Software de faturamento para agências de publicidade: razões para ter um e erros a evitar

Por melhores que sejam os serviços de publicidade da sua agência, um sistema de faturamento ineficiente irá prejudicá-la mais cedo ou mais tarde.

Depois de cumprir sua parte do acordo, você deve ser capaz de preparar faturas com precisão, enviá-las aos clientes e receber o pagamento em dia. No entanto, controlar as horas faturáveis, reconciliar despesas e garantir a conformidade com os contratos dos clientes pode se tornar uma dor de cabeça com a abordagem manual.

Por outro lado, usar um software de faturamento para agências de publicidade faz toda a diferença. Ele automatiza a maioria das tarefas de faturamento, eliminando erros humanos e economizando tempo. Este guia explora todas as razões pelas quais você deve ter uma ferramenta de faturamento para agências de publicidade e os erros a evitar ao integrar uma.

Entendendo o que é um software de faturamento para agências de publicidade

Ao trabalhar para melhorar o desempenho comercial da sua agência, é fundamental utilizar soluções de software eficazes. Uma opção seria considerar o uso de um software para agências de publicidade para otimizar as operações. Isso pode aliviar significativamente a carga administrativa e melhorar o desempenho dos negócios.

Em termos simples, o software de faturamento para agências de publicidade refere-se a uma ferramenta especializada que visa eliminar o trabalho manual no processo de faturamento. Em sua essência, este software simplifica o processo de faturamento, automatizando tarefas que, de outra forma, seriam demoradas e propensas a erros.

Cria, envia e rastreia faturas, além de coletar pagamentos dos clientes. Além disso, minimiza disputas de faturamento, levando a interações mais tranquilas com os clientes e melhorando o fluxo de caixa da agência.

O software vai além do faturamento e oferece recursos avançados adaptados às necessidades específicas das agências de publicidade. Esses recursos podem incluir ferramentas de controle de tempo para monitorar as horas faturáveis que os funcionários dedicam a diferentes projetos. Por exemplo, funcionalidades de controle de despesas para registrar despesas relacionadas a projetos e recursos de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para manter informações sobre o cliente e o histórico de comunicação.

Além disso, o software de faturamento de agências de publicidade geralmente se integra a outros sistemas da agência, como software de gerenciamento de projetos e plataformas de contabilidade. Isso simplifica o fluxo de dados e garante uniformidade em todos os aspectos das operações da agência. Além disso, facilita o acesso a dados financeiros, o que fornece informações sobre o desempenho da sua agência.

O processo de faturamento do cliente usando o software de faturamento da agência de publicidade

Antes de aprofundar as razões pelas quais você deve ter um software de faturamento para agências de publicidade, é importante entender como ele lida com o processo de faturamento. Dessa forma, você terá certeza do que está se metendo.

Passo 1: Preparação do terreno

Antes de iniciar qualquer trabalho, discuta sua relação com o cliente. Nesta fase, você concorda com o escopo do trabalho, os resultados esperados, os preços e as condições de pagamento. Normalmente, essas são as informações que constam em um acordo ou contrato.

Etapa 2: Configurando projetos

Após chegar a um acordo, o próximo passo é configurar o projeto no software de faturamento da sua agência de publicidade. Aqui, você insere detalhes como informações do cliente, descrição do projeto, orçamento e condições de pagamento.

Etapa 3: Acompanhamento das horas faturáveis e despesas

A maioria das agências de publicidade, se não todas, cobra dos clientes com base em uma taxa horária ou no tempo dedicado a um projeto, acrescido dos custos atribuíveis. Quando o projeto começa, portanto, os funcionários precisam controlar o tempo gasto em cada tarefa. Normalmente, eles fazem isso usando um recurso de controle de tempo integrado ao software de faturamento. Além disso, a ferramenta permite registrar as despesas incorridas para executar o projeto do início ao fim.

