Notar-Rechnungsvorlage

Was ist eine Notar-Rechnungsvorlage und wozu dient sie?

Eine Notar-Rechnungsvorlage ist ein vorgefertigtes Dokument, das Notaren dabei hilft, ihren Kunden Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Es dient auch als Vorlage für eine notarielle Quittung, wenn die Zahlung vor Ort erfolgt, sodass das Dokument sowohl als Zahlungsaufforderung als auch als Zahlungsnachweis dienen kann. Eine gut gestaltete Vorlage hilft dabei, genaue Aufzeichnungen zu führen, Ihre Arbeit professionell zu präsentieren und Zahlungen sowohl für Einzelnotare als auch für kleine Notariatsunternehmen zu beschleunigen. Durch die Standardisierung Ihres Formats können Sie die Konsistenz über alle Kunden und Dienstleistungen hinweg gewährleisten und gleichzeitig die gängigen Rechnungsstellungspraktiken im Jahr 2025 einhalten.

Definition und Zweck einer Notarrechnung

Eine Notarrechnung ist eine formelle Zahlungsaufforderung, in der die geleistete Arbeit, die Gebühren und die Zahlungsbedingungen aufgeführt sind. Es sollte klar den Namen und die Kontaktdaten des Kunden, das Datum der Dienstleistung, die Art der durchgeführten Beglaubigung (z. B. Beglaubigung, Beglaubigungsvermerk oder Kopienbeglaubigung), die Anzahl der Unterschriften und die Anzahl der Seiten enthalten. Außerdem werden die Gebühren für jede Dienstleistung, gegebenenfalls anfallende Reisekosten und alle Auslagen wie Kuriergebühren aufgeführt. Schließlich werden die Zahlungsfrist, die akzeptierten Zahlungsmethoden und eine Kontaktstelle für Fragen angegeben.

Es handelt sich auch um eine Notar-Rechnungsvorlage: ein wiederverwendbares, vorformatiertes Layout, das Sie immer wieder ausfüllen können. Durch die Verwendung eines Standarddesigns sparen Sie Zeit und sorgen dafür, dass alle Kunden über Ihre Preise auf dem gleichen Stand sind. Die Vorlage sollte leicht an die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Notare angepasst werden können – mobile Notare, die zu ihren Kunden fahren, Notar-Signing-Agenten, die Kreditverträge unterzeichnen, oder traditionelle Notariatsdienste an einem festen Standort. Bearbeitbare Formate (Word, Google Docs) oder ausfüllbare PDFs helfen Ihnen dabei, Felder schnell anzupassen und ein professionelles Erscheinungsbild zu bewahren.

Wie sich eine Notar-Rechnungsvorlage von einer Notar-Quittung unterscheidet

Eine Notarrechnung ist eine Zahlungsaufforderung, während eine Quittung den Nachweis über die erfolgte Zahlung darstellt. Eine gut strukturierte Notar-Rechnungsvorlage enthält eine Zeile „Fälliger Betrag“, das Fälligkeitsdatum und eine Aufschlüsselung der Leistungen mit Preisen, z. B. „15 $ für die Beglaubigung, 25 $ für jede Unterschrift, 40 $ für die Anfahrt“. Es können auch Steuern, Rabatte oder Anzahlungen enthalten sein. Die Abrechnung sollte Formulierungen wie „Gesamtbetrag fällig” und „Netto 15” enthalten, um anzugeben, wann die Zahlung erwartet wird. Eine professionelle Rechnung enthält außerdem Ihren Firmennamen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Notar-Kommissionsnummer als Referenz.

Nachdem Sie die Zahlung erhalten haben, können Sie dieselbe Vorlage in eine Quittung umwandeln. Ändern Sie den Wortlaut in „Vollständig bezahlt“ und fügen Sie „Zahlungsdatum“ und „Zahlungsmethode“ hinzu. Behalten Sie die gleichen Kunden- und Servicedaten für die Unterlagen bei und fügen Sie eine Zahlungsreferenznummer hinzu, falls Sie eine haben. Da beide Dokumente gemeinsame Felder haben – Kundendaten, Leistungsbeschreibung, Daten und Notardaten – können Sie dasselbe Layout wiederverwenden, indem Sie die Datei duplizieren oder eine neue Version als Quittung speichern. Im Jahr 2025 speichern viele Fachleute beide Dokumente in QuickBooks, FreshBooks oder Wave, um die Buchhaltung reibungsloser zu gestalten.

Warum eine Notar-Rechnungsvorlage verwenden?

Die Verwendung einer strukturierten Notar-Rechnungsvorlage hilft Ihnen, Professionalität zu vermitteln, Streitigkeiten zu reduzieren, die Steuererklärung zu vereinfachen und die staatlichen Vorschriften einzuhalten. Eine gute Vorlage ist nicht nur Papierkram – sie schützt Ihren Ruf und verbessert Ihren Cashflow, indem sie die Rechnungsstellung für Ihre Kunden und Sie selbst vorhersehbar macht. Im Jahr 2025 verlassen sich viele Notare auf Vorlagen, um einheitlich zu bleiben, wobei ein Beispiel für eine kalifornische Notarrechnung häufig als Best Practice angeführt wird. Eine übersichtliche, wiederverwendbare Vorlage kann bei jedem Abrechnungszyklus Zeit sparen und die Nachverfolgung der Einnahmen über Monate und Jahre hinweg vereinfachen.

Mit einer übersichtlichen, standardisierten Rechnung legen Sie auch Erwartungen für Kunden fest – wie Zahlungsfristen und die Berechnung der Gebühren. Diese Transparenz hilft Titelgesellschaften, Anwaltskanzleien, Immobilienmaklern und einzelnen Kunden zu verstehen, wofür sie bezahlen. Eine gut gestaltete Vorlage kann an lokale Vorschriften und Offenlegungspflichten angepasst werden, sodass Sie die Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die Lesbarkeit gewährleisten. Durch die Investition in eine solide Vorlage schützen Sie Ihren Cashflow und stärken Ihren professionellen Ruf auf Ihrem Markt.

Um Kunden ein professionelles Image zu präsentieren

Ein übersichtliches, einheitliches Rechnungslayout vermittelt jedem Kunden Professionalität, vom großen Immobilienunternehmen bis zum einzelnen Immobilienkäufer. Wenn Ihre Rechnung Ihr Logo, Ihren Firmennamen und klare Kontaktdaten enthält, wirkt sie zuverlässig und seriös. Kunden bemerken diese Details und zahlen eher pünktlich, insbesondere bei zeitkritischen Kreditunterzeichnungen oder Vertragsabschlüssen, bei denen es auf Genauigkeit ankommt. Ein ausgefeilter Kopf, eine gut lesbare Schriftart und ein schlichtes Farbschema helfen Ihnen, sich von der Masse der Rechnungen abzuheben.

Auch wenn Sie alleine arbeiten, ist Branding wichtig. Eine Vorlage, die Ihr Logo, einen einheitlichen Adressblock und einen einheitlichen Abstand zwischen den Abschnitten verwendet, lässt Sie vorbereitet und vertrauenswürdig erscheinen. Verwenden Sie ein Standardformat für Datumsangaben, Kundennamen und Leistungsbeschreibungen, damit jede Rechnung so aussieht, als stamme sie vom selben Unternehmen. Ein übersichtliches Layout erleichtert es den Kunden auch, die von ihnen angeforderten notariellen Dienstleistungen zu finden, was den Hin- und Her-Verkehr reduziert und die Bezahlung beschleunigt. Kurz gesagt: Das Branding auf jeder Rechnung stärkt Ihre Glaubwürdigkeit gegenüber Titelgesellschaften, Anwaltskanzleien und Privatpersonen gleichermaßen.

