Plantilla de contrato de relaciones públicas

¿Qué es un contrato de relaciones públicas?

Un contrato de relaciones públicas es el acuerdo formal por escrito entre un profesional independiente o una agencia de relaciones públicas y su cliente. Un contrato de relaciones públicas regula la relación comercial y describe las responsabilidades de todas las partes implicadas, así como los plazos importantes y las directrices para la relación laboral.

Ventajas de utilizar un contrato de relaciones públicas

Las siguientes son las ventajas de utilizar plantillas de contratos de relaciones públicas:

• Especifica el alcance del trabajo de relaciones públicas mediante la creación de una oportunidad para que las personas involucradas en la relación comercial se pongan de acuerdo.
• Sirve como referencia importante en caso de que alguna de las partes incumpla el acuerdo.
• Describe las responsabilidades de todas las partes implicadas.
• Cuando se incumple el acuerdo, proporciona pruebas a la parte perjudicada para rescindir el contrato o hacerlo cumplir ante un tribunal.
• Aclara y garantiza la comunicación y los derechos de las partes interesadas.
• Menciona los hitos y plazos en las plantillas de contratos de relaciones públicas.
• Aborda los mecanismos de resolución de disputas en caso de que la jurisdicción sea menos favorable.

Uso de una plantilla de contrato de relaciones públicas

Los consultores o agencias independientes de relaciones públicas o marketing y sus clientes pueden garantizar una comunicación transparente mediante una plantilla de contrato de relaciones públicas bien diseñada. Ayuda a formular escenarios beneficiosos para todas las partes implicadas. A continuación se explica cómo utilizar la plantilla del contrato de relaciones públicas:

Lanzamiento de una nueva campaña de relaciones públicas

El lanzamiento de una nueva campaña de relaciones públicas implica actividades planificadas estratégicamente con un resultado deseado en mente que puede promover una imagen positiva, aumentar las ventas o fomentar la buena voluntad.

El contrato de relaciones públicas puede incluir el anuncio de la contratación de un nuevo ejecutivo, una fusión o una adquisición, campañas publicitarias como la promoción del lanzamiento de un producto, la gestión de crisis y colaboraciones con personas influyentes para generar expectación antes de una gran revelación.

El objetivo común de la campaña de relaciones públicas se centra en:

• Atracción mediática
• Promover la concienciación
• Informar a la parte implicada sobre las últimas novedades de la empresa.
• Mejorar las relaciones con las partes interesadas
• Mejorar la imagen de marca & reputación

Compromiso con un nuevo cliente

Interactúa y averigua exactamente lo que quiere el cliente. Aprovecha tu llamada inicial con el cliente para determinar qué es lo más importante para él. Esto incluye si buscan resultados específicos, como un determinado número de entrevistas con los medios de comunicación, cobertura mediática o un plazo específico para los servicios de relaciones públicas.

La mayoría de las empresas buscan los mismos objetivos generales cuando subcontratan a un profesional independiente de servicios de relaciones públicas, como una imagen positiva en la prensa y entrevistas con los medios de comunicación. Sin embargo, cuanto más se pueda hablar sobre los posibles resultados y cómo se puede colaborar con el cliente, mayores serán las posibilidades de que este quede satisfecho.

Para obtener detalles específicos, haga preguntas como:

• ¿Cuál es el tamaño del mercado y quiénes son sus competidores?
• ¿A qué público quieres llegar?
• ¿Cómo defines el éxito?

Redefinición del alcance del trabajo

Es como recopilar materiales y hacer preguntas relacionadas con el alcance del proyecto durante la llamada, para poder documentarlas en tus notas y volver a consultarlas en las propuestas de cuentas y los contratos. Esto define el alcance de los servicios en el contrato y puede ayudar a abordar oportunidades inesperadas para crear nuevo valor.

Puedes preguntar:

• ¿Qué has logrado hasta ahora con las relaciones públicas?
• ¿Cuáles serían las 1-2 prioridades de comunicación más importantes para su negocio en términos de visibilidad en los próximos meses?
• ¿Cuál sería tu ubicación ideal en los medios de comunicación?
• ¿Cómo se mide el éxito de las iniciativas de relaciones públicas?

