Modelo de contrato de relações públicas

O que é um contrato de relações públicas?

Um contrato de relações públicas é o acordo formal por escrito entre um freelancer/agência de RP e seu cliente. Um contrato de relações públicas rege a relação comercial e define as responsabilidades de todas as partes envolvidas, bem como prazos importantes e diretrizes para a relação de trabalho.

Benefícios de usar um contrato de relações públicas

A seguir estão os benefícios de usar modelos de contratos de relações públicas:

• Especifica o escopo do trabalho de relações públicas, criando uma oportunidade para que os envolvidos na relação comercial entrem em acordo.
• Serve como uma referência importante caso alguma das partes viole o acordo.
• Descreve as responsabilidades de todas as partes envolvidas.
• Quando o acordo é violado, ele fornece provas à parte prejudicada para rescindir o contrato ou fazê-lo cumprir em tribunal.
• Esclarece e garante a comunicação e os direitos das partes interessadas
• Menciona marcos e prazos nos modelos de contrato de relações públicas
• Aborda mecanismos de resolução de disputas em caso de jurisdição que possa ser menos favorável.

Usando um modelo de contrato de relações públicas

Consultores/agências de relações públicas ou marketing freelancers e seus clientes podem garantir uma comunicação transparente por meio de um modelo de contrato de relações públicas bem elaborado. Ajuda a formular cenários vantajosos para todas as partes envolvidas. Veja como usar o modelo de contrato de relações públicas:

Lançamento de uma nova campanha de relações públicas

Lançar uma nova campanha de relações públicas envolve atividades estrategicamente planejadas com um resultado desejado em mente, que pode promover uma imagem positiva, aumentar as vendas ou fomentar a boa vontade.

O contrato de relações públicas pode incluir o anúncio da contratação de um novo executivo, uma fusão ou aquisição, campanhas publicitárias, como a promoção do lançamento de um produto, gestão de crises e colaborações com influenciadores para criar buzz antes de uma grande revelação.

O objetivo comum da campanha de relações públicas concentra-se em:

• Atração da mídia
• Promovendo a conscientização
• Informar a parte envolvida sobre as últimas atualizações da empresa
• Melhorar as relações com as partes interessadas
• Aprimorando a imagem da marca & reputação

Interagindo com um novo cliente

Interaja e descubra exatamente o que o cliente deseja. Use sua ligação inicial com o cliente para determinar o que é mais importante para ele. Isso inclui se eles buscam resultados específicos, como um determinado número de entrevistas na mídia, cobertura ou um prazo específico para serviços de relações públicas.

A maioria das empresas busca os mesmos objetivos gerais ao terceirizar serviços de relações públicas para um freelancer, como uma imagem positiva na imprensa e entrevistas na mídia. No entanto, quanto mais você puder discutir os resultados potenciais e como pode colaborar com o cliente, maiores serão as chances de um cliente satisfeito.

Para obter detalhes específicos, faça perguntas como:

• Qual é o tamanho do mercado e quem são seus concorrentes?
• Qual é o público que você deseja alcançar?
• O que é sucesso para você?

Redefinindo o escopo do trabalho

É como reunir materiais e fazer perguntas relacionadas ao escopo do projeto durante a ligação, para que você possa documentá-los em suas anotações e consultá-los novamente em propostas de contas e contratos. Isso define o escopo dos serviços no contrato e pode ajudar a abordar oportunidades não previstas para criar novo valor.

Você pode perguntar:

• O que você conseguiu até agora com as relações públicas?
• Quais seriam as 1-2 prioridades de comunicação mais importantes para sua empresa em termos de visibilidade nos próximos meses?
• Qual seria a sua colocação ideal na mídia?
• Como você mede o sucesso dos esforços de relações públicas?

Estabelecer resultados e marcos claros

Sua conversa durante a ligação inicial pode alertá-lo sobre a importância de definir expectativas para o relacionamento comercial com o cliente. Se o cliente deseja obter entrevistas na mídia com programas de televisão nacionais, mas atualmente tem pouca ou nenhuma visibilidade na data de vigência do seu contrato, talvez você não queira garantir que poderá atingir essa meta.