Um eine genaue und transparente Abrechnung zu gewährleisten

Eine Vorlage mit vordefinierten Einzelposten hilft, Abrechnungsfehler und Missverständnisse zu reduzieren. Wenn Sie jede Dienstleistung separat aufführen, sehen die Kunden genau, was zu welchem Preis erbracht wurde. Dadurch werden Fragen darüber reduziert, ob ein Besuch eine Bestätigung, eine Beglaubigung oder ein Darlehensunterzeichnungspaket beinhaltete, und es werden Reise- und Druckkosten als separate Posten klargestellt. Eine gut strukturierte Rechnung unterstützt auch bei Streitfällen, indem sie einen klaren Überblick darüber gibt, was wann getan wurde und warum bestimmte Kosten entstanden sind.

Beispielsweise können Sie Einzelposten so strukturieren, dass sie Bestätigungen, Beglaubigungen, Kreditunterzeichnungspakete, Reisekosten und Druckkosten enthalten, jeweils mit einer Menge, einem Preis und einer Zeilensumme. Durch die Darstellung dieser Informationen in einem einheitlichen Format erleichtern Sie Ihren Kunden die Überprüfung der in Rechnung gestellten Arbeiten und können bei Bedarf die Kosten besser begründen. Dieser Ansatz verbessert den Zahlungszeitpunkt und reduziert das Hin und Her, das mit unklaren Rechnungen einhergeht, und hilft Ihnen so, einen stabilen Cashflow aufrechtzuerhalten.

Zur Vereinfachung der Buchführung und Steuererklärung

Die Verwendung derselben strukturierten Notar-Rechnungsvorlage über einen längeren Zeitraum hinweg sorgt für eine einheitliche Dokumentation aller Beglaubigungen. Eine einheitliche Vorlage erleichtert die Nachverfolgung der Einnahmen nach Kategorien, wie z. B. mobile Notartätigkeiten, Kreditunterzeichnungen und allgemeine Beglaubigungen. Wenn Sie in allen Rechnungen dieselben Felder verwenden, können Sie schnell die Summen für jede Einkommensart ermitteln, was die Steuererklärung vereinfacht und bei Prüfungen hilft. Diese Konsistenz erleichtert auch den Vergleich der monatlichen Leistung und die Identifizierung von Spitzenzeiten oder unterausgelasteten Diensten.

Die Erfassung von Daten, Orten und Kundennamen auf jeder Rechnung unterstützt die Einhaltung von Vorschriften und hilft bei zukünftigen Fragen zu einer Beglaubigung. Diese Angaben belegen den Kontext jeder Handlung und können von unschätzbarem Wert sein, wenn ein Kunde lange nach Erbringung der Dienstleistung Unterlagen anfordert. Außerdem solltest du deine Rechnungen an gängige Buchhaltungspraktiken anpassen, indem du Zahlungsbedingungen, Fälligkeitstermine und eine klare Aufschlüsselung der steuerpflichtigen und nicht steuerpflichtigen Beträge angibst. All dies führt zu einer einfacheren Buchhaltung und reibungsloseren Steuerperioden.

Zur Unterstützung bundesstaatsspezifischer Anforderungen

Staatliche Vorschriften sind wichtig, und eine wiederverwendbare Vorlage hilft Ihnen dabei, lokale Richtlinien zu berücksichtigen, ohne jede Rechnung neu erstellen zu müssen. Beispielsweise können Bundesstaaten bestimmte Gebühren begrenzen, die Offenlegung von Reisekosten verlangen oder fordern, dass Kunden bestimmte Informationen vorgelegt werden. Eine kalifornische Notarrechnung würde in der Regel die staatlichen Gebührenobergrenzen widerspiegeln, Notargebühren klar von Reise- oder Druckkosten trennen und eine klare Sprache verwenden, damit Kunden verstehen, wofür sie bezahlen. Wenn Sie diese Anforderungen berücksichtigen, können Sie eine Vorlage entwerfen, die für viele Aufgaben geeignet ist.

Leser in jedem Bundesstaat sollten ihre Vorlage an die lokalen Anforderungen und empfohlenen Offenlegungen anpassen. Erwägen Sie, einen eigenen Abschnitt für staatsspezifische Hinweise wie Gebührenobergrenzen oder Offenlegungserklärungen hinzuzufügen, und halten Sie Ihre Gebührenordnung durch jährliche Überprüfungen auf dem neuesten Stand. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie dieselbe Rechnung für viele Aufträge wiederverwenden können und dabei sicher sein können, dass Sie sowohl allgemeine Best Practices als auch Ihre lokalen Vorschriften einhalten. Eine konforme, gut strukturierte Vorlage schützt Sie vor Überraschungen und sorgt für ein hohes Maß an Kundenvertrauen.

Was sollte in einer Notar-Rechnungsvorlage enthalten sein?

Eine solide Notar-Rechnungsvorlage sollte klar und vollständig sein und so gestaltet sein, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein mobiler Notar, ein Unterzeichnungsbevollmächtigter oder ein traditioneller Notar sind – diese Kernkomponenten sorgen dafür, dass Ihre Rechnungsstellung professionell und leicht zu überprüfen ist. Verwenden Sie die unten aufgeführten genauen Feldnamen, um eine direkte Zuordnung in Bonsai vorzunehmen, sodass Sie innerhalb weniger Minuten eine einheitliche, rechtskonforme Rechnung erstellen können.

Geschäftsinformationen

Notar- und Geschäftsinformationen geben Auskunft darüber, wer die Rechnung ausstellt und wie dieser zu erreichen ist. Fügen Sie die wesentlichen Identitätsfelder hinzu, damit Kunden Ihre Referenzen auf einen Blick überprüfen können und es für Institutionen oder Signaturdienste einfach ist, Sie bei Bedarf zu kontaktieren. Dieser Abschnitt unterstützt auch das Branding, indem er optional Ihre Website und Ihr Firmenlogo einbindet.

Fügen Sie die folgenden Identitätsfelder hinzu: Vollständiger Name des Notars, Firmen- oder Handelsname, Kommissionsnummer, Ablaufdatum der Kommission, Büro- oder Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Optional können Sie auch eine Website und ein Logo hinzufügen, um Ihre Marke zu stärken. Die Angaben zur Kommission helfen Kunden bei der Überprüfung des Notars und sind besonders nützlich für institutionelle Kunden und Unterzeichnungsdienste, die routinemäßig die Zulassung überprüfen, bevor sie einen Auftrag oder eine Zahlung genehmigen.

Bei der Zuordnung zu Bonsai verwenden Sie klar beschriftete Felder wie „Vollständiger Name des Notars“, „Firmenname“, „Provisionsnummer“, „Ablaufdatum der Provision“, „Büroadresse“, „Telefon“, „E-Mail“, „Website“ (optional) und „Logo“ (optional). Geben Sie die Provisionsdetails deutlich sichtbar auf der Rechnung an, damit Kunden, die vor der Zahlungsabwicklung die Lizenzierung überprüfen müssen, dies schnell tun können.

