Modelo de fatura de cartório

O que é um modelo de fatura de cartório e para que serve?

Um modelo de fatura de cartório é um documento pré-elaborado que ajuda os cartórios a cobrar os clientes pelos serviços prestados. Inclui seções para serviços prestados, detalhes do cliente e condições de pagamento. Ele também funciona como um modelo de recibo notarial quando o pagamento é recebido no local, tornando o documento uma solicitação de cobrança e uma prova de pagamento. Um modelo bem elaborado ajuda a manter registros precisos, apresenta seu trabalho de forma profissional e agiliza os pagamentos tanto para notários autônomos quanto para pequenas empresas de notariado. Ao padronizar seu formato, você pode manter a consistência entre clientes e serviços, ao mesmo tempo em que permanece em conformidade com as práticas comuns de faturamento em 2025.

Definição e finalidade de uma fatura notarial

Uma fatura notarial é um pedido formal de pagamento que detalha o trabalho realizado, os encargos e as condições de pagamento. Deve indicar claramente o nome e os dados de contato do cliente, a data do serviço, o tipo de autenticação realizada (como reconhecimento, jurat ou certificação de cópia), o número de assinaturas e o número de páginas envolvidas. Também detalha as taxas para cada serviço, viagens, se necessário, e quaisquer despesas extras, como taxas de correio. Por fim, indica o prazo de pagamento, os métodos de pagamento aceitos e um ponto de contato para esclarecimento de dúvidas.

É também um modelo de fatura notarial: um layout pré-formatado e reutilizável que você pode preencher repetidamente. Ao utilizar um design padrão, você economiza tempo e mantém todos os clientes informados sobre o que você cobrou. O modelo deve ser fácil de personalizar para diferentes notários — notários móveis que se deslocam até os clientes, agentes de assinatura notarial que lidam com assinaturas de empréstimos ou serviços notariais tradicionais em um local fixo. Formatos editáveis (Word, Google Docs) ou PDFs preenchíveis ajudam você a ajustar campos rapidamente e manter uma apresentação profissional.

Ajuste o modelo adicionando o logotipo da sua empresa, personalizando as descrições dos serviços, especificando os métodos de pagamento e incluindo quaisquer termos exclusivos ou notas do cliente.

Uma fatura notarial é um pedido de pagamento, enquanto um recibo comprova que o pagamento foi efetuado. Um modelo de fatura de cartório bem elaborado mostrará uma linha “Valor devido”, a data de vencimento e uma discriminação dos serviços com preços, como “R$ 15 pela autenticação, R$ 25 por cada assinatura, R$ 40 por deslocamento”. Também pode incluir impostos, descontos ou depósitos. A declaração deve usar expressões como “Total devido” e “Líquido em 15 dias” para indicar quando o pagamento é esperado. Uma fatura profissional também inclui o nome da sua empresa, detalhes de contato e o número da sua comissão notarial para referência.

Após receber o pagamento, você pode adaptar o mesmo modelo para criar um recibo. Altere o texto para “Pago integralmente” e adicione “Data do pagamento” e “Método de pagamento”. Mantenha os mesmos detalhes do cliente e do serviço para registro e adicione um número de referência de pagamento, se tiver um. Como ambos os documentos compartilham campos — detalhes do cliente, descrição do serviço, datas e detalhes do cartório —, você pode reutilizar o mesmo layout, duplicando o arquivo ou salvando uma nova versão como recibo. Em 2025, muitos profissionais armazenam ambos os documentos no QuickBooks, FreshBooks ou Wave para facilitar a contabilidade.

Por que usar um modelo em vez de criar do zero?

Usar um modelo estruturado de fatura de cartório ajuda você a transmitir profissionalismo, reduz disputas, simplifica a preparação de impostos e mantém você em conformidade com as regras estaduais. Um modelo eficaz não é apenas papelada — ele protege sua reputação e aumenta o fluxo de caixa, tornando o faturamento previsível para os clientes e para você mesmo. Em 2025, muitos notários utilizam modelos para manter a consistência, sendo frequentemente citado como exemplo de boa prática um modelo de fatura de notário da Califórnia. Um modelo limpo e reutilizável pode economizar tempo em cada ciclo de faturamento e facilitar o acompanhamento da receita ao longo dos meses e anos.

Com uma fatura clara e padronizada, você também define as expectativas dos clientes, como datas de vencimento de pagamentos e como as cobranças são calculadas. Essa transparência ajuda as empresas de títulos, escritórios de advocacia, corretores imobiliários e clientes individuais a entenderem pelo que estão pagando. Um modelo bem elaborado pode ser personalizado para refletir as regras e divulgações locais, garantindo que você permaneça em conformidade e, ao mesmo tempo, mantenha a simplicidade da leitura. Ao investir em um modelo sólido, você protege seu fluxo de caixa e fortalece sua reputação profissional em todo o mercado.

Para apresentar uma imagem profissional aos clientes

Um layout de fatura limpo e consistente transmite profissionalismo a todos os clientes, desde grandes empresas imobiliárias até compradores individuais. Quando sua fatura contém seu logotipo, nome comercial e detalhes de contato claros, ela transmite uma sensação de confiabilidade e solidez. Os clientes percebem esses detalhes e ficam mais propensos a pagar prontamente, especialmente no caso de assinaturas ou fechamentos de empréstimos urgentes, em que a precisão é fundamental. Um cabeçalho elegante, uma fonte legível e um esquema de cores simples ajudam você a se destacar em uma pilha de contas.

