Existem muitas maneiras pelas quais as agências de sucesso podem aumentar suas chances de conquistar novos negócios. Depoimentos e avaliações de clientes existentes criam mídia espontânea que você pode usar para gerar demanda. Excelentes equipes de vendas convertem leads em clientes pagantes e ajudam a fechar negócios. No entanto, às vezes são as ferramentas ou documentos mais simples que podem influenciar a decisão de um cliente.
Documentos como suas cotações são um bom exemplo.
Quando uma agência faz um orçamento para serviços, ela tem a chance de causar uma ótima primeira impressão. Eles podem mostrar ao cliente seu profissionalismo, os valores da marca e a relação custo-benefício. Vamos dar uma olhada em algumas maneiras inovadoras de melhorar o processo de criação de cotações da agência.
O que toda cotação deve conter?
Uma cotação é, simplesmente, um documento digital ou físico que informa ao cliente quanto ele terá que pagar. Ele fornece uma breve descrição dos serviços ou produtos que você fornecerá, quanto tempo isso levará e quanto custará.
As cotações são importantes, pois um cliente pode entrar em contato com várias agências antes de decidir pela opção preferida. De acordo com a Gartner, os compradores B2B normalmente têm equipes de seis a dez tomadores de decisão. Cada um deles gasta, no máximo, 6% do seu tempo de compra conversando com representantes de vendas individuais.
Isso torna cada ponto de comunicação com o cliente vital. As cotações devem conter informações pertinentes, mas também transmitir o que o diferencia dos seus concorrentes.
Cotação versus proposta
Uma cotação é o mesmo que uma proposta? Pode ser. As agências que oferecem pacotes personalizados que variam de acordo com cada cliente podem achar mais simples reunir propostas e orçamentos em um único documento. No entanto, é bastante comum que a cotação venha depois da proposta.
A proposta é um documento que detalha exatamente como você, a agência, irá abordar os pontos fracos do cliente. As agências de marketing podem detalhar como irão melhorar as campanhas nas redes sociais ou aperfeiçoar a estratégia de conteúdo de um cliente. As agências de design podem falar sobre o processo que utilizam para escolher novas cores de marca, designs de logótipos ou imagens para o site de um cliente.
O fator importante é incluir todos os detalhes do que o contrato proposto irá envolver. Um cliente potencial deve poder comparar as propostas lado a lado e avaliar as diferenças.
No entanto, uma cotação pode ser tão simples quanto o nome de um produto ou serviço e seu preço. As cotações são mais frequentemente utilizadas quando o cliente já sabe exatamente o que precisa. Eles podem enviar uma consulta sobre produtos ou serviços específicos e simplesmente desejar obter um preço e um prazo.
É importante observar que uma cotação nunca deve ser uma estimativa ou um valor aproximado. A cotação está relacionada a uma proposta de serviços existente ou a serviços específicos solicitados pelo cliente. Assim sendo, o preço é imutável uma vez acordado. As únicas exceções a isso são fatores atenuantes, como encargos por atraso no pagamento ou alterações mutuamente acordadas no escopo do projeto.
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Benefícios de aperfeiçoar as práticas de cotação da sua agência
Criar um documento formal que deve conter informações específicas pode parecer um processo que não deixa muito espaço para a criatividade. No entanto, é possível personalizar as citações e combinar a precisão destacada acima com a marca, a voz da empresa e até mesmo os valores da sua agência.
Aqui estão apenas alguns dos benefícios que você obtém ao dedicar tempo para fazer isso.
Crie uma boa primeira impressão
Embora as cotações da sua agência possam não ser a primeira vez que você interage com um cliente potencial, elas certamente estão próximas do início do relacionamento. Uma citação visualmente agradável e alinhada com a marca provavelmente impressionará o cliente e fará com que ele queira trabalhar com você. Por outro lado, um e-mail direto e apenas com texto pode fazer com que o cliente pense que sua agência não o valoriza muito.
Considere manter uma linguagem leve, alinhada com a marca e amigável para incentivar mais interação.
Apresente-se de forma profissional
Uma boa estratégia de branding faz mais do que apresentá-lo como um candidato interessado e atencioso para o cliente. Isso faz com que você pareça profissional, confiável e pronto para enfrentar os desafios associados a esse cliente. Os clientes potenciais procuram a agência certa entre milhares de opções e, muitas vezes, têm de arriscar numa entidade desconhecida. Uma postura profissional, mas acessível, pode fazer com que um cliente em potencial se sinta mais inclinado a dar esse salto de fé.