Kundeninformationen

Kundeninformationen geben Auskunft darüber, an wen die Rechnung gestellt wird und wie der Zahler kontaktiert werden kann. Dieser Abschnitt sollte genaue und konsistente Daten enthalten, um Zahlungsverspätungen aufgrund von Namens- oder Adressfehlern zu vermeiden. Bei Unterzeichnungsagenten, die mit Titelgesellschaften oder Unterzeichnungsdiensten zusammenarbeiten, kann der Kunde eher das Unternehmen als der Unterzeichner sein, daher ist Klarheit unerlässlich.

vollständiger Name, Telefonnummer und Adresse. Wenn Sie eine elektronische Rechnung versenden, fügen Sie die Rechnungsnummer des Kunden hinzu. Achten Sie auf Einheitlichkeit bei der Schreibweise und bei Firmennamen, damit Sie Rechnungen später leicht suchen und sortieren können. Wenn Sie mehrere Kunden betreuen, standardisieren Sie die Erfassung von Kundennamen, um Duplikate und Unstimmigkeiten bei der Nachverfolgung zu vermeiden.

In Bonsai: Ordnen Sie den Namen oder das Unternehmen des Kunden, den Ansprechpartner, die Rechnungsadresse, die E-Mail-Adresse des Kunden und die Telefonnummer des Kunden zu. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen für verschiedene Angelegenheiten an dieselbe Stelle stellen, sollten Sie ein Feld „Rechnungsempfänger“ oder eine standardisierte Kundenkennung hinzufügen, um Ihre Unterlagen übersichtlich und durchsuchbar zu halten.

Fügen Sie Unternehmens- und Kundeninformationen, Rechnungsnummer, Datum, aufgeschlüsselte Leistungen, zusätzliche Kosten, Zahlungsdetails und einen Abschnitt für Anmerkungen oder Bedingungen hinzu.

Rechnungsdetails und Referenznummern helfen Ihnen dabei, Zahlungen zu verfolgen, Streitigkeiten beizulegen und ordentliche Aufzeichnungen zu führen. Platzieren Sie die zeitkritischsten Posten ganz vorne, damit Ihre Kunden wissen, was sie wann bezahlen müssen. Ein übersichtliches Datumsfeld und Referenznummern optimieren ebenfalls Ihren Workflow im Bereich der Debitorenbuchhaltung.

Geben Sie eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das/die Leistungsdatum/-daten und optional die vom Kunden angegebene Bestellnummer oder Aktenzeichen an. Ein einheitliches Rechnungsnummerierungssystem ist für die Nachverfolgung von Zahlungen und die Überwachung überfälliger Beträge von entscheidender Bedeutung. Fügen Sie außerdem oben ein Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen hinzu, damit der Kunde sofort sieht, wann die Zahlung erwartet wird.

In Bonsai zu Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdaten, Bestellnummer, Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen zuordnen. Die Standardisierung dieser Felder verringert die Verwirrung für Kunden und trägt dazu bei, dass Ihre Buchhaltung über Monate oder Jahre hinweg transparent und effizient bleibt.

Erbrachte Notariatsleistungen

Eine detaillierte, aufgeschlüsselte Liste macht die Kosten transparent und leicht zu überprüfen. Jede Zeile sollte eine bestimmte Dienstleistung, deren Menge, Preis und Gesamtbetrag für diese Zeile beschreiben. Dies verhindert Fehlinterpretationen, reduziert Streitigkeiten und hilft Kunden, genau zu erkennen, wofür sie bezahlen.

Stellen Sie eine strukturierte Reihe von Einzelpostenfeldern bereit: Beschreibung der Dienstleistung, Menge, Preis pro Einheit, Zeilensumme und Dienstleistungskategorie (z. B. Bestätigung, Beglaubigung, Kreditunterzeichnung, Mobilfunk). Verwenden Sie in der Beschreibung konkrete Angaben anstelle von vagen Bezeichnungen. Geben Sie beispielsweise „Beglaubigung von 2 Dokumenten” anstelle von nur „Beglaubigung” an. Wenn Sie als mobiler Notar tätig sind, benötigen Sie möglicherweise separate Posten für Termine, Anfahrtswege und Wartezeiten. Achten Sie daher auf präzise Beschreibungen und eine logische Gruppierung.

In Bonsai: Zuordnung zu Leistungsbeschreibung, Menge, Preis, Zeilensumme und Leistungskategorie. Indem Sie die Posten spezifisch und kategorisiert halten, vereinfachen Sie die Überprüfung durch den Kunden und Ihre eigene Buchhaltung, insbesondere wenn Sie im Laufe der Zeit mehrere Rechnungen mit ähnlichen Dienstleistungen erstellen müssen.

Reise-, Druck- und zusätzliche Gebühren

Reisekosten und damit verbundene Gebühren sind in der Notartätigkeit üblich, insbesondere für mobile Notare und Unterzeichnungsbevollmächtigte. Durch die klare Trennung dieser Gebühren können Kunden besser nachvollziehen, wofür sie bezahlen, und Sie stellen sicher, dass Sie alle Offenlegungspflichten erfüllen. Durch die Zusammenfassung dieser Gebühren in einem separaten Abschnitt sind die notariellen Grundgebühren leicht zu erkennen und zu prüfen.

Erklären Sie, dass viele Notare Gebühren für Fahrtkilometer, Reisezeit, Druck- oder Scan-Gebühren sowie Termine außerhalb der Geschäftszeiten berechnen. Erstellen Sie für jede Art von Zusatzgebühr separate Einzelposten und stellen Sie sicher, dass Sie die staatlichen Beschränkungen oder Offenlegungspflichten einhalten. Fassen Sie diese Gebühren in einem separaten Abschnitt zusammen, damit die notarielle Grundgebühr auf einen Blick leicht zu überprüfen bleibt.

Für die Zuordnung in Bonsai sollten Sie Felder wie Reisekosten, Reisezeit, Druck-/Scan-Gebühren, Gebühren für Überstunden und sonstige Gebühren einbeziehen. Präsentieren Sie diese als separate Positionen oder in einem klar gekennzeichneten Abschnitt „Gebühren” unterhalb der Hauptdienstleistungen, um für den Kunden Klarheit und Transparenz zu gewährleisten.

Zwischensummen, Steuern und Gesamtbetrag

Zwischensummen- und Steuerberechnungen zeigen, wie sich der Endbetrag zusammensetzt, was den Hin- und Her-Verkehr mit Kunden reduziert und die Freigabe beschleunigt. Klar gekennzeichnete Berechnungsschritte helfen Wirtschaftsprüfern und Kunden, die Berechnungen mit minimalem Aufwand zu überprüfen. Wenn bestimmte notarielle Dienstleistungen in Ihrem Land von der Steuer befreit sind, weisen Sie deutlich darauf hin, um Verwirrung zu vermeiden.

