Es gibt viele Möglichkeiten, wie erfolgreiche Agenturen ihre Chancen auf neue Aufträge erhöhen können. Testimonials und Bewertungen von bestehenden Kunden schaffen Earned Media, die Sie zur Nachfragegenerierung nutzen können. Exzellente Vertriebsteams wandeln Leads in zahlende Kunden um und helfen dabei, Geschäfte abzuschließen. Manchmal sind es jedoch gerade die einfachsten Hilfsmittel oder Dokumente, die die Entscheidung eines Kunden beeinflussen können.
Dokumente wie Ihre Angebote sind ein gutes Beispiel dafür.
Wenn eine Agentur ein Angebot für Dienstleistungen erstellt, hat sie die Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Sie können einem Kunden ihre Professionalität, ihre Markenwerte und ihre Kosteneffizienz zeigen. Werfen wir einen Blick auf einige innovative Möglichkeiten, um den Prozess der Angebotserstellung in Agenturen zu verbessern.

Was sollte jedes Angebot enthalten?
Ein Angebot ist ganz einfach ein digitales oder physisches Dokument, das dem Kunden mitteilt, was er bezahlen muss. Es enthält eine kurze Beschreibung der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder Produkte, wie lange diese dauern werden und wie viel sie kosten werden.
Angebote sind wichtig, da ein Kunde möglicherweise mehrere Agenturen kontaktiert, bevor er sich für seine bevorzugte Option entscheidet. Laut Gartner bestehen B2B-Käuferteams in der Regel aus sechs bis zehn Entscheidungsträgern. Jeder von ihnen verbringt maximal 6 % seiner Einkaufszeit damit, mit einzelnen Vertriebsmitarbeitern zu sprechen.
Dadurch wird jeder Kommunikationspunkt mit dem Kunden entscheidend. Angebote sollten relevante Informationen enthalten, aber auch deutlich machen, was Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheidet.
Angebot versus Vorschlag
Ist ein Angebot dasselbe wie ein Vorschlag? Das kann sein. Agenturen, die maßgeschneiderte Pakete anbieten, die sich mit jedem Kunden ändern, finden es möglicherweise einfacher, Angebote und Kostenvoranschläge in einem Dokument zusammenzufassen. Es ist jedoch durchaus üblich, dass das Angebot erst nach dem Vorschlag erfolgt.
Der Vorschlag ist ein Dokument, in dem genau beschrieben wird, wie Sie als Agentur die Probleme eines Kunden angehen werden. Marketingagenturen könnten detailliert beschreiben, wie sie Social-Media-Kampagnen verbessern oder die Content-Strategie eines Kunden optimieren werden. Designagenturen könnten über den Prozess sprechen, den sie bei der Auswahl neuer Markenfarben, Logodesigns oder Bildmaterial für die Website eines Kunden anwenden.
Wichtig ist, dass alle Einzelheiten des vorgeschlagenen Vertrags berücksichtigt werden. Ein potenzieller Kunde sollte in der Lage sein, Angebote nebeneinander zu legen und die Unterschiede zu vergleichen.
Ein Angebot kann jedoch auch so einfach sein wie der Name eines Produkts oder einer Dienstleistung und dessen Preis. Angebote werden häufiger verwendet, wenn der Kunde bereits genau weiß, was er benötigt. Sie können eine Anfrage für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen einreichen und möchten lediglich einen Preis und einen Zeitplan erhalten.
Es ist wichtig zu beachten, dass ein Angebot niemals eine Schätzung oder eine ungefähre Angabe sein sollte. Das Angebot bezieht sich entweder auf ein bestehendes Dienstleistungsangebot oder auf bestimmte vom Kunden angeforderte Dienstleistungen. Daher ist der Preis nach seiner Vereinbarung unveränderlich. Die einzigen Ausnahmen hiervon sind mildernde Umstände wie Verzugsgebühren oder einvernehmlich vereinbarte Änderungen des Projektumfangs.
