Software de facturación para agencias de publicidad: razones para tener uno y errores que hay que evitar

Por muy buenos que sean los servicios publicitarios de tu agencia, un sistema de facturación ineficaz la hundirá más pronto que tarde.

Una vez que hayas cumplido con tu parte del trato, deberías poder preparar las facturas con precisión, enviarlas a los clientes y recibir el pago a tiempo. Sin embargo, el seguimiento de las horas facturables, la conciliación de gastos y el cumplimiento de los acuerdos con los clientes pueden convertirse en un quebradero de cabeza si se hace de forma manual.

Por el contrario, utilizar un software de facturación para agencias de publicidad marca la diferencia. Automatiza la mayoría de las tareas de facturación, eliminando los errores humanos y ahorrando tiempo. Esta guía analiza todas las razones por las que deberías contar con una herramienta de facturación para agencias de publicidad y los errores que debes evitar al integrar una.

Entender qué es el software de facturación para agencias de publicidad

A medida que trabajas para mejorar el rendimiento empresarial de tu agencia, es fundamental utilizar soluciones de software eficaces. Una opción podría ser considerar el uso de software para agencias de publicidad con el fin de optimizar las operaciones. Esto puede aliviar significativamente la carga administrativa y mejorar el rendimiento empresarial.

En pocas palabras, el software de facturación para agencias de publicidad es una herramienta especializada que busca eliminar el trabajo manual en el proceso de facturación. En esencia, este software simplifica el proceso de facturación al automatizar tareas que, de otro modo, requerirían mucho tiempo y serían propensas a errores.

Crea, envía y realiza el seguimiento de las facturas, además de cobrar los pagos de los clientes. Además, minimiza las disputas relacionadas con la facturación, lo que en última instancia conduce a interacciones más fluidas con los clientes y a una mejora del flujo de caja para la agencia.

El software va más allá de la facturación y ofrece funciones avanzadas adaptadas a las necesidades específicas de las agencias de publicidad. Estas funciones pueden incluir herramientas de seguimiento del tiempo para controlar las horas facturables que los empleados dedican a diferentes proyectos. Por ejemplo, funciones de seguimiento de gastos para registrar los gastos relacionados con los proyectos y funciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para mantener la información de los clientes y el historial de comunicaciones.

Además, el software de facturación para agencias de publicidad suele integrarse con otros sistemas de la agencia, como el software de gestión de proyectos y las plataformas de contabilidad. Esto agiliza el flujo de datos y garantiza la uniformidad en todos los aspectos de las operaciones de la agencia. Además, facilita el acceso a los datos financieros, lo que proporciona información sobre el rendimiento de su agencia.

El proceso de facturación al cliente utilizando el software de facturación de la agencia de publicidad.

Antes de profundizar en las razones por las que deberías tener un software de facturación para agencias de publicidad, es importante comprender cómo gestiona el proceso de facturación. De esta manera, estarás seguro de en qué te estás metiendo.

Paso 1: Trabajo preliminar

Antes de comenzar cualquier trabajo, discuta su relación con el cliente. En esta fase, se acuerda el alcance del trabajo, los resultados esperados, los precios y las condiciones de pago. Normalmente, esta es la información que se incluye en un acuerdo o contrato.

Paso 2: Configuración de proyectos

Una vez llegado a un acuerdo, lo siguiente es configurar el proyecto en el software de facturación de su agencia de publicidad. Aquí, ingresa detalles tales como información del cliente, descripción del proyecto, presupuesto y condiciones de pago.

Paso 3: Seguimiento de las horas facturables y los gastos

La mayoría, si no todas, las agencias de publicidad facturan a sus clientes basándose en una tarifa por hora o en el tiempo dedicado a un proyecto, más los costes atribuibles. Por lo tanto, cuando comienza el proyecto, los empleados deben llevar un registro del tiempo dedicado a cada tarea. Por lo general, lo hacen utilizando una función de seguimiento del tiempo integrada en el software de facturación. Además, la herramienta le permite registrar los gastos incurridos para ejecutar el proyecto desde el inicio hasta el final.

