Comprender la gestión de recursos de las agencias: principios y herramientas de apoyo

La gestión de los recursos de la agencia es un aspecto fundamental para dirigir y hacer crecer tu negocio. En esencia, es una forma de asignar personas y herramientas a las tareas y proyectos que las necesitan. Profundizando más, la gestión de recursos implica comprender las habilidades de los miembros de tu equipo y cómo utilizarlas para satisfacer al cliente. La gestión de recursos de la agencia también requiere comprender qué soluciones digitales tiene a su disposición y en cuáles debe invertir.

Comprender plenamente los recursos de su agencia le permite crear un catálogo significativo de productos y servicios para los clientes. Puedes determinar rápidamente si un proyecto es viable, cuánto tiempo llevará y a quién necesitas involucrar para completarlo.

Una estrategia de gestión de recursos bien pensada te permite equilibrar las cargas de trabajo, mejorando la experiencia de los empleados y aumentando la satisfacción de los clientes. También puede ayudarle a optimizar el presupuesto de su empresa, al tiempo que mejora la eficiencia y la productividad.

En esta guía, aprenderás por qué es tan importante la gestión de recursos de la agencia y descubrirás sus principios fundamentales. También descubrirás los tipos de herramientas que pueden ayudarte a implementar estrategias que te permitan sacar más partido a tus recursos.

Fundamentos de la gestión de recursos de la agencia

Como líder o responsable de la toma de decisiones en una agencia, tu mejor recurso es tu personal. Son ellos quienes llevan a cabo las tareas para los clientes, ofreciendo una amplia gama de habilidades y experiencia que conducen a resultados satisfactorios en los proyectos. Una buena gestión de los recursos implica comprender a tu personal y lo que cada uno aporta.

Sin este enfoque, se corre el riesgo de tener listas de tareas muy desequilibradas, en las que uno o dos miembros del equipo de gran confianza asumen cargas de trabajo cada vez mayores. Es probable que estos empleados se sientan resentidos por tener que trabajar más que sus compañeros. Quizás no te des cuenta de que esto también es malo para sus compañeros que trabajan menos. Pueden sentirse infravalorados, innecesarios e incluso aburridos. Todos estos son factores que pueden provocar la rotación de personal, es decir, que sus mejores empleados se marchen a la competencia.

Distribuir las tareas entre los miembros de tu equipo es el primer paso para garantizar que cada persona no asuma demasiadas o muy pocas responsabilidades. Sin embargo, una gestión eficaz de los recursos requiere asignar las tareas de manera adecuada y justa. Por ejemplo, puede que tengas un experto en ventas con años de experiencia en conversaciones cara a cara con clientes. Asignarles un montón de tareas administrativas es un desperdicio de un buen recurso, incluso si careces de apoyo administrativo. Aquí es donde entra en juego un software fiable, que proporciona recursos adicionales para cubrir las carencias de su equipo.

El uso de la tecnología es fundamental para una gestión eficaz de los recursos de la agencia. Algunos aspectos de esto incluyen la automatización de tareas tediosas o que requieren mucho tiempo. Por ejemplo, las agencias de marketing suelen automatizar el envío de campañas por correo electrónico. Las encuestas sugieren que el 77 % de los empleados desea que se automaticen más tareas para mejorar su productividad y liberar tiempo para dedicarlo a actividades más creativas e innovadoras. El software para agencias que ofrece funciones como estas puede convertirse en una parte fundamental de su estrategia de gestión de recursos.

Ventajas de una gestión eficaz de los recursos

Dedicar tiempo a comprender tus recursos y dónde utilizarlos ofrece una serie de ventajas. Te ayuda a planificar estrategias de crecimiento viables basadas en tus equipos y herramientas actuales. Arriba, puede ver cómo Bonsai permite asignar tareas a las personas adecuadas en el momento adecuado. Esto solo es posible si se tiene una comprensión holística del personal de su empresa y de sus talentos.

La gestión de recursos también te ayuda a predecir tendencias futuras al comprender mejor lo que está sucediendo en el presente. Si sabes que has atendido a 10 clientes en seis meses con tu equipo de cinco personas, aumentar ese equipo a 10 personas podría duplicar tus ganancias. Un profundo conocimiento de los recursos de su agencia conduce a una mejor toma de decisiones empresariales.