Geben Sie die Berechnungsfelder an: Zwischensumme für notarielle Dienstleistungen, Zwischensumme für zusätzliche Gebühren, anfallende Steuern (falls vorhanden), Rabatte oder Anpassungen und den endgültigen Gesamtbetrag. Kennzeichnen Sie jeden Einzelposten eindeutig, damit Kunden den Gesamtbetrag bis zu den einzelnen Kosten zurückverfolgen können. Wenn Steuerbefreiungen gelten, fügen Sie eine kurze Erläuterung der Befreiung hinzu und verweisen Sie auf die örtliche Vorschrift, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

In Bonsai, zuordnen zu Notariatsdienstleistungen Zwischensumme, zusätzliche Gebühren Zwischensumme, Steuerbetrag, Rabatte/Anpassungen und Gesamtbetrag. Eine klare Kennzeichnung in Bonsai hilft Ihnen dabei, einheitliche Rechnungen zu erstellen und Ihren Kunden eine übersichtliche Aufschlüsselung der Kosten zu bieten.

Zahlungsbedingungen und akzeptierte Zahlungsmethoden

Zahlungsbedingungen legen fest, wann Sie die Zahlung erwarten und wie Sie mit verspäteten Zahlungen umgehen. Klare Bedingungen reduzieren Missverständnisse und beschleunigen den Cashflow. Geben Sie an, dass die Bedingungen für alle Artikel auf der Rechnung gelten, und beschreiben Sie klar und deutlich die akzeptierten Zahlungsmethoden, um Verwirrung beim Bezahlen zu vermeiden.

Beschreiben Sie die Zahlungsbedingungen: Fälligkeitsdatum oder Standardbedingungen (z. B. fällig bei Erhalt oder netto 15), Richtlinien für Verzugsgebühren und akzeptierte Zahlungsmethoden (Karte, Banküberweisung, Scheck, Bargeld usw.). Verwenden Sie eine einfache Sprache, damit die Kunden genau verstehen, wie sie bezahlen müssen. Geben Sie an, wohin die Zahlung zu senden ist und ob Sie eine Referenznummer wünschen, die der Zahlung beigefügt werden soll, um sie der Rechnung zuzuordnen.

Bei der Zuordnung zu Bonsai legen Sie Felder für Zahlungsbedingungen, Fälligkeitsdatum, Richtlinien für Verzugsgebühren, akzeptierte Zahlungsmethoden und Referenznummer bei Zahlung fest. Diese Struktur hilft Kunden bei der schnellen Abwicklung von Zahlungen und optimiert Ihren Workflow im Bereich der Forderungen, wenn Sie über mehrere Zahlungskanäle verfügen.

Anmerkungen, Offenlegungen und Unterschriften

Ein Notizfeld bietet Platz für besondere Anweisungen, Hinweise oder staatlich vorgeschriebene Angaben zu Gebühren und Dienstleistungen. Dieser Bereich hilft Ihnen dabei, alle besonderen Bedingungen zu dokumentieren und sicherzustellen, dass beide Parteien die Erwartungen verstehen. Wenn die Rechnung auch als notarielle Quittung dient, können Sie eine Unterschriftszeile für den Notar oder einen Bevollmächtigten hinzufügen und den Zahlungsstatus, das Datum und die Zahlungsmethode vermerken.

Erwägen Sie, eine kurze, professionelle Notiz hinzuzufügen, in der Sie sich beim Kunden bedanken, um die Kundenbindung zu stärken und Folgeaufträge zu sichern. Diese kleine Geste kann die Beziehungen zu Titelgesellschaften, Unterzeichnungsdiensten und einzelnen Kunden verbessern, insbesondere nach Abschluss komplexer oder zeitkritischer notarieller Arbeiten.

In Bonsai können Sie ein Feld für die Unterschrift des Notars oder Bevollmächtigten sowie ein Feld für Anmerkungen für etwaige Offenlegungen oder Hinweise einfügen. Wenn Sie die Rechnung als Quittung verwenden, vermerken Sie das Zahlungsdatum und die Zahlungsart direkt auf dem Dokument. Eine höfliche Schlussbemerkung kann auch als Standardteil Ihrer Vorlage gespeichert werden, um die Konsistenz aller Rechnungen zu gewährleisten.

Wer sollte diese Notar-Rechnungsvorlage verwenden?

Eine standardisierte Notar-Rechnungsvorlage hilft verschiedenen Arten von Notaren und verwandten Fachleuten dabei, Rechnungen übersichtlich zu erstellen, ihre Arbeit zu verfolgen und konsistent mit Kunden zu kommunizieren. Durch die Verwendung derselben Kernstruktur können mobile Notare, traditionelle Notare, Unterzeichnungsbevollmächtigte und kleine Notariate dieselbe Vorlage an ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen. Diese Konsistenz sorgt für reibungslosere Abläufe, klarere Kommunikation und wiederkehrende Geschäfte in allen Funktionen.

Mobile Notare

Mobile Notare fahren zu den Kunden, daher muss die Rechnungsvorlage die ortsbezogene Arbeit und die mit der Reise verbundenen Kosten erfassen. Dieser Ansatz hilft Ihnen dabei, Zeitaufwand, Kilometerleistung und Überstunden genau abzurechnen. In der Praxis sollten Sie zwischen der Zeit, die Sie vor Ort verbringen, und der Reisezeit unterscheiden und gegebenenfalls ortsspezifische Zuschläge berechnen.

Eine mobilfreundliche Vorlage sollte nicht nur den Standort angeben, sondern auch einfach auf einem Smartphone oder Tablet auszufüllen sein, damit Sie Rechnungen direkt nach einem Besuch ausstellen können. Diese schnelle Bearbeitung verbessert den Cashflow und gibt den Kunden die Gewissheit, dass ihre Dokumente professionell behandelt wurden. Sie profitieren auch davon, wenn Sie Ihre Vorlage in der Cloud verfügbar halten, damit Sie sie jederzeit aufrufen können, unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden.

Um dies zu unterstützen, fügen Sie diese Felder in die Vorlage ein:

• Adresse für Termine
• Reiseentfernung oder Zone
• Reisezeit und Kilometerleistung
• Zuschläge für Überstunden oder Wochenendarbeit
• Anmerkungen vor Ort oder besondere Anweisungen

Traditionelle Notare

Traditionelle Notare arbeiten von einem festen Standort aus, wie beispielsweise einem Büro, einem Ladenlokal oder einem Coworking Space. Daher spiegeln ihre Rechnungen oft Beglaubigungen ohne Terminvereinbarung, mehrere Dokumente pro Besuch und einen festen Kundenstamm aus der Umgebung wider. Eine strukturierte Vorlage hilft Ihnen dabei, Besuche zu verfolgen, Dokumente nach Terminen zu bündeln und wiederkehrende Kunden zu überwachen. Außerdem lässt sich so leicht zwischen Standarddienstleistungen und von Ihnen angebotenen Eilaufträgen unterscheiden.

Mit einem Modell mit festem Standort können Sie Details auf Besuchsebene, Dokumentenzahlen und die Kundenhistorie hervorheben, was zu stärkeren Beziehungen zu lokalen Kunden führt und die monatliche Berichterstattung vereinfacht. Eine übersichtliche Vorlage hilft Ihnen auch dabei, eine klare Aufschlüsselung der Leistungen zu präsentieren, wenn Kunden bei einem einzigen Besuch detaillierte Rechnungen für mehrere Dokumente oder unterschiedliche Serviceleistungen anfordern. Konsistenz schafft Vertrauen und reduziert Hin und Her bei Fragen zur Rechnungsstellung.