Mesmo que você trabalhe sozinho, a marca é importante. Um modelo que utilize seu logotipo, um bloco de endereço consistente e espaçamento uniforme entre as seções transmite uma imagem de preparação e confiabilidade. Use um formato padrão para datas, nomes de clientes e descrições de serviços, para que cada fatura pareça ter sido emitida pela mesma empresa. Um layout previsível também facilita aos clientes encontrar os serviços notariais que solicitaram, o que reduz as idas e vindas e agiliza o pagamento. Em suma, a marca em todas as faturas reforça sua credibilidade junto a empresas de títulos, escritórios de advocacia e indivíduos.

Para garantir um faturamento preciso e transparente

Um modelo com itens predefinidos ajuda a reduzir erros de faturamento e mal-entendidos. Quando você lista cada serviço separadamente, os clientes veem exatamente o que foi realizado e a que preço. Isso reduz as dúvidas sobre se uma visita incluiu um reconhecimento, uma certidão ou um pacote de assinatura de empréstimo, e esclarece as despesas de viagem e impressão como itens distintos. Uma fatura bem estruturada também ajuda em disputas, mostrando um registro claro do que foi feito, quando e por que certas cobranças apareceram.

Por exemplo, você pode estruturar itens de linha para incluir reconhecimentos, jurats, pacotes de assinatura de empréstimos, taxas de viagem e taxas de impressão, cada um com uma quantidade, uma taxa e um total de linha. Ao apresentar essas informações em um formato consistente, você facilita a verificação do trabalho faturado pelos clientes e a defesa de uma cobrança, se necessário. Essa abordagem melhora o prazo de pagamento e reduz as idas e vindas decorrentes de faturas pouco claras, ajudando você a manter um fluxo de caixa estável.

Para simplificar a manutenção de registros e a preparação de impostos

O uso do mesmo modelo estruturado de fatura de cartório ao longo do tempo cria um registro consistente de todas as autenticações. Um modelo uniforme facilita o acompanhamento das receitas por categoria, tais como serviços de notário móvel, assinaturas de empréstimos e reconhecimentos de firma em geral. Ao manter os mesmos campos em todas as faturas, você pode obter rapidamente os totais para cada tipo de receita, o que simplifica a preparação de impostos e ajuda nas auditorias. Essa consistência também facilita a comparação do desempenho mensal e a identificação de períodos de maior movimento ou serviços subfaturados.

Registrar datas, locais e nomes de clientes em todas as faturas ajuda na conformidade e em futuras questões sobre reconhecimento de firma. Esses detalhes comprovam o contexto de cada ato e podem ser inestimáveis se um cliente solicitar documentação muito tempo após a conclusão do serviço. Além disso, alinhe suas faturas com as práticas contábeis comuns, incluindo condições de pagamento, datas de vencimento e uma discriminação clara entre encargos tributáveis e não tributáveis. Tudo isso contribui para facilitar a contabilidade e tornar as temporadas fiscais mais tranquilas.

Para atender aos requisitos específicos de cada estado

As regras estaduais são importantes, e um modelo reutilizável ajuda você a refletir as diretrizes locais sem precisar refazer cada fatura. Por exemplo, os estados podem limitar certas taxas, exigir a divulgação dos custos de viagem ou exigir que informações específicas sejam apresentadas aos clientes. Um exemplo de fatura de notário da Califórnia normalmente refletiria os limites das taxas estaduais, separaria claramente as taxas notariais das despesas de viagem ou impressão e usaria uma linguagem clara para que os clientes entendessem o que estão pagando. Ao reconhecer essas necessidades, você pode criar um modelo que permaneça compatível com várias tarefas.

Os leitores em qualquer estado devem adaptar seu modelo aos requisitos locais e às divulgações recomendadas. Considere adicionar uma seção dedicada a notas para avisos específicos do estado, como limites de taxas ou declarações de divulgação, e mantenha sua tabela de taxas atualizada com revisões anuais. Na prática, isso significa que você pode reutilizar a mesma fatura para vários trabalhos, cumprindo com segurança as melhores práticas gerais e as regras locais. Um modelo compatível e bem elaborado protege você de surpresas e mantém a confiança do cliente em alta.

O que deve ser incluído em um modelo de fatura de cartório?

Um modelo de fatura de cartório sólido deve ser claro, completo e projetado para que você receba o pagamento em dia. Não importa se você é um notário móvel, um agente de assinatura ou um notário público tradicional — esses componentes essenciais mantêm seu faturamento profissional e fácil de verificar. Use os nomes exatos dos campos abaixo para mapear diretamente no Bonsai, para que você possa criar uma fatura consistente e legalmente válida em poucos minutos.

Informações comerciais

As informações notariais e comerciais identificam quem está a faturar e como podem ser contactados. Inclua os campos de identidade essenciais para que os clientes possam verificar suas credenciais rapidamente e facilite o contato de instituições ou serviços de assinatura com você, se necessário. Esta seção também oferece suporte à marca, incluindo opcionalmente o seu site e logotipo comercial.

Inclua os seguintes campos de identidade: nome completo do notário, nome comercial ou empresarial, número da comissão, data de validade da comissão, endereço comercial ou postal, número de telefone e e-mail. Você também pode incluir, opcionalmente, o site e o logotipo para reforçar sua marca. Os detalhes da comissão ajudam os clientes a verificar o notário e são especialmente úteis para clientes institucionais e serviços de assinatura que verificam rotineiramente o licenciamento antes de aprovar uma atribuição ou pagamento.

