Modèle de contrat de relations publiques

Qu'est-ce qu'un contrat de relations publiques ?

Un contrat de relations publiques est un accord écrit officiel entre un professionnel indépendant ou une agence de relations publiques et son client. Un contrat de relations publiques régit la relation commerciale et définit les responsabilités de toutes les parties concernées, ainsi que les délais importants et les lignes directrices régissant la relation de travail.

Avantages liés à l'utilisation d'un contrat de relations publiques

Voici les avantages liés à l'utilisation de modèles de contrats de relations publiques :

• Précise la portée du travail de relations publiques en créant une occasion pour les personnes impliquées dans la relation commerciale de se mettre d'accord.
• Sert de référence importante si l'une des parties venait à enfreindre l'accord.
• Décrit les responsabilités de toutes les parties concernées.
• En cas de violation de l'accord, cela fournit à la partie lésée des preuves lui permettant soit de résilier le contrat, soit de le faire respecter devant un tribunal.
• Clarifie et garantit la communication et les droits des parties prenantes
• Mentionne les étapes importantes et les délais dans les modèles de contrat de relations publiques.
• Traite des mécanismes de résolution des litiges en cas de juridiction potentiellement moins favorable.

Utilisation d'un modèle de contrat de relations publiques

Les consultants/agences indépendants en relations publiques ou en marketing et leurs clients peuvent garantir une communication transparente grâce à un modèle de contrat de relations publiques bien conçu. Il aide à formuler des scénarios gagnant-gagnant entre les parties concernées. Voici comment utiliser le modèle de contrat de relations publiques :

Lancement d'une nouvelle campagne de relations publiques

Le lancement d'une nouvelle campagne de relations publiques implique des activités planifiées de manière stratégique dans le but d'obtenir un résultat souhaité, qui peut être de promouvoir une image positive, d'augmenter les ventes ou de favoriser la bonne volonté.

Le contrat de relations publiques peut inclure l'annonce d'une nouvelle embauche de cadre, d'une fusion ou d'une acquisition, des campagnes publicitaires telles que la promotion du lancement d'un produit, la gestion de crise et les collaborations avec des influenceurs pour créer le buzz avant une grande révélation.

L'objectif commun de la campagne de relations publiques se concentre sur

• Attrait médiatique
• Sensibilisation
• Informer la partie concernée des dernières actualités de l'entreprise
• Améliorer les relations avec les parties prenantes
• Améliorer l'image de marque & réputation

Entrer en relation avec un nouveau client

Engagez-vous et découvrez exactement ce que veut le client. Utilisez votre appel de découverte avec le client pour déterminer ce qui est le plus important pour lui. Cela inclut le fait qu'ils recherchent des résultats spécifiques, tels qu'un certain nombre d'interviews dans les médias, une couverture médiatique ou un délai précis pour les services de relations publiques.

La plupart des entreprises recherchent les mêmes objectifs généraux lorsqu'elles font appel à un prestataire indépendant spécialisé dans les relations publiques, comme une image positive dans la presse et les interviews médiatiques. Cependant, plus vous discutez des résultats potentiels et de la manière dont vous pouvez collaborer avec le client, plus vous avez de chances de satisfaire ce dernier.

Pour obtenir des détails, posez des questions telles que :

• Quelle est la taille du marché et qui sont vos concurrents ?
• Quel est le public que vous souhaitez atteindre ?
• À quoi ressemble le succès pour vous ?

Redéfinir la portée des travaux

C'est comme rassembler des informations et poser des questions relatives à la portée du projet pendant l'appel afin de pouvoir les consigner dans vos notes et vous y référer à nouveau dans les propositions de devis et les contrats. Cela définit l'étendue des services dans le contrat et peut aider à saisir des opportunités inattendues pour créer de la valeur ajoutée.

Vous pouvez demander :

• Quels résultats avez-vous obtenus jusqu'à présent grâce aux relations publiques ?
• Quelles seraient les 1 ou 2 priorités les plus importantes en matière de communication pour votre entreprise en termes de visibilité au cours des prochains mois ?
• Quel serait votre placement média idéal ?
• Comment mesurez-vous le succès des efforts de relations publiques ?