Proteção da propriedade intelectual

Depois de saber o que o cliente deseja, explique o “como” da relação de trabalho/negócios no contrato para mostrar o que o diferencia. Isso pode ser o acesso proprietário ao seu banco de dados de contatos ou simplesmente os sistemas e softwares que você usa nos bastidores para ajudar a cumprir as metas estabelecidas no escopo do trabalho.

A inclusão desta cláusula também identifica as partes envolvidas nos procedimentos de segurança implementados para impedir o uso não autorizado ou indevido dos ativos de propriedade intelectual (PI) e protege a propriedade intelectual dentro do contrato. Além disso, lembre-se de que todas as questões relativas a salários, horários, termos e condições de emprego e outros termos mutuamente acordados estão sujeitas a negociação.

Se você é uma agência de marketing, consultor de marketing ou mesmo uma agência de publicidade, também temos contratos que você pode usar!

Componentes essenciais de um contrato de relações públicas

Para um acordo de relações públicas bem-sucedido, o contrato de RP deve sempre especificar os termos do acordo de trabalho, os honorários a serem pagos e como as disputas ou outros problemas semelhantes serão tratados. A seguir estão os 7 componentes essenciais do contrato de RP que vincula ambas as partes ao acordo e auxilia em todos os termos acima.

Partes envolvidas

Certifique-se deque as partes envolvidas sejam mencionadas no modelo de contrato de relações públicas, seja ele administrado pelo cliente ou por outro terceiro. O principal objetivo de identificar as partes envolvidas é fazer com que todas elas estejam em sintonia quanto ao acordo de trabalho e às obrigações de cada uma.

Isso também dá ao freelancer alguma liberdade, sem se preocupar em ser prejudicado por terceiros que não cumpriram suas responsabilidades. Também distingue entre as partes em um promitente e um promitente.

Scope of Services

A seção de escopo dos serviços do contrato inclui a base do relacionamento, seja ele um projeto único ou uma situação de prestação de serviços contínua com clientes potenciais. O escopo do trabalho abrange:

• O nome do freelancer ou da agência de relações públicas e os nomes dos clientes/suas empresas
• O volume de trabalho, seja em horas por semana/mês ou em marcos
• Os custos dos serviços, incluindo como qualquer trabalho adicional não previsto no contrato será solicitado e/ou pago pelo cliente.
• O que o freelancer é responsável por fazer
• Explicações de termos-chave como “conscientização”, “visibilidade”, “cobertura da mídia” e “relações com a mídia”.
• Explicações sobre tudo o que é limitado, como o tempo que o consultor dedicará às chamadas para clientes consultores a cada mês.
• Como o freelancer incorpora o feedback do cliente no trabalho

Os clientes procuram ajuda com serviços de relações públicas para melhorar a visibilidade de seus negócios e a autoridade de domínio em sua área de especialização. Os serviços comuns de relações públicas incluem cobertura de eventos, necessidades gerais de relações públicas nas redes sociais, apresentações e colocações na mídia.

Resultados esperados e marcos importantes

Certifique-se de que o contrato especifique os resultados esperados em termos claros. Para manter um bom relacionamento com seu cliente, você deve ser capaz de entregar no prazo. Portanto, defina apenas metas que você e sua equipe possam alcançar.

Certifique-se de analisar as tarefas que você deve realizar e informe ao cliente quanto tempo levará para concluí-las. Se o acordo de trabalho for por tempo limitado ou exigir o cumprimento de metas em datas fixas, essa informação deve ser indicada no modelo de contrato de relações públicas. Por exemplo, você pode incluir intervalos de tempo, como “no primeiro mês” ou “em 1 a 2 meses”, para deixar alguma margem para imprevistos.

