Vorlagen für Arbeitszeitnachweise von Agenturen und Tools zur Zeiterfassung

Man sagt immer, Zeit sei Geld, aber für eine Agentur kann es genauso wertvoll sein, die Zeit selbst im Blick zu behalten. Stundenzettel und andere Methoden der Zeiterfassung sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Kreativbranche und ermöglichen eine höhere Effizienz und eine reibungslosere Verwaltung sowohl von Projekten als auch von Kunden. Tatsächlich wird der gesamte Markt für Zeiterfassung zwischen 2021 und 2028 voraussichtlich um 20,4 % wachsen.

Kreative mögen sie vielleicht verabscheuen, aber es besteht kein Zweifel daran, dass Zeitmessungstechnologie eine wertvolle Rolle erfüllt.

Die Vielseitigkeit der bescheidenen Zeiterfassungsliste zeigt sich in der schieren Anzahl der heute verfügbaren Vorlagen und Softwareprogramme. Jede Agentur hat ihre eigenen Bedürfnisse und Anforderungen an die Zeiterfassung. Was ist jedoch das Richtige für Sie? Dieser Artikel bietet einen detaillierten Einblick in Arbeitszeiterfassungsbögen, ihre Vor- und Nachteile sowie ihre vielfältigen Formate.

Was ist ein Agentur-Stundenzettel?

Was macht eine Zeiterfassung aus? Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um eine Methode, um die Stunden zu erfassen, die ein Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum für eine bestimmte Aufgabe aufgewendet hat. Es verfolgt auch den Arbeitsaufwand für Projekte bestimmter Kunden. Diese Stunden werden in festgelegten Zeitintervallen protokolliert, in der Regel von den Mitarbeitern selbst. Dies reicht von der täglichen Zeiterfassung bis hin zu den monatlich eingereichten Daten. Tatsächlich kann jeder in der Agentur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen, und viele entscheiden sich sogar dafür, den gesamten Prozess zu automatisieren, um eine höhere Genauigkeit zu erzielen.

Mit den protokollierten Arbeitszeitnachweisen werden die Stunden erfasst und sowohl intern als auch extern verwendet. Eine genaue Zeiterfassung kann Agenturen dabei helfen, die Effizienz bei Projekten zu maximieren und Kunden detaillierte Berichte und genaue Abrechnungen zu liefern. Stundenzettel sind in der Branche zu einem Standardinstrument für die Messung von Zeit als Ware geworden.

Auch wenn die Einzelheiten variieren können, folgen die Prozesse zur Zeiterfassung in Agenturen im Allgemeinen denselben allgemeinen Verfahren:

1. Ein Kundenbriefing wird entgegengenommen und ein Zeitplan rund um den voraussichtlichen Fertigstellungstermin erstellt.
2. Die Mitarbeiter werden entsprechend dem Bedarf und der zugewiesenen Stundenzahl eingesetzt.
3. Mitarbeiter oder Vorgesetzte erfassen ihre Arbeitszeiten über einen bestimmten Zeitraum.
4. Die geleisteten Stunden werden erfasst und genehmigt. Dies kann von einer Person übernommen werden, beispielsweise einem Projektmanager, der sowohl als Gatekeeper als auch als Bindeglied zwischen dem Kunden und der Agentur fungiert.
5. Die geleisteten Arbeitsstunden werden den Kunden mitgeteilt und oft in Projektberichten aufgeführt.

Laden Sie die Vorlage für die Zeiterfassungsbögen Ihrer Agentur herunter.

Laden Sie die Zeiterfassungsliste Ihrer Agentur im Excel-Format herunter und befolgen Sie die Anweisungen in der Datei, um die Zeiterfassungsliste auszufüllen.

Warum eine Zeiterfassungsvorlage für Agenturen verwenden?

• Agenturvorlagen können kostenlos heruntergeladen werden.
• Die Verwendung einer Zeiterfassungsvorlage gewährleistet Konsistenz bei der Zeiterfassung der Agentur und der Rechnungsstellung an Kunden.
• Zeiterfassungsbögen liefern datengestützte Erkenntnisse, die zur Verbesserung der Entscheidungsfindung beitragen.
• Dank Zeiterfassungsvorlagen können Sie Diagramme erstellen, um Daten besser zu visualisieren.
• Die Verwendung einer Zeiterfassungsvorlage gewährleistet außerdem eine genaue Abrechnung.

