Plantillas de hojas de horas de agencia y herramientas de seguimiento del tiempo

Siempre se dice que el tiempo es dinero, pero para una agencia, llevar un control del tiempo puede ser igual de valioso. Las hojas de asistencia y otros métodos de control del tiempo son una parte indispensable de la industria creativa, ya que permiten una mayor eficiencia y una gestión más fluida tanto de los proyectos como de los clientes. De hecho, se prevé que todo el mercado del seguimiento del tiempo crezca a una tasa compuesta anual del 20,4 % entre 2021 y 2028.

Los creativos pueden detestarlos, pero no hay duda de que la tecnología de control del tiempo cumple una función muy valiosa.

La versatilidad de la humilde hoja de horas queda demostrada por la gran cantidad de plantillas y programas informáticos que existen hoy en día. Cada agencia tiene sus propias necesidades y requisitos para el seguimiento de su tiempo. ¿Cuál es el adecuado para ti? Este artículo ofrece una visión detallada de las hojas de horas, sus ventajas e inconvenientes, y sus múltiples formatos.

¿Qué es una hoja de horas de una agencia?

¿Qué es una hoja de horas? En pocas palabras, son una forma de llevar un registro de las horas que un empleado ha dedicado a trabajar en un determinado trabajo durante un período determinado. También realiza un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado en proyectos para clientes concretos. Estas horas se registran, normalmente por los propios empleados, en intervalos de tiempo establecidos. Esto abarca desde el control diario del tiempo hasta los informes que se envían cada mes. En realidad, cualquier persona de la agencia puede registrar las horas de los empleados y, de hecho, muchos optan por automatizar todo el proceso para obtener una mayor precisión.

Una vez registradas las hojas de horas, las horas se controlan y se utilizan tanto interna como externamente. Una gestión precisa del tiempo puede ayudar a las agencias a maximizar la eficiencia en los proyectos y proporcionar informes detallados y facturación precisa a los clientes. Las hojas de asistencia se han convertido en un elemento básico del sector para medir el tiempo como un bien.

Aunque los detalles pueden variar, los procesos de las hojas de horas de las agencias suelen seguir los mismos procedimientos generales:

1. Se recibe el briefing del cliente y se crea un calendario en función del plazo de finalización previsto.
2. Los empleados se asignan según la necesidad y el número de horas asignadas.
3. Los empleados o supervisores registran sus horas trabajadas durante un período determinado.
4. Las horas registradas se controlan y aprueban. Esto puede hacerlo una sola persona, como un gestor de proyectos que actúe como guardián y puente entre el cliente y la agencia.
5. Las horas trabajadas se comparten con los clientes, a menudo se incluyen como parte de los informes del proyecto.

Descargue la plantilla de hoja de horas de su agencia

Descargue la hoja de horas de su agencia en formato Excel y siga las instrucciones del archivo para rellenarla.

¿Por qué utilizar una plantilla de hoja de horas de una agencia?

• Las plantillas de la agencia se pueden descargar de forma gratuita.
• El uso de una plantilla de hoja de horas garantiza la coherencia en el control del tiempo de la agencia y la facturación al cliente.
• Las hojas de horas proporcionan información basada en datos que contribuye a mejorar la toma de decisiones.
• Gracias a las plantillas de hojas de horas, puedes crear gráficos para visualizar mejor los datos.
• El uso de una plantilla de hoja de horas también garantiza una facturación precisa.

¿Existe una alternativa mejor a las plantillas de hojas de horas?

Usar una plantilla de hoja de horas de agencia es cómodo y gratuito, pero tiene varias limitaciones:

• Las plantillas de hojas de horas de Excel o Google Sheet no son fáciles de usar y no ofrecen opciones avanzadas de visualización de datos. Además, no son muy interactivos, especialmente si todo el equipo de tu agencia trabaja en el mismo documento.
• Las plantillas de hojas de horas requieren mucho tiempo para configurarlas correctamente y completarlas por parte de los miembros del equipo. Es otra capa de trabajo administrativo que podría evitarse.
• Puede resultar difícil llevar un registro de las diferentes versiones y del historial.
• Introducir manualmente el registro de horas es propenso a errores e incluso a la pérdida de datos. Los empleados podrían introducir incorrectamente su tiempo, o simplemente olvidarse de compartir o enviar su hoja de horas.
• Las plantillas tienen una flexibilidad limitada en cuanto a permisos, acceso y filtrado de datos.