Définir des livrables et des jalons clairs

Votre conversation lors de l'appel de découverte pourrait vous alerter sur l'importance de définir des attentes pour la relation commerciale avec le client. Si le client souhaite obtenir des interviews dans les médias avec des chaînes de télévision nationales, mais qu'il n'a actuellement que peu ou pas de visibilité à la date d'entrée en vigueur de votre contrat, vous ne voudrez peut-être pas garantir que vous pourrez atteindre cet objectif.

Protection de la propriété intellectuelle

Une fois que vous savez ce que veut le client, expliquez dans le contrat le « comment » de la relation de travail/d'affaires afin de mettre en avant ce qui vous distingue. Il peut s'agir d'un accès exclusif à votre base de données de contacts ou simplement aux systèmes et logiciels que vous utilisez en coulisses pour atteindre les objectifs définis dans le cahier des charges.

Cette clause identifie également les parties concernées par les procédures de sécurité mises en place pour empêcher l'utilisation non autorisée ou abusive des actifs de propriété intellectuelle (PI) et protège la propriété intellectuelle dans le cadre du contrat. De plus, n'oubliez pas que toutes les questions relatives aux salaires, aux horaires, aux conditions d'emploi et à toute autre condition convenue d'un commun accord sont négociables.

Si vous êtes une agence de marketing, un consultant en marketing ou même une agence de publicité, nous avons également des contrats que vous pouvez utiliser !

Éléments essentiels d'un contrat de relations publiques

Pour garantir le succès d'un accord de relations publiques, le contrat de relations publiques doit toujours préciser les conditions de l'accord de travail, les honoraires à verser et la manière dont les litiges ou autres problèmes similaires seront traités. Voici les 7 éléments essentiels du contrat de relations publiques qui lie les deux parties à l'accord et facilite l'application de toutes les conditions susmentionnées.

Parties concernées

Veillez à ceque les parties concernées soient mentionnées dans le modèle de contrat de relations publiques, qu'il soit géré par le client ou par un autre tiers. L'objectif principal de l'identification des parties concernées est de mettre tout le monde d'accord sur les modalités de travail et les obligations de chacun.

Cela permet également au travailleur indépendant de ne pas avoir à s'inquiéter d'être retardé par des tiers qui n'ont pas rempli leurs obligations. Il fait également la distinction entre les parties dans un promettant et un bénéficiaire.

Étendue des services

La section relative à l'étendue des services de l'accord comprend la base de la relation, qu'il s'agisse d'un projet ponctuel ou d'une situation de mandat continu avec des clients potentiels. Le champ d'application des travaux couvre :

• Le nom du pigiste ou de l'agence de relations publiques et les noms des clients/de leur entreprise
• Le volume de travail, qu'il s'agisse d'heures par semaine/mois ou d'étapes importantes
• Les coûts des services, y compris la manière dont tout travail supplémentaire non prévu dans le contrat sera demandé et/ou payé par le client.
• Les responsabilités du travailleur indépendant
• Explications des termes clés tels que « sensibilisation », « visibilité », « couverture médiatique » et « relations avec les médias ».
• Explications de tout ce qui est limité, comme le temps que le consultant consacrera chaque mois aux appels pour conseiller les clients.
• Comment le freelance intègre les commentaires du client dans son travail

Les clients recherchent des services de relations publiques afin d'améliorer la visibilité de leur entreprise et leur autorité dans leur domaine d'expertise. Les services de relations publiques courants comprennent la couverture d'événements, les besoins généraux en matière de relations publiques sur les réseaux sociaux, ainsi que la promotion et le placement dans les médias.

Livrables et étapes clés

Veillez à ce que le contrat détaille clairement les prestations à fournir. Pour entretenir de bonnes relations avec votre client, vous devez être en mesure de respecter les délais. Par conséquent, ne fixez que des objectifs que vous et votre équipe pouvez atteindre.

Assurez-vous d'analyser les tâches que vous devez accomplir et informez le client du temps qu'il vous faudra pour les mener à bien. Si l'accord de travail est à durée limitée ou exige la réalisation d'étapes importantes à des dates fixes, ces informations doivent être mentionnées dans le modèle de contrat de relations publiques. Par exemple, vous pouvez inclure des plages horaires, telles que « au cours du premier mois » ou « dans un délai de 1 à 2 mois », afin de laisser une marge de manœuvre en cas d'imprévus.