Ao mapear para o Bonsai, use campos claramente identificados, como Nome completo do notário, Nome da empresa, Número da comissão, Data de validade da comissão, Endereço do escritório, Telefone, E-mail, Site (opcional) e Logotipo (opcional). Exiba os detalhes da comissão de forma destacada na fatura para que a verificação seja rápida para os clientes que precisam confirmar a licença antes de processar o pagamento.

Informações do cliente

As informações do cliente identificam a quem a fatura é cobrada e como entrar em contato com o pagador. Esta seção deve refletir dados precisos e consistentes para evitar atrasos nos pagamentos causados por nomes ou endereços incompatíveis. Para agentes de assinatura que trabalham com empresas de títulos ou serviços de assinatura, o cliente pode ser a empresa, e não o signatário, portanto, a clareza é essencial.

Anote o nome do cliente ou da empresa, uma pessoa de contato, se disponível, o endereço de cobrança, e-mail e número de telefone. Enfatize a consistência na ortografia e nos nomes das empresas para que você possa pesquisar e classificar facilmente as faturas posteriormente. Se você lida com vários clientes, padronize a forma como registra o nome de um cliente para reduzir duplicatas e incompatibilidades durante os acompanhamentos.

No Bonsai, mapeie para Nome do Cliente ou Empresa, Pessoa de Contato, Endereço de Cobrança, E-mail do Cliente e Telefone do Cliente. Se você costuma faturar a mesma entidade em diferentes assuntos, considere adicionar um campo “Faturar para” ou um identificador de cliente padronizado para manter os registros organizados e pesquisáveis.

Inclua informações comerciais e do cliente, número da fatura, data, serviços detalhados, despesas adicionais, detalhes de pagamento e uma seção para notas ou termos.

Os detalhes da fatura e os números de referência ajudam você a rastrear pagamentos, resolver disputas e manter registros organizados. Coloque os itens mais urgentes na frente para que seus clientes saibam o que pagar e quando. Um campo de data claro e números de referência também simplificam o fluxo de trabalho das suas contas a receber.

Inclua um número de fatura exclusivo, data da fatura, data(s) do serviço e, opcionalmente, um número de ordem de compra ou número de arquivo fornecido pelo cliente. Um sistema consistente de numeração de faturas é fundamental para rastrear pagamentos e acompanhar saldos vencidos. Inclua também uma data de vencimento e condições de pagamento na parte superior, para que o cliente veja imediatamente quando o pagamento é esperado.

No Bonsai, mapeie para Número da fatura, Data da fatura, Datas do serviço, Número do pedido de compra, Data de vencimento e Condições de pagamento. A padronização desses campos reduz a confusão para os clientes e ajuda seu processo contábil a permanecer transparente e eficiente ao longo dos meses ou anos.

Serviços notariais prestados

Uma lista detalhada e discriminada torna as cobranças claras e fáceis de auditar. Cada linha deve descrever um serviço específico, sua quantidade, taxa e total para essa linha. Isso evita interpretações erradas, reduz disputas e ajuda os clientes a ver exatamente pelo que estão pagando.

Forneça um conjunto estruturado de campos de itens de linha: Descrição do serviço, Quantidade, Taxa por unidade, Total da linha e Categoria do serviço (por exemplo, Reconhecimento, Jurat, Assinatura de empréstimo, Viagem móvel). Seja específico na descrição, em vez de usar rótulos vagos; por exemplo, anote “Jurat para 2 documentos” em vez de apenas “Notarização”. Se você é um notário móvel, pode precisar de itens separados para compromissos, distância de viagem e tempo de espera, portanto, mantenha as descrições precisas e agrupadas de forma lógica.

Em Bonsai, mapeie para Descrição do serviço, Quantidade, Taxa, Total da linha e Categoria do serviço. Ao manter os itens específicos e categorizados, você simplificará a revisão do cliente e sua própria contabilidade, especialmente quando precisar gerar várias faturas com serviços semelhantes ao longo do tempo.

Viagens, impressão e taxas adicionais

As despesas de viagem e outras despesas relacionadas são comuns no trabalho notarial, especialmente para notários móveis e agentes de assinatura. Separar claramente essas cobranças ajuda os clientes a entender o que estão pagando e garante que você permaneça em conformidade com quaisquer requisitos de divulgação. Agrupar essas taxas em uma seção distinta facilita a visualização e a auditoria das taxas notariais principais.

Explique que muitos notários cobram por quilometragem, tempo de viagem, taxas de impressão ou digitalização e consultas fora do horário comercial. Crie itens distintos para cada tipo de taxa extra e certifique-se de cumprir as restrições estaduais ou os requisitos de divulgação. Resuma essas cobranças em uma seção separada para que a taxa notarial básica continue fácil de ser verificada rapidamente.

Para o mapeamento no Bonsai, inclua campos como Taxas de viagem, Tempo de viagem, Taxas de impressão/digitalização, Taxas fora do horário comercial e Outras taxas. Apresente-os como itens separados ou em uma seção claramente identificada como “Taxas” abaixo dos principais itens de serviço, para manter a clareza e a transparência para o cliente.

Subtotais, impostos e valor total devido

Os cálculos do subtotal e dos impostos mostram como o valor final é obtido, o que reduz as idas e vindas com os clientes e agiliza a aprovação. Etapas de cálculo claramente identificadas ajudam os auditores e clientes a verificar os cálculos com o mínimo de esforço. Se a sua jurisdição isenta determinados serviços notariais de impostos, indique isso de forma transparente para evitar confusões.

