atribuir-lhes uma pilha de tarefas administrativas é um desperdício de um bom recurso — mesmo que você tenha falta de apoio administrativo. É aqui que entra um software confiável, fornecendo recursos adicionais para preencher as lacunas da sua equipe.

A utilização da tecnologia é fundamental para uma gestão eficaz dos recursos da agência. Alguns aspectos disso incluem a automatização de tarefas tediosas ou demoradas. Por exemplo, as agências de marketing costumam automatizar o envio de campanhas por e-mail. As pesquisas sugerem que 77% dos funcionários querem que mais tarefas sejam automatizadas para melhorar sua produtividade e liberar tempo para atividades mais criativas e inovadoras. Um software para agências que oferece recursos como esses pode se tornar uma parte essencial da sua estratégia de gerenciamento de recursos.

Benefícios de uma gestão eficaz dos recursos

Dedicar tempo para entender seus recursos e onde usá-los oferece uma série de benefícios. Ajuda você a planejar estratégias de crescimento viáveis com base em suas equipes e ferramentas atuais. Acima, você pode ver como o Bonsai permite a alocação de tarefas para as pessoas certas no momento certo. Isso só é possível com uma compreensão holística das pessoas da sua empresa e dos seus talentos.

A gestão de recursos também ajuda a prever tendências futuras, permitindo compreender melhor o que está acontecendo no momento. Se você sabe que atendeu 10 clientes em seis meses com sua equipe de cinco pessoas, aumentar essa equipe para 10 pessoas poderia dobrar seu lucro. Um profundo conhecimento dos recursos da sua agência leva a melhores decisões comerciais.

Vamos dar uma olhada em mais alguns benefícios importantes da gestão eficaz dos recursos da agência.

1. Maior produtividade

Um dos principais benefícios da gestão adequada dos recursos é o potencial para aumentar a produtividade da sua equipe. Podemos entender isso melhor voltando ao exemplo do especialista em vendas preso a preencher formulários e inserir dados. Este funcionário ficará desmotivado e não trabalhará da melhor forma possível. Além da falta de motivação, eles não conhecem esse trabalho tão bem quanto o seu próprio. É provável que cometam erros, trabalhem lentamente e afetem a produtividade geral da equipe, bem como a sua própria.

Coloque-os de volta em uma função de atendimento ao cliente e eles provavelmente se destacarão. Quando as pessoas podem fazer as coisas de que gostam e nas quais são boas, elas naturalmente se tornam mais produtivas. Reforçar essa produtividade com software colaborativo que auxilia na comunicação em tempo real é ainda melhor.

Globalmente, a má gestão de recursos em termos de alocação inadequada de membros da equipe para tarefas contribui para uma perda de produtividade de US$ 8,8 trilhões. Concentrar-se em capacitar os funcionários para que utilizem suas habilidades ajuda a mantê-los engajados e trabalhando com eficiência.

2. Maior rentabilidade

Quando você consegue fazer mais e melhor, tem potencial para ganhar mais dinheiro. Um membro da equipe que consegue realizar seu trabalho mais rapidamente tem mais tempo livre para ser criativo e inovador. Eles podem apresentar ideias para melhorar a geração de leads ou passar temporariamente para outra equipe para fornecer suporte auxiliar.

Os membros da equipe que não estão exaustos também são mais propensos a fornecer feedback sobre desafios menores, como problemas técnicos, software incompatível ou conflitos no escritório. Quando as cargas de trabalho são quase impossíveis de cumprir, muitas vezes há pouco tempo para trabalhar na remoção dos obstáculos ao crescimento.

3. Clientes mais satisfeitos

Mais importante ainda, os funcionários da agência que trabalham de forma mais inteligente proporcionam melhores resultados aos clientes. Clientes satisfeitos voltam e geram novos negócios. No entanto, eles fazem muito mais do que isso. Você pode utilizar as avaliações e comentários de clientes satisfeitos para melhorar suas campanhas de marketing atuais e futuras. Certifique-se de obter o consentimento dos seus clientes antes de usar seus depoimentos dessa forma. Considere criar um formulário de feedback com uma caixa de seleção que obtenha esse consentimento e envie o formulário aos clientes no final de cada projeto.

O Bonsai oferece vários modelos gratuitos, proporcionando diferentes maneiras de coletar feedback dos clientes. Além de obter mídia valiosa por meio de comentários positivos, isso pode orientar ainda mais a estratégia de gerenciamento de recursos da sua agência. Você obtém uma visão geral da perspectiva do cliente sobre o que está funcionando e o que não está, permitindo que você aprimore seus processos e fluxos de trabalho da agência.