Vorteile einer Optimierung Ihrer Agentur-Angebotspraxis
Das Erstellen eines formellen Dokuments, das bestimmte Informationen enthalten muss, mag wie ein Prozess erscheinen, der wenig Raum für Kreativität lässt. Es ist jedoch möglich, Angebote zu personalisieren und die oben hervorgehobene Genauigkeit mit Branding, Unternehmenssprache und sogar den Werten Ihrer Agentur zu kombinieren.
Hier sind nur einige der Vorteile, die Sie dadurch gewinnen, wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen.
Einen guten ersten Eindruck hinterlassen
Auch wenn die Angebote Ihrer Agentur vielleicht nicht die erste Interaktion mit einem potenziellen Kunden sind, stehen sie doch sicherlich am Anfang der Beziehung. Ein optisch ansprechendes, markengerechtes Zitat wird einen Kunden wahrscheinlich beeindrucken und ihn dazu bewegen, mit Ihnen zusammenarbeiten zu wollen. Umgekehrt könnte eine unverblümte E-Mail, die nur aus Text besteht, einen Kunden zu der Annahme verleiten, dass Ihre Agentur ihn nicht besonders schätzt.
Achten Sie darauf, dass die Sprache locker, markengerecht und freundlich ist, um weitere Interaktionen zu fördern.
Professionell auftreten
Gutes Branding tut mehr, als Sie dem Kunden als interessierten und fürsorglichen Interessenten zu präsentieren. Dadurch wirken Sie professionell, zuverlässig und bereit, die mit diesem Kunden verbundenen Herausforderungen anzunehmen. Leads suchen unter möglicherweise Tausenden die richtige Agentur und müssen dabei oft ein Risiko eingehen, indem sie sich auf ein unbekanntes Unternehmen einlassen. Ein professionelles und dennoch zugängliches Auftreten kann einen potenziellen Kunden eher dazu bewegen, diesen Vertrauensvorschuss zu geben.
Spiegeln Sie die Werte Ihrer Agentur wider
Eine weitere Möglichkeit, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Agenturangebote und andere Dokumente von Ihren Unternehmenswerten geprägt sind. Wenn Ihnen Inklusivität wichtig ist, vermeiden Sie geschlechtsspezifische Sprache oder Annahmen aufgrund von Alter oder ethnischer Zugehörigkeit. Ihr Hauptaugenmerk liegt möglicherweise auf Nachhaltigkeit. In diesem Fall könnten Sie in Ihrem Angebot einen Hinweis darauf einfügen, dass Sie digitale Speicherung gegenüber physischen Dokumenten bevorzugen.
Was auch immer Ihre Werte sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Zitate diese widerspiegeln. Sie werden ganz natürlich Kunden mit denselben Werten anziehen, was die Grundlage für dauerhafte Beziehungen zwischen Agentur und Kunde bilden kann.
Offene und klare Kommunikationswege schaffen
Es mag Sie überraschen, dass diese Beziehungen unabhängig davon, ob Ihr Angebot angenommen wird oder nicht, gedeihen können. Nur weil ein potenzieller Kunde sich diesmal für eine andere Agentur entscheidet, heißt das nicht, dass er Sie in Zukunft nicht in Betracht ziehen wird. Ihr Vertriebsteam kann unmöglich wissen, wie schwer es dem Entscheidungsträger gefallen ist, sich zwischen zwei (oder mehr) hervorragenden Agenturen zu entscheiden.
Behalten Sie das im Hinterkopf und versuchen Sie, sich nicht von verlorenen Leads entmutigen zu lassen. Stellen Sie sicher, dass jedes Angebot Angaben enthält, wie Sie in Zukunft kontaktiert werden können. Es ist ratsam, einige Kontaktpersonen und deren direkte Kontaktdaten anzugeben. Wir empfehlen außerdem, die Website Ihrer Agentur anzugeben. Bis zu 86 % der B2B-Unternehmen geben an, dass sie den Großteil ihrer Geschäfte über ihre Website abwickeln. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Kunden auf Ihre Website zugreifen können.