Etapa 4: Criando um modelo de fatura

Depois de atingir a meta acordada, começa a parte mais detalhada do faturamento. Naturalmente, cada cliente tem preferências únicas quanto à forma como deseja ser faturado. Portanto, você precisará criar uma fatura para os novos clientes. Mas isso não deve preocupá-lo. O software de faturamento vem com vários modelos de faturamento para tornar seu trabalho menos desafiador.

Melhor ainda, você pode personalizar os modelos para combinar com o logotipo e as cores da sua marca e simplificar a linguagem utilizada. Depois de configurar o modelo pela primeira vez, você não precisará repetir o processo para o restante do projeto do cliente.

Etapa 5: Preparar e enviar a fatura ao cliente

Quando o modelo estiver pronto, o software de faturamento prepara a fatura com base no tempo rastreado e nos custos faturados ou em qualquer outro critério acordado e a envia ao cliente. O software automatiza esse processo com base em ciclos de faturamento predefinidos ou marcos do projeto. Algumas ferramentas de faturamento facilitam os fluxos de trabalho de aprovação online, onde os clientes podem revisar as faturas e solicitar revisões, se necessário.

Etapa 6: Acompanhamento do pagamento

Pesquisas mostram que 29% das faturas são pagas com atraso. Se uma grande parte dos seus clientes atrasar os pagamentos, você poderá enfrentar problemas de fluxo de caixa. Para evitar esse problema, o software de faturamento da agência de publicidade vem com lembretes automáticos – geralmente enviados alguns dias antes da data de vencimento do pagamento.

Passo 7: Recebendo o pagamento

A parte final é receber o pagamento. O software de faturamento integra-se aos sistemas de processamento de pagamentos, permitindo que seus clientes efetuem pagamentos eletronicamente por meio de cartão de crédito, transferência bancária ou outros métodos. Ele também atualiza o status do pagamento e registra as transações automaticamente.

Razões para ter um software de faturamento para agências de publicidade

O sistema certo de gerenciamento de recursos da agência é crucial ao selecionar seu software de faturamento para agências de publicidade. Isso ajuda a otimizar o processo, economizando tempo e recursos valiosos para a sua agência. Portanto, escolha uma solução de software que se integre perfeitamente às suas ferramentas de gerenciamento atuais.

As vantagens do software de faturamento para agências de publicidade, tanto para grandes como para pequenas empresas, não podem ser subestimadas. A melhor parte é que todas as partes interessadas, desde proprietários de agências até funcionários e clientes, colhem os frutos deste software.

Aqui estão apenas algumas razões pelas quais você deve considerar adquirir um software de faturamento para sua agência de publicidade.

Razão 1: Você eliminará todas as perdas de receita

É necessário muito trabalho para encontrar clientes e entregar resultados excepcionais em seus projetos. Mas, em última análise, o fator motivador é receber o pagamento após todo o trabalho árduo. Seja como for, nem é preciso dizer que o processo de faturamento apresenta muitas perdas de receita quando não é abordado com cuidado.

Por exemplo, há grandes chances de erros na entrada manual de dados, o que pode resultar em faturamento a menor. Pior ainda, a falta de monitoramento em tempo real torna impossível identificar esses erros. Uma pesquisa mostra que as empresas perdem 3% de sua receita devido a dados de faturamento incorretos. Outra preocupação é a possibilidade de atrasos na geração e envio de faturas, levando a contas não reconhecidas e ciclos de faturamento perdidos. Todas essas são brechas nas quais você pode perder receita.

O software de faturamento para agências de publicidade garante que você receba mais receitas não pagas. Além disso, ele assume uma série de tarefas importantes, como rastrear faturas, enviar lembretes e monitorar cheques não pagos, sem que você precise levantar um dedo.

Razão 2: A rotatividade de clientes diminuirá

Conseguir novos clientes é uma coisa. Mas mantê-los é tão importante, se não mais, para o sucesso a longo prazo de uma agência de publicidade. Portanto, proporcionar uma boa experiência aos clientes é fundamental desde o início do seu relacionamento.