Establecimiento de objetivos y hitos claros

La conversación que mantenga durante la llamada inicial puede hacerle darse cuenta de la importancia de establecer expectativas para la relación comercial con el cliente. Si el cliente desea obtener entrevistas en programas de televisión nacionales, pero en la fecha de entrada en vigor del contrato tiene poca o ninguna visibilidad, es posible que no desee garantizar que podrá alcanzar ese objetivo.

Protección de la propiedad intelectual

Una vez que sepas lo que quiere el cliente, explica en el contrato el «cómo» de la relación laboral/comercial para mostrar lo que te diferencia. Esto podría ser el acceso a procesos privados de su base de datos de contactos o simplemente los sistemas y el software que utiliza entre bastidores para ayudar a alcanzar los objetivos establecidos en el alcance del trabajo.

La inclusión de esta cláusula también identifica a las partes de los procedimientos de seguridad establecidos para evitar el uso no autorizado o indebido de los activos de propiedad intelectual (PI) y protege la propiedad intelectual dentro del contrato. Además, recuerde que todos los asuntos relacionados con los salarios, las horas, los términos y condiciones de empleo y otros términos acordados mutuamente están sujetos a negociación.

Si eres una agencia de marketing, un consultor de marketing o incluso una agencia de publicidad, ¡también tenemos contratos que puedes utilizar!

Componentes integrales de un contrato de relaciones públicas

Para que un acuerdo de relaciones públicas sea satisfactorio, el contrato de relaciones públicas siempre debe especificar las condiciones del acuerdo de trabajo, los honorarios que se pagarán y cómo se gestionarán las disputas u otros problemas similares. A continuación se enumeran los siete componentes esenciales del contrato de relaciones públicas que vinculan a ambas partes al acuerdo y ayudan a cumplir con todos los términos anteriores.

Partes implicadas

Asegúrese deque las partes implicadas se mencionen en la plantilla del contrato de relaciones públicas, tanto si lo gestiona el cliente como si lo hace un tercero. El objetivo principal de identificar a las partes implicadas es que todas ellas estén de acuerdo con el acuerdo de trabajo y las obligaciones de cada una.

Esto también le da al autónomo cierta libertad para no tener que preocuparse por posibles retrasos causados por terceros que no hayan cumplido con sus responsabilidades. También distingue entre las partes en un promitente y un promitente.

Ámbito de los servicios

La sección del acuerdo relativa al alcance de los servicios incluye la base de la relación, ya sea un proyecto puntual o una situación de retención continua con clientes potenciales. El alcance del trabajo abarca:

• El nombre del profesional independiente o la agencia de relaciones públicas y los nombres de los clientes/su empresa.
• El volumen de trabajo, ya sea en horas por semana/mes o en hitos.
• Los costes de los servicios, incluyendo cómo se solicitarán y/o pagarán por parte del cliente los trabajos adicionales no incluidos en el contrato.
• De qué es responsable el autónomo
• Explicaciones de términos clave como «concienciación», «visibilidad», «cobertura mediática» y «relaciones con los medios».
• Explicaciones de cualquier cosa que sea limitada, como la cantidad de tiempo que el consultor dedicará cada mes a las llamadas de consulta con los clientes.
• Cómo el profesional independiente incorpora los comentarios del cliente en el trabajo

Los clientes buscan ayuda con servicios de relaciones públicas para mejorar la visibilidad de su negocio y la autoridad de su dominio en su área de especialización. Los servicios habituales de relaciones públicas incluyen la cobertura de eventos, las necesidades generales de relaciones públicas en redes sociales y la promoción y colocación en medios de comunicación.

Entregables e hitos

Asegúrese de que el contrato detalle los entregables en términos claros. Para mantener una buena relación con tu cliente, debes ser capaz de cumplir con los plazos de entrega. Por lo tanto, establece solo objetivos que tanto tú como tu equipo podáis alcanzar.

Asegúrate de analizar las tareas que debes realizar e informa al cliente del tiempo que te llevará completarlas. Si el acuerdo de trabajo es por un tiempo limitado o requiere el cumplimiento de hitos en fechas fijas, esa información debe figurar en la plantilla del contrato de relaciones públicas. Por ejemplo, puede incluir intervalos de tiempo, como «durante el primer mes» o «en 1-2 meses», para dejar margen para imprevistos.