Por exemplo, se um consultor de relações públicas ou freelancer fornecer um serviço de lançamento de livro, a data do lançamento do livro deve ser explicada no contrato, bem como quaisquer outras datas importantes, de acordo com os prazos da editora ou os desejos do cliente. Além disso, se um cliente estiver assinando um contrato antecipadamente para garantir sua vaga, o contrato de RP deve indicar a data em que o contrato entrará em vigor.

Condições de compensação e pagamento

Certifique-se de que o contrato mencione claramente as condições de pagamento, pois elas são um dos aspectos mais importantes de qualquer contrato assinado com uma empresa ou outra parte. É uma boa prática comercial registrar esses detalhes antecipadamente. Sem explicar claramente suas condições de pagamento e obter a concordância do cliente por escrito, você estará sujeitando alguns clientes às condições de pagamento existentes em suas empresas, como pagar após a conclusão do projeto ou pagar com cheque em até 90 dias.

Quando se trata de condições de pagamento, considere incluir expressões como:

• Se você precisar efetuar o pagamento por meio de ACH ou cartão de crédito
• Se o pagamento for exigido antecipadamente, por meio de uma série de etapas ou distribuído ao longo do projeto
• O prazo que o cliente tem desde o recebimento da sua fatura até o envio do pagamento, por exemplo, 14 dias.

Além disso, se você fornecer garantias, seu contrato deve especificar os termos da garantia da forma mais explícita possível. Por exemplo, você pode incluir em sua declaração de trabalho uma seção como esta:

O freelancer redigirá dois comunicados de imprensa por mês para o cliente, garantindo que pelo menos um deles seja divulgado por uma agência de notícias nacional. Se a agência de notícias não divulgar o comunicado à imprensa, o cliente receberá um reembolso de 10% dos seus honorários. Você também pode descrever isso em seu contrato de relações públicas.

Duração e prazo do contrato

O período durante o qual um contrato está em vigor é chamado de duração do contrato. O objetivo principal de estabelecer a duração do contrato é permitir que as partes envolvidas saibam quando as responsabilidades e obrigações descritas no contrato terão início e término.

Isso garante:

• Os serviços são cobrados adequadamente.
• Melhor gestão das renovações e prorrogações de contratos

Cláusula de Confidencialidade

Certifique-se de que o contrato inclua cláusulas de confidencialidade; isso ajuda a garantir que as partes envolvidas sejam confiáveis e que as informações do contrato não sejam divulgadas a terceiros. A cláusula de confidencialidade do contrato deve incluir uma definição clara das informações confidenciais e abordar a indenização por violação dos termos do contrato de relações públicas.

Direitos de Propriedade Intelectual

Como freelancer ou proprietário de uma agência no ramo das relações públicas, existem muitas maneiras de se destacar da concorrência; isso é conhecido como sua proposta de valor única. Se você não sabe o que o destaca, releia depoimentos anteriores de outras empresas com as quais trabalhou ou peça depoimentos a clientes anteriores.

Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais você pode causar um impacto real em seus clientes potenciais em seu contrato e propostas de relações públicas:

• Capacidade de se comunicar bem ou tempos de resposta rápidos garantidos
• Disposição para pensar fora da caixa
• Familiaridade com as novas tendências emergentes nas mídias
• Taxas variáveis com base nos resultados
• Relatórios mensais ou semanais compartilhados com o cliente
• Conhecimento especializado em um setor específico

Idealmente, você já terá informado o cliente sobre esses diferenciais exclusivos em sua proposta, mas é útil destacá-los novamente em seu contrato. Ver todas as vantagens ou facilidades de trabalhar com você pode aumentar as chances de eles assinarem o contrato.

Além disso, uma vez que o contrato seja feito com todos os pontos importantes acima incluídos, ele ainda precisa ser revisado posteriormente. Isso garante que todos os termos do contrato sejam justos, aplicáveis e devidamente documentados.