Um dies zu unterstützen, fügen Sie diese Felder in die Vorlage ein:

• Wiederkehrende Kundenverfolgung
• Gruppierung mehrerer Dokumente unter einem Besuch
• Art der Dienstleistung (Standard vs. Eilauftrag)
• Anzahl der Dokumente pro Besuch
• Besuchsdatum und -ort

Notarielle Unterzeichnungsbevollmächtigte

Notarielle Unterzeichnungsbevollmächtigte bearbeiten Kreditunterzeichnungen und Immobilientransaktionen, daher müssen ihre Vorlagen detaillierte Informationen zu den Aufträgen enthalten. Dies hilft bei der Zuordnung von Kundendateien und minimiert Zahlungsverspätungen. Eine typische Rechnung sollte die Gebühren nach Auftragsart aufschlüsseln und relevante Kennungen enthalten, damit alles mit den Unterlagen des Kreditgebers oder des unterzeichnenden Unternehmens übereinstimmt.

Notarielle Unterzeichnungsbevollmächtigte erheben häufig auch Gebühren für das Einscannen oder Ausdrucken von Dokumenten, und die Termine können länger dauern als bei einer normalen Beglaubigung. Eine maßgeschneiderte Vorlage, in der diese Kosten zusammen mit dem Namen des unterzeichnenden Unternehmens und der Darlehensnummer aufgeführt sind, trägt zur Genauigkeit und zu einer schnelleren Zahlung bei. Durch die klare Auflistung aller Komponenten reduzieren Sie Rückfragen von Kunden und optimieren die Abstimmung mit Aktenzeichen.

Um dies zu unterstützen, fügen Sie diese Felder in die Vorlage ein:

• Unterschrift Firmenname
• Treuhandkonto- oder Darlehensnummer
• Immobilienadresse
• Gebührenaufschlüsselung nach Art des Auftrags (Kauf, Refinanzierung, Umkehrhypothek)
• Scan- oder Druckgebühren
• Dauer der Ernennung

Kleine Notariate und Teams aus mehreren Notaren

Kleine Notariate oder Agenturen mit mehreren Notaren profitieren von einer gemeinsamen Vorlage, die die Rechnungsstellung im gesamten Team standardisiert. Dieser Ansatz hilft bei der internen Berichterstattung, der Provisionsverfolgung und der Präsentation einer einheitlichen Marke gegenüber Kunden. Wenn Sie Einträge standardisieren, können Manager schnell erkennen, wer die Arbeit ausgeführt hat und wie die Gebühren verteilt werden, was eine reibungslosere Gehaltsabrechnung und Kundenkommunikation unterstützt.

In der Praxis sollte die Vorlage für die teamweite Verwendung geeignet sein und gleichzeitig rollenspezifische Details erfassen. Dadurch lassen sich leichter kundenfertige Rechnungen erstellen, die die Markenkonsistenz wahren, selbst wenn mehrere Notare unterschiedliche Aufgaben bearbeiten. Das Ergebnis sind übersichtlichere Bücher, klarere Kundenkommunikation und ein besser skalierbarer Betrieb, wenn Ihr Team wächst.

Um dies zu unterstützen, fügen Sie diese Felder in die Vorlage ein:

• Name oder Kennung des Notars
• Notariatsnummer
• Interne Auftrags- oder Vorgangsnummer
• Notarspezifische Gebühren- oder Provisionsdetails
• Branding-Elemente (Logo, Geschäftsadresse, Kontaktdaten)

So erstellen und passen Sie eine Notar-Rechnungsvorlage an

Verwenden Sie diese Vorlage unmittelbar nach Erbringung der Notariatsdienstleistungen, um eine zeitnahe Rechnungsstellung und Zahlung sicherzustellen. Es optimiert den Rechnungsstellungsprozess und hilft dabei, die Unterlagen übersichtlich zu organisieren. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Ideen aus „Was sollte enthalten sein?“ in ein praktisches Layout umsetzen können, das Sie für viele Aufgaben wiederverwenden können. Sie definieren Dienstleistungen, legen Nummerierungen fest, passen Layouts für verschiedene Rollen an, beachten staatliche Vorschriften und wandeln Rechnungen in Quittungen um, wenn Sie bezahlt werden. Die gleiche Vorlage kann als PDF für Aufzeichnungen exportiert oder als leichtere Quittungsversion aufbewahrt werden, ohne dass externe Downloads erforderlich sind.

Zur Festlegung Ihrer Notariatsdienstleistungen und Gebührenstruktur

Beginnen Sie damit, alle von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und deren Preise aufzulisten. Diese Übersichtlichkeit sorgt für einheitliche Rechnungen, die für Ihre Kunden leicht verständlich sind.

Gruppieren Sie die Dienstleistungen in Kategorien, damit die Rechnung übersichtlich ist. Beispielsweise können Sie allgemeine Beglaubigungen, Kreditunterzeichnungen und mobile Dienstleistungen voneinander trennen und innerhalb jeder Gruppe Preisoptionen wie pro Unterschrift, pro Dokument, Pauschalpreis pro Auftrag, Stundenpreis oder Preis pro Meile festlegen. Passen Sie die Gebühren an die staatlichen Höchstbeträge und Branchennormen an und ordnen Sie dann jede Dienstleistung einem Einzelposten in der Vorlage zu, damit die Summen und Zwischensummen klar ersichtlich sind.

Die folgenden Positionen umfassen typische Dienstleistungen, die Sie in Rechnung stellen können. Die hier aufgeführten Elemente sind Beispiele, die Sie an Ihre Vorlage anpassen können:

• Beglaubigung – Beglaubigung (pro Unterschrift)
• Beglaubigung – Jurat (pro Unterschrift)
• Besuch eines mobilen Notars (Stunden- oder Pauschalgebühr für die Anfahrt)
• Reisekosten (pro Meile)
• Drucken/Scannen (pro Seite oder pro Dokument)
• Zuschlag für Überstunden (Pauschale)

Rechnungsnummer und Datum

Wählen Sie ein klares, logisches Nummerierungsschema, das die Nachverfolgung von Rechnungen erleichtert. Ein jahresbasiertes Muster ist einfach und skalierbar und hilft Ihnen, fehlende Datensätze schnell zu erkennen.

Beliebte Muster sind beispielsweise YYYY-XXXX (z. B. 2025-0067) oder ein mit einem Kundenpräfix versehener Stil wie CLIENTA-2025-0123. Ihr System sollte sicherstellen, dass jede Rechnung eine eindeutige Nummer und ein sichtbares Datum hat. Geben Sie auf jeder Rechnung sowohl das Rechnungsdatum als auch das/die Leistungsdatum(en) an und gestalten Sie die Vorlage so, dass diese Felder immer sichtbar und leicht zu aktualisieren sind.

In der Praxis sollten Sie Ihre Vorlage so einrichten, dass die Rechnungsnummer beim Speichern oder Drucken automatisch generiert wird und ein ISO-konformes Datumsformat (JJJJ-MM-TT) verwendet wird, um Verwechslungen zwischen Monaten und Jahren zu vermeiden. Wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, aktivieren Sie die Datumsüberprüfung und sperren Sie die Nummerierungsspalte, um Duplikate zu vermeiden.