Faktoren, die bestimmen, wie viel Sie anbieten
Nachdem wir uns nun mit dem „Warum“ der Agenturangebote befasst haben, ist es an der Zeit, uns mit dem „Wie“ zu beschäftigen. Es ist wichtig, dass alle Ihre Kosten durch die von Ihnen angegebenen Preise gedeckt sind. Sehen Sie sich die folgenden Punkte an und überlegen Sie, ob Sie diese bei der Angebotserstellung berücksichtigen.
Gemeinkosten
Ihre Kunden sichern Ihnen buchstäblich ein Dach über dem Kopf. Stellen Sie sicher, dass die Preise, die Sie für Dienstleistungen anbieten, wettbewerbsfähig sind, aber dennoch ausreichen, um Miete, Nebenkosten und andere Betriebsausgaben zu decken. Sie können Buchhaltungssoftware wie Bonsai verwenden, um Ihre Finanzen im Blick zu behalten. Verschaffen Sie sich ein tieferes Verständnis Ihrer Geschäftsausgaben und nutzen Sie diese Details in Verbindung mit Markttrends, um Ihre Preisgestaltung voranzutreiben.
Bezahlung aller beteiligten Mitarbeiter
Wenn Ihr Angebot die Kosten für alle Ihre festangestellten Mitarbeiter abdeckt, aber nicht die für Ihre Freiberufler, könnten Sie in eine schwierige Situation geraten. Möglicherweise müssen Sie Ihre Freiberufler aus einem anderen Bereich Ihres Unternehmens bezahlen. Alternativ könnten Sie möglicherweise gar nicht in der Lage sein, sie zu bezahlen. Dies könnte dazu führen, dass talentierte Freiberufler sich weigern, erneut mit Ihrer Agentur zusammenzuarbeiten. Schlimmer noch, sie könnten Ihr Unternehmen online schlechtmachen und andere Auftragnehmer dazu ermutigen, Ihr Team zu meiden.
Arbeiten Sie mit Ihrem Buchhaltungsteam zusammen, um sicherzustellen, dass die von Ihnen angebotenen Preise die Gehälter aller Beteiligten abdecken.
Zeit bis zur Fertigstellung
Je länger ein Projekt dauert, desto mehr sollte ein Kunde bezahlen – in den meisten Fällen. Angaben zur Zeit, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt wird, können den Abschluss eines Geschäfts fördern. Ein Kunde kann diese Informationen nutzen, um seine anderen Projekte zu planen und zu sehen, wo Ihre Arbeit hineinpasst. Wenn sie beispielsweise wissen, dass Sie vor ihrer nächsten Konferenz ein Rebranding durchführen können, könnten sie einen Relaunch planen. Unterstützen Sie Ihre potenziellen Neukunden, indem Sie ihnen alle Informationen zur Verfügung stellen, die für sie nützlich sein könnten.
7 Möglichkeiten zur Verbesserung der Angebotserstellung in Ihrer Agentur
Sobald Sie Ihre Preisstrategie festgelegt haben, ist es an der Zeit, über die Erstellung eines Angebots nachzudenken. Wir haben sieben Faktoren zusammengestellt, die bei allen Angeboten und Vorschlägen von Agenturen zu berücksichtigen sind.
1. Seien Sie visuell mutig
Visuelle Elemente und Bilder sind entscheidend, um die Aufmerksamkeit Ihrer potenziellen Kunden zu gewinnen. Die Wissenschaft sagt uns, dass unser Gehirn Bilder bis zu 60.000 Mal schneller verarbeitet als Text. Sie können dieses Wissen nutzen, um Ihr Angebot mit einem auffälligen Logo, Diagramm oder sogar einer kurzen Animation zu beginnen.
Unabhängig davon, welche visuellen Elemente Sie verwenden, sollten Sie stets auf Barrierefreiheit achten. Blinkende Bilder können bei manchen Menschen Probleme verursachen und sollten generell vermieden werden. Alle statischen Bilder sollten idealerweise einen Alt-Text enthalten – eine kurze Beschreibung des Bildes, die es für alle Nutzer von Screenreadern zugänglich macht.