Paso 4: Creación de una plantilla de factura

Una vez que se alcanza el objetivo acordado, comienza la parte más importante de la facturación. Naturalmente, cada cliente tiene preferencias únicas en cuanto a cómo desea que se le facture. Por lo tanto, tendrás que crear una factura para los nuevos clientes. Pero esto no debería preocuparte. El software de facturación incluye numerosas plantillas de facturación para que tu trabajo resulte menos abrumador.

Mejor aún, puedes personalizar las plantillas para que coincidan con el logotipo y los colores de tu marca y simplificar el lenguaje utilizado. Después de configurar la plantilla por primera vez, no tendrás que volver a hacerlo durante el resto del proyecto del cliente.

Paso 5: Preparar y enviar la factura al cliente.

Una vez que la plantilla está lista, el software de facturación prepara la factura basándose en el tiempo registrado y los costes facturados o cualquier otro criterio acordado, y la envía al cliente. El software automatiza este proceso basándose en ciclos de facturación predefinidos o hitos del proyecto. Algunas herramientas de facturación facilitan los flujos de trabajo de aprobación en línea, donde los clientes pueden revisar las facturas y solicitar revisiones si es necesario.

Paso 6: Seguimiento del pago

Las investigaciones muestran que el 29 % de las facturas se pagan con retraso. Si una gran parte de tus clientes retrasan sus pagos, podrías tener problemas de liquidez. Para evitar este problema, el software de facturación de las agencias de publicidad incluye recordatorios automáticos, que suelen enviarse unos días antes de la fecha de vencimiento del pago.

Paso 7: Cobrar

La parte final es recibir el pago. El software de facturación se integra con los sistemas de procesamiento de pagos, lo que permite a sus clientes realizar pagos electrónicamente mediante tarjeta de crédito, transferencia bancaria u otros métodos. También actualiza el estado de los pagos y registra las transacciones automáticamente.

Razones para tener un software de facturación para agencias de publicidad

El sistema adecuado de gestión de recursos de la agencia es fundamental a la hora de seleccionar el software de facturación de su agencia de publicidad. Ayuda a agilizar el proceso, lo que le permite a su agencia ahorrar tiempo y recursos valiosos. Por lo tanto, elija una solución de software que se integre perfectamente con sus herramientas de gestión actuales.

Las ventajas del software de facturación para agencias de publicidad, tanto para grandes como para pequeñas empresas, no pueden subestimarse. Lo mejor es que todas las partes interesadas, desde los propietarios de las agencias hasta los empleados y los clientes, se benefician de este software.

Aquí hay algunas razones por las que debería considerar adquirir un software de facturación para su agencia de publicidad.

Razón 1: Sellará todas las fugas de ingresos.

Encontrar clientes y ofrecer resultados sobresalientes en sus proyectos requiere mucho trabajo. Pero, en última instancia, el factor motivador es recibir una remuneración después de haber realizado todo ese arduo trabajo. Sea como fuere, no hace falta decir que el proceso de facturación presenta muchas pérdidas de ingresos cuando no se aborda con cuidado.

Por ejemplo, hay muchas posibilidades de que se produzcan errores en la introducción manual de datos, lo que puede dar lugar a una facturación inferior a la real. Peor aún, la falta de supervisión en tiempo real hace imposible identificar dichos errores. Una encuesta muestra que las empresas pierden el 3 % de sus ingresos debido a datos de facturación deficientes. Otra preocupación son los posibles retrasos en la generación y el envío de facturas, lo que puede dar lugar a facturas no reconocidas y ciclos de facturación perdidos. Todas estas son lagunas por las que se pueden perder ingresos.

El software de facturación para agencias de publicidad te garantiza el cobro de una mayor parte de los ingresos pendientes. Además, se encarga de una serie de tareas importantes, como el seguimiento de facturas, el envío de recordatorios y la supervisión de cheques impagados, sin que usted tenga que mover un dedo.

Razón 2: Se reducirá la pérdida de clientes.