Gibt es eine bessere Alternative zu Zeiterfassungsvorlagen?

Die Verwendung einer Zeiterfassungsvorlage einer Agentur ist bequem und kostenlos, hat jedoch einige Einschränkungen:

• Excel- oder Google Sheet-Zeiterfassungsvorlagen sind nicht benutzerfreundlich und bieten keine erweiterten Optionen zur Datenvisualisierung. Außerdem sind sie nicht sehr interaktiv, insbesondere wenn Ihr gesamtes Agenturteam an demselben Dokument arbeitet.
• Die Vorlagen für die Zeiterfassungsbögen sind aufwändig in der korrekten Einrichtung und vom Team richtig auszufüllen. Das ist eine weitere Ebene der Verwaltungsarbeit, die vermieden werden könnte.
• Es könnte schwierig sein, den Überblick über die verschiedenen Versionen und den Verlauf zu behalten.
• Die manuelle Eingabe von Zeiterfassungsdaten ist fehleranfällig und kann sogar zu Datenverlusten führen. Mitarbeiter könnten ihre Arbeitszeiten falsch eingeben oder einfach vergessen, ihre Stundenzettel weiterzugeben oder zu senden.
• Vorlagen bieten nur begrenzte Flexibilität in Bezug auf Berechtigungen, Zugriff und Datenfilterung.

Mit der Entwicklung der Zeiterfassung am Arbeitsplatz sind unzählige Möglichkeiten entstanden, die Arbeit zu erledigen. Von analog bis digital gibt es für jeden den idealen Workflow. Bis zu 38 % der US-Bevölkerung Mitarbeiter verwenden immer noch manuelle Methoden zur Zeiterfassung, wie beispielsweise Lochkarten. Tabellenkalkulationen sind seit langem ein beliebtes Mittel zur Erfassung von Projektstunden, verfügen jedoch nicht über die Automatisierungs- und Konnektivitätsfunktionen neuerer Softwarelösungen.

Webbasierte Plattformen hingegen verwenden Cloud-basierte Software zur Verfolgung und Speicherung von Daten und bieten allen Mitarbeitern Sicherheit und Zugänglichkeit. Es gibt heute viele Zeitmessungssoftware-Optionen, die alle ihre eigenen einzigartigen Funktionen haben.

Ihre Agentur hat möglicherweise eigene Anforderungen bei der Suche nach der richtigen Zeiterfassungssoftware. Die besten Angebote sind jedoch diejenigen, die ihre Zeiterfassung mit anderen Projektprozessen integrieren und als Komplettlösung für die Anforderungen einer Agentur dienen.

Verwenden Sie ein Zeiterfassungstool und automatisieren Sie die Erstellung von Stundenzetteln.

Die Zeiterfassung und die Erstellung von Stundenzetteln lassen sich mit einer Projektmanagement-Software wie Bonsai optimieren. Durch den Einsatz eines solchen Tools können Agenturen Zeit sparen und ihre abrechenbaren Stunden maximieren, während sie Daten in einer intuitiven, ansprechenden Benutzeroberfläche visualisieren können.

Die Zeiterfassung in Bonsai und die Erstellung von Stundenzetteln ist ein unkomplizierter Vorgang, der wertvolle Einblicke in die Kapazität und Auslastung Ihres Teams sowie in die Verteilung von abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden liefert. Hier ist eine Anleitung, wie Sie vorgehen müssen:

1. Zeit für Aufgaben erfassen

Verwenden Sie den integrierten Zeiterfasser, um einen neuen Timer zu starten, während Sie in Ihrem Bonsai-Konto angemeldet sind. Sie können das Projekt auswählen, es einer Aufgabe zuweisen, einen Tarif festlegen und Notizen hinzufügen. Mit diesem Timer stellen Sie sicher, dass alle Minuten erfasst werden, sowohl abrechnungsrelevante als auch nicht abrechnungsrelevante Zeiten, und minimieren das Risiko menschlicher Fehler.