Uma área à qual você deve prestar muita atenção é o faturamento. Nenhum cliente deseja receber faturas imprecisas constantemente. Na verdade, 96% dos clientes abandonarão sua agência se tiverem uma experiência ruim.

Com o software de faturamento para agências de publicidade, você pode melhorar a experiência dos seus clientes de várias maneiras. Primeiro, seu processo de faturamento será transparente, descrevendo claramente os serviços prestados, os custos e quaisquer despesas adicionais.

Em segundo lugar, o software de faturamento lhe dará a flexibilidade de usar diferentes opções de faturamento. Você pode usar faturamento com taxa fixa, faturamento por hora, faturamento com base em adiantamento ou faturamento com base no desempenho, atendendo às diversas preferências dos clientes.

Melhor ainda, a maioria dos softwares de faturamento, como o Hello Bonsai, integra recursos de CRM para facilitar a comunicação com todos os clientes em um único local.

Razão 3: Melhores decisões baseadas em dados

O aspecto financeiro da sua agência de publicidade é complexo, pois depende de várias variáveis. Assim, sem a visibilidade adequada, você pode tomar decisões financeiras inadequadas. Quando você tiver um software de faturamento para agências de publicidade, esse problema será coisa do passado.

Esta ferramenta possui recursos de relatórios financeiros que mostram a receita gerada, a rentabilidade do projeto e as margens de lucro. Após armazenar esses dados por algum tempo, você pode usar os recursos de análise do software para interpretá-los. Você pode identificar tendências financeiras e determinar se está caminhando em direção às suas metas de crescimento de receita e lucratividade.

Essas informações ajudam você a tomar melhores decisões sobre alocação de recursos, taxas de cobrança e ciclos de faturamento.

Razão 4: Maior eficiência do capital humano

No mundo da publicidade, a frase “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. Para que sua agência esteja em uma posição melhor para competir, você precisa aproveitar ao máximo cada minuto. No entanto, a maioria das tarefas, especialmente na área de faturamento, é repetitiva e demorada. Assim, podem reduzir o número de horas dedicadas a atividades criativas, das quais uma agência de publicidade depende em grande medida.

Um software de faturamento para agências de publicidade resolve o problema automatizando a entrada de dados, cálculos e faturamento. Se você redistribuir o tempo de faturamento liberado para outras atividades, provavelmente aumentará sua receita recorrente anual (ARR).

O aumento da eficiência também melhorará o moral dos funcionários. De acordo com um estudo, funcionários com alto nível de moral são mais produtivos do que seus colegas. Além disso, a ferramenta de controle de tempo também os torna responsáveis, mesmo quando você não está monitorando-os.

Razão 5: Crie um ambiente de trabalho sem papel

Um sistema de faturamento em papel está sujeito a muitos desafios. Primeiro, requer muito tempo para imprimir, processar e enviar pelo correio, o que pode atrasar o pagamento e aumentar as despesas administrativas. Em segundo lugar, não oferece a oportunidade de interagir com o cliente nos casos em que são necessários esclarecimentos adicionais.

Além disso, acarreta custos adicionais com a compra de papel, equipamentos de impressão e postagem. Além disso, há um alto risco de perda de documentos em papel.

Com a maioria dos processos das agências passando para operações digitais, o software de faturamento para agências de publicidade se torna muito útil. Muda o faturamento para online, melhorando a eficiência e a conveniência. Você pode preparar uma fatura e enviá-la instantaneamente, independentemente de onde os clientes estejam, eliminando atrasos.

Melhor ainda, as faturas digitais estão prontamente acessíveis em todos os dispositivos eletrônicos, incluindo smartphones e computadores. Você também terá menos desordem e ficará mais organizado, pois todos os seus registros de faturamento estarão em um só lugar.