Detalhe os campos de cálculo: subtotal dos serviços notariais, subtotal das taxas adicionais, impostos aplicáveis (se houver), descontos ou ajustes e o valor total final devido. Identifique claramente cada item da fatura para que os clientes possam rastrear o total até os encargos individuais. Se houver isenções fiscais aplicáveis, inclua uma breve nota explicando a isenção e faça referência à regra local para manter a conformidade.

Em Bonsai, mapeie para Subtotal de Serviços Notariais, Subtotal de Taxas Adicionais, Valor do Imposto, Descontos/Ajustes e Valor Total Devido. A rotulagem clara no Bonsai ajuda você a gerar faturas consistentes e fornece aos clientes uma análise direta de onde cada centavo é gasto.

Condições de pagamento e métodos aceitos

As condições de pagamento definem quando você espera receber o pagamento e como lidar com pagamentos atrasados. Termos claros reduzem mal-entendidos e aceleram o fluxo de caixa. Indique que os termos se aplicam a todos os itens da fatura e descreva claramente os métodos de pagamento aceitáveis para evitar confusão no momento do checkout.

Descreva as condições de pagamento: data de vencimento ou condições padrão (por exemplo, vencimento no recebimento ou 15 dias), políticas de multas por atraso e métodos de pagamento aceitos (cartão, transferência bancária, cheque, dinheiro, etc.). Use uma linguagem simples para que os clientes entendam exatamente como pagar. Inclua orientações sobre para onde enviar o pagamento e se deseja que um número de referência seja incluído no pagamento para que ele corresponda à fatura.

Ao fazer o mapeamento para o Bonsai, defina os campos para Condições de pagamento, Data de vencimento, Política de multas por atraso, Formas de pagamento aceitas e Número de referência no pagamento. Essa estrutura ajuda os clientes a processar pagamentos rapidamente e simplifica o fluxo de trabalho de contas a receber quando você tem vários canais de pagamento disponíveis.

Notas, divulgações e assinaturas

Uma seção de notas oferece espaço para instruções especiais, lembretes ou divulgações exigidas pelo estado sobre taxas e serviços. Esta área ajuda você a documentar quaisquer termos exclusivos e garante que ambas as partes compreendam as expectativas. Se a fatura também servir como recibo notarial, você pode adicionar uma linha de assinatura para o notário ou um representante autorizado e registrar o status, a data e o método de pagamento.

Considere adicionar uma breve nota profissional agradecendo ao cliente para reforçar a boa vontade e garantir novos negócios. Este pequeno gesto pode melhorar as relações com empresas de títulos, serviços de assinatura e clientes individuais, especialmente após a conclusão de trabalhos notariais complexos ou urgentes.

No Bonsai, você pode incluir um campo de linha de assinatura para o notário ou representante autorizado e um campo de notas para quaisquer divulgações ou lembretes. Se você usar a fatura como recibo, registre a data e o método de pagamento diretamente no documento. Uma nota de encerramento cortês também pode ser salva como parte padrão do seu modelo para garantir a consistência entre as faturas.

Quem deve usar este modelo de fatura de cartório?

Um modelo padronizado de fatura de cartório ajuda diferentes tipos de cartórios e profissionais relacionados a faturar com clareza, acompanhar o trabalho e se comunicar de forma consistente com os clientes. Ao utilizar a mesma estrutura central, notários móveis, notários tradicionais, agentes de assinatura e pequenas empresas de notariado podem adaptar o mesmo modelo para se adequar aos seus fluxos de trabalho exclusivos. Essa consistência contribui para operações mais tranquilas, comunicação mais clara e repetição de negócios em todas as funções.

Notas

Os notários móveis deslocam-se até ao local dos clientes, pelo que o modelo de fatura deve incluir o trabalho realizado no local e os custos associados à deslocação. Essa abordagem ajuda você a faturar com precisão pelo tempo, quilometragem e qualquer trabalho fora do horário comercial. Na prática, você vai querer delinear quando está no local e quando está viajando, e aplicar quaisquer sobretaxas específicas do local quando necessário.

Além de abordar a localização, um modelo compatível com dispositivos móveis deve ser fácil de preencher em um telefone ou tablet, para que você possa emitir faturas imediatamente após uma visita. Essa rápida resposta melhora o fluxo de caixa e garante aos clientes que seus documentos foram tratados com profissionalismo. Você também se beneficiará ao manter seu modelo acessível na nuvem, para que possa abri-lo a qualquer momento, independentemente do dispositivo que estiver usando.

Para apoiar isso, inclua estes campos no modelo:

• Endereço para marcação de consultas
• Distância ou zona de viagem
• Tempo de viagem e quilometragem
• Sobretaxas fora do horário comercial ou nos finais de semana
• Notas no local ou instruções especiais

Notários públicos tradicionais

Os notários tradicionais trabalham em locais fixos, como escritórios, lojas ou espaços de coworking, por isso suas faturas geralmente refletem autenticações sem agendamento prévio, vários documentos por visita e uma base estável de clientes locais. Um modelo estruturado ajuda você a acompanhar as visitas, agrupar documentos por cada consulta e monitorar clientes recorrentes. Isso também facilita a distinção entre serviços padrão e quaisquer solicitações urgentes que você oferece.

Com um modelo de localização fixa, você pode enfatizar detalhes sobre visitas, contagem de documentos e histórico do cliente, o que contribui para fortalecer o relacionamento com os clientes locais e simplifica a geração de relatórios mensais. Um modelo claro também ajuda a apresentar uma descrição clara dos serviços quando os clientes solicitam faturas detalhadas para vários documentos ou diferentes níveis de serviço durante uma única visita. A consistência gera confiança e reduz as discussões sobre questões de faturamento.