Par exemple, si un consultant en relations publiques ou un travailleur indépendant fournit un service de lancement de livre, la date du lancement doit être précisée dans le contrat, ainsi que toute autre date importante en fonction des délais de l'éditeur ou des souhaits du client. De plus, si un client signe un contrat à l'avance pour réserver sa place, le contrat de relations publiques doit indiquer la date à laquelle le contrat entrera en vigueur.

Conditions de rémunération et de paiement

Assurez-vous que le contrat mentionne clairement les conditions de paiement, car elles constituent l'un des aspects les plus importants de tout contrat signé avec une entreprise ou une autre partie. Il est bon pour les affaires de saisir ces détails dès le départ. Si vous n'expliquez pas clairement vos conditions de paiement et n'obtenez pas l'accord écrit du client, certains clients appliqueront par défaut les conditions de paiement en vigueur dans leur entreprise, telles que le paiement après l'achèvement d'un projet ou le paiement par chèque dans les 90 jours.

En ce qui concerne les conditions de paiement, pensez à inclure des formulations telles que :

• Si vous souhaitez effectuer un paiement par ACH ou par carte de crédit
• Si le paiement doit être effectué à l'avance, par étapes ou réparti sur toute la durée du projet
• Le délai dont dispose le client entre la réception de votre facture et le paiement, par exemple 14 jours.

De plus, si vous fournissez des garanties, votre contrat doit préciser les conditions de la garantie de manière aussi explicite que possible. Par exemple, vous pourriez inclure dans votre cahier des charges une section comme celle-ci :

« Le pigiste rédigera deux communiqués de presse par mois pour le client, en garantissant qu'au moins l'un d'entre eux sera repris par une agence de presse nationale. Si l'agence de presse ne reprend pas le communiqué, le client sera remboursé à hauteur de 10 % de ses frais de provision. Vous pouvez également le préciser dans votre contrat de relations publiques.

Durée et terme du contrat

La période pendant laquelle un contrat est en vigueur est appelée durée du contrat. L'objectif principal de la durée du contrat est d'informer les parties concernées de la date de début et de fin des responsabilités et obligations énoncées dans le contrat.

Cela garantit :

• Les services sont facturés de manière appropriée.
• Meilleure gestion des renouvellements et prolongations de contrats

Clause de confidentialité

Assurez-vous que le contrat comprend des clauses de confidentialité ; cela permet de garantir que les parties concernées sont dignes de confiance et que les informations contenues dans le contrat ne seront pas divulguées à des tiers. La clause de confidentialité figurant dans le contrat doit inclure une définition claire des informations confidentielles et traiter de l'indemnisation en cas de violation des termes du contrat de relations publiques.

Droits de propriété intellectuelle

En tant que freelance ou propriétaire d'agence dans le domaine des relations publiques, il existe de nombreuses façons de vous démarquer de la concurrence ; c'est ce qu'on appelle votre proposition de valeur unique. Si vous ne savez pas ce qui vous distingue, repensez aux témoignages passés d'autres entreprises avec lesquelles vous avez travaillé ou demandez à vos anciens clients de vous fournir des témoignages.

Voici quelques autres moyens qui vous permettront d'avoir un impact réel sur vos clients potentiels dans vos contrats et propositions de relations publiques :

• Capacité à bien communiquer ou temps de réponse rapides garantis
• Volonté de sortir des sentiers battus
• Connaissance des nouvelles tendances émergentes dans le domaine des médias
• Tarifs dégressifs en fonction des résultats
• Rapports mensuels ou hebdomadaires partagés avec le client
• Expertise particulière dans un secteur d'activité

Idéalement, vous aurez déjà informé le client de ces facteurs de différenciation uniques dans votre proposition, mais il est utile de les souligner à nouveau dans votre contrat. Le fait de voir tous les avantages ou la facilité de travailler avec vous peut augmenter les chances qu'ils signent le contrat.

De plus, une fois le contrat établi en incluant tous les points importants susmentionnés, il doit encore être révisé par la suite. Cela garantit que toutes les clauses du contrat sont équitables, applicables et correctement documentées.

