O Guia 2025 para a Melhor Estrutura de Agência

Empresas de diversos setores contam com a experiência das agências. De acordo com a Deloitte, as empresas gastam mais de US$ 700 bilhões globalmente na terceirização de tarefas críticas para os negócios. Se você está focado no crescimento da sua agência, é evidente que há cada vez mais oportunidades para conquistar novos negócios e clientes. Concentrar-se na otimização da estrutura da sua agência torna toda a sua organização mais eficiente, produtiva e competitiva.

Benefícios de uma estrutura eficiente da agência

A escolha da estrutura certa para a agência pode determinar como suas equipes trabalham e com quem elas colaboram. Dessa forma, você obtém uma compreensão clara das funções e responsabilidades de cada um. A estrutura que funciona melhor para você pode ser aquela que incentiva uma abordagem do tipo “todos a postos”. Isso pode funcionar bem para pequenas organizações ou startups, onde as funções são menos bem definidas.

Para organizações ou equipes maiores, incluindo funcionários com conjuntos de habilidades altamente específicas, uma estrutura mais hierárquica pode ajudar a garantir uma cadeia de comando tranquila.

Os benefícios de encontrar uma estrutura que funcione para você incluem:

• Maior colaboração
• Comunicação mais fluida
• Redução dos silos de dados — onde algumas áreas da agência têm dificuldade em obter informações de outros departamentos ou sistemas
• Redução do atrito e dos conflitos na atribuição de tarefas e responsabilidades
• Ações que se alinham melhor com os objetivos da empresa
• Melhores experiências para os clientes

Este último ponto é fundamental. Quando as agências se tornam mais eficientes e colaboram melhor, elas atuam de forma mais eficaz para seus clientes. Isso gera um melhor feedback dos clientes, aumentando organicamente a reputação da agência e promovendo o crescimento.

Como a estrutura influencia a eficiência e a eficácia da agência

Os membros da equipe da agência que não compreendem totalmente suas funções e responsabilidades não serão tão produtivos quanto aqueles que compreendem. Da mesma forma, os funcionários que não têm certeza a quem devem se reportar ou quem gerencia determinadas equipes terão dificuldades. Eles podem enviar relatórios para a pessoa errada ou encaminhar um cliente para um departamento inadequado.

Erros como esse levam tempo para serem corrigidos e afetam a experiência dos clientes. Uma estrutura organizacional mal definida também pode tornar pouco claros os recursos de que as empresas precisam para apoiar suas equipes. Por exemplo, investir no software certo para agências pode ajudar a alocar projetos às equipes e pessoas certas e ajudar os gerentes a acompanhar o progresso.

Legenda da imagem: O software empresarial Bonsai para agências ajuda a distribuir projetos de forma adequada dentro da estrutura da sua agência e a acompanhar o progresso com precisão.

Fonte da imagem: Captura de tela do autor

Competitividade

Depois de definir claramente as funções e responsabilidades, bem como os canais de comunicação, você libera tempo que antes era perdido devido a processos cheios de atritos. Aumentar a eficiência torna as empresas mais dinâmicas e competitivas. Quando você tem mais tempo e recursos para se concentrar na inovação e no cumprimento das metas de negócios, é mais provável que se destaque da multidão.

Tempo de integração para novos contratados

Aumentar a reputação da sua agência atrai os melhores talentos, bem como novos clientes. Com a estrutura de agência adequada, os processos de recrutamento e contratação tornam-se mais simples. As informações dos candidatos são encaminhadas para o pessoal e os sistemas adequados, permitindo uma comunicação rápida e precisa com os candidatos. Isso torna a integração mais rápida e garante uma experiência muito mais agradável para todos os envolvidos.

A empresa especializada em recrutamento Zippia informou que, dos funcionários que deixam a empresa em seis meses, 23% afirmaram que poderiam ter permanecido se tivessem funções e responsabilidades mais bem definidas. Uma estrutura organizacional adequada ajuda tanto na retenção de funcionários quanto na integração de novos colaboradores.

Tipos de estruturas de agências

Como saber que tipo de estrutura de agência escolher? Existem muitas variantes, cada uma com vantagens e desafios. Algumas são adequadas para agências maiores, enquanto outras são adequadas para empresas menores ou que reúnem vários freelancers.

Vamos dar uma olhada.

Estrutura hierárquica: abordagem tradicional de cima para baixo

Essa estrutura geralmente tem um CEO e, possivelmente, outros membros da alta administração no topo da hierarquia. Eles gerenciam líderes de equipe ou gerentes departamentais, que, por sua vez, gerenciam a gerência de nível inferior. Os funcionários iniciantes estão na base da hierarquia.

