Agenturrollen: Definieren und optimieren Sie Ihre Struktur 2025

Agenturrollen sind für die Strukturierung und Optimierung der Abläufe einer Agentur unerlässlich. Klar definierte Rollen steigern die Effizienz, indem sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben versteht, wodurch Verwirrung vermieden und die Dienstleistungserbringung verbessert wird. Zu den wichtigsten Positionen zählen Account Manager, Creative Directors und Business Developer, die alle zum Erfolg der Agentur beitragen. Regelmäßige Rollenbewertungen und Kompetenzbeurteilungen, wie von Gallup und Gartner hervorgehoben, können Kompetenzlücken schließen und die Fähigkeiten des Teams an den Zielen der Agentur ausrichten. Die Einführung strukturierter Rollendefinitionen und kontinuierlicher Schulungen kann zu erheblichen Verbesserungen der Produktivität und Kundenzufriedenheit führen und letztendlich das Wachstum und den Erfolg der Agentur fördern.

Es herrscht viel Verwirrung darüber, welche Rollen Menschen in einem Unternehmen spielen.

Es scheint, als sollte es das nicht geben, oder? In Ihrer Agentur möchten Sie davon ausgehen, dass jeder, den Sie einstellen, eine bestimmte Rolle mit entsprechenden Verantwortlichkeiten hat, die er versteht. Möglicherweise haben Sie diese Rollen sogar in Ihrer Projektmanagement-Software definiert und verwenden sie, um Personen Aufgaben zuzuweisen.

Die Realität kann jedoch ganz anders aussehen, als Sie sich das vorstellen.

Verschiedene Statistiken deuten darauf hin, dass Ihre Agentur möglicherweise Probleme sowohl mit der Zuweisung von Rollen an Mitarbeiter als auch mit dem Verständnis dieser Mitarbeiter für ihre Rollen hat. Gallup unterstreicht dies, indem es darauf hinweist, dass etwa die Hälfte der Mitarbeiter nicht genau weiß, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird.

Das ist eine besorgniserregende Statistik.

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, was Sie von ihnen erwarten, führt dies zwangsläufig zu Ineffizienz bei der Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden. Das Problem könnte jedoch noch schlimmer sein. Laut Gartner verfügen 80 % der Mitarbeiter nicht über die für ihre derzeitige Position erforderlichen Fähigkeiten. Das könnte ein reines Mitarbeiterproblem sein – sie sind nicht in der Lage, die ihnen zugewiesene Arbeit zu erledigen. Es könnte aber auch ein Zeichen dafür sein, dass einem fähigen Mitarbeiter eine ungeeignete Aufgabe zugewiesen wurde oder dass er sich nicht sicher ist, was er eigentlich tun soll.

So oder so ist klar, dass die Definition von Agenturrollen zu einem Problem für Ihr Unternehmen werden könnte. Lassen Sie uns also einige der wichtigsten Positionen, die Sie wahrscheinlich besetzen müssen, sowie einige Beispiele für Hierarchiestrukturen näher betrachten.

Was bedeutet die Rolle der Agentur?

Wir beginnen mit den absoluten Grundlagen:

Was ist eine Agenturrolle?

Eine Rolle beginnt zwar mit einer Berufsbezeichnung, umfasst jedoch mehr als nur ein paar Worte. Eine Rolle ist im Wesentlichen die Liste der Aufgaben, die ein Mitarbeiter – entsprechend seiner Berufsbezeichnung – übernimmt, um Ihrer Agentur zu helfen. Diese Aufgaben variieren je nach Position stark.

Beispielsweise sind die Aufgaben eines Buchhalters datengesteuert. Sie sind dafür zuständig, die Finanzen der Agentur zu verfolgen, Berichte zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie zur Steuerzeit die richtigen Unterlagen einreichen. Vergleichen Sie das mit einem Content-Autor, der eher serviceorientiert ist. Ihre Aufgabe besteht darin, ein Ergebnis zu liefern, das den Standards Ihrer Agentur entspricht und den Kunden zufriedenstellt.