Layouts für verschiedene Notar-Rollen anpassen

Verwenden Sie eine Kernvorlage und erstellen Sie Variationen für verschiedene Situationen. Dadurch bleiben Ihr Branding und Ihre Daten konsistent, während Sie bei Bedarf rollenspezifische Details erfassen können.

Denken Sie an drei gängige Szenarien: eine vereinfachte Version für einmalige Beglaubigungen ohne Terminvereinbarung, eine mobile Notarrechnung mit Feldern für Reise- und Terminort sowie ein Layout für Unterzeichnungsbevollmächtigte mit Angaben zu Darlehen oder Treuhandkonten. Sie können all diese Elemente auf derselben Basisstruktur belassen, aber je nach Kunde oder Auftrag bestimmte Abschnitte nach Bedarf ein- oder ausblenden.

Um dies umzusetzen, beschriften Sie Abschnitte eindeutig und verwenden Sie eine einzige Quelle für Feldnamen. Wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, duplizieren Sie die Basisdatei und schalten Sie die Sichtbarkeit von Abschnitten wie „Reisedetails“, „Terminort“ und „Darlehen/Treuhandkonto“ ein oder aus. Wenn Sie in einer Tabellenkalkulation arbeiten, verwenden Sie separate Registerkarten oder Abschnitte innerhalb eines einzigen Blattes und blenden Sie Zeilen für ungenutzte Felder aus. Dieser Ansatz erleichtert die Erstellung einer maßgeschneiderten Rechnung, ohne jedes Mal von vorne beginnen zu müssen.

Zur Einbeziehung staatlicher und kundenspezifischer Anforderungen

Überprüfen Sie das Notarhandbuch Ihres Bundesstaates und alle Kundenrichtlinien, mit denen Sie regelmäßig arbeiten. Dies hilft Ihnen dabei, von Anfang an die richtigen Feldbezeichnungen und Hinweise in die Vorlage einzufügen.

In der Praxis sollten Sie einen Standardbereich für Hinweise oder Erinnerungen reservieren, die auf jeder Rechnung erscheinen. Beispielsweise kann eine kalifornische Notarrechnung die staatlich regulierten Notargebühren von anderen Gebühren trennen und bestimmte Formulierungen oder Gebührenobergrenzen vorschreiben. Sie können Formulierungen wie „Notargebühren gemäß Landesrecht“ einfügen und eine Zeile für Reise- oder Dokumentendruckkosten hinzufügen, die nicht denselben Obergrenzen unterliegen.

Rechnungen in belegähnliche Dokumente umwandeln

Verwandeln Sie dieselbe strukturierte Rechnung nach Zahlungseingang in eine Quittung, damit Sie einen lückenlosen Nachweis haben. Dadurch lassen sich bezahlte und fällige Beträge für Ihre Unterlagen leicht dokumentieren.

Fügen Sie Felder für „Zahlungsdatum“, „Zahlungsmethode“ und ein Kontrollkästchen oder Statusfeld für „vollständig bezahlt“ hinzu. Ändern Sie in Ihrem Wortlaut „Fälliger Betrag“ in „Bezahlter Betrag“ und bewahren Sie Kopien sowohl der Rechnung als auch der Quittung für Ihre Unterlagen auf. Die Vorlage sollte diesen Wechsel vereinfachen, sodass Sie nach Bestätigung der Zahlung mit einem einzigen Klick eine Quittung ausstellen können.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung durch Notare, die es zu vermeiden gilt

Im Jahr 2025 verlieren viele Notare Zahlungen aufgrund einfacher Lücken in der Rechnungsstellung. In diesem Abschnitt werden häufige Fehler erläutert und gezeigt, wie eine gut gestaltete Notar-Rechnungsvorlage diese verhindern kann. Sie lernen praktische, realitätsnahe Lösungen kennen, die Sie noch heute anwenden können, um sowohl den Rechnungsinhalt als auch den Arbeitsablauf zu optimieren.

Um fehlende oder unvollständige Kunden- und Auftragsdaten zu vermeiden

Fehlende Kundennamen, Adressen oder Aktenzeichen erschweren es Unternehmen, Rechnungen den Aufträgen zuzuordnen, was die Zahlung verzögert. Diese einfache Lücke führt oft zu Verzögerungen, da Teams nach der richtigen Datei suchen und den Arbeitsumfang bestätigen müssen.

Geben Sie immer die Kontaktdaten des Kunden, die Auftrags- oder Aktennummern und die Leistungsdaten an. Markieren Sie diese Felder in Ihrer Notar-Rechnungsvorlage als Pflichtfelder und heben Sie sie optisch hervor – durch fettgedruckte Bezeichnungen, farbige Akzente und eindeutige Platzhalter –, damit sie nicht übersehen werden können. Stellen Sie sicher, dass Felder wie „Kundenname“, „Kundenadresse“, „Datei-/Auftragsreferenz“ und „Servicedatum“ vor der Rechnungserstellung obligatorisch sind. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für einen reibungslosen Zahlungsablauf.

Konfigurieren Sie als praktischen Schritt die Vorlage so, dass diese Felder ausgefüllt sein müssen, bevor Sie die Rechnung erstellen können. Verwenden Sie die Datenüberprüfung in Excel oder Google Sheets oder machen Sie Formularfelder in einer PDF-Datei zu Pflichtfeldern. Dieses proaktive Design minimiert die Nachbearbeitungszeit und beschleunigt die Zahlungsabwicklung.

Um vage Dienstleistungsbeschreibungen zu vermeiden

Vage Leistungsbeschreibungen wie „Notartätigkeit“ oder „Unterzeichnung“ sorgen für Verwirrung und können zu Streitigkeiten darüber führen, was tatsächlich erbracht oder in Rechnung gestellt wurde.

Verwenden Sie präzise Formulierungen wie „Kreditunterzeichnung – Refinanzierungspaket, 2 Kreditnehmer, 120 Seiten” oder „5 notariell beglaubigte Empfangsbestätigungen – Nachlassplanungsdokumente”. Fügen Sie allgemeine Beschreibungsphrasen als wiederverwendbare Einzelpostenbezeichnungen in die Vorlage ein, damit Rechnungen klar und einheitlich bleiben. In der Notar-Rechnungsvorlage können Sie einen kleinen Katalog mit Standardpositionen pflegen, die Sie mit einem Klick einfügen können. So stellen Sie sicher, dass jede Rechnung denselben Wortlaut hat und Unklarheiten vermieden werden.

Diese Konsistenz hilft der Kreditorenbuchhaltung, Kosten schnell den Leistungen zuzuordnen, und reduziert den Verwaltungsaufwand. Schulen Sie sich selbst oder Ihre Mitarbeiter darin, Standardformulierungen aus einer Auswahlliste in der Vorlage auszuwählen, und überprüfen Sie regelmäßig die Sprache, um sie auf dem aktuellen Stand Ihrer Praxis zu halten.

Gebühren und staatliche Obergrenzen korrekt anwenden

Zu hohe oder zu niedrige Gebühren führen zu Streitigkeiten und Verzögerungen. Notarielle Urkunden sind in vielen Bundesstaaten geregelt, und falsch angewandte Gebühren können Genehmigungen verzögern oder zu Korrekturen führen.

