Modelos de planilhas de horas trabalhadas para agências e ferramentas de controle de tempo

Sempre se diz que tempo é dinheiro, mas para uma agência, controlar o tempo em si pode ser igualmente valioso. Folhas de ponto e outros métodos de controle de tempo são uma parte indispensável da indústria criativa, permitindo maior eficiência e uma gestão mais tranquila tanto de projetos quanto de clientes. De fato, todo o mercado de controle de tempo deve crescer a uma taxa composta anual de 20,4% entre 2021 e 2028.

Os criativos podem detestá-las, mas não há dúvida de que a tecnologia de cronometragem desempenha um papel valioso.

A versatilidade da humilde folha de ponto é demonstrada pelo grande número de modelos e softwares disponíveis atualmente. Cada agência tem suas próprias necessidades e requisitos para controlar seu tempo. Mas qual é o ideal para você? Este artigo fornecerá uma análise aprofundada das planilhas de horas trabalhadas, suas vantagens e desvantagens, e seus diversos formatos.

O que é uma folha de ponto de agência?

O que compõe uma folha de ponto? Em termos simples, são uma forma de controlar as horas que um funcionário dedicou a um determinado trabalho durante um determinado período. Ele também controla a quantidade de trabalho realizado em projetos para clientes específicos. Essas horas são registradas, geralmente pelos próprios funcionários, em intervalos de tempo definidos. Isso varia desde o controle diário do tempo até aqueles enviados mensalmente. Na verdade, qualquer pessoa na agência pode registrar as horas dos funcionários e, de fato, muitos optam por automatizar todo o processo para obter maior precisão.

Com as folhas de ponto registradas, as horas são rastreadas e utilizadas tanto interna quanto externamente. O controle preciso do tempo pode ajudar as agências a maximizar a eficiência dos projetos e fornecer relatórios detalhados e faturamento preciso aos clientes. As folhas de ponto se tornaram um elemento básico do setor para medir o tempo como uma mercadoria.

Embora os detalhes possam variar, os processos de planilhas de horas das agências geralmente seguem os mesmos procedimentos gerais:

1. Recebemos um briefing do cliente e criamos um cronograma com base no prazo de conclusão previsto.
2. Os funcionários são designados de acordo com a necessidade e o número de horas atribuídas.
3. Os funcionários ou supervisores controlam suas horas durante um determinado período.
4. As horas registradas são rastreadas e aprovadas. Isso pode ser feito por uma única pessoa, como um gerente de projetos que atua tanto como guardião quanto como ponte entre o cliente e a agência.
5. As horas trabalhadas são compartilhadas com os clientes, frequentemente incluídas como parte dos relatórios do projeto.

Baixe o modelo de planilha de horas trabalhadas da sua agência

Faça o download da folha de ponto da sua agência - formato Excel e siga as instruções no arquivo para preencher a folha de ponto.

Por que usar um modelo de planilha de horas trabalhadas de agência?

• Os modelos da agência podem ser baixados gratuitamente.
• O uso de um modelo de planilha de horas garante a consistência no controle de horas da agência e no faturamento do cliente.
• As folhas de ponto fornecem informações baseadas em dados que contribuem para melhorar a tomada de decisões.
• Graças aos modelos de planilhas de horas trabalhadas, você pode criar gráficos para visualizar melhor os dados.
• O uso de um modelo de planilha de horas trabalhadas também garante um faturamento preciso.

Existe uma alternativa melhor aos modelos de planilhas de horas trabalhadas?

