Hay muchas formas en que las agencias exitosas pueden aumentar sus posibilidades de conseguir nuevos clientes. Los testimonios y reseñas de clientes actuales crean medios ganados que puedes utilizar para generar demanda. Los equipos de ventas excelentes convierten a los clientes potenciales en clientes de pago y ayudan a cerrar acuerdos. Sin embargo, a veces son las herramientas o los documentos más sencillos los que pueden influir en la decisión de un cliente.
Los documentos como tus presupuestos son un buen ejemplo.
Cuando una agencia ofrece un presupuesto por sus servicios, tiene la oportunidad de causar una excelente primera impresión. Pueden mostrar al cliente su profesionalidad, los valores de la marca y la rentabilidad. Veamos algunas formas innovadoras de mejorar el proceso de creación de presupuestos de la agencia.
¿Qué debe contener cada presupuesto?
Un presupuesto es, sencillamente, un documento digital o físico que indica al cliente lo que tendrá que pagar. Ofrece una breve descripción de los servicios o productos que suministrará, cuánto tiempo llevará y cuánto costará.
Los presupuestos son importantes, ya que un cliente puede ponerse en contacto con varias agencias antes de decidirse por la opción que prefiera. Según Gartner, los compradores B2B suelen contar con equipos de entre seis y diez responsables de la toma de decisiones. Cada uno de ellos dedica como máximo un 6 % de su tiempo de compra a hablar con los representantes de ventas individuales.
Esto hace que cada punto de comunicación con el cliente sea vital. Las citas deben contener información pertinente, pero también transmitir lo que te diferencia de tus competidores.
Presupuesto frente a propuesta
¿Una cotización es lo mismo que una propuesta? Puede ser. Las agencias que ofrecen paquetes personalizados que varían según cada cliente pueden encontrar más sencillo reunir las propuestas y los presupuestos en un solo documento. Sin embargo, es bastante habitual que el presupuesto se envíe después de la propuesta.
La propuesta es un documento que detalla exactamente cómo usted, la agencia, abordará los puntos débiles del cliente. Las agencias de marketing pueden detallar cómo llevarán a cabo la mejora de las campañas en redes sociales o el perfeccionamiento de la estrategia de contenido de un cliente. Las agencias de diseño podrían hablar sobre el proceso que utilizan para elegir los nuevos colores de marca, diseños de logotipos o imágenes para el sitio web de un cliente.
Lo importante es incluir todos los detalles de lo que implicará el contrato propuesto. Un cliente potencial debería poder comparar las propuestas y ver las diferencias.
Sin embargo, una cotización puede ser tan simple como el nombre de un producto o servicio y su precio. Las cotizaciones se utilizan con mayor frecuencia cuando el cliente ya sabe exactamente lo que necesita. Pueden enviar una consulta sobre productos o servicios específicos y simplemente querer saber el precio y el plazo de entrega.
Es importante señalar que un presupuesto nunca debe ser una estimación o una cifra aproximada. El presupuesto se refiere a una propuesta de servicios existente o a servicios específicos solicitados por el cliente. Por lo tanto, el precio es inamovible una vez acordado. Las únicas excepciones a esto son factores atenuantes como cargos por pagos atrasados o cambios mutuamente acordados en el alcance del proyecto.
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Ventajas de perfeccionar las prácticas de cotización de su agencia
Crear un documento formal que debe contener información específica puede parecer un proceso que no deja mucho margen para la creatividad. Sin embargo, es posible personalizar las cotizaciones y combinar la precisión mencionada anteriormente con la marca, la voz de la empresa e incluso los valores de su agencia.
Estos son solo algunos de los beneficios que obtendrá si se toma el tiempo para hacerlo.
Crea una buena primera impresión.
Aunque las cotizaciones de su agencia quizá no sean la primera vez que interactúa con un cliente potencial, sin duda están cerca del inicio de la relación. Una cita visualmente atractiva y acorde con la marca probablemente impresionará al cliente y le hará querer trabajar con usted. Por el contrario, un correo electrónico directo y sin formato puede hacer que un cliente piense que su agencia no lo valora mucho.