Por ejemplo, si un consultor de relaciones públicas o un profesional independiente ofrece un servicio de lanzamiento de libros, la fecha del lanzamiento debe figurar en el contrato, así como cualquier otra fecha importante de acuerdo con los plazos de la editorial o los deseos del cliente. Además, si un cliente firma un contrato por adelantado para reservar su plaza, el contrato de relaciones públicas debe indicar la fecha en la que el contrato entrará en vigor.

Condiciones de compensación y pago

Asegúrese de que el contrato mencione claramente las condiciones de pago, ya que son uno de los aspectos más importantes de cualquier contrato firmado con una empresa u otra parte. Es buena práctica comercial capturar estos detalles por adelantado. Si no explicas claramente tus condiciones de pago y no consigues que el cliente las acepte por escrito, algunos clientes aplicarán por defecto las condiciones de pago de su empresa, como pagar una vez finalizado el proyecto o pagar con cheque en un plazo de 90 días.

En lo que respecta a las condiciones de pago, considere incluir expresiones como:

• Si necesita realizar el pago mediante ACH o tarjeta de crédito
• Si se requiere el pago por adelantado, a través de una serie de hitos o repartido a lo largo del proyecto.
• El plazo que tiene el cliente desde que recibe su factura hasta que realiza el pago, por ejemplo, 14 días.

Además, si ofrece garantías, su contrato debe especificar los términos de la garantía de la forma más explícita posible. Por ejemplo, podría incluir en su declaración de trabajo una sección como esta:

El freelancer redactará dos comunicados de prensa al mes para el cliente, garantizando que al menos uno de ellos sea recogido por una agencia de noticias nacional. Si la agencia de noticias no recoge el comunicado de prensa, se reembolsará al cliente el 10 % de sus gastos de retención. También puede incluir esto en su contrato de relaciones públicas.

Duración y vigencia del contrato

El período durante el cual un contrato está vigente se denomina duración del contrato. El objetivo principal de establecer la duración del contrato es que las partes implicadas sepan cuándo comenzarán y finalizarán las responsabilidades y obligaciones descritas en el contrato.

Esto garantiza:

• Los servicios se cobran adecuadamente.
• Mejor gestión de las renovaciones y prórrogas de contratos.

Cláusula de confidencialidad

Asegúrese de que el contrato incluya cláusulas de confidencialidad; esto ayuda a garantizar que las partes involucradas sean de confianza y que la información del contrato no se divulgue a terceros. La cláusula de confidencialidad del acuerdo debe incluir una definición clara de la información confidencial y abordar la indemnización por incumplimiento de los términos del contrato de relaciones públicas.

Derechos de propiedad intelectual

Como profesional independiente o propietario de una agencia en el sector de las relaciones públicas, hay muchas formas de diferenciarse de la competencia; esto se conoce como su propuesta de valor única. Si no sabes qué es lo que te hace destacar, revisa los testimonios anteriores de otras empresas con las que has trabajado o pide testimonios a clientes anteriores.

Aquí hay algunas otras formas en las que puede causar un impacto real en sus clientes potenciales en su contrato y propuestas de relaciones públicas:

• Capacidad para comunicarse bien o tiempos de respuesta rápidos garantizados.
• Disposición a pensar fuera de lo establecido
• Familiaridad con las nuevas tendencias emergentes en los medios de comunicación.
• Tarifas variables en función de los resultados
• Informes mensuales o semanales compartidos con el cliente.
• Experiencia específica en un sector

Lo ideal sería que ya le hubieras informado al cliente sobre estos diferenciadores únicos en tu propuesta, pero es útil resaltarlos nuevamente en tu contrato. Ver todas las ventajas o la facilidad de trabajar con usted puede aumentar las posibilidades de que firmen el contrato.

Además, una vez que se haya redactado el contrato incluyendo todos los puntos importantes mencionados anteriormente, aún será necesario revisarlo posteriormente. Esto garantiza que todas las condiciones del contrato sean justas, exigibles y estén debidamente documentadas.