Para apoiar isso, inclua estes campos no modelo:

• Acompanhamento de clientes recorrentes
• Agrupamento de vários documentos em uma única visita
• Tipo de serviço (padrão vs urgente)
• Contagem de documentos por visita
• Data e local da visita

Informações de pagamento

Os agentes de assinatura notarial lidam com assinaturas de empréstimos e transações imobiliárias, portanto, seus modelos precisam capturar informações detalhadas sobre a cessão. Isso ajuda a combinar os arquivos dos clientes e minimiza os atrasos nos pagamentos. Uma fatura típica deve separar as taxas por tipo de atribuição e incluir identificadores relevantes para manter tudo alinhado com os registros do credor ou da empresa signatária.

Os agentes de assinatura notarial também costumam cobrar taxas como digitalização ou impressão, e as consultas podem ser mais longas do que uma autenticação notarial padrão. Um modelo personalizado que detalha esses custos, juntamente com o nome da empresa signatária e o número do empréstimo, ajuda a garantir a precisão e um pagamento mais rápido. Ao listar claramente cada componente, você reduz as perguntas dos clientes e simplifica a reconciliação com os números dos arquivos.

Para apoiar isso, inclua estes campos no modelo:

• Assinatura do nome da empresa
• Número do depósito em garantia ou do empréstimo
• Endereço do imóvel
• Discriminação das taxas por tipo de operação (compra, refinanciamento, hipoteca reversível)
• Taxas de digitalização ou impressão
• Duração da nomeação

Pequenos escritórios de notários e equipes com vários notários

Pequenos escritórios de notários ou agências com vários notários se beneficiam de um modelo compartilhado que padroniza o faturamento em toda a equipe. Essa abordagem ajuda no relatório interno, no acompanhamento de comissões e na apresentação de uma marca unificada aos clientes. Quando você padroniza as entradas, os gerentes podem ver rapidamente quem realizou o trabalho e como as taxas são alocadas, o que facilita o processamento da folha de pagamento e a comunicação com o cliente.

Na prática, o modelo deve acomodar o uso por toda a equipe, ao mesmo tempo em que captura detalhes específicos de cada função. Isso facilita a geração de faturas prontas para o cliente que mantêm a consistência da marca, mesmo quando vários notários lidam com trabalhos diferentes. O resultado são livros mais organizados, comunicação mais clara com os clientes e uma operação mais escalável à medida que sua equipe cresce.

Para apoiar isso, inclua estes campos no modelo:

• Nome ou identificador do notário
• Número da comissão notarial
• Número interno do trabalho ou assunto
• Detalhes sobre taxas ou comissões específicas do notário
• Elementos de identidade visual (logotipo, endereço comercial, contato)

Como criar e personalizar um modelo de fatura de cartório

Criar um modelo reutilizável de fatura de notário economiza seu tempo e ajuda você a faturar corretamente. Este guia passo a passo mostra como transformar as ideias do “o que incluir” em um layout prático que você pode reutilizar em muitos trabalhos. Você definirá serviços, configurará numeração, personalizará layouts para diferentes funções, respeitará as regras estaduais e transformará faturas em recibos quando receber o pagamento. O mesmo modelo pode ser exportado como PDF para registros ou mantido como uma versão mais leve do recibo, sem a necessidade de downloads externos.

Para definir seus serviços notariais e estrutura de taxas

Comece listando todos os serviços que você oferece e como você cobra por eles. Essa clareza mantém suas contas consistentes e fáceis de ler para os clientes.

Agrupe os serviços relacionados em categorias para que a fatura fique clara. Por exemplo, separe os serviços de reconhecimento de firma, assinatura de empréstimos e serviços móveis, e dentro de cada grupo decida as opções de preços, como por assinatura, por documento, valor fixo por tarefa, por hora ou por quilômetro. Alinhe as taxas com os máximos estaduais e as normas do setor e, em seguida, mapeie cada serviço para um item de linha no modelo, para que os totais e subtotais fiquem claros.

Os itens a seguir abrangem serviços típicos que você pode cobrar. Os itens listados aqui são exemplos que você pode adaptar ao seu modelo:

• Notarização — Reconhecimento (por assinatura)
• Autenticação — Jurat (por assinatura)
• Visita de notário móvel (taxa por hora ou taxa fixa de deslocamento)
• Taxa de viagem (por milha)
• Impressão/Digitalização (por página ou por documento)
• Sobretaxa fora do horário comercial (fixa)

Número e data da fatura

Escolha um padrão de numeração claro e lógico que facilite o acompanhamento das faturas. Um padrão baseado em anos é simples e escalável, além de ajudar a identificar rapidamente registros ausentes.

Os padrões populares incluem YYYY-XXXX (por exemplo, 2025-0067) ou um estilo com prefixo do cliente, como CLIENTA-2025-0123. Seu sistema deve garantir que cada fatura tenha um número único e uma data visível. Inclua a data da fatura e a(s) data(s) do serviço em todas as contas e crie o modelo de forma que esses campos fiquem sempre visíveis e fáceis de atualizar.

Na prática, configure seu modelo para gerar automaticamente o número da fatura quando você salvar ou imprimir e para usar um formato de data no padrão ISO (AAAA-MM-DD) para evitar confusão entre meses e anos. Se estiver usando uma planilha, habilite a validação de datas e bloqueie a coluna de numeração para evitar duplicatas.

Para personalizar layouts para diferentes funções notariais

Use um modelo básico e crie variações para diferentes situações. Isso mantém sua marca e seus dados consistentes, permitindo que você capture detalhes específicos da função quando necessário.