Letztendlich bestimmen die Rollen innerhalb der Agentur die Art der Aufgaben, die die Mitarbeiter in Ihrer Agentur ausführen. In einem möglicherweise chaotischen – und kreativen – Umfeld ist es entscheidend, frühzeitig zu definieren, was sie sind. Wenn Menschen wissen, was sie tun sollen, und nicht durch Aufgaben abgelenkt werden, die nicht in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, erzielen sie bessere Ergebnisse.

Verwalten Sie Ihre Rollen und Berechtigungen in Bonsai

Es gibt vier Benutzerrollen, die Sie für Ihre Teammitglieder erstellen können, um Ihre Agentur effizient zu verwalten:

• Eigentümer – Der Eigentümer ist die Person, die das Unternehmenskonto erstellt und uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen hat.
• Partner – Sie unterstützen bei der Verwaltung des Unternehmens, haben jedoch keinen Zugriff auf Bankdaten und können das Unternehmenskonto nicht löschen.
• Projektmanager – Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Projektmanagement, darunter Kundenbetreuung, Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung. Sie haben jedoch keinen Zugriff auf Finanzdaten wie Einnahmen oder Rechnungen.
• Mitarbeiter – Sie arbeiten an zugewiesenen Projekten, erfassen ihre Arbeitszeit und fügen Aufgaben hinzu. Sie können weder Projekte bearbeiten oder löschen noch auf Kundendaten und Finanzdaten zugreifen.

Um Teammitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, navigieren Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen zur Seite „Team“.

Sehen Sie sich die kurze Demo unten an, um einen Überblick über die verschiedenen Rollen und Berechtigungen in Bonsai zu erhalten.

Klicken Sie hier, um Ihr Team zu verwalten.

Um die Effizienz zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass den Teammitgliedern geeignete Rollen zugewiesen werden, um die Sicherheit zu gewährleisten und das Projektmanagement zu optimieren. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Berechtigungen, wenn sich die Teamdynamik ändert. Nutzen Sie die Funktionen von Bonsai für eine nahtlose Zusammenarbeit und Projektverfolgung unter Einhaltung der Zugriffsbeschränkungen für sensible Informationen.

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Was sind die 5 wichtigsten Aufgaben einer Werbeagentur?

Jetzt kommt der schwierige Teil – die Definition der Rollen in Ihrem Unternehmen.

Zunächst eine Vorbemerkung.

Die Überschrift dieses Abschnitts erwähnt „5 Schlüsselrollen“, und genau das werden Sie nun entdecken. Das bedeutet jedoch nicht, dass es nur fünf Rollen gibt, die Sie in einer Werbeagentur oder einer anderen Agentur zuweisen können. Dies sind nur die fünf Dinge, die Sie benötigen, um Ihrer Agentur eine Grundlage zu geben, auf der Sie aufbauen können, beginnend mit…

Schlüsselrolle 1 – Kundenbetreuer

Betrachten Sie Account Manager als Ihre Verbindungsleute zwischen Ihrer Agentur und ihren Kunden. Das sind nicht die Leute, die Aufträge für Ihre Agentur akquirieren. Das wird von der nächsten Rolle abgedeckt. Stattdessen sind Ihre Kundenbetreuer in der Regel die ersten Ansprechpartner für einen Kunden, sobald Sie ihm eine Dienstleistung verkauft haben. Infolgedessen befinden sie sich irgendwo zwischen Vertrieb und Kundendienst, wobei ihre Hauptaufgabe in der Kommunikation mit dem Kunden besteht.

Sie werden auch mit Ihren Projektteams zusammenarbeiten.

Häufig ist es der Kundenbetreuer, der einen neuen Kunden anwirbt und die Anforderungen für Projekte sammelt. Anschließend leiten sie diese Anforderungen an ein Projektteam weiter – wobei sie dafür sorgen, dass das Team auf Kurs bleibt – und halten gleichzeitig den Kontakt zum Kunden aufrecht. Oder „Kunden“, wie es wahrscheinlich der Fall sein wird, da ein durchschnittlicher Kundenbetreuer zwischen vier und acht Kundenkonten betreut.