Generar un contrato de relaciones públicas infalible y con todo incluido puede convertirse en una tarea abrumadora, por lo que es mejor utilizar uno ya preparado. Bonsai, una herramienta empresarial inteligente, incluye más de 500 plantillas GRATUITAS personalizables para contratos, facturas, propuestas y mucho más.

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Tipos de contratos de relaciones públicas

Hay cuatro tipos de contratos de relaciones públicas, cada uno con fines diferentes. Averigüe cuál de estas opciones es la más adecuada para su negocio.

1. Contratos basados en retenciones

Los contratos basados en anticipos son contratos legales de trabajo por encargo o acuerdos de servicio entre una empresa o un individuo y un cliente. En este contrato, la agencia recibe un pago por adelantado y se compromete a estar disponible y prestar servicios a un cliente por una tarifa acordada durante un período de tiempo determinado.

2. Contratos basados en proyectos

Un contrato por proyecto está diseñado para cubrir puestos a corto plazo sin las molestias que conlleva la contratación de empleados a tiempo completo. El objetivo de este contrato es describir las obligaciones, deberes y expectativas del proyecto, así como proteger a las partes legalmente implicadas mencionadas en el acuerdo.

3. Contratos de relaciones públicas específicos para eventos

Un contrato específico para un evento es un acuerdo legalmente vinculante que establece explícitamente los términos y condiciones del acuerdo entre las partes implicadas al recibir/entregar bienes o servicios para coordinar el evento. Además de todos los componentes integrales de los contratos de relaciones públicas, los contratos específicos para eventos también incluyen la política de cancelación (si, por alguna razón, el cliente cancela el evento).

4. Contratos de lanzamiento de productos

El lanzamiento de un producto es un proceso mediante el cual se introduce un nuevo producto o servicio en el mercado, y el contrato de lanzamiento de producto es similar a un acuerdo de comercialización que garantiza un plan de marketing impecable para el producto que se va a lanzar.

Cómo utilizar la plantilla de contrato de relaciones públicas

Dado que la plantilla del contrato de relaciones públicas incluye todos los elementos básicos en su lugar correspondiente, todo lo que tienes que hacer es

Lo que se requiere es modificar y editar la plantilla del contrato para adaptarla a sus necesidades. Así es como se hace:

Comprender los fundamentos de los contratos de relaciones públicas

Haga una lista de todos los componentes básicos necesarios para el acuerdo, incluyendo los nombres legales de ambas partes y de los terceros involucrados, los términos, las condiciones de pago, los plazos y otras cláusulas importantes. Esto ayuda a reducir las opciones de plantillas.

Descargar la plantilla adecuada

Elegir la plantilla adecuada puede resultar abrumador. Sin embargo, una forma sencilla es reducir tus necesidades, como se mencionó en el punto anterior. Una vez completado este paso, busca una plantilla de contrato de relaciones públicas adecuada para descargar en una plataforma fácil de usar que ofrezca plantillas personalizadas y fáciles de usar, como HelloBonsai.

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Personaliza la plantilla para que se adapte a tus necesidades.

Al buscar la plantilla, asegúrate de que la plataforma fácil de usar ofrezca plantillas altamente personalizables que te guíen a través del proceso de personalización, permitiéndote introducir fácilmente los detalles específicos del proyecto.

Defina claramente el alcance del trabajo.

La sección «Ámbito de los servicios» garantiza una comunicación transparente a través del contrato en lo que respecta a su relación comercial con los clientes. Aunque la mayoría de las plantillas lo incluyen, siempre es importante confirmar si la plantilla de contrato de relaciones públicas que ha elegido incluye esta parte antes de decidirse por ella. Si tu plantilla de acuerdo de relaciones públicas no incluye esto, puedes optar por otra plantilla o simplemente modificarla en la que ya tienes.

Establecer las condiciones de compensación y pago

Esta es una de las secciones más importantes que debe incluir en su contrato de relaciones públicas. Por lo tanto, explique sus condiciones de pago de forma comprensible. Las condiciones de pago incluyen «cómo» y «cuándo» se realizarán los pagos, así como otras condiciones y cláusulas relacionadas, como los gastos de cancelación.