2. Vorhandene Vorlagen nutzen
Angebots- und Angebotsvorlagen sind für Agenturen, die ihre bestehenden Prozesse verbessern oder neue aufbauen möchten, äußerst nützlich. Bonsai bietet einen beeindruckenden Katalog an Angebotsvorlagen, die Agenturen an ihre Bedürfnisse anpassen können. Diese Vorlagen enthalten Designs für Social-Media-Marketing-Angebote, Softwareentwicklungsangebote, Videoproduktionsangebote und vieles mehr. Bonsai arbeitet mit zahlreichen Agenturen zusammen, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass diese Vorlagen bereits im Einsatz sind und sich bewährt haben.
3. Klar definierte Zeitpläne einbeziehen
Auch Ihre Kunden wünschen sich Seelenfrieden. Sie können dazu beitragen, indem Sie realistische Zeitpläne angeben, die keine übertriebenen Versprechungen enthalten. Vermeiden Sie die Versuchung, zu sagen, dass Sie etwas in einer Woche erledigen werden, wenn Sie wissen, dass es zehn Tage dauern wird. Das führt entweder zu Burnout bei Ihren Mitarbeitern oder zu unzufriedenen Kunden – oder zu beidem.
Erwägen Sie, einen Zeitplan für das Projekt aufzunehmen, den Sie mit Ihrer Agentur-Business-Software verfolgen können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie lange eine maßgeschneiderte Aufgabe dauern wird, seien Sie diesbezüglich offen. Kunden bevorzugen im Allgemeinen einen klaren und ehrlichen Zeitrahmen gegenüber einem festen Termin, der möglicherweise nur fiktiv ist.
Es ist auch wichtig, Ihren potenziellen Kunden genau darüber zu informieren, wie lange jedes Angebot gültig ist. Ein offensichtlich zeitlich begrenztes Angebot könnte zu einer positiven Entscheidung führen. FOMO (Fear of Missing Out, die Angst, etwas zu verpassen) ist ein sehr realer Faktor in der Geschäftswelt. Vermarkter nutzen es in allen Arten von Kampagnen. Es ist völlig in Ordnung, eine ähnliche Strategie bei Ihren Angeboten oder Vorschlägen anzuwenden.

4. Eine Möglichkeit zur digitalen Zustimmung bereitstellen
Die Fähigkeit, einen Deal schnell abzuschließen, ist ein wichtiger Motor für Neugeschäfte. Neben der Bereitstellung eines begrenzten Zeitfensters sollten Sie auch die Erstellung digitaler Angebote mit „Jetzt akzeptieren“-Schaltflächen in Betracht ziehen. Weitere Optionen sind hier ein Feld für die elektronische Unterschrift oder sogar eine Seite „Nächste Schritte“, auf der dem potenziellen Kunden verschiedene Optionen angeboten werden. Dazu können sowohl die Anforderung weiterer Informationen als auch die sofortige Annahme gehören. Ihre Vertriebs- und Marketingteams sollten Ihnen hier beratend zur Seite stehen können. Sie haben ein gutes Gespür dafür, ob es sich bei dem Lead um einen sicheren oder einen zweifelhaften Interessenten handelt.
Wenn Sie eine Schaltfläche „Jetzt akzeptieren“ einfügen, stellen Sie sicher, dass auch ein Link zu den entsprechenden Geschäftsbedingungen, wie z. B. Zahlungsfristen, vorhanden ist. Sie könnten einen Satz einfügen, der den Leser dazu ermutigt, diese anzusehen, bevor er zustimmt. Dies vermittelt den Eindruck, dass Sie und Ihre Agentur offen und vertrauenswürdig sind.
5. Fügen Sie einen Link zu relevanten Inhalten ein.
Wenn Sie einen Blogbeitrag oder ein Video haben, in dem der genaue Prozess oder die Dienstleistungen, für die Sie ein Angebot erstellen, detailliert beschrieben werden, sollten Sie den Link in das Angebot aufnehmen. B2B-Entscheidungsträger geben überwiegend an, dass sie eher bei einem Anbieter kaufen, nachdem sie dessen Inhalte konsumiert haben. Tatsächlich würden 52 % einen Anbieter definitiv stärker in Betracht ziehen, wenn sie einige seiner Inhalte online gelesen hätten.