Ein guter Kundenbetreuer braucht hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere im Bereich der verbalen Kommunikation. Sie werden zu vielen Besprechungen gehen oder daran teilnehmen. Idealerweise unterstützen Sie sie auch mit geeigneter Software, wie z. B. Kundenportalen, um ihnen die Verwaltung mehrerer Konten zu erleichtern.

Schlüsselrolle 2 – Business Developer

Während ein Kundenbetreuer die bestehenden Kunden betreut, besteht die Hauptaufgabe eines Business Developers darin, neue Kunden für die Agentur zu gewinnen. In der Regel ist dies die Person, die Ihre Vertriebs- und Marketingteams leitet. Wenn Sie eine kleinere Agentur haben – 88 % der Unternehmen haben 20 oder weniger Mitarbeiter –, kümmern diese sich möglicherweise selbst um den Vertrieb und das Marketing.

Ihr Business Developer muss also das große Ganze im Blick behalten, um Kunden zu gewinnen.

Vertriebspipelines. Marketing-Trichter. Die spezifischen Kampagnen – und mögliche Skripte –, die in jede einzelne einfließen. Bei dieser Aufgabe geht es darum, diese Dinge zu verstehen und zu schaffen, um Nachfrage für die Agentur zu generieren. Wie ein Kundenbetreuer verfügt auch ein Business Developer über ausgezeichnete verbale Kommunikationsfähigkeiten. Sie werden sie brauchen, um potenzielle Kunden zu überzeugen und die Vertriebs- und Marketingteams zu schulen.

Schlüsselrolle 3 – Betrieb

Betrachten Sie Operationen weniger als eine bestimmte Rolle, sondern eher als einen Oberbegriff, unter den mehrere andere Rollen fallen. Ein Projektmanager ist beispielsweise ein Spezialist für Betriebsabläufe. Das Gleiche gilt für mehrere Direktoren Ihrer Behörde, darunter der Finanzdirektor und der Personaldirektor. Möglicherweise haben Sie auch operative Mitarbeiter, die die Arbeit Ihrer Kundenbetreuer und Geschäftsentwickler überwachen.

Was ist der gemeinsame Nenner all dieser Rollen?

Sie alle dienen als „Klebstoff“, der Ihre Agentur am Laufen hält. Die meisten befassen sich mit internen und externen Themen, was am einfachsten anhand eines Projektmanagers veranschaulicht werden kann. Intern sind sie für die Erstellung von Projektzeitplänen, die Verwaltung von Budgets und die Zuweisung von Ressourcen zu Aufgaben verantwortlich. Nach außen hin haben sie gelegentlich Kontakt mit dem Kunden – oft zusammen mit dem Kundenbetreuer – und müssen sicherstellen, dass das Projekt die Anforderungen erfüllt.

Einige Projektmanager konzentrieren sich sogar ausschließlich auf interne Prozesse, insbesondere in größeren Agenturen.

Die Aufgaben der Einsatzzentrale sind also etwas weniger klar definiert als die der beiden anderen bisher behandelten Stellen. In der Regel handelt es sich um jemanden aus dem operativen Bereich, wenn es sich um eine Person handelt, die dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen tagtäglich funktioniert.

Schlüsselrolle 4 – Kreativ

Sie können keine Werbung – oder irgendeine Form von digitalem Marketing – erstellen, ohne kreative Menschen, die all dies möglich machen. Die Personen in dieser Funktion sind dafür verantwortlich, die Anweisungen des Projektmanagers umzusetzen und die Anforderungen des Kunden zu erfüllen.

Wie bei den Operationen handelt es sich hierbei um eine Kategorie, die mehrere Aufgabenbereiche der Agentur abdecken kann.