Rédiger un contrat de relations publiques infaillible et exhaustif peut s'avérer une tâche ardue. C'est pourquoi il est préférable d'utiliser un contrat préétabli. Bonsai, un outil professionnel intelligent, comprend plus de 500 modèles personnalisables GRATUITS pour les contrats, les factures, les propositions et bien plus encore.

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Types de contrats de relations publiques

Il existe 4 types de contrats de relations publiques, chacun ayant des objectifs différents. Sachez lequel de ces éléments convient le mieux à votre entreprise.

1. Contrats basés sur des honoraires forfaitaires

Les contrats basés sur des honoraires forfaitaires sont des contrats de travail à la tâche ou des contrats de service conclus entre une entreprise ou un particulier et un client. Dans ce contrat, l'agence est payée d'avance et s'engage à être disponible et à fournir des services à un client à un tarif convenu pendant une certaine période.

2. Contrats basés sur des projets

Un contrat basé sur un projet est conçu pour pourvoir des postes à court terme sans avoir à embaucher des employés à temps plein. Le présent contrat a pour objet de définir les obligations, les devoirs et les attentes liés au projet, ainsi que de protéger les deux parties légalement impliquées mentionnées dans l'accord.

3. Contrats de relations publiques spécifiques à un événement

Un contrat spécifique à un événement est un accord juridiquement contraignant qui définit explicitement les conditions générales de l'accord entre les parties concernées lors de la réception/livraison de biens ou de services afin de coordonner l'événement. Outre tous les éléments intégrants des contrats de relations publiques, les contrats spécifiques à un événement comprennent également la politique d'annulation (si), pour une raison quelconque, le client annule l'événement.

4. Contrats de lancement de produit

Le lancement d'un produit est un processus qui consiste à mettre sur le marché un nouveau produit ou service, et le contrat de lancement de produit s'apparente à un accord marketing qui garantit un plan marketing sans faille pour le produit lancé.

Comment utiliser le modèle de contrat de relations publiques

Étant donné que le modèle de contrat de relations publiques comprend tous les éléments de base à leur place, tout ce que vous avez à faire est de

Il vous suffit de modifier et d'éditer le modèle de contrat en fonction de vos besoins. Voici comment procéder :

Comprendre les bases des contrats de relations publiques

Dressez une liste de tous les éléments essentiels requis pour l'accord, y compris les noms légaux des deux parties et des tiers concernés, les conditions, les modalités de paiement, les délais et autres clauses importantes. Cela permet de réduire le choix des modèles.

Téléchargez le bon modèle

Choisir le bon modèle peut être intimidant. Cependant, une méthode simple consiste à réduire vos besoins, comme mentionné dans le point précédent. Une fois cette étape terminée, recherchez un modèle de contrat de relations publiques adapté à télécharger sur une plateforme conviviale proposant des modèles faciles à utiliser et personnalisés, telle que HelloBonsai.

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Personnalisez le modèle en fonction de vos besoins

Lorsque vous recherchez un modèle, assurez-vous que la plateforme conviviale propose des modèles hautement personnalisables qui vous guident tout au long du processus de personnalisation, vous permettant ainsi de saisir facilement les détails spécifiques à votre projet.

Définissez clairement l'étendue des travaux

La section relative à l'étendue des services garantit une communication transparente dans le cadre du contrat en ce qui concerne vos relations commerciales avec vos clients. Bien que la plupart des modèles couvrent cet aspect, il est toujours important de vérifier que le modèle de contrat de relations publiques que vous avez choisi comprend cette partie avant de vous décider. Si votre modèle d'accord de relations publiques ne comporte pas cette clause, vous pouvez choisir un autre modèle ou simplement la modifier dans celui que vous avez.

Définir les conditions de rémunération et de paiement

Il s'agit de l'une des sections les plus importantes à inclure dans votre contrat de relations publiques. Par conséquent, expliquez clairement vos conditions de paiement. Les conditions de paiement comprennent les modalités et les délais de paiement, ainsi que les autres conditions et clauses connexes, telles que les frais d'annulation.

Clauses relatives à la durée et à la résiliation

Que le contrat de relations publiques soit à long terme ou à court terme, il est nécessaire de fixer la durée du contrat et la clause de résiliation. Cette clause explique également les conditions, les facteurs et les frais d'annulation en cas de résiliation anticipée de la période de validité du contrat.