4. Melhor retenção de talentos

Embora a satisfação do cliente seja vital, também é essencial que as agências se concentrem em reter seus melhores talentos. Especialistas em recrutamento afirmam que um “foco preciso” na experiência do candidato é um fator primordial para atrair novos contratados. No entanto, você também precisa se concentrar em reter seus funcionários atuais. Treinar um novo membro da equipe custa muito mais do que manter um já existente. Estratégias de retenção fracassadas são um dreno instantâneo nos orçamentos das agências.

Como já vimos, a gestão de recursos permite atribuir tarefas às pessoas certas, aproveitando ao máximo suas habilidades e experiência. Também ajuda a identificar lacunas de habilidades e a oferecer treinamento e desenvolvimento adequados. A educação continuada pode ser um fator importante na decisão de um indivíduo de permanecer com seu empregador.

5. Escalabilidade

Quando você tem um bom entendimento dos recursos disponíveis para sua agência, pode rapidamente ampliar seus esforços para atender à crescente demanda. Esperamos que sua empresa esteja atraindo novos clientes potenciais todos os dias. Você deseja poder interagir prontamente com esses leads, acompanhando as consultas e enviando e-mails ou mensagens quando apropriado. Sem membros da equipe disponíveis para realizar essas tarefas, esses clientes em potencial podem optar por escolher um concorrente.

Mais uma vez, trata-se de ter seus recursos no lugar certo, na hora certa. Combine ferramentas digitais com funcionários qualificados para criar campanhas de marketing que podem ser facilmente ampliadas.

6. Funcionários mais saudáveis

Permitir que os funcionários demonstrem suas habilidades enquanto realizam tarefas que consideram envolventes pode ter um impacto positivo em sua saúde. Os membros da equipe que são constantemente solicitados a realizar tarefas fora de suas atribuições ou acima e além de cargas de trabalho razoáveis correm o risco de esgotamento. Por outro lado, indivíduos que se sentem envolvidos em seu trabalho e como parte efetiva de uma equipe relatam níveis mais elevados de bem-estar.

Uma força de trabalho mais saudável é mais produtiva e leal. A estratégia de gestão de recursos da sua agência é um aspecto fundamental para cuidar das suas equipes e mostrar a elas que são valorizadas.

7. Expansão do reconhecimento da marca

Uma força de trabalho feliz e engajada é apenas um dos sinais do sucesso de uma agência. A facilidade com que seu nome é reconhecido é outra questão. Sua capacidade de crescer dentro do nicho escolhido e expandir para mercados adjacentes depende em grande parte do poder do seu marketing e da sua marca. A gestão eficaz dos recursos da agência proporciona todos os benefícios acima, o que, por sua vez, melhora a sua reputação como prestador de serviços.

Uma marca reconhecível é um presente que continua a dar frutos. Isso gera confiança, incentivando mais clientes em potencial a experimentar seus serviços. A marca também ajuda você a se destacar em mercados cada vez mais concorridos, ganhando vantagem sobre os concorrentes. Quanto mais popular sua marca se torna, maiores são suas oportunidades de expansão para mercados adjacentes. Agências criativas que trabalham apenas com pequenas startups podem ter a oportunidade de estabelecer parcerias com empresas maiores. Parceiros específicos do setor podem descobrir setores semelhantes que também desejam utilizar seus serviços.

Tudo isso começa com a gestão adequada dos recursos para garantir que os clientes sejam atendidos com eficiência e recebam um serviço de qualidade.

Use uma ferramenta de gerenciamento de recursos

Agora você sabe por que o gerenciamento de recursos da agência é tão importante e quais são os princípios por trás disso: organização, compreensão de suas equipes e conhecimento de seus clientes. A partir daqui, é hora de considerar o melhor software e as melhores ferramentas para agências que possam apoiar as estratégias de gestão de recursos.

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Quais são os principais recursos de gerenciamento de recursos que você deve procurar?

A ferramenta de planejamento de recursos do Bonsai permite aos usuários:

Agendar recursos

Graças aos recursos do Bonsai, você poderá facilmente alocar horas para sua equipe, levando em consideração a capacidade de cada membro e as folgas registradas.

Entregue projetos dentro do prazo e do orçamento

O gerenciamento eficaz de projetos é essencial para o sucesso da agência, especialmente quando as equipes estão potencialmente distribuídas por várias instalações ou pequenos grupos de trabalhadores remotos. O nsai, ilustrado acima, permite criar um quadro de projetos simples e intuitivo com listas de tarefas claras. É fácil ver quem está trabalhando em qual tarefa e quais tarefas já foram concluídas. Há também a opção de atribuir tarefas a membros internos e externos da equipe, como freelancers. Ao usar suas listas de recursos em conjunto com ferramentas de gerenciamento de projetos, fica fácil verificar se você não está sobrecarregando equipes ou indivíduos. Você pode monitorar as cargas de trabalho e verificar se elas estão sendo concluídas conforme o esperado. Também é muito mais simples manter os clientes atualizados e envolvidos com o progresso do trabalho da sua agência.