Criar um contrato de relações públicas infalível e com tudo incluído pode se tornar uma tarefa difícil, por isso é melhor usar um contrato pré-elaborado. O Bonsai, uma ferramenta empresarial inteligente, inclui mais de 500 modelos personalizáveis GRATUITOS para contratos, faturas, propostas e muito mais.

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Tipos de contratos de relações públicas

Existem 4 tipos de contratos de relações públicas, cada um com finalidades diferentes. Saiba qual destas opções é a mais adequada para o seu negócio.

1. Contratos baseados em retenção

Os contratos baseados em retenção são contratos legais de trabalho por encomenda ou acordos de prestação de serviços entre uma empresa ou um indivíduo e um cliente. Neste contrato, a agência é paga antecipadamente e concorda em estar disponível e prestar serviços a um cliente por uma taxa acordada durante um determinado período de tempo.

2. Contratos baseados em projetos

Um contrato baseado em projeto é feito sob medida para preencher vagas de curto prazo sem o incômodo de contratar funcionários em tempo integral. O objetivo deste contrato é definir as obrigações, os deveres e as expectativas do projeto, bem como proteger ambas as partes legalmente envolvidas mencionadas no acordo.

3. Contratos de relações públicas específicos para eventos

Um contrato específico para um evento é um acordo juridicamente vinculativo que estabelece explicitamente os termos e condições do acordo entre as partes envolvidas durante a receção/entrega de bens ou serviços para coordenação do evento. Além de todos os componentes essenciais dos contratos de relações públicas, os contratos específicos para eventos também incluem a política de cancelamento (se, por algum motivo, o cliente cancelar o evento).

4. Contratos de lançamento de produtos

O lançamento de um produto é um processo no qual um novo produto ou serviço é introduzido no mercado, e o contrato de lançamento do produto é como um acordo de marketing que garante um plano de marketing impecável para o produto a ser lançado.

Como usar o modelo de contrato de relações públicas

Como o modelo de contrato de relações públicas inclui todos os elementos básicos nos seus devidos lugares, tudo o que você precisa fazer é preencher os campos com as informações relevantes.

O que é necessário é alterar e editar o modelo de contrato para se adequar às suas necessidades. Veja como:

Entenda os fundamentos dos contratos de relações públicas

Faça uma lista de todos os componentes básicos necessários para o acordo, incluindo os nomes legais de ambas as partes e de terceiros envolvidos, termos, condições de pagamento, prazos e outras cláusulas importantes. Isso ajuda a restringir a escolha do modelo.

Baixe o modelo certo

Escolher o modelo certo pode ser uma tarefa difícil. No entanto, uma maneira simples é restringir suas necessidades, conforme mencionado no ponto anterior. Depois de concluir essa etapa, procure um modelo de contrato de RP adequado para baixar em uma plataforma fácil de usar que ofereça modelos personalizados e fáceis de usar, como o HelloBonsai.

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Personalize o modelo para atender às suas necessidades

Ao procurar o modelo, certifique-se de que a plataforma fácil de usar oferece modelos altamente personalizáveis que o orientam durante o processo de personalização, permitindo que você insira detalhes específicos do projeto com facilidade.

Defina claramente o escopo do trabalho

A seção sobre o escopo dos serviços garante uma comunicação transparente por meio do contrato no que diz respeito ao seu relacionamento comercial com os clientes. Embora a maioria dos modelos aborde esse assunto, é sempre importante confirmar se o modelo de contrato de relações públicas que você escolheu inclui essa parte antes de se decidir por ele. Caso o seu modelo de contrato de relações públicas não tenha isso, você pode optar por outro modelo ou simplesmente corrigi-lo no que você tem.

Definir termos de compensação e pagamento

Esta é uma das seções mais importantes a incluir no seu contrato de relações públicas. Portanto, explique suas condições de pagamento de forma compreensível. As condições de pagamento incluem “como” e “quando” os pagamentos serão efetuados, bem como outros termos e cláusulas relacionados, tais como taxas de cancelamento.