Rédiger votre modèle de contrat de relations publiques gagnant

Tout bien considéré, voici deux points auxquels il convient d'accorder une attention particulière lors de la rédaction d'un modèle de contrat de relations publiques gagnant.

Identification des conditions générales clés du contrat

Cette section définit essentiellement les règles et les lignes directrices que les parties concernées doivent accepter et respecter, tout en garantissant la transparence et la certitude, ce qui réduit le risque de litiges entre les parties concernées. Il couvre également d'autres conditions générales fondamentales, telles que la garantie que le contrat comporte des dispositions relatives à la résiliation, aux conditions de paiement, aux délais et aux étapes importantes, etc.

Fixation d'une date d'entrée en vigueur pour le contrat

Une date d'entrée en vigueur précise à quel moment un accord ou une transaction entre une ou plusieurs parties devient juridiquement contraignant et les conditions énoncées dans le contrat commencent à s'appliquer. L'inclusion d'une date d'entrée en vigueur dans le contrat remplit une fonction essentielle : elle indique le moment à partir duquel les parties doivent commencer à remplir leurs obligations contractuelles.

Points clés à retenir

Chaque entreprise est unique, et pour un travailleur indépendant, rédiger un contrat de relations publiques peut sembler intimidant ; c'est pourquoi il est essentiel de tirer parti des technologies à notre disposition. Cela vous permettra de travailler plus intelligemment et plus rapidement, au lieu de vous soucier de la tâche administrative fastidieuse et répétitive qui consiste à rédiger un accord complet à partir de zéro.

Des technologies telles que le logiciel Bonsai, qui comprend plus de 100 modèles de contrats, vous permettent de consacrer vos efforts à votre travail proprement dit. Cela dit, créer votre propre modèle de contrat de relations publiques avec Bonsai est facile et présente de nombreux avantages :

• Notre outil vous guide tout au long du processus de création et vous fournit des éléments modifiables pour vous permettre de créer facilement votre modèle de contrat de relations publiques.
• Un modèle de contrat rédigé par vos soins est beaucoup plus susceptible de favoriser vos intérêts qu'un modèle créé par l'équipe juridique d'un client pour que vous le signiez.
• Vous affirmez immédiatement votre crédibilité et votre professionnalisme en matière de services de relations publiques en ayant un contrat personnalisé prêt à être signé dès que votre proposition est acceptée.
• Vous pouvez supprimer les éléments qui ne sont pas pertinents pour vos services dans un modèle de contrat de relations publiques et personnaliser les autres.
• Vous n'avez pas besoin de faire appel à un avocat pour rédiger l'intégralité du contrat, car un modèle de contrat comprend déjà tous les éléments écrits les plus importants.

Remarque : si vous êtes prêt à commencer à modifier gratuitement votre modèle de contrat de relations publiques, il vous suffit de vous inscrire ici et vous obtiendrez des documents irréprochables en quelques minutes.

FAQ

Où puis-je trouver un modèle de contrat de relations publiques fiable ?

HelloBonsai, l'assistant fiable et éprouvé des freelancers, propose plus de 100 modèles de contrats faciles à utiliser et vérifiés juridiquement, au format PDF ou Word. Vous pouvez vous inscrire ici pour utiliser leurs modèles GRATUITS et facilement personnalisables afin de créer des contrats en fonction des projets, du type d'emploi et du pays.

Une signature numérique est-elle suffisante pour un contrat de relations publiques ?

Un contrat doit être signé pour être valide jusqu'à son expiration. En ce qui concerne les signatures numériques, cela dépend des conditions fixées par la partie qui fait la proposition. Si le contrat n'est pas soumis à des exigences spécifiques, alors oui, vous pouvez signer un contrat à l'aide d'une signature électronique.

Puis-je personnaliser un modèle de contrat de relations publiques afin qu'il réponde à mes besoins spécifiques ?

Oui, les modèles de contrats de relations publiques peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques. Les modèles de contrats Bonsai couvrent tous les aspects fondamentaux tout en laissant une marge de manœuvre pour les personnaliser en fonction des besoins de chaque client.