Anleitungsvideos, Instagram Reels oder sogar Erfahrungsberichte von bestehenden Kunden können dazu beitragen, die Entscheidung eines potenziellen Kunden zu beeinflussen. Wenn Ihre Inhalte ausgefeilt sind und häufig geteilt werden, stärkt dies Ihr Image als kompetenter und professioneller Anbieter. Wählen Sie Ihre besten Inhalte aus, die Ihre Fähigkeiten optimal zur Geltung bringen.
6. Testen Sie die Angebote Ihrer Agentur mit A/B-Tests.
A/B-Testing bedeutet in diesem Zusammenhang, zwei leicht unterschiedliche Angebote auszuprobieren und zu sehen, welches am besten funktioniert. Ändern Sie während eines A/B-Tests (auch als Split-Test bekannt) jeweils nur ein Attribut des Agenturangebots. Auf diese Weise können Sie sicher sein, welcher Faktor für einen Anstieg der Geschäftsakzeptanz – oder einen Rückgang – verantwortlich ist.
Alle A/B-Tests sollten mit einem klar definierten Ziel beginnen. Bei Angeboten von Agenturen könnte dies einfach dazu dienen, die Akzeptanzraten zu verbessern. Sie könnten mit kleinen Erhöhungen beginnen, beispielsweise 5 % über einen Zeitraum von drei Monaten. Jedes Ziel, das Sie sich setzen, sollte mit den übergeordneten Zielen Ihrer Agentur übereinstimmen. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise Führungskräfte aus anderen Bereichen Ihres Unternehmens hinzuziehen müssen, um sich ein vollständiges Bild zu verschaffen.
Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wie Sie diesen Erfolg messen werden. Bei Angeboten ist es ganz einfach: Sie notieren sich die Akzeptanzrate jetzt und am Ende des festgelegten Zeitraums.
Nutzen Sie die Experten in Ihrem Team, um mögliche positive Veränderungen zu prüfen. Sie können sogar die oben genannten Tipps nutzen, um Ihnen dabei zu helfen. Könnten Ihre Zitate anschaulicher sein? Ist die Sprache zu komplex? Entscheiden Sie als Team über eine Änderung, die Sie vornehmen möchten, um mehr Geschäft zu generieren.
Sobald Sie entschieden haben, wie Sie Ihre Angebote ändern möchten, müssen Sie einen Plan zum Vergleich erstellen. Entscheiden Sie, an wie viele Kunden Sie jede Version des Angebots senden möchten. Die gleichzeitige Verwendung beider Versionen des Angebotsdokuments hilft dabei, andere Faktoren auszuschließen. Wenn beispielsweise beide Angebote eine erhöhte Akzeptanzrate aufweisen, handelt es sich wahrscheinlich um eine Marktschwankung. Alternativ könnte dies auf eine Verbesserung der allgemeinen Markenbekanntheit hindeuten. Das sind in beiden Fällen gute Nachrichten, aber hinsichtlich A/B-Tests nicht aussagekräftig.
Sammeln Sie schließlich Ihre Daten und überprüfen Sie Ihre Ergebnisse. Wenn die neue Version des Angebots eindeutig eine verbesserte Akzeptanzrate aufweist, feiern Sie dies und machen Sie es dauerhaft. Sie können diesen Vorgang jederzeit mit jedem anderen Aspekt Ihrer Angebote fortsetzen.
7. Die Option einer Anzahlung einbeziehen
Dies ist optional, da Ihre Agentur möglicherweise keine Anzahlungen oder Vorauszahlungen akzeptiert. Wenn Sie dies jedoch tun, prüfen Sie, ob Sie eine Möglichkeit dazu in Ihre digitalen Angebote aufnehmen können. Ein Button, über den neue Kunden Zahlungen per Karte, PayPal, Stripe oder anderen digitalen Zahlungsmethoden vornehmen können, hilft dabei, den Abschluss schnell zu tätigen.