Considera mantener un lenguaje ligero, acorde con la marca y amigable para fomentar una mayor interacción.
Mostrar profesionalidad
Una buena estrategia de marca hace mucho más que presentarte como un candidato entusiasta y atento para el cliente. Te hace parecer profesional, fiable y preparado para afrontar los retos asociados a este cliente. Los clientes potenciales buscan la agencia adecuada entre miles de posibles opciones y, a menudo, tienen que arriesgarse con una entidad desconocida. Una actitud profesional pero cercana puede hacer que un cliente potencial se anime a dar ese salto de fe.
Refleja los valores de tu agencia.
Otra forma de conectar con clientes potenciales es asegurándote de que los presupuestos y otros documentos de tu agencia reflejen los valores corporativos. Si valoras la inclusión, evita el lenguaje sexista o los prejuicios basados en la edad o la raza. Tu enfoque principal podría ser la sostenibilidad, en cuyo caso podrías incluir una nota en el presupuesto indicando que prefieres el almacenamiento digital a los documentos físicos.
Sean cuales sean tus valores, asegúrate de que tus citas los reflejen. Atraerás de forma natural a clientes con los mismos valores, lo que puede sentar las bases para unas relaciones duraderas entre la agencia y el cliente.
Abrir canales de comunicación claros.
Quizás te sorprenda saber que estas relaciones pueden florecer independientemente de si tu presupuesto es aceptado o no. El hecho de que un cliente potencial decida trabajar con otra agencia esta vez no significa que no te vaya a tener en cuenta en el futuro. Tu equipo de ventas no tiene forma de saber lo difícil que le resultó al responsable de la toma de decisiones elegir entre dos (o más) grandes agencias.
Tenlo en cuenta y trata de no desanimarte por los clientes potenciales perdidos. Asegúrate de que cada presupuesto incluya formas de contactarte en el futuro. Es buena idea incluir un par de nombres de contacto y sus datos directos. También recomendamos incluir el sitio web de su agencia. Hasta un 86 % de las empresas B2B afirman que obtienen la mayor parte de su negocio a través de su sitio web, por lo que es fundamental garantizar que los clientes puedan acceder al suyo.
Factores que determinan el importe de su presupuesto
Ahora que hemos analizado el «por qué» de las cotizaciones de las agencias, es hora de profundizar en el «cómo». Es importante asegurarse de que todos los costes estén cubiertos por los precios que usted ofrece. Echa un vistazo a los siguientes puntos y piensa si los estás teniendo en cuenta al crear presupuestos.
Gastos generales
Tus clientes te proporcionan un techo sobre tu cabeza, literalmente. Asegúrate de que los precios que cotizas por los servicios sean competitivos, pero suficientes para cubrir el alquiler, los servicios públicos y otros gastos comerciales. Puedes utilizar un software de contabilidad como Bonsai para llevar un control de tus finanzas. Obtenga una comprensión más profunda de los gastos de su negocio y utilice esa información, junto con las tendencias del mercado, para determinar sus precios.
Pagar a todos los empleados involucrados
Si tu presupuesto cubre los costes de todos tus empleados internos, pero no los de tus autónomos, podrías terminar en una situación complicada. Es posible que tengas que pagar a tus autónomos utilizando parte del presupuesto de otra área de tu negocio. Por otra parte, es posible que no puedas pagarlos en absoluto. Esto podría llevar a que los freelancers con talento se nieguen a volver a trabajar con tu agencia. Peor aún, pueden hablar mal de tu empresa en Internet y animar a otros contratistas a evitar a tu equipo.
Trabaja con tu equipo de contabilidad para asegurarte de que los precios que cotizas cubran los salarios de todos los involucrados.