Junto con la evolución del control horario en el lugar de trabajo, han surgido innumerables formas de realizar el trabajo. Desde lo analógico hasta lo digital, hay un flujo de trabajo ideal para cada persona. Hasta un 38 % de los estadounidenses Los empleados de siguen utilizando métodos manuales para registrar el tiempo, como tarjetas perforadas. Las hojas de cálculo han sido durante mucho tiempo una forma popular de realizar un seguimiento de las horas dedicadas a los proyectos, pero carecen de la automatización y la conectividad de las soluciones de software más recientes.

Las plataformas basadas en la web, por otro lado, utilizan software basado en la nube para rastrear y almacenar datos, lo que proporciona seguridad y accesibilidad a todos los miembros del personal. Hoy en día existen muchas opciones de software para el control del tiempo, todas ellas con sus propias características únicas.

Es posible que su agencia tenga sus propios requisitos a la hora de buscar el software de control horario adecuado. Sin embargo, las mejores ofertas son aquellas que integran su control del tiempo con otros procesos del proyecto y actúan como una solución integral para las necesidades de una agencia.

Utiliza una herramienta de seguimiento del tiempo y automatiza la creación de hojas de horas.

El seguimiento del tiempo y la creación de hojas de horas se pueden optimizar utilizando un software de gestión de proyectos como Bonsai. El uso de esta herramienta permitirá a las agencias ahorrar tiempo y maximizar sus horas facturables, al tiempo que visualizan los datos en una interfaz intuitiva y atractiva.

El seguimiento del tiempo en Bonsai y la creación de hojas de horas es un proceso sencillo que puede proporcionar información valiosa sobre la capacidad y la utilización de su equipo, así como sobre la distribución de las horas facturables frente a las no facturables. Aquí tienes una guía sobre cómo hacerlo:

1. Controlar el tiempo dedicado a las tareas

Utiliza el contador de tiempo integrado para iniciar un nuevo temporizador mientras estás conectado a tu cuenta de Bonsai. Puede seleccionar el proyecto, asignarlo a una tarea, establecer una tarifa y añadir notas. El uso de este temporizador garantiza que se registren todos los minutos, tanto del tiempo facturable como del no facturable, y minimiza el riesgo de errores humanos.

Las funciones de seguimiento del tiempo de Bonsai facilitan la gestión de este aspecto de tu negocio, garantizando que tengas una visión clara del trabajo de tu equipo y puedas tomar decisiones informadas basadas en datos.

Controla el tiempo en Bonsai

Entrada manual: Si olvida registrar sus horas, puede introducir el tiempo manualmente seleccionando el proyecto, estableciendo la tarifa y especificando la hora y la fecha en que se trabajó.

Además, puedes utilizar la aplicación móvil o la extensión del navegador de Bonsai para realizar un seguimiento del tiempo sobre la marcha. Las entradas se sincronizan automáticamente con tu cuenta de Bonsai.

2. Ver tus hojas de horas

Accede a tus hojas de horas directamente en Bonsai, en la sección Seguimiento del tiempo, para revisar las horas de tu equipo y generar informes precisos. Obtendrá una visión clara de las horas registradas por su equipo y podrá ver quién está superando su capacidad.

Crea tu hoja de horas en Bonsai

3. Acceda a informes detallados

Al realizar un seguimiento de tu tiempo con Bonsai, tendrás acceso a informes de información y utilización. En la página Informe, seleccione el informe de utilización para supervisar la utilización total y facturable de su empresa. Te proporcionará información sobre la eficiencia y la productividad de tu equipo.