Razão 6: Sem mais surpresas na gestão do fluxo de caixa

Primeiro, uma definição simples. O fluxo de caixa é o dinheiro que entra e sai da sua agência em um determinado momento. Para que seus processos comerciais continuem funcionando perfeitamente, o dinheiro recebido deve ser sempre maior do que o dinheiro gasto. No entanto, quando há ineficiências nos processos de faturamento, é difícil atingir esse objetivo.

Por exemplo, se os ciclos de faturamento forem irregulares, você não receberá o pagamento em dia. No entanto, você tem despesas operacionais a cobrir. Além disso, pode resultar em um alto envelhecimento das contas a receber, o que significa que uma parte significativa das faturas pendentes da empresa está vencida. Isso pode imobilizar um valioso capital de giro e aumentar o risco de dívidas incobráveis caso os clientes não paguem. Não é surpresa que 82% das empresas falhem devido a problemas de fluxo de caixa.

O software de faturamento para agências de publicidade elimina essas ineficiências, garantindo que você receba o pagamento de todos os clientes em dia para atender às necessidades do seu negócio.

Razão 7: Gestão eficaz de projetos

Um software de faturamento para agências de publicidade faz mais do que automatizar o processo de faturamento. Ele integra outras funcionalidades, como gerenciamento de projetos. Assim, você pode reunir sua equipe, atribuir tarefas a ela e monitorar o progresso de cada projeto. Mais importante ainda, sua equipe pode colaborar e compartilhar documentos facilmente.

Com todas as informações relacionadas à sua agência em um só lugar, você pode aumentar ainda mais a eficiência do processo de faturamento.

Motivo 8: Facilidade em ampliar o processo de faturamento com a agência

A maioria das agências tem o crescimento em mente. À medida que crescem, os processos de faturamento aumentam. Se sua agência utilizava o processo tradicional de faturamento, lidar com um volume maior de faturas, pagamentos e contas de clientes poderia rapidamente se tornar algo exaustivo.

Com o software de faturamento para agências de publicidade, no entanto, você tem muita flexibilidade, pois esses sistemas são projetados para se adaptar ao aumento do volume de trabalho. Além disso, eles são principalmente baseados em nuvem para oferecer mais espaço de armazenamento. A velocidade de processamento também é escalável para garantir que você não encontre atrasos ao faturar os clientes.

Como o software de faturamento oferece suporte a integrações, você sempre pode adicionar aquelas que atendem às suas necessidades comerciais em constante mudança para obter mais eficiência.

Erros a evitar ao implementar um software de faturamento para agências de publicidade

Incorporar um software de faturamento para agências de publicidade em sua empresa traz benefícios que superam em muito os custos. No entanto, cometer erros no processo de implementação pode fazer com que o software se torne mais um passivo do que um ativo.

Aqui estão alguns dos erros que os empresários devem evitar ao implementar um software de faturamento para agências de publicidade.

Pesquisa insuficiente

Realizar uma pesquisa minuciosa é um passo importante na escolha de um software de faturamento. As informações obtidas durante a pesquisa proporcionam flexibilidade para avaliar as opções de software disponíveis, analisar recursos e testar a compatibilidade.

Assim, uma pesquisa inadequada impede que você alinhe as necessidades da sua empresa com o software adequado. Optar por uma plataforma que não atende aos seus requisitos leva a problemas de conformidade, insatisfação do cliente e dados e faturamento imprecisos.

Falta de integração com outros aplicativos

Muitas agências de publicidade dependem fortemente de softwares de terceiros, como plataformas de gerenciamento de projetos, CRMs e softwares de contabilidade. O software de faturamento deve ser capaz de se integrar a essas plataformas para aprimorar o processo de faturamento e facilitar as cargas de trabalho.

Mesmo assim, implementar um software que não tenha recursos de integração em sua agência de publicidade pode resultar em muitas ineficiências, soluções alternativas complicadas e dados inacessíveis para a maioria dos funcionários.

Não migrar dados

Todos os sistemas da agência requerem informações para processar fluxos de trabalho e tarefas. A falha em migrar os dados existentes para um software de faturamento recém-incorporado é um dos erros que muitas empresas cometem.