Tiempo para completar
Cuanto más tiempo tarde en completarse un proyecto, más deberá pagar el cliente, en la mayoría de los casos. Las cotizaciones que muestran el tiempo que llevará completar tareas específicas podrían facilitar el cierre de un acuerdo. Un cliente puede utilizar esa información para planificar sus otros proyectos y ver dónde encaja tu trabajo. Por ejemplo, si saben que puedes completar un ejercicio de cambio de marca antes de su próxima conferencia, podrían planificar un relanzamiento. Apoye a sus posibles nuevos clientes proporcionándoles cualquier información que pueda resultarles útil.
7 maneras de mejorar los procesos de creación de presupuestos de su agencia
Una vez que tengas tu estrategia de precios lista, es hora de pensar en crear un presupuesto. Hemos reunido siete factores que deben tenerse en cuenta en todos los presupuestos y propuestas de las agencias.
1. Sé visualmente atrevido
Las imágenes y los elementos visuales son fundamentales para captar la atención de tus clientes potenciales. La ciencia nos dice que nuestro cerebro procesa una imagen hasta 60 000 veces más rápido que un texto. Puedes utilizar este conocimiento para abrir tu presupuesto con un logotipo llamativo, un diagrama o incluso una animación rápida.
Independientemente de los elementos visuales que utilices, recuerda tener en cuenta la accesibilidad. Las imágenes parpadeantes pueden causar problemas a algunas personas, por lo que, en general, es mejor evitarlas. Lo ideal es que todas las imágenes estáticas incluyan texto alternativo, es decir, una breve descripción de la imagen que la haga accesible a cualquier persona que utilice un lector de pantalla.
2. Utilizar plantillas existentes
Las plantillas de presupuestos y propuestas son increíblemente útiles para las agencias que desean mejorar sus procesos existentes o crear otros nuevos. Bonsai ofrece un impresionante catálogo de plantillas de presupuestos que las agencias pueden adaptar a sus necesidades. Estas plantillas incluyen diseños para presupuestos de marketing en redes sociales, presupuestos de desarrollo de software, presupuestos de producción de vídeo y muchos más. Bonsai trabaja con numerosas agencias, por lo que puedes estar tranquilo sabiendo que estas plantillas ya se están utilizando y están dando buenos resultados.
3. Incluya plazos claramente definidos.
La tranquilidad es algo que tus clientes también desean. Puedes contribuir a ello indicando plazos realistas que no prometan más de lo que se puede cumplir. Evita la tentación de decir que harás algo en una semana si sabes que te llevará diez días. Eso provocará el agotamiento de tus empleados o la insatisfacción de tus clientes, o ambas cosas.
Considera incluir un cronograma del proyecto, algo que puedas seguir utilizando el software empresarial de tu agencia. Si no estás seguro de cuánto tiempo llevará una tarea personalizada, sé sincero al respecto. Los clientes suelen preferir un intervalo de tiempo claro y honesto a una fecha fija que podría ser ficticia.
También es importante informar a tu cliente potencial exactamente cuánto tiempo es válido cada presupuesto. Una oferta aparentemente limitada en el tiempo podría impulsar una decisión positiva. El FOMO (miedo a perderse algo) es un factor muy real en los negocios. Los profesionales del marketing lo utilizan en todo tipo de campañas. Es perfectamente aceptable utilizar una estrategia similar con sus presupuestos o propuestas.
4. Proporcionar una forma de aceptar digitalmente
La capacidad de cerrar un trato rápidamente es un factor clave para generar nuevos negocios. Además de ofrecer un plazo limitado, considera la posibilidad de crear presupuestos digitales con botones «Aceptar ahora». Otras opciones aquí incluyen un cuadro de firma electrónica o incluso una página de «Próximos pasos» que ofrece al cliente potencial varias opciones. Esto puede incluir solicitar más información, así como la aceptación inmediata. Sus equipos de ventas y marketing deberían poder asesorarle al respecto. Tendrán una buena idea de si el cliente potencial es una perspectiva firme o dudosa.
