Como abrir uma agência

Há mais agências nos Estados Unidos do que nunca.

A publicidade, por si só, registrou um crescimento de 4,1% no número de agências entre 2022 e 2023, com 89.912 agências em atividade no final do ano passado. Melhor ainda: as receitas sustentam esse crescimento.

De acordo com a Statista, as agências digitais obtiveram uma receita combinada de US$ 30,6 bilhões em 2022. Isso é cinco vezes mais do que eles ganhavam uma década antes. Em termos simples, os números batem certo. E você, como alguém interessado em iniciar um novo negócio, pode perceber que o modelo de agência pode ser fundamental para o seu sucesso.

Isso deixa você com uma pergunta:

Onde você pode descobrir como abrir uma agência?

É aí que entra este guia. Vamos explicar o que são agências e os passos que você deve seguir para criar uma.

O que é uma agência de negócios?

O modelo de negócios da agência se enquadra perfeitamente na categoria de serviços. Normalmente, envolve reunir uma equipe de especialistas em um nicho específico para prestar um conjunto de serviços. Tomemos o marketing digital como exemplo. Em uma agência digital, você terá uma equipe de especialistas. Criadores de conteúdo. Especialistas em publicidade. Desenvolvedores e designers web. Especialistas em otimização para mecanismos de busca (SEO). Cada um oferece um serviço específico pelo qual você pode cobrar.

A natureza do serviço pode variar, é claro.

Por exemplo, no espaço B2C, uma agência pode ajudar com questões pessoais relacionadas a finanças, imóveis ou viagens. No B2B, as agências normalmente se especializam em realizar tarefas que uma empresa não deseja fazer internamente. Mais uma vez, o exemplo da agência de marketing digital funciona bem aqui. Em vez de criar uma equipe digital interna – o que custa muito dinheiro –, uma empresa pode contratar uma agência para cuidar da área digital por ela.

Portanto, considere-se um prestador de serviços.

O segredo está em encontrar um serviço que as pessoas realmente desejam e, em seguida, construir uma agência em torno desse serviço.

Quais são os tipos de agências que se pode abrir?

A verdade é que quase qualquer tipo de serviço pode ser transformado em um modelo de negócio de agência. Alguns já foram discutidos – finanças, imóveis e marketing digital. Você tem potencial de agência até mesmo nos serviços que se enquadram no âmbito do marketing digital. Por exemplo, muitas agências se concentram exclusivamente na criação de conteúdo, que é apenas um aspecto do marketing digital. O mesmo se aplica ao SEO, às redes sociais e aos anúncios online – todos podem ser sementes a partir das quais uma agência pode crescer.

O segredo está em encontrar um serviço que tenha demanda.

Depois de ter isso, você pode passar para como abrir uma agência de verdade. Isso envolverá a formação de uma equipe – composta por especialistas talentosos – e a busca por um software de agência que o ajude a administrar o negócio.

Quanto custa abrir uma agência?

Essa é uma pergunta difícil de responder.

Os custos iniciais podem variar significativamente dependendo do tipo e tamanho da agência que você criar. Afinal, uma agência que oferece apenas um serviço e tem poucos funcionários custa menos para começar do que uma agência que oferece vários serviços.

No entanto, algumas estimativas podem dar uma ideia do que você pode esperar gastar. De acordo com a SurferSEO – que fornece ferramentas de otimização de conteúdo para agências digitais – o custo médio para abrir uma agência digital está dentro de uma faixa alta:

De 730 a 29.100 dólares.

Esses custos incluem todos os custos envolvidos na criação de um site, bem como o dinheiro que você paga pelo software de gerenciamento da agência. O site por si só pode representar um custo substancial. Espere gastar cerca de US$ 20 por um nome de domínio, além dos custos contínuos com hospedagem e desenvolvimento web.

Outros custos estão mais relacionados aos negócios, como o custo de constituição da empresa. Isso varia dependendo do seu estado e da estrutura da sua empresa. Acrescente o espaço do escritório – supondo que você não trabalhe em casa –, o marketing e o custo de contratação de pessoal, e os gastos logo se acumulam.

Então, qual é a vantagem?

Supondo que você seja capaz de fornecer um serviço de alta qualidade, você pode recuperar esses custos rapidamente. Você só precisa saber como abrir uma agência de forma a minimizar os custos iniciais e preparar-se para o sucesso futuro.

Como abrir uma agência – Os nove passos

Você está pronto para dar o salto. A propriedade da agência parece ser a escolha certa para você. Com essas etapas — que abrangem tudo, desde a escolha de um nicho até a escolha de um modelo de preços —, você terá sua agência pronta em pouco tempo.

Passo 1 – Escolha um nicho

O que é um nicho?