As vantagens dessa estrutura proporcionam responsabilidades claramente definidas e estabelecem quem se reporta a quem. Os desafios podem incluir rigidez, resistência à mudança e silos de dados causados por processos interdepartamentais inflexíveis.

Estrutura plana: ênfase em menos níveis de gestão

Uma estrutura de gestão plana indica que todos os funcionários têm algum nível de autonomia. Isso coloca níveis mais elevados de responsabilidade sobre os membros individuais da equipe.

Isso pode impulsionar a inovação e promover uma cultura de colaboração. No entanto, isso pode levar a incertezas sobre quem tem a responsabilidade final pela tomada de decisões ou pelo tratamento de situações desafiadoras.

Estrutura matricial: combinando estruturas funcionais e baseadas em projetos

As matrizes tendem a se concentrar nos projetos e nas partes interessadas envolvidas nesses projetos. Todos os que trabalham em um projeto se reportarão a vários líderes. Pode ser o próprio gerente, o chefe do departamento, os líderes de projeto e outras partes interessadas, incluindo os clientes.

Eles também podem se reportar a outros líderes departamentais para auxiliar na colaboração. Por exemplo, um projeto de publicidade digital pode exigir a participação de especialistas em marketing, vendas e mídias sociais. Cada uma das pessoas com quem o líder do projeto mantém contato ou a quem se reporta passa a fazer parte da matriz.

Uma estrutura matricial pode ser altamente flexível e eficaz na eliminação de silos de dados. No entanto, essa estrutura costuma ser complexa de gerenciar.

Estrutura de rede: uma abordagem mais fluida e flexível

As redes são conexões entre grupos de funcionários, muitas vezes díspares, de vários departamentos. Esses grupos podem ter seus próprios gerentes, mas também podem ser totalmente autônomos. Um exemplo é uma agência de marketing que possui um grupo de criadores de conteúdo. Cada um desses freelancers faz parte da rede e se reporta às partes interessadas relevantes. No entanto, eles também são entidades individuais e, em muitos casos, não estão exclusivamente associados à agência.

As redes são altamente flexíveis. Eles promovem uma gestão granular do orçamento de contratação por meio da aceitação de trabalhadores temporários, em alguns casos. Eles também promovem a comunicação e a colaboração. No entanto, implementar regras e políticas corporativas ou baseadas no cliente é mais desafiador em vários departamentos e partes externas.

Escolher e compreender a estrutura da sua agência permite-lhe distribuir tarefas com facilidade. Também capacita os membros da equipe a solicitar apoio às pessoas certas e colaborar de forma eficaz. Investir em plataformas que complementam sua estrutura organizacional permite escalabilidade e maior eficiência.

Para agências que adotam uma estrutura em rede, a parceria com agências de trabalho temporário pode agilizar o processo de contratação de profissionais qualificados para projetos de curto prazo. Compreender como funcionam as agências de trabalho temporário pode aumentar a adaptabilidade e a eficiência da sua agência.

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Componentes-chave de uma estrutura de agência

Independentemente da sua posição no debate sobre a estrutura da agência, é importante observar que nenhuma estrutura pode ser considerada a “melhor”. Alguns funcionam bem para determinados tipos de empresas e outros não. Escolher a estrutura certa para uma agência significa compreender os principais componentes de organizações eficazes. Decida se esses componentes são de alta ou baixa prioridade para você. Isso ajudará você a visualizar a hierarquia correta para atingir seus objetivos comerciais.

Liderança e Gestão: Funções e Responsabilidades

Todas as estruturas devem ter algum tipo de liderança em vigor. Mesmo em estruturas de gestão predominantemente planas, é necessário que exista um tomador de decisão final. Também deve haver alguém que possa lidar com dúvidas e desafios relacionados a:

• Finanças
• Recursos humanos (RH)
• Gestão de pessoas
• Relacionamento com os clientes
• Marketing

Você pode decidir não ter uma estrutura tradicional com um diretor financeiro (CFO) ou outros executivos de alto escalão. No entanto, você ainda precisa decidir quem tem a responsabilidade final sobre essas áreas e como os funcionários devem levantar preocupações ou dúvidas.

