Modelo de fatura de suporte de TI

Você dedica muito tempo e esforço para garantir que todos os projetos sejam um sucesso. Seu serviço de suporte de TI é valioso para todos os clientes e, quando chega a hora de receber o pagamento, você quer que suas faturas reflitam todo o seu trabalho árduo. Mas criar faturas profissionais nem sempre é fácil. Provavelmente, você não terá tempo após cada trabalho para redigir e revisar a fatura antes de enviá-la. Felizmente, você não precisa fazer isso.

Atualmente, muitos profissionais têm seu próprio modelo de fatura de suporte de TI para preencher facilmente as informações específicas do cliente e enviar faturas perfeitas todas as vezes. Quer criar o seu? Vamos revisar os elementos essenciais que você deve incluir para garantir que todas as informações importantes sejam sempre abordadas e reduzir o risco de erros.

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Elementos essenciais de um modelo de fatura de suporte de TI

Ao criar seu modelo de fatura de suporte de TI, lembre-se de que todas as cobranças e instruções de pagamento devem ser apresentadas de forma simples, para que seus clientes entendam exatamente o que estão pagando. Você também deve garantir que todas as informações relacionadas aos negócios estejam sempre em ordem, para que seus registros contábeis estejam prontos para uma temporada de impostos tranquila. Aqui estão os elementos que seu modelo de fatura deve incluir.

Informações comerciais

Comece seu modelo de fatura de suporte de TI com uma seção para o nome da sua empresa (ou seu nome completo) e detalhes de contato, como número de telefone, endereço de e-mail, site e endereço físico. Você também pode adicionar algumas linhas para mencionar quaisquer certificações ou serviços especiais que você oferece, como suporte online 24 horas por dia, 7 dias por semana, manutenção de banco de dados, segurança de computadores, recuperação de arquivos, etc.

Para faturas mais profissionais, inclua o logotipo da sua empresa de TI, imagens relacionadas ao setor, marcas registradas ou outros elementos de branding que possam tornar sua fatura facilmente reconhecível para seus clientes.

Informações do cliente

Em seguida, adicione uma seção para as informações do seu cliente. Comece com o nome completo (ou nome da empresa), número de telefone, endereço de cobrança e e-mail para enviar faturas digitais com facilidade. Ao prestar serviços a grandes empresas, lembre-se de que deve endereçar a fatura à pessoa certa (quem quer que seja o responsável pelo departamento de contas a pagar) para evitar atrasos nos pagamentos ou extravio de faturas.

Número e data da fatura

É importante atribuir um número de fatura único para ajudar a manter a sua documentação bem organizada e facilitar a consulta da fatura em caso de reembolsos ou esclarecimentos necessários. Além disso, alguns de seus clientes podem devolver faturas não numeradas, pois também precisam manter registros contábeis organizados. Você também deve adicionar a data da fatura (quando ela foi enviada, não gerada), que poderá ser usada para determinar a data de vencimento do pagamento e aplicar as multas por atraso correspondentes.

Serviços prestados

Certifique-se de que o seu modelo de fatura de suporte de TI tenha espaço suficiente para uma lista detalhada de todos os serviços prestados (suporte técnico, depuração, etc.), além de uma breve descrição de cada um, tarifa fixa por serviço e preço total. Se você trabalha por hora, especifique a quantidade de horas dedicadas a cada tarefa, a taxa horária e o custo total (para maior transparência, anexe uma planilha de horas trabalhadas). Quaisquer custos adicionais relativos a despesas de viagem ou produtos vendidos devem ser detalhados separadamente, juntamente com uma descrição.

Totais

Ao fornecer o valor total devido, você precisa especificar separadamente o subtotal (custo dos serviços antes dos impostos), adicionar os impostos aplicáveis e, em seguida, listar o valor final a ser pago. Se você estiver oferecendo um desconto para um cliente recorrente, indicações ou trabalhos de grande volume, use esta seção para destacá-lo. Certifique-se de subtrair o valor do desconto do subtotal antes de incluir o imposto sobre vendas e forneça uma breve descrição para que seus clientes possam identificar facilmente o motivo do desconto.

Detalhes do pagamento

Preste muita atenção à seção de pagamento do seu modelo de fatura de suporte de TI, pois ter as informações corretas é fundamental para receber o pagamento em dia. Primeiro, certifique-se de fornecer todos os métodos de pagamento que você aceita, como cheques, dinheiro, transferências ACH, cartões de débito/crédito e pagamentos online, como Apple Pay, Stripe ou PayPal. Não se esqueça de incluir os números das contas correspondentes, o nome do titular da conta e os links de pagamento.

Em seguida, você deve divulgar suas condições de pagamento, incluindo a data de vencimento da fatura, taxas aplicáveis para pagamentos atrasados, quaisquer acordos de pagamento que você oferece e descontos disponíveis para pagamentos antecipados. Deixe todas as instruções de pagamento claras e fáceis de entender para o seu cliente.

Notas da fatura

Por último, inclua uma pequena seção na parte inferior do seu modelo de fatura de serviços de suporte de TI para deixar uma nota pessoal ou uma mensagem de agradecimento aos seus clientes. Ao demonstrar o quanto você aprecia o trabalho deles, você pode fortalecer seu relacionamento com eles, o que pode levar a mais trabalho no futuro. Você também pode se promover um pouco mencionando novos serviços disponíveis, promoções futuras ou até mesmo solicitando avaliações e indicações online.

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Se você não tem tempo livre para criar seu próprio modelo de fatura de serviço de suporte de TI, evite a dor de cabeça e baixe o modelo de fatura gratuito da Bonsai, especialmente projetado para o seu negócio de suporte de TI. Você pode personalizar totalmente todos os aspectos do modelo de fatura para atender às suas necessidades e salvá-lo no formato de arquivo de sua preferência (Google Docs, Excel) para criar faturas ilimitadas com o mínimo de esforço.

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