Reflete os valores da sua agência
Outra maneira de se conectar com clientes em potencial é garantir que as cotações e outros documentos da sua agência sejam orientados pelos valores corporativos. Se você valoriza a inclusão, evite linguagem sexista ou suposições baseadas em idade ou raça. Seu foco principal pode ser a sustentabilidade. Nesse caso, você pode incluir uma observação na cotação sobre preferir o armazenamento digital em vez de documentos físicos.
Quaisquer que sejam seus valores, certifique-se de que suas citações os reflitam. Você atrairá naturalmente clientes com os mesmos valores, o que pode construir a base para relações duradouras entre a agência e o cliente.
Abra canais de comunicação claros
Você pode se surpreender ao saber que esses relacionamentos podem florescer independentemente de sua cotação ser aceita ou não. O fato de um cliente potencial decidir contratar outra agência desta vez não significa que ele não irá considerá-lo no futuro. Sua equipe de vendas não tem como saber o quanto foi difícil para o tomador de decisão escolher entre duas (ou mais) ótimas agências.
Tenha isso em mente e tente não ficar desanimado com os leads perdidos. Certifique-se de que todas as cotações incluem formas de contato para o futuro. É uma boa ideia incluir alguns nomes de contato e seus dados diretos. Também recomendamos incluir o site da sua agência. Até 86% das empresas B2B afirmam que obtêm a maior parte dos seus negócios através do seu site, por isso é fundamental garantir que os clientes possam aceder ao seu.
Fatores que determinam o valor da sua cotação
Agora que analisamos o “porquê” das cotações das agências, é hora de nos aprofundarmos no “como”. É importante garantir que todos os seus custos estejam cobertos pelos preços que você oferece. Analise os pontos a seguir e considere se você os está levando em conta durante a criação da cotação.
Despesas gerais
Seus clientes mantêm um teto sobre sua cabeça — literalmente. Certifique-se de que os preços que você cobra pelos serviços sejam competitivos, mas ainda assim suficientes para cobrir o aluguel, as contas de serviços públicos e outras despesas comerciais. Você pode utilizar um software de contabilidade como o Bonsai para controlar suas finanças. Obtenha uma compreensão mais profunda das despesas da sua empresa e use essas informações, combinadas com as tendências do mercado, para definir seus preços.
Pagamento a todos os funcionários envolvidos
Se sua cotação cobrir os custos de todos os seus funcionários internos, mas não os freelancers, você pode acabar em uma situação complicada. Você pode ter que pagar seus freelancers usando parte do orçamento de outra área do seu negócio. Alternativamente, você pode não conseguir pagá-los de forma alguma. Isso pode fazer com que freelancers talentosos se recusem a trabalhar novamente com sua agência. Pior ainda, eles podem falar mal da sua empresa online e incentivar outros contratantes a evitar sua equipe.
Trabalhe com sua equipe de contabilidade para garantir que os preços que você está cotando cubram os salários de todos os envolvidos.
Tempo para concluir
Quanto mais tempo um projeto demora para ser concluído, mais o cliente deve pagar — na maioria dos casos. Citações que mostram o tempo que levará para concluir tarefas específicas podem incentivar o fechamento de um negócio. Um cliente pode usar essas informações para planejar seus outros projetos e ver onde seu trabalho se encaixa. Por exemplo, se eles souberem que você pode concluir um exercício de rebranding antes da próxima conferência, eles poderão planejar um relançamento. Apoie seus novos clientes em potencial, fornecendo todas as informações que possam ser úteis para eles.
7 maneiras de melhorar os processos de criação de orçamentos da sua agência
Depois de definir sua estratégia de preços, é hora de pensar em criar uma cotação. Reunimos sete fatores a serem considerados em todas as cotações e propostas de agências.
1. Seja visualmente ousado
Os recursos visuais e as imagens são essenciais para captar a atenção do seu potencial cliente. A ciência nos diz que nossos cérebros processam uma imagem até 60.000 vezes mais rápido do que um texto. Você pode usar esse conhecimento para iniciar sua cotação com um logotipo marcante, um diagrama ou até mesmo uma animação rápida.
Seja qual for o recurso visual que você usar, lembre-se de considerar a acessibilidade. Imagens intermitentes podem causar problemas para algumas pessoas e, geralmente, é melhor evitá-las. Todas as imagens estáticas devem, idealmente, incluir texto alternativo — uma breve descrição da imagem que a torna acessível a qualquer pessoa que utilize um leitor de tela.
2. Utilize modelos existentes
Os modelos de cotação e proposta são extremamente úteis para agências que desejam melhorar seus processos existentes ou criar novos. A Bonsai oferece um impressionante catálogo de modelos de cotações que as agências podem ajustar às suas necessidades. Esses modelos incluem designs para cotações de marketing em redes sociais, cotações de desenvolvimento de software, cotações de produção de vídeo e muito mais. A Bonsai trabalha com várias agências, por isso pode ter a certeza de que estes modelos já estão a ser utilizados e a obter sucesso.