Usar um modelo de planilha de horas de agência é prático e gratuito, mas tem várias limitações:

• Os modelos de planilhas de horas trabalhadas do Excel ou do Google Sheet não são fáceis de usar e não oferecem opções avançadas de visualização de dados. Além disso, não são muito interativos, especialmente se toda a equipe da sua agência estiver trabalhando no mesmo documento.
• Os modelos de planilhas de horas trabalhadas são difíceis de configurar corretamente e preencher pelos membros da equipe. É mais uma camada de trabalho administrativo que poderia ser evitada.
• Pode ser difícil acompanhar as diferentes versões e o histórico.
• A inserção manual do tempo de rastreamento é propensa a erros e até mesmo à perda de dados. Os funcionários podem inserir incorretamente o seu tempo ou simplesmente esquecer de compartilhar ou enviar a sua folha de ponto.
• Os modelos têm flexibilidade limitada em termos de permissões, acesso e filtragem de dados.

Juntamente com a evolução do controle de ponto no local de trabalho, surgiram inúmeras maneiras de realizar o trabalho. Do analógico ao digital, existe um fluxo de trabalho ideal para cada pessoa. 38% dos EUA Os funcionários ainda utilizam métodos manuais para registrar o tempo, como cartões de ponto. As planilhas têm sido uma forma popular de controlar as horas dedicadas a projetos, mas carecem da automação e conectividade das soluções de software mais recentes.

Por outro lado, as plataformas baseadas na web utilizam software baseado na nuvem para rastrear e armazenar dados, proporcionando segurança e acessibilidade a todos os membros da equipe. Hoje em dia, existem muitas opções de software de controle de ponto, todas com suas próprias características exclusivas.

Sua agência pode ter seus próprios requisitos ao procurar o software de controle de ponto adequado. As melhores ofertas, no entanto, são aquelas que integram seu controle de tempo com outros processos do projeto e atuam como uma solução completa para as necessidades de uma agência.

Use uma ferramenta de controle de tempo e automatize a criação de planilhas de horas trabalhadas.

O controle do tempo e a criação de planilhas de horas podem ser simplificados usando um software de gerenciamento de projetos como o Bonsai. O uso dessa ferramenta permitirá que as agências economizem tempo e maximizem suas horas faturáveis, ao mesmo tempo em que visualizam os dados em uma interface intuitiva e atraente.

O controle do tempo no Bonsai e a criação de planilhas de horas trabalhadas são processos simples que podem fornecer informações valiosas sobre a capacidade e a utilização da sua equipe, bem como a distribuição de horas faturáveis e não faturáveis. Aqui está um guia sobre como fazer isso:

1. Acompanhe o tempo gasto nas tarefas

Use o rastreador de tempo integrado para iniciar um novo cronômetro enquanto estiver conectado à sua conta Bonsai. Você pode selecionar o projeto, atribuí-lo a uma tarefa, definir uma taxa e adicionar notas. Usando este cronômetro, certifique-se de que todos os minutos sejam registrados, tanto os horários faturáveis quanto os não faturáveis, e minimize o risco de erros humanos.

Os recursos de controle de tempo do Bonsai facilitam o gerenciamento desse aspecto do seu negócio, garantindo que você tenha uma visão clara do trabalho da sua equipe e possa tomar decisões informadas com base em insights orientados por dados.

Acompanhe o tempo no Bonsai

Entrada manual: Se você se esquecer de registrar suas horas, poderá inserir manualmente o tempo selecionando o projeto, definindo a taxa e especificando a hora e a data em que trabalhou.

Além disso, você pode usar o aplicativo móvel ou a extensão do navegador do Bonsai para controlar o tempo em qualquer lugar. As entradas são sincronizadas automaticamente com a sua conta Bonsai.

2. Visualize suas planilhas de horas trabalhadas

Acesse suas planilhas de horas diretamente no Bonsai, na seção Controle de horas, para revisar as horas trabalhadas pela sua equipe e gerar relatórios precisos. Você terá uma visão clara das horas registradas pela sua equipe e poderá ver quem está excedendo a capacidade.

Crie sua folha de ponto no Bonsai

3. Acesse relatórios detalhados

Ao monitorar seu tempo com o Bonsai, você terá acesso a relatórios de insights e utilização. Na página Relatório, selecione o Relatório de utilização para monitorar a utilização total e faturável da sua empresa. Isso lhe dará uma visão sobre a eficiência e a produtividade da sua equipe.