Si incluye un botón «Aceptar ahora», asegúrese de que también haya un enlace a los términos y condiciones pertinentes, como los plazos de pago. Podrías incluir una frase animando al lector a verlos antes de aceptar. Esto ayuda a transmitir el mensaje de que usted y su agencia son abiertos y dignos de confianza.
5. Incluye un enlace al contenido relevante.
Si tienes una entrada de blog o un vídeo que detalla el proceso o los servicios exactos que estás presupuestando, considera incluir el enlace en el presupuesto. Los responsables de la toma de decisiones B2B afirman en su mayoría que son más propensos a comprar a un proveedor después de consumir su contenido. De hecho, el 52 % considerará sin duda alguna a un proveedor con más interés si ha leído parte de su contenido en línea.
Los vídeos instructivos, los Instagram Reels o incluso los testimonios de clientes actuales pueden ayudar a influir en la decisión de un cliente potencial. Si tu contenido está pulido y bien compartido, esto refuerza tu imagen como una persona competente y profesional. Elige tu mejor contenido, el que mejor refleje tus habilidades.
6. Realice pruebas A/B con los presupuestos de su agencia.
En este contexto, las pruebas A/B consisten en probar dos presupuestos ligeramente diferentes y ver cuál funciona mejor. Durante las pruebas A/B (también conocidas como pruebas divididas), cambie solo un atributo de la cotización de la agencia a la vez. De esta manera, podrá estar seguro de qué factor está provocando un aumento en la aceptación del negocio, o un descenso.
Todas las pruebas A/B deben comenzar con un objetivo bien definido. En el caso de las cotizaciones de las agencias, esto podría ser simplemente para mejorar las tasas de aceptación. Quizás le convenga comenzar con pequeños aumentos, como un 5 % durante un período de tres meses. Cualquier objetivo que establezcas debe estar en consonancia con los objetivos generales de tu agencia. Tenga en cuenta que es posible que necesite involucrar a líderes de otras áreas de su negocio para obtener una visión completa de la situación.
El siguiente paso es determinar cómo medirás ese éxito. En el caso de las cotizaciones, es bastante sencillo: se toma nota de la tasa de aceptación actual y de cuál es al final del período definido.
Recurra a los expertos de su equipo para considerar los cambios que podrían ser positivos. Incluso podrías utilizar los consejos anteriores para ayudarte aquí. ¿Podrían tus citas ser más visuales? ¿El lenguaje es demasiado complejo? Decidid en equipo un cambio que queráis realizar y que pueda impulsar más negocio.
Una vez que hayas decidido cómo cambiarás tus presupuestos, debes elaborar un plan para compararlos. Decida a cuántos clientes enviará cada versión del presupuesto. El uso conjunto de ambas versiones del documento de cotización ayuda a eliminar otros factores. Por ejemplo, si ambas cotizaciones muestran un aumento en la tasa de aceptación, probablemente se trate de una fluctuación del mercado. Por otra parte, podría indicar una mejora en el reconocimiento general de la marca. Es una buena noticia en ambos casos, pero no es concluyente en términos de pruebas A/B.
Por último, recopile sus datos y revise sus resultados. Si la nueva versión de la cotización muestra claramente una mejora en la tasa de aceptación, celébralo y hazla permanente. Puede continuar este proceso en cualquier momento con cualquier otro aspecto de sus presupuestos.
7. Incluir la opción de realizar un pago inicial.
Esto es opcional, ya que es posible que su agencia no acepte depósitos ni pagos iniciales. Sin embargo, si lo hace, vea si puede incluir una forma de hacerlo en sus presupuestos digitales. Un botón que permite a los nuevos clientes realizar pagos con tarjeta, PayPal, Stripe u otros métodos digitales ayuda a cerrar el trato rápidamente.
Desglose en su presupuesto el porcentaje que representa el pago inicial del importe total y por qué es necesario. No hace falta decir que esto debería haberse discutido con el responsable en algún momento durante el proceso de venta. Esto garantiza que el nuevo cliente potencial no se lleve una sorpresa cuando de repente le pidas que pague una cantidad que no esperaba.