Pense em três cenários comuns: uma versão simplificada para autenticações pontuais sem agendamento, uma fatura de notário móvel com campos para viagem e local da consulta e um layout de agente de assinatura com detalhes de empréstimo ou caução. Você pode manter tudo isso na mesma estrutura básica, mas mostrar ou ocultar seções conforme necessário, dependendo do cliente ou do compromisso.

Para implementar isso, identifique claramente as seções e use uma única fonte confiável para os nomes dos campos. Se você estiver usando um processador de texto, duplique o arquivo base e alterne a visibilidade de seções como Detalhes da viagem, Local do compromisso e campos Empréstimo/Depósito em garantia. Se você estiver em uma planilha, use guias ou seções separadas dentro de uma única folha e oculte as linhas dos campos não utilizados. Essa abordagem facilita a produção de uma fatura personalizada sem precisar começar do zero todas as vezes.

Incorporar requisitos específicos do estado e do cliente

Verifique o manual do notário do seu estado e quaisquer diretrizes do cliente com as quais você trabalha regularmente. Isso ajuda você a criar os rótulos e avisos de campo corretos no modelo desde o início.

Na prática, você vai querer reservar uma seção padrão para avisos ou lembretes que aparecem em todas as faturas. Por exemplo, uma fatura de notário da Califórnia pode separar as taxas notariais regulamentadas pelo governo de outras cobranças e pode exigir uma redação específica ou limites máximos para as taxas. Você pode incluir uma frase como “Taxas notariais regulamentadas pela lei estadual” e adicionar uma linha para despesas de viagem ou impressão de documentos que não estão sujeitas aos mesmos limites.

Para adaptar faturas em documentos do tipo recibo

Transforme a mesma fatura estruturada em um recibo após o pagamento chegar, para manter um registro completo. Isso facilita o registro dos valores pagos e vencidos para seus registros.

Adicione campos para “data de pagamento”, “método de pagamento” e uma caixa de seleção ou campo de status para “pago integralmente”. Em sua redação, troque “valor devido” por “valor pago” e guarde cópias da fatura e do recibo para seus registros. O modelo deve facilitar essa mudança, para que você possa emitir um recibo com um único clique após confirmar o pagamento.

Erros comuns a evitar na faturação notarial

Em 2025, muitos notários perderão pagamentos devido a simples falhas na faturação. Esta seção explica erros frequentes e mostra como um modelo de fatura de cartório bem elaborado pode evitá-los. Você aprenderá soluções práticas e reais que pode aplicar hoje mesmo para aprimorar o conteúdo das faturas e o fluxo de trabalho.

Para evitar a perda ou incompletude de detalhes do cliente e do trabalho

A falta de nomes de clientes, endereços ou números de arquivo dificulta às empresas a correspondência entre faturas e tarefas, o que atrasa o pagamento. Essa simples lacuna muitas vezes causa atrasos, pois as equipes precisam procurar o arquivo certo e confirmar o escopo do trabalho.

Preencha sempre as informações de contato do cliente, números de referência do trabalho ou do arquivo e datas do serviço. No seu modelo de fatura de cartório, marque esses campos como obrigatórios e visualmente proeminentes — rótulos em negrito, detalhes coloridos e espaços reservados claros — para que não possam ser ignorados. Por padrão, certifique-se de que campos como “Nome do cliente”, “Endereço do cliente”, “Referência do arquivo/trabalho” e “Data do serviço” sejam obrigatórios antes de gerar a fatura; isso reduz o vaivém e mantém os pagamentos em dia.

Como medida prática, configure o modelo para exigir esses campos antes de poder gerar a fatura. Use a validação de dados no Excel ou no Google Sheets, ou torne os campos do formulário obrigatórios em um PDF. Este design proativo minimiza o tempo de acompanhamento e acelera o processamento dos pagamentos.

Para evitar descrições vagas dos serviços

Descrições vagas de serviços, como “trabalho notarial” ou “assinatura”, criam confusão e podem levar a disputas sobre o que foi realizado ou o que foi cobrado.

Use frases precisas, como “assinatura de empréstimo – pacote de refinanciamento, 2 mutuários, 120 páginas” ou “5 reconhecimentos de firma – documentos de planejamento sucessório”. Incorpore frases descritivas comuns ao modelo como rótulos reutilizáveis para itens de linha, para que as faturas permaneçam claras e consistentes. No modelo de fatura do cartório, você pode manter um pequeno catálogo de itens padrão que podem ser inseridos com um clique, garantindo que todas as faturas utilizem a mesma linguagem e evitando ambiguidades.

Essa consistência ajuda o departamento de contas a pagar a associar rapidamente os encargos aos serviços e reduz as idas e vindas. Treine você mesmo ou sua equipe para selecionar frases padrão a partir de uma lista de opções no modelo e revise periodicamente a linguagem para mantê-la atualizada com sua prática.

Para aplicar corretamente as taxas e os limites estaduais

Cobrar demais ou de menos gera disputas e atrasos. Os atos notariais são regulamentados em muitos estados, e taxas aplicadas incorretamente podem retardar as aprovações ou levar a correções.

Pré-configure uma tabela de taxas em seu modelo que inclua a taxa básica do ato notarial, despesas de viagem e taxas de cópia/impressão. Por exemplo, a Califórnia normalmente limita a autenticação básica a US$ 15 por ato, enquanto as despesas de viagem são cobradas por milha e as impressões por página. Revise regularmente a tabela em relação às regras estaduais vigentes e atualize o modelo sempre que houver alterações nos regulamentos. Isso mantém as faturas em conformidade, protege as margens e reduz as correções pós-faturamento.