Monitore a utilização da sua equipe

Por que as planilhas de horas trabalhadas das agências são importantes?

O controle do tempo é importante para qualquer agência por uma série de razões. Se um cliente está pagando pelo tempo, ele precisa saber que ele está sendo bem aproveitado. Os EUA Estima-se que a economia perca US$ 50 milhões anualmente devido ao tempo não rastreado. Da mesma forma, uma agência quer saber se está fazendo o melhor uso possível dessas horas. Aqui estão alguns dos principais benefícios das planilhas de horas da agência:

Gestão eficiente

As folhas de ponto são fundamentais para organizar a força de trabalho. O controle preciso do tempo permite que uma agência acompanhe as horas de todos os funcionários, o que ajuda a avaliar a capacidade. Isso evita que certos membros da equipe sejam sobrecarregados (e trabalhem demais), enquanto outros têm relativamente pouco o que fazer. Esse processo rastreia quem está ocupado, se a carga de trabalho é excessiva ou insuficiente e qual a melhor forma de distribuir e compartilhar as tarefas.

Os funcionários subutilizados podem ser mais facilmente identificados com planilhas de horas trabalhadas e podem ser remanejados para outro projeto. Funcionários persistentemente ociosos também podem ser recomendados para treinamento extra e aperfeiçoamento profissional, a fim de se tornarem membros mais versáteis da equipe.

Essa eficiência também se estende ao próprio projeto. Quais partes estão demorando mais? O que precisa de mais atenção? As planilhas de horas podem identificar essas áreas e otimizar o processo, levando a uma maior eficiência e a um aumento na produtividade.

Melhor gestão dos recursos

As alocações orçamentárias para projetos são cuidadosamente calculadas tanto pelos clientes quanto pelas agências, e o controle preciso do tempo é essencial para manter ambas as partes satisfeitas. O trabalho deve ser cuidadosamente distribuído, com a quantidade adequada de pessoal e horas, para ser realizado da melhor forma possível no prazo desejado.

Se as horas não forem monitoradas ou alocadas corretamente com antecedência, os criativos podem gastar muito tempo elaborando a ideia perfeita, levando a gargalos na produção. Da mesma forma, os clientes podem rapidamente ultrapassar seus orçamentos com muitas revisões.

É claro que nem toda alocação de recursos será perfeita. Esse processo deve ser constantemente revisado, e os fracassos e sucessos do passado devem ser usados para novos projetos. Para as agências, isso pode maximizar os lucros por meio de uma maior eficiência. A longo prazo, a relação entre as horas trabalhadas e o lucro obtido pode até ajudar uma agência a determinar se deve ou não manter uma determinada relação com um cliente.

Garantir a conformidade

As folhas de ponto também são uma forma importante para uma agência garantir a conformidade do local de trabalho com determinadas entidades governamentais. Por exemplo, a Lei de Normas Trabalhistas Justas (FLSA) de 1938 exige que os empregadores e todos aqueles que se enquadram em sua proteção estejam em conformidade em várias áreas. Isso inclui horas trabalhadas, horas extras e todos os tipos de licença.

O não cumprimento das normas desses órgãos pode resultar em penalidades severas e multas pesadas. Uma boa maneira de evitar isso é fornecer documentação concreta na forma de planilhas de horas aprovadas e relatórios detalhados. Manter um registro de todas as horas trabalhadas pelos funcionários é uma maneira eficaz de garantir a conformidade da agência.

Evite o excesso de serviços

É possível ter demais de uma coisa boa. Sem um controle adequado do tempo e das restrições, os projetos podem rapidamente ultrapassar o prazo e o orçamento. Os criativos podem passar horas incontáveis elaborando e ajustando ideias, que oferecem mais do que o briefing pede. Esse excesso de serviços pode ser evitado através da alocação cuidadosa das horas do projeto em uma estimativa antes do início do trabalho.