Konfigurieren Sie in Ihrer Vorlage eine Gebührentabelle, die die Grundgebühr für notarielle Handlungen, Reisekosten und Kopier-/Druckkosten enthält. Beispielsweise begrenzt Kalifornien die Grundgebühr für Beglaubigungen in der Regel auf 15 US-Dollar pro Vorgang, während Reisekosten pro Meile und Druckkosten pro Seite berechnet werden. Überprüfen Sie die Tabelle regelmäßig anhand der aktuellen staatlichen Vorschriften und aktualisieren Sie die Vorlage, sobald sich die Vorschriften ändern. Dadurch bleiben Rechnungen konform, Margen werden geschützt und Korrekturen nach der Rechnungsstellung werden reduziert.

Fügen Sie außerdem klare Erläuterungen zu etwaigen Zuschlägen oder Ausnahmen bei und stellen Sie sicher, dass diese in allen Rechnungen einheitlich angewendet werden. Eine gut gepflegte Gebührentabelle in Ihrer Notar-Rechnungsvorlage erleichtert die Prüfung und stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden in die Gebühren.

Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine klar angeben

Das Weglassen von Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsterminen kann zu verspäteten oder unregelmäßigen Zahlungen führen, da Kunden möglicherweise die Frist verpassen oder nicht wissen, wie sie bezahlen sollen.

Geben Sie immer an, wann die Zahlung fällig ist, wie sie zu leisten ist und was bei Zahlungsverzug geschieht. Platzieren Sie diese Informationen in der Nähe der Gesamtsumme und wiederholen Sie wichtige Begriffe in einem kurzen Notizfeld, damit Kunden sie nicht übersehen können. Verwenden Sie eine klare Sprache wie „Zahlung fällig innerhalb von 15 Tagen nach Rechnungsdatum” und „Akzeptiert: Kreditkarte, ACH oder Scheck”, und weisen Sie gegebenenfalls auf Verzugsgebühren hin. Eine Notar-Rechnungsvorlage macht diese Bedingungen standardmäßig sichtbar, wodurch Folgeanrufe reduziert und der Cashflow beschleunigt werden.

Um Rechnungs- und Quittungsunterlagen zu organisieren

Eine konsequente Buchführung spart Zeit bei Prüfungen, Streitigkeiten oder in der Steuersaison.

Bewahren Sie alle Notarrechnungen, Quittungen und zugehörigen Dokumente in einem zentralen System auf, gruppiert nach Kunde, Datum oder Auftragsart. Unordentliche oder fehlende Unterlagen verlangsamen die Beantwortung von Fragen und erschweren die Erstellung von Finanzberichten. Verwenden Sie einen vorlagenbasierten Workflow, um Rechnungen an einem Ort zu erstellen, zu speichern und abzulegen, z. B. in einer benannten Ordnerstruktur in Google Drive oder Hello Bonsai, QuickBooks oder Xero. Indem Sie alles in einem System zusammenfassen und einen Standardprozess befolgen, reduzieren Sie verstreute Dokumente und erhalten klarere finanzielle Einblicke.

Beispiele für Notar-Rechnungsvorlagen

Verschiedene Konfigurationen der Notar-Rechnungsvorlage können für unterschiedliche Notartätigkeiten geeignet sein. Dieser Abschnitt zeigt, wie Feldauswahlen und Strukturänderungen schnelle allgemeine Beglaubigungen, die Unterzeichnung von Darlehensverträgen und kalifornienspezifische Vorschriften abdecken können. Indem Sie sich darauf konzentrieren, welche Felder angezeigt werden und wie die Abschnitte angeordnet sind, können Sie das Grundlayout an Ihre Praxis anpassen, unabhängig davon, ob Sie pro Zeichen, pro Dokument oder pro Besuch abrechnen. Diese Ideen stehen im Einklang mit der Art und Weise, wie Freiberufler HelloBonsai-Vorlagen verwenden, um ihre Rechnungen im Jahr 2025 übersichtlich und professionell zu gestalten.

Beispiel für eine allgemeine Notarrechnung

Dieses einfache Beispiel führt Sie durch einen typischen Besuch beim Notar in dessen Büro, bei dem mehrere Dokumente in einer Sitzung beglaubigt werden. Die Rechnung listet jedes Dokument als Einzelposten mit einer Menge von 1 und einem festgelegten Preis auf und enthält einen kurzen Vermerk zum Unterzeichnungsdatum und -ort. Außerdem werden die Kontaktdaten und Provisionsdetails des Notars, der Name und die Kontaktdaten des Kunden sowie die Kernsummen übersichtlich dargestellt.

In dieser Konfiguration enthält der Kopfbereich den Namen des Notars, die Geschäftsadresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die Kommissionsnummer mit Ablaufdatum. Der Name und die Kontaktdaten des Kunden erscheinen neben der Terminnotiz, gefolgt vom Datum und Ort der Unterzeichnung. Die Einzelposten zeigen die Notargebühren für jedes Dokument – zum Beispiel Beglaubigung für 10 Dollar, Beglaubigung für 10 Dollar und Kopiebeglaubigung für 5 Dollar –, was eine Zwischensumme von 25 Dollar ergibt. Gegebenenfalls erscheint eine Steuerzeile, obwohl viele Gerichtsbarkeiten Notariatsdienstleistungen nicht besteuern. Anschließend wird der Gesamtbetrag zusammen mit den Standardzahlungsbedingungen wie „15 Tage netto“ und einem Hinweis auf akzeptierte Zahlungsmethoden wie Scheck, Kreditkarte oder Online-Zahlung über das Rechnungssystem angezeigt.

Beispiel für eine Rechnungsvorlage für mobile Notare

Dieses Beispiel ist auf einen mobilen Notar zugeschnitten, der zum Kunden fährt. Es werden die Zieladresse, die Entfernung oder die zonenbasierten Fahrtkosten sowie eventuelle Abend- oder Wochenendzuschläge angezeigt. Die Struktur trennt die gesetzlichen Notargebühren klar von den Reise- und Wartezeiten, sodass der Kunde sehen kann, woraus sich der Gesamtbetrag zusammensetzt.

Die Rechnungsfunktion umfasst ein Feld für die Adresse des Kunden sowie einen Abschnitt für Reisekosten, der die Entfernung oder die Preisgestaltung nach Zonen berücksichtigt. Beispielsweise kann die Fahrt 9 Dollar für 12 Meilen zu 0,75 Dollar pro Meile kosten, wobei ein zusätzlicher Abendzuschlag von 6 Dollar anfällt, wenn der Termin nach 18 Uhr stattfindet. Die Grundgebühr für die Beglaubigung bleibt dieselbe wie in einer allgemeinen Notarrechnung, während Reise- und Wartezeiten als separate Posten aufgeführt werden. In unserem Beispiel ergeben die Einzelposten eine Zwischensumme von 25 $, wobei die Steuer in den meisten Fällen 0 $ beträgt, sodass sich ein Gesamtbetrag von 25 $ ergibt. Dieses Layout hilft dabei, dem Kunden den Gesamtbetrag zu rechtfertigen, indem es genau aufzeigt, woher jede Gebühr stammt, und sorgt für Transparenz bei der Abrechnung mobiler Arbeiten.