Die Zeiterfassungsfunktionen von Bonsai erleichtern Ihnen die Verwaltung dieses Aspekts Ihres Unternehmens und sorgen dafür, dass Sie einen klaren Überblick über die Arbeit Ihres Teams haben und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage datengestützter Erkenntnisse treffen können.

Zeit in Bonsai verfolgen

Manuelle Eingabe: Wenn Sie vergessen haben, Ihre Arbeitsstunden zu erfassen, können Sie die Zeit manuell eingeben, indem Sie das Projekt auswählen, den Stundensatz festlegen und die Arbeitszeit und das Arbeitsdatum angeben.

Darüber hinaus können Sie die mobile App oder Browser-Erweiterung von Bonsai nutzen, um Ihre Zeit auch unterwegs zu erfassen. Die Einträge werden automatisch mit Ihrem Bonsai-Konto synchronisiert.

2. Zeiterfassungsbögen anzeigen

Greifen Sie direkt in Bonsai im Bereich „Zeiterfassung“ auf Ihre Stundenzettel zu, um die Arbeitszeiten Ihres Teams zu überprüfen und genaue Berichte zu erstellen. Sie erhalten einen klaren Überblick über die erfassten Arbeitsstunden Ihres Teams und können sehen, wer seine Kapazität überschritten hat.

Erstellen Sie Ihre Zeiterfassung in Bonsai

3. Zugriff auf aufschlussreiche Berichte

Wenn Sie Ihre Zeit mit Bonsai erfassen, erhalten Sie Zugriff auf Insights- und Nutzungsberichte. Wählen Sie auf der Seite „Bericht“ den Nutzungsbericht aus, um die Gesamtnutzung und die abrechnungsfähige Nutzung Ihres Unternehmens zu überwachen. Es gibt Ihnen Einblicke in die Effizienz und Produktivität Ihres Teams.

Überwachen Sie die Auslastung Ihres Teams

Warum sind Zeiterfassungsbögen von Agenturen wichtig?

Die Zeiterfassung ist aus einer Vielzahl von Gründen für jede Agentur wichtig. Wenn ein Kunde für Zeit bezahlt, muss er wissen, dass diese sinnvoll genutzt wird. Die USA Die Wirtschaft verliert aufgrund nicht erfasster Arbeitszeit schätzungsweise 50 Millionen Dollar pro Jahr. Ebenso möchte eine Agentur wissen, dass sie diese Stunden bestmöglich nutzt. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile von Zeiterfassungsbögen für Agenturen:

Effizientes Management

Stundenzettel sind für die Organisation der Belegschaft von entscheidender Bedeutung. Eine genaue Zeiterfassung ermöglicht es einer Agentur, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter zu erfassen, was bei der Kapazitätsberechnung hilfreich ist. Dadurch wird verhindert, dass bestimmte Teammitglieder überbeansprucht (und überlastet) werden, während andere relativ wenig zu tun haben. Dieser Prozess verfolgt, wer beschäftigt ist, ob die Arbeitsbelastung zu hoch oder zu gering ist und wie Aufgaben am besten zugewiesen und verteilt werden können.

Unterausgelastete Mitarbeiter lassen sich anhand von Stundenzetteln leichter identifizieren und können einem anderen Projekt zugewiesen werden. Mitarbeiter, die dauerhaft untätig sind, können auch für zusätzliche Schulungen und Weiterbildungen empfohlen werden, um vielseitigere Mitglieder des Teams zu werden.

Diese Effizienz erstreckt sich auch auf das Projekt selbst. Welche Teile nehmen die meiste Zeit in Anspruch? Was braucht mehr Aufmerksamkeit? Zeiterfassungsbögen können diese Bereiche identifizieren und den Prozess optimieren, was zu einer höheren Effizienz und einer gesteigerten Produktivität führt.