Departamentos e equipes: como são organizados e inter-relacionados

Todas as agências têm equipes ou departamentos. Elas podem ser bem definidas ou podem se sobrepor. Por exemplo, seus especialistas em marketing também podem trabalhar nas equipes de vendas e nos departamentos de mídias sociais. Certifique-se de definir quais equipes você precisa e exatamente a quem os membros da equipe devem se reportar. Facilite a comunicação e o compartilhamento de dados entre as equipes de maneira segura e protegida.

Canais de comunicação: garantindo um fluxo eficaz de informações

Sobre esse último ponto, toda a comunicação deve ser simplificada e direta. Se você precisa que as equipes de marketing tenham acesso direto aos seus profissionais de suporte de TI, crie fluxos de trabalho que permitam isso. Se você deseja permitir que os clientes entrem em contato diretamente com os gerentes de vendas, certifique-se de ter o formulário correto em seu site ou na documentação do cliente.

Uma das melhores maneiras de eliminar silos de dados é investir em plataformas de software que oferecem suporte à comunicação. Seja você uma agência criativa ou uma agência de recrutamento, ferramentas que incentivam a colaboração e definem a responsabilidade pelas tarefas promovem a eficiência. Seu software deve ser como o organograma da sua agência: simples de entender, mas repleto de recursos que beneficiam toda a sua equipe.

Legenda da imagem: Software de agência Bonsai software para agências.

Fonte da imagem: Captura de tela do autor.

Processos de tomada de decisão: como as decisões são tomadas e por quem

Um dos aspectos mais importantes da estrutura da sua agência é entender quem tem a palavra final em várias situações. Depois de definir os tomadores de decisão para processos específicos, você começa a entender sua estrutura de gestão. Em muitos casos, isso pode sustentar toda a hierarquia ou rede organizacional.

Tendências inovadoras na estrutura das agências

Já vimos que a hierarquia tradicional de cima para baixo não é para todos. No entanto, não é apenas a equipe de liderança de uma agência que determina a estrutura. Fatores externos, desde tecnologias emergentes até o aumento do número de trabalhadores remotos, são forças contribuintes.

Impacto da tecnologia e da transformação digital

A transformação digital está se acelerando, de acordo com os especialistas em pesquisa da McKinsey. As agências compreendem que seus clientes desejam interagir com elas por meio de mais métodos online do que nunca. Isso pode incluir conversas inteiras nas redes sociais ou comunicação exclusivamente por e-mail. O Zoom, o Teams e outras soluções de videoconferência também têm um papel importante a desempenhar.

As mudanças nas tecnologias e nas exigências dos clientes podem facilmente afetar a estrutura de uma organização. Os especialistas digitais podem circular entre os departamentos para compartilhar seus conhecimentos. As redes e matrizes tornam-se mais viáveis graças ao aumento dos métodos de comunicação e colaboração. O crescente desejo pela comunicação online pode reduzir as equipes de vendas tradicionais e, ao mesmo tempo, expandir as equipes de marketing digital.

Além disso, a maior disponibilidade de softwares de apoio à gestão de negócios e tarefas permite que as agências escolham as estruturas organizacionais que melhor se adequam às suas necessidades. Eles não precisam mais se prender às hierarquias tradicionais simplesmente porque não têm acesso aos recursos certos.

O surgimento de modalidades de trabalho remoto e flexível

O trabalho remoto e híbrido tornou-se a norma durante a pandemia. No entanto, de acordo com a Forbes, mais de 40% dos funcionários ainda trabalham remotamente pelo menos parte do tempo. A aceitação dessa nova forma de trabalhar permite que as agências mudem drasticamente suas estruturas. O impacto da adoção do trabalho híbrido ou flexível significa:

• Maior acessibilidade — funcionários com deficiência ganham mais oportunidades
• A oportunidade de contratar uma força de trabalho mais diversificada
• Mais chances de atrair os melhores talentos — o trabalho flexível é altamente valorizado por 64% dos candidatos em potencial.
• Oportunidades para reestruturar empresas de modo a incluir funcionários em todo o país ou mundo

Decidir sobre a importância do trabalho remoto para sua agência ajuda você a escolher uma estrutura que funcione para você. Isso também pode capacitar sua empresa a considerar os freelancers como parte integrante do seu plano organizacional. Lembre-se de usar um recurso adequado para verificar as taxas médias atuais de freelancers para as habilidades que você precisa.

Integração de Inteligência Artificial e Automação

A inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML) tornaram-se parte integrante de muitos aspectos dos negócios. Chatbots, geradores de código e ferramentas de geração de imagens ajudam as empresas a otimizar vários aspectos da responsabilidade empresarial.