Si diseñas tus presupuestos para que el cliente pueda pagar de inmediato, también podrías considerar proporcionar información adicional. Esto puede incluir el tiempo que tardan en procesarse los pagos, las divisas aceptadas y qué hacer si desean utilizar un método de pago alternativo.
Crear & Enviar presupuestos en Bonsai
Bonsai hace que crear y enviar presupuestos sea fácil y profesional. Descubra las ventajas de utilizar la plantilla de presupuesto totalmente editable de Bonsai con marca personalizada y servicios predefinidos. Esta herramienta agiliza el proceso de cotización tanto para usted como para sus clientes.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar Bonsai para crear presupuestos precisos.
- Acceda a la plantilla de presupuesto: Inicie sesión en Bonsai, vaya a la sección «Plantillas» y seleccione la plantilla de presupuesto.
- Personaliza la plantilla: añade tu logotipo, los colores de tu marca, los datos de tu empresa y la información de contacto.
- Detalles de la cotización: Asigne un número de cotización único, establezca las fechas de envío y vencimiento.
- Lista de servicios y precios: Describa cada servicio, añada los costes individuales y totales, incluyendo impuestos y descuentos.
- Definir las condiciones de pago: describir los requisitos relativos a los depósitos, las fechas de vencimiento, los métodos aceptados y los recargos por demora.
- Añadir información del cliente: Introduzca los datos de contacto y la dirección comercial del cliente.
- Revisar y enviar: Compruebe dos veces la información y envíe el presupuesto digitalmente al cliente.
- Recopilar firmas digitales: Permitir al cliente firmar el presupuesto electrónicamente.
- Haga un seguimiento con una nota de agradecimiento: mantenga una relación positiva con el cliente.
Ventajas de utilizar bonsáis para presupuestos:
- Personalización: Adapta cada presupuesto a tu marca.
- Automatización: ahorre tiempo con números de presupuesto y cálculos de precios automatizados.
- Profesionalidad: Presentar presupuestos bien organizados y detallados.
- Eficiencia: optimice el proceso de cotización con el envío y la firma digitales.
Regístrese ahora para empezar a utilizar la plantilla de presupuestos de Bonsai y compruebe cómo le puede ayudar a conseguir más trabajos y mantener su negocio organizado. Empieza gratis.
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Simplifique las cotizaciones de la agencia y la comunicación con los clientes con el software adecuado.
Para recibir un presupuesto preciso, comprender las diferentes funciones de las agencias puede aportar claridad al proceso. Esto le ayudará a asegurarse de que paga por las habilidades y la experiencia que son realmente necesarias para su proyecto. Por lo tanto, es fundamental determinar estas funciones antes de solicitar un presupuesto a la agencia.
Encontrar las mejores plantillas para los presupuestos de tu agencia es más sencillo cuando dispones de un paquete de software para agencias todo en uno. Olvídate de pasar de una pantalla a otra tratando de averiguar dónde se guardan todos los datos específicos de tus clientes. Trabajar en múltiples plataformas le lleva mucho tiempo y provoca retrasos a sus clientes. Reunir todo en una única plataforma unificada agiliza sus procesos.
Bonsai es una solución de cotización y propuesta combinada con una plataforma financiera, un CRM avanzado y un software de programación, por nombrar solo algunas de sus características. Y lo que es mejor, es intuitivo y fácil de navegar, lo que permite a tu agencia simplificar la vida de tus clientes.
Los especialistas en desarrollo empresarial prevén que 2025 será un año muy competitivo para las agencias. Encontrar formas de destacar entre la multitud y dominar los mercados es una prioridad para las empresas competitivas. Perfecciona el proceso de creación de presupuestos de tu agencia y podrás experimentar un aumento de nuevos negocios. Para obtener más información, ponte en contacto con Bonsai o haz clic aquí para iniciar una prueba gratuita.
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