Besserer Umgang mit Ressourcen

Die Budgetzuweisungen für Projekte werden sowohl von Kunden als auch von Agenturen sorgfältig kalkuliert, und eine genaue Zeiterfassung ist unerlässlich, um beide Seiten zufrieden zu stellen. Die Arbeit sollte sorgfältig mit der passenden Anzahl an Mitarbeitern und Arbeitsstunden verteilt werden, um sie im gewünschten Zeitrahmen bestmöglich zu erledigen.

Wenn die Arbeitszeiten nicht im Voraus korrekt überwacht oder zugewiesen werden, verbringen die Kreativen möglicherweise zu viel Zeit damit, die perfekte Idee auszuarbeiten, was zu Produktionsengpässen führt. Ebenso können Kunden mit zu vielen Überarbeitungen schnell ihr Budget überschreiten.

Natürlich wird nicht jede Ressourcenzuteilung perfekt sein. Dieser Prozess muss ständig überprüft werden, und vergangene Misserfolge und Erfolge müssen für neue Projekte genutzt werden. Für Agenturen kann dies durch eine höhere Effizienz zu einer Gewinnmaximierung führen. Langfristig kann das Verhältnis zwischen geleisteten Arbeitsstunden und erzielten Gewinnen einer Agentur sogar dabei helfen, zu entscheiden, ob eine bestimmte Kundenbeziehung aufrechterhalten werden soll oder nicht.

Sicherstellung der Einhaltung

Stundenzettel sind für eine Agentur auch ein wichtiges Mittel, um die Einhaltung bestimmter behördlicher Vorschriften am Arbeitsplatz sicherzustellen. Beispielsweise schreibt das Gesetz über faire Arbeitsnormen (Fair Labor Standards Act, FLSA) von 1938 vor, dass Arbeitgeber und alle Personen, die unter seinen Schutz fallen, in mehreren Bereichen bestimmte Vorschriften einhalten müssen. Dazu gehören geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und alle Arten von Urlaub.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu schweren Strafen und hohen Geldbußen führen. Eine gute Möglichkeit, dies zu vermeiden, ist die Bereitstellung konkreter Unterlagen in Form von genehmigten Stundenzetteln und detaillierten Berichten. Die Erfassung aller Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist ein wirksames Mittel, um die Einhaltung der Vorschriften durch die Agentur sicherzustellen.

Übermäßigen Service vermeiden

Man kann auch zu viel des Guten haben. Ohne ordnungsgemäße Zeitplanung und Vorgaben können Projekte schnell den Zeit- und Budgetrahmen sprengen. Kreative verbringen möglicherweise unzählige Stunden damit, Ideen sorgfältig auszuarbeiten und zu verfeinern, die über die Anforderungen des Briefings hinausgehen. Diese Überversorgung kann vermieden werden, indem die Projektstunden vor Beginn der Arbeiten sorgfältig in einem Kostenvoranschlag zugewiesen werden.

Verbesserung der Projektkalkulationen

Um die für einen Auftrag erforderlichen Stunden zu schätzen, muss man alle bisherigen Aufträge genau kennen. Zeiterfassungsbögen können Projektmanagern dabei helfen, auf Grundlage früherer Erfahrungen das ideale Team und den idealen Rahmen auszuwählen. Je detaillierter die Aufzeichnungen, desto besser. Eine solide Schätzung wirkt sich auch auf das Angebot einer Agentur an einen Kunden aus.

Bessere Abrechnung

Kunden möchten wissen, wohin ihr Geld fließt. Stundenzettel bieten eine quantifizierbare Möglichkeit, die Leistung einer Agentur zu messen. Es ist wichtig, dass der Prozess so transparent wie möglich ist, um Verwirrung und Zweifel zu vermeiden.

Automatisierte Zeiterfassungssoftware, wie sie beispielsweise von Bonsai angeboten wird, kann die Zeiterfassung noch einen Schritt weiterführen und liefert genaue Aktualisierungen, die ständig mit den Kunden geteilt werden. Dies gilt auch für die Rechnungsstellung und Berichte. Stundenzettel sind anfällig für menschliche Fehler und Ungenauigkeiten, aber Software kann den Erfassungsprozess optimieren und nahtlos in Rechnungen und Berichte integrieren. Es ist genau und nie zu spät.