Conseguir nuevos clientes es una cosa. Pero retenerlos es igual de importante, si no más, para el éxito a largo plazo de una agencia de publicidad. Por lo tanto, proporcionar una buena experiencia a los clientes es fundamental desde el inicio de la relación.

Un aspecto al que debes prestar especial atención es la facturación. Ningún cliente quiere recibir facturas inexactas cada vez. De hecho, el 96 % de los clientes abandonarán tu agencia si tienen una mala experiencia.

Con el software de facturación para agencias de publicidad, puede mejorar la experiencia de sus clientes de varias maneras. En primer lugar, el proceso de facturación será transparente y describirá claramente los servicios prestados, los costes y cualquier gasto adicional.

En segundo lugar, el software de facturación le ofrecerá la flexibilidad de utilizar diferentes opciones de facturación. Puede utilizar facturación de tarifa fija, facturación por hora, facturación basada en anticipos o facturación basada en el rendimiento, adaptándose a las diversas preferencias de los clientes.

Mejor aún, la mayoría de los programas de facturación, como Hello Bonsai, integran funciones de CRM para facilitar una comunicación fluida con todos los clientes en un lugar centralizado.

Razón 3: Mejores decisiones basadas en datos

El aspecto financiero de tu agencia de publicidad es complejo porque depende de una serie de variables. Por lo tanto, sin la visibilidad adecuada, se pueden tomar decisiones financieras erróneas. Cuando disponga de un software de facturación para agencias de publicidad, este problema será cosa del pasado.

Esta herramienta tiene capacidades de generación de informes financieros que muestran los ingresos generados, la rentabilidad de los proyectos y los márgenes de beneficio. Después de almacenar estos datos durante un tiempo, puede utilizar las funciones de análisis del software para interpretarlos. Puede identificar tendencias financieras y determinar si está avanzando hacia sus objetivos de crecimiento de ingresos y rentabilidad.

Estos datos te ayudan a tomar mejores decisiones en cuanto a la asignación de recursos, las tarifas de cobro y los ciclos de facturación.

Razón 4: Mayor eficiencia del capital humano

En el mundo de la publicidad, la frase «el tiempo es oro» nunca ha sido más cierta. Para que tu agencia esté en mejores condiciones de competir, tienes que aprovechar al máximo cada minuto. No obstante, la mayoría de las tareas, especialmente en facturación, son repetitivas y llevan tiempo. Por lo tanto, pueden reducir el número de horas dedicadas a actividades creativas, de las que depende en gran medida una agencia de publicidad.

Un software de facturación para agencias de publicidad resuelve el problema automatizando la introducción de datos, los cálculos y la facturación. Si redistribuyes el tiempo de facturación liberado a otras actividades, probablemente aumentarás tus ingresos recurrentes anuales (ARR).

El aumento de la eficiencia también mejorará la moral de los empleados. Según un estudio, los empleados con una moral alta son más productivos que sus homólogos. Además, la herramienta de seguimiento del tiempo también les hace responsables incluso cuando no los estás supervisando.

Razón 5: Crear un entorno de trabajo sin papel

Un sistema de facturación en papel es propenso a muchos retos. En primer lugar, requiere mucho tiempo para imprimir, procesar y enviar por correo, lo que puede retrasar el pago y aumentar los gastos administrativos generales. En segundo lugar, no ofrece la oportunidad de interactuar con el cliente en los casos en que se requiere una aclaración adicional.

Además, conlleva gastos adicionales por la compra de papel, equipos de impresión y franqueo. Además, existe un alto riesgo de perder los documentos en papel.

Con la mayoría de los procesos de las agencias pasando a ser digitales, el software de facturación para agencias de publicidad resulta muy útil. Cambia la facturación a online, mejorando la eficiencia y la comodidad. Puede preparar una factura y enviarla al instante, independientemente de dónde se encuentren los clientes, lo que elimina los retrasos.

Mejor aún, las facturas digitales son fácilmente accesibles en todos los dispositivos electrónicos, incluidos los teléfonos inteligentes y las computadoras. También tendrás menos desorden y estarás más organizado, ya que todos tus registros de facturación estarán en un solo lugar.

Razón 6: Se acabaron las sorpresas en la gestión del flujo de caja.