Supervise la utilización de su equipo.

¿Por qué son importantes las hojas de horas de las agencias?

El seguimiento del tiempo es importante para cualquier agencia por toda una serie de razones. Si un cliente está pagando por el tiempo, necesita saber que se está aprovechando bien. Los Estados Unidos. Se estima que la economía pierde 50 millones de dólares al año debido al tiempo no registrado. Del mismo modo, una agencia quiere saber que está aprovechando al máximo esas horas. Estas son algunas de las principales ventajas de las hojas de horas de las agencias:

Gestión eficiente

Las hojas de asistencia son fundamentales para organizar la plantilla. Un control preciso del tiempo permite a una agencia realizar un seguimiento de las horas de todos los empleados, lo que ayuda a evaluar la capacidad. Esto evita que algunos miembros del equipo estén sobrecargados (y sobrecargados de trabajo), mientras que otros tienen relativamente poco que hacer. Este proceso realiza un seguimiento de quién está ocupado, si su carga de trabajo es excesiva o insuficiente, y cuál es la mejor manera de asignar y compartir las tareas.

Los miembros del personal infrautilizados pueden identificarse más fácilmente con las hojas de asistencia y pueden reasignarse a otro proyecto. El personal que permanece inactivo de forma persistente también puede ser recomendado para recibir formación adicional y mejorar sus habilidades, con el fin de convertirse en miembros más versátiles del equipo.

Esta eficiencia también se extiende al proyecto en sí. ¿Qué partes están llevando más tiempo? ¿Qué necesita más atención? Las hojas de asistencia permiten identificar estas áreas y optimizar el proceso, lo que se traduce en una mayor eficiencia y un aumento de la productividad.

Mejor gestión de los recursos

Las asignaciones presupuestarias para los proyectos se calculan cuidadosamente tanto por parte de los clientes como de las agencias, y es esencial llevar un control preciso del tiempo para que ambas partes queden satisfechas. El trabajo debe asignarse cuidadosamente con la cantidad adecuada de personal y horas para poder entregarlo en el plazo deseado.

Si las horas no se supervisan o asignan correctamente de antemano, los creativos pueden dedicar demasiado tiempo a elaborar la idea perfecta, lo que provoca cuellos de botella en la producción. Del mismo modo, los clientes pueden sobrepasar rápidamente sus presupuestos con demasiadas revisiones.

Por supuesto, no toda la asignación de recursos será perfecta. Este proceso debe revisarse constantemente, y los fracasos y éxitos del pasado deben utilizarse para nuevos proyectos. Para las agencias, esto puede maximizar los beneficios gracias a una mayor eficiencia. A largo plazo, la relación entre las horas trabajadas y los beneficios obtenidos puede incluso ayudar a una agencia a determinar si debe mantener o no una relación con un cliente concreto.

Garantizar el cumplimiento

Las hojas de asistencia también son una forma importante para que una agencia garantice el cumplimiento normativo en el lugar de trabajo con determinadas entidades gubernamentales. Por ejemplo, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de 1938 exige que los empleadores y todos aquellos que se acogen a su protección cumplan con una serie de requisitos en varios ámbitos. Esto incluye las horas trabajadas, las horas extras y todo tipo de permisos.

El incumplimiento de las normas de estos organismos puede acarrear sanciones graves y multas elevadas. Una buena forma de evitarlo es proporcionar documentación concreta en forma de hojas de asistencia aprobadas e informes detallados. Llevar un registro de todas las horas trabajadas por los empleados es una forma eficaz de garantizar el cumplimiento normativo de la agencia.

Evite el exceso de servicio.

Es posible tener demasiado de algo bueno. Sin un control adecuado del tiempo y sin restricciones, los proyectos pueden exceder rápidamente el tiempo y el presupuesto previstos. Los creativos pueden dedicar innumerables horas a elaborar y perfeccionar ideas que ofrecen más de lo que se pide en el briefing. Este exceso de servicio se puede evitar asignando cuidadosamente las horas del proyecto en un presupuesto antes de comenzar el trabajo.