Melhorando as estimativas do projeto

Estimar as horas necessárias para um trabalho requer um conhecimento profundo de todos os trabalhos anteriores. As planilhas de horas trabalhadas podem ajudar os gerentes de projeto a escolher melhor a equipe e a estrutura ideais com base em experiências anteriores. Quanto mais detalhados forem os registros, melhor. Uma estimativa sólida também afetará a cotação de uma agência para um cliente.

Melhor faturamento

Os clientes gostam de saber para onde vai o seu dinheiro. As folhas de ponto fornecem um meio quantificável de avaliar o desempenho da agência. É importante que o processo seja o mais transparente possível para evitar confusões e dúvidas.

Softwares automatizados de controle de tempo, como o oferecido pela Bonsai, podem levar o controle de tempo um passo adiante, fornecendo atualizações precisas que são constantemente compartilhadas com os clientes. Isso se estende também ao faturamento e aos relatórios. As folhas de ponto são propensas a erros humanos e imprecisões, mas o software pode simplificar o processo de registro e integrá-lo perfeitamente às faturas e relatórios. É preciso e nunca atrasa.

Problemas com folhas de ponto

Nenhum sistema é perfeito, e as planilhas de horas trabalhadas não são exceção. Seu papel como padrão do setor e as diversas formas que assumem deixam as planilhas de horas abertas a muitas críticas. Apenas 60% dos funcionários consideram que o seu salário líquido corresponde às horas de trabalho realizadas.

Assim, as reclamações relativas às folhas de ponto podem ser divididas em duas categorias principais: suas deficiências no controle do tempo e sua necessidade no panorama das agências.

Uma boa maneira de controlar o tempo?

As folhas de ponto são projetadas para controlar as horas trabalhadas em um ou mais projetos por um funcionário. Embora isso possa ser eficaz para trabalhos mais manuais ou baseados em entradas, surgem dificuldades no campo criativo. As planilhas de horas trabalhadas de uma agência podem registrar as horas gastas escrevendo e projetando, mas será que elas refletem com precisão o tempo gasto em brainstorming, ideação e elaboração de estratégias?

Embora o brainstorming possa não ser considerado tempo faturável, ele ainda é vital para o processo criativo e deve ser levado em consideração em qualquer projeto. Uma agência inteligente deve sempre se certificar de alocar esse tempo para qualquer trabalho e registrá-lo efetivamente como tal. Embora alguns clientes possam exigir ver as horas manifestadas em trabalho concreto, é importante que um gerente de projeto saiba que as horas registradas não são necessariamente o quadro completo.

Alguns funcionários também ajustam suas planilhas de horas trabalhadas para acomodar seu nível de habilidade. Para permanecer dentro do orçamento, certos supervisores e diretores são forçados a limitar ou minimizar seu envolvimento em um projeto. Isso pode ter efeitos drásticos na qualidade final de um projeto.

Resistência dos funcionários

O fato de as planilhas de horas trabalhadas serem uma necessidade não as torna menos incômodas para os funcionários. O controle do tempo não é uma atividade popular nas agências de nível básico. Muitos realmente veem isso como um processo demorado e um estresse adicional que distrai dos prazos apertados e do trabalho mais importante.

Há também questões relacionadas aos funcionários com a frequência das folhas de ponto. O registro constante das planilhas de horas diárias pode ser visto como uma vigilância opressiva e um sinal da falta de confiança da agência em seus funcionários. Por outro lado, as planilhas mensais apresentam um alto risco de erro humano, pois os funcionários têm dificuldade em lembrar quantas horas trabalharam em um projeto específico há três semanas.

Por fim, o próprio método de cronometragem pode revelar-se um obstáculo. Algumas tecnologias de entrada de dados pelos funcionários podem ter uma curva de aprendizagem íngreme, levando à frustração. Métodos mais analógicos, como planilhas de horas trabalhadas em papel, podem ser complicados e cansativos de se trabalhar.