Veamos algunas ventajas clave más de una gestión eficaz de los recursos de la agencia.

1. Mejora de la productividad

Una de las principales ventajas de una gestión adecuada de los recursos es el potencial de aumentar la productividad de su equipo. Podemos entenderlo mejor volviendo al ejemplo del especialista en ventas que se ve obligado a rellenar formularios y introducir datos. Este empleado va a estar desmotivado y no va a rendir al máximo. Más allá de la falta de motivación, no conocen este trabajo tan bien como el suyo propio. Es probable que cometan errores, trabajen lentamente y afecten a la productividad general del equipo, así como a la suya propia.

Vuelve a asignarles un puesto de cara al público y es probable que destaquen. Cuando las personas pueden hacer las cosas que les gustan y se les dan bien, son naturalmente más productivas. Reforzar esa productividad con software colaborativo que facilite la comunicación en tiempo real es aún mejor.

A nivel mundial, la mala gestión de los recursos en términos de asignación inadecuada de los miembros del equipo a las tareas contribuye a una pérdida de productividad de 8,8 billones de dólares. Centrarse en capacitar a los empleados para que utilicen sus habilidades ayuda a mantenerlos comprometidos y trabajando de manera eficiente.

2. Mayor rentabilidad

Cuando puedes hacer más y hacerlo mejor, tienes el potencial de ganar más dinero. Un miembro del equipo que puede hacer su trabajo más rápido tiene más tiempo libre para ser creativo e innovador. Podrían aportar ideas para mejorar la generación de clientes potenciales o pasar temporalmente a otro equipo para proporcionar apoyo auxiliar.

Los miembros del equipo que no están agotados también son más propensos a proporcionar comentarios sobre pequeños retos como problemas técnicos, software poco compatible o conflictos en la oficina. Cuando las cargas de trabajo son apenas alcanzables, a menudo hay poco tiempo para trabajar en la eliminación de los obstáculos que impiden el crecimiento.

3. Clientes más satisfechos

Lo más importante es que los empleados de la agencia que trabajan de forma más inteligente obtienen mejores resultados para los clientes. Los clientes satisfechos vuelven y te dan más negocio. Sin embargo, hacen mucho más que eso. Puede utilizar las reseñas y comentarios de clientes satisfechos para mejorar sus campañas de marketing actuales y futuras. Solo asegúrate de obtener el consentimiento de tus clientes antes de utilizar sus testimonios de esta manera. Considere la posibilidad de crear un formulario de comentarios con una casilla de verificación que obtenga ese consentimiento y envíe el formulario a los clientes al final de cada proyecto.

Bonsai ofrece múltiples plantillas gratuitas que proporcionan diferentes formas de recopilar opiniones de los clientes. Además de obtener valiosos medios ganados a través de comentarios positivos, esto puede orientar aún más la estrategia de gestión de recursos de su agencia. Obtienes una instantánea desde la perspectiva del cliente de lo que funciona y lo que no, lo que te permite perfeccionar tus procesos y los flujos de trabajo de la agencia.

4. Mejor retención del talento

Si bien la satisfacción del cliente es fundamental, también es esencial que las agencias se centren en retener a sus mejores talentos. Los expertos en selección de personal afirman que centrarse exclusivamente en la experiencia del candidato es un factor fundamental para atraer a nuevos empleados. Sin embargo, también debes concentrarte en retener a tus empleados actuales. Formar a un nuevo miembro del equipo cuesta mucho más que mantener a uno ya existente. Las estrategias de retención fallidas suponen un gasto inmediato para los presupuestos de las agencias.

Como ya hemos visto, la gestión de recursos te permite asignar tareas a las personas adecuadas, aprovechando al máximo sus habilidades y experiencia. También te ayuda a identificar las carencias en materia de competencias y a ofrecer la formación y el desarrollo adecuados. La formación continua puede ser un factor importante a la hora de decidir si una persona permanece en su empresa.

5. Escalabilidad

Cuando se tiene un buen conocimiento de los recursos disponibles para su agencia, se pueden ampliar rápidamente los esfuerzos para satisfacer la creciente demanda. Esperamos que su negocio esté despertando el interés de nuevos clientes potenciales cada día. Quieres poder interactuar rápidamente con esos clientes potenciales, haciendo un seguimiento de las consultas y enviando correos electrónicos o mensajes cuando sea necesario. Sin miembros del equipo disponibles para realizar esas tareas, esos clientes potenciales podrían optar por acudir a la competencia.