Primero, una definición sencilla. El flujo de caja es el dinero que entra y sale de tu agencia en un momento dado. Para que los procesos de su negocio sigan funcionando sin problemas, el dinero que entra siempre debe ser mayor que el que sale. Sin embargo, cuando existen ineficiencias en los procesos de facturación, es difícil alcanzar este objetivo.

Por ejemplo, si los ciclos de facturación son irregulares, no recibirás el pago a tiempo. Sin embargo, tienes que hacer frente a los gastos operativos. Además, puede dar lugar a un elevado envejecimiento de las cuentas por cobrar, lo que significa que una parte significativa de las facturas pendientes de la empresa están vencidas. Esto puede inmovilizar un valioso capital circulante y aumentar el riesgo de impagos si los clientes no pagan. No es de extrañar que el 82 % de las empresas quiebren debido a problemas de flujo de caja.

El software de facturación para agencias de publicidad elimina estas ineficiencias y garantiza que reciba los pagos de todos los clientes a tiempo para satisfacer las necesidades de su negocio.

Razón 7: Gestión eficaz de proyectos

Un software de facturación para agencias de publicidad hace mucho más que automatizar el proceso de facturación. Integra otras funcionalidades como la gestión de proyectos. De este modo, puede incorporar a su equipo, asignarles tareas y supervisar el progreso de cada proyecto. Lo más importante es que tu equipo puede colaborar y compartir documentos fácilmente.

Con toda la información relativa a su agencia en un solo lugar, puede aumentar aún más la eficiencia del proceso de facturación.

Razón 8: Facilita la ampliación del proceso de facturación con la agencia.

La mayoría de las agencias tienen en mente el crecimiento. A medida que crecen, los procesos de facturación aumentan. Si su agencia utilizaba el proceso de facturación tradicional, gestionar un mayor volumen de facturas, pagos y cuentas de clientes podía convertirse rápidamente en una tarea abrumadora.

Sin embargo, con el software de facturación para agencias de publicidad, se dispone de mucha flexibilidad, ya que estos sistemas están diseñados para adaptarse al aumento del volumen de trabajo. Además, la mayoría están basados en la nube para ofrecer más espacio de almacenamiento. La velocidad de procesamiento también es escalable para garantizar que no se produzcan retrasos al facturar a los clientes.

Dado que el software de facturación admite integraciones, siempre puedes añadir aquellas que se adapten a las necesidades cambiantes de tu negocio para lograr una mayor eficiencia.

Errores que se deben evitar al implementar un software de facturación para agencias de publicidad

Incorporar un software de facturación para agencias de publicidad a tu negocio tiene ventajas que superan con creces los costes. Sin embargo, cometer errores en el proceso de implementación puede hacer que el software se convierta más en un lastre que en un activo.

Estos son algunos de los errores que los empresarios deben evitar al implementar un software de facturación para agencias de publicidad.

Investigar de manera insuficiente

Realizar una investigación exhaustiva es un paso importante a la hora de elegir un software de facturación. Los conocimientos que se obtienen al investigar proporcionan la flexibilidad necesaria para evaluar las opciones de software disponibles, examinar las características y comprobar la compatibilidad.

Por lo tanto, una investigación inadecuada le impide alinear las necesidades de su negocio con el software adecuado. Optar por una plataforma que no se ajusta a sus necesidades conlleva problemas de cumplimiento normativo, insatisfacción de los clientes y datos y facturación inexactos.

Falta de integración con otras aplicaciones

Muchas agencias de publicidad dependen en gran medida de software de terceros, como plataformas de gestión de proyectos, CRM y software de contabilidad. El software de facturación debería poder integrarse con dichas plataformas para mejorar el proceso de facturación y aliviar la carga de trabajo.

Aun así, implementar software que no tiene capacidades de integración en su agencia de publicidad puede dar lugar a muchas ineficiencias, soluciones alternativas desalentadoras y datos inaccesibles para la mayoría de los empleados.