Cláusulas de duração e rescisão

Seja o contrato de relações públicas de longo ou curto prazo, é necessário definir a duração do contrato e a cláusula de rescisão. Esta cláusula também explica as condições, fatores e taxa de cancelamento para rescisão antecipada do período de vigência do contrato.

Criando seu modelo de contrato de RP vencedor

Levando tudo isso em consideração, a seguir estão dois pontos aos quais você deve prestar atenção especial ao elaborar um modelo de contrato de RP vencedor.

Identificação dos principais termos e condições do contrato

Esta seção basicamente estabelece as regras e diretrizes que as partes envolvidas devem concordar e seguir, bem como garantir transparência e certeza, o que reduz o risco de disputas entre as partes envolvidas. Também abrange outros termos e condições fundamentais, como garantir que o contrato tenha disposições para rescisão, condições de pagamento, prazos e marcos, entre outros.

Estabelecimento de uma data efetiva para o contrato

A data de vigência especifica quando um acordo ou transação entre uma ou mais partes se torna juridicamente vinculativo e os termos descritos no contrato começam a ser aplicáveis. A inclusão de uma data de vigência no contrato tem uma finalidade essencial: indica o momento a partir do qual as partes devem começar a cumprir as suas obrigações contratuais.

Principais conclusões

Cada negócio é único e, para um freelancer, redigir um contrato de relações públicas pode parecer uma tarefa difícil; por esse motivo, é fundamental fazer uso da tecnologia disponível. Isso permitirá que você trabalhe de forma mais inteligente e rápida, em vez de se preocupar com a tarefa administrativa trabalhosa e repetitiva de elaborar um contrato inteiro do zero.

Tecnologias como o software Bonsai, que inclui mais de 100 modelos de contratos, permitem que você dedique seus esforços ao seu trabalho real. Dito isso, criar seu próprio modelo de contrato de relações públicas com o Bonsai é fácil e traz vários benefícios:

• Nossa ferramenta o orienta durante o processo de criação, fornecendo informações editáveis para que você possa criar seu modelo de contrato de relações públicas com facilidade.
• Um modelo de contrato elaborado por você tem muito mais chances de favorecer seus interesses do que um criado pela equipe jurídica do cliente para você assinar.
• Você imediatamente demonstra credibilidade e profissionalismo para prestar serviços de relações públicas, tendo um contrato com a marca pronto para ser assinado assim que sua proposta for aceita.
• Você pode remover elementos não relevantes para seus serviços de um modelo de contrato de relações públicas e personalizar outros.
• Você não precisa contratar um advogado para redigir todo o contrato, pois um modelo de contrato incluirá todos os elementos escritos mais importantes pré-carregados para você.

Observação: se você estiver pronto para começar a editar seu modelo de contrato de RP gratuitamente, basta se cadastrar aqui e, em poucos minutos, você terá seus documentos prontos e à prova de falhas.

Perguntas frequentes

Onde posso encontrar um modelo de contrato de relações públicas confiável?

O HelloBonsai, um assistente confiável e seguro para freelancers, oferece mais de 100 modelos de contratos fáceis de usar e legalmente verificados em formato PDF ou Word. Você pode se inscrever aqui para usar os modelos GRATUITOS e facilmente personalizáveis para criar contratos com base em projetos, tipo de trabalho e país.

Uma assinatura digital é suficiente para um contrato de relações públicas?

Um contrato requer assinaturas para se tornar válido até o seu término. E quanto às assinaturas digitais, isso depende dos termos da parte proponente. Se o contrato não estiver sujeito a requisitos específicos, então sim, você pode assinar um contrato usando uma assinatura eletrônica.

Posso personalizar um modelo de contrato de relações públicas para atender às minhas necessidades específicas?

Sim, os modelos de contrato de relações públicas podem ser personalizados para atender às suas necessidades específicas. Os modelos de contrato da Bonsai cobrem todos os aspectos básicos, ao mesmo tempo que permitem personalização de acordo com as necessidades de cada cliente.