Ihre Texter zum Beispiel sind allesamt kreative Menschen. Das Gleiche gilt für Ihre Designer, Videoproduzenten, Redakteure und alle anderen, die zum endgültigen „Produkt“ beitragen. Das bedeutet natürlich, dass Ihre kreativen Mitarbeiter über umfassende Kenntnisse der von ihnen verwendeten Software verfügen müssen. Sie müssen auch die Nische verstehen, in der ihre Kunden tätig sind, obwohl diese Informationen von einem Projekt- oder Kundenbetreuer bereitgestellt werden können.

Auf Kundenseite haben die Mitarbeiter in diesen Agenturpositionen selten direkt mit Kunden zu tun. Sie sind die Magier hinter den Kulissen, die die Vision eines Kunden – vermittelt durch einen Kundenbetreuer – in die Realität umsetzen.

Schlüsselrolle 5 – Technologiespezialisten

Daten und Software sind die Anlaufstelle für den Technologiespezialisten.

Sie sind für den Aufbau der von Ihrer Agentur verwendeten Technologieplattform verantwortlich und arbeiten häufig mit allen anderen Funktionen zusammen. Beispielsweise recherchieren Ihre Techniker und wählen die Agenturverwaltungssoftware aus, die Sie zur Überwachung der Abläufe verwenden. Sie finden dort auch geeignete Projektmanagement-Software, ein CRM-System und können sogar zur Anschaffung der speziellen Software beitragen, die Ihre kreativen Mitarbeiter benötigen.

Das ist noch nicht alles.

Sie sind auch diejenigen, die Ihr Netzwerk am Laufen halten und dafür sorgen, dass jede neue Software, die Sie kaufen, ordnungsgemäß implementiert wird. Sie fallen also in die Kategorie „Support“. Technologiespezialisten sorgen dafür, dass das Geschäft funktioniert – was im digitalen Zeitalter von entscheidender Bedeutung ist.

In einigen Fällen gibt es Technikfreaks, die sich auf verschiedene Abteilungen spezialisiert haben. Der eine kümmert sich um die Technik für die Buchhaltung, ein anderer um die Software, die Kreative verwenden, und wieder ein anderer konzentriert sich auf das Unternehmensnetzwerk.

Weitere wichtige Aufgaben einer Marketingagentur

Betrachten Sie die fünf oben genannten Aufgaben der Agentur als unverzichtbar, da sie den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten. Die kundenorientierten Funktionen – wie Account Manager und Business Developer – sorgen dafür, dass Kunden zu Ihnen kommen und Ihnen treu bleiben, sobald Sie sie gewonnen haben. Sie werden von den Kreativen unterstützt, die die Versprechen Ihrer Agentur einlösen, die wiederum von den operativen Mitarbeitern unterstützt werden.

Und die Technikspezialisten haben in der Regel in fast jeder Abteilung ihre Finger im Spiel.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst – Skalierung hat für 45 % der CEOs oberste Priorität –, werden möglicherweise die folgenden zusätzlichen Aufgaben der Agentur entscheidend.

Zusätzliche Rolle 1 – Strategie

Jemand muss sich in Ihrer Agentur auf das Gesamtbild konzentrieren.

Am Anfang wirst du das wahrscheinlich sein, als Eigentümer. Letztendlich müssen Sie jedoch die Strategieentwicklung delegieren, damit Sie sich darauf konzentrieren können, dass alle Abteilungen effektiv arbeiten. Hier kommen strategische Rollen ins Spiel.

Diese Rolle kann oft in zwei Teile aufgeteilt werden.

Einige Ihrer strategischen Mitarbeiter konzentrieren sich auf interne Belange. Sie planen beispielsweise Ihr Branding oder arbeiten daran, alle Mitarbeiter der Agentur auf eine gemeinsame Vision einzustimmen.

Andere Strategen sind kundenorientiert und helfen diesen Kunden im Wesentlichen dabei, durch die Arbeit Ihrer Agentur zu wachsen. Diese Aufgaben umfassen häufig die Zusammenarbeit mit Business Developern, um Daten bereitzustellen, die ein Verkaufsgespräch unterstützen. Denken Sie an Wettbewerbsberichte, Branchenstatistiken und die Auswahl der Zielgruppe – all dies trägt dazu bei, dass die Geschäftsentwicklung Ihre Dienstleistung verkaufen kann.