Una vez más, se trata de tener los recursos en el lugar adecuado en el momento adecuado. Combina herramientas digitales con empleados cualificados para crear campañas de marketing que se adapten fácilmente.

6. Empleados más sanos

Permitir que los empleados destaquen sus habilidades mientras realizan tareas que les resultan interesantes podría tener un impacto positivo en su salud. Los miembros del equipo a los que se les pide constantemente que realicen tareas fuera de su ámbito de competencia o que superan una carga de trabajo razonable corren el riesgo de sufrir agotamiento. Por el contrario, las personas que se sienten comprometidas con su trabajo y consideran que son una parte eficaz del equipo reportan mayores niveles de bienestar.

Una plantilla más sana es más productiva y leal. La estrategia de gestión de recursos de tu agencia es un aspecto fundamental para cuidar a tus equipos y demostrarles que son valorados.

7. Expansión del reconocimiento de marca

Una plantilla feliz y comprometida es solo uno de los indicios del éxito de una agencia. La facilidad con la que se reconoce tu nombre es otra cosa. Tu capacidad para crecer dentro del nicho que has elegido y expandirte a mercados adyacentes depende en gran medida del poder de tu marketing y tu marca. Una gestión eficaz de los recursos de la agencia proporciona todas las ventajas mencionadas, lo que a su vez mejora su reputación como proveedor de servicios.

Una marca reconocible es un regalo que sigue dando frutos. Genera confianza, lo que anima a más clientes potenciales a probar tus servicios. La marca también te ayuda a destacar en mercados cada vez más saturados, ganando ventaja sobre la competencia. Cuanto más popular se vuelve tu marca, mayores son tus oportunidades de expandirte a mercados adyacentes. Las agencias creativas que solo trabajan con pequeñas empresas emergentes pueden tener la oportunidad de asociarse con empresas más grandes. Los socios específicos del sector pueden descubrir sectores similares que también deseen utilizar sus servicios.

Todo esto comienza con una gestión adecuada de los recursos para garantizar que los clientes reciban un servicio eficiente y de calidad.

Utilice una herramienta de gestión de recursos.

Ahora ya sabes por qué es tan importante la gestión de recursos de la agencia y cuáles son los principios que la sustentan: organización, comprensión de tus equipos y conocimiento de tus clientes. A partir de aquí, es el momento de considerar el mejor software y las mejores herramientas para agencias que puedan respaldar las estrategias de gestión de recursos.

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¿Cuáles son las principales características de gestión de recursos que debes buscar?

La herramienta de planificación de recursos de Bonsai permite a los usuarios:

Programar recursos

Gracias a los recursos de Bonsai, podrás asignar fácilmente horas a tu equipo, teniendo en cuenta la capacidad de cada miembro y el tiempo libre registrado.

Entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Una gestión eficaz de los proyectos es esencial para el éxito de la agencia, especialmente cuando los equipos pueden estar distribuidos en varias instalaciones o en pequeños grupos de trabajadores remotos. nsai, que se muestra en la imagen superior, te permite crear un tablero de proyectos sencillo e intuitivo con listas de tareas claras. Es muy fácil ver quién está trabajando en cada tarea y cuáles ya están completadas. También existe la opción de asignar tareas a miembros internos y externos del equipo, como autónomos. Cuando utilizas tus listas de recursos junto con herramientas de gestión de proyectos, es fácil comprobar que no estás sobrecargando a los equipos o a las personas. Puede supervisar las cargas de trabajo y verificar que se completan según lo previsto. También es mucho más sencillo mantener a los clientes informados y comprometidos con el progreso del trabajo de tu agencia.

Utilización del monitor

Utiliza los informes predefinidos de Bonsai para obtener rápidamente una visión general de la utilización de tu equipo y asegurarte de que alcanza tu objetivo. Verás tu utilización total, teniendo en cuenta tanto las horas facturables como las no facturables, y la utilización facturable. Este último es el que hay que vigilar. Para ser rentable, tu agencia debería aspirar a una tasa de utilización facturable media del 75 %.

Para ver rápidamente su utilización, utilice nuestra calculadora de tasa de utilización.