3. Inclua prazos claramente definidos
A tranquilidade também é algo que seus clientes desejam. Você pode ajudar a proporcionar isso indicando prazos realistas que não prometam demais. Evite a tentação de dizer que vai fazer algo em uma semana se sabe que vai levar dez dias. Isso levará ao esgotamento dos seus funcionários ou à insatisfação dos clientes — ou ambos.
Considere incluir um cronograma do projeto, algo que você possa acompanhar usando o software comercial da sua agência. Se você não tiver certeza de quanto tempo uma tarefa personalizada levará, seja sincero sobre isso. Os clientes geralmente preferem um intervalo de tempo claro e honesto a uma data definida que pode, na verdade, ser fictícia.
Também é importante informar ao seu cliente potencial por quanto tempo cada orçamento é válido. Uma oferta aparentemente limitada no tempo pode levar a uma decisão positiva. O FOMO (medo de ficar de fora) é um fator muito real nos negócios. Os profissionais de marketing utilizam-no em todos os tipos de campanhas. É perfeitamente aceitável utilizar uma estratégia semelhante com suas cotações ou propostas.
4. Forneça uma maneira de concordar digitalmente
A capacidade de fechar um negócio rapidamente é um importante impulsionador de novos negócios. Além de oferecer um prazo limitado, considere criar cotações digitais com botões “Aceitar agora”. Outras opções aqui incluem uma caixa de assinatura eletrônica ou até mesmo uma página “Próximos passos” que oferece várias opções ao cliente em potencial. Isso pode incluir solicitar mais informações, bem como a aceitação imediata. Suas equipes de vendas e marketing devem poder fornecer orientações a esse respeito. Eles terão uma boa noção se o lead é uma perspectiva firme ou duvidosa.
Se você incluir um botão “Aceitar agora”, certifique-se de que também haja um link para quaisquer termos e condições relevantes, como prazos de pagamento. Você poderia incluir uma frase incentivando o leitor a visualizá-los antes de aceitar. Isso ajuda a transmitir a ideia de que você e sua agência são abertos e confiáveis.
5. Inclua um link para conteúdo relevante
Se você tiver uma postagem em blog ou vídeo que detalhe o processo ou os serviços exatos que você está cotando, considere incluir o link na cotação. Os tomadores de decisão B2B afirmam, em grande parte, que são mais propensos a comprar de um fornecedor após consumir seu conteúdo. Na verdade, 52% definitivamente considerarão um provedor com mais atenção se tiverem lido algum de seus conteúdos online.
Vídeos instrutivos, Instagram Reels ou até mesmo depoimentos de clientes existentes podem ajudar a influenciar a decisão de um cliente potencial. Se o seu conteúdo for refinado e bem compartilhado, isso reforçará sua imagem como alguém realizado e profissional. Escolha o seu melhor conteúdo, que mostre suas habilidades em toda a sua plenitude.
6. Faça um teste A/B das cotações da sua agência
Neste contexto, o teste A/B significa experimentar duas citações ligeiramente diferentes e ver qual funciona melhor. Durante o teste A/B (também conhecido como teste dividido), altere apenas um atributo da cotação da agência por vez. Dessa forma, você pode ter certeza de qual fator está causando um aumento na aceitação do negócio — ou um declínio.
Todos os testes A/B devem começar com um objetivo bem definido. Para cotações de agências, isso poderia ser simplesmente para melhorar as taxas de aceitação. Você pode começar com pequenos aumentos, como 5% ao longo de um período de três meses. Qualquer meta que você definir deve estar alinhada com as metas gerais da sua agência. Observe que talvez seja necessário envolver líderes de outras áreas da sua empresa para obter uma visão completa da situação.
O próximo passo é determinar como você medirá esse sucesso. Para cotações, é bastante simples: você anota a taxa de aceitação atual e qual será no final do período definido.
Recorra aos especialistas da sua equipe para considerar mudanças que possam ser positivas. Você pode até usar as dicas acima para ajudá-lo aqui. Suas citações poderiam ser mais visuais? A linguagem é excessivamente complexa? Decida em equipe uma mudança que você deseja fazer para impulsionar mais negócios.
Depois de decidir como você vai alterar suas cotações, é necessário fazer um plano para comparação. Decida para quantos clientes você enviará cada versão do orçamento. Usar as duas versões do documento de cotação em conjunto ajuda a eliminar outros fatores. Por exemplo, se ambas as cotações apresentarem um aumento na taxa de aceitação, isso provavelmente é uma flutuação do mercado. Alternativamente, isso poderia indicar uma melhoria no reconhecimento geral da marca. Essa é uma boa notícia em ambos os casos, mas inconclusiva em termos de testes A/B.