Probleme mit Arbeitszeitnachweisen

Kein System ist perfekt, und Zeiterfassungsbögen bilden da keine Ausnahme. Ihre Rolle als Industriestandard und die vielen Formen, die sie annehmen, machen Zeiterfassungsbögen anfällig für viel Kritik. Nur 60 % der Beschäftigten sind der Meinung, dass ihr Nettogehalt ihren Arbeitsstunden entspricht.

Somit lassen sich Beschwerden über Zeiterfassungsbögen in zwei Hauptkategorien einteilen: ihre Mängel bei der Zeiterfassung und ihre Notwendigkeit in der Agenturlandschaft.

Eine gute Methode, um die Zeit zu erfassen?

Stundenzettel dienen dazu, die von einem Mitarbeiter für ein oder mehrere Projekte geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen. Während dies für eher manuelle oder eingabeorientierte Arbeiten effektiv sein kann, treten im kreativen Bereich Schwierigkeiten auf. Die Stundenzettel einer Agentur erfassen vielleicht die für das Schreiben und Gestalten aufgewendeten Stunden, aber spiegeln sie auch genau die Zeit wider, die für Brainstorming, Ideenfindung und die Ausarbeitung von Strategien aufgewendet wurde?

Auch wenn Brainstorming nicht als abrechnungsfähige Zeit gilt, ist es dennoch für den kreativen Prozess von entscheidender Bedeutung und sollte bei jedem Projekt berücksichtigt werden. Eine kluge Agentur sollte es sich immer zum Grundsatz machen, diese Zeit für jeden Auftrag einzuplanen und sie auch entsprechend zu protokollieren. Während einige Kunden möglicherweise verlangen, dass die Arbeitsstunden in konkreten Ergebnissen sichtbar werden, ist es für einen Projektmanager wichtig zu verstehen, dass die protokollierten Stunden nicht unbedingt das ganze Bild widerspiegeln.

Einige Mitarbeiter passen ihre Stundenzettel auch an ihr Qualifikationsniveau an. Um das Budget einzuhalten, sind bestimmte Vorgesetzte und Direktoren gezwungen, ihre Beteiligung an einem Projekt zu begrenzen oder herunterzuspielen. Dies kann drastische Auswirkungen auf die endgültige Qualität eines Projekts haben.

Widerstand der Mitarbeiter

Nur weil Arbeitszeitnachweise eine Notwendigkeit sind, sind sie für die Mitarbeiter nicht weniger lästig. Zeiterfassung ist in Agenturen auf der Basisebene keine beliebte Tätigkeit. Viele sehen darin tatsächlich einen zeitaufwändigen Prozess und einen zusätzlichen Stressfaktor, der von knappen Terminen und wichtigeren Aufgaben ablenkt.

Es gibt auch Probleme mit den Mitarbeitern hinsichtlich der Häufigkeit der Arbeitszeitnachweise. Die ständige Zeiterfassung in täglichen Arbeitszeitnachweisen kann als bedrückende Überwachung und als Zeichen des mangelnden Vertrauens einer Agentur in ihre Mitarbeiter angesehen werden. Auf der anderen Seite bergen monatliche Stundenzettel ein hohes Risiko für menschliche Fehler, da sich die Mitarbeiter nur schwer daran erinnern können, wie viele Stunden sie vor drei Wochen für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben.

Schließlich kann auch die Methode der Zeitmessung selbst ein Hindernis darstellen. Einige Technologien zur Mitarbeiterbeteiligung können eine steile Lernkurve haben, was zu Frustrationen führen kann. Analoge Methoden wie Zeiterfassungsbögen auf Papier können umständlich und anstrengend sein.