Em termos de agência, trata-se de um segmento especializado dentro de um mercado que requer um serviço específico. E, como proprietário de uma agência, você pode pensar no seu nicho como a razão pela qual sua agência existe.

O nicho pode ser qualquer coisa.

Continuando com o exemplo da agência de marketing digital, seu nicho pode ser o marketing de conteúdo. Você poderia perfurar ainda mais fundo. Por exemplo, o marketing de conteúdo para empresas de contabilidade seria um nicho muito específico a ser seguido. Se você tem experiência na área de contabilidade, esse também é um nicho no qual você pode exercer um alto nível de autoridade.

E é aí que reside a chave para escolher um nicho:

Comece com o que você sabe e construa sua agência em torno disso.

Se você entende de contabilidade, você tem um mercado para o qual pode vender serviços. Quer você esteja desenvolvendo sites ou prestando serviços administrativos, seu nicho orienta as atividades que você realiza. Também ajuda a determinar que tipo de clientes você aceita.

Nenhuma agência deve tentar ser tudo para todos. Essa é uma receita para o fracasso. Você se estende demais em serviços e setores com os quais não está familiarizado. Escolha um nicho e crie um conjunto de serviços para esse nicho.

Passo 2 – Determine seu público-alvo

Vale a pena repetir aqui uma afirmação da seção anterior:

Nenhuma agência deve tentar ser tudo para todos.

Aplique essa linha de pensamento ao determinar seu público. Em outras palavras, você não está tentando vender seus serviços para todo mundo. Em vez disso, você está prestando serviços a pessoas que sofrem de um tipo específico de dor que você é capaz de curar.

Vamos continuar com o exemplo de marketing digital para contabilidade mencionado anteriormente.

Nesse caso, o problema provavelmente seria que uma empresa de contabilidade sabe lidar com números, mas não consegue se promover para salvar sua vida. Eles não sabem como construir uma reputação online. Eles não conseguem veicular anúncios — pelo menos não anúncios bem-sucedidos — que atraiam seu mercado. A empresa precisa da orientação de pessoas que entendam tanto do mundo online quanto do seu setor.

É aí que você entra.

Se você tem experiência em contabilidade – ou uma qualificação, como uma licença de contador público certificado – você tem autoridade imediata. Aproveite isso com serviços relevantes para as empresas que enfrentam dificuldades com o marketing digital e você terá um público-alvo.

Esse é apenas um exemplo.

Em última análise, a escolha do seu público depende do que você sabe, dos problemas que você pode resolver e do tamanho do mercado para as suas soluções.

Etapa 3 – Encontre o software certo para a sua agência

O software pode fazer o sucesso ou o fracasso da sua agência.

Se você precisa de provas, considere o seguinte: as agências que utilizam software de gerenciamento de projetos têm uma taxa de sucesso de 92%.

A razão é que o software deles permite supervisionar todas as etapas de um projeto. Eles podem acompanhar os orçamentos – muitas vezes com um painel útil – e alocar recursos de forma adequada. Seu software também pode introduzir automação, reduzindo tarefas manuais, como entrar em contato com clientes ou manter pastas de documentos.

Expanda essa linha de pensamento para toda a sua agência.

Por exemplo, um software de gestão de agências – como o Bonsai – pode fornecer as ferramentas necessárias para administrar todo o seu negócio. Além do gerenciamento de projetos, você obtém ferramentas para supervisionar as finanças e gerenciar os clientes. Faturamento. Conta empresarial. Gestão de relacionamento com o cliente. Você precisará de um software para lidar com tudo isso e liberar seu tempo – e o de sua equipe – para trabalhar em projetos.

O segredo está em encontrar o software certo.

Procure uma solução completa ao tentar descobrir como abrir uma agência. Você reduzirá o silo – que é quando você tem softwares distintos e desconectados – e terá um local central para visualizar os dados da sua agência.

Etapa 4 – Escolha uma estrutura empresarial

Com seu nicho, público e software definidos, você passa para algo crucial:

Escolhendo a entidade empresarial adequada para sua agência.

Este é um passo inevitável. Todas as empresas precisam estar oficialmente registradas no estado em que operam. Normalmente, isso significa enviar os Artigos de Incorporação ou os Artigos de Organização ao secretário de estado. No entanto, o processo – e os documentos específicos – variam dependendo de onde você opera.

O que não varia são os tipos de estruturas empresariais que você pode escolher, cada uma com suas vantagens e desvantagens.

Empresa individual

Por ser a estrutura empresarial mais fácil de criar, a empresa individual é frequentemente preferida por profissionais autônomos. No contexto da agência, essa geralmente é uma boa opção apenas se você não tiver funcionários. Também vale a pena notar que o modelo de empresa individual tem sérias desvantagens em termos de responsabilidade:

O negócio não é uma entidade separada de você.