No migrar datos

Todos los sistemas de las agencias requieren información para procesar los flujos de trabajo y las tareas. No migrar los datos existentes a un nuevo software de facturación es uno de los errores que cometen muchas empresas.

En otras ocasiones, datos como las direcciones de los clientes, los contactos, los métodos de pago y los productos, así como el historial de la empresa, no se exportan completamente al nuevo sistema. Como resultado, los sistemas de facturación no logran despegar con éxito debido a la información insuficiente e ineficaz. Es importante realizar pruebas de exportación de datos antes de implementar por completo un nuevo software de facturación para evitar ineficiencias.

Formación insuficiente

Al igual que en muchas otras empresas, los empleados interactúan principalmente con la pila tecnológica. En este caso, no formarles adecuadamente sobre cómo utilizar el software de facturación supone un gran inconveniente para su implementación.

Los miembros del personal que no reciben formación informativa pueden mostrarse reacios a adoptar el software, lo que repercute negativamente en su rendimiento y en las operaciones comerciales.

No proteger la información de facturación

La mayoría de los propietarios de negocios no protegen sus datos de facturación al implementar un nuevo software de facturación. Esto puede exponer a la empresa a fraudes, piratería informática, robo de datos y consecuencias legales por incumplimiento normativo.

Es prudente aplicar medidas de seguridad como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios, copias de seguridad periódicas, controles de acceso y auditorías de datos. Estas prácticas garantizan la seguridad de sus datos de facturación y el buen funcionamiento de su software de facturación.

Falta de asistencia técnica continua

Contrariamente a la opinión popular, la implementación de un software de facturación no es algo que se haga una sola vez. Se requiere asistencia continua, actualizaciones de software y mantenimiento para garantizar que la plataforma funcione al máximo rendimiento y ofrezca resultados de calidad.

La mayoría de las empresas descuidan este aspecto de su software, lo que provoca mucho tiempo de inactividad y baja productividad debido a fallos causados por errores y vulnerabilidades de seguridad.

No realizar pruebas de funcionalidad.

Todos los desarrolladores de software saben que ningún software es perfecto. Por lo tanto, siempre es buena idea probar la funcionalidad del software de facturación antes de implementarlo. Estas pruebas te permiten saber si la plataforma funciona según lo previsto.

El software no probado puede tener lagunas de información y errores que comprometen su calidad, rendimiento y fiabilidad. Algunos de los métodos de prueba que las agencias pueden programar para su software incluyen pruebas unitarias, pruebas de aceptación del usuario y pruebas de rendimiento.

Poca o ninguna participación de las partes interesadas.

La falta de participación de las partes interesadas clave en la selección y la implementación del software de facturación publicitaria es una de las principales causas de fracaso en muchas agencias. La razón es que muchas empresas corren el riesgo de pasar por alto requisitos importantes de los departamentos en materia de software.

Estos problemas pueden evitarse con la participación de los directores de proyectos, los ejecutivos financieros y otras partes. Su inclusión también es clave para garantizar que la implementación y adopción del software sean exitosas en toda la agencia.

Descuidar los comentarios

Muchas empresas consideran que el software de facturación de las agencias de publicidad es solo una plataforma técnica. Sin embargo, también es una herramienta de comunicación. Ayuda a conectar y establecer relaciones entre empresas y clientes, reguladores, socios y empleados.

Si no lo utilizas como canal de retroalimentación para recabar información, como quejas y sugerencias, puedes perderte ideas para mejorar el software. Además, afecta a su capacidad para medir el rendimiento y la satisfacción del cliente basándose en la plataforma.

En resumen: el software de facturación para agencias de publicidad hará el trabajo pesado por usted.

Entre todos los factores que influyen en el éxito de una agencia de publicidad, la facturación ocupa el primer lugar. En última instancia, lo que se busca es equilibrar el proceso de facturación para garantizar que, al tiempo que se prestan los mejores servicios a los clientes, se reciba el pago correspondiente al esfuerzo realizado. Con un software de facturación publicitaria todo en uno para agencias, puedes lograr este objetivo. Además, simplificarás el proceso de facturación, ya que el software automatiza las tareas repetitivas y mejora la eficiencia.