Zusätzliche Rolle 2 – Medien

Wie Strategen können auch diejenigen, die in den Medien tätig sind, zwischen der Arbeit in der Agentur und der Arbeit für Kunden wechseln.

In beiden Fällen sind sie die Personen, die dafür verantwortlich sind, die Werbekreation zum Leben zu erwecken. Sie buchen Werbeflächen – sei es im Fernsehen, im Radio oder in Online-Videos – und verwalten marketingbezogene Kampagnen. In einigen Fällen kann Ihr Medienteam sogar selbst SEO- und Social-Media-Kampagnen durchführen.

Das bedeutet nicht, dass sie sich um die kreative Seite kümmern.

Sie haben bereits Mitarbeiter in diesen Positionen in der Agentur.

Stattdessen werden sie als Vermittler zwischen Projektmanagern und Kreativen fungieren. Marketingbudgets, die Auswahl der Zielgruppe und die Kampagnenanalyse fallen in der Regel in den Zuständigkeitsbereich eines Medienmitarbeiters.

Zusätzliche Rolle 3 – Freiberufler

Die „Jokerkarten“ im Agenturgeschäft sind Freiberufler, die Sie auf Aufgabenbasis beauftragen. Allein in den Vereinigten Staaten gibt es 76,4 Millionen von ihnen, jeder mit spezifischen Fähigkeiten, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen könnten.

Zu den üblichen Aufgaben von Freiberuflern in Kreativagenturen gehören Texterstellung und kleinere Designarbeiten. Der Schlüssel zum Erfolg bei der Zusammenarbeit mit diesen Agenturen liegt darin, dass Sie Ihren Freiberuflern alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben gut zu erledigen. Das bedeutet, dass Sie Markenrichtlinien bereitstellen müssen – sowohl Ihre eigenen als auch die Ihres Kunden. Das bedeutet auch, die Verfügbarkeit des Freiberuflers entsprechend Ihrem Projektzeitplan zu verwalten. Agentur- und Projektmanagement-Software kann dabei helfen.

Aber denken Sie nicht, dass Freiberufler nur kreative Aufgaben übernehmen können.

Sie können auch Freiberufler finden, die Ihnen bei der Buchhaltung und anderen operativen Aufgaben helfen. Einige Agenturen nutzen die Einstellung von Freiberuflern sogar als eine erweiterte Form der Überprüfung, wobei hochqualifizierte Freiberufler schließlich eine Vollzeitstelle erhalten.

Die Hierarchieoptionen der Marketing- (oder Werbe-)Agentur

Sie haben die Schlüsselpositionen in Ihrer Agentur zumindest bis zu einem gewissen Grad besetzt. Wie Sie bemerkt haben, umfassen mehrere Aufgabenbereiche in einer Agentur tatsächlich mehrere Jobs – jeder davon geht an eine einzelne Person –, weshalb die Struktur so wichtig ist.

Geben Sie die Agenturhierarchie ein.

Ihre Hierarchie ist die Struktur, die Sie in Ihrer Agentur aufbauen, um sicherzustellen, dass alle Rollen reibungslos zusammenarbeiten. In der Regel werden Mitarbeiter entsprechend ihren spezifischen Aufgabenbereichen in Gruppen eingeteilt. Die bisher hervorgehobenen Aufgaben der Agentur können sogar als Kategorien für diese Verantwortungsbereiche dienen. Sie werden auch Hierarchien verwenden, um die Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen festzulegen. Ein ganz einfaches Beispiel: Ein Texter untersteht möglicherweise einem Marketingleiter, der wiederum dem CEO untersteht.