Analizar la carga de trabajo

Vea quién está trabajando horas extras en tiempo real. Si ves que algunos empleados siempre están en números rojos, puede que sea el momento de contratar a alguien más.

Obtenga informes de rentabilidad

Consulte la rentabilidad por proyecto, miembro del equipo o cliente.

Controlar el tiempo dedicado a las tareas

Proteger el tiempo de tu equipo es un aspecto esencial de la gestión de recursos de la agencia. El software de seguimiento del tiempo puede ayudarte precisamente a eso: a comprender cuánto tiempo llevan las tareas y por qué. También puede evaluar rápidamente quién es el más adecuado para determinados trabajos y tomar nota de ello para futuros proyectos.

Utiliza tus herramientas de seguimiento del tiempo para calcular la duración media de los proyectos y predecir los plazos de los proyectos futuros. Un análisis de datos como este te permite decidir si puedes permitirte aceptar más clientes con los recursos disponibles actualmente.

Bonsai también incluye un portal para clientes, lo que facilita compartir actualizaciones de proyectos, asignar tareas y comunicarse con los clientes. Los clientes suelen solicitar reuniones para comprender qué está sucediendo con sus solicitudes. Es posible que deseen ajustar el alcance del proyecto u ofrecer activos adicionales. O bien, deben dar su opinión sobre los productos que ya han recibido. El uso del portal del cliente simplifica todo este flujo de trabajo y le permitirá ahorrar tiempo. Además, los clientes que se ponen en contacto directamente con usted pueden generar una comunicación interminable que supone una pérdida de tiempo, ya que ambos intentan encontrar el momento adecuado para reunirse. Contar con una herramienta de programación integrada elimina esta situación. En su lugar, introduces tu horario o el de los empleados que tratan con los clientes, y el software crea un calendario de disponibilidad. Desde allí, los clientes no pueden reservar utilizando una plataforma en línea que muestra exactamente cuándo estás libre. Algunos servicios incluso permiten a los clientes reservar y pagar servicios de consulta de esta manera.

Gestiona los presupuestos de los proyectos y cobra a tiempo.

La mayoría de los clientes esperan poder pagar servicios como las consultas en línea. Aunque normalmente esperarán a recibir la factura antes de plantearse el pago, dicha factura debería permitirles liquidar la deuda al instante. Las herramientas de gestión de recursos de la agencia, con funciones integradas de facturación y pago, facilitan el flujo de caja continuo y simplifican la vida de los clientes.

Las herramientas financieras también pueden realizar un seguimiento de las horas facturables y del tiempo que los miembros del equipo han dedicado a aspectos concretos de un proyecto. Cuando puedes llevar un registro de las horas trabajadas, es más fácil crear facturas detalladas y facturar a los clientes correctamente. Esa es solo una de las características de las herramientas financieras digitales disponibles para mejorar la gestión de los recursos de las agencias.

Bonsai toma la información sobre las horas facturadas y los servicios ofrecidos y la utiliza para crear facturas precisas. Aprovecha la plataforma para enviar esas facturas desde un único destino y programar seguimientos automáticos para fomentar el pago puntual. Las facturas impagadas en Estados Unidos han generado una deuda acumulada para las pequeñas empresas de 825 000 millones de dólares. Permitir a tus clientes pagar rápidamente y utilizando métodos que les resulten convenientes ayuda a evitar que tu agencia se convierta en parte de una estadística similar.

Invierta en una solución integral para la gestión de recursos de agencias.

Las agencias con visión de futuro suelen invertir en un conjunto completo de servicios para la automatización, la colaboración y la comunicación con los clientes. Como alternativa, puede optar por una solución integral que ofrezca algunas o todas estas funciones en un solo paquete.

La plataforma de Bonsai está diseñada pensando en las agencias. Es fácil empezar y hay mucha ayuda disponible. Las características incluyen un CRM integrado con herramientas financieras incorporadas y software de programación. Incluso existe la posibilidad de crear un portal para clientes con una interfaz sencilla y limpia. Cuando facilitas la vida a los clientes, liberas tiempo para tus compañeros, lo que aumenta de forma orgánica los recursos a tu disposición.

Para obtener más información sobre las mejores herramientas de gestión de recursos para agencias, reserve una demostración o comience una prueba gratuita hoy mismo.