Outras vezes, dados como endereços de clientes, contatos, métodos de pagamento e produtos, bem como o histórico da empresa, não são totalmente exportados para o novo sistema. Como resultado, os sistemas de faturamento não conseguem decolar com sucesso devido a informações insuficientes e ineficazes. É importante realizar testes de exportação de dados antes de implementar totalmente um novo software de faturamento para evitar ineficiências.

Treinamento insuficiente

Como em muitas outras empresas, os funcionários interagem mais com a pilha de tecnologia. Nesse caso, não treiná-los adequadamente sobre como usar o software de faturamento é uma grande desvantagem em sua implementação.

Os funcionários que não recebem treinamento informativo podem resistir à adoção do software, o que afeta negativamente seu desempenho e as operações comerciais.

Não proteger as informações de faturamento

A maioria dos empresários não protege seus dados de faturamento ao implementar um novo software de faturamento. Isso pode expor a empresa a fraudes, invasões, roubo de dados e consequências legais por falta de conformidade.

É prudente aplicar medidas de segurança, como criptografia de dados, autenticação de usuários, backups regulares de dados, controles de acesso e auditoria de dados. Essas práticas garantem a segurança dos seus dados de faturamento e o bom funcionamento do seu software de faturamento.

Falta de suporte técnico contínuo

Ao contrário da opinião popular, a implementação de um software de faturamento não é algo que se faz uma única vez. É necessário suporte contínuo, atualizações de software e manutenção para garantir que a plataforma funcione com desempenho máximo e forneça resultados de qualidade.

A maioria das empresas negligencia esse aspecto do seu software, o que leva a muito tempo de inatividade e baixa produtividade devido a falhas causadas por bugs e vulnerabilidades de segurança.

Não realizar testes de funcionalidade

Todos os desenvolvedores de software sabem que nenhum software é perfeito. Por isso, é sempre uma boa ideia testar a funcionalidade do software de faturamento antes de implementá-lo. Esses testes permitem que você saiba se a plataforma está funcionando conforme o esperado.

Softwares não testados podem apresentar lacunas de informação e bugs que comprometem sua qualidade, desempenho e confiabilidade. Alguns dos métodos de teste que as agências podem programar para seus softwares incluem testes unitários, aceitação do usuário e testes de desempenho.

Pouco ou nenhum envolvimento das partes interessadas

A falta de envolvimento das principais partes interessadas na seleção e implementação de software de faturamento de publicidade é uma das principais causas de falha em muitas agências. A razão é que muitas empresas correm o risco de ignorar requisitos departamentais importantes no software.

Essas questões podem ser evitadas com a contribuição de gerentes de projeto, executivos financeiros e outras partes envolvidas. Sua inclusão também é fundamental para garantir que a implementação e a adoção do software sejam bem-sucedidas em toda a agência.

Negligenciar o feedback

Muitas empresas consideram o software de faturamento de agências de publicidade apenas uma plataforma técnica. No entanto, também é uma ferramenta de comunicação. Ajuda a conectar e construir relacionamentos entre empresas e clientes, reguladores, parceiros e funcionários.

Não utilizá-lo como um canal de feedback para informações, como reclamações e sugestões, pode fazer com que você perca insights para melhorar o software. Além disso, isso afeta sua capacidade de medir o desempenho e a satisfação do cliente com base na plataforma.

Resumindo: o software de faturamento para agências de publicidade fará o trabalho pesado por você.

Entre todos os fatores que afetam o sucesso de uma agência de publicidade, o faturamento está no topo da lista. Em última análise, você deseja equilibrar o processo de faturamento para garantir que, ao prestar os melhores serviços aos clientes, receba o valor que corresponde ao seu esforço. Com um software completo de faturamento de publicidade para agências, você pode atingir esse objetivo. Além disso, você simplificará o processo de faturamento, já que o software automatiza tarefas repetitivas e melhora a eficiência.