Mejorar las estimaciones de los proyectos

Para estimar las horas necesarias para un trabajo es necesario conocer a fondo todos los que se han realizado anteriormente. Las hojas de horas pueden ayudar a los gestores de proyectos a elegir mejor el equipo y el marco ideales basándose en experiencias pasadas. Cuanto más detallados sean los registros, mejor. Una estimación sólida también influirá en el presupuesto que una agencia presente a un cliente.

Mejor facturación

A los clientes les gusta saber dónde va su dinero. Las hojas de asistencia proporcionan un medio cuantificable para evaluar el rendimiento de la agencia. Es importante que el proceso sea lo más transparente posible para evitar confusiones y dudas.

El software de seguimiento automático del tiempo, como el que ofrece Bonsai, puede llevar el control del tiempo un paso más allá, proporcionando actualizaciones precisas que se comparten constantemente con los clientes. Esto se extiende también a la facturación y los informes. Las hojas de asistencia son propensas a errores humanos e imprecisiones, pero el software puede agilizar el proceso de registro e integrarlo perfectamente con las facturas y los informes. Es preciso y nunca llega tarde.

Problemas con las hojas de asistencia

Ningún sistema es perfecto, y las hojas de asistencia no son una excepción. Su papel como estándar del sector y las múltiples formas que adoptan hacen que las hojas de horas sean objeto de numerosas críticas. Solo el 60 % de los empleados considera que su salario neto se ajusta a sus horas de trabajo.

Por lo tanto, las quejas sobre las hojas de asistencia se pueden dividir en dos categorías principales: sus deficiencias en el control del tiempo y su necesidad en el panorama de las agencias.

¿Una buena forma de controlar el tiempo?

Las hojas de horas están diseñadas para realizar un seguimiento de las horas trabajadas por un empleado en uno o más proyectos. Si bien esto puede ser eficaz para trabajos más manuales o basados en la introducción de datos, surgen dificultades en el ámbito creativo. Las hojas de asistencia de una agencia pueden registrar las horas dedicadas a escribir y diseñar, pero ¿reflejan con precisión el tiempo dedicado a la lluvia de ideas, la conceptualización y la elaboración de estrategias?

Aunque las sesiones de brainstorming pueden no considerarse tiempo facturable, siguen siendo fundamentales para el proceso creativo y deben tenerse en cuenta en cualquier proyecto. Una agencia inteligente siempre debe asegurarse de asignar este tiempo a cualquier trabajo y registrarlo de manera efectiva como tal. Aunque algunos clientes pueden exigir ver las horas reflejadas en un trabajo concreto, es importante que el gestor de proyectos tenga en cuenta que las horas registradas no reflejan necesariamente la totalidad del trabajo realizado.

Algunos empleados también ajustan sus hojas de asistencia para adaptarlas a su nivel de competencia. Para mantenerse dentro del presupuesto, algunos supervisores y directores se ven obligados a limitar o minimizar su participación en un proyecto. Esto puede tener efectos drásticos en la calidad final de un proyecto.

Resistencia de los empleados

El hecho de que las hojas de asistencia sean necesarias no las hace menos molestas para los empleados. El control del tiempo no es una actividad muy popular en las agencias a nivel básico. Muchos lo ven como un proceso que consume mucho tiempo y un estrés añadido que les distrae de los plazos ajustados y del trabajo más importante.

También hay problemas con los empleados en relación con la frecuencia de las hojas de asistencia. El registro constante de las hojas de asistencia diarias puede considerarse una vigilancia opresiva y una señal de la falta de confianza de la agencia en su personal. Por el contrario, las hojas de horas mensuales conllevan un alto riesgo de error humano, ya que a los empleados les cuesta recordar cuántas horas dedicaron a ese proyecto concreto de hace tres semanas.