As ferramentas certas de IA e automação podem influenciar a forma como as agências optam por estruturar a sua organização. Ferramentas de tomada de decisão baseadas em IA podem reduzir a necessidade de uma equipe de liderança altamente estruturada. A automação lida com inúmeras tarefas tediosas ou demoradas, liberando os funcionários para inovar e colaborar.

Um dos aspectos mais importantes da IA nos negócios é a análise de dados, especialmente a análise preditiva. Com as ferramentas de previsão adequadas, as agências podem planejar com antecedência e considerar estruturas que atendam às suas metas e necessidades atuais e futuras.

Desafios na implementação de mudanças estruturais

A implementação de mudanças estruturais em toda uma organização naturalmente traz consigo certos desafios. O objetivo final de uma reformulação estrutural deve ser concentrar melhor os recursos da empresa em áreas do negócio que possam promover o crescimento. Compreender os desafios a seguir ajuda você a enfrentá-los de maneira eficiente à medida que eles surgirem.

Resistência à mudança e como lidar com ela

É totalmente normal que as agências enfrentem resistência à mudança quando sugerem uma grande transformação estrutural. A gestão da mudança é um aspecto vital para garantir transições suaves. Na verdade, isso é tão importante que muitas organizações criam equipes dedicadas à gestão de mudanças. Isso reflete uma pesquisa da Gartner que mostra que 75% das empresas esperam um aumento no volume de iniciativas de mudanças significativas nos próximos três anos.

A primeira etapa para gerenciar a mudança é estar preparado para ela. Muitos funcionários se sentirão confortáveis em uma estrutura existente, mesmo que isso limite suas chances de se destacar. Eles podem temer o desafio de aprender uma nova hierarquia. Eles também podem simplesmente acreditar que as mudanças são desnecessárias.

Para mitigar a resistência, considere o seguinte:

• Certifique-se de comunicar eficazmente as razões para qualquer mudança estrutural.
• Destaque os benefícios e torne-os relevantes a nível individual e de equipe.
• Crie canais abertos para feedback e comunicação ao longo de todo o processo.
• Esteja aberto a críticas — pode haver desafios que você não tenha considerado.
• Contrate especialistas em gestão de mudanças com experiência na redução de atritos durante processos de transformação.

A mudança afetará diferentes funcionários e equipes de maneiras diferentes. Os líderes da agência devem ouvir e responder aos comentários para que todos aceitem as mudanças.

Manutenção da cultura e identidade durante mudanças estruturais

Os valores e a cultura da sua empresa devem ajudar a orientar a sua escolha da estrutura da agência. Por exemplo, se você valoriza uma cultura em que todas as vozes são iguais, uma estrutura hierárquica tradicional pode não ser adequada para sua empresa.

Você também pode usar seus valores para orientar o processo de mudança. A comunicação eficaz, a clareza e a abertura ao feedback podem estar diretamente ligadas à identidade da sua empresa. Aceite esses aspectos e você verá que o impacto negativo na cultura da sua agência será mínimo ou inexistente.

Um fator importante é garantir que seus funcionários remotos e freelancers estejam tão engajados quanto seus funcionários presenciais. Os funcionários remotos que não são mantidos informados pelos gerentes são mais propensos a se sentirem desmotivados. Isso pode ser altamente prejudicial para uma cultura empresarial positiva. Isso é particularmente verdadeiro se você estiver buscando uma estrutura do tipo rede.

Utilize ferramentas eficazes e software de colaboração para garantir que todos os membros da equipe sejam mantidos informados, independentemente de sua localização.

Legenda da imagem: O software empresarial Bonsai permite adicionar instantaneamente colaboradores a qualquer projeto.

Fonte da imagem: Captura de tela do autor

Considerações orçamentárias e de recursos

Pode ser difícil envolver os responsáveis pela alocação do orçamento se não houver evidências claras de que a nova estrutura oferece benefícios financeiros. Certifique-se de que qualquer decisão de alterar sua estrutura esteja alinhada com os objetivos comerciais e metas de crescimento. Considere visualizar esses fatores em tabelas, gráficos e apresentações.

Quanto mais claro você conseguir deixar os benefícios da mudança estrutural, mais provável será que você obtenha o orçamento e os recursos necessários para concretizá-la. Por outro lado, se você considerar a transformação estrutural e achar que os custos superam os benefícios, pare e repense. Talvez não seja o momento certo para tomar essa decisão.