Als Agenturinhaber haben Sie eine gewisse Flexibilität bei der Gestaltung Ihrer Hierarchie. Die meisten verwenden jedoch eines von drei gängigen Modellen:

1. Traditionell
2. Matrix
3. Pod

Das traditionelle Hierarchiemodell

Das traditionelle Modell ist den Agenturinhabern wahrscheinlich am vertrautesten, und das aus gutem Grund:

Es funktioniert.

Mit dieser Hierarchie schaffen Sie eine klare Befehlskette, die von der Spitze der Behörde bis zur Basis reicht. Jede Person in der Hierarchie kennt ihre Position in dieser Kette sowie die Personen, denen sie unterstellt ist und denen sie unterstellt ist. Die Definition dieser Kette führt zu einer schnelleren Entscheidungsfindung – laut Harvard Business Review um 37 % schneller – aus diesem Grund.

Wie funktioniert das also?

Sie unterteilen Ihre Agentur in verschiedene Abteilungen, wobei die zuvor definierten Agenturrollen einen guten Ausgangspunkt darstellen. Also könnten Abteilungen beispielsweise Operations, Account Management, Creative usw. sein. Jeder dieser Bereiche untersteht der direkten Leitung des CEO der Agentur, also Ihnen. Und unter jeder Abteilung befinden sich die Mitarbeiter – oder Unterabteilungen –, die unter dem Leiter dieser Abteilung arbeiten.

Nehmen wir einmal Kreativität als Beispiel.

Sie haben vielleicht einen Kreativdirektor oder Leiter. Darunter befinden sich alle, die sich mit der Erstellung von Inhalten, Design und Videos befassen. Sie können sogar Ihre Freiberufler – vorausgesetzt, sie sind kreativ ausgerichtet – in diese Hierarchie einbinden. Spülen und wiederholen Sie dies für jede Abteilung, jede Fütterung bis hin zum Leiter und dann zum CEO der Agentur, und Sie haben eine traditionelle Hierarchie.

Dieses Modell eignet sich gut für eine Agentur, die sich auf eine bestimmte Dienstleistung spezialisiert hat. Sobald Sie jedoch mehrere Dienste nutzen, die nicht alle unter dieselbe Kategorie fallen, könnte sich dies als zu unflexibel erweisen.

Das Matrixmodell

Mit dem Matrixmodell erhalten Sie weiterhin eine definierte Hierarchie mit getrennten Abteilungen. Sie integrieren jedoch auch die Möglichkeit, bei Bedarf abteilungsübergreifende Teams zu bilden, in diese Hierarchie. Ein perfektes Beispiel dafür ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter in Medienfunktionen in Ihrer Agentur mit Mitarbeitern in kreativen Funktionen zusammenarbeiten werden. Dafür benötigen Sie ein bereichsübergreifendes Team – Ihre Medienfachleute kümmern sich um die Strategie, während die Kreativen die kreative Seite übernehmen.…well…

Eine gängige Vorgehensweise bei der Gestaltung dieses Modells besteht darin, mit dem Präsidenten oder CEO der Agentur zu beginnen. Unter dieser Person befinden sich die Unternehmensbereiche, ähnlich einer Hierarchie. Die erste dieser Abteilungen wird jedoch das Projektmanagement oder etwas Ähnliches sein.

Unter dieser ersten Unterteilung finden Sie eine Liste der Projektteams, die jeweils von einem Projektmanager geleitet werden. Von dort aus legen Sie fest, welche der anderen Abteilungen als Teil des spezifischen Projektteams innerhalb der Matrix arbeiten werden. Bei einigen Projekten benötigen Sie Mitarbeiter aus allen beteiligten Abteilungen. In anderen Fällen benötigen Sie möglicherweise nur eine Handvoll – wie Kreativ- und Medienbereich –, ohne sich um den Betrieb kümmern zu müssen.

So schaffen Sie Flexibilität.

Anstatt eine starre Hierarchie zu schaffen, erstellen Sie eine projektabhängige Hierarchie. Mit dem Matrixmodell wird Ihnen wahrscheinlich auch das Ressourcenmanagement leichter fallen, da dabei Personen gezielt Projektteams zugewiesen werden. Leider kann es auch zu Verwirrung kommen, wenn Mitarbeiter im Rahmen eines Projekts zwischen verschiedenen Abteilungen hin- und herwechseln.