Por último, el propio método de cronometraje puede suponer un obstáculo. Algunas tecnologías de entrada de datos para empleados pueden tener una curva de aprendizaje pronunciada, lo que puede generar frustración. Los métodos más analógicos, como las hojas de asistencia en papel, pueden resultar engorrosos y agotadores.

Encontrar las soluciones adecuadas

Las hojas de horas, por su naturaleza, no pueden ser la solución ideal para todos los sectores y agencias. La mejor manera de implementar una solución es analizando las deficiencias de su propia agencia. Aquí tienes algunas para empezar:

Personalizar las hojas de horas

Muchos empleados consideran que las hojas de asistencia son una imposición de los superiores para lograr sus propios fines. Lo que muchos no se dan cuenta es que las hojas de asistencia también les benefician a ellos. Para que los empleados se sumen a la iniciativa, las agencias deben explicar claramente estas ventajas. Un gestor de proyectos puede explicar que:

• Registrar correctamente las horas significa que un empleado nunca está sobrecargado de trabajo.
• Si un empleado está pasando por dificultades, el trabajo se puede repartir entre otros miembros del equipo.
• Un cliente satisfecho significa más trabajo y, como resultado, un mejor salario.
• Si un empleado está infrautilizado, puede recibir formación para mejorar sus habilidades en otras áreas, lo que podría llevarle a sentirse más realizado en el lugar de trabajo.

Un sistema de refuerzo positivo puede funcionar mucho más eficazmente que castigar a los empleados por no registrar correctamente sus horas. El apoyo positivo del personal sénior y los altos cargos de la agencia puede facilitar mucho esta aceptación.

Asignación transparente de horas

Los empleados pueden sentirse frustrados al no conocer los plazos de un trabajo y pueden acabar entregando más o menos de lo esperado si no hay la transparencia adecuada. Hasta un 43 % de los proyectos se salen del presupuesto, siendo las horas de trabajo de los empleados uno de los mayores problemas. Por ejemplo, asignar horas en un informe permite a los equipos conocer sus límites de antemano y, paradójicamente, les da más libertad para trabajar.

Una agencia también puede hacer que sus equipos formen parte directamente del proceso de asignación mediante la elaboración de una declaración de trabajo. Los empleados pueden opinar sobre los recursos necesarios para las diferentes fases de un proyecto, aportando información sobre el terreno que los directivos podrían pasar por alto.

Alternativas a las hojas de horas

Algunos proyectos pueden requerir una revisión exhaustiva o la negación completa de los métodos estándar de control del tiempo de una agencia para reflejar con mayor precisión el trabajo realizado en ellos. Algunas agencias prefieren facturar a los clientes por alcanzar hitos concretos en un proyecto, lo que permite una mayor libertad creativa. Si el tiempo es un problema, se pueden establecer plazos para alcanzar estos hitos en una fecha acordada o antes de ella.

Los miembros sénior del equipo suelen tener una participación limitada en determinados proyectos debido a su mayor valor. Un sistema de control horario puede ajustarse para facturar a los clientes por el valor de los empleados en relación con trabajos específicos, en lugar de por rango. Cuanto más valor ha aportado un miembro del equipo, mayor es la tarifa.

Otra forma de facturar a los clientes es cobrarles según el valor que les aporta el proyecto en su totalidad. El trabajo orientado a los resultados puede inspirar a los equipos a poner más énfasis en la creación de un proceso eficaz, en lugar de limitarse a tachar tareas en el camino hacia su finalización. Un proyecto exitoso puede beneficiar a todos los involucrados.

El control del tiempo es dinero.

Para bien o para mal, las hojas de asistencia son una parte integral del panorama de las agencias. Una agencia inteligente conoce las limitaciones de las soluciones de control horario para su negocio y puede adaptar con éxito diferentes soluciones para que se ajusten a su flujo de trabajo.

Ahora ya debería disponer de toda la información necesaria sobre el seguimiento de las horas dedicadas a los proyectos para tomar la mejor decisión y maximizar su productividad sin afectar a la calidad.