Beispiel für eine Rechnung eines Notar-Unterzeichnungsbevollmächtigten

Dieses Muster ist auf einen Kreditvertragsabschluss zugeschnitten, bei dem die Rechnung sowohl die Vertragsabschlussgebühr als auch alle damit verbundenen Servicegebühren umfasst. Es enthält Felder für den Namen des unterzeichnenden Unternehmens oder der Titelfirma, die Treuhand- oder Darlehensnummer, die Adresse der Immobilie und die Art der Unterzeichnung (Kauf, Refinanzierung oder Verkäuferpaket). Es wird eine pauschale Gebühr pro Auftrag angezeigt, mit zusätzlichen Posten für Druck, Scan-Rückgaben oder eine zweite Fahrt, falls erforderlich. Eine eindeutige Zuordnung der Aktennummer und der Auftragsart beschleunigt die Zahlungsfreigabe und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Das Beispiel beginnt mit den Kopfdaten des unterzeichnenden Unternehmens, der Darlehensnummer und der Art der Abtretung, gefolgt von den Standardkontaktdaten des Notars. Die Einzelposten könnten wie folgt aussehen: Pauschalgebühr 180 $ für die Unterzeichnung, Druck 12 $, Scan-Rückgaben 8 $ und zweite Fahrt 60 $, insgesamt 260 $. Diese Struktur macht es für die Titelfirma einfach, genau zu sehen, wofür sie bezahlt, und unterstützt eine schnelle Genehmigung, da die Aktennummer und die Art der Zuweisung in der Kopfzeile sichtbar sind und in den Einzelposten noch einmal bestätigt werden. Sie geben auch an, wie und wann die Unterzeichnung stattgefunden hat, sodass ein klarer Zahlungsnachweis vorliegt.

Beispiel für eine Notarrechnung aus Kalifornien

Dieses Beispiel verdeutlicht, wie ein Notar in Kalifornien die Einhaltung der staatlichen Gebührenbeschränkungen hervorheben kann, indem er notarielle Handlungen von Reise- oder Bearbeitungsgebühren trennt. Es wird gezeigt, wie jede notarielle Handlung (jeweils mit einer Gebühr pro Unterschrift innerhalb des zulässigen Höchstbetrags) aufgeschlüsselt und die Reisekosten separat ausgewiesen werden können. Sie sehen auch einen Hinweis darauf, dass die Notargebühren staatlich geregelt sind, wobei die Formulierung den üblichen Richtlinien entspricht. Dieser Ansatz hilft Ihnen, den Gesamtbetrag zu rechtfertigen und gleichzeitig die kalifornischen Vorschriften einzuhalten. Außerdem lässt sich dasselbe Layout leicht an andere Bundesstaaten anpassen, indem lokale Vorschriften und typische Gebühren ausgetauscht werden.

In der kalifornischen Version können Sie zwei notarielle Handlungen aufführen: Beglaubigung einer Unterschrift für 15 $ und Beglaubigung einer Unterschrift für 15 $, zuzüglich einer Reisekostenpauschale von 4,80 $ für 8 Meilen und einer geringen Bearbeitungsgebühr von 5 $. Der Zwischensumme würde 39,80 $ betragen, wobei in Kalifornien für Notariatsdienstleistungen in der Regel keine Steuern erhoben werden, sodass sich ein Gesamtbetrag von 39,80 $ ergibt. Die Rechnung enthält einen kurzen Hinweis auf staatliche Vorgaben und einen Standardvermerk, dass die Notargebühren staatlich geregelt sind. Die gleiche Struktur kann auf andere Bundesstaaten übertragen werden, indem die Obergrenzen pro Unterschrift und alle zulässigen Reise- oder Servicegebühren aktualisiert werden.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Notar-Rechnungsvorlagen hilft

Notare jonglieren mit Terminen, Reisen und viel Papierkram. Bonsai verknüpft eine strukturierte Notar-Rechnungsvorlage mit Ihrem gesamten Rechnungsstellungsworkflow, sodass Sie Vorlagen erstellen, anpassen und wiederverwenden, Rechnungen und Zahlungen an einem Ort verfolgen und Berechnungen und Mahnungen automatisieren können. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und Fehler, sodass Sie sich auf Kundentermine konzentrieren können.

Wiederverwendbare Vorlagen für Notar-Rechnungen erstellen

Richten Sie einmalig ein individuelles Layout ein und verwenden Sie es für viele Kunden und Aufträge wieder. Beginnen Sie damit, die Vorlage zu benennen und den Rechnungs-Typ in den Vorlagen auszuwählen. Fügen Sie dann Abschnitte für Notariatsangaben (Name, Auftragsnummer, Bundesstaat), Kundeninformationen, Einzelposten für notarielle Handlungen, Reisekosten, Druckkosten und alle bundesstaatsspezifischen Hinweise hinzu. Verwenden Sie Drag-and-Drop-Felder, um Elemente genau dort zu platzieren, wo Sie sie haben möchten, damit das Formular übersichtlich und vollständig ist.

Speichern Sie das Layout als wiederverwendbare Notar-Rechnungsvorlage, damit Sie mit einem einzigen Klick einheitliche Rechnungen erstellen können. Wenn Sie eine Rechnung für einen neuen mobilen Auftrag benötigen, wählen Sie einfach die Vorlage aus, geben Sie die Kundendaten ein, und Bonsai füllt den Rest automatisch aus. Dieser Ansatz sorgt für eine einheitliche Struktur und erleichtert es mobilen Notaren, Unterzeichnungsbevollmächtigten oder allgemeinen Notaren, ihren Kunden schnell Rechnungen zu stellen, ohne das Formular jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Notariatsrechnungen an einem Ort verfolgen und verwalten

Alle Ihre Notarrechnungen und zugehörigen Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort, sodass Sie nicht nach Dateien oder Bestätigungen suchen müssen. In Bonsai können Sie sehen, welche Rechnungen versendet, angesehen, bezahlt oder überfällig sind, und Sie können jede Rechnung mit einem bestimmten Kunden, Projekt oder Auftrag verknüpfen. Mit dieser Einrichtung behalten Sie den Überblick über ausstehende Beträge und können mit einer einfachen Suche frühere Arbeiten überprüfen.

Mit Filtern und einem übersichtlichen Dashboard können Sie schnell die Historie eines Kunden aufrufen, überfällige Rechnungen überwachen und den Cashflow prognostizieren. Dieser zentralisierte Ansatz bedeutet weniger manuelle Recherchen und mehr Vertrauen in Ihre Finanzlage, wodurch Zeit für die Kundenbetreuung und gegebenenfalls für Nachfassaktionen frei wird.

Automatisierung der Berechnung und Erinnerung von Notarrechnungen

Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler, indem sie Berechnungen übernimmt, gespeicherte Tarife anwendet und Erinnerungen versendet.

Die wichtigsten Vorteile der Automatisierung, die Bonsai Notaren bietet, sind unter anderem die folgenden:

• Automatische Berechnung von Einzelpostensummen, Zwischensummen, Steuern und Gesamtsummen
• Anwendung der gespeicherten Tarife für gängige notarielle Dienstleistungen und Reisekosten
• Erstellen von wiederkehrenden Rechnungen für Stammkunden nach einem festgelegten Zeitplan
• Versenden automatischer Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen
• Aktualisierung des Rechnungsstatus bei Zahlungseingang

Mit diesen Automatisierungsfunktionen verbringen Sie weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben, reduzieren manuelle Fehler und profitieren von besser vorhersehbaren Zahlungen für Ihre Notariatspraxis.