Além disso, inclua explicações claras sobre quaisquer sobretaxas ou exceções e certifique-se de que elas sejam aplicadas de forma consistente em todas as faturas. Uma tabela de taxas bem mantida em seu modelo de fatura de cartório facilita as auditorias e deixa seus clientes mais confiantes em relação aos encargos.

Para indicar claramente as condições de pagamento e as datas de vencimento

Deixar de fora as condições de pagamento ou datas de vencimento pode resultar em pagamentos atrasados ou inconsistentes, pois os clientes podem perder o prazo ou não saber como pagar.

Especifique sempre quando o pagamento deve ser feito, como deve ser feito e o que acontece se houver atraso. Coloque essas informações perto do total e repita os termos-chave em uma seção de notas curtas para garantir que os clientes não deixem de vê-las. Use uma linguagem direta, como “Pagamento devido em até 15 dias a partir da data da fatura” e “Aceito: cartão de crédito, ACH ou cheque”, observando quaisquer multas por atraso, se aplicável. Um modelo de fatura de cartório torna esses termos visíveis por padrão, reduzindo chamadas de acompanhamento e acelerando o fluxo de caixa.

Simplifica o processo de faturamento e ajuda a manter registros organizados.

A manutenção consistente de registros economiza tempo durante auditorias, disputas ou na temporada de impostos.

Armazene todas as faturas, recibos e documentos relacionados ao cartório em um sistema centralizado, agrupados por cliente, data ou tipo de serviço. Registros desorganizados ou ausentes retardam as respostas às perguntas e complicam os relatórios financeiros. Use um fluxo de trabalho baseado em modelos para gerar, salvar e arquivar faturas em um único local, como uma estrutura de pastas nomeadas no Google Drive ou Hello Bonsai, QuickBooks ou Xero. Ao manter tudo em um único sistema e seguir um processo padrão, você reduzirá a dispersão de documentos e obterá insights financeiros mais claros.

Elementos essenciais de um modelo de fatura de notário

Diferentes configurações do modelo de fatura de cartório podem se adequar a diferentes trabalhos notariais. Esta seção mostra como as opções de campo e as alterações de estrutura podem abranger reconhecimentos de firma gerais rápidos, assinatura de contratos de empréstimo e regras específicas da Califórnia. Ao concentrar-se nos campos que aparecem e na ordem das seções, você pode adaptar o layout básico à sua prática, seja você cobrando por sinal, por documento ou por consulta. Essas ideias estão alinhadas com a forma como os freelancers utilizam os modelos do HelloBonsai para manter as faturas claras e profissionais em 2025.

Exemplo de fatura de cartório público geral

Este exemplo simples mostra uma visita padrão a um cartório, onde vários documentos são autenticados em uma única sessão. A fatura apresenta cada documento como um item de linha com uma quantidade de 1 e uma taxa definida, e inclui uma breve nota sobre a data e o local da assinatura. Você também verá as informações de contato do notário e os detalhes da comissão, o nome e as informações de contato do cliente e os totais principais claramente apresentados.

Nesta configuração, o cabeçalho lista o nome do notário, endereço comercial, telefone, e-mail e número de comissão com data de validade. O nome e os dados de contato do cliente aparecem ao lado da nota de compromisso, seguidos pela data e local da assinatura. Os itens da linha mostram as taxas notariais para cada documento — por exemplo, reconhecimento em US$ 10, jurat em US$ 10 e certificação de cópia em US$ 5 —, totalizando um subtotal de US$ 25. Se aplicável, aparece uma linha de imposto, embora muitas jurisdições não tributem os serviços notariais. O valor total devido é então exibido, juntamente com as condições de pagamento padrão, como 15 dias líquidos, e uma nota sobre os métodos de pagamento aceitos, como cheque, cartão de crédito ou pagamento online através do sistema de faturamento.

Este modelo é ideal para notários públicos, especialmente aqueles que atuam sozinhos, que precisam de uma maneira eficiente de cobrar os clientes e manter registros profissionais.

Este exemplo foi elaborado para um notário móvel que se desloca até o cliente. Destaca o endereço do compromisso, a distância da viagem ou as taxas de viagem baseadas na zona e quaisquer sobretaxas noturnas ou de fim de semana. A estrutura separa claramente as taxas legais de reconhecimento de firma das despesas de deslocamento e tempo de espera, para que o cliente possa ver o que compõe o valor total.

O conjunto de recursos da fatura inclui um campo para o endereço do compromisso do cliente, além de uma seção de taxa de deslocamento que reflete a distância ou o preço por zona. Por exemplo, a viagem pode custar US$ 9 por 12 milhas a US$ 0,75 por milha, com uma sobretaxa adicional de US$ 6 se o compromisso se estender após as 18h. A taxa básica de reconhecimento de firma permanece a mesma que em uma fatura notarial geral, enquanto as despesas de deslocamento e tempo de espera são listadas como itens separados. No nosso exemplo, os itens somam um subtotal de $25, com imposto de $0 na maioria dos casos, resultando em um total a pagar de $25. Este layout ajuda a justificar o valor total ao cliente, mostrando exatamente de onde vem cada cobrança e mantendo a transparência do faturamento para trabalhos móveis.