Encontrando as soluções certas

Por sua natureza, as planilhas de horas trabalhadas não são a solução ideal para todos os setores e agências. A melhor maneira de implementar uma solução é analisando as deficiências da sua própria agência. Aqui estão algumas para você começar:

Personalize as folhas de ponto

As folhas de ponto são vistas por muitos funcionários como uma imposição dos superiores para atingir seus próprios objetivos. O que muitos não percebem é que as folhas de ponto também lhes trazem benefícios. Para conquistar os funcionários, as agências precisam deixar esses benefícios bem claros. Um gerente de projeto pode explicar que:

• Registrar corretamente as horas trabalhadas significa que um funcionário nunca fica sobrecarregado com trabalho.
• Se um funcionário estiver enfrentando dificuldades, o trabalho pode ser compartilhado com outros membros da equipe.
• Um cliente satisfeito significa mais trabalho e, consequentemente, um salário melhor.
• Se um funcionário estiver subutilizado, ele poderá receber treinamento para se aperfeiçoar em outras áreas, o que poderá levar a uma maior satisfação no local de trabalho.

Um sistema de reforço positivo pode funcionar de forma muito mais eficaz do que punir os funcionários por não registrarem corretamente suas horas de trabalho. O apoio positivo dos funcionários seniores e dos superiores da agência pode facilitar muito essa aceitação.

Atribuição transparente de horas

Os funcionários podem ficar frustrados por não saberem os prazos de um trabalho e podem acabar entregando mais ou menos do que o esperado sem a devida transparência. Até 43% dos projetos ultrapassam o orçamento, sendo as horas de trabalho dos funcionários um dos maiores problemas. Colocar as horas atribuídas em um briefing, por exemplo, permite que as equipes conheçam seus limites antecipadamente e, paradoxalmente, lhes dá mais liberdade para trabalhar.

Uma agência também pode tornar suas equipes parte direta do processo de alocação, desenvolvendo uma Declaração de Trabalho. Os funcionários podem dar sua opinião sobre os recursos necessários para as diferentes fases de um projeto, oferecendo insights práticos que os gerentes podem deixar passar despercebidos.

Alternativas às folhas de ponto

Alguns projetos podem exigir uma reformulação extensa ou a negação completa dos métodos padrão de controle de tempo de uma agência para refletir com mais precisão o trabalho realizado neles. Algumas agências preferem cobrar dos clientes pelo alcance de marcos específicos em um projeto, o que permite maior liberdade criativa. Se o tempo for um problema, então podem ser estabelecidos prazos para atingir esses marcos em ou antes de uma data acordada.

Os membros seniores da equipe muitas vezes têm sua participação limitada em determinados projetos devido ao seu alto valor. Um sistema de controle de ponto pode ser ajustado para cobrar dos clientes pelo valor do funcionário em relação a tarefas específicas, em vez de por cargo. Quanto mais valor um membro da equipe trouxe, maior será a taxa.

Outra forma de cobrar os clientes é cobrar de acordo com o valor que todo o projeto traz para eles. O trabalho orientado para os resultados pode inspirar as equipes a dar mais ênfase à elaboração de um processo eficaz, em vez de simplesmente marcar tarefas como concluídas ao longo do caminho. Um projeto bem-sucedido pode beneficiar todos os envolvidos.

A pontualidade é dinheiro

Para o bem ou para o mal, as folhas de ponto são parte integrante do panorama das agências. Uma agência inteligente conhece as limitações das soluções de controle de tempo para seus negócios e consegue adaptar com sucesso diferentes soluções para se adequarem ao seu fluxo de trabalho.

Agora você deve ter todas as informações necessárias sobre o acompanhamento das horas do projeto para tomar a melhor decisão para maximizar sua produtividade sem afetar a qualidade.