Assim, todas as dívidas, responsabilidades e desafios legais que você possa enfrentar não são mantidos dentro da estrutura empresarial.

Sociedade em nome coletivo

Pense em uma sociedade em nome coletivo como sendo o mesmo que uma empresa individual, só que com vários proprietários. A estrutura pode funcionar bem para uma agência pequena. No entanto, você ainda enfrentará a questão da responsabilidade – os sócios são responsáveis pelas dívidas da empresa.

Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC)

Com uma LLC, você separa parcialmente a empresa de seus proprietários.

Você obtém proteção de responsabilidade pessoal, o que significa que não é pessoalmente responsável pelas dívidas e responsabilidades da empresa. Por exemplo, vamos supor que um projeto fracasse e sua agência fique em dívida com um credor. Na maioria dos casos, esse credor não pode recorrer aos seus bens pessoais, como a sua casa, para saldar essa dívida.

Essa proteção não é absoluta.

Um credor pode solicitar uma ordem de cobrança a um juiz para reclamar seus bens pessoais, caso não consiga cobrar da empresa.

Corporação C

Uma C Corporation oferece proteção total contra responsabilidades – as dívidas e responsabilidades da agência permanecem dentro da empresa. A contrapartida é dupla:

Você precisa criar uma estrutura empresarial mais formal e provavelmente estará sujeito à dupla tributação. No que diz respeito à última questão, isso significa que a agência paga impostos sobre os seus rendimentos. Em seguida, você paga imposto sobre a renda que recebe da agência.

Etapa 5 – Escolha um modelo de pagamento

Com a estrutura do seu negócio definida, você passa para a próxima questão crucial:

Como você será remunerado pelos serviços prestados?

Sua decisão afeta a forma como você utilizará o software de faturamento da sua agência, bem como a forma como você utiliza seus recursos. Existem várias opções aqui.

Taxa fixa

A forma mais simples de pagamento, uma taxa fixa permite que você cobre uma taxa definida pelo seu serviço. Pode ser uma taxa única, como uma taxa fixa para web design, ou uma taxa contínua para serviços como SEO. Embora isso simplifique o seu faturamento, também pode criar problemas de fluxo de caixa. Por exemplo, um projeto que sofre aumento de escopo pode fazer com que você tenha que trabalhar muito mais do que o combinado.

Tarifa por hora

Em vez de cobrar uma taxa fixa, você cobra pelas horas que você e sua equipe trabalham no projeto. O resultado é que você fatura com mais precisão, pois está cobrando todas as horas que trabalha. No entanto, o controle do tempo pode se tornar um problema – um cliente pode contestar as horas que você alega ter trabalhado.

O software pode vir em socorro novamente.

O software de controle de tempo – especialmente quando vinculado a um portal do cliente – pode oferecer a prova de que o cliente precisa ver.

Comissão

Com o modelo de comissão, você só recebe o pagamento depois de atingir um determinado objetivo para o cliente. Em SEO, por exemplo, esse objetivo pode ser colocar X número de palavras-chave na primeira página do Google.

É um modelo que pode ajudar o cliente a se sentir mais confiante em uma nova agência. Eles não têm nenhuma obrigação de pagar até receberem o que você lhes prometeu. A questão é que o modelo não funciona para todos os serviços que você pode oferecer. Além disso, é claro, você pode não receber pelo trabalho realizado durante horas e horas se não atingir uma meta no prazo especificado.

Etapa 6 – Crie processos em torno dos seus serviços

A ineficiência pode destruir uma agência em ascensão.

Isso é comprovado no relatório “2022 State of Digital Maturity” (Estado da maturidade digital em 2022) da Formstack. Em uma pesquisa com 2.000 pessoas, descobriu-se que processos ineficientes podem custar a uma empresa até US$ 1,3 milhão por ano. Essas ineficiências geralmente decorrem da utilização de processos manuais para tarefas que poderiam ser automatizadas, como a criação de faturas. Ou, nos piores casos, pode ser simplesmente por não haver processos:

Cada projeto é tratado de forma diferente.

Para combater essa ineficiência, sua agência precisa ter processos definidos para tudo. Como você integra um novo cliente? Que medidas devem ser tomadas para garantir o sucesso na prestação dos seus serviços? A ideia é criar consistência em todas as etapas do negócio. Caso contrário, você ficará com uma abordagem desorganizada, diferente para cada cliente e extremamente demorada.