Cláusulas relativas a la duración y la rescisión

Tanto si el contrato de relaciones públicas es a largo plazo como a corto plazo, es necesario establecer la duración del contrato y la cláusula de rescisión. Esta cláusula también explica las condiciones, los factores y la tarifa de cancelación por la rescisión anticipada del período de vigencia del contrato.

Cómo elaborar una plantilla de contrato de relaciones públicas ganadora

Teniendo en cuenta todo lo anterior, a continuación se indican dos puntos a los que hay que prestar especial atención a la hora de elaborar una plantilla de contrato de relaciones públicas ganadora.

Identificación de los términos y condiciones clave del contrato

Esta sección establece básicamente las normas y directrices que las partes implicadas deben acordar y cumplir, además de garantizar la transparencia y la certeza, lo que reduce el riesgo de disputas entre las partes implicadas. También cubre otros términos y condiciones fundamentales, como garantizar que el contrato incluya disposiciones sobre rescisión, condiciones de pago, plazos y hitos, entre otros.

Establecimiento de una fecha de entrada en vigor para el contrato

La fecha de entrada en vigor especifica cuándo un acuerdo o transacción entre una o más partes se convierte en legalmente vinculante, y los términos descritos en el contrato comienzan a aplicarse. La inclusión de una fecha de entrada en vigor en el contrato tiene una finalidad esencial: indica el momento a partir del cual las partes deben comenzar a cumplir con las obligaciones que les incumben en virtud del contrato.

Puntos clave

Cada negocio es único, y para un profesional independiente, redactar un acuerdo de relaciones públicas puede parecer una tarea abrumadora; por esta razón, es fundamental aprovechar la tecnología que tenemos a nuestra disposición. Esto le permitirá trabajar de forma más inteligente y rápida, en lugar de preocuparse por la laboriosa tarea administrativa y repetitiva de crear un acuerdo completo desde cero.

Tecnologías como el software Bonsai, que incluye más de 100 plantillas de contratos, le permiten dedicar sus esfuerzos a su trabajo real. Dicho esto, crear tu propia plantilla de contrato de relaciones públicas con Bonsai es fácil y tiene múltiples ventajas:

• Nuestra herramienta le guía a través del proceso de creación, proporcionándole entradas editables para crear fácilmente su plantilla de contrato de relaciones públicas.
• Una plantilla de contrato redactada por usted mismo es mucho más probable que favorezca sus intereses que una creada por el equipo legal de un cliente para que usted la firme.
• Usted inmediatamente demuestra credibilidad y profesionalismo para prestar servicios de relaciones públicas al tener un contrato con su marca listo para firmar una vez que su propuesta sea aceptada.
• Puede eliminar los elementos que no sean relevantes para sus servicios de una plantilla de acuerdo de relaciones públicas y personalizar otros.
• No es necesario contratar a un abogado para redactar todo el acuerdo, ya que una plantilla de contrato incluirá todos los elementos escritos más importantes preestablecidos para usted.

Nota: Si estás listo para empezar a editar tu plantilla de contrato de relaciones públicas de forma gratuita, solo tienes que registrarte aquí y tendrás tus documentos a prueba de fallos listos en cuestión de minutos.

Preguntas frecuentes

¿Dónde puedo encontrar una plantilla fiable para un contrato de relaciones públicas?

HelloBonsai, el asistente de confianza y fiable para autónomos, ofrece más de 100 plantillas de contratos fáciles de usar y verificadas legalmente en formato PDF o Word. Puedes registrarte aquí para utilizar sus plantillas GRATUITAS y fácilmente personalizables para crear contratos basados en proyectos, tipo de trabajo y país.

¿Es suficiente una firma digital para un contrato de relaciones públicas?

Un contrato requiere firmas para que sea válido hasta su terminación. En cuanto a las firmas digitales, eso depende de los términos de la parte proponente. Si el contrato no está sujeto a requisitos específicos, entonces sí, puede ejecutar un contrato utilizando una firma electrónica.

¿Puedo personalizar una plantilla de contrato de relaciones públicas para que se adapte a mis necesidades específicas?

Sí, las plantillas de contratos de relaciones públicas se pueden personalizar para adaptarse a sus necesidades específicas. Las plantillas de contratos de bonsáis cubren todos los aspectos básicos y, al mismo tiempo, permiten personalizarlas en función de las necesidades de cada cliente.