Die richtigen Lösungen finden

Zeiterfassungsbögen sind naturgemäß nicht für jede Branche und Agentur ideal geeignet. Der beste Weg, eine Lösung umzusetzen, besteht darin, die Mängel in Ihrer eigenen Behörde zu analysieren. Hier sind ein paar Beispiele für den Anfang:

Stundenzettel personalisieren

Stundenzettel werden von vielen Mitarbeitern als ein von den Vorgesetzten auferlegter Stressfaktor angesehen, um ihre eigenen Ziele zu erreichen. Was viele nicht erkennen, ist, dass auch sie von den Vorteilen der Zeiterfassung profitieren. Um Mitarbeiter für sich zu gewinnen, müssen Agenturen diese Vorteile deutlich machen. Ein Projektmanager kann das erklären:

• Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten bedeutet, dass ein Mitarbeiter niemals mit Arbeit überlastet ist.
• Wenn ein Mitarbeiter derzeit Schwierigkeiten hat, kann die Arbeit auf andere Teammitglieder verteilt werden.
• Ein zufriedener Kunde bedeutet mehr Arbeit und damit ein besseres Gehalt.
• Wenn ein Mitarbeiter nicht ausreichend ausgelastet ist, kann er eine Schulung erhalten, um sich in anderen Bereichen weiterzubilden, was möglicherweise zu mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz führt.

Ein System positiver Verstärkung kann weitaus effektiver sein als die Bestrafung von Mitarbeitern, die ihre Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen. Eine positive Zustimmung seitens der Führungskräfte und der höheren Ebenen der Behörde kann diese Akzeptanz erheblich erleichtern.

Transparente Stundenverteilung

Mitarbeiter können frustriert sein, wenn sie die zeitlichen Grenzen einer Aufgabe nicht kennen, und ohne angemessene Transparenz entweder zu viel oder zu wenig leisten. Bis zu 43 % der Projekte überschreiten das Budget, wobei die Arbeitsstunden der Mitarbeiter eines der größten Probleme darstellen. Wenn man beispielsweise die zugewiesenen Stunden in einem Brief festhält, wissen die Teams im Voraus, wo ihre Grenzen liegen, und haben paradoxerweise mehr Freiheit bei der Arbeit.

Eine Behörde kann ihre Teams auch direkt in den Zuteilungsprozess einbeziehen, indem sie eine Leistungsbeschreibung erstellt. Mitarbeiter können bei der Festlegung der Ressourcen für die verschiedenen Phasen eines Projekts mitreden und dabei Einblicke aus der Praxis einbringen, die Managern möglicherweise entgehen.

Alternativen zu Stundenzetteln

Einige Projekte erfordern möglicherweise eine umfassende Überarbeitung oder vollständige Ablehnung der üblichen Zeiterfassungsmethoden einer Agentur, um den Arbeitsaufwand genauer widerzuspiegeln. Einige Agenturen ziehen es vor, ihren Kunden bestimmte Meilensteine eines Projekts in Rechnung zu stellen, was ihnen mehr kreative Freiheit ermöglicht. Wenn Zeit ein Problem darstellt, können Fristen festgelegt werden, um diese Meilensteine bis zu einem vereinbarten Datum zu erreichen.

Senior-Teammitglieder sind aufgrund ihres höheren Werts oft nur begrenzt an bestimmten Projekten beteiligt. Ein Zeiterfassungssystem kann so angepasst werden, dass Kunden die Leistungen ihrer Mitarbeiter in Bezug auf bestimmte Aufgaben und nicht nach Rang abgerechnet werden. Je mehr Wert ein Teammitglied gebracht hat, desto höher ist die Gebühr.

Eine weitere Möglichkeit, Kunden zu berechnen, besteht darin, den Wert des gesamten Projekts in Rechnung zu stellen. Ergebnisorientiertes Arbeiten kann Teams dazu inspirieren, mehr Wert auf die Entwicklung eines effektiven Prozesses zu legen, anstatt nur Aufgaben abzuhaken, um das Ziel zu erreichen. Ein erfolgreiches Projekt kann allen Beteiligten zugute kommen.

Zeitmessung ist Geld

Ob gut oder schlecht, Zeiterfassungsbögen sind ein fester Bestandteil der Agenturlandschaft. Eine kluge Agentur kennt die Grenzen von Zeiterfassungslösungen für ihr Unternehmen und kann verschiedene Lösungen erfolgreich an ihren Arbeitsablauf anpassen.

Sie sollten nun über alle erforderlichen Informationen zur Erfassung von Projektstunden verfügen, um die beste Entscheidung zur Maximierung Ihrer Produktivität ohne Qualitätseinbußen treffen zu können.