Modelo de fatura provisória

Como freelancer, a faturação é uma das tarefas administrativas mais importantes que você precisa gerenciar.

É assim que os clientes sabem que o trabalho está concluído; é assim que os clientes sabem que trabalho você concluiu; faz parte do seu sistema contábil geral que controla o trabalho que você fez e o pagamento recebido; e, mais importante, é assim que você recebe o pagamento.

Como freelancer, você provavelmente aceita diferentes tipos de trabalhos. Para um trabalho pequeno e pontual, basta uma fatura normal no final do trabalho. Mas, para projetos maiores, nos quais você passará meses do seu tempo, você não vai querer esperar até o final do projeto para receber o pagamento.

É aí que uma fatura provisória se torna valiosa.

Uma fatura provisória é a forma de dividir o pagamento de um projeto em vários pagamentos. E se você for realizar trabalhos de grande porte regularmente, ter um modelo de fatura provisória economizará seu tempo.

Portanto, quer você utilize um serviço freelancer profissional ou cuide de todo o seu trabalho administrativo por conta própria, vamos explorar as quatro coisas que você precisa saber sobre um modelo de fatura provisória.

1. O que é exatamente um modelo de fatura provisória?

Um modelo de fatura provisória é um documento que você pode usar sempre que assumir um grande projeto com duração de vários meses ou períodos de pagamento. Ao ter um modelo pronto, você pode simplesmente abrir o documento e fazer algumas alterações antes de enviá-lo ao seu cliente.

A fatura provisória é um sistema que divide um grande projeto em vários pagamentos, que geralmente correspondem à conclusão de partes específicas de um projeto, a marcos no trabalho ou a um cronograma de pagamentos acordado. Às vezes, são chamadas de fatura de progresso.

Uma fatura provisória não é o mesmo que uma fatura recorrente, que se destina a ser usada quando você realiza o mesmo tipo de trabalho regularmente, como seria o caso ao celebrar um contrato para trabalhar com base em honorários fixos.

2. O que deve ser incluído em um modelo de fatura provisória?

Embora uma fatura provisória seja ligeiramente diferente de outros tipos de faturas, há algumas informações comuns a todas as faturas que você pode incluir no seu modelo de fatura provisória.

Por exemplo, você precisará ter suas informações comerciais e de contato, um logotipo e um site, se for o caso, e informar como aceita pagamentos.

Você também precisará de um local onde inserir as informações comerciais do cliente, informações de contato e a pessoa a quem as faturas devem ser endereçadas.

Você também precisará de um campo para o número da fatura, bem como duas datas que serão atualizadas sempre que você criar uma fatura: a data de emissão da fatura e a data de vencimento do pagamento. E depois há os campos reservados para o trabalho realizado, o valor devido por cada serviço, quaisquer custos adicionais, como despesas e impostos, e o valor total devido.

As condições de pagamento também devem estar claramente descritas no seu modelo de fatura provisória. Elas devem ser as mesmas para todos os clientes e para todo o trabalho que você realiza.

3. Quais informações são específicas de um modelo de fatura provisória?

Como as faturas provisórias cobrem projetos de grande porte, provavelmente será necessário atualizar seu modelo sempre que precisar de uma fatura. No entanto, se você realiza trabalhos de projeto regularmente, pode criar um modelo de fatura provisória para cada cliente, de modo que as informações do cliente façam parte do modelo e não precisem ser atualizadas sempre que você criar uma fatura.

Cada fatura provisória é geralmente baseada na proposta ou no documento contratual que descreve marcos específicos e cronogramas de pagamento para o projeto. Os cronogramas geralmente são derivados da estimativa do projeto que você e o cliente concordaram e, na maioria das vezes, incluem pagamentos mensais ou trimestrais.

Em seguida, basta abrir seu modelo de fatura provisória, atualizar as informações necessárias, como data e número da fatura, e inserir o trabalho concluído e as taxas necessárias que devem ser pagas.

O pagamento efetivo devido pode basear-se no trabalho específico que for concluído. Ou talvez você e o cliente tenham concordado que você receberá a mesma quantia em dinheiro em determinados momentos durante o projeto, o que significa que seu modelo de fatura intermediária pode ter as mesmas informações de pagamento, tornando o processo de faturamento ainda mais rápido.

4. Por que é vantajoso ter um modelo de fatura provisória?

Se você realiza projetos maiores para clientes regularmente, ter um modelo de fatura provisória agilizará uma das suas tarefas administrativas mais importantes. Você poderá simplesmente abrir o modelo, atualizar algumas áreas e enviar a fatura ao cliente.

Para projetos de grande porte, um sistema de faturamento intermediário ajuda a manter um fluxo de caixa estável.

Você não precisará esperar pela conclusão de um grande projeto para receber o pagamento, especialmente se for um projeto que está tomando muito do seu tempo e impedindo você de trabalhar para outros clientes.

Ter um sistema de faturamento provisório também pode ser positivo para os clientes, dando-lhes mais flexibilidade para assumir projetos de grande porte. Se o seu cliente for uma pequena empresa, por exemplo, ele não precisará pagar adiantado por um projeto de grande porte. O trabalho pode ser dividido em partes mais fáceis de gerenciar, incluindo o pagamento por esse trabalho.

As faturas provisórias também ajudam a garantir que você realmente receba o pagamento. Ao faturar um cliente regularmente, você descobrirá rapidamente se há algum problema com o pagamento. Você não gostaria de concluir um grande projeto apenas para descobrir que o cliente está inadimplente no pagamento dos serviços.

Se o cliente estiver inadimplente com faturas intermediárias, você pode lidar com o problema antes de gastar muito tempo com um único cliente. Como o cliente paga regularmente, você pode ter certeza de que receberá o pagamento integral. Por outro lado, se você entrou em contato com o cliente sobre o não pagamento e isso continua sendo um problema, você pode tomar a decisão de cancelar o projeto antes de investir todo o tempo e esforço necessários.

Os clientes também ficam tranquilos, pois sabem que o trabalho está sendo feito, já que você envia o trabalho regularmente antes de receber o pagamento, tornando o faturamento intermediário vantajoso tanto para você quanto para seus clientes.