Geben Sie in Ihrem Angebot an, wie viel Prozent der Gesamtbetrag die Anzahlung ausmacht und warum sie erforderlich ist. Es versteht sich von selbst, dass dies zu einem bestimmten Zeitpunkt während des Verkaufsprozesses mit dem Vorgesetzten hätte besprochen werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass der potenzielle Neukunde keinen Schock erleidet, wenn Sie ihn plötzlich auffordern, einen Betrag zu zahlen, mit dem er nicht gerechnet hat.
Wenn Sie Ihre Angebote so gestalten, dass ein Kunde sofort bezahlen kann, sollten Sie auch in Betracht ziehen, zusätzliche Informationen anzugeben. Dazu gehören beispielsweise die Dauer der Zahlungsabwicklung, akzeptierte Währungen und die Vorgehensweise, wenn eine alternative Zahlungsmethode verwendet werden soll.
Erstellen Sie & Senden Sie Angebote in Bonsai
Mit Bonsai können Sie Angebote einfach und professionell erstellen und versenden. Entdecken Sie die Vorteile der vollständig editierbaren Angebotsvorlage von Bonsai mit individuellem Branding und vorgefertigten Dienstleistungen. Dieses Tool optimiert den Angebotsprozess sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden.
So können Sie mit Bonsai genaue Angebote erstellen.
- Auf die Angebotsvorlage zugreifen: Melden Sie sich bei Bonsai an, gehen Sie zum Abschnitt „Vorlagen” und wählen Sie die Angebotsvorlage aus.
- Anpassen der Vorlage: Fügen Sie Ihr Logo, Ihre Markenfarben, Unternehmensdaten und Kontaktinformationen hinzu.
- Angebotsdetails eingeben: Weisen Sie eine eindeutige Angebotsnummer zu, legen Sie das Versanddatum und das Ablaufdatum fest.
- Liste der Dienstleistungen und Preise: Beschreiben Sie jede Dienstleistung, fügen Sie die Einzel- und Gesamtkosten hinzu, einschließlich Steuern und Rabatte.
- Zahlungsbedingungen festlegen: Legen Sie Anforderungen für Anzahlungen, Fälligkeitstermine, akzeptierte Zahlungsmethoden und Verzugsgebühren fest.
- Kundeninformationen hinzufügen: Geben Sie die Kontaktdaten und die Geschäftsadresse des Kunden ein.
- Überprüfen und senden: Überprüfen Sie die Angaben noch einmal und senden Sie das Angebot dann digital an den Kunden.
- Digitale Signaturen sammeln: Ermöglichen Sie dem Kunden, das Angebot elektronisch zu unterzeichnen.
- Mit einer Dankeskarte nachfassen: Pflegen Sie eine positive Beziehung zum Kunden.
Vorteile der Verwendung von Bonsai für Zitate:
- Anpassung: Passen Sie jedes Angebot an Ihr Branding an .
- Automatisierung: Sparen Sie Zeit mit automatisierten Angebotsnummern und Preisberechnungen.
- Professionalität: Präsentieren Sie gut strukturierte und detaillierte Angebote.
- Effizienz: Optimieren Sie den Angebotsprozess durch digitales Versenden und digitale Signaturen.
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Um ein genaues Angebot zu erhalten, kann das Verständnis der verschiedenen Aufgabenbereiche der Agentur Klarheit in den Prozess bringen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nur für die Fähigkeiten und Fachkenntnisse bezahlen, die für Ihr Projekt wirklich notwendig sind. Daher ist es entscheidend, diese Rollen festzulegen, bevor man ein Angebot von einer Agentur einholt.
Die Suche nach den besten Vorlagen für Ihre Agenturangebote wird einfacher, wenn Sie über ein All-in-One-Agentursoftwarepaket verfügen. Vergessen Sie das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Bildschirmen, um herauszufinden, wo all Ihre kundenspezifischen Daten gespeichert sind. Die Arbeit auf mehreren Plattformen ist für Sie zeitaufwendig und verursacht Verzögerungen für Ihre Kunden. Die Zusammenführung aller Elemente auf einer einzigen, einheitlichen Plattform optimiert Ihre Prozesse.
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