Das Pod-Modell

Schließlich gibt es noch das Pod-Modell.

Obwohl dieses Modell nicht weit verbreitet ist, soll es die spezifischen hierarchischen Herausforderungen berücksichtigen, denen Sie in einer Agentur begegnen werden. Allerdings bringt dies auch eine interessante Wendung für die Rolle der Agenturen mit sich:

Es macht Account Manager komplett überflüssig.

Das könnte für diejenigen, die sich bei der Kundenbetreuung auf ihre Kundenbetreuer verlassen, einen Schritt zu weit gehen. Der Kompromiss besteht jedoch darin, dass Sie eine flüssigere Hierarchie schaffen, die die Kommunikation zwischen den Abteilungen fördert.

Das Pod-Modell wurde von Leeann Leahy, der Geschäftsführerin der Agentur VIA, entwickelt und ist einfacher, als es klingt.

Da es keine Kundenbetreuer mehr gibt, erhalten alle Kunden Zugang zu vier „Projektleitern“, die alle Aspekte ihres Auftrags abdecken. Diese Hinweise lauten wie folgt:

• Geschäftsstrategie
• Design & Grafik
• Planung
• Projektmanagement

Diese Führungskräfte verwalten ihre eigenen „Pods“, also Gruppen von Mitarbeitern, die sich auf einen bestimmten Bereich konzentrieren. Was den Kunden betrifft, so erhält er Zugang zu Personen in jeder Phase eines Projekts. Wenn ihnen beispielsweise ein Entwurf nicht gefällt, können sie mit einem Kreativleiter sprechen, ohne andere dabei zu stören. Ebenso können sie sich, wenn sie weitere Informationen zum Projektfortschritt benötigen, an den Projektleiter wenden, ohne den kreativen Prozess zu unterbrechen.

Diese Hülsen vermischen sich ebenfalls.

Bei Bedarf kann jeder Leiter Aufgaben an Mitarbeiter innerhalb Ihrer Agentur delegieren, je nach verfügbaren Ressourcen und Kundenbedürfnissen. Letztendlich verkürzt das Modell die Genehmigungsprozesse, indem es Engpässe beseitigt. Dies kann jedoch auch zu Verwirrung und mangelnder Verantwortlichkeit führen, insbesondere wenn die verschiedenen Ansprechpartner versuchen, sich bei Kundenproblemen gegenseitig die Verantwortung zuzuschieben.

Definieren Sie die Rollen Ihrer Agentur, um Ihrem Unternehmen eine Struktur zu geben.

Was ist der eigentliche Zweck des Verständnisses von Rollen und Hierarchien in Agenturen?

Dieses Wissen wird Ihnen bei Ihren zukünftigen Skalierungsbemühungen zugutekommen. Als Sie Ihre Agentur gegründet haben, hatten Sie möglicherweise nicht genügend Mitarbeiter, um alle hier genannten Aufgaben zu besetzen. Vielleicht gab es gar keine Hierarchie. Vielmehr hatten Sie qualifizierte Mitarbeiter, die Überstunden machten, um Projekte zu liefern und neue Kunden zu finden.

Das kann eine Zeit lang funktionieren.

Aber es ist auch ein Rezept für Burnout.

Hier kommt das Wissen um die Rollen der Akteure und deren Zuweisung ins Spiel. Mit den hier besprochenen Rollen haben Sie die Möglichkeit, Arbeit zu delegieren. Sie schaffen auch eine effizientere Agentur, insbesondere wenn Sie diese Funktionen mit einer geeigneten Agenturverwaltungssoftware unterstützen. Mit dieser Struktur geht Konsistenz einher. Prozesse. Und – letztendlich – eine Agentur, die in der Lage ist, Kunden zu finden und jedes Mal einen hochwertigen Service zu bieten.