Exemplo de fatura de agente de assinatura notarial

Este modelo foi elaborado para uma tarefa de assinatura de empréstimo, em que a fatura inclui tanto a taxa de assinatura quanto quaisquer encargos de serviço relacionados. Inclui campos para o nome da empresa signatária ou da empresa de títulos, o número do depósito em garantia ou do empréstimo, o endereço do imóvel e o tipo de assinatura (compra, refinanciamento ou pacote do vendedor). É apresentada uma taxa fixa por tarefa, com itens adicionais para impressão, digitalização ou uma segunda viagem, se necessário. A correspondência clara entre o número do arquivo e o tipo de atribuição ajuda a acelerar a aprovação do pagamento e reduz as idas e vindas.

O exemplo começa com os detalhes do cabeçalho da empresa signatária, o número do empréstimo e o tipo de cessão, seguidos pelas informações de contato padrão do notário. Os itens da linha podem ser assim: Taxa fixa de $180 pela assinatura, impressão $12, digitalização $8 e segunda viagem $60, totalizando $260. Essa estrutura facilita para a empresa de títulos ver exatamente o que está pagando e agiliza a aprovação, já que o número do arquivo e o tipo de atribuição ficam visíveis no cabeçalho e são reforçados nos itens da linha. Você também inclui como e quando a assinatura ocorreu, para que haja um rastreamento claro do pagamento.

Exemplo de fatura de notário da Califórnia

Este exemplo explica como um notário da Califórnia pode destacar a conformidade com os limites de taxas estaduais, separando os atos notariais das taxas de viagem ou de conveniência. Mostra como separar cada ato notarial (cada um com uma taxa por assinatura dentro do máximo permitido) e manter as despesas de viagem separadas. Você também verá uma nota indicando que as taxas notariais são regulamentadas pelo estado, com linguagem que segue as orientações comuns. Essa abordagem ajuda a justificar o total, mantendo-se alinhado com as regras da Califórnia, e facilita a adaptação do mesmo layout para outros estados, substituindo as regras locais e as taxas típicas.

Na versão da Califórnia, você pode listar dois atos notariais: reconhecimento de uma assinatura por US$ 15 e jurat para uma assinatura por US$ 15, depois adicionar uma taxa de deslocamento de US$ 4,80 para 8 milhas e uma pequena taxa de conveniência ou processamento de US$ 5. O subtotal seria de US$ 39,80, com impostos normalmente não cobrados sobre serviços notariais na Califórnia, resultando em um total a pagar de US$ 39,80. A fatura inclui uma breve nota sobre as orientações estaduais e uma linha padrão informando que as taxas notariais são regulamentadas pelo estado. A mesma estrutura pode ser aplicada a outros estados, atualizando os limites máximos por assinatura e quaisquer despesas de viagem ou serviços permitidos.

Como o Bonsai ajuda a gerenciar modelos de faturas notariais

Os notários lidam com compromissos, viagens e muita papelada. O Bonsai vincula um modelo estruturado de fatura notarial a todo o seu fluxo de trabalho de faturamento, para que você possa criar, personalizar e reutilizar modelos, acompanhar faturas e pagamentos em um único lugar e automatizar cálculos e lembretes. Isso reduz o tempo de administração e os erros, permitindo que você se concentre nas reuniões com os clientes.

Use nosso modelo gratuito de fatura de cartório

Configure um layout personalizado uma vez e reutilize-o para vários clientes e tarefas. Comece por nomear o modelo e selecionar o tipo de fatura em Modelos. Em seguida, adicione seções para detalhes do notário (nome, número da comissão, estado), informações do cliente, itens de linha para atos notariais, despesas de viagem, custos de impressão e quaisquer notas específicas do estado. Use campos de arrastar e soltar para posicionar os itens exatamente onde deseja, para que o formulário fique claro e completo.

Salve o layout como um modelo de fatura notarial reutilizável para que você possa gerar faturas consistentes com um único clique. Quando você precisar de uma fatura para um novo trabalho móvel, basta escolher o modelo, preencher os dados do cliente e o Bonsai preencherá o restante automaticamente. Essa abordagem mantém a estrutura uniforme e facilita para os notários móveis, agentes de assinatura ou notários em geral faturarem os clientes rapidamente, sem precisar refazer o formulário todas as vezes.

Para acompanhar e gerenciar faturas de cartório em um único lugar

Todas as suas faturas notariais e documentos relacionados ficam em um único local centralizado, para que você não precise procurar arquivos ou confirmações. No Bonsai, você pode ver quais faturas foram enviadas, visualizadas, pagas ou estão vencidas, e pode vincular cada fatura a um cliente, projeto ou tarefa específica. Essa configuração ajuda você a ficar por dentro dos saldos pendentes e revisar trabalhos anteriores com uma simples pesquisa.

Com filtros e um painel de controle claro, você pode rapidamente acessar o histórico de um cliente, monitorar faturas vencidas e prever o fluxo de caixa. Essa abordagem centralizada significa menos pesquisas manuais e mais confiança em sua situação financeira, liberando tempo para o trabalho com os clientes e acompanhamentos quando necessário.

Para automatizar cálculos e lembretes de faturas notariais

A automação economiza tempo e reduz erros ao lidar com cálculos matemáticos, aplicar taxas salvas e enviar lembretes.

Os principais benefícios da automação que a Bonsai oferece aos notários incluem o seguinte:

• Cálculo automático de totais de itens, subtotais, impostos e totais gerais
• Aplicação de taxas fixas para serviços notariais comuns e despesas de viagem
• Gerando faturas recorrentes para clientes fiéis de acordo com um cronograma
• Envio de lembretes automáticos de pagamento para faturas vencidas
• Atualização do status da fatura quando os pagamentos são recebidos

Com esses recursos de automação, você gasta menos tempo com tarefas administrativas, reduz erros manuais e desfruta de pagamentos mais previsíveis para sua prática notarial.