É uma boa ideia ter alguém responsável por supervisionar seus processos – mesmo que seja você mesmo – para garantir que eles sejam seguidos. Você também descobrirá que os dados fornecidos pelo software de gerenciamento da agência são reveladores. Ele destacará gargalos e lentidões que podem sugerir que seus processos não estão sendo seguidos ou precisam ser aprimorados.

Etapa 7 – Encontre ajuda administrativa

Sim, o talento que impulsiona o seu negócio é crucial. Você precisa de pessoas – especialistas que sabem mais do que você, especialmente – para prestar seus serviços aos clientes. Seguindo o conceito de agência digital, isso pode significar web designers, criadores de conteúdo e especialistas em SEO.

Mas essas não são as únicas pessoas de que sua agência precisa.

Sua equipe administrativa deve incluir um contador, um guarda-livros e um controlador de crédito. Você não precisa necessariamente contratar essas pessoas em tempo integral, especialmente para uma agência nova. Encontrar freelancers – ou contratar uma agência por conta própria – pode ser uma solução mais econômica.

O importante é que você tenha essas pessoas disponíveis e que elas sejam capazes de trabalhar com o seu software de faturamento. Afinal, não adianta saber como abrir uma agência se você não consegue mantê-la funcionando nos bastidores.

Etapa 8 – Crie sua visão para os próximos três anos

Você tem uma estrutura de agência e sabe quais serviços vai oferecer aos seus clientes. Você está quase pronto para encontrar esses clientes, só falta uma coisa:

Uma visão sobre o rumo que a agência está tomando.

Especificamente, uma visão de três anos na qual você define onde deseja que a agência esteja daqui a três anos. Essa visão não é absoluta. Você não é um fracasso se não conseguir. No entanto, isso lhe dá um objetivo tangível a ser alcançado, o que pode motivar as mudanças que você faz em sua agência à medida que cresce.

A natureza exata dessa visão irá variar dependendo de você.

Por exemplo, a visão para três anos pode ser ter 50 clientes, dos quais 25 tenham contratos recorrentes para os seus serviços. Alternativamente, pode ser atingir um determinado valor de receita ou crescer até ter X número de funcionários. O importante é ter um objetivo em mente que sirva de motivação para tudo o que você faz na sua agência.

Passo 9 – Encontre clientes

Finalmente, você está pronto para a parte emocionante de ser proprietário de uma agência:

Encontrar clientes.

Os primeiros clientes que você conquistar serão a base para o seu crescimento futuro. No entanto, esse período também é uma oportunidade para você consolidar seus processos e estrutura de pagamentos. Permitir que seus primeiros clientes recebam mais por menos dinheiro pode mantê-los satisfeitos. Mas isso criará um padrão dentro da sua empresa de entregar mais do que o prometido, o que acabará prejudicando você a longo prazo.

Considere este período como um teste do que você construiu nas oito etapas anteriores. Se algo não está funcionando — como seus projetos continuamente ultrapassando o escopo — você sabe que precisa fazer mudanças.

Quanto a encontrar esses primeiros clientes, você tem inúmeras opções:

• Confie nas pessoas que você conhece – Você abriu sua agência porque tem as habilidades necessárias para atingir um nicho específico. Muitas vezes, isso significa que você já conhece pessoas dentro desse nicho. Converse com eles. Talvez eles precisem dos serviços que você oferece ou, melhor ainda, conheçam pessoas que precisam.
• Entre em mercados freelance – Mercados online, como o Upwork, podem fornecer à sua agência trabalhos que, no mínimo, podem ajudá-lo a construir um portfólio. Provavelmente não será o trabalho mais bem remunerado. Mas, com isso, você pode ganhar experiência e obter alguma prova social inicial que o ajudará a atrair melhores clientes.
• Divulgue-se digitalmente – As redes sociais, os anúncios online e o seu próprio site ajudam-no a divulgar o que faz.

É claro que manter seus clientes organizados também é fundamental. Um bom software de CRM – idealmente um que permita criar portais para clientes – ajuda você a gerenciar os clientes que encontrar.

Comece sua jornada na agência

Há um aspecto da criação de uma agência que não é abordado nestes nove passos:

Você.

Especificamente, sua mentalidade ao entrar no processo de criação da agência. Como proprietário da nova agência, você precisa aceitar que as etapas iniciais exigirão muito trabalho. Criar um equilíbrio entre esse trabalho e sua vida pessoal será difícil. Você pode até não conseguir esse equilíbrio por meses — ou até mesmo vários anos — durante o processo.

Não deixe que a magnitude do trabalho que tem pela frente o desanime. Modere suas expectativas e mantenha uma atitude positiva durante todo o processo. E lembre-se: o software de gerenciamento de agência certo pode aliviar os encargos iniciais (e contínuos) que você enfrenta.