Melhores práticas no projeto da estrutura da agência

Todas as agências devem atender às necessidades dos clientes sem sobrecarregar os funcionários. A mudança estrutural pode ajudar a alcançar esse objetivo quando implementada da maneira correta.

Adaptando a estrutura aos objetivos e necessidades da agência

Seja qual for a estrutura escolhida, você pode ajustá-la para atender às necessidades específicas da sua agência. Se você deseja ter especialistas sob demanda para lidar com solicitações ad hoc dos clientes, uma estrutura em rede pode ser a melhor opção. Se você trabalha regularmente em projetos de longo prazo com várias partes interessadas, um formato matricial pode ser mais adequado às suas necessidades.

Além de considerar o tipo de trabalho que você realiza e as demandas dos seus clientes, pense na sua força de trabalho atual e futura. Você está planejando acelerar as contratações em breve? Você planeja terceirizar freelancers ou permitir um trabalho mais flexível? Suas metas comerciais podem orientar esse tipo de decisão, permitindo que você faça a escolha certa sobre a estrutura da agência.

Os objetivos gerais da sua agência também devem levar em consideração os mercados em mudança e emergentes. As agências que possuem uma estrutura adequada aos clientes atuais podem enfrentar dificuldades com o aumento das demandas digitais. A McKinsey observa que os designers de modelos operacionais precisam considerar as mudanças nas necessidades dos consumidores e se adaptar de acordo com elas.

As agências que conseguirem considerar todos esses aspectos, mantendo seus objetivos comerciais como “guia”, inevitavelmente experimentarão crescimento.

Garantindo flexibilidade e adaptabilidade na estrutura

Como mencionado acima, a adaptabilidade é essencial em mercados em rápida evolução. As agências devem estar preparadas para aceitar que não existe uma estrutura única que sirva para todos. Seja qual for a forma geral que você escolher, é essencial ajustá-la às suas necessidades.

No entanto, essas mudanças não são necessariamente um evento único. Ouvir constantemente o feedback dos funcionários e gerentes e avaliar as experiências dos clientes ajuda a avaliar onde uma estrutura está funcionando. E, é claro, mostrar onde pode estar falhando. Responder aos desafios e fazer as mudanças necessárias ajuda a sua agência a crescer.

Pode haver questões estruturais que não exijam grandes iniciativas de transformação. Por exemplo, talvez os clientes tenham manifestado preocupações porque suas faturas são inconsistentes. Uma rápida verificação pode revelar que um departamento está usando um formato de fatura diferente de todos os outros. Embora isso possa ser uma consequência do processo de reestruturação, uma comunicação rápida e abrangente pode resolver essa questão.

Para garantir a consistência das faturas, você pode utilizar recursos online gratuitos que garantem faturas idênticas todas as vezes. Isso também pode ajudar a esticar mais o seu orçamento.

Legenda da imagem: Gerador de faturas totalmente gratuito da Bonsai.

Fonte da imagem: Captura de tela do autor

Enfatizando o envolvimento e a satisfação dos funcionários

A estrutura da sua agência funciona melhor para você quando todos em todas as suas equipes estão satisfeitos. Envolvê-los no processo de mudança é o primeiro passo para isso. Quando as pessoas sabem por que a mudança está ocorrendo e como ela as beneficiará, elas tendem a abordá-la com uma mentalidade positiva.

Depois que uma estrutura estiver em vigor, você deve continuar monitorando os índices de engajamento e satisfação dos funcionários. Se a satisfação diminuir no curto prazo, não entre em pânico. É normal que haja uma curva de aprendizado. Trabalhe com um gerente de mudanças para avaliar quanto tempo você deseja esperar antes de esperar um aumento na satisfação dos funcionários.

Se a satisfação ou o engajamento continuarem a diminuir, isso pode indicar problemas mais profundos. Isso pode não estar relacionado à mudança estrutural. A pesquisa é essencial para descobrir as causas subjacentes do desligamento. Considere pesquisas anônimas, sessões informais com gerentes ou fóruns “sem restrições” para coletar opiniões sinceras dos funcionários.

As estruturas das agências estão mudando em resposta às necessidades em evolução dos clientes. A hierarquia tradicional pode ser gradualmente substituída por estruturas flexíveis que proporcionam resultados mais rápidos para os clientes. O software certo pode ajudá-lo a atender às necessidades dos clientes e, ao mesmo tempo, aumentar os índices de satisfação dos seus funcionários. Reserve uma avaliação gratuita com o Bonsai e descubra como.

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