Por fim, colete seus dados e analise seus resultados. Se a nova versão da cotação mostrar claramente uma taxa de aceitação melhorada, comemore e torne-a permanente. Você pode continuar esse processo a qualquer momento com qualquer outro aspecto de suas cotações.
7. Incluir a opção de aceitar um pagamento inicial
Isso é opcional, pois sua agência pode não aceitar depósitos ou adiantamentos. No entanto, se o fizer, veja se consegue incluir uma forma de o fazer nas suas cotações digitais. Um botão que permite que novos clientes façam pagamentos com cartão, PayPal, Stripe ou outros métodos digitais ajuda a fechar o negócio rapidamente.
Inclua na sua cotação uma descrição detalhada da porcentagem do valor total que corresponde ao adiantamento e explique por que ele é necessário. Não é preciso dizer que isso deveria ter sido discutido com o responsável em algum momento durante o processo de vendas. Isso garante que o potencial novo cliente não fique chocado quando você, de repente, pedir que ele pague um valor que ele não esperava.
Se você elaborar suas cotações de forma a permitir que o cliente pague imediatamente, considere também fornecer informações adicionais. Isso pode incluir o tempo de processamento dos pagamentos, as moedas aceitas e o que fazer se eles quiserem usar um método de pagamento alternativo.
Criar & Enviar cotações no Bonsai
O Bonsai torna a criação e o envio de orçamentos fácil e profissional. Descubra as vantagens de usar o modelo de cotação totalmente editável da Bonsai, com personalização da marca e serviços pré-definidos. Esta ferramenta simplifica o processo de cotação tanto para você quanto para seus clientes.
Veja como você pode usar o Bonsai para criar cotações precisas.
- Acesse o modelo de cotação: faça login no Bonsai, vá para a seção “Modelos” e selecione o modelo de cotação.
- Personalize o modelo: adicione seu logotipo, cores da marca, detalhes comerciais e informações de contato.
- Insira os detalhes da cotação: atribua um número de cotação exclusivo, defina as datas de envio e validade.
- Lista de serviços e preços: Descreva cada serviço, acrescente os custos individuais e totais, incluindo impostos e descontos.
- Defina as condições de pagamento: descreva os requisitos relativos a depósitos, datas de vencimento, métodos aceitos e multas por atraso.
- Adicionar informações do cliente: Insira os dados de contato e o endereço comercial do cliente.
- Revisar e enviar: verifique novamente as informações e envie a cotação digitalmente ao cliente.
- Coletar assinaturas digitais: permita que o cliente assine a cotação eletronicamente.
- Faça um acompanhamento com uma nota de agradecimento: mantenha um relacionamento positivo com o cliente.
Benefícios de usar bonsai para citações:
- Personalização: Adapte cada cotação à sua marca.
- Automação: economize tempo com números de cotação e cálculos de preços automatizados.
- Profissionalismo: Apresente orçamentos bem organizados e detalhados.
- Eficiência: simplifique o processo de cotação com envio e assinatura digitais.
Inscreva-se agora para começar a usar o modelo de orçamento da Bonsai e veja como ele pode ajudá-lo a conseguir mais trabalhos e manter sua empresa organizada. Comece gratuitamente.
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Simplifique as cotações da agência e a comunicação com o cliente com o software certo
Para receber um orçamento preciso, compreender as diferentes funções da agência pode ajudar a esclarecer o processo. Isso ajudará a garantir que você pague pelas habilidades e conhecimentos realmente necessários para o seu projeto. Portanto, é fundamental determinar essas funções antes de solicitar um orçamento à agência.
Encontrar os melhores modelos para as cotações da sua agência é mais simples quando você tem um pacote de software completo para agências. Esqueça a necessidade de alternar entre telas e tentar descobrir onde estão armazenados todos os dados específicos do seu cliente. Trabalhar em várias plataformas consome muito do seu tempo e causa atrasos para seus clientes. Reunir tudo em uma única plataforma unificada simplifica seus processos.
O Bonsai é uma solução de cotação e proposta combinada com uma plataforma financeira, um CRM avançado e um software de agendamento, para citar apenas algumas funcionalidades. Melhor ainda, é intuitivo e fácil de navegar, permitindo que sua agência simplifique a vida dos seus clientes.
Os especialistas em desenvolvimento de negócios esperam que 2025 seja um ano altamente competitivo para as agências. Encontrar maneiras de se destacar da concorrência e dominar os mercados é uma prioridade para as empresas competitivas. Aprimore o processo de criação de orçamentos da sua agência e você poderá experimentar um aumento repentino de novos negócios. Para obter mais informações, entre em contato com a Bonsai ou clique aqui para iniciar uma avaliação gratuita.
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