Monitorar a utilização

Use os relatórios pré-elaborados do Bonsai para ter uma visão rápida da utilização da sua equipe e garantir que ela atinja sua meta. Você verá sua utilização total, levando em consideração as horas faturáveis e não faturáveis, e a utilização faturável. Este último é o que deve ser monitorado. Para ser lucrativa, sua agência deve ter como meta uma taxa média de utilização faturável de 75%.

Para ver rapidamente sua utilização, use nossa calculadora de taxa de utilização.

Analisar a carga de trabalho

Veja quem está trabalhando horas extras em tempo real. Se você perceber que alguns funcionários estão sempre no vermelho, talvez seja hora de contratar.

Obtenha relatórios de rentabilidade

Veja a rentabilidade por projeto, membro da equipe ou cliente.

Acompanhe o tempo gasto nas tarefas

Proteger o tempo da sua equipe é um aspecto essencial da gestão de recursos da agência. Um software de controle de tempo pode ajudá-lo a fazer exatamente isso, para entender quanto tempo as tarefas estão levando e por quê. Você também pode avaliar rapidamente quem é o melhor em determinadas tarefas e anotar isso para projetos futuros.

Use suas ferramentas de controle de tempo para traçar a duração média dos projetos e prever cronogramas para projetos futuros. Uma análise de dados como essa permite que você decida se pode assumir mais clientes com os recursos disponíveis atualmente.

O Bonsai também inclui um portal do cliente, facilitando o compartilhamento de atualizações do projeto, a atribuição de tarefas e a comunicação com os clientes. Os clientes frequentemente desejam reuniões para entender o que está acontecendo com suas solicitações. Eles podem querer ajustar o escopo do projeto ou oferecer recursos adicionais. Ou precisam dar feedback sobre os resultados que já receberam. Usar o portal do cliente simplifica todo esse fluxo de trabalho e fará com que você economize tempo. Além disso, os clientes que entram em contato diretamente com você podem gerar uma comunicação demorada, já que ambos tentam encontrar o momento certo para se encontrar. Ter uma ferramenta de agendamento integrada elimina esse cenário. Em vez disso, basta inserir sua agenda ou a dos funcionários que lidam diretamente com os clientes, e o software cria um calendário de disponibilidade. A partir daí, os clientes não podem fazer reservas usando uma plataforma online que mostra exatamente quando você está disponível. Alguns serviços permitem até mesmo que os clientes reservem e paguem por serviços de consultoria dessa forma.

Gerencie os orçamentos dos projetos e receba seus pagamentos em dia

A maioria dos clientes espera poder pagar por serviços como consultas online. Embora normalmente esperem pela chegada da fatura antes de considerarem o pagamento, essa fatura deve permitir que eles paguem imediatamente. Ferramentas de gerenciamento de recursos da agência com recursos integrados de faturamento e pagamento garantem um fluxo de caixa contínuo, simplificando a vida dos clientes.

As ferramentas financeiras também podem rastrear as horas faturáveis e quanto tempo os membros da equipe trabalharam em aspectos específicos do projeto. Quando você consegue controlar as horas trabalhadas, fica mais fácil criar contas detalhadas e faturar os clientes corretamente. Essa é apenas uma das funcionalidades das ferramentas financeiras digitais disponíveis para apoiar uma melhor gestão dos recursos da agência.

O Bonsai coleta informações sobre horas faturadas e serviços oferecidos e usa essas informações para criar faturas precisas. Aproveite a plataforma para enviar essas faturas a partir de um único destino e agendar acompanhamentos automáticos para incentivar o pagamento imediato. As faturas não pagas nos Estados Unidos criaram uma dívida acumulada de US$ 825 bilhões para as pequenas empresas. Capacitar seus clientes a pagar rapidamente e usar métodos que funcionem para eles ajuda a evitar que sua agência se torne parte de uma estatística semelhante.

Invista em uma solução completa para gerenciamento de recursos de agências

Agências com visão de futuro costumam investir em um conjunto completo de serviços para automação, colaboração e comunicação com o cliente. Como alternativa, você pode optar por uma solução completa que oferece alguns ou todos esses recursos em um único pacote.

A plataforma da Bonsai foi criada a pensar nas agências. É fácil começar e há muito suporte disponível. Os recursos incluem um CRM integrado com ferramentas financeiras e software de agendamento. É possível até mesmo criar um portal para clientes com uma interface simples e intuitiva. Quando você facilita a vida dos clientes, libera tempo para seus colegas, aumentando organicamente os recursos à sua disposição.

Para obter mais informações sobre as melhores ferramentas de gerenciamento de recursos da agência, agende uma demonstração ou